4. ms word - avanzado

Microsoft

Office 2013

4

AUMENTA TU PRODUCTIVIDAD

Centro de Educación Continua

Universidad Continental

Material para fines de Estudio del Programa: Microsoft Office

Autor: Ing. Félix Guevara Gamboa

Contenidos extraídos de su libro “Computación Paso a Paso – Office 2013”

Queda prohibida la reproducción total o parcial del contenido de este documento en cualquiera de sus formas, sean electrónicas o mecánicas, sin el consentimiento previo y por escrito del autor y el Centro de Educación Continua.

Programa: Microsoft Office 2013

Modulo: Ms. Word 2013 – Nivel Avanzado Pag. 1

AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIÓN, EL PARTICIPANTE ESTARÁ EN LA CAPACIDAD DE:

Insertar todo tipo de objetos en el documento.

TEMAS:

Numeración Multinivel

Inserción de Objetos: Imágenes desde archivo, Imágenes prediseñadas, Creación de Filigranas, Formas.

SESIÓN

1



NUMERACIÓN EN ESQUEMAS E INSERCIÓN DE OBJETOS

1. Numeración Multinivel

Es una herramienta que permite organizar el texto en niveles y subniveles, enumerando

los párrafos automáticamente. Para crear un

documento haciendo uso de esta herramienta,

haga lo siguiente:

a. Cree un documento nuevo.

b. Justifique el documento y aplique

espaciado anterior y posterior.

c. Clic en la Ficha Inicio, Grupo Párrafo,

botón Lista Multinivel

d. Elija el estilo deseado

e. Proceda a insertar texto.

f. Para bajar niveles use la tecla TAB o

de clic en el botón Aumentar Sangría

(Ficha Inicio, Grupo Párrafo)

g. Para subir niveles use la combinación de teclas Shift+Tab o de clic en el

botón Disminuir sangría (Ficha Inicio, Grupo Párrafo)

h. En caso de haber perdido la secuencia de la numeración, de clic derecho

sobre el número y elija la opción Continuar Numeración.

2. Inserción de Imágenes

Ubicar el cursor donde desea insertar la imagen:

a. Ficha Insertar, Grupo Ilustraciones, botón Imagen

b. Buscar el archivo de imagen y darle 2click.

Notas:



Para seleccionar la imagen, darle clic.

Ni bien selecciona una imagen, observará que se activa la ficha Herramientas de Imagen.

Esta ficha contiene comandos que permitirán personalizar la imagen seleccionada.

Para cambiar el tamaño de la imagen use los puntos de selección.

Con la Ficha Herramientas de Imagen puede personalizar el aspecto de la

imagen y asignar algunos efectos.

Para mover una imagen, primero asigne ajuste de texto cuadrado (botón

Ajustar texto), y proceda a mover la imagen al lugar deseado.

Para girar las imágenes use el punto verde que se localiza en la parte

superior de la imagen seleccionada.

Puntos de

Selección



3. Inserción de Imágenes en Línea

a. En esta versión se quitaron las imágenes prediseñadas de las versiones

anteriores, y fueron sustituidas por las imágenes en línea, el único

inconveniente el acceso a Internet para que funcione esta opción.

b. El procedimiento es sencillo, solo deberá clic en el botón Imágenes en

Línea

c. Tendrá la posibilidad de elegir entre tres opciones:

i. Imágenes prediseñadas en línea.

ii. Búsqueda de imágenes de Bing (Metabuscador de Microsoft).

iii. Obtener imágenes de SkyDrive.

Nota: Si tiene una cuenta en Facebook o Flickr, tendrá la posibilidad de descargar

imágenes desde esas cuentas.

4. Captura de Pantalla (Pantallazos)

Una forma peculiar de capturar el contenido de lo que ve en pantalla es enfocando lo que

desea y presionando la tecla Imprimir Pantalla. Es así como se elaboran os diversos

manuales y tutoriales, incluido éste.



a. Enfocar en pantalla lo que desea capturar.

b. Posteriormente vaya al procesador de textos o cualquier editor de imágenes y

proceda a pegar lo capturado, presionando Ctrl+V

c. Si desea recortar la imagen de pantalla capturada, vaya a la ficha Herramientas

de imagen, de clic en el botón Formato, y clic en Recortar.

5. Filigranas

Suelen ser aquellas imágenes que se insertan en segundo plano con un efecto de

atenuación, que no dificultan la lectura del documento.

a. Insertar una imagen.

b. Asigne ajuste de texto cuadrado.

c. Proceda a mover la imagen

d. Seleccione la imagen, vaya a la ficha Herramientas de Imagen y con el

botón Volver a colorear, asigne el efecto Decolorar

e. A continuación asigne ajuste de texto Detrás del texto.



f. Finalmente tendrá el siguiente acabado:



6. Autoformas

a. Ficha Insertar, Grupo Ilustraciones,

botón Formas y elegir Nuevo lienzo

de dibujo.

b. El lienzo permitirá conectar los

objetos que dibuje dentro de éste,

cuando pose el mouse sobre un

recuadro podrá visualizar los puntos

de conexión de color rojo.

c. Proceda a dibujar las formas. Puede

copiar formas manteniendo

presionada la tecla Ctrl mientras

arrastra el objeto a la nueva posición.

d. Mediante los puntos de selección

puede cambiar el tamaño del objeto

e. Los nodos permiten cambiar el

aspecto de la autoforma.

f. Puede colorear la parte interna del

objeto, usando la Ficha Herramientas

de dibujo, botón Relleno de forma

g. Para cambiar el color del borde, use la Ficha Herramientas de dibujo,

botón Contorno de forma

h. Es posible cambiar el tipo y estilo de

línea, para ello seleccione la

autoforma, vaya a la ficha

Herramientas de dibujo y de clic en

el botón de grupo Efectos de

Formas

Es muy fácil esta versión de Word



i. Si desea dar efectos puede usar el botón Efectos de sombra o el botón

Efectos 3D de la Ficha Herramientas de Dibujo

ACTIVIDAD EN CLASE

a. Proceda a crear el siguiente organigrama:

b. ¿Qué sucede si crea un organigrama sin el uso de lienzo?

c. Consulte con el profesor ¿Cómo agrupar y/o desagrupar elementos?

d. Consulte a su profesor ¿Cómo ordenar objetos?

TAREA

Redactar un documento de 4 páginas.

Tema: Realidad Virtual

Aplicar todo lo visto desde la primera clase de Word (a manera de repaso)

Traer impreso en blanco y negro.

Director

Asistente

Gerente de Operaciones

Gerente de Finanzas

Gerente de Ventas

Jefe de Logística

Administrador Jefe de Ventas

Contador General

Jefe de Marketing

Gerente Gral.




Crear encabezados, pie de página e insertar Notas a pie.

TEMAS:

Agrupar/Desagrupar Formas. Ordenar elementos

Smart Art

Objetos Word Art

Encabezados y Pie de Página

Notas a Pie.

SESIÓN

2



INSERCIÓN DE OBJETOS (2DA PARTE)

7. Agrupar/Desagrupar Formas

Cuando no se utiliza el lienzo de dibujo cabe la posibilidad de agrupar o desagrupar

objetos.

a. Proceda a dibujar un par de rectángulos (no dibuje lienzo).

b. Intente enlazar ambos objetos; observará que no aparecen los puntos de

enlace.

c. Para seleccionar varios objetos, mantenga presionada la tecla Shift

mientras da clic en los diferentes objetos.

d. Una vez seleccionado todos los objetos que desea agrupar, dar clic

derecho en cualquiera de ellos y elija Agrupar, Agrupar

e. Si desea desagrupar los objetos, de clic derecho sobre el objeto agrupado y

seleccione Agrupar, Desagrupar



8. Ordenar elementos

Otro tema por muy importante es el organizar en niveles y subniveles los elementos

dibujados. Un ejemplo claro se da cuando dibuja un cuadrado, un círculo y un triángulo

superpuestos. (Véase imagen).

Como se puede observar en este gráfico, el círculo se encuentra en último plano, el

cuadrado en segundo plano y el triángulo en primer plano.

a. Si usted desea que el triángulo baje un nivel y se ubique entre el cuadrado

y el círculo, deberá darle clic derecho a éste y elegir Enviar al fondo, Enviar

atrás.

b. Pero si lo que desea es que el triángulo se ubique en el último plano,

deberá darle clic derecho a éste y elegir Enviar al fondo, Enviar al fondo.

c. Si usted desea que el círculo suba un nivel y se ubique entre el cuadrado y

el triángulo, deberá darle clic derecho a éste y elegir Traer al frente, Traer

adelante.

d. Pero si lo que desea es que el círculo se ubique en el primer plano, deberá

darle clic derecho a éste y elegir Traer al frente, Traer al frente.

9. Smart Art

En la sesión anterior vimos cómo crear un organigrama; fue bastante laborioso, pues

había que dibujar los rectángulos, copiarlos, enlazarlos, colorearlos, calcular la ubicación,

calcular el tamaño del texto.

Sin embargo, gracias a los objetos Smart Art, crear un organigrama o similar no tardará

más de 2 minutos y notará que todo es automático y práctico.

a. Dar clic donde desea insertar un objeto Smart Art.

b. Ficha Insertar, Smart Art.



c. A continuación elija la plantilla de diagrama deseado; en este caso elegir la

categoría Jerarquía, y dar 2click en el botón Organigrama.

d. Aparecerá un prototipo de un organigrama, seleccione el último rectángulo (línea

de contorno del rectángulo) y proceda a eliminarlo hasta dejar solo el 1er

rectángulo.

e. Dentro del 1er rectángulo escriba DIRECTOR

(en mayúsculas)

f. A continuación seleccione el 1er rectángulo y

estando en el grupo Herramientas de

SmartArt, Sub ficha Diseño, de clic en el combo

box Agregar forma, y seleccione Agregar forma



debajo. De esta manera se generará un subordinado. No olvide primero

seleccione al jefe inmediato y proceda a insertar al subordinado, asistente, etc.

g. Si observa que los subordinados se alinean hacia el extremo derecho y no bajo la

forma clásica de pirámide, seleccione al jefe inmediato y seleccione el botón

Diseño, finalmente elija Estándar. Esto hará que los subordinados sean mostrados

en pirámide.

h. Repetir los pasos hasta culminar.



10. Objetos Word Art

a. Ir a la Ficha Insertar, Grupo

Texto, botón Word Art

b. Seleccionar el estilo deseado

c. Pude Introducir el texto que

desea mostrar en una o varias

líneas, Aceptar

d. Mediante los puntos de

selección es posible cambiar el

tamaño del objeto

e. Con los “nodos” puede

cambiar la apariencia del

objeto

f. Con la Ficha Herramientas de

Word Art puede personalizar

dicho objeto.

g. Con el botón Efectos de texto

puede cambiar la

apariencia del objeto.

h. Además es posible darle ajuste

de texto, girarlo en “n”

cantidad de grados, etc.

11. Encabezado y Pie de Página

Usted habrá notado que todos los libros,

revistas, manuales, etc. Siempre muestran un tramo de texto o logo que se repite de

manera común en todas las páginas del documento; lo que se repite en la parte superior

es el encabezado y lo que se repite en la parte inferior es el Pie de página.

a. Dar click en el margen superior y se mostrará la zona de encabezado.



b. Proceder a crear el encabezado, insertando texto, imágenes u objetos y

aplicando todo tipo de formatos.

c. Para crear el Pie, pasar a la parte inferior (zona de Pie de página)

d. Proceder a crear el Pie de página.

e. Para insertar numeración de página, use el botón Número de página y elija

la ubicación de la numeración (Posición actual).

f. Para salir de la edición del encabezado o pie, dar 2clic en algún lugar del

cuerpo del documento.

g. Para editar el encabezado o pie, dar 2click en el margen superior o inferior.

h. Si desea crear un encabezado y pie distinto en las páginas pares e impares,

vaya a la Ficha

Herramientas de

encabezado y pie

de página y en el

Grupo Opciones

marque Pares e

impares diferentes,

Aceptar

i. Finalmente proceda

a crear el

encabezado y pie

para las páginas

pares.



Nota:

Si desea que una imagen sea vista como filigrana en todas las páginas del

documento, deberá insertar una imagen dentro del encabezado o pie de

página, seguidamente darle efecto de decoloración, mueva la imagen al centro

de la página y cambie su tamaño. Finalmente envíelo detrás del texto.

Como observará la imagen aparecerá en todas las páginas del documento

como una marca de agua.

12. Nota Al Pie

a. Ubicar el cursor al costado derecho de la palabra en cuestión.

b. Ficha Referencias, Grupo Notas al Pie, botón Insertar nota al pie.

c. Proceda a insertar el comentario.

d. El botón Insertar nota al final permitirá insertar la nota al final del

documento.

e. Con el botón de grupo Notas al pie podrá cambiar el formato del número.

f. Aceptar

g. Repetir estos pasos cuantas veces sea necesario.

TAREA

Redactar un documento de 06 páginas, impresas en ambos lados de la hoja (03

hojas)

Tema: Libre






Insertar tablas y crear índices.

TEMAS:

Uso de Tablas.

Creación de Índices.

SESIÓN

3



TABLAS

13. Crear Tablas

a. Ficha Insertar, Grupo Tabla, botón Tabla

b. Elegir la opción Insertar Tabla

c. Indicar el número de columnas y filas

d. Aceptar

14. Desplazamiento

a. Tab: permite avanzar de celda en celda. Si el cursor está en la última celda

de la tabla, agregará una nueva fila.

b. Shift+Tab: permite retroceder de celda en celda

15. Selección

a. Mouse:

i. Celda: Dar clic en la esquina inferior izquierda de la celda.

ii. Fila: Dar clic en el margen izquierdo.

iii. Columna: Dar clic sobre la columna

b. Teclado

i. Celda: Shift + Fin

ii. Fila: Shift + “n” veces Fin

iii. Columna: Shift+ “n” veces Flecha abajo



16. Ancho de columna

a. Ubicar el puntero del mouse en la línea “límite de columna”

b. Arrastrar en mouse hacia la derecha o izquierda o dar 2click.

17. Alto de fila

a. Ubicar el puntero del mouse en la línea “límite de fila”

b. Arrastrar en mouse hacia arriba o abajo.

18. Ancho de celda

a. Seleccionar celdas

b. Ubicar el puntero del mouse en la línea límite de columna de las celdas

seleccionadas y arrastrar el mouse.

19. Eliminar Filas

a. Seleccionar Filas

b. Clic derecho, Eliminar filas

20. Eliminar Columnas

a. Seleccionar Columnas

b. Clic derecho, Eliminar columnas

21. Insertar Filas



a. Seleccionar Filas

b. Clic derecho, Insertar Filas, Insertar filas: encima o abajo.

c. Dar clic en el botón (+) para agregar nueva fila.

22. Insertar Columnas

a. Seleccionar Columna

a. Clic derecho, Insertar, Insertar columnas a la : derecha o izquierda o dar

clic en el botón (+) para agregar nueva columna.

23. Combinar Celdas




b. Clic derecho, Combinar Celdas

24. Dividir Celdas


b. Clic derecho, Dividir Celdas

c. Indicar el número de columnas y filas

d. Aceptar

25. Organizar Texto

a. Seleccione toda la tabla.

b. Pasar a la ficha Herramientas de Tabla, sub ficha Presentación, grupo

Alineación

c. A continuación seleccione el tipo de alineación que desea:



26. Dirección de Texto

a. Dar clic derecho en la celda y elegir la opción Dirección de Texto

b. A continuación elija la dirección deseada.

c. Aceptar

27. Ordenar Tabla

a. Para lograr ordenar datos es necesario que la tabla no tenga celdas

combinadas.

b. Dar clic en cualquier celda de la tabla

c. Clic en la Ficha Herramientas de tabla, Sub Ficha Presentación, Grupo

Datos, botón Ordenar

d. Si la tabla posee encabezado, marque la opción Con Encabezado

e. Proceda a seleccionar el campo de orden Ordenar Por

f. Luego indique el tipo de datos

g. Finalmente especifique el orden (ascendente o descendente)



h. Aceptar

Nota: en caso de presentar un error al ordenar los datos numéricos, tendrá que cambiar el símbolo de moneda (S/. por $) - Configuración Regional de Windows en el Panel de Control.

28. Fórmulas

a. Ubicar el cursor en la celda donde desea efectuar una fórmula

b. Clic en la Ficha Herramientas de tabla, Sub Ficha Presentación, Grupo

Datos, botón Fórmula

c. Tome en cuenta que las columnas tendrán nombres de letras y las filas

números, de tal

manera que el

nombre de la celda

será la coordenada

elegida.

d. En la caja de texto

Fórmula, debe

introducir la fórmula o función que desea realizar. Ejm.

=sum(a2:a5)

=a2+a3+a4+a5

=a2*b3

=sum(above)

e. Aceptar.

Nota: Si la fórmula no es procesada es probable que haya conflicto con el símbolo monetario, en ese caso cambie el símbolo S/. por $ en la configuración regional del Panel de Control.

Los operadores matemáticos para procesar operaciones combinadas en tablas son:

^ Potenciar * Multiplicar / Dividir + Sumar - Restar ( ) Agrupar



CREACIÓN DE TABLAS DE CONTENIDO

1. Creación de Tablas de Contenido

Después de haber finalizado la redacción del documento siempre es

conveniente crear una tabla de contenidos para facilitar la búsqueda de los

diversos temas. Para lograr la creación de una Tabla de contenidos, es

conveniente que todos los títulos tengan el mismo Estilo; de esta manera la generación de

Tablas será automática. Los pasos a seguir son:

a. Seleccione el primer título del documento, vaya a la ficha Inicio, Grupo

Estilos y asigne el estilo Título

b. Proceda a copiar el formato del primer título a los demás títulos del

documento; para ello use el botón copiar formato, dándole 2click para

copado múltiple. (Ficha Inicio, Grupo Portapapeles).

c. Al finalizar el copiado de formato a todos los títulos, deberá ubicar el

cursor donde desea insertar la tabla de contenidos.

d. Vaya a la Ficha Referencias, Grupo Tabla de Contenidos, Botón Tabla de

contenido y elegir Insertar tabla de contenido

e. No olvide precisar trabajar con nivel 1 (títulos).

f. El nivel 2 se empleará sólo si aplicó estilo a todos los sub títulos.

g. Aceptar

h. Si modifica el documento (agrega páginas, quita páginas) y obviamente la

numeración de la tabla de contenidos se altera, podrá solucionar esto con

un simple clic derecho sobre la tabla de contenidos y elegir Actualizar

campos y elegir Actualizar solo los números de página.

TAREA

Redactar un documento de 06 páginas, impresas en ambos lados de la hoja (03

hojas)

Tema: La robótica



En la siguiente sesión: EXAMEN FINAL DE WORD.




Combinar Correspondencia.

TEMAS:

Combinar Correspondencia.

SESIÓN

4



COMBINAR CORRESPONDENCIA

Esta herramienta de Word es muy importante para crear documentos circulares a partir

de un documento principal, haciendo uso de una base de datos o tablas de información

que permitirán elaborar múltiples documentos en poco tiempo. Es recomendable que la

tabla de datos la tenga lista en una hoja de Excel. Para este ejemplo emplearemos el

archivo de Excel telefónica.xls

1. Asignar nombre a la tabla de Excel

a. Abrir el archivo de Excel y seleccionar las celdas que conforman a la tabla

de datos; una forma fácil de hacer esto, es ubicando el cursor en la 1ra

celda de la tabla (celda B5) y pulsando Shift+Ctrl+flecha abajo (1 vez)+

flecha derecha (1 vez)

b. Una vez seleccionada toda la tabla, dar clic en el cuadro de nombres y

escribir MOROSOS, pulse Enter.



c. Grabar la tabla de Excel y cerrar Excel

2. Redactar la carta o documento modelo

a. Abrir Word y crear un documento principal

b. Elaborar la carta o documento modelo, dejando líneas vacías o espacios en

blanco, donde más adelante colocará los campos combinados.

c. A continuación vamos a elaborar la Carta Comercial que emitirá una

Compañía de Telefonía a sus usuarios:



3. Conectar Word con Excel

a. Después de haber creado el documento principal, nos iremos a la Ficha

Correspondencia, Grupo Iniciar combinación de correspondencia, botón

Seleccionar destinatarios, Usar una lista existente. Nos presentará la

siguiente ventana:

b. A continuación busque el archivo de Excel que contiene la tabla y darle

2clic al archivo. Aparecerá una ventana que le solicita elegir el nombre de

la tabla. Seleccione la tabla MOROSOS y clic en Aceptar.



4. Insertar campos de combinación

a. Seguidamente, ubique el cursor donde insertará

los campos de combinación y dar clic en la flecha

combo box del botón Insertar Campo

Combinado (Ficha Correspondencia, Grupo

Escribir e Insertar campos)

b. Inserte los campos que necesite.

c. A los Campos puede darle todo tipo de formatos.

5. Ejecutar la combinación de correspondencia

a. Después de Insertar los campos combinados en las líneas vacías o espacios

en blanco dejados anteriormente, de clic en el botón Finalizar y combinar

(Ficha Correspondencia, grupo Finalizar) elija la opción Editar documentos

individuales,

b. Puede indicar un rango de registros, pero si se trata de una tabla pequeña,

podrá combinar todos.

c. Aceptar.

d. Como podrá observar se ha generado una carta para cada cliente moroso.



ACTIVIDAD PARA LA CASA

Proceda a elaborar sobres dirigidos a cada uno de los destinatarios, para ello también use

las opciones de combinar correspondencia para sobres.

4. ms word - avanzado

Documents

botn imagen

botn imgenes

insercin de imgenes

archivo de imagen

imagen seleccionada

ficha herramientas de

imgenes prediseadas

bsqueda de imgenes