80130203 boek excel 2003 basis uk 2e druk jan 2007€¦ · excel 2003 basis (uk) pagina i...

EXCEL 2003 BASIS (UK)

Pagina i

INHOUDSOPGAVE

1 INLEIDING................................................................................................................ 1

1.1 Voorbereiding ................................................................................................. 1

1.2 Oefenbestanden ............................................................................................. 2

1.3 MOS/ECDL..................................................................................................... 3

1.4 Over EuroBiscuit............................................................................................. 3

2 EXCEL VERKENNEN............................................................................................... 5

2.1 Excel starten................................................................................................... 5

2.2 Een Excelbestand........................................................................................... 8

2.3 De schermonderdelen herkennen ................................................................ 11

2.4 De titelbalk .................................................................................................... 12

2.5 De menubalk................................................................................................. 14

2.6 Het taakvenster............................................................................................. 16

2.7 De werkbalken.............................................................................................. 18

2.8 In- en uitzoomen........................................................................................... 24

2.9 Bestanden opslaan....................................................................................... 25

2.10 Bestanden openen en sluiten ....................................................................... 31

2.11 De standaardlocatie van bestanden wijzigen............................................... 38

2.12 Gebruikersnaam invoeren ............................................................................ 39

2.13 De helpfunctie gebruiken.............................................................................. 41

2.14 Eindopdracht................................................................................................. 49

2.15 Samenvatting................................................................................................ 49

3 GEGEVENS INVOEREN........................................................................................ 51

3.1 Gegevens invoeren ...................................................................................... 51

3.2 Een tabelletje met gegevens invoeren ......................................................... 56

3.3 Werken met de formulebalk.......................................................................... 60

3.4 Een eenvoudige som.................................................................................... 62

3.5 Controleren op geldige invoer ...................................................................... 64

3.6 Controleren op spelfouten ............................................................................ 68

3.7 Geavanceerd navigeren ............................................................................... 71

3.8 Eindopdracht................................................................................................. 77

3.9 Samenvatting................................................................................................ 77


Pagina ii

4 SELECTEREN, KOPIËREN EN VERPLAATSEN.................................................. 79

4.1 Cellen selecteren.......................................................................................... 79

4.2 Rijen en kolommen selecteren ..................................................................... 81

4.3 Kolommen, rijen en cellen invoegen ............................................................ 82

4.4 Kolom, rij en cellen verwijderen.................................................................... 87

4.5 Kolommen of rijen verbergen ....................................................................... 89

4.6 Geavanceerd selecteren .............................................................................. 92

4.7 Kopiëren en verplaatsen............................................................................... 97

4.8 Ongedaan maken en opnieuw gebruiken................................................... 102

4.9 Eindopdracht............................................................................................... 104

4.10 Samenvatting.............................................................................................. 105

5 OPMAAK............................................................................................................... 107

5.1 Getalopmaak met knoppen op de werkbalk ............................................... 107

5.2 Tekstopmaak via de werkbalk .................................................................... 110

5.3 Kolombreedte en rijhoogte ......................................................................... 112

5.4 Lijnen en kleuren via de werkbalk .............................................................. 115

5.5 Afbeelding invoegen ................................................................................... 118

5.6 Opmaak voor hele kolommen en rijen instellen ......................................... 120

5.7 Celeigenschappen...................................................................................... 121

5.8 Opmaak zoeken en vervangen................................................................... 133

5.9 Opmaak kopiëren ....................................................................................... 136

5.10 Opmaakprofielen ........................................................................................ 137

5.11 AutoFormat ................................................................................................. 140

5.12 Voorwaardelijke celopmaak........................................................................ 142

5.13 Eindopdracht............................................................................................... 144

5.14 Samenvatting.............................................................................................. 145

6 EENVOUDIGE BEREKENINGEN ........................................................................ 146

6.1 Eenvoudige berekeningen maken.............................................................. 146

6.2 Formules kopiëren...................................................................................... 153

6.3 Cellen plakken ............................................................................................ 158

6.4 Eindopdracht............................................................................................... 163

6.5 Samenvatting.............................................................................................. 164

7 FUNCTIES ............................................................................................................ 165

7.1 Sjabloon gebruiken..................................................................................... 166

7.2 Totalen en gemiddelden ............................................................................. 167

7.3 De hoogste en laagste waarde bepalen..................................................... 175

7.4 Getallen met decimalen.............................................................................. 176


Pagina iii

7.5 Datumformules ........................................................................................... 178

7.6 Tellen en voorwaardelijk tellen ................................................................... 180

7.7 De functie IF ............................................................................................... 185

7.8 Financiële functies...................................................................................... 187

7.9 Eindopdracht............................................................................................... 189

7.10 Samenvatting.............................................................................................. 189

8 MEERDERE WERKBLADEN ............................................................................... 191

8.1 Werken met meerdere werkbladen ............................................................ 191

8.2 Formules met waarden uit ander werkblad ................................................ 200

8.3 Celverwijzingen controleren ....................................................................... 201

8.4 Eindopdracht............................................................................................... 204

8.5 Samenvatting.............................................................................................. 206

9 FORMULES EN FUNCTIES OPTIMAAL GEBRUIKEN ....................................... 207

9.1 Snelle berekeningen met de statusbalk ..................................................... 207

9.2 Absolute celverwijzing ................................................................................ 209

9.3 Reeksnamen gebruiken.............................................................................. 213

9.4 Reeksnamen in formules toepassen .......................................................... 218

9.5 Formules en functies over meerdere werkmappen.................................... 220

9.6 Meerdere werkbladen tegelijk bewerken.................................................... 223

9.7 Opmerkingen .............................................................................................. 225

9.8 Eindopdracht............................................................................................... 227

9.9 Samenvatting.............................................................................................. 229

10 LIJSTEN................................................................................................................ 231

10.1 Zoeken en vervangen................................................................................. 231

10.2 Sorteren ...................................................................................................... 233

10.3 Filteren met Autofilter ................................................................................. 234

10.4 Advanced Filter........................................................................................... 238

10.5 Een hyperlink maken .................................................................................. 241

10.6 Excel en het Internet................................................................................... 245

10.7 Eindopdracht............................................................................................... 248

10.8 Samenvatting.............................................................................................. 249

11 GRAFIEKEN ......................................................................................................... 250

11.1 Grafieken maken ........................................................................................ 250

11.2 Grafiekenonderdelen opmaken .................................................................. 263

11.3 Tekenobjecten toevoegen aan een grafiek ................................................ 273


Pagina iv

11.4 Eindopdracht............................................................................................... 278

11.5 Samenvatting.............................................................................................. 280

12 AFDRUKKEN........................................................................................................ 281

12.1 Afdrukvoorbeeld.......................................................................................... 281

12.2 Afdrukinstellingen aanpassen..................................................................... 283

12.3 Een deel van een werkblad afdrukken ....................................................... 289

12.4 Afdrukken verfraaien .................................................................................. 292

12.5 Eindopdracht............................................................................................... 296

12.6 Samenvatting.............................................................................................. 297

13 NIEUW IN EXCEL 2002 & 2003 ........................................................................... 298

13.1 Nieuwe functies in Excel 2002 & 2003 ....................................................... 298

14 HOE KAN IK? ....................................................................................................... 301

14.1 De verschillende functies in alfabetische volgorde..................................... 301

15 BIJLAGE A: WINDOWS INSTELLINGEN ............................................................ 309

15.1 Taalinstellingen........................................................................................... 309

15.2 Het decimaalteken instellen........................................................................ 312

15.3 Bestandsextensie zichtbaar maken............................................................ 313

16 BIJLAGE B: TOETSCOMBINATIES..................................................................... 315

16.1 Algemene toetsen....................................................................................... 315

16.2 Celwijzer verplaatsen en selecteren........................................................... 315

16.3 Kopiëren en verplaatsen............................................................................. 316

16.4 Opmaak ...................................................................................................... 316

16.5 Werkbladen................................................................................................. 316

17 BIJLAGE C: EXCEL EN DE EURO ...................................................................... 317


Pagina v

INTRODUCTIE

Het is de bedoeling dat u alles leert door handelingen zelf uit te voeren. Instructies

worden steeds aangeduid met een bullet. Bijvoorbeeld:

Kies het menu Bestand

Deze instructies staan tussen de alinea’s met leesstof. U wordt aangeraden alle

handelingen die met bullets aangegeven worden uit te voeren.

OPDRACHT

Aan het eind van elke paragraaf vindt u één of meer opdrachten. Met zo’n grotere

opdracht kunt u zelfstandig de stof oefenen die in de paragraaf besproken is.

EXTRA OPDRACHT

Met extra opdrachten wordt de stof van verschillende voorgaande paragrafen in één keer

herhaald. Deze opdrachten zijn vaak iets groter of moeilijker. Als u weinig tijd of

belangstelling voor het onderwerp heeft, kunt u zo’n extra opdracht overslaan.

niveau 2

Het cursusboek bevat niveau-aanduidingen. Alle leesstof en opdrachten van niveau 1 zijn

elementair en belangrijk om de cursus met succes te voltooien. De secties van niveau 2

vertellen iets meer over een bepaald onderwerp. U kunt deze stof en opdrachten

doornemen als u er tijd en belangstelling voor heeft. De stof en opdrachten van niveau 3

zijn voor gevorderde gebruikers, die alles uit een programma willen halen wat erin zit. De

niveaus 2 en 3 kunt u zonder problemen overslaan.

Wanneer de namen van toetsen verbonden zijn met een plusteken, betekent dit dat u de

twee toetsen tegelijkertijd moet indrukken. Wanneer er tussen de toetsen een komma

staat, moet u de toetsen na elkaar indrukken.


Pagina vi

Toets Handeling

+ Houd de CTRL toets ingedrukt terwijl u op de

HOME toets drukt

, Druk op de HOME toets, laat deze los en druk

daarna op de END toets

In de linkermarge van de pagina treft u regelmatig symbolen. Dit zijn meestal knoppen uit

een werkbalk, die een snelle toegang bieden tot een menu dat op dezelfde regel

beschreven wordt. U kunt dan zowel de knop als het besproken menu gebruiken.


Pagina 1

1 INLEIDING

In dit inleidende hoofdstuk worden de volgende onderwerpen behandeld:

Instellingen zoals ze voor deze cursus gebruikt zijn.

Gebruik van de oefenbestanden en de uitwerkingen.

ECDL/MOS-examens.

Een inleiding over het bedrijf EuroBiscuit dat als voorbeeld gebruikt wordt.

niveau 1

1.1 Voorbereiding

In dit cursusboek is uitgegaan van onderstaande software-installatie.

Software en overige instellingen

Onderdeel Invullen

Softwarepakket: MS Office 2003 UK

Versie: 2003 / 10.0

Besturingssysteem: Windows XP UK

Overige software Internet Explorer

Proofing Tools

Beeldresolutie 1024 ! 768

Landinstelling: Taal Dutch (Netherlands)

Decimaalteken Komma

Cijfergroeperingssymbool Punt

Lijstscheidingsteken Puntkomma

Korte datumnotatie d-M-yyyy


Pagina 2

niveau 1

1.2 Oefenbestanden

U kunt de oefenbestanden behorend bij dit cursusboek downloaden vanaf het Internet.

Start de browser (bijvoorbeeld Internet Explorer)

Typ als adres www.broekhuis.nl/werkdisk

Kies de benodigde cursus en klik op Weergeven

Kies de juiste versie en klik op de cursuscode in de kolom Download

Indien u akkoord gaat, vinkt u dit aan en klikt u op Verder

Bij de vraag Would you like to open the file or save it to your computer klikt u

op Save

Kies de juiste locatie en klik op Save

Als het downloaden voltooid is, opent u Windows Explorer

Dubbelklik op het exe-bestand met de oefenbestanden

Lees de melding en klik op OK

Het programma stelt voor om de bestanden in de folder C:\werkdisk te plaatsen.

Klik op Unzip

De bestanden worden uitgepakt naar de folder C:\werkdisk.

Klik op OK en vervolgens op Close

De bestanden zijn nu klaar voor gebruik op de harde schijf van de computer.

Indien u geen toegang tot het internet heeft en u heeft ook niet op andere wijze de

oefenbestanden in uw bezit gekregen, kunt u contact opnemen met Broekhuis

Publishing, e-mail: [email protected].

Uitwerkingen

Tijdens deze cursus maakt u gebruik van diverse oefenbestanden. Soms werkt u een

aantal paragrafen met hetzelfde oefenbestand. In de meeste gevallen wordt in een

paragraaf verder gegaan met een oefenbestand uit een eerdere paragraaf. Wanneer u de

oefeningen uit deze paragraaf niet (geheel) heeft gedaan, kunt u het beste gebruik

maken van het uitwerkingsbestand. Dit bestand bevat altijd de juiste uitgangssituatie voor

een paragraaf. Aan het begin van een paragraaf, onder de paragraaftitel, staat altijd

aangegeven welk uitwerkingsbestand u kunt gebruiken:

! Bij dit onderwerp gebruikt u het bestand Prijzen.xls of het bestand Prijzen 1.2.xls uit de

folder C:\werkdisk\Uitwerkingen.


Pagina 3

In dit geval kunt u verder werken met het bestand Prijzen.xls waar u eerder opdrachten

in uitgevoerd heeft, of gebruikmaken van de uitwerking Prijzen 1.2.xls. Het nummer

achter de bestandsnaam geeft aan van welke paragraaf dit de uitwerkingen zijn.

niveau 1

1.3 MOS/ECDL

De exameneisen voor zowel het MOS-examen Microsoft Excel 2003 als het ECDL-examen

Module 4 - Spreadsheets zijn afgedekt in deze cursus. Aan de rechterkant van een

paragraaf/subparagraaftitel treft u aan of de behandelde stof vereist is voor het

betreffende MOS en/of het ECDL-examen.

Om een compleet overzicht van het pakket en de mogelijkheden te krijgen, raden wij u

echter altijd aan het gehele cursusboek door te werken en u niet te beperken tot de

paragrafen waarin de examenstof behandeld wordt.

niveau 1

1.4 Over EuroBiscuit

Voor veel opdrachten in deze cursushandleiding wordt uitgegaan van het fictieve bedrijf

EuroBiscuit. Dit is een internationaal opererende productieonderneming met 500

werknemers. De organisatiestructuur van EuroBiscuit is als volgt:

Boekhouding9 medewerkers

Bart HoopenHoofd Administratie

Els BoeingaFinancieel directeur

Secretariaat4 directiesecretaresses

5 typistes

Joke HermsenHoofd Personeelzaken

Afdeling Automatisering4 medewerkers

Mark WesselsHoofd Automatisering

Huib DonkersAlgemeen directeur

Aad BoonsTechnisch Directeur

Ludo de JongHoofd Verkoop

Lisa YilmazHoofd Marketing & Reclame

Willem-Jan de WaalCommercieel directeur

Raad van Bestuur

EuroBiscuit produceert koekjes en levert deze aan winkels in binnen- en buitenland. De

productie vindt plaats in Nederland, in Zwolle, Eindhoven en Den Haag. De

productielocaties worden meestal aangeduid met de regio: Noord, Zuid en West.

De koekjes die geproduceerd worden zijn de Chocomacronen, Stippetimpen,

Krokolaatjes, Vlaaiflippen, Appeltijgers en de Eurootjes.


Pagina 4

De oefeningen die in dit cursusboek gebruikt worden zijn op de (fictieve) productiecijfers

gebaseerd, gaan over de facturen die verstuurd zijn of over de prijs die voor een doos

koekjes berekend wordt.

De cijfers zijn niet in elk bestand exact gelijk. Aangezien het hier om een fictief bedrijf

gaat is dat niet belangrijk. Bij elke paragraaf wordt aangegeven met welk bestand

gewerkt wordt.


Pagina 5

2 EXCEL VERKENNEN

Microsoft Office Excel 2003 is het spreadsheetprogramma van Microsoft en maakt deel

uit van de suite Microsoft Office 2003. Het is een programma waarin u een grote

verscheidenheid aan berekeningen kunt maken, van eenvoudige optelsommen tot

complexe statistische of wiskundige berekeningen.

Maar het programma is ook te gebruiken om kleine databasetabellen mee te maken en te

onderhouden, u kunt er grafieken mee maken, analyses en (rekenkundige)

voorspellingen.

Tevens biedt het programma uitgebreide opmaakmogelijkheden en kunnen Wizards,

stappenplannen, u helpen bij tal van complexe handelingen.

In dit hoofdstuk worden de volgende onderwerpen behandeld:

Excel starten.

Opbouw van een Excelbestand (werkmap/werkblad).

Schermonderdelen.

Bestanden opslaan en openen.

Bestanden in een ander formaat opslaan.

Standaard bestandslocatie wijzigen.

Gebruikersnaam invoeren.

Helpfunctie gebruiken.

niveau 1

2.1 Excel starten

Het programma Excel kan op veel verschillende manieren gestart worden, de

belangrijkste zijn:

Excel starten via de knop Start.

Excel starten via een snelkoppeling.

Excel starten via een bestand.

ECDL


Pagina 6

Starten via de knop Start

Het starten via het menu Start is de standaard manier om Excel te starten. Na installatie

van het pakket is deze methode in ieder geval aanwezig. In deze cursus wordt uitgegaan

van een standaardinstallatie waarbij Excel in het menu All Programs is opgenomen.

Klik op Start

Kies All Programs, Microsoft Office en klik op Microsoft Office Excel 2003

Excel wordt gestart.

Excel afsluiten

Om Excel af te sluiten gaat u als volgt te werk:

Klik op File, Exit om Excel weer te sluiten

Starten via een snelkoppeling

Een snelkoppeling is na installatie niet standaard aanwezig. Een snelkoppeling wordt

doorgaans op het bureaublad van Windows gemaakt.

Door te dubbelklikken op de snelkoppeling wordt het programma gestart. In deze cursus

wordt er niet vanuit gegaan dat deze snelkoppeling op het systeem aanwezig is.

Extensies weergeven

Standaard worden de extensies van de bestandsnamen die Windows herkent niet

weergegeven in bestandenlijsten. Tijdens deze cursus is het handig om deze extensies

wel te zien, hiervoor neemt u de volgende stappen:

Klik met de rechtermuisknop op de knop Start linksonder in beeld

Kies Explore uit het snelmenu

Kies Tools, Folder Options

Ga naar het tabblad View

Verwijder het vinkje bij Hide extensions for known file types

Klik op OK


Pagina 7

Excel starten via een bestand

Een andere wijze om Excel te starten is door direct een spreadsheet-bestand te openen.

Windows weet welk programma bij een bestand hoort en zal dit automatisch starten om

het bestand te openen.

Klik in het linkergedeelte op de gele folder werkdisk

In het rechtergedeelte ziet u de inhoud van de folder werkdisk. (Wanneer u deze

niet direct ziet, klik dan op de plusjes voor My Computer en voor Local Disk (C:)).

Dubbelklik op het bestand Bonus.xls

Excel wordt gestart en het bestand Bonus.xls wordt geopend.

Klik op File, Exit om Excel te sluiten

Voordat Excel is gestart en het bestand ingelezen, heeft u Windows Explorer geopend.

Door het sluiten van Excel komt dit programma weer in beeld.

Klik op File, Close om Windows Explorer te sluiten

Het bestand Bonus.xls is nu geplaatst in de lijst met recent gebruikte bestanden. Via

deze lijst kunt u snel verder met één van de bestanden die u het laatst gebruikt heeft.

Klik op Start

Kies My Recent Documents

Een lijst met de laatst gebruikte bestanden (maximaal 20 stuks) verschijnt.

Klik op Bonus.xls om het bestand te openen

Sluit Excel


Pagina 8

niveau 1

2.2 Een Excelbestand

Voor een Excelbestand wordt vaak de aanduiding spreadsheet gebruikt. De term

spreadsheet is erg algemeen en wordt gebruikt voor het Excelbestand als geheel en voor

een onderdeel ervan. Beter is het te spreken van een werkmap (workbook) en een

werkblad (worksheet).

Werkmap

Een Excelbestand is een werkmap. In een werkmap zijn een of meer werkbladen

opgenomen. De aanduiding werkmap staat dus voor een groter geheel dan de

aanduiding werkblad.

Werkblad

Start het programma Excel

Een werkblad is een tabel. Een tabel bestaat uit rijen en kolommen. Het kruispunt van

een rij en een kolom wordt een cel genoemd. Een werkblad heeft 256 kolommen en

65.536 rijen, wat een totaal van 16.777.216 cellen is.

Het totaal aantal rijen en kolommen kan niet worden gewijzigd; als een rij wordt

ingevoegd, dan verwijdert Excel de laatste rij (nr. 65.536).

Wanneer u een rij verwijdert, wordt aan de onderkant van de spreadsheet een nieuwe,

lege rij toegevoegd, het totaal aantal rijen blijft dus altijd gelijk. Hetzelfde geldt voor de

kolommen.

Kolommen worden aangeduid met een letter. Na de 26e kolom, met de letter Z, gaat de

aanduiding verder met AA, AB, AC enz.

Rijen worden aangeduid met een cijfer.

Cellen worden aangeduid met een combinatie van kolomletter(s) en rijcijfer. In

bovenstaande illustratie is de aanduiding van de cel waarin de tekst cel staat C4. Aan de

dikke rand rondom cel C4 kunt u zien dat C4 de actieve cel is.

ECDL/MOS


Pagina 9

Een werkblad heeft altijd een naam. Deze naam treft u onder in het beeldscherm aan in

de tabbladen. Standaard worden in een Excel werkmap drie tabbladen opgenomen.

Ieder werkblad is weer een tabel met 256 kolommen en 65.536 rijen.

Bekijk de tabbladen op het scherm

U kunt tabbladen toevoegen en verwijderen. Dit wordt later behandeld. Er is in principe

geen beperking aan het aantal tabbladen. De enige beperkingen zijn het geheugen van

de computer en het feit dat een zeer grote hoeveelheid aan tabbladen niet gemakkelijk

werkt.

tip Excelbestanden hebben de neiging om buiten proporties te ‘groeien’. Ze

nemen steeds meer schijfruimte als ze een aantal keren worden geopend

en gewijzigd. Dit komt doordat gegevens over getalopmaak, uitlijnen van

tekst e.d. worden onthouden (ook al lijkt de cel leeg).

Indien mogelijk kan het handig zijn om de inhoud van een bestand naar

een nieuwe werkmap te kopiëren. U kunt de grootte van het bestand

soms tot 50% verkleinen.

Celinhoud

Cellen kunnen gevuld worden met drie soorten informatie:

Tekst

Numerieke gegevens

Formules

Numerieke gegevens kunnen in een groot aantal verschillende notaties worden

weergegeven, waaronder:

Standaard

Breuk

MOS/ ECDL


Pagina 10

Percentage

Financieel

Datum of tijd

Getal met opgegeven aantal decimalen

In alle gevallen blijft de waarde van de cel echter een getal waarmee gerekend kan

worden. In een werkblad kan daarom het verschil tussen twee tijden uitgerekend worden,

kunnen getallen vermenigvuldigd worden met een percentage en kunnen breuken bij

elkaar opgeteld worden.

Formules

Behalve tekst of getallen kan in een cel een formule worden geplaatst. Een formule

rekent iets uit, bijvoorbeeld het totaal van een aantal cellen of een vermenigvuldiging.

Wanneer de brongegevens van een formule wijzigen, zal het werkblad automatisch het

resultaat van de formule herberekenen.

In het voorbeeld hieronder ziet u een bestelformulier voor koekjes van het bedrijf

EuroBiscuit. Alleen het bedrag van de bestelling is weergegeven. In kolom B staat het

getal in de cel met een opmaak in euro’s. In kolom C staat het getal waarmee gerekend

wordt en in de rijen 10 t/m 12 staan de berekeningen.


Pagina 11

niveau 1

2.3 De schermonderdelen herkennen

Na het starten van Excel ziet u een leeg werkblad en een scherm dat er ongeveer uitziet

als in de volgende afbeelding.


Pagina 12

Het scherm bevat (van boven naar beneden) de volgende onderdelen:

Titelbalk, met de naam van het programma en de naam van de geopende

werkmap.

Menubalk, waarin alle opdrachten ondergebracht zijn.

Werkbalken, die knoppen bevatten waarmee veelgebruikte functies snel

opgeroepen kunnen worden.

Formulebalk, waarin de inhoud van een cel wordt weergegeven.

Het werkblad met kolomletters, rijnummers en cellen.

Rechts van het werkblad: een verticale schuifbalk, om door de rijen van het

werkblad heen te bewegen.

Rechts van de schuifbalk: het taakvenster, waarmee u snel toegang heeft tot de

laatst gebruikte bestanden en andere opties. De inhoud is afhankelijk van de

bestanden die u eerder gebruikt heeft.

Links onder het werkblad: tabs waarmee u andere werkbladen in de werkmap

selecteert.

Rechts onder het werkblad: de horizontale schuifbalk, om door de kolommen in het

werkblad te bewegen.

Statusbalk, waarin Excel informatie weergeeft over het berekenen van het

werkblad (Ready) en de status van de toetsen zoals , en

.

niveau 1

2.4 De titelbalk

Net als elke andere Windowstoepassing heeft Excel bovenaan het venster een titelbalk.

Links in de titelbalk staat het pictogram van Excel. Daarnaast ziet u de naam van het

programma Microsoft Excel. Rechts van de programmanaam staat de naam van het

bestand of wanneer een bestand (nog) geen naam heeft, zoals in het voorbeeld het geval

is, een tijdelijke naam Book gevolgd door een nummer (Book1).


Pagina 13

Door op het pictogram van Excel te klikken, opent u een menu met verschillende opties

die betrekking hebben op het formaat van het venster. Dit menu zult u nauwelijks

gebruiken. U zult doorgaans de vensterknoppen gebruiken.

De vensterknoppen

Rechts in de titelbalk staan drie knoppen, waarbij de middelste knop een andere

afbeelding kan krijgen.

Positie Knop Functie

Links Minimize (Minimaliseer)

Het programma verdwijnt van het scherm maar blijft wel in het

geheugen. Door in de taakbalk op de knop Microsoft Excel te

klikken, wordt het venster weer hersteld.

Midden Restore Down (Herstel vorig formaat)

Het venster wordt kleiner en is niet meer gekoppeld aan het

formaat van het beeldscherm. Door aan de titelbalk te slepen kan

het venster verplaatst worden. Door aan de randen van het

venster te slepen kan het venster groter of kleiner worden

gemaakt. De middelste knop is veranderd in de knop Maximize.

Midden Maximize (Maximaliseer)

Het venster wordt net zo groot als de monitor en kan niet

vergroot, verkleind of verplaatst worden. De middelste

vensterknop is veranderd in de knop Restore.

Rechts Close (Sluiten)

Het programma wordt afgesloten. U wordt gevraagd of nog niet

opgeslagen wijzigingen in alle eventueel openstaande bestanden

opgeslagen moeten worden.

opmerking Wanneer een bestand binnen Excel gemaximaliseerd is, ziet u twee

sluitknoppen onder elkaar. Met de bovenste sluitknop, welke standaard

rood is van kleur, sluit u Excel. De kleinere, grijze, sluitknop is van het

bestand. Deze knop wordt omkaderd zodra u de knop aanwijst. Met de

onderste sluitknop kunt u het actieve bestand sluiten zonder Excel te

beëindigen.


Pagina 14

niveau 1

OPDRACHT

Zorg dat Excel gestart is en u in een leeg werkblad staat

Typ uw naam in het werkblad en druk op

Klik op de knop Restore Down in de titelbalk

Het venster wordt verkleind weergegeven. De middelste knop in de titelbalk is

veranderd in de knop Maximize.

Minimaliseer het venster van Excel

Het bureaublad van Windows is nu helemaal zichtbaar. In de taakbalk blijft de knop

Excel staan.

Klik in de taakbalk op de knop van Excel

Het venster van Excel wordt weer op het beeldscherm getoond. Uw naam staat

nog steeds in het werkblad.

Maximaliseer het venster van Excel

niveau 1

2.5 De menubalk

Om Excel te bedienen kunt u gebruik maken van de menubalk. Nagenoeg alle

opdrachten van Excel zijn ondergebracht in de verschillende menu’s in de menubalk.

Een menu openen

Door op een van de opties in de menubalk van Excel te klikken, opent u een menu

waarin u de meest gebruikte opdrachten vindt.

Klik in de menubalk op View

Het menu View verschijnt.


Pagina 15

Wanneer u een menu opent, worden niet direct alle opties getoond. In eerste instantie

zijn alleen veelgebruikte menuopties zichtbaar.

Een menu sluiten zonder een keuze te maken

Wanneer u besluit een menu te sluiten zonder een keuze te maken, klikt u op de naam

van het geopende menu.

Klik nogmaals op View in de menubalk

Het menu wordt gesloten zonder dat er een keuze is gemaakt.

opmerking U kunt ook op een willekeurige cel in het werkblad klikken om een menu

te sluiten zonder een keuze te maken.

Volledige menu's tonen

Er zijn verschillende manieren om de menu’s volledig te tonen:

Dubbelklikken op een menuoptie: het volledige menu wordt direct getoond.

Op de knop met de dubbele pijl onderaan het geopende menu klikken.

Eenmaal op een menuoptie klikken en met de muis de menuoptie blijven

aanwijzen. Na korte tijd wordt het volledige menu getoond.

opmerking Als de laatstgenoemde methode niet werkt, kies dan Tools, Customize en

activeer het tabblad Options. Zet de optie Show full menus after a short

delay aan.

In hetzelfde venster kunt u de optie Always show full menus aanzetten

om de menu’s altijd volledig weer te geven.


Pagina 16

Klik in de menubalk op View

Houd de muisaanwijzer enkele ogenblikken stil op het woord View in de menubalk

of klik op de dubbele pijl onder in het menu.

De verborgen menuopties worden getoond.

De optie Formula Bar (formulebalk) is aangevinkt. Direct boven het werkblad is een witte

balk zichtbaar. Dit is de formulebalk. De formulebalk wordt nu gedeeltelijk bedekt door de

opties van het menu View.

Klik in het menu de optie Formula Bar aan

De formulebalk is nu niet meer zichtbaar.

Excel onthoudt welke functies u gebruikt en laat deze de volgende keer bij het openen

van het menu wel direct zien.

Klik op het menu View

De optie Formula Bar is direct bij de menuopties opgenomen.

Klik op Formula Bar

De formulebalk is weer zichtbaar boven het werkblad.

niveau 1

2.6 Het taakvenster

Het Task Pane (taakvenster) wordt bij het starten van Excel standaard getoond. Het

bevat de recent gebruikte bestanden en een aantal andere opties om snel te kunnen

werken met een aantal functies uit Excel.

De bestandsnamen die onderin getoond worden, zijn afhankelijk van de bestanden die

het laatst gebruikt zijn.

Wanneer het programma net geïnstalleerd is en er nog geen bestanden geopend zijn,

worden ook geen bestandsnamen vermeld.


Pagina 17

In de balk boven in het taakvenster staat de naam van het huidige taakvenster. In de

afbeelding ziet u de naam Getting Started. Door op de lijstknop ( ) Other Task Panes te

klikken, opent u een keuzelijst waarmee u een van de andere taakvensters kunt

weergeven.

Klik op de lijstknop Other Task Panes rechtsboven in het taakvenster

In de keuzelijst staan 11 verschillende taakvensters.

Klik op Clipboard en bekijk de inhoud van het taakvenster Clipboard

Bekijk ook de andere taakvensters

In de loop van deze cursus zult u de opties in een aantal van de taakvensters leren

gebruiken.

Eindig met het taakvenster New Workbook


Pagina 18

Met het sluitknopje in de rechterbovenhoek van het taakvenster kunt u het taakvenster

sluiten.

Klik op de sluitknop van het taakvenster

Het taakvenster wordt niet getoond.

Zet het taakvenster aan via View, Task Pane (de sneltoets hiervoor is + )

niveau 1

2.7 De werkbalken

Excel kent een groot aantal werkbalken. Standaard worden de werkbalken Standard en

Formatting getoond.

De meeste andere werkbalken worden automatisch getoond wanneer u met een

bewerking bezig bent waarvoor een speciale werkbalk beschikbaar is. De werkbalk Chart

wordt bijvoorbeeld getoond wanneer u een grafiek geselecteerd heeft, de werkbalk

PivotTable wanneer een draaitabel actief is.

Werkbalken aan- en uitzetten

In het snelmenu dat u opent door met de rechtermuisknop op een van de werkbalken te

klikken, kunt u zien welke werkbalken er beschikbaar zijn in Excel.

Klik met de rechtermuisknop op een van de werkbalken

Een snelmenu wordt getoond met de namen van de beschikbare werkbalken. De

actieve werkbalken zijn herkenbaar aan het vinkje voor de naam.

ECDL


Pagina 19

Klik op External Data

De werkbalk External Data wordt zwevend in beeld gebracht.

Sluit de werkbalk External Data door op het sluitknopje te klikken

Klik opnieuw met de rechtermuisknop in een werkbalk

Kies Web

De werkbalk Web wordt als vaste werkbalk bovenaan geplaatst. Een vaste

werkbalk heeft geen sluitknopje

Klik weer met de rechtermuisknop op een werkbalk

Klik op Web

De werkbalk Web is verdwenen.

opmerking Het aan- en uitzetten van werkbalken kan ook via View, Toolbars in het

menu.


Pagina 20

Werkbalken aanpassen

De werkbalken Standard en Formatting worden naast elkaar getoond, waardoor niet alle

knoppen zichtbaar zijn.

opmerking De plaatsing van de knoppen kan op uw scherm afwijken.

Een werkbalk begint met een stippellijntje en eindigt met de knop Toolbar Options.

Knop

Begin werkbalk

Einde werkbalk, Toolbar Options

In deze situatie is maar een beperkt aantal knoppen van de werkbalken zichtbaar.

Klik op de knop Toolbar Options van de werkbalk Standard

De overige knoppen van de werkbalken Standard en Formatting worden getoond,

plus twee extra keuzes betreffende de werkbalken.

Werkbalken onder elkaar weergeven

Wanneer u de werkbalken Standard en Formatting onder elkaar plaatst, heeft u snel

toegang tot alle knoppen.

Selecteer de optie Show Buttons on Two Rows

Beide werkbalken worden nu onder elkaar getoond.

ECDL


Pagina 21

Een andere manier om werkbalken naast of onder elkaar te tonen is via de keuze

Customize.

Klik met de rechtermuisknop op een werkbalk

Selecteer de onderste optie Customize

Het dialoogvenster Customize wordt getoond.

Klik zo nodig op het tabblad Options

De optie Show Standard and Formatting toolbars on two rows bepaalt of de werkbalken

onder elkaar of naast elkaar getoond worden.

Zorg dat de optie Show Standard and Formatting toolbars on two rows uit staat

en klik op Close

De balken staan weer naast elkaar.


Pagina 22

Alle balken verbergen

Om een groter werkblad te krijgen kunt u (tijdelijk) alle werkbalken uitzetten.

Kies View, Full Screen

Alle werkbalken zijn verdwenen, alleen het werkblad, de menubalk en de werkbalk

Full Screen zijn nog zichtbaar. U kunt de werkbalk Full Screen verplaatsen naar

een positie die voor u bij het werken handig is.

Klik op de knop Close Full Screen

Het beeldscherm is weer terug in de normale stand.

tip U kunt ook met de menubalk het normale venster terugkrijgen. Kies dan

nogmaals View, Full Screen uit het menu.

Werkbalken verplaatsen

U kunt een werkbalk op elke gewenste positie op het scherm zetten door deze te

verslepen aan het verticale stippellijntje aan het begin van de balk.

Houd de muiswijzer op de stippellijn aan de linkerzijde van de werkbalk Standard

De muis krijgt de vorm van een vierkoppige pijl.

Druk de linkermuisknop in en sleep de werkbalk naar het midden van het scherm

Wanneer u de werkbalk midden op het werkblad plaatst, wordt het een zwevende

werkbalk. Deze werkbalk kunt u verplaatsen, vergroten en verkleinen zoals dat met

een Windows-venster ook kan.

Om een zwevende werkbalk weer ‘vast te zetten’, dubbelklikt u in de titelbalk van de

werkbalk of u sleept de werkbalk aan de titelbalk naar de rand van het venster.


Pagina 23

Dubbelklik op de titelbalk van de werkbalk Standard

De werkbalk staat weer vast aan de bovenkant van het venster.

Een vaste werkbalk hoeft niet altijd boven in het scherm te staan. Wanneer u een

werkbalk helemaal naar de zijkant of onderkant van het scherm sleept, ontstaat daar een

vaste werkbalk.

Sleep de werkbalk Standard naar de linkerzijde van het scherm

De werkbalk Standard is aan de linkerzijde van het scherm geplaatst.

Plaats de werkbalk Standard weer bovenin het scherm onder de menubalk

niveau 1

OPDRACHT

Ook de menubalk kan naar een andere plek gesleept worden, door deze ‘beet te pakken’

aan het stippellijntje links in de menubalk.


Pagina 24

Sleep de menubalk naar het midden van het werkblad

Sleep de menubalk terug naar zijn oorspronkelijke positie: direct onder de titelbalk

Zet enkele beschikbare werkbalken aan

Verberg alle werkbalken in één keer

Maak alle werkbalken weer zichtbaar

Zet alle werkbalken uit behalve Standard en Formatting

Sleep de werkbalk Formatting naar beneden en plaats hem onder de balk

Standard

Alle knoppen zijn zichtbaar.

niveau 1

2.8 In- en uitzoomen

Bij het openen van een werkmap wordt deze weergegeven op 100% grootte. Hierbij

passen een vast aantal kolommen en een vast aantal rijen op het scherm. Bij een

instelling van 1024 ! 768 pixels en Excel gemaximaliseerd weergegeven is dat kolom A

tot en met O en de rijen 1 tot en met 33.

Het kan soms handig zijn om het scherm wat groter of kleiner te tonen. Hiervoor gebruikt

u de knop Zoom op de werkbalk.

Klik op de lijstknop ! van de knop Zoom

Een lijstje met vaste mogelijkheden wordt getoond.

Selecteer 75%

In het scherm zijn nu meer kolommen en rijen zichtbaar.

U kunt ook zelf het zoompercentage bepalen.

ECDL


Pagina 25

Klik in het vakje waar het zoompercentage aangegeven wordt

Typ 110 en druk op

Nu worden alle cellen wat groter getoond en zijn minder kolommen en rijen

zichtbaar.

Kies weer voor 100%

tip Bij het gebruik van een muis met scroll-wieltje kunt u in- en uitzoomen

met het wieltje als u ingedrukt houdt.

niveau 1

2.9 Bestanden opslaan

Wanneer u bestanden maakt in Excel, wilt u de gegevens in deze bestanden meestal

bewaren. Hiervoor gebruikt u de opdrachten Save of Save As.

Een bestand voor de eerste keer opslaan

Tijdens het opslaan van een nieuw bestand geeft u een naam en kiest u het station en de

folder waarin de werkmap bewaard moet worden. Het maakt hierbij niet uit of u kiest voor

Save of voor Save As.

Zorg dat u een nieuwe, blanco werkmap op het scherm heeft. Klik indien nodig op

de knop New in de werkbalk

Typ uw naam in het werkblad en druk op

Dit kleine bestandje gaat u opslaan.

Kies in het menu File, Save of klik op de knop Save in de werkbalk (de sneltoets

hiervoor is + )

Het dialoogvenster Save As verschijnt.

ECDL/MOS


Pagina 26

Achter Save in verschijnt waarschijnlijk de folder My Documents. Echter tijdens de

cursus werkt u in de folder werkdisk.

Klik op het pictogram My Computer links in het dialoogvenster

Klik op het pictogram van de harde schijf Local Disk (C:) en klik op de knop Open

(of druk op )

tip Ook met dubbelklik op het pictogram van een station, folder of bestand

kunt u deze openen.

Dubbelklik op de folder werkdisk

De oefenbestanden verschijnen in de lijst.

Excel stelt in het vak File name voor het bestand de naam Book gevolgd door een

nummer te geven. U gaat het bestand echter een andere naam geven.

Klik in het vak File name


Pagina 27

Selecteer de voorgestelde naam door driemaal snel te klikken in het vak of door

eerst te toetsen en daarna +

Typ de bestandsnaam Voorbeeld

belangrijk Controleer, voordat u op Save klikt, altijd of bij Save in de juiste folder

wordt weergegeven en of de bestandsnaam goed is ingevuld. Dit

voorkomt dat u bestanden kwijtraakt.

Klik op de knop Save rechtsonder in het venster (of druk op )

De werkmap is nu opgeslagen met de naam Voorbeeld.xls. Dit is in de titelbalk

ook zichtbaar. De extensie xls hoeft niet getypt te worden. Excel verzorgt dit

automatisch.

Opslaan in een nieuwe folder

Om bestanden te ordenen is het handig om deze in verschillende folders op te slaan. U

kunt een nieuwe folder maken terwijl u een bestand opslaat in Excel.

U gaat hetzelfde bestand Voorbeeld.xls nogmaals opslaan, in een nieuwe subfolder van

de folder werkdisk.

Kies File, Save As (de sneltoets hiervoor is )

Het venster Save As wordt weer op het scherm getoond. Merk op dat de

bestandslocatie werkdisk is ingesteld. Excel heeft de laatst gebruikte locatie

onthouden.

Klik op de knop Create New Folder (de sneltoets hiervoor is + )

Het venster New Folder verschijnt.

Typ als naam Cursist en druk op of klik op OK

Het volgende scherm wordt getoond. De nieuwe folder is geselecteerd.

ECDL/MOS


Pagina 28

De huidige bestandnaam wordt vermeld achter File name. Deze hoeft nu niet gewijzigd te

worden.

Klik op de knop Save

Het bestand wordt in de nieuwe folder opgeslagen.

Gewijzigd bestand opslaan onder dezelfde naam

Tijdens het werken met bestanden is het raadzaam om regelmatig tussentijds op te

slaan. U slaat dan het bestand op zonder dat Excel vraagt om een naam of locatie; het

huidige bestand wordt overschreven.

Klik in het bestand Voorbeeld.xls dat u net heeft opgeslagen in de cel onder uw

naam

Typ ook de naam en adresgegevens van de organisatie waar u werkt

Kies in het menu File, Save of klik op de knop Save in de werkbalk (de sneltoets

hiervoor is + )

Het bestand is met de wijzigingen opgeslagen. De vorige versie, met alleen uw

naam, is overschreven.

MOS


Pagina 29

Opslaan onder een andere naam

Er kunnen verschillende redenen zijn om een bestand onder een andere naam op te

slaan:

U wilt de originele cijfers bewaren.

U wilt het bestand in een ander formaat opslaan.

U gaat het bestand Voorbeeld.xls opslaan onder een andere naam.

Typ onder de adresgegevens een telefoonnummer

U gaat nu het nieuwe bestand opslaan zonder dat daarbij de oude versie (zonder

telefoonnummer) verloren gaat.

Kies File, Save As (de sneltoets hiervoor is )

In het venster Save As zijn de huidige bestandslocatie en naam ingevuld.

Verander de naam Voorbeeld.xls in Voorbeeld 2.xls

Druk op of klik op de knop Save

Het bestand (mét telefoonnummer) is met de naam Voorbeeld 2.xls opgeslagen.

Opslaan in een andere versie van Excel

U kunt een bestand opslaan en ervoor zorgen dat het in een oudere versie van Excel

gelezen kan worden. U doet dit bijvoorbeeld in een situatie waarin u een bestand

verstuurt naar iemand die met een oudere versie van Excel werkt. Ook is het denkbaar

dat een tabel verwerkt moet worden in een ander soort programma dan Excel

(bijvoorbeeld een databaseprogramma). In dat geval kunt u het type bestand veranderen.

In de eerste oefening gaat u het bestand in het formaat voor een oudere versie van Excel

opslaan.

Kies File, Save As (of gebruik )

Verander de bestandsnaam in Voorbeeld 3.xls

Klik op de lijstknop ! bij Save as type

Selecteer de optie Microsoft Excel 5.0/95 workbook (*.xls)


Het bestand is nu opgeslagen zodat dit ook te lezen is door iemand die een oude

versie van Excel gebruikt.

MOS

ECDL/MOS


Pagina 30

Opslaan in een andere bestandstype

In de vorige oefening heeft u de bestandsnaam veranderd. Een oudere versie van Excel

gebruikt namelijk ook de bestandsextensie xls en een bestandsnaam kan niet tweemaal

in dezelfde folder voorkomen. Als u het bestand in een geheel ander bestandstype

opslaat, wordt de extensie gewijzigd.

In de volgende oefening slaat u het bestand op als tekstbestand. De extensie wordt txt.

Een dergelijk bestand kan door diverse databaseprogramma’s gelezen worden. U hoeft

dan niet van tevoren te weten met welk programma het bestand verwerkt gaat worden.

Kies File, Save As (of gebruik )

Klik op de lijstknop ! bij Save as type

Selecteer de optie Text (Tab delimited) (*.txt)

De bestandsnaam verandert in Voorbeeld 3.txt.


Negeer de waarschuwingen en bevestig dat u het bestand als txt-bestand wilt

opslaan

Het bestand is als Voorbeeld 3.txt opgeslagen.

Sluit Excel af

niveau 1

OPDRACHT

Start Excel

Typ de datum van vandaag in cel A1

Klik op cel A2 en typ Excel

Klik op cel A3 en typ Basiscursus

Sla het bestand op in de folder C:\werkdisk met de naam Opdracht 1.xls

Sla een kopie van het bestand op in een nieuwe folder met de naam Opdracht

Klik in cel A4 en typ uw naam

Sla de gewijzigde versie van het bestand op onder dezelfde naam

Sla het bestand op in de folder Opdracht zodat het geschikt is om te lezen in

versie 5.0 van Excel en geef het daarbij de naam Opdracht 2.xls

Sla het bestand op in de folder Opdracht als tekstbestand met de naam Opdracht

2.txt

Sluit Excel

ECDL/MOS


Pagina 31

niveau 1

2.10 Bestanden openen en sluiten

Om een bestaand bestand te bekijken, af te drukken of te bewerken dient u het te

openen.

Recent gebruikte bestanden openen

De laatste vier bestanden die u gebruikt heeft, kunt u snel openen via de lijst met recent

gebruikte bestanden.

Start Excel

Onder in het taakvenster staan de namen van de meest recent gebruikte

bestanden.

ECDL


Pagina 32

opmerking De bestanden Opdracht 2.txt, Opdracht 2.xls en Opdracht 1.xls staan

alleen in het taakvenster als u de vorige paragraaf helemaal doorgewerkt

heeft.

Klik op het bestand Opdracht 2.xls

Het bestand wordt geopend en het taakvenster verdwijnt.

Kies uit het menu de optie File

Ook onder in dit menu staan de vier laatst gebruikte bestanden genoemd.

Klik op C:\werkdisk\Opdracht\Opdracht 1.xls

Voor elk geopende bestand staat er een knop in de taakbalk.


Pagina 33

Niet recent gebruikte bestanden openen

Is het langer geleden dat u een bestand heeft gebruikt, dan kunt u het opzoeken met het

dialoogvenster Open.

Kies File, Open of klik op de knop Open in de werkbalk (de sneltoets hiervoor is

+ )

Het venster Open verschijnt in beeld.

Klik op de lijstknop ! bij Look in: (de sneltoets hiervoor is + )

Klik op Local Disk (C:)

Dubbelklik in de lijst met folders op de folder werkdisk

In het vak Look in staat nu werkdisk. Daaronder staan alle bestanden die op de

werkdisk staan.

Selecteer het bestand ProductieZuid.xls (gebruik eventueel de schuifbalk onder

in het venster om het bestand in beeld te brengen)

Klik op de knop Open rechts onder in het venster

Het bestand ProductieZuid.xls wordt geopend. Op de taakbalk staan nu drie

knoppen voor de geopende Excelbestanden.


Pagina 34

Meer bestanden tegelijk openen

Om een aantal bestanden tegelijk te openen, selecteert u deze bestanden in het

dialoogvenster voordat u op de knop Open rechts onder in het venster klikt. Meerdere

bestanden tegelijk selecteren kan op twee manieren:

De eerste manier: klik op de eerste bestandsnaam, houd ingedrukt en klik op de

overige te selecteren bestandsnamen. Hiermee selecteert u alle bestanden waarop u

klikt.

Klik op de knop Open in werkbalk Standard ( + )

Klik op de bestandsnaam Bonus.xls

Houd ingedrukt en klik op de bestandsnaam Klanten.xls

Houd nog steeds ingedrukt en klik op de bestandsnaam Prijzen 1.xls

Alle drie de bestandsnamen zijn geselecteerd.

Laat weer los

Klik op de knop Open rechts onder in het dialoogvenster

Alle drie de bestanden worden geopend. Elk in een eigen venster.


Pagina 35

De tweede manier: klik op de eerste bestandsnaam, houd ingedrukt en klik op de

laatste te selecteren bestandsnaam. Hiermee selecteert u de eerste, de laatste en alle

tussenliggende bestanden.

Klik op de knop Open in werkbalk Standard ( + )

Klik op de bestandsnaam Productie Januari 1.xls

Houd ingedrukt en klik op de bestandsnaam ProductieTotalen.xls

De bestanden Productie Januari1.xls tot en met ProductieTotalen.xls zijn

geselecteerd.

Klik op de knop Open rechts onder in het dialoogvenster

Nu zijn er 12 Excelbestanden geopend. Op de taakbalk worden de knoppen

gegroepeerd tot één knop.

Klik op de knop 12 Microsoft Office in de taakbalk

De namen van de geopende bestanden worden getoond.


Pagina 36

Klik op Bonus.xls

Het venster met dat bestand wordt voorop geplaatst.

Meer bestanden tegelijk sluiten

Om alle geopende bestanden in één keer te sluiten, zonder Excel te beëindigen, gebruikt

u de menuoptie File, Close All. Deze menu optie is normaal gesproken niet aanwezig in

het menu File. Alleen als u ingedrukt houdt, terwijl u het menu File opent is deze

opdracht beschikbaar.

Houd ingedrukt en klik op File in de menubalk

Op de plaats waar normaal Close staat, staat nu Close All.


Pagina 37

Kies Close All

Alle werkmappen worden gesloten.

Indien gevraagd wordt de wijzigingen op te slaan, klik op No

belangrijk Bestanden worden nooit zonder meer gesloten. Als er iets gewijzigd is,

wordt voor ieder bestand afzonderlijk de vraag gesteld of u de wijzigingen

wilt opslaan.


Pagina 38

niveau 1

OPDRACHT

Open het meest recent gebruikte bestand

Open het bestand TopTien.xls

Open in één keer de bestanden Grafieken.xls, Koekjes.xls en Nieuwbouw.xls

Open in één keer de bestanden Reeksnamen 1.xls tot en met Reeksnamen 3.xls

Sluit alle geopende bestanden in één keer, zonder daarbij Excel af te sluiten

niveau 1

2.11 De standaardlocatie van bestanden wijzigen

Wanneer u een bestand wilt openen of opslaan nadat Excel opnieuw gestart is, bent u

elke keer weer terug in de folder My Documents. Dit komt doordat deze folder in Excel

staat ingesteld als de standaardfolder voor bestanden. U gaat aangeven dat de

bestanden standaard in de folder C:\werkdisk staan.

Maak een nieuwe lege werkmap

Kies Tools, Options

opmerking Wanneer de opdracht Options in het menu Tools niet beschikbaar is (grijs

is), heeft u geen werkmap geopend. Klik dan eerst op de knop New.

Ga naar het tabblad General

ECDL


Pagina 39

Klik in het vak Default file location en typ C:\werkdisk

Klik op OK

Sluit Excel af en start het programma opnieuw op

Kies File, Open

De inhoud van de folder werkdisk wordt direct getoond.

belangrijk Als u tijdens het werken met Excel een bestand opent uit een andere dan

de standaardlocatie, zal de volgende keer dat u File, Open kiest de laatst

gebruikte locatie getoond worden. Dit blijft zo totdat u Excel sluit. Na het

starten van Excel wordt altijd als eerst gekeken naar de standaardlocatie.

niveau 1

2.12 Gebruikersnaam invoeren

In het dialoogvenster Options kunt u uw naam opgeven. Deze naam wordt bewaard bij de

bestanden die u maakt en wijzigt. Deze gegevens zijn te bekijken wanneer in het

dialoogvenster Open voor de weergave Properties is gekozen en via het menu File,

Properties.

ECDL


Pagina 40

Kies Tools, Options en ga zo nodig naar het tabblad General

Typ uw naam in het vak User name

Klik op OK

Maak een nieuw leeg bestand

Kies File, Properties

Ga zo nodig naar het tabblad Summary

Uw naam staat ingevuld bij Author.

Sluit het venster Properties met de knop OK

Sluit het nieuwe lege bestand zonder het op te slaan


Pagina 41

niveau 1

2.13 De helpfunctie gebruiken

Bij Excel 2003 wordt een uitgebreid naslagwerk geïnstalleerd. Tijdens het werken in

Excel kunt u dit op verschillende manieren raadplegen. Deze paragraaf vertelt u hoe u

deze helpfunctie kunt gebruiken.

Vraagstellen in de titelbalk

Helemaal rechts in de titelbalk vindt u het vak Type a question for help. U kunt hierin een

vraag typen, waarna de helpfunctie reageert met relevante onderwerpen.

Klik met de muis in het vak Type a question for help

Typ Save a file

Druk op

Wanneer u een verbinding heeft met het Internet, doorzoekt de helpfunctie de informatie

op de website van Microsoft Office Online en toont de zoekresultaten in het taakvenster

Search Results.

ECDL/MOS


Pagina 42

Als er geen verbinding met het Internet is, wordt in de Offline help gezocht, dit levert over

het algemeen minder resultaten op.


Pagina 43

Klik op het resultaat Save a file

Het helpvenster verschijnt, dit kan enige tijd in beslag nemen.

Informatie weergeven en verbergen

Door op blauwe tekst in een helpvenster te klikken, wordt verborgen helpinformatie

weergegeven. Klik nog een keer op dezelfde blauwe tekst om de informatie weer te

verbergen.

Klik op de blauwe regel Save a copy of a file

De verborgen informatie verschijnt. U ziet welke stappen u moet nemen om een

kopie van een bestand op te slaan.

Klik weer op Save a copy of a file

De stappen verdwijnen weer.

Klik op de tekst Show All in de rechterbovenhoek van het helpvenster

Alle verborgen informatie wordt in één keer getoond.

Klik op de tekst Hide All in de rechterbovenhoek van het helpvenster

De extra informatie wordt in één keer verborgen.


Pagina 44

Sluit het helpvenster met de rode sluitknop

Helponderwerpen zoeken in de inhoudsopgave

U kunt een inhoudsopgave op het scherm plaatsen zodat u een lijst van alle

hoofdstukken en paragrafen van de helpfunctie kunt bekijken. In de inhoudsopgave zijn

de helponderwerpen in hoofdstukken onderverdeeld en gerangschikt in een logische

volgorde.

Klik op de knop Microsoft Excel Help (de sneltoets hiervoor is )

Het taakvenster Excel Help verschijnt.

opmerking In het vak Search for kunt u naar helponderwerpen zoeken op dezelfde

manier als in het vak Type a question for help.

Klik net onder het tekstvak Search for op Table of Contents

De inhoudsopgave van de helpfunctie wordt getoond.


Pagina 45

Klik in de inhoudsopgave op het boekje Printing

Dit deeltje bevat zeven helponderwerpen en drie andere boekjes.

Klik op het boekje Print Options

Dit boekje bevat weer een lijst met helponderwerpen.

Klik op het onderwerp Print more than one copy

Het helpvenster wordt geopend en de gevraagde informatie wordt weergegeven.

Sluit het helpvenster

tip U kunt een helponderwerp afdrukken met de knop Print boven in het

helpvenster.

Hulp vragen aan de Office-assistent Assistant

Ook is er de Office Assistant die uw vragen kan beantwoorden door u te verwijzen naar

teksten die waarschijnlijk een antwoord bevatten.


Pagina 46

Kies in het menu Help, Show the Office Assistant

De Office Assistant verschijnt.

tip De Office Assistant zal zichzelf verplaatsen als u met de cursor in zijn

buurt komt. U kunt de assistent ook zelf verplaatsen: klik met de

linkermuisknop op de assistent, houd de muisknop ingedrukt en versleep

de assistent naar een andere plaats op het scherm.

Klik éénmaal op de Office Assistant

Een spreekballonnetje verschijnt waarin u uw vraag kunt typen.

Typ in het tekstvenster het woord multiply

Klik op de knop Search

Het taakvenster Search Results verschijnt met een lijst van onderwerpen waarin u

waarschijnlijk het antwoord op uw vraag kunt terugvinden.


Pagina 47

Klik in het taakvenster op het onderwerp Multiply numbers

Het onderwerp wordt weergegeven in het helpvenster.

Klik op de optie Multiply numbers in different cells using a formula

Sluit het helpvenster en het taakvenster


Pagina 48

Opties met betrekking tot de assistent

Via de rechtermuisknop kunt u voor de assistent een aantal opties instellen.

Klik met de rechtermuisknop op de assistent

Een snelmenu wordt bij de assistent getoond:

opmerking Met de optie Hide kunt u de assistent tijdelijk uitschakelen. De optie

Animate! laat een animatie zien met het figuurtje die echter geen

praktische functie heeft.

Klik op Options

Het venster Office Assistant wordt getoond.


Pagina 49

Door het selectievakje Use the Office Assistant uit te zetten, kunt u de assistent blijvend

verbergen. De andere opties spreken veelal voor zich.

Haal het vinkje bij Use the Office Assistant weg en klik op OK

tip Klik met de rechtermuisknop op de Assistant en kies in het snelmenu de

optie Choose Assistant. Door daarna op de knop Next of de knop Back te

klikken, verschijnen verschillende assistenten waaruit u kunt kiezen.

niveau 1

2.14 Eindopdracht

1. In het bestand Eindopdracht 2.xls, dat in de folder werkdisk staat, is een

overzicht gemaakt van namen van enkele personeelsleden van het bedrijf

EuroBiscuit.

Voeg aan de tabel in dit bestand enige namen toe (gebruik de pijltjestoetsen om

naar de juiste cel te gaan).

Sla dit bestand met de naam Personeelsbestand.xls op in een nieuwe folder

Personeel van de werkdisk. Het pad voor het bestand wordt dan:

C:\werkdisk\Personeel\

2. Sla het bestand Personeelsbestand.xls dat u in de eerste stap van deze opdracht

gemaakt heeft op als tekstbestand, zodat u het met een ander programma kunt

lezen.

Open het nieuw gemaakte bestand met het programma Notepad.

3. Zoek in de helpinformatie over het wijzigen van standaardinstellingen van Excel.

niveau 1

2.15 Samenvatting

Excel is op verschillende manieren te starten: via de knop Start in de taakbalk, via een

Excelbestand of via een snelkoppeling. Een snelkoppeling staat doorgaans op het

bureaublad.


Pagina 50

Een werkmap bestaat uit één of meer werkbladen. Ieder werkblad is opgebouwd uit

kolommen en rijen. De kruispunten van deze twee zijn de cellen. In de cellen kan

verschillende informatie staan: getallen, tekst en formules.

Het venster van Excel kent veel onderdelen: de titelbalk met de knoppen om het

programma te sluiten het venster te vergroten, verkleinen of minimaliseren. De knoppen

onder de titelbalk hebben betrekking op de actieve werkmap.

Daarnaast nemen menubalk, werkbalken, formulebalk en statusregel een belangrijke

plaats in het venster in. Het taakvenster is een handig hulpmiddel om snel de laatst

gebruikte bestanden te benaderen.

Met de opdracht Save As worden bestanden opgeslagen met een nieuwe naam. Gebruik

Save om een bestand tussentijds te bewaren met dezelfde naam.

Een andere mogelijkheid is het bestand op te slaan in het formaat van een oudere versie

van Excel of het bestand op te slaan met een andere extensie, zodat ook een ander

programma met de gegevens kan werken.

De helpfunctie is een goed hulpmiddel om de vele, uitgebreide mogelijkheden te

verkennen. U kunt de Office Assistant gebruiken om op een geanimeerde manier van de

helpfunctie gebruik te maken. Dezelfde informatie is echter ook toegankelijk zonder de

Office Assistant.