ACCAl.DlA MAYORDEBOGOTÁD.c.

CULTURA, RECREACION V DEPORTEInstlMo Dlstr,taJ de Recreacióny De~rte

INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACiÓN Y DEPORTE

"IDRD"

INFORME FINAL - EVALUACiÓN LIQUIDACiÓN DEFINITIVAFUNCIONARIOS DE PLANTA DEL "IDRD"

Responsable: Subdirectora Administrativa y Financiera - Área deTalento Humano - Área de Nómina.

LUIS FRANCISCO CANTE CÉSPEDESJefe Oficina de Control Interno

Bogotá D. C'I Septiembre de 2015

Calle 63 No, 59A - 06Tel: 660 54 00www.idrd.gov.coInfo.: Unea 195

BOGOTÁHUc?ANiA

ALCALDlA MAYORDE BOGOTA o.c.

CULTURA, RECREACION y DEPORTEInstituto Di,trital de Recretlc;On y Deporte

TABLA DE CONTENIDO

l. OBJETIVO GENERAL. 3

11.OBJETIVOS ESPECIFICOS 3

111.ALCANCE. : 3

IV. METODOLOGiA. .4

V. LIQUIDACiÓN DEFINITIVA FUNCIONARIOS DE PLANTA "IDRD" 4

VI. FUNCIONARIOS RETIRADOS : 6

VII. HALLAZGOS ' 11

VIII. OBSERVACION ES 12

IX. RECOMENDACiONES , 12

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BOGOTÁHU<1ANA

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CULTURA, RECREAcrON y DEPORTEIl"l$Úllrto O~I de Re<:teaei(m y Deporte

EVALUACiÓN LIQUIDACiÓN DEFINITIVA FUNCIONARIOS DE PLANTADEL "IDRD"

1.OBJETIVO GENERAL

Evaluar y determinar que el proceso de liquidación definitiva de las prestacionessociales, realizada a los funcionarios de planta del Instituto Oistrital de Recreacióny Deporte "lORD", se halla efectuado de conformidad con las normas legales,administrativas y fiscales vigentes, con el fin de lograr una gestión más eficiente.

11.OBJETIVOS ESPECíFICOS

1. Verificar que los controles internos realizados en el proceso sean eficientes,para asegurar que la información suministrada por el aplicativo Kactus seaoportuna y confiable.

2. Valorar el trámite interno en cuanto a las verificaciones que se realicen enel Área de Nómina.

3. Verificar que las liquidaciones definitivas de los funcionarios del lORDcumplan con todos los requisitos de acuerdo a las políticas, procedimientosy autorizaciones establecidos para ello.

4. Verificar marco normativo utilizado (manuales, procesos y procedimientos)leyes y normas y directrices vigentes para la materia.

111.ALCANCE

La mencionada evaluación se realizó en base al procedimiento y reglamentaciónde la liquidación definitiva de los funcionarios del lORD, en el Área de TalentoHumano - Nómina, con el fin de verificar a nivel de procesos la información delsistema y/o aplicativo Kactus, los documentos físicos y la normatividadcorrespondiente a las liquidaciones realizadas durante el año 2014 hasta la fecha.

ZJ

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AI.CAl.JMMAYOROEBOGOTÁD.t.

CULTURA, RECREACION y DEPORTE1ns1ll1.rtoOj$trllal de Reere~eiOn y Depo-te

IV. METODOLOGíA

La Evaluación se realizó de acuerdo con el procedimiento dJ Auditorias Internasde Control Interno y las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, las cualesincluyen indagaciones y obtención de evidencias, con el fin dé soportar el informedonde se registrarán las observaciones, oportunidades de mejora y/o noconformidades, que serán comunicadas a la SubdirecciÓn Administrativa yFinanciera, al Área de Talento Humano y al Área de Nómina .•

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V. LIQUIDACiÓN DEFINITIVA FUNCIONARIOS DE PLANTAi"IDRD"

Para la verificación de la Liquidación Definitiva de los funcio:narios de planta delInstituto Distrital de Recreación y Deporte "IDRD" del año Q014 hasta julio de2015, se tuvo en cuenta la siguiente normatividad: Resolución No. 004 del 16 de,mayo de 2014 (Por la cual se compila el Régimen Salarial de Empleados Públicosdel Instituto Distrital de Recreación y Deporte IDRD la cual está constituida por los,conceptos de Asignación Básica, Gastos de Representación, Prima Técnica,Auxilio de Transporte, Subsidio de Alimentación, Viáti,cos, Horas ExtrasDominicales y Festivos, Prima de Servicio, Bonificación por Servicios Prestados,Prima de Antigüedad), Resolución NO.005 del 5 de agosto de,2014 (Por medio dela cual se aclara la Resolución 004 del 16 de mayo die 2014 "Prima deAntigüedad"), Resolución No. 009 del 31 de diciembre de 2Q14 (Por medio de lacual se modifica el Articulo 3 de la Resolución No. 004 del 16 de mayo de 2014"Gastos de Representación") y la Ley No. 1607 del 26 de dici~mbre de 2012.

,Se solicitó al Área de Talento Humano un listado de los fundionarios retirados dela planta del Instituto Distrital de Recreación y Deporte "IDRD!, del año 2014 hastael mes de julio de 2015, con su respectiva fecha de retiro de la Entidad, para darinicio a la Evaluación en mención.

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Del listado enviado por el Área de Talento Humano se eS,cogieron a ocho (8)funcionarios retirados de la siguiente manera: se enumeró del uno (1) al cuatro (4)el listado de funcionarios retirados, se escogió un número a la azar, que fue elcuatro (4) y aquellos funcionarios que tenían ese número fue~on los seleccionadospara revisar la respectiva liquidación definitiva. i

III

I

ALCAUlIA •• "'"DEBOGOTÁD.C.

CULTURA, RECREAC10N y DEPORTEIn5tiMo rnstJillll de RecreaciOl1 y Deporte

En la siguiente tabla se resaltan los funcionarios que fueron escogidos para iniciarla respectiva evaluación:

-- - --- .~_._~ -NOMBRES FECHA DE RETIRO--- .-. --"

1 MAGDALENA DEL SOCORRO PABON 02/0112014

2 MIREYA OSORNO NAVARRETE 17/01/2014

3 . CARLOS JOSE NICOLAS SACHICA 01/02/2014- - _'T~ _-,. _.. • - e" __ -- - -

4 SANDRA IVONNE BERNAL GARZON - 01/0212014- - -

1 MARTHA CASTAÑO TRIANA 01/03/2014

2 TATIANA JUDITH VILLALVA ESCALANTE 21/0312014

3 MAXIMO JOSE NORIEGA RODRIGUEZ 29/05/2014- -- "',~.., . . -", - -'4 ROQUE LUIS CONRADO IMITOLA 02/06/2014---1 GLADYS HIGUERA ESPINOSA 15/06/2014

2 CARMEN MARGARITA DE LOS M GONZALEZ 30/06/2014

3 MANUEL ALFONSO LOPEZ ROJAS 30/06/2014- . - --

4 NUBlA ESPERANZA SUESCUN GARCIA 30/06/2014-- - - - - .., -

1 FRANCISCO JAVIER RAMIREZ ROMERO 30/06/2014

2 HERNAN FRANCISCO RICCI RUIZ 01/07/2014

3 JAVIER ORLANDO SUAREZ ALONSO 10/07/2014- -

4 ERii<A M-ÉRCEDES RUGÉ CUELLAR 25/08/2014- .,.- --,- _.-

1 FRANCY BIBIANA SARMIENTO PRIETO 01/0912014

2 RAFAEL MARIA MOLANO ROJAS 02/10/2014

3 CARMEN HINESTROZA DE MCLEAN 09/10/2014... - --

4 MARIA EUGENIA SERRANO QUINTERO 09/10/2014--"... - -

1 FADIA JESEN MANZUR FISCHER 13/10/2014

2 JOSE OLlVERIO MENDOZA GOMEZ 01/12/2014

3 GRACIELA VARGAS CAlCE DO 31/12/2014- , .•. _ .. - -- -4 JUAN ANTONIO ROA SANCHEZ 31/12/2014-- .... - ---~- -1 JENNY MAR CELA GUACHETA PAEZ 31/01/2015

2 ELlGIO REY PLAZAS RINCON 03/02/2015

3 OSCAR VARGAS PEDROZA 08/02/2015••• o ••• - -- - --- . _.- ."'-

MARIA OFELIA CANTOR GUTIERREZ -01/04/2015...-

1 ISABEL CRISTINA HUERTAS CRUZ 03/05/2015

2 MARIA RUTH SAENZ CORREAL 01/06/2015

3 MARTHA TERESA QUINTANA RUEDA 15/06/2015. --- _o, • "." - ... ,.

4 SONIA PATRICIA GIRON APONTE 30/06/2015. -1 TATIANA CATALINA PRIETO ALJURE 02/07/2015

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ALCALDIA. MAYOROEBOGOTAO,c.

CULTURA, RECREACION y DEPORTEInstMo Dis!rilel de ReuesclOn 1 [)epg:rt!I

VI. FUNCIONARIOS RETIRADOS

1. SANDRA IVONNE BERNAL GARZO N

La fecha de ingreso a la entidad de la funcionaria Sandra Ivonne fue el día 19 defebrero de 1997 y su fecha de retiro fue el día 01 de febrero de 2014, para un totalde 6.139 días en la empresa, 12 días no trabajados y 6.127 días trabajados, en elcargo de Jefe de Oficina Asesora de Comunícaciones.

Revísando la información suministrada por el Área de Talento Humano ycomparandola con la informacíón reflejada en el aplicativo Kactus, encontramosque dicha información no coincide, ya que la fecha de retiro de la entidad queaparece en la liquidación definitiva es del día 1 de enero de 2013, con un total de5.713 días en la Entidad, 12 días no trabajados y 5.701 días trabajados.

Por lo anterior se puede decir que la información relacionada en el aplicativoKactus no se encuentra actualizada ya que es inconsistente.

2. ROQUE LUIS CONRADO IMITOLA

El funcíonario Roque Luis Conrado ingresó a la entidad el día 6 de mayo del año2013, en el cargo de Asesor - Área de Apoyo a la Contratación, su fecha de retirofue el día 2 de junio del año 2014, para un total de 387 días en la entidad.

La asignación básica del funcionario en referencia era por valor de $4.509.587,con una prima técníca del 29% por un valor de $1.352.876 y con unos gastos derepresentación del 50% por un valor de $2.254.794.

Al revisar en el aplicativo Kactus la Iiquídación definitiva del funcionario RoqueLuis Conrado, se pudo verificar que fue realizada en base a la normatividadvigente y que las fechas coinciden con la información suministrada por el Área deTalento Humano.

,El valor de la liquidación definitiva fue de $20.958.021, la cual se pagó en el mesde julio del año 2014.

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3. NUBlA ESPERANZA SUESCUN GARCIA

A la Señora Nubia Suescun, funcionaria de planta permanente del lORD, se lepagó en el mes de julio el valor de $27.563.019 por concepto de liquidacióndefinitiva. Su fecha de ingreso al lORO fue el día 13 de marzo de 1996 y su fechade retiro fue el día 30 de junio del año 2014, para un total de 6.587 días en laentidad.

Se verificó que la funcionaria tenía el cargo de Profesional Especializado Grado06 en la Oficina de Control Interno, con una asignación básica mensual de$3.254.280, prima técnica del 33% por' un valor de $1.073.912 y prima deantigüedad del 7% por un valor de $227.800, para un total de $4.555.992.

El reporte de la liquidación definitiva no se pudo comparar con el desprendible depago, ya que el aplicativo Kactus presentaba el siguiente error:

KACTUS HR - Error&Reportede Liquid~ción .

IError De La Aplrcaclóll :"..

No se hallaron registros para reportar en este Iper,iodo.

Fuente: Aplicativo Kactus

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ACCAUlIA lOAYllllDE BOGOTÁ o.c.

CUL T\1RA, RECREACIóN V DEPORTElnltituto [);$lrt\llld" R~reaclOo YDe~

4. ERIKA MERCEDES RUGE CUELLAR

La funcionaria de planta temporal Erika Ruge, tenía el cargo de ProfesionalUniversitario en la Oficina Asesora de Planeación, con una a'signación básica de$2.571.520 y una prima técnica del 23% por valor de 591.450, Ipara un sueldo totalde $3.162.970. .

Al revisar la información suministrada por el Área del Talento Humano,encontramos que la fecha de retiro de la entidad de la funcion'aria fue el dia 25 deagosto del año 2014, pero en el reporte de la liquidación definitiva que arroja elaplicativo Kactus, encontramos que la fecha de retiro reflejáda es el dia 24 deseptiembre del año 2014, por consiguiente detectamos una pdsible irregularidad.

En el desprendible de pago del mes de agosto del año 2014 e,ncontramos que a lafuncionaria se le pagó por concepto de la liquidación d~finitiva un valor de$9.573.792 menos la retención en la fuente y por los respectivos 25 diaslaborados en el mes un valor de $2.424.944 menos los descuentos de ley.

. IRevisamos en el aplicativo Orfeo la renuncia al cargo de la funcionaria connúmero de radicado 184792 (05/08/2014) Yel informe final de la entrega del cargocon número de radicado 219642 (22/08/2014), donde se ~udo verificar que la

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fecha de retiro correcta fue el día 25 de agosto del año 2014, presentándose asíun error en el reporte de la liquidación definitiva en el aplicativo Kactus.

En el reporte de la liquidación definitiva obtenido del aJlicativo Kactus quemostramos a continuación, podemos observar que la fecha de retiro de la entidad(24/09/2014) y el valor neto a pagar ($9.573.792) no coincide con el desprendiblede pago del mes de agosto del año 2014 y tampoco i con la informaciónsuministrada por el Área de Talento Humano. ;

Se evidenció que en el mes de septiembre del año 2014 al la funcionaria ErikaRuge se le pagó el valor de $2.878.332, correspondiente a un sueldo básico porvalor de $2.571.520 y una prima técnica del 23% por valor de $591.450, menoslos aportes de salud (4%), pensión (4%) y fondo de solidaridad (1%), como semuestra en el siguiente desprendible de pago. I

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CULTURA, RECREACiÓN Y DEPORTEln5tituto Distritol de RecrftlciOtl y Deporta

Por lo anterior solicitamos nos informen los motivos por el cual se le pagó a lafuncionaria en el mes de septiembre de 2014, el valor flejado en el desprendiblede pago anterior, teniendo en cuenta que la fecha de retiro de la entidad fue el día25 de agosto del año 2014.

5. MARIA EUGENIA SERRANO QUINTERO

La funcionaria Maria Eugenia Serrano Quintero, ingresó a la entidad el dia 26 deabril del año 2012 y se retiró el dia 9 de octubre del año 2014, con el cargo deSubdirectora Técnica de Recreación y Deporte, para un total de 884 diastrabajados en el lORD. Los factores salariales de esta funcionaria eran lossiguientes: asignación básica mensual de $5.288.705, gastos de representacióndel 30% por valor de $1.586.613 y prima técnica del 34% por valor de$1.798.160, para un total de $8.673.478.

En los desprendibles de pago del mes de octubre del año 2014 encontramos que,a la funcionaria Maria Eugenia, se le realizó un pagó por valor de $20.291.660,correspondiente a la liquidación definitiva del contrato de trabajo y a nueve (9)días laborados en el mes. También se evidenció que en el mes de noviembre serealizó un pago por valor de $12.622.466 por concepto de las vacaciones endinero.

Al revisar la liquidación definitiva de la funcionaria María Eugenia Serrano,obtenida del aplicativo Kactus, encontramos que no relacionan las liquidacionesde prestaciones sociales pagadas en el mes de octubre, como lo es la prima deservicios, prima de vacaciones, prima de navidad, cesantias, entre otras, solo seevidencia un valor neto a pagar de $12.622.466 que corresponde a la liquidaciónde las vacaciones en dinero pagadas en el mes de noviembre.

Por lo anterior, se recomienda revisar y actualizar la información del aplicativoKactus, con el fin de garantizar la calidad de la información.

6. JUAN ANTONIO ROA SANCHEZ

La fecha de ingreso a la entidad del funcionario Juan Antonio Roa, fue el 24 deabril del año 2009 y su fecha de retiró fue el 31 de diciembre del año 2015, en elcargo de Subdirector Administrativo y Financiero, para un total de 2047 díastrabajados en el lORD.

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8. SONIA PATRICIA GIRÓN APONTE

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CULTURA, RECREACION y DEPORTEIl'l$lill/lQ Distrital de RecreociOr1 y Deporte

En el mes de enero del año 2015 se le liquidó y pagó¡ al funcionario lasprestaciones sociales, tales como, prima de servicios, prir;na de vacaciones,cesantias, entre otras, por un valor de $31.505.331 correspondiente a laliquidación definitiva del contrato de trabajo y en el mes de febrero se efectuó unpago por valor de $29.548.044, por concepto de las vacacione~ en dinero.

I

Al comparar la liquidación definitiva del contrato de trabajo del funcionario,obtenida del aplicativo Kactus, con los desprendibles de pagos mencionadosanteriormente, encontramos que, solo relacionan el pago d~ las vacaciones endinero pagadas en el mes de febrero.

Frente a lo anterior, se evidencia que la información relacionJda en la liquidacióndefinitiva no es consecuente con los desprendibles de pago. .

7. MARIA OFELlA CANTOR GUTIERREZ

ILa funcionaria Maria Ofelia Cantor, ingresó a la entidad el 2 de enero del año1997, en el cargo de Profesional Especializado - Área lde Control InternoDisciplinario, su fecha de retiro fue el 1 de abril del año 2015, para un total de6571 días laborados en la entidad. i

IAl revisar en el aplicativo Kactus la liquidación definitiva de la funcionaria enmención, se pudo verificar que fue realizada en base a la no:rmatividad vigente yque las fechas coinciden con la información suministrada por el Área de Talento,Humano. El valor de la liquidación definitiva fue de $10.679.043, la cual se pagóen el mes de abril del año 2015.

,I

La fecha de ingreso a la entidad de la funcionaria Sonia Patricia Girón, fue el día10 de septiembre del año 2013, en el cargo de Auxiliar administrativo, con unaasignación básica de $1.434.615, su fecha de retiro fue el día 30 de junio del año2015, para un total de 387 dias laborados en la entidad. I

En el desprendible de pago del mes de junio del año 2015 se puede observar que,se le pagó a la funcionaria el valor de $6.267.662 por concepto de la liquidacióndefinitiva del contrato y treinta dias laborados en el mes y t~mbién se evidencióque se le descuenta dos veces el aporte de salud y pensión en el mismo mes.

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CULTURA, RECREACION y DEPORTEIrl$\iMo 0islIiIllI de RecreeciOn YDepotte

En aras de mejorar los procesos y garantizar que la información sea confiable,recomendamos revisar los controles aplicados en la liquidación de nómina paraevitar posibles irregularidades que se puedan presentar a futuro.

El reporte de la liquidación definitiva no se pudo comparar con el desprendible depago, ya que al momento de descargar el soporte, el aplicativo Kactus presentabaerror.

VII. HALLAZGOS

Hallazgo 1: Se evidenció que las fechas de retiro de la entidad reflejadas en lasliquidaciones definitivas de las funcionarias Sandra Ivonne Bernal Garzón y ErikaMercedes Ruge Cuellar, no son consecuentes con las fechas de los desprendiblesde pago del aplicativo Kactus y tampoco con la información suministrada por elÁrea de Talento Humano. Esta situación revela que no se contempló lo normadoen el literal e) del artículo 2' de la Ley 87 de 1993.

En las explicaciones presentadas referente a este hallazgo, (memorando No.293813 del 24 de agosto de 2015), el Área de Talento Humano - nóminaargumenta que, "la fecha de retiro de la entidad correspondiente a las señorasSandra Ivonne Bernal Garzón y Erika Mercedes Ruge Cuellar, en el programaKactus, se encuentran acordes con las resoluciones NO.027 de 24 de enero de2014 y 483 de 12 de agosto de 2014 respectivamente, mediante las cuales seaceptan .sus renuncias (. ..).

Como consecuencia de lo anterior, se verificó con las funcionarias del Área deNómina, que las fechas de retiro del aplicativo Kactus coinciden con lasresoluciones antes mencionadas, pero encontramos que el link del aplicativoKactus, "Reporte de Liquidación Definitiva", no se utiliza para las actividadesdiarias por esta Área, por tal motivo la información obtenida no se encuentraconsolidad o cruzada con los desprendible de pagos, razón por la cual el hallazgose confirma.

Hallazgo 2: La información relacionada en la liquidación definitiva de losfuncionarios María Eugenia Serano Quintero y Juan Antonio Roa Sánchez no seencuentran consolidados los valores finales y no son consecuentes con losdesprendibles de pago del aplicativo Kactus, incumpliendo así la actividad 47 del"Procedimiento de Liquidación de Nómina" Gestión Talento Humano V.5."Realizar acumulación de la liquidación definitiva en el sistema Kactus" y el literale) del artículo 20 de la Ley 87 de 1993.

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CUlTURA. RECREACION y DEPORTEInstituto OistriW ~ ReeteadOn Y Oepote

Con respecto a lo anterior, el Área de Talento Humano - NÓ~ina, nos manifiestaque "una vez revisadas las liquidaciones definitivas en el acu(TIulado del sistemaKactus se observa que los valores finales se encuentran consolidados y enarmonia con los respectivos desprendibles de pago. '

Con la anterior argumentación y después de verificar con las fJncionarias del Áreade Nómina, encontramos que en el aplicativo Kactus no se está utilizando el link"Reporte de Liquidación Definitiva", como se expresó anteriorlflente, por tal razónal comparar la información obtenida de dicho link, se ev¡idencia que no esconsecuente con los desprendibles de pagos. Por lo expuesto anteriormente, elhallazgo se confirma.

VIII. OBSERVACIONES II

IJ. En cuanto a la irregularidad administrativa, en el pago de nómina por dias

no laborados, (...), el Área de Nómina nos contestal que "detectó estasituación y en consecuencia procedió a ponerla en bonocimiento de laseñora Erika Mercedes Ruge Cuel/ar requiriendo la d~volución del dinero,quien la realizó el dia 26 de septiembre de 2014 (. ..). Se verificó que elpago fue realizado mediante consignación en la puenta de ahorrosNO.001700027327 del Banco Davivienda a favor delllnstituto Distrital deRecreación y Deporte. Por consiguiente la oficina de cq>ntrolinterno aceptalas explicaciones ofrecidas por el Área responsable desvirtuando elhallazgo presentado. '

2. Acerca de las deducciones por concepto de salud y pensión que se lerealizaron a la señora Sonia Patricia Girón Aponte,se verificó que soncorrectas y que corresponden a las del respectivo mes y liquidacióndefinitiva. Por lo tanto se cierra el hallazgo presentado. I

Ii

IX. RECOMENDACIONES I

Teniendo en cuenta el literal g) del artículo 4° y el literal g) deljartículo 12 de la Ley87 de 1993, se recomienda lo siguiente: '

1. Revisar en el aplicativo Kactus los links que no se estén utilizando en lasactividades diarias, por parte del Área de Talento Humano - Nómina ysolicitar la deshabilitación al proveedor del softwate o colocarlos en

I

funcionamiento, para que la información reportada sea consecuente y estéen armonia.

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CULTURA, RECREACION V DEPORTE

Il'ISUMo Dfstrtlal de Recreación y ~JXIrte

2. Actualizar las fechas de retiro de las funcionarias en el aplicativo Kactus, ytener en cuenta al momento de la liquidación de las prestaciones socialesla comparación de la historia laboral del personal con la informaciónrelacionada en el aplicativo, para garantizar que la información seaconfiable y no se presenten pagos por dias no laborados.

3. Realizar las correcciones respectivas para la solución de los inconvenientespresentados y fortalecer los controles internos frente al proceso deliquidación de nómina.

LUIS FRANCI CANTE CÉSPEDESJefe Oficina de Control Interno

Elob~ró:VinoPool.Figuero.c.~contr.tist. OCI

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