address book conversion utility guida per l’utente1 2 3 4 5 struttura del manuale operazioni...

Address Book Conversion Utility

Guida per l’utente

1

2

3

4

5

Struttura del manuale

Operazioni preliminari

Installazione della Address Book Conversion Utility

Creazione dei file di rubrica

Appendice

Cap. 1

Cap. 2

Cap. 3

Cap. 4

• In fase di scrittura è stata prestata particolare attenzione nel garantire che il presente manuale fosse privo di imprecisioni e omissioni.• Tuttavia, nell’ottica di una politica di miglioramento continuo dei prodotti, Canon sarà lieta di fornire ulteriori spiegazioni eventualmente richieste dai

propri utenti.

Sommario

Uso del manuale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iiiSimboli utilizzati nel manuale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iiiSchermate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ivAbbreviazioni utilizzate nel manuale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv

Marchi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . v

Capitolo 1 Operazioni preliminari

Panoramica della Address Book Conversion Utility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2

Flusso delle operazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3Per convertire le rubriche di altri programmi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3Per creare delle nuove rubriche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4

Capitolo 2 Installazione della Address Book Conversion Utility

Configurazione di sistema richiesta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

Installazione della Address Book Conversion Utility . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-3

Disinstallazione della Address Book Conversion Utility . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6

Capitolo 3 Creazione dei file di rubrica

Conversione dei file di rubrica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2

Creazione di nuovi file di rubrica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8

Capitolo 4 Appendice

Indice analitico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2

ii

Uso del manuale

Simboli utilizzati nel manuale

IMPORTANTE• Indica le voci o le precauzioni che è importante rispettare per evitare che un utilizzo

improprio del prodotto provochi dei danni al sistema.

NOTA• Indica le voci di riferimento o le informazioni supplementari che è opportuno conoscere.

Nel manuale, i tasti e i pulsanti vengono indicati nel modo seguente:

Pulsanti utilizzati per il funzionamento del programma................. [Impostazioni]

iii

SchermateA seconda dell’ambiente operativo in uso, l’aspetto delle schermate riprodotte nel presente manuale può differire da ciò che viene effettivamente visualizzato sullo schermo.

I pulsanti e le impostazioni citati in una procedura sono contrassegnati da un segno circolare, come mostra la schermata di esempio seguente. Quando si utilizzano più pulsanti o impostazioni, il segno circolare viene riprodotto su tutti gli elementi interessati.

Abbreviazioni utilizzate nel manualeIl sistema operativo Microsoft Windows 98 viene citato come Windows 98.

Il sistema operativo Microsoft Windows Millennium Edition viene citato come Windows Me.

Il sistema operativo Microsoft Windows NT 4.0 viene citato come Windows NT.

Il sistema operativo Microsoft Windows 2000 viene citato come Windows 2000.

Il sistema operativo Microsoft Windows XP viene citato come Windows XP.

Il sistema operativo Microsoft Windows viene citato come Windows.

6 Fare clic sul pulsante [OK].

Fare clic qui

iv

Marchi

• Windows e Windows NT sono marchi registrati della Microsoft negli Stati Uniti e in altri paesi.

• Adobe Acrobat è un marchio registrato della Adobe Systems Incorporated.

• Lotus e Lotus Notes sono marchi registrati della Lotus Development Corporation o Lotus Development Japan.

Altri nomi di prodotti e società citati nel presente manuale possono essere marchi o marchi registrati dei rispettivi proprietari.

v

CAPITOLO

1
Operazioni preliminari
Questo capitolo fornisce una panoramica del programma e delle procedure operative.

Panoramica della Address Book Conversion Utility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-2

Flusso delle operazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-3Per convertire le rubriche di altri programmi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-3Per creare delle nuove rubriche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-4

1-1

Ope

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i

1

Panoramica della Address Book Conversion Utility

La Address Book Conversion Utility è un’applicazione stand-alone che consente di importare i dati dei file di indirizzi da Lotus Notes (di seguito citato semplicemente come Notes), da Microsoft Exchange (di seguito citato semplicemente come Exchange) e da altri programmi di gestione della posta elettronica, e di convertirli in un formato utilizzabile dalle periferiche Canon.

Poiché i dati delle rubriche memorizzati in alcune altre applicazioni vengono convertiti direttamente, l’uso della Address Book Conversion Utility fa sì che non si debbano ricreare rubriche, aumentando l’affidabilità del relativo contenuto.

Una volta completata l’importazione, è possibile utilizzare la Address Book Conversion Utility anche per aggiornare le voci con nuove informazioni oppure per semplificarne l’utilizzo da parte degli utenti.

NOTA• Per registrare (importare) i file di rubrica (*.abk), utilizzare l’IU remota. Questo

programma non consente infatti di registrare (importare) i file di rubrica (*.abk) della periferica. Per informazioni dettagliate sull’uso dell’IU remota, consultare il manuale di istruzioni fornito con l’IU remota. Per la registrazione (importazione) mediante l’IU remota, sono richiesti i diritti di amministratore.

á Lotus Notes

Importa

File di esportazione (*.abk)

Esporta

Aggiunta, modifica o eliminazione di voci

Importazione nella periferica �

mediante lÕIU remota

Periferica

á Microsoft Exchange

á Microsoft Outlook

á Microsoft Outlook Express

Salva/�

Salva con nome

Apri File di rubrica originale (*.abu)

Address Book Conversion Utility

á Canon Fax Driver

I programmi seguenti possono essere utilizzati

per creare il file di rubrica:

Il formato di file originale del programma.)

Panoramica della Address Book Conversion Utility1-2

Flusso delle operazioni

1

Ope

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oni p

relim

inar

i

Questo programma consente di convertire e successivamente esportare i file di rubrica (*.abk) per la registrazione nella periferica mediante l’importazione dei file di rubrica creati con altre applicazioni o mediante la creazione di nuove voci. La procedura varia a seconda del metodo selezionato. Una volta installato il software, eseguire una delle seguenti procedure.

Per informazioni sulle operazioni non descritte in questo manuale, consultare la Guida in linea. Per visualizzare la Guida in linea, eseguire il programma e successivamente selezionare [Guida in linea] dal menu [?].

Per convertire le rubriche di altri programmi

Per informazioni dettagliate su ciascuna delle operazioni indicate, fare riferimento a “Conversione dei file di rubrica” (vedere a pag. 3-2).

Installare il software

Scegliere il metodo di importazione

Aggiungere, modificare o eliminare gli indirizzi desiderati

Esportare i file di rubrica (*.abk)

Flusso delle operazioni 1-3

1

Ope

razi

oni p

relim

inar

i

Per creare delle nuove rubriche

Per informazioni dettagliate su ciascuna delle operazioni indicate, fare riferimento a “Creazione di nuovi file di rubrica” (vedere a pag. 3-8).

Installare il software

Aggiungere le voci

Aggiungere, modificare o eliminare gli indirizzi desiderati

Esportare i file di rubrica (*.abk)

Flusso delle operazioni1-4

CAPITOLO

2
Questa sezione descrive come installare la Address Book Conversion Utility. Quando si esegue il file “Setup.exe”, viene avviata una procedura guidata che assiste l’utente attraverso tutte le singole fasi del processo di installazione.

Configurazione di sistema richiesta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-2

Installazione della Address Book Conversion Utility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-3

Disinstallazione della Address Book Conversion Utility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-6

2-1

Inst

alla

zion

e de

lla A

ddre

ss B

ook

Con

vers

ion

Util

ity

2

Configurazione di sistema richiesta

Per eseguire la Address Book Conversion Utility, è richiesto uno dei sistemi operativi seguenti.

• Windows 98

• Windows Me

• Windows NT 4.0 (Service Pack 4 o successivo)

• Windows 2000

• Windows XP

Configurazione di sistema richiesta2-2


Inst

alla

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Con

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ion

Util

ity

2

Per installare la Address Book Conversion Utility, eseguire la procedura indicata di seguito.

NOTA• Per installare la Address Book Conversion Utility da Windows NT 4.0 o Windows 2000/

XP, è necessario collegarsi come amministratore.

1 Accendere il computer e avviare Windows.

2 Fare doppio clic sull’icona [Setup.exe].

Una volta visualizzata la finestra seguente, l’installazione viene avviata.

Dopo qualche istante, la finestra viene sostituita da una schermata di benvenuto.

NOTA• In alcuni sistemi operativi, è possibile che l’icona di avvio del programma di

installazione sia [Setup] anziché [Setup.exe].

Installazione della Address Book Conversion Utility 2-3

2

Inst

alla

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lla A

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Con

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Util

ity

3 Fare clic sul pulsante [Avanti].

4 Fare clic sul pulsante [Avanti] per accettare il percorso di installazione predefinito.

Per utilizzare la configurazione predefinita, fare clic su [Avanti] per passare alla fase successiva.Per modificare il percorso di installazione, fare clic sul pulsante [Sfoglia] e selezionare una nuova posizione.

Installazione della Address Book Conversion Utility2-4

2

Inst

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ook

Con

vers

ion

Util

ity

5 Viene avviata l’installazione.

6 Fare clic sul pulsante [Fine].

L’installazione è completa e viene visualizzato il desktop di Windows.

Installazione della Address Book Conversion Utility 2-5

Inst

alla

zion

e de

lla A

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ook

Con

vers

ion

Util

ity

2

Disinstallazione della Address Book Conversion Utility

Questa sezione descrive come disinstallare la Address Book Conversion Utility.

Attenersi alle procedure descritte di seguito per eseguire il processo di disinstallazione.

NOTA• Per disinstallare la Address Book Conversion Utility da Windows NT 4.0 o Windows

2000/XP, è necessario collegarsi come amministratore.

1 Fare clic sul pulsante [Avvio] e selezionare [Impostazioni] _ [Pannello di controllo].

Viene visualizzato il [Pannello di controllo].

2 Fare doppio clic sull’icona [Installazione applicazioni].

Viene visualizzata la finestra [Proprietà Installazione applicazioni].

(In alcuni sistemi operativi, anziché la finestra [Proprietà Installazione applicazioni] viene visualizzata la finestra [Installazione applicazioni].)

Disinstallazione della Address Book Conversion Utility2-6

2

Inst

alla

zion

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lla A

ddre

ss B

ook

Con

vers

ion

Util

ity

3 Selezionare [Address Book Conversion Utility], quindi fare clic sull’apposito pulsante ([Aggiungi/Rimuovi] o [Cambia/Rimuovi], a seconda del sistema operativo in uso) per avviare la disinstallazione.

Viene avviato il programma di disinstallazione.

NOTA• Quando viene visualizzato il messaggio che richiede la conferma dell’eliminazione

dei file comuni, fare clic sul pulsante corrispondente all’opzione desiderata. Se non si è certi di poter eliminare senza rischi i file comuni, fare clic su [No a tutti].

Disinstallazione della Address Book Conversion Utility 2-7

CAPITOLO

3
Creazione dei file di rubrica
Questo capitolo descrive come importare le rubriche da altri pacchetti software e come crearne di nuove.

Conversione dei file di rubrica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-2

Creazione di nuovi file di rubrica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-8

3-1

Cre

azio

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i rub

rica

3

Conversione dei file di rubrica

Questa sezione descrive come convertire i file di rubrica creati con altri programmi (Microsoft Exchange, Lotus Notes, ecc.) e come creare dei file di rubrica per la registrazione in una periferica Canon.

1 Fare clic sul pulsante [Avvio], quindi selezionare [Programmi] � [Address Book Conversion Utility] � [Address Book Conversion Utility].

Quando si avvia la Address Book Conversion Utility, viene visualizzata una schermata simile a quella precedente. Dopo alcuni istanti, viene aperta la finestra di dialogo [Nuova rubrica].

2 Selezionare il tipo di rubrica, quindi fare clic sul pulsante [OK].

Solo fax, posta elettronica: Selezionare questa opzione per esportare nelle periferiche prive di numeri a selezione rapida.

Fax, posta elettronica con numeri a selezione rapida:Selezionare questa opzione per esportare nelle periferiche che supportano i numeri a selezione rapida.

Conversione dei file di rubrica3-2

3

Cre

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rica

3 Dal menu [Impostazioni], selezionare [Preferenze].

4 Nella finestra di dialogo [Preferenze] effettuare le impostazioni necessarie per ciascuna scheda, quindi fare clic sul pulsante [OK].

[Numero a selezione rapida] Impostare il valore massimo per i numeri a selezione rapida da aggiungere all’indirizzo.Questa impostazione è valida se è stato selezionato il tipo di rubrica “Fax, posta elettronica con numeri a selezione rapida”.

[Numero di voci da esportare] Specificare un valore compreso nell’intervallo tra 0 e 9999 per il numero massimo di voci che possono essere esportate. Di norma, il valore specificato in questo punto è il numero massimo di voci che può essere registrato nella periferica. Se durante un’esportazione viene superato questo numero, appare un messaggio di avviso. Questa impostazione è valida se è stato selezionato il tipo di rubrica “Solo fax, posta elettronica”.

[File registro] Specificare il percorso del file registro per l’esportazione degli eventuali messaggi di errore, ecc. durante la conversione dei dati degli indirizzi.

[Server di Exchange] Impostare le condizioni per la conversione dei dati degli indirizzi esportati da Exchange.

[Server di Notes] Impostare le condizioni per la conversione dei dati degli indirizzi esportati da Notes.

[Rubrica] Specificare quando si ottiene una rubrica creata con un programma diverso da Exchange o Notes.

[Impostazioni di conversione dei dati]

Impostare le condizioni per la conversione dei dati degli indirizzi.

Conversione dei file di rubrica 3-3

3

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5 Dal menu [File], selezionare [Importa].

6 Selezionare il metodo di importazione, quindi fare clic sul pulsante [OK].

7 Selezionare il tipo di rubrica da importare.

Aggiorna voci esistenti con lo stesso nome: (Non disponibile)

Aggiorna le voci che hanno lo stesso nome di quelle che si stanno modificando.È possibile selezionare questa opzione anche quando le voci sono già state aggiunte.

Aggiorna voci esistenti con lo stesso nome e aggiungi nuove voci:

Aggiorna le voci che hanno lo stesso nome di quelle che si stanno modificando e aggiunge le voci con nomi nuovi.

Aggiungi tutte le voci come nuove voci:

Aggiunge come nuove voci le voci che si stanno attualmente modificando.


3

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NOTA• Il tipo di rubrica è definito dall’applicazione utilizzata per crearla. Selezionare [Rubriche]

se la rubrica è stata creata con un programma diverso da Exchange o Notes.

8 Fare clic sul pulsante [Sfoglia] e selezionare il file di rubrica da importare, quindi fare clic sul pulsante [Apri].

NOTA• Se al punto 7 è stata specificata l’opzione [Rubriche], non è più necessario

selezionare la rubrica. Fare clic sul pulsante [OK] per visualizzare la finestra di dialogo [Seleziona le voci da importare dalla rubrica]. Selezionare le voci da aggiungere, quindi fare clic sul pulsante [OK]. Passare al punto 10.



3

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10 Per correggere una voce importata, selezionarla e successivamente fare clic su [Modifica] � [Modifica]. Per aggiungere una nuova voce, selezionare [Modifica] � [Aggiungi nuova voce].

NOTA• Per modificare una voce o per aggiungerne una nuova, è anche possibile

selezionarla mediante un doppio clic oppure fare clic su di essa con il pulsante destro del mouse ed effettuare una selezione dal menu a comparsa visualizzato.

11 Dal menu [File], selezionare [Esporta].

Viene visualizzata la finestra di dialogo [Impostazioni di esportazione].

NOTA• Per esportare solo alcune voci, selezionare le caselle di controllo presenti a sinistra

di ciascuna voce.• È anche possibile salvare le voci in file di rubrica (*.abu) univoci esclusivi di questo

programma senza esportarle. A tale scopo, selezionare [File] � [Save].

12 Fare clic sul pulsante [Sfoglia].


3

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13 Immettere il nome del file di esportazione (*.abk), quindi fare clic sul pulsante [Apri].

14 Selezionare il tipo di rubrica (Numero di fax, Indirizzo di posta elettronica) esportato.


Il file di rubrica (*.abk) viene creato.A questo punto, la procedura di creazione dei file di rubrica è terminata.È possibile registrare i file di rubrica importati (*.abk) mediante l’IU remota.

NOTA• Per registrare (importare) i file di rubrica (*.abk) della periferica, utilizzare l’IU

remota. Questo programma non consente infatti di registrare (importare) i file di rubrica (*.abk) della periferica. Per informazioni dettagliate sull’uso dell’IU remota, consultare il relativo manuale di istruzioni. Per la registrazione (importazione) con l’IU remota, sono richiesti i diritti di amministratore.


Cre

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3

Creazione di nuovi file di rubrica

Questa sezione descrive come immettere delle nuove voci e come creare dei file di rubrica per la registrazione in una periferica Canon.

1 Fare clic sul pulsante [Avvia], quindi selezionare [Programmi] � [Address Book Conversion Utility] � [Address Book Conversion Utility].

Quando si avvia la Address Book Conversion Utility, viene visualizzata una schermata simile a quella precedente. Dopo alcuni istanti, viene aperta la finestra di dialogo [Nuova rubrica].

2 Selezionare il tipo di rubrica, quindi fare clic sul pulsante [OK].

Solo fax, posta elettronica: Selezionare questa opzione per esportare nelle periferiche prive di numeri a selezione rapida.

Fax, posta elettronica con numeri a selezione rapida:Selezionare questa opzione per esportare nelle periferiche che supportano i numeri a selezione rapida.

Creazione di nuovi file di rubrica3-8

3

Cre

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3 Dal menu [Impostazioni], selezionare [Preferenze].

4 Nella finestra di dialogo [Preferenze], effettuare le impostazioni necessarie per ciascuna scheda, quindi fare clic sul pulsante [OK].

5 Dal menu [Modifica], selezionare [Aggiungi nuova voce].

Viene visualizzata la finestra di dialogo [Aggiungi nuova voce].

[Numero a selezione rapida] Impostare il valore massimo per i numeri a selezione rapida da aggiungere all’indirizzo.Questa impostazione è valida se è stato selezionato il tipo di rubrica “Fax, posta elettronica con numeri a selezione rapida”.

[Numero di voci da esportare] Specificare un valore compreso nell’intervallo tra 0 e 9999 per il numero massimo di voci che possono essere esportate. Di norma, il valore specificato in questo punto è il numero massimo di voci che può essere registrato nella periferica. Se durante un’esportazione viene superato questo numero, appare un messaggio di avviso. Questa impostazione è valida se è stato selezionato il tipo di rubrica “Solo fax, posta elettronica”.

[File registro] Specificare il percorso del file registro per l’esportazione degli eventuali messaggi di errore, ecc. durante la conversione dei dati degli indirizzi.

[Impostazioni di conversione dei dati]

Impostare le condizioni per la conversione dei dati degli indirizzi.

Creazione di nuovi file di rubrica 3-9

3

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6 Immettere la nuova voce, quindi fare clic sul pulsante [OK].

È possibile aggiungere un numero illimitato di voci selezionando ripetutamente [Aggiungi nuova voce] dal menu [Modifica].

Nome: Immettere un nome per la voce (massimo 127 caratteri, campo obbligatorio)

Tipo: Selezionare il tipo di dati della voce.

Destinazione: Immettere il numero di fax o l’indirizzo di posta elettronica (campo obbligatorio)

Rep./Div.: Immettere il nome del reparto o della divisione (massimo 255 caratteri.)

Numero di accesso: Immettere la password di riferimento dell’indirizzo (numeri interi composti da un massimo di 7 cifre)

Numero a selezione rapida: Per impostazione predefinita viene impostato il numero più basso possibile. L’intervallo consentito per il numero da immettere è compreso tra 1 e il numero specificato in Preferenze-Numero a selezione rapida. (Questa opzione è disponibile solo se è stato selezionato il tipo di rubrica “con numeri a selezione rapida”)


3

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i rub

rica

NOTA• È anche possibile salvare le voci in file di rubrica (*.abu) univoci esclusivi di questo

programma senza esportarle. A tale scopo, selezionare [File] � [Salva].

7 Dal menu [File], selezionare [Esporta].

8 Fare clic sul pulsante [Sfoglia].

9 Immettere un nome per il file di esportazione (*.abk), quindi fare clic sul pulsante [Apri].

Creazione di nuovi file di rubrica 3-11

3

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10 Selezionare il tipo di rubrica (Numero di fax, Indirizzo di posta elettronica) da esportare.


Il file di rubrica (*.abk) viene creato.A questo punto, la procedura di creazione dei nuovi file di rubrica è terminata.È possibile registrare i file appartenenti alla rubrica importati (*.abk) mediante l’IU remota.

NOTA• Per registrare (importare) i file di rubrica (*.abk) della periferica, utilizzare l’IU

remota. Questo programma non consente infatti di registrare (importare) i file di rubrica (*.abk) della periferica. Per informazioni dettagliate sull’uso dell’IU remota, consultare il relativo manuale di istruzioni. Per la registrazione (importazione) con l’IU remota, sono richiesti i diritti di amministratore.


CAPITOLO

4
Appendice
Indice analitico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-2

4-1

App

endi

ce

4

Indice analitico

DDestinazione, 3-10

EEsporta, 3-6, 3-11

FFax, posta elettronica con numeri a selezione

rapida, 3-2, 3-8File di esportazione, 1-2, 3-7, 3-11File di rubrica, 1-2File di rubrica originale, 1-2Flusso delle operazioni, 1-3

IImporta, 1-2, 3-4IU remota, 1-2

MMetodo di importazione, 3-4

NNome, 3-10Numero a selezione rapida, 3-10Numero di accesso, 3-10Nuova voce, 3-10

PPeriferica, 1-2Preferenze, 3-3, 3-9

RRep./Div., 3-10

SSolo fax, posta elettronica, 3-2, 3-8

TTipo, 3-10Tipo di rubrica, 3-2, 3-8

VVoce importata, 3-6

Indice analitico4-2

address book conversion utility guida per l’utente1 2 3 4 5 struttura del manuale operazioni...

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