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ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS

UNIDAD III

2013

CONTENIDO

1. ¿Importancia de la administración de proyectos?

2. Planeación del proyecto

3. Programación del proyecto

4. Control del proyecto

5. Técnicas de administración de proyectos

5.1 PERT y CPM

6. Uso de Microsoft PROJECT

• Definir en qué consiste la Administración de

Proyectos

• Estructurar los proyectos

• Elaborar los diagramas de redes e identificar la

secuencia de las actividades

• Determinar una o varias rutas críticas

• Establecer la probabilidad de aceptar o rechazar

un proyecto

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

A reforzar el TEMA en el capítulo 3 de su libro de texto

Importancia de la administración de proyectos

• Para el administrador de operaciones, la

programación de un proyecto implica un reto

difícil. Los riesgos de la Administración de

Proyectos son altos.

• Los costos excedentes

• Las demoras innecesarias ocurren debido a la

programación y el control deficientes

Construcción de un edificio

Investigación

Ejemplos de proyectos

¿Qué es un proyecto?

Proyecto se define como una serie de tareas relacionadas dirigidas hacia un resultado importante. (Heizer & Render)

Planeación

Programación

Control

Planeación del

proyecto

Esta fase incluye el establecimiento de metas, la definición del proyecto, y la organización del equipo, con el fin de lograr la manera efectiva de asignar las personas y los recursos físicos necesarios.

Planeación, programación y control del proyecto

Figura 3.1

Antes del Inicio del proyecto Línea de

proyecto Durante el proyecto Tiempo

1. Es responsable que todas las actividades

necesarias se complementen en la secuencia

adecuada y a tiempo.

2. Se asegura que el proyecto esté dentro del

presupuesto.

3. Es responsable que el proyecto cumpla sus

metas de calidad.

4. Motivar al personal, dirigir e informar a todos

sobre el proyecto.

Actividades que desarrolla

el Gerente del Proyecto

Estructura de desglose del trabajo

Programa

Proyecto 1 Proyecto 2

Tarea 1.1

Subtarea 1.1.1

Paquete de trabajo 1.1.1.1

Nivel

1

2

3

4

Tarea 1.2

Subtarea 1.1.2

Paquete de trabajo 1.1.1.2

División de un proyecto en componentes cada vez más detallados: Proyecto, tareas, subtareas y actividades (o paquetes de trabajo)

Son gráficas de planeación usadas para programar recursos y asignar tiempos.

En esta fase se relacionan las personas, el dinero y los suministros con actividades específicas, y se establece la relación de las actividades entre sí, con las siguientes interrogantes:

Programación

del proyecto

Programación del proyecto

¿Cuánto tiempo llevará realizar cada actividad?

¿Cuántas personas se necesitan para desarrollar el proyecto en cada una de las actividades individuales?

Los materiales necesarios para cada actividad

Figura 3.1




Control del proyecto

Significa usar una supervisión detallada:

Recursos

Costos

Calidad

Presupuestos

Ciclo de retroalimentación

Figura 3.1




Project Planning, Scheduling, and Controlling

Figure 3.1

Presupuestos Actividades retrasadas Actividades del proyecto y e informe

Tiempo / estimaciones de costos Presupuestos Ingeniería diagramas Diagramas de flujo de efectivo Materiales e inventarios

CPM/PERT Gráfica de Gatt Gráficas de estadisticas Horarios, flujos de efectivo



Estructuración

de proyectos

• Proyecto puro

• Proyecto funcional

• Proyecto de matriz

Ventajas

• El gerente del proyecto tiene plena autoridad sobre el mismo

• Los miembros del equipo se reportan con un jefe.

• Las líneas de comunicación se acortan.

• Las decisiones se toman con rapidez

• Hay un nivel elevado de orgullo, motivación y compromiso del equipo.

Proyecto puro

Un proyecto puro es donde un equipo

autónomo trabaja tiempo completo en

el proyecto.

Desventajas:

• Duplicidad de recursos

• Se ignoran las metas y políticas organizacionales.

• La organización se queda atrás en su conocimiento de la nueva tecnología debido a las debilitadas divisiones funcionales.

• Los miembros del equipo no tienen su propia área funcional.

Proyecto funcional

Presidente

Investigación

y Desarrollo Ingeniería Manufactura

Project

A

Project

B

Project

C

Project

D

Project

E

Project

F

Project

G

Project

H

Project

I

Un proyecto funcional es aquel que

forma parte de una división funcional

Ejemplo, el proyecto “B” está en el área

funcional de Investigación y Desarrollo

Ventajas

• Un miembro de un equipo puede trabajar en

varios proyectos

• La experiencia técnica se mantiene dentro del

área funcional

• El área funcional es un hogar después que se

termina el proyecto

• Una masa crítica de expertos especializados en

el área funcional crea soluciones sinérgicas para

los problemas técnicos de un proyecto

Desventajas

• Los aspectos del proyecto que no se vinculan directamente con el área funcional pueden resultar perjudicados

• La motivación de los miembros del equipo a menudo es débil

• Las necesidades del cliente son secundarias y se responden a ellas con lentitud

Proyecto matriz

Presidente

Investigación

y Desarrollo Ingeniería Manufactura Mercadeo

Administrador

Proyecto A

Administrador

Proyecto B

Administrador

Proyecto C

Ventajas

• Mejora la comunicación entre las áreas funcionales

• Un administrador del proyecto se responsabiliza por la terminación exitosa del mismo

• Se minimiza la duplicidad de recursos

• Los miembros del equipo tienen su propia área funcional

• Al seguir las políticas de la organización matriz se incrementa el apoyo para el proyecto

Desventajas

• Muchos jefes

• Depende de las habilidades de negociación del administrador

• La suboptimización es un peligro, pues acumulan recursos para su propio proyecto.

Técnicas de planeación

y programación de proyectos

Estas pueden clasificarse como:

1. Gráfica de Gantt

2. Método de Redes

Técnicas

Gráfica de Gantt

Historia y Evolución

Es la primera herramienta de planeación, programación y control de proyectos, fue desarrollada alrededor del año 1910, por Henry L. Gantt, en la construcción de barcos durante la primera guerra mundial.

La evolución del diagrama de Gantt hacia una red probablemente surge a finales de la década de 1940, cuando aparece el método de pilares de la marina de Estados Unidos.

También es conocida como gráfica de barras.

Gráfica de Gantt

Definición

Gráfica que muestra tanto la cantidad de tiempo, como la secuencia en la cual pueden desempeñarse las actividades.

(Chase-Jacob-Aquilano)

Gráfica de planeación usada para programar recursos y asignar tiempos.

(Heizer & Render)

Simbología utilizada en la

Gráfica de Gantt

Los símbolos que se emplean en la elaboración y presentación de la gráfica son:

• [ = Inicio de una actividad

• ] = Fin de una actividad

• [-------] = Progreso actual de la actividad

• V = (Vértice) = Indicador que marca el tiempo en el cual se encuentra el proyecto en el momento.

Ventajas

Fácil de elaborar, de uso muy común en la programación de proyectos.

Resulta más económica con relación a los métodos de redes.

Se podrá comprobar el progreso general del sistema de tareas en cualquier punto en el tiempo.

La gráfica de Gantt es una herramienta que puede tener amplia divulgación.

Desventajas

No indica las causas y como repercute en la fecha final de un proyecto, cuando hay problemas de retraso en una o más actividades.

Difícil de actualizar

Este método es inadecuado cuando se trate de programar proyectos complejos, debido a que no muestran interdependencia y relaciones entre actividades y especialmente cuando ocurren cambios. El método de programación de proyectos con red resuelve estas dificultades.

Gráfica Gantt (Chase)

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5

Actividad 6

Tiempo

Eje Vertical: Siempre

Actividades o

Trabajos

Eje Horizontal: Siempre Tiempo

Las barras / Corchetes horizontales

se utilizan para indicar el período de

tiempo para cada actividad o trabajo.

Unidad III EJEMPLO GRÁFICA DE GANTT

Guatemala, febrero 2013

Ejemplo de clase Gráfica de Gantt

El personal administrativo del hospital El Rosario, se ha comprometido a introducir un nuevo procedimiento de diagnóstico, este procedimiento requiere la adquisición, instalación e introducción de un nuevo instrumento médico. Se designó al doctor David Meyer de que la introducción se realice en forma rápida y sin contratiempos. El doctor Meyer elaboró una lista de las actividades que deben concluirse antes de que el nuevo servicio pueda comenzar.

A. Redacción del instructivo B. Selección de operadores C. Capacitación de operadores D. Elaboración del nuevo material publicitario E. Anuncio del nuevo servicio de diagnóstico F. Compra y embarque del nuevo equipo G. Recepción del equipo H. Prueba de los nuevos operadores en el equipo

Planteamientos

El orden en que deben realizarse es el siguiente:

1. El proyecto se inicia con las actividades A, B y F, las cuales deben realizarse en 2, 4 y 8 semanas respectivamente

2. La actividad C, con 3 semanas de duración, se inicia al concluir A y B 3. La actividad D, con 4 semanas de duración, es sucesora de A y B 4. Después de finalizada la actividad C, debe iniciarse E con 3 semanas de

duración 5. La actividad G, con 2 semanas de duración, es sucesora de las

actividades D y F 6. El proyecto finaliza con la actividad H, la cual debe realizarse con 2

semanas tan pronto concluya E y G

Con la información anterior se le solicita: a) Elaborar la tabla de las actividades con sus tiempos respectivos b) Elaborar la gráfica de Gantt UNA VEZ APROBADO… se procede a ejecutar el proyecto. Durante la

ejecución se le solicita:

a. Controlar el avance o retraso del proyecto de acuerdo a lo planificado b. Presentar un informe con el análisis de los resultados y las

recomendaciones pertinentes.

Tabla de precedencia

Actividad Tiempo de actividad

(semanas) Predecesora

Inmediata Sucesora

Inmediata

A

B

C

D

E

F

G

H

Tabla de precedencia

Actividad Tiempo de actividad

(semanas) Predecesora

Inmediata Sucesora

Inmediata

A 2 -- C, D

B 4 -- C, D

C 3 A, B E

D 4 A, B G

E 3 C H

F 8 -- G

G 2 D, F H

H 2 E, G

ACTIVIDAD/TIEMPO (en semanas) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

A. Redacción del instructivo [ ]

B. Selección de operadores

C. Capacitación de operadores

D. Elaboración del nuevo material

publicitario

E. Anuncio del nuevo servicio de

diagnóstico

F. Compra y embarque del nuevo

equipo

G. Recepción del equipo

H. Prueba de los nuevos

operadores en el equipo

GRÁFICA DE GANTT



B. Selección de operadores [ ]

C. Capacitación de operadores D. Elaboración del nuevo material

publicitario E. Anuncio del nuevo servicio de

diagnóstico F. Compra y embarque del nuevo

equipo

G. Recepción del equipo H. Prueba de los nuevos


GRÁFICA DE GANTT




C. Capacitación de operadores D. Elaboración del nuevo material



equipo [ ]



GRÁFICA DE GANTT




C. Capacitación de operadores [ ] D. Elaboración del nuevo material



equipo [ ]



GRÁFICA DE GANTT





publicitario [ ] E. Anuncio del nuevo servicio de


equipo [ ]



GRÁFICA DE GANTT






diagnóstico [ ] F. Compra y embarque del nuevo

equipo [ ]



GRÁFICA DE GANTT







equipo [ ]

G. Recepción del equipo [ ] H. Prueba de los nuevos


GRÁFICA DE GANTT







equipo [ ]


operadores en el equipo [ ]

GRÁFICA DE GANTT







equipo [ ]


operadores en el equipo [ ]

v

Gráfica de CONTROL durante

la ejecución del proyecto

Gráfica de CONTROL durante

la ejecución del proyecto

Métodos de redes

DIAGRAMA DE RED O DIAGRAMA DE FLECHAS

Gráfica integrada por las FLECHAS que representan las

ACTIVIDADES y por círculos o NODOS que representa

los eventos, ambos unidos de forma tal, que permiten indicar

gráficamente la relación de dependencia cronológica y

secuencial.

D(2)

E(5)

F(5) A(2) B(1) C(1) G(1)

Diagramas de redes y sus enfoques

• Actividades en los nodos (AEN)

Diagrama de redes donde los nodos representan las actividades.

• Actividades en las flechas (AEF)

Diagrama de redes donde las flechas representan tiempos de inicio y terminación de las actividades

Actividades en los nodos (AEN) significado de la actividad Actividades en las flechas (AEF)

Definiciones claves para redes

• Actividad

Es la unidad más pequeña de esfuerzo de trabajo que consume tiempo y recursos. deben ejecutarse de acuerdo a un orden establecido. Se representan por medio de una flecha:

Tipos de actividades

Reales: Son las que consumen tiempo y

recursos. Están representadas por una flecha

continua:

Ficticias o Fantasmas: Sirven para aclarar

las relaciones, no consume tiempo ni recursos,

pero se requieren cuando una red tiene dos

actividades con eventos idénticos de inicio y

conclusión. Se representa por medio de una

flecha discontinua:

I 1

I 2

1

Actividad ficticia

I 2

1

Evento, Nodo o Círculo Es el punto en el cual una o varias actividades deberán

iniciarse y otra u otras actividades deben concluir.

1

I / 0

CONDICIONES PARA ELABORAR EL DIAGRAMA

DE RED O DIAGRAMA DE FLECHAS:

1.Cada actividad va a estar representada por una sola y

única flecha; es decir dos eventos no pueden estar unidos

más que por una sola actividad.

1

2

4

I 5 3

2. El diagrama no puede tener ningún circuito cerrado, es decir

que cuando un actividad ya ha sido ejecutada, ya no puede

volverse a ella.

3. Una actividad no puede realizarse hasta que aquella o aquellas

que la preceden de forma inmediata no sean concluidas.

Relaciones de Precedencia: Significa que una actividad no

podrá iniciarse, mientras otra actividad precedente no haya sido

concluida. Respetar la relación de las actividades, antes,

después y simultanea

4. La numeración de los eventos, deben realizarse de forma

secuencial y lógica ( de izquierda a derecha y de arriba hacia

abajo) de manera ininterrumpida de I o cero...hasta x Número.

5. Partiendo que se tiene el tiempo de duración o ejecución de cada

una de las actividades. Este se debe colocar sobre la respectiva

flecha. Puede utilizar cualquier unidad de tiempo, acorde al tipo

de proyecto.

En función de registros anteriores (estudios de tiempos)

Estimaciones de expertos

Para fines del curso, se parte del supuesto que se conoce la

duración de las actividades

PALABRAS QUE INDICAN EL ORDEN DE

LAS ACTIVIDADES

ANTES

Predecesora

Precedente

Predece

Antecede

Antecesora

Anterior

Primeramente

DESPUÉS

Sucesivo

Subsecuente

Subsiguiente

Seguidamente

Consecuente

Posteriormente

Sucesora

Métodos de redes

CPM Y PERT son dos técnicas de redes

ampliamente usadas, tienen la capacidad

de considerar las relaciones de

precedencia y la interdependencia de

actividades.

Pasos para elaborar

CPM y PERT

• Definir el proyecto y preparar la estructura de desglose del trabajo

• Desarrollar las relaciones entre las actividades

• Dibujar la red que conecta todas las actividades

• Asignar estimaciones de tiempo

• Calcular el tiempo de la ruta más larga

• Usar la red como ayuda para planear, programar, supervisar y controlar el proyecto.

CPM

.

• Critical Path Method

(Método de la ruta Crítica) • Es una herramienta de control para la

administración de proyectos que emplea un solo

factor de tiempo por actividad

• Fue desarrollado en 1957 por J. E. Kelly de

• Remington Rand y M. R. Walker de Du Pont

Ruta más larga o ruta crítica

Es la ruta más larga del diagrama en

términos de tiempo, o cadena de

actividades cuya realización consume

más tiempo.

1

2

3

I 4 3

• A las actividades de este camino se les llaman Actividades Críticas.

• El retraso de cualquiera de estas actividades equivale a que se retrase todo el proyecto.

• Un diagrama puede tener uno o más caminos / rutas críticas.

• Se debe señalizar con otro color, para identificarse de las otras cadenas o caminos en el diagrama.

Ejemplo de clase CPM

El propietario de la empresa “Procesadora de Papel”, ha pensado instalar en su planta un equipo para el control de la contaminación de aire, además quiere asegurarse de que la instalación del sistema de filtrado avance sin complicaciones, para lo cual ha identificado nueve actividades.

Actividades

A. Construir componentes internos

B. Modificar pisos y techos

C. Construir pila de recolección

D. Vaciar concreto e instalar marco

E. Construir horno de alta temperatura

F. Instalar sistema de control de contaminación

G. Instalar dispositivo para aire acondicionado

H. Inspeccionar y probar

I. Adaptar el nuevo sistema a toda la planta

1. Las actividades A y B dan inicio al proyecto, con una duración de 2 y 3 semanas respectivamente

2. La actividad C es sucesora de A con 2 semanas de duración

3. La actividad D, con 4 semanas de duración, tiene como predecesoras a las actividades A y B

4. Las actividades E y F con 4 y 3 semanas de duración, están precedidas por C

5. La actividad G, con 5 semanas de duración, se inicia al concluir la actividad E

6. Las actividades D y F son predecesoras de la actividad H con 2 semanas de duración

7. El proyecto concluye con la actividad I, que dura 2 semanas y es subsecuente de las actividades G y H

PLANTEAMIENTO DEL ORDEN DE LAS ACTIVIDADES

a. Lista de Actividades

Actividad

Tiempo en

semanas

A 2

B 3

C 2

D 4

E 4

F 3

G 5

H 2

I 2

b. Tabla de precedencia

Antes Durante Después

-- A C

-- B D

A C E,F

A.B D H

C E G

C F H

E G I

D,F H I

G,H I --

c. Matriz de Secuencua

Act. A B C D E F G H I

A xxx

B xxx

C xxx xxx

D xxx

E xxx

F xxx

G xxx

H xxx

I

I

2

3 4

6

5

1

A,2

D,4

C,2

B,3

F,3

E,4

H,2

G,5

7

I,2

Ruta No. 4

Evento Actividad

Tiempo en

semanas

Tiempo

Acum

I-2 B 3 3

2-5 D 4 4

4-5 H 2 9

6-7 I 2 11

0 0

I

1

2

3

5

4

6

2 2

A,2

C,2

B,3

D,4

E,4

F,3

H,2

G,5

4 48 8

3 7 7 11

13 13

TE TL

TE TL

TE TL

TE TL

TE TL

8

Deben establecerse dos tiempos: Tiempo de terminación más Temprana (TE)

ocurrirá si las actividades precedentes se inician

tan pronto como sea posible, o más temprano

en que se pueda iniciar.

Este tiempo se determina sumando (+) hacia

delante; se inicia en el nodo origen y se

desplaza hacia el nodo final de cada actividad, se

calcula en cada nodo.

Al converger en un mismo NODO, varias

actividades, se toma el tiempo de mayor

duración.

Tiempo de terminación más Tardía (TL)

Es la fecha máxima a la última fecha aceptable, en que un evento puede ser realizado, sin retrasar el proyecto.

Se obtiene restando (-) desde el último NODO, retrocediendo hasta llegar al inicial.

Al converger en un mismo nodo diferentes actividades, se toma el tiempo de menor duración.

4

8

6

13

0 0 9

7

7

0 0

I

1

2

3

5

4

6 7

2 2

A,2

C,2

B,3

D,4

E,4

F,3

H,2

G,5

I,2

4 48 8

3 7 7 11

13 13 15 15

TE TL

TE TL

TE TL

TE TLTE TL

TE TL

TE TL

TE TL

ESTABLECIMIENTO DE

HOLGURAS

Generalmente la holgura es utilizada

como:

Un margen de seguridad

Para equilibrar las necesidades de

Mano de Obra

Por retraso en la aplicación de

recursos

• HOLGURA TOTAL (HT): Es el tiempo adicional disponible para terminar una actividad, si todas las actividades precedentes se inician lo más temprano posible y las siguientes lo más tarde.

FÓRMULA: HT = TLj - Tei - d

En donde: HT = Holgura Total

TLj = Tiempo Tardío del Nodo Destino

Tei = Tiempo Temprano del Nodo

Origen

d = Duración de la actividad

f. Holgura total HT = TLj - TEi - d

Evento Actividad TLj Tei d HT

I-1 A 2 0 2 0

I-2 B 7 0 3 4

1-3 C 4 2 2 0

2-5 D 11 3 4 4

3-4 E 8 4 4 0

3-5 F 11 4 3 4

4-6 G 13 8 5 0

5-6 H 13 7 2 4

6-7 I 15 13 2 0

• HOLGURA LIBRE (HL) Es el tiempo adicional que

puede extenderse una actividad, sin afectar el

inicio más próximo de cualquier actividad subsiguiente.

FÓRMULA: HL = TEj - Tei - d

En donde: HL = Holgura Libre

TEj = Tiempo Temprano del

nodo destino

TEi = Tiempo Temprano del

nodo origen

d = Duración de la actividad

g. Holgura Libre HT = Tej - Tei - d

Evento Actividad Tej Tei d HL

I-1 A 2 0 2 0

I-2 B 3 0 3 0

1-3 C 4 2 2 0

2-5 D 7 3 4 0

3-4 E 8 4 4 0

3-5 F 7 4 3 0

4-6 G 13 8 5 0

5-6 H 13 7 2 4

6-7 I 15 13 2 0

REPLANTEAMIENTO

• USO DE RECURSOS ADICIONALES: Puede contratarse nuevo personal o comprarse nuevo equipo, o las dos cosas.

• USO DE TIEMPO EXTRA CON RECURSOS ACTUALES: En principio es esencialmente lo mismo que comprar nuevos recursos, que se hace en el caso de carencia de personal nuevo y calificado. El costo es un extremo importante en las decisiones que implican sobretiempo.

REASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS ACTUALES:

• Las actividades con holgura, presentan la posibilidad de contar con recursos adicionales que se puedan cambiar a las actividades críticas. Esta reasignación puede disminuir la duración de la ruta crítica, pero al hacer esta reasignación, pueden presentarse nuevas rutas críticas.

REEVALUACIÓN DE LAS ESTIMACIONES

DE TIEMPO:

Especialmente para aquellas que están en

la ruta crítica, un examen detallado puede

lograr algunas veces a disminuir estos

estimativos.

MODELOS DE TIEMPO-

COSTO

Programa de Costo Mínimo (Intercambio

de tiempo-costo)

Extensión de los modelos de la ruta crítica que

consideran el intercambio entre el tiempo

requerido para terminar una actividad y el costo.

A menudo se le conoce como “apresurar” el

proyecto.

CONSIDERACIONES

SOBRE LOS COSTOS

• Costos directos de la actividad: Son los

costos asociados con el apresuramiento

de las actividades y se suman al costo

directo del proyecto. (Horas extras de

trabajo, contratación de más personal,

transferencia de trabajadores a otros

puestos, mejoramiento de los recursos

como comprar o arrendar un equipo

adicional o más eficiente, recurrir a más

instalaciones).

Costos indirectos del proyecto:

Son los costos asociados con el

mantenimiento del proyecto (gastos

generales, instalaciones y costo de

oportunidad de los recursos, costos de

sanciones o pérdida de pagos de

incentivos.

Costo total del proyecto

• Costos directos

• Costos indirectos

• Costo de penalización: Cuando se prolonga

más allá de lo planificado.

PROGRAM EVALUATION &

REVIEW TECHNIQUE

PERT

• TÉCNICA DE EVALUACIÓN Y REVISIÓN

DE PROYECTOS

• Procedimiento auxiliar utilizado para la administración de proyectos y que emplea tres estimaciones de tiempo para cada actividad

Historia

• PERT se desarrolló en la Oficina de

Proyectos Especiales de la Marina de

Estados Unidos , y se aplicó por primera

vez en el Proyecto del Sistema Polaris

(submarino) de Armas en 1958 .

• Esta técnica permitió programar a más de

tres mil contratistas, proveedores y otras

dependencias, permitiendo terminar el

proyecto con 24 meses de anticipación.

Lógica

1. Todas las actividades del proyecto deben estar claramente identificadas.

2. Debe de partirse que se conocen 3 estimados de tiempo para la realización de cada actividad, definidos por cualquier forma (3 criterios, o 3 experiencias similares, o 3 estudios, etc).

3. La red se evalúa calculando la ruta crítica y otras variables similares.

4. Requiere de un cálculo probabilístico, que permite indicar la FACTIBILIDAD DEL PROYECTO ENTRE LO ESTIMADO DE CADA ACTIVIDAD según la Ruta Crítica y lo requerido por EL CLIENTE o SOLICITANTE.

¿Cómo ayuda?

• A la gerencia del proyecto a obtener y

proporcionar una fecha realista.

• A determinar la falta o exceso de recursos

para cumplir con la fecha programada y

fijada por cualquiera de las partes.

• Considera el tiempo, no el costo.

Proceso de solución

1. Lista de actividades

2. Establecer el (Te) Tiempo esperado para cada Actividad

Se cuenta con 3 tiempos estimados por ACTIVIDAD. Para determinar el tiempo esperado (Te).

Tiempo Esperado (Te): Es la reducción de las tres estimaciones de tiempo por medio de la fórmula: tiempo optimista (to), tiempo pesimista (tp) y tiempo normal (tn), en un solo estimado requerido para ejecutar la actividad.

Tiempo Optimista (to): es el tiempo que se emplearía en realizar una actividad bajo el supuesto que se presenten las condiciones más favorables para ello.

Determinación del tiempo esperado

• Tiempo Normal (tn): es el tiempo que se tomaría en realizar una actividad cuando imperan condiciones normales de trabajo. La experiencia enseña que el tiempo normal es el más probable para ejecutar una actividad.

• Tiempo Pesimista (tp): es el tiempo que se emplearía en ejecutar la tarea cuando se presentan las condiciones más desfavorables para ello.

• El procedimiento para calcular el (Te) se hace por medio de la siguiente fórmula probabilística que permite considerar para cualquier actividad una distribución de los tiempos en lugar de un tiempo único:

Te = (to + 4 tn + tp)

6

Ejemplo de clase de PERT

La inmobiliaria “El Éxito, S. A. “, desea que su nuevo proyecto habitacional “Los Cerritos” esté construido en un periodo de tiempo no mayor a 10 meses. Para cumplir con su propósito contrató a la empresa construcciones la Mariposa, S. A. para que se encargue de construir dicho proyecto. Por lo tanto, le han contratado a usted para que evalúe por medio de la Técnica PERT y le presente su propuesta como asesor profesional, si es posible cumplir con el tiempo estimado. Para el efecto se le presenta a continuación una serie de actividades y sus respectivos tiempos en semanas:

A. Elaborar planos del proyecto B. Determinar el número de casas a construir C. Solicitar permiso de construcción D. Contratar albañiles E. Seleccionar los materiales a utilizar F. Seleccionar los proveedores de materiales G. Preparar el terreno H. Elaborar material publicitario I. Compra de materiales J. Construir casa modelo K. Equipar casa modelo L. Iniciar la venta del proyecto

Tiempo en semanas

Actividad To Tn Tp

A 4 5 6

B 5 7 8

C 5 6 7

D 4 6 8

E 3 4 5

F 2 4 6

G 4 5 8

H 2 3 5

I 1 3 4

J 9 12 15

K 5 6 7

L 1 2 3

Planteamientos

Secuencia de las actividades 1. La actividad A, inicia el proyecto. 2. Las actividades B y C, tienen como precedente a la actividad A. 3. La finalización de la actividad B, permite que se pueda iniciar D. 4. Las actividades E y F, son consecuentes de C. 5. La actividad D, tiene como sucesora a G. 6. La conclusión de E, da origen a H. 7. A la actividad I, le antecede F. 8. La actividad J, tiene como predecesora a las actividades G y H. 9. La actividad K, es subsiguiente de la actividad I. 10. El proyecto concluye con la actividad L, que es subsecuente de las actividades J

y K.

Con la presente información, se le solicita:

a. Elaborar la lista de actividades, tabla de precedencia y matriz de secuencia

b. Elaborar el diagrama de flechas c. Determinar las cadenas de actividades d. Determinar la ruta crítica en diagrama y cadena de actividades e. Determinar las holguras tota y libre f. Establecer la probabilidad de cumplir con el proyecto en el tiempo

estimado g. Realizar el análisis respectivo y presentar las recomendaciones

pertinentes a la Constructora La Mariposa, S. A., de acuerdo a los resultados obtenidos.

Solución

b. Tabla de precedencia

Antes Durante Después

XX A B,C

A B D

A C E,F

B D G

C E H

C F I

D G J

E H J

F I K

G , H J L

I K L

J,K L xx


Actividad To Tn Tp Te Ve

A 4 5 6 5 0.11

B 5 7 8 6.83 0.25

C 5 6 7 6

D 4 6 8 6 0.44

E 3 4 5 4

F 2 4 6 4

G 4 5 8 5.33 0.44

H 2 3 5 3.16

I 1 3 4 2.83

J 9 12 15 12 1

K 5 6 7 6

L 1 2 3 2 0.11

Σ 2.35

DIAGRAMA DE RED O DE FLECHAS

DETERMINACIÓN DE

LA VARIANZA: Ve

• La Varianza expresa en cierta medida la

situación de los valores extremos respecto

al valor medio.

• Es importante aclarar que no es necesario

que el tiempo optimista y pesimista tengan

que estar a igual distancia del tiempo más

probable.

• La ecuación refleja la forma de distribución del tiempo de las actividades y, por lo tanto, da más información que el tiempo más probable que es sólo la estimación de punto. Debe calcularse la Varianza en el tiempo de las actividades utilizándose la siguiente fórmula:

2

Ve = tp - to

6

DETERMINACIÓN DE

LA VARIANZA: Ve


Actividad To Tn Tp Te Ve

A 4 5 6 5 0.11 Rc

B 5 7 8 6.83 0.25 Rc

C 5 6 7 6

D 4 6 8 6 0.44 Rc

E 3 4 5 4

F 2 4 6 4

G 4 5 8 5.33 0.44 Rc

H 2 3 5 3.16

I 1 3 4 2.83

J 9 12 15 12 1 Rc

K 5 6 7 6

L 1 2 3 2 0.11 Rc

Σ 37.16 2.35

√2.35 = 1.53

Te y Ve sólo se suma el RESULTADO de actividades CRITICAS

Tiempo Estipulado (Ti): Es la fecha objetivo, definida como una fecha meta para completar el proyecto. Esta puede ser:

–Impuesta arbitrariamente por la gerencia

–Convenio contractual independientemente a petición del CLIENTE por sus propios cálculos y NECESIDADES.

VALOR Z:

Frecuentemente se necesita definir la probabilidad de cumplir un plazo dado para la entrega de un proyecto o para la ejecución de una fase del mismo. Es posible completar una actividad en el plazo programado, empleando la variación de tiempos esperados y la tabla de distribución normal de probabilidad.

Ti - Te √∑Ve

Varianza: Raíz cuadrada de la sumatoria de las desviaciones estándar de las actividades de la ruta crítica.

PARA EFECTOS DEL

CURSO • Año de:

– 365 días

– 52 semanas

– 30 días el mes

– 4 semanas el mes

• Con un 90% de probabilidad se asume que el proyecto es factible.

Z = Ti - Te = 40 - 37.16 = 2.84 = 1.86

σ √2.35 1.53

La probabilidad es de 96%

0.5000

+ 0.4686

0.9686 96.86%

Z = 0Z= 1.86

.5000 .4686

Valor encontrado en la tabla de 1.86 = 0.4686

Encontrar Valor Z =

Ti = 10 meses x 4 = 40 Semanas

Te = Tiempo Ruta Crítica = 37.16 Semanas

σ = √ΣVeR.C. Raíz cuadrada de la sumatoria de las varianzas de la R.C

PARTE PROBABILÍSTICA

Probabilidad de 0.01

Z

Figure 3.15

Probabilidad de 0.99

2.33 Desviaciones

estándar 0 2.33

Diferencia entre PERT y CPM

1.PERT utiliza tres estimaciones de tiempo para cada actividad y permite establecer la probabilidad de terminar el proyecto en una fecha específica.

2.CPM supone que los tiempos de las actividades se conocen con certeza, por lo que requiere sólo un factor de tiempo para cada actividad.

Uso de Microsoft Project para administrar proyectos

• Los métodos computarizados para la planificación de redes se utilizan extensivamente para proyectos de gobierno, construcción, industria aeroespacial, entretenimiento, industria farmacéutica, servicios públicos, manufacturas e ingeniera arquitectónica.

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• Para proyectos grandes o complejos se prefiere un software especializado en administración de proyectos, el más popular es Microsoft Project.

Ventajas de Microsoft Project

• Útil para dibujar redes de proyecto

• Identificar el programa del proyecto

• Administrar sus costos y otros recursos

• Permite dar seguimiento a las actividades individuales en términos de tiempo, costo y uso de recursos

Desventajas de

Microsoft Project

No realiza cálculos de las probabilidades de PERT

Pasos para la creación de un proyecto utilizando Microsoft Project

• Abrir un proyecto en blanco

• Introducir fecha de inicio del proyecto

• Introducir toda la información

• Para cada actividad se introduce nombre y duración

• Definir las relaciones de precedencia

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A reforzar lo visto en clase en el capítulo 3 de su libro de

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