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8/17/2019 Aft Manual Aprobado Dfc

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MANUAL DE NORMAS

Y PROCEDIMIENTOS

SUBSISTEMA DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES

MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA


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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA ECONOMIA MANUAL DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES Página No. 2

C O N T E N I D O

INTRODUCCION.

CAPITULO 1 - CONTROL INTERNO.1. Definición de Control Interno 2. Características generales.3. Ambiente de Control Interno.4. Integridad y valores éticos.5. Atmósfera de confianza mutua.6. Organigrama.7. Asignación de autoridad y responsabilidad.

8. Evaluación de riesgos.9. Consideraciones para la aplicación en el Sistema Nacional de Salud.10. Actividades de control vinculadas con el Subsistema de Activos Fijos

Tangibles

CAPITULO 2 – CONSIDERACIONES PRELIMINARES.1. Activo Fijo Tangible.2. Entidad Básica o Funcional.3. Valoración.4. Depreciación

5. Valor Residual.6. Revalorización.7. Submayor.8. Área de Responsabilidad.9. Automatización del Subsistema de Activos Fijos Tangibles.

CAPITULO 3 – NORMAS DE ORGANIZACIÓN.1. Identificación, registro y ubicación de los Activos Fijos Tangibles2. Control contable de los Activos Fijos Tangibles.3. Organización y Archivo de la documentación.

CAPITULO 4 – PROCEDIMIENTOS DE CONTROL. 1. De los movimientos de los Activos Fijos Tangibles.2. Movimientos de Altas.3. Movimientos de Bajas.4. Movimientos de Traslados Internos.5. Cálculo y registro de la depreciación.

CAPITULO 5 – REVISION Y SUPERVISION.

1. Comprobaciones Parciales.2. Comprobaciones Totales.


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3. Comprobaciones Sorpresivas.4. Cuestionario de Supervisión.

CAPITULO 6 – MODELOS Y ANEXOS.§ Modelos del Subsistema de Activos Fijos Tangibles.§ “Acta de Responsabilidad Material”§ Plan de Chequeo de los Archivos Fijos Tangibles e Inventarios en Uso.§ “Declaración Jurada”§ “Certificación”§ ANEXO II. Hoja de trabajo para las Entidades que tienen implantado el

control de los Costos de los Activos Fijos Tangibles en forma manual y notienen aplicado el Subsistema de Costos.

§ ANEXO III. Hoja de Trabajo para correlacionar los Centros de Costos

con las Áreas con las Áreas de Responsabilidad para aquellas Entidadesque tengan implantado el Subsistema de Costo por Áreas deResponsabilidad.

§ ANEXO IV. Hoja de trabajo para calcular la depreciación mensual de losgrupos 1- “Edificios” y 2 - “Otras construcciones” en las Entidades quetienen aplicado el Subsistema de Costo por Áreas de Responsabilidad.

§ ANEXO V. Hoja de trabajo para las Entidades que aplican el sistematradicional en forma manual y tienen implantado el Subsistema de Costo

por Áreas de Responsabilidad.§ ANEXO IX. Clasificador Nacional de (Medios Básicos) – CNMB -

Activos Fijos Tangibles.

CAPITULO 7 - REFERENCIAS METODOLOGICAS.


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INTRODUCCION.

Dando continuidad al proceso de implementación de los documentos normativos para la

elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos y teniendocomo fundamento metodológico los componentes y normas del Control Interno, se poneen vigor este documento que se denomina: “Manual de Normas y Procedimientos delSubsistema de Activos Fijos Tangibles (AFT)” (1) En su confección se ha tenido en cuenta las regulaciones vigentes de los organismosrectores de la economía, así como las complementarias dictadas por el Ministerio deSalud Pública para el Sistema Nacional Salud.En el Manual se describen los aspectos relacionados con la normación, registro ycontrol de los hechos económico-financieros, la asignación de autoridad yresponsabilidad, así como las acciones de supervisión y comprobación internas anivel de cada Entidad. Su contenido es el resultado de una revisión minuciosa realizada

por un grupo de experimentados especialistas de los diversos niveles del Sistema Nacional de Salud, como respuesta a la necesidad de garantizar la integridad física ydisponibilidad permanente de los recursos materiales y financieros asignados alOrganismo, considerando el importante esfuerzo económico que hace el País para dotara las Entidades del Sector de estos valiosos y decisivos recursos y de esta formacontribuir a garantizar la prestación de los servicios médicos a la población.El Manual coadyuva a la consolidación del principio que el Control Interno sobre losrecursos es en primera instancia responsabilidad del que labora con ellos y los custodia,

pero en el cumplimiento de las regulaciones establecidas para su preservación, participan todos los trabajadores de la Entidad independientemente de la categoríaocupacional que desempeñen. El trabajador debe cumplir las funciones que le han sidoasignadas, con la supervisión y control del jefe del área organizativa donde se encuentraubicado, pero debe estar acompañado de las acciones de registro y revisión quecorresponde ejercer al Área de Contabilidad.El conocimiento y aplicación de las normas incluidas en su contenido sonindispensables para el adecuado control en las Entidades, dada la vulnerabilidad yriesgo que pudiera derivarse de la dispersión y tenencia de estos medios portrabajadores, técnicos y funcionarios, y la condición de accesibilidad, característica

propia de toda instalación del sector.La estructura del Manual de Instrucciones y Procedimientos del Subsistema de ActivosFijos Tangibles cumple la función de brindar información especializada de manera

organizada y ágil con el objetivo de facilitar el trabajo del Área Contable en lasEntidades del Sistema Nacional de Salud.El Capítulo “Control Interno” recoge el marco conceptual, enunciando lascaracterísticas generales, ambiente en que se desarrolla el trabajo, las asignaciones yresponsabilidades que se deben asumir para sustentar la labor económica y financierade las Entidades.

Las “Consideraciones Preliminares” es una sección que contiene las definicionesfundamentales del Subsistema y sitúa a los consultantes del Manual en condiciones decomprender el contenido de otros apartados.

“Normas de Organización” es el bloque informativo que viabiliza el conocimiento sobrela identificación, registro y ubicación de los Activos Fijos Tangible, el ordenamiento de


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su registro físico y contable, así como las bases organizativas de los archivos yconservación de los documentos.

El Capítulo de “Procedimientos de Control” recoge los movimientos de los ActivosFijos Tangibles y las diferentes causales que ocurren, tanto en las Altas, las Bajas comoen los Traslados Internos, así como el cálculo y registro de la depreciación de losActivos.

La “Contabilización” del Subsistema recoge las cuentas y subcuentas involucradas enlos registros de control de las operaciones de todos los factores que participan en los

procesos operativos de los Activos Fijos Tangibles.

Para garantizar la revisión sistemática y las supervisiones en las Áreas deResponsabilidad y demás factores vinculados al Subsistema, el bloque “Revisión ySupervisión” brinda las indicaciones que conducen al logro de este objetivo.El Capítulo “Modelos y Anexos” brinda información para acceder al formato einstructivo de los modelos específicos del Subsistema, al propio tiempo que da aconocer otros formatos necesarios para realizar las actividades de registro y controldiseñadas y recogidas en el Manual.En las “Referencias Metodológicas” se registran las citas de los documentos oficialesque sustentan el contenido del Manual. Se brinda el tipo de documento, la instituciónque lo emitió, la fecha de su promulgación, el asunto de que trata y la ubicación dondeel usuario puede encontrarlo.


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CAPITULO 1 - CONTROL INTERNO.

El Control Interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y la eficacia en el

trabajo de las Entidades. En su sentido amplio se debe identificar con la participación detodos los trabajadores

Por la importancia del tema y su simbiosis con el contenido del Manual esimprescindible la inclusión de los aspectos que a continuación se describen: (1)

1. Definición de Control Interno.

Es el proceso integrado de las operaciones que se efectúa por la dirección y el resto del personal de una Entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de losobjetivos siguientes:

• Confiabilidad de la información.• Eficiencia y eficacia de las operaciones.• Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas.• Control de los recursos de todo tipo a disposición de la Entidad.

2. Características generales.

a) Es un proceso, es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo. b) Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata

solamente de Manuales de organización y procedimientos.c) En cada área de organización, la persona encargada de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles deautoridad establecidos en su cumplimiento, participan todos los trabajadores dela Entidad independiente de la categoría ocupacional que tengan.

d) Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas uoperaciones de la Entidad.

e) Aporta un grado de seguridad razonable, aunque no total, en relación con ellogro de los objetivos fijados.

f) Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de laautoridad y responsabilidad de los colectivos laborales.

g) El Control Interno en Entidades pequeñas, establecimientos y Entidades de base,debe ser sencillo, con el uso de pocos empleados que manejen y procesen pocainformación, previendo que el máximo dirigente o alguien designado por él, seresponsabilice con la revisión y supervisión de las operaciones.

3. Ambiente de Control Interno.

El ambiente o entorno de control constituye el andamiaje para el desarrollo de lasacciones y refleja la actitud asumida por la alta dirección en relación con la importanciadel Control Interno y su incidencia sobre las actividades de la Entidad y los resultados,

por lo que debe tener presente todas las disposiciones, políticas y regulaciones que se

consideren necesarias para su implantación y desarrollo exitoso.4. Integridad y valores éticos.


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Los valores éticos son esenciales para el Ambiente de Control. El Sistema de ControlInterno se sustenta en los valores éticos, que definen la conducta de quienes lo operan.Estos valores éticos pertenecen a una dimensión moral y, por lo tanto, van más allá delmero cumplimiento de las Leyes, Decretos, Reglamentos y otras disposiciones legales.

El comportamiento y la integridad moral encuentran su red de sustentación en la culturadel organismo, lo que determina, en gran medida cómo se hacen las cosas, qué normas yreglas se observan y si éstas se tergiversan o se eluden. La dirección de la Entidad, en lacreación de una cultura apropiada a estos fines, desempeña un papel principal, ya quecon su ejemplo contribuirá a desarrollar o destruir diariamente este requisito de ControlInterno.

5. Atmósfera de confianza mutua.

Debe fomentarse una atmósfera de mutua confianza para consolidar el flujo deinformación entre las personas y su desempeño eficaz hacia el logro de los objetivos dela Entidad.

La comunicación abierta crea y depende de la confianza dentro de la Entidad. Un altonivel de confianza estimula para que se asegure que cualquier tema de importancia seade conocimiento por más de una persona. El compartir tal información fortalece elcontrol, reduciendo la dependencia del juicio, la capacidad y la presencia de una única

persona.

6. Organigrama.

La estructura organizativa, formalizada en un organigrama, constituye el marco formalde autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan encumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y controladas.

Lo importante es que su diseño se ajuste a sus necesidades, proporcionando el marco deorganización adecuado para llevar a cabo la estrategia diseñada para alcanzar losobjetivos fijados. Lo apropiado de la estructura organizativa podrá depender, porejemplo, del tamaño de la Entidad. Estructuras altamente formales que se ajustan a lasnecesidades de una Entidad de gran tamaño, pueden no ser aconsejables en una Entidad

pequeña.

7. Asignación de autoridad y responsabilidad.

El ambiente de control se fortalece en la medida en que los miembros de una Entidadconocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa

para enfrentar y solucionar problemas, actuando siempre dentro de los límites decompetencia.

Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de maneraque las decisiones queden en manos de quienes estén más cerca de la operación. Unacuestión crítica de esta corriente es el límite de la delegación: hay que delegar tanto


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cuanto sea necesario, pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar losobjetivos.

8. Evaluación de riesgos.

El Control Interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectanlas actividades de la Entidad. A través de la investigación y análisis de los riesgosrelevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa lavulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de laEntidad y sus componentes como manera de identificar los puntos débiles, enfocandolos riesgos tanto de la Entidad (internos y externos) como de la actividad.

9. Consideraciones para la aplicación en el Sistema Nacional de Salud.

Teniendo como base fundamental que el Minsap desarrolla sus servicios en un esquema presupuestado su propósito esencial se sustenta en la optimización del gasto de recursosmediante el perfeccionamiento de la administración.

La buena administración, la eficiencia y la calidad del servicio son la expresión delcomportamiento de cada una de las áreas de trabajo, siendo suficiente que un Áreatrabaje deficientemente para que no se logre el objetivo propuesto.

Las técnicas de avanzada de administración enuncian que implementar los componentesy sus normas en cada área de trabajo presupone “perfeccionar el proceso deadministración” en todas sus funciones y en particular las de organización y control.

Con este enfoque la Máxima autoridad de una Entidad y su Consejo de Dirección debendesarrollar las tareas de implementación para lograr que cada Área de Responsabilidady / o área de trabajo de forma colectiva logre el ambiente de control.

Una Entidad tendrá implementado el Control Interno cuando cada uno de sus dirigentes,funcionarios y jefes lo hayan instrumentado en sus Áreas de Responsabilidad ydesarrollen el trabajo de dirección utilizando las posibilidades que brinda el método:“No solo que lo implemente es más impor tante que lo uti lice”.

Una Entidad tiene Control Interno cuando todas sus áreas de trabajo lo tengan. Un área

de trabajo tiene Control Interno cuando se haya implementado, tenga evidencia yutilice:

a) La Estructura Organizativa del proceso de trabajo y de dirección. b) Definido el método y estilo de dirección.c) Ajustado el contenido de cada puesto de trabajo.d) Determinado los principales riesgos y las medidas de control por puesto de

trabajo y del Área.e) Controlada la información a recibir y enviar y los medios para cumplirlo

(canales de comunicación).f) Conocimiento de las normas jurídicas y económicas inherentes al área:

Convenio colectivo de trabajo. Reglamento disciplinario interno. Reglamento dela Entidad, presupuesto, costo y otros.


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g) Evidencias.h) Estos instrumentos de administración deben permanecer al alcance de los

colectivos de trabajo por escrito y en una carpeta o Manual.

10. Actividades de control vinculadas con el Subsistema de Activos FijosTangibles.

a) Cada responsable de área tiene que firmar un Acta de Responsabilidad Materialde los Activos Fijos Tangibles bajo su custodia (2).

b) El Área Contable debe contar con la información indispensable de estos medios, para su correcta identificación verificándose la suma de sus valores con el saldode la cuenta de control periódicamente.

c) Los modelos de Control por Áreas de los Activos Fijos Tangibles debenencontrarse actualizados en éstas y en el Área Contable.

d) Deben elaborarse inmediatamente a su ocurrencia, los modelos de movimientosde los Activos por Altas, Bajas y Traslados Internos con sus diferentes causales.

e) Es preciso elaborar el Plan de Chequeo de los Activos Fijos Tangibles eInventarios en Uso y cumplirlo conjuntamente con las comprobacionessorpresivas. En caso de detectarse faltantes o sobrantes elaborar los expedientescorrespondientes, contabilizarlos correctamente y aplicar en el caso de faltantes,la responsabilidad material, de acuerdo con lo establecido para estos casos. (2) (5).

f) Los valores de los Activos Fijos Tangibles se deprecian periódicamente, deacuerdo con las regulaciones vigentes en base a las tasas establecidas para sureposición (9).

g) Cuando proceda, dicha depreciación debe aportarse al Presupuesto del Estadocorrectamente y en el plazo fijado.

h) Cuando se sustituya al responsable de un Área de Responsabilidad debeefectuarse el chequeo de todos los Activos Fijos Tangibles bajo su custodia, afin de fijar la responsabilidad material correctamente, de acuerdo a lo regulado(4).

i) Todas las Bajas y Traslados Internos de los Activos Fijos Tangibles deben seraprobadas por funcionarios autorizados.

CAPITULO 2 – CONSIDERACIONES PRELIMINARES.

1. Activo Fijo Tangible.

Comprende los medios inmuebles, equipos médicos y estomatológicos, para ladocencia, de transporte, climatización, computación, así como otros equipos y


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maquinarias, muebles y útiles de oficina adquiridos, recibidos en donación oelaborados por la Entidad, que tienen una vida útil por un tiempo prolongado,generalmente superior a un año (15) y que son utilizados en la actividad que desarrolla laEntidad, conservando su forma física original. Estos medios transfieren gradualmente suvalor al producto o servicio que prestan por lo que son objeto de depreciación en

períodos uniformes de tiempo, de acuerdo con las características de los mismos.

En aquellos casos en que la duración de un medio y sus características no seansuficientes para definir su clasificación como Activo Fijo Tangible se aplicará, comocriterio adicional, que su valor exceda de cien pesos.

También son Activos Fijos Tangibles aquellos medios que sean específicamenteclasificados a partir de regulaciones que se dicten por el Ministerio de Salud Pública

para las Entidades del Sistema Nacional de Salud.

No se consideran Activos Fijos Tangibles los siguientes:

a) Objetos cuyo tiempo de vida útil sea menor de un año, independientemente desu valor.

b) Los que sus características o duración no se encuentren definidas y cuyo valorno exceda los cien pesos.

c) Máquinas y equipos por instalar que se mantengan registrados como inversionesen proceso.

d) Equipos y máquinas cuyo proceso de montaje termine y no hayan sidoentregados a la Entidad por la empresa vendedora.

e) Motores eléctricos y de combustión interna que sean objeto de recambio.f) Partes y agregados que son objeto de recambio.g) Objetos decorativos como: cuadros, cerámicas, trofeos u obras de arte en general

no museables.h) Artículos deportivos excepto los que el INDER determine deban registrarse

como tales.

Relación de medios que no constituyen Activos Fijos Tangibles sino Inventarios enUso por lo que deben ser objeto de control físico y en valor o solamente físicosegún el caso.

No. D E S C R I P C I O N

Inventarios en Uso

Físico yvalor

Físicosolamente

1 Banquitos de madera (rústicos) X2 Cajones o gaveteros de madera o metal

(tarjeteros independientes)X

3 Carretillas X4 Ceniceros de pie (grandes) X5 Cestos para papeles X6 Cestos para desechos con pedal y tapa X7 Cortinas tropicales (de listones de madera tejidos) x

8 Cortinas venecianas x9 Escabeles (banquito para subir a la cama) x


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10 Escaleras de madera o metal x11 Escalones de madera con varios peldaños x12 Espejos de baño x13 Extintores x14 Infantómetro (para medir la talla en niños) x15 Jardineras (porta macetas de plantas ornamentales) x16 Lamparitas tipo aplique (lámpara de pared) x17 Muebles de cabecera de camas (empotrados en

paredes-hospitales)x

18 Murales x19 Negatoscopios sencillos x20 Objetos decorativos x21 Objetos deportivos x22 Objetos simuladores humanos (medios de

enseñanza)

x

23 Palet de madera (medios de Almacén) x24 Parabanes x25 Pizarras (medios de enseñanza) x26 Pizarras informativas x27 Porta cubos x28 Porta irrigador x29 Porta sueros x30 Reloj (timer laboratorio) x31 Reloj despertador x

32 Tarjeteros de personal x33 Vitrinas para llaveros centrales x

2. Unidad Básica o Funcional.

Está constituida por un grupo de Activos Fijos Tangibles, unidos por lo generalestructuralmente, que desempeñan una función física u operativa, común,independiente y duradera. Estas Unidades Básicas o Funcionales deberán respetar las

premisas siguientes:

a) Que se le asigne la definición de Activo Fijo Tangible que corresponda a la

agrupación que integren, para determinar la tasa de depreciación parareposición que le corresponda, decisión que tomará la Entidad aprobada por suórgano u organismo superior.

b) Que se aplique para su depreciación, la tasa para su reposición másrepresentativa (cuando los medios integrantes tengan tasas diferentes) sobre elvalor total de la Entidad Básica o Funcional.

c) Que la Unidad Básica o Funcional tenga un solo Número de Inventario,decidiendo la Entidad el lugar donde se colocará el mismo.

d) Que en el Submayor de la Unidad Básica o Funcional se relacione cada medioque la integre con sus valores individuales, siendo el valor de la Unidad BásicaFuncional la sumatoria de los mismos.


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Es importante tener presente en la definición de los Activos Fijos Tangibles losconceptos siguientes:

• Aditamento o implemento: Está constituido por uno o más objetos anexos quetécnicamente, desarrollan cierta función imprescindible para el funcionamientode la “unidad principal” considerada. Sin tales objetos dicha unidad no cumplela función para la cual fue diseñada o sencillamente sin sus aditamentos nofunciona.

• Accesorios: Están constituidos por uno o más objetos con los que se realiza unconjunto de funciones necesarias a la “unidad principal” pero que técnicamenteno determinan su funcionamiento. Se unen a la “unidad principal” y en muchoscasos son necesarios para completar la realización de la función de la misma,

pero no con carácter de imprescindibles. Generalmente con estos accesorios se

realizan operaciones específicas.Ej.: Microcomputadora.

Componentes No. Inventario

• Procesador Central 570734TecladoPantalla protectoraMouse o ratónCables conectores

Modem internoQuemador interno• Monitor 570735• Impresora 570736• Modem externo 570737• Quemador externo 570738• Estabilizador de voltaje 570739• Fuente de alimentación 570740• Scanner 570741• Fax 570742

3. Valoración.Los Activos Fijos Tangibles se valoran al precio de adquisición (incluyendo aranceles,gastos de transportación y otros) o a su costo real de elaboración o de producción o, ensu caso, por valor estimado cuando se reciban medios de uso.

Los medios recibidos en donación sin que exista un valor de origen, deben ser tambiéncontabilizados a un valor estimado que represente el desembolso que hubiera sidonecesario efectuar para adquirirlos en el mercado según las condiciones en que sereciben.


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El precio de adquisición incluye el precio neto pagado por los medios, representado porel monto de efectivo entregado o su equivalente, más todos los gastos necesarios paracolocarlos en el lugar y condiciones de uso, tales como fletes, derechos, gastos deimportación y gastos de instalación, hasta su puesta en marcha, o momento de su alta.

El costo real de elaboración o producción incluye los costos directos e indirectos, talescomo materiales, mano de obra y otros gastos incurridos o que se ejecuten durante el

período de producción, cuando ésta se realiza con medios propios de la Entidad.

Los Activos recibidos sin costo alguno o a un costo que no esté en correspondencia consus condiciones técnicas y de uso, se valoran al precio vigente de adquisición y de noexistir éste se realiza por avalúo efectuado por un especialista.

El valor de los Activos Fijos Tangibles se actualiza contablemente a través delmecanismo de la depreciación, incluyéndose el importe en los gastos del ejercicioeconómico.

Los medios adquiridos en moneda extranjera se registran en la moneda nacionalaplicándose el tipo de cambio vigente en la fecha de adquisición.

Los gastos de las reparaciones capitales que se realicen a los Activos Fijos Tangiblesno aumentarán el valor inicial de los mismos. En todos los casos en los submayores uotro documento de control, deberá dejarse constancia de las modificaciones efectuadas(16).

4. Revalorización.Se atribuye al exceso de valor que representa un Activo después de extinguida su vidaestimada y se aplica cuando el importe de la base de cálculo o precio coincida con ladepreciación acumulada, estando el medio apto para seguir funcionando. Solo se puedeaplicar este concepto cuando los organismos rectores establezcan las orientacionescorrespondientes.

No obstante, cuando se hayan dictado disposiciones expresas de revalorización para elaumento del valor de adquisición de Activos Fijos Tangibles y éstos sean dados de bajaantes de estar totalmente depreciados, el valor pendiente de depreciar se ajustará contra

la Inversión Estatal.

5. Valor Residual.

Representa la porción del valor de un medio en un momento dado, deduciendo de su precio o valor original los importes acumulados por depreciación, computados deacuerdo a la tasa que le corresponda.

6. Depreciación.

Pérdida en valor de uso o utilidad ocasionado por el empleo, desgaste u obsolescenciatécnica. Se expresa en porcientos que se calculan sobre el valor inicial al que están


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registrados contablemente. Es aplicable a partir de la puesta en uso del Activos FijosTangibles, con excepción de aquellos que expresamente se exceptúen. Ej.: las obras dearte o museables.

Los Activos Fijos Tangibles que continúen en explotación por tener valor de usodespués de transcurrido su período de vida útil, y por lo tanto, se encuentren totalmentedepreciados contablemente, no se continuarán incluyendo en el cálculo de ladepreciación, manteniéndose sin movimiento en libros, tanto su valor inicial como sudepreciación acumulada.

7. Submayor.

Tarjeta u hoja de trabajo que se habilita por cada Activo Fijo Tangible donde seregistran todos los datos que lo identifican. La suma de los valores de todos los

Submayores de una Entidad debe ser igual al importe que refleje la cuenta control decontabilidad donde se registra el total del valor de sus Activos Fijos Tangibles.

Asimismo cuando los submayores se agrupen por Área de Responsabilidad, la sumatotal de los mismos será igual al valor de los Activos Fijos Tangibles que obran yaparecen registrados en las Actas correspondientes.

8. Área de Responsabilidad.

El Área de Responsabilidad es el ámbito de trabajo o custodia asignado a un jefe oresponsable para el control de los Activos Fijos Tangibles, pudiendo subdividirse en

áreas más pequeñas siempre que sean asignadas a otra persona como custodio de losactivos ubicados en las mismas.

Las Áreas de Responsabilidad no tienen que coincidir en todos los casos con losCentros de Costo establecidos por las Entidades que tengan implantado el Subsistemade Costos.

Se habilitarán como áreas comunes los locales, zonas, pasillos y otras áreas donde seencuentren ubicados Activos Fijos Tangibles que no pertenecen a alguna Área deResponsabilidad en particular por ser de uso común. En estos casos, el control debe serasumido preferentemente por los responsables de las áreas colindantes que utilizan

esos locales o los encargados de su atención.En cada Entidad, la Administración conjuntamente con la Organización Sindical, realizaun estudio para determinar las distintas áreas de responsabilidad material (2) existentes,con el objetivo de definir cuales son los valores materiales, económicos y financieros decuyo cuidado y conservación deben responder, individualmente cada trabajador.

Lo acordado se informa a los trabajadores y forma parte del Convenio Colectivo deTrabajo de la Entidad.

9. Automatización del Subsistema de Activos Fijos Tangibles.


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Para el control automatizado del Subsistema de Activos Fijos Tangibles se hanelaborado programas computadorizados que viabilizan el procesamiento y control de lasoperaciones que componen este Subsistema. Entre otras acciones automatizadas delSubsistema se describen las siguientes:

a) Representar los submayores de las cuentas y subcuentas contablescorrespondientes a los Activos Fijos Tangibles y su depreciación acumulada.

b) Registrar los movimientos de altas, bajas y modificaciones a través del número deinventario que se le asigna a cada Activo Fijo Tangible de acuerdo a loestablecido metodológicamente.

c) Calcular el deterioro o traslado de su valor a los servicios o productos en loscuales incide, de acuerdo a los procedimientos contables normados para ladepreciación.

d) Brindar información sobre la depreciación de los centros de costos declarados porla Entidad, facilitando el análisis de las bajas incurridas y permitiendo laverificación de los datos procesados durante el período, para garantizar la entregade la información al Subsistema de Costos por Áreas de Responsabilidad.

e) Emitir los modelos SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles” ubicados en lasdiferentes Áreas de Responsabilidad facilitando las supervisiones físicas yrevisiones contra los documentos firmados por sus custodios.

f) Viabilizar las consultas acerca de los Activos Fijos Tangibles, así como de lasoperaciones realizadas durante el período de trabajo.

CAPITULO 3 – NORMAS DE ORGANIZACIÓN.

1. Identificación, registro y ubicación.

Generalmente el trabajo con los Activos Fijos Tangibles se produce en Entidades enmarcha donde se debe proceder a realizar, revisar o actualizar un inventario general o

parcial, aunque puede ocurrir que por el comienzo de una actividad o la conclusión deun proceso inversionista se adquieran Activos a través de compras constituyendo el

inventario físico inicial.


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A partir de la existencia de los Activos se inicia el proceso de identificación,codificación, descripción y registro contable, en el Área de Contabilidad y el controlfísico en el Almacén y las Áreas de Responsabilidad. A partir de ese momento susmovimientos se ejecutan a través de altas, bajas y traslados internos al amparo de unmodelo único.Los Activos Fijos Tangibles, excepto los inmuebles y los sometidos a un proceso deinversión, deben recepcionarse en el Almacén de la Entidad. Cuando se trata de equiposque poseen un gran tamaño se pueden ubicar directamente en el área de trabajo, pero ladocumentación debe tramitarse por el Almacén.Cada Activo una vez recepcionado se le asigna un número de identificación el que deberotularse mediante etiqueta, chapilla, pintura o plumón indeleble. Esta identificación

perdurable debe hacerse con números cuyas dimensiones no afecten la estética delmedio, debiendo ser colocados en lugares apropiados.Se recomienda una ubicación lo más uniforme posible para estas anotaciones, lo quefacilita la localización y lectura al hacer las revisiones de los medios. Ej.: utilizar la

parte posterior derecha o de no ser posible, la parte inferior derecha del frente siempreque no afecte la estética como ya se indicó.Se recomienda conformar el número o código de los Activos Fijos Tangibles a partir delos grupos del Clasificador Nacional de Activos Fijos Tangibles (CNMB), seguido delnúmero consecutivo que le corresponda al realizarse el alta en el inventario. Esto

permite asociar al Activo Fijo Tangible con el submayor contable donde esté registradode acuerdo al grupo del CNMB al que pertenezca.Al propio tiempo este código permite identificar los movimientos de los medios por elmodelo SC-1-01 “Movimiento de Activos Fijos Tangibles” y su ubicación a través delmodelo SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles” que se emite por cada Área de

Responsabilidad.En los programas automatizados para el tratamiento de los Activos Fijos Tangibles puede utilizarse otro tipo de numeración, que no contenga el grupo del (CNMB), puestoque cada medio tiene asignado un campo específico para registrar el grupo al que

pertenece, con el propósito de poder ejercer el método de consulta, localización ygarantizar el control automatizado del proceso de la depreciación de los Activos FijosTangibles.Para el Registro de los Activos Fijos Tangibles, el Área de Contabilidad habilita unregistro de entrada, identificación y localización en forma de hoja de trabajo en el que sedebe asignar y registrar la numeración consecutiva e identificación de los Activos,estableciendo un control documental sobre los mismos. Este registro debe contener los

datos mínimos que se expresan seguidamente:• No de inventario.• Descripción detallada del activo, incluyendo serie, país y otras particularidades

que lo puedan identificar plenamente.• Fecha de entrada.• No. de tarjeta Submayor.• Importe.• Fecha de ubicación.• Número del movimiento.• Área de Responsabilidad.•

Columnas para futuros movimientos. (fecha, número de movimiento yubicación.


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Cuando el programa automatizado garantice la inserción de los datos de la descripcióncon los requisitos expresados no será necesario llevar el Registro de los Activos FijosTangibles de forma manual.

2. Control contable de los Activos Fijos Tangibles.

Las funciones que realizan los Activos Fijos Tangibles se controlan atendiendo a lascondiciones siguientes:

• En Almacén: El Activo Fijo Tangible es nuevo y está esperando ubicación paraejercer sus funciones y se encuentra ubicado en el local de almacenaje.

• Explotación: El Activo está cumpliendo plenamente sus funciones en el Área deResponsabilidad donde ha sido ubicado.

• Ocioso: Se encuentra en una fase momentánea de inactividad que puede ocurrir por diversos motivos y que hay que supervisar sistemáticamente para disminuirsu tiempo de estancia en ella. Físicamente puede estar en un área especialmente

preparada para su ubicación o en la propia Área de Responsabilidad donde seencuentra ubicado.

Cada una de estas condiciones son registradas y controladas contablemente.El Área de Contabilidad ejerce el Control Interno de los Activos Fijos Tangibles através de los registros o submayores, por lo que a cada Activo se le habilita unsubmayor por :

a) La terminación de un Proyecto de Inversión efectuado con medios propios o por

una empresa constructora, de acuerdo con la información del “Acta deTerminación o Certificación de obra terminada”.

b) La recepción de medios nuevos o de uso, de acuerdo con la informacióncontenida en el documento de entrega correspondiente.

c) Activos Fijos Tangibles considerados “sobrantes” al efectuar los inventarios ocomprobaciones una vez hechas las investigaciones procedentes para llegar concerteza a esa conclusión.

d) Los objetos de obra o parte de ellos que se hayan puesto en explotación, aunquela inversión no esté totalmente terminada o entregada.

Los registros y submayores se habilitan de acuerdo al grupo del CNMB al que pertenezca el Activo siendo los que se detallan a continuación:

a) SC 1-02 “Submayor de Edificios y Construcciones”. Su objetivo es registrar losindicadores que corresponden a los edificios y otras construcciones para suadecuada identificación y control tanto físico como en valor. Este submayordebe formar parte de los expedientes que se habilitaron para dar cumplimientode lo establecido (6).

b) SC 1-03 “Submayor Máquina, Equipos y Medios de Transporte”. Este submayorcumple el propósito de recoger los indicadores que corresponden a las

maquinarias, equipos y medios de transporte para la adecuada identificación ycontrol tanto físico como contable de los mismos.


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c) SC 1-04 “Submayor Muebles y Otros Objetos”. Registra los datos quecorresponden a los muebles y otros objetos, para la adecuada identificación ycontrol tanto físico como contable.

d) SC 1-05 “Submayor de animales productivos y de trabajo”. Su objetivo esregistrar los indicadores que corresponden a los animales productivos, porrebaños, que se encuentran en una misma Área de Responsabilidad para unmejor control físico y contable.

También el Área de Contabilidad debe habilitar un modelo SC-1-07 “Control deActivos Fijos Tangibles para cada Área de Responsabilidad, con el objetivo de registrary mantener un control permanente de los Activos tanto en el Área Contable como de losubicados en el resto de las Áreas de Responsabilidad de la Entidad. El original delmodelo debe estar en el Área de Contabilidad en una carpeta habilitada para cada Áreade Responsabilidad y el duplicado debe estar en poder de cada Área de

Responsabilidad. Es responsabilidad del Área Contable mantener un control adecuado sobre los Activos através de las comprobaciones físicas, de manera que la suma de los saldos de lossubmayores que conforman su registro sea igual al saldo de la cuenta control de losActivos Fijos Tangibles en los registros contables, de acuerdo al Clasificador deCuentas vigente.A los efectos de garantizar este cuadre se procede periódicamente a verificar las sumasde los submayores dejando evidencias del mismo, lo que permitirá comprobar susistematicidad y ante la detección de diferencias, identificar el período en que se

produjeron. Para ello debe seguirse las indicaciones establecidas en el Capítulo 6“Revisiones y Supervisiones”.

En los programas automatizados para el tratamiento de los Activos Fijos Tangiblesmensualmente y a partir de la codificación de los mismos se ejerce el registro y controlde forma metodizada, precisa y ágil, a partir de los movimientos que puedan tener losmedios tanto en el Área de Contabilidad como en las Áreas de Responsabilidad de laEntidad.3. Organización y Archivo de la documentación.

La organización y archivo de la documentación es de imprescindible necesidad paramantener la información actualizada del inventario de los Activos y de su ubicaciónfísica, por lo que las tarjetas Submayores de Activos Fijos Tangibles se mantienenarchivadas en el Área de Contabilidad de acuerdo al procedimiento siguiente:

Archivo: “Activos Fijos Tangibles”. Se agrupan todos los Activos Fijos Tangiblesdebiendo estar dividido en explotación, En Almacén y en ociosos.

Los Activos Fijos Tangibles en explotación, En Almacén y ociosos, deben ordenarse por una de las formas siguientes:

• De acuerdo a los grupos y subgrupos del CNMB, clasificándose adicionalmente por las Áreas de Responsabilidad donde están asignados, con el propósito defacilitar los cuadres por tipo de Activos Fijos Tangibles, grupos del CNMB y

por Área de Responsabilidad.


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• Para mejor control y revisión en las Áreas de Responsabilidad la Entidad puedeagrupar los submayores por Área de Responsabilidad y dentro de ella según elClasificador Nacional de Activos Fijos Tangibles. En este caso facilita el cálculode la depreciación por centro de costo.

A los Activos Fijos Tangibles en el Almacén se les habilita el submayorcorrespondiente desde que llegan a la Entidad por diversas vías (compra, inversiones en

proceso, donación) y se controlan por medio del modelo SC-2-14 “Tarjeta de Estiba”mientras no sean asignados al área donde se ubicarán.

Al recibir el Área de Contabilidad confirmación del Almacén de la llegada de nuevosActivos Fijos Tangibles, procederá a abrir, de no existir, un Área de Responsabilidaddenominada “En Almacén” donde se registrarán todos los Activos que se encuentranen esta área pendientes de ubicar.

El Área de Contabilidad habilitará el o los modelos SC -1-01 “Movimientos de ActivosFijos Tangibles” y personándose en el Almacén completará los datos de la descripciónde cada medio, consignándolo en el o los modelos.

Una vez concluido este paso, recogerá las firmas correspondientes en el o los modelosSC-1-01”Movimientos de Activos Fijos Tangibles”, confeccionando con los datos queestos suministran, el modelo SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles” del Área deResponsabilidad En Almacén, entregando las copias al Encargado del Almacén desendos modelos y manteniendo los originales en poder del Área de Contabilidad, quiense encargará del seguimiento de dichos Activos hasta que definitivamente sean puestos

en uso.

Los Activos Fijos Tangibles Ociosos contiene los submayores de los Activos FijosTangibles declarados bajo esta condición y para garantizar la integridad física y correctaconservación, estos Activos Fijos Tangibles deben ser ubicados en locales con accesocontrolado y revisarse periódicamente de forma que no sólo se controle la existenciafísica sino también su valor de uso, impidiendo que al estar ociosos se deterioren o lesean extraídas piezas y componentes. En este caso se debe nominalizar un Área deResponsabilidad que se nombre “Ociosos” que se controle a través de la persona que sedesigne por la Dirección de la Entidad y a través del modelo SC-1-07 “Control deActivos Fijos Tangibles”.

Cuando lo anterior no sea posible por falta de disponibilidad de locales o que estos seaninapropiados por las condiciones de humedad u otra causa, los Activos Fijos Tangibles

pueden quedar ubicados en su Área de Responsabilidad original, pero el modelo delÁrea de Responsabilidad deberá tener identificado los medios que están en esacondición.En las reuniones de los Consejos Económicos debe tratarse este tema periódicamente

para buscar una solución en el menor tiempo posible.Archivo: “Activos Fijos Tangibles - Bajas”. En este archivo se mantienen lossubmayores de las bajas producidas durante los doce meses siguientes al de haberseefectuado una Auditoría que incluyó este Subsistema. Su conservación es fundamental alos efectos de cualquier revisión del destino final que se ha dado a esos Activos FijosTangibles.


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El procedimiento de las bajas que ocurran por fenómenos naturales y siniestros, seregirá por las disposiciones que se emitan al efecto.El frente encargado en el Área Contable de tramitar los Activos Fijos Tangibles debetrasladar las tarjetas de uno a otro archivo, de acuerdo con los documentos que amparanlos movimientos, con el propósito de conocer en cualquier momento la situación decada uno de éstos, dentro de los grupos en explotación y ociosos y en qué área estáasignado y localizado. Debe verificar físicamente que los citados movimientos secorrespondan con la situación existente en cada Área de Responsabilidad.En los casos de reparaciones, las tarjetas submayores permanecen en sus respectivosarchivos.Entidades Presupuestadas Municipales y Similares. En el centro contable la forma dearchivo es la siguiente:

• Submayores según el CNMB, abarcará todos los Activos Fijos Tangibles queexisten en la Entidad, incluyendo los de sus establecimientos.

• Debe controlar todos los movimientos realizados a los Activos Fijos Tangibles,archivándolos en las carpetas indicadas por cada concepto: altas, bajas ytraslados internos. Una copia de estos movimientos queda en la Entidad oestablecimiento que le dio origen archivados de igual forma.

En las Entidades subordinadas que califican como centros de gastos y cuenten con personal idóneo se recomienda como la forma de archivo más conveniente la indicadaen el punto Archivo: “Activos Fijos Tangibles de este Capítulo.

La ubicación de los Activos se realiza a través de los modelos SC-1-07 “Control de

Activos Fijos Tangibles” que emite el Área Contable y cuya copia entrega al Área deResponsabilidad.Cada responsable de Área requiere poseer este modelo en el que están anotados todos ycada uno de los Activos Fijos Tangibles en existencia y bajo su custodia, detallados porsu codificación, descripción, documento y fecha del movimiento. Resulta indispensableque ese documento esté suscrito por la firma del Jefe del Área a quien se designa comoresponsable de los mismos.

También se elaborará la proforma “Acta de Responsabilidad Material” que será suscrita por el Jefe del Área, cuando las características así lo demanden, pudiendo, si lorequiriese el caso, ser firmado dicho documento por los trabajadores involucrados, de

acuerdo con lo establecido (2). El formato del “Acta de Responsabilidad Material” seinserta en el Capítulo 7 “Modelos y Anexos”.

En ningún caso se permite registrar al responsabilizado de la custodia de los ActivosFijos Tangibles el movimiento de los mismos, así como su anotación en el modelo SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles” en su poder, sin que este se encuentreautorizado por el documento oficialmente establecido, confirmando que los datos secorresponden con el Activo y el movimiento está debidamente aprobado y autorizado.Las administraciones deben garantizar que no se haga ningún movimiento sin elconocimiento del responsable del Área de Responsabilidad.

En caso que exista algún Activo Fijo Tangible que sea propiedad personal y se justificasu existencia y uso en las actividades de la Entidad se adoptará la conducta siguiente:


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“Levantar un Acta en original y tres copias, dejando constancia de la situación ycondiciones que concurren en este hecho, debiendo ser firmada por el Jefe del Área deResponsabilidad donde labora el propietario del medio, el trabajador y el Jefe del Área

Administrativa, manteniendo cada firmante una copia de la misma. Debe entregarse unacopia en el Área de Contabilidad, que debe archivarla conjuntamente con la copia delmodelo original SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles del Área en cuestión”.

Nunca debe incluirse este medio en el modelo SC-1-07 “Control de Activos FijosTangibles” ni proceder a su contabilización”.

berá coordinarse con el frente de recursos humanos, cuadros y la Dirección de laEntidad para que de forma oportuna sea de conocimiento del Área de Contabilidad losmovimientos del personal responsabilizado con la custodia de Activos Fijos Tangibles.De este modo antes de que se produzca la ausencia por traslado o baja del dirigente ofuncionario, se efectúe el inventario físico del Área bajo su custodia y se deje constanciade sus resultados, aplicando en los casos que corresponda lo legislado (2) (4) .

El Control Interno de los Activos Fijos Tangibles ubicados en las Áreas deResponsabilidad subordinadas al Nivel Central del Minsap se ha regulado por un

procedimiento ajustado a las condiciones estructurales de esa instancia (19).

CAPITULO 4 - PROCEDIMIENTOS DE CONTROL.

1. De los movimientos de los Activos Fijos Tangibles.

a) Los movimientos constituyen el principal factor de riesgo para la actualizaciónde los inventarios físicos, por lo que se requiere un proceder riguroso donde seexija el cumplimiento de los pasos a seguir por todos los involucrados.

b) Los movimientos de los Activos Fijos Tangibles hay que procesarlos en elmomento que se ejecuten y para su realización el Subsistema tiene establecido elmodelo SC-1-01 “Movimiento de Activos Fijos Tangibles” único y universal

para tramitar las altas, bajas y traslados internos que se efectúen en la Entidad.El modelo SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles” constituye una fuenteúnica para la anotación en los Submayores en la cuenta y análisis de la

contabilidad, en el documento de control del Área que tiene la responsabilidad


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de su custodia, en la hoja de cálculo de la depreciación, así como en cualquierotro registro establecido en la Entidad.

c) En general el modelo SC-1-01 “Movimiento de Activos Fijos Tangibles” seemite en original y dos copias:

Original: Área de Contabilidad para efectuar el registro contable y archivase enel consecutivo.Duplicado: Área que cede o recibe para actualizar el modelo SC-1-07 “Controlde Activos Fijos Tangibles”.Triplicado: Área que recibe o cede para actualizar el modelo SC-1-07 “Controlde Activos Fijos Tangibles”.

d) Para facilitar los trámites y ejercer el control del modelo SC-1-01 “Movimientode Activos Fijos Tangibles”, deben habilitarse las carpetas para archivo que se

utilizan de acuerdo a la metodología de dicho modelo, para cada tipo de losmovimientos siguientes:

• Activos Fijos….................. Altas• Activos Fijos….................. Bajas• Activos Fijos…................. Traslados internos

e) En el Área de Contabilidad debe habilitarse, además, las carpetas o fólderessiguientes:

•

Control de Activos Fijos Tangibles por Áreas de Responsabilidad.• Movimientos de Activos Fijos Tangibles:

§ Altas.§ Bajas.§ Traslados Internos.§ Registro de Depreciación.§ Registro de Entrada, Identificación y Localización.

f) Se deben definir los niveles de autorización por cada instancia administrativa para la emisión de los movimientos de Activos Fijos Tangibles en cualesquierade los niveles: Nacional, Provincial o Municipal (17).

g) Como parte del proceso inversionista que se desarrolla en la actividad delSistema Nacional de Salud están siendo restaurados y ampliados inmuebles deEntidades que necesariamente requieren reubicar en otras instalaciones losservicios a la población o de dependencias administrativas, durante su procesoreconstructivo. Por su relevancia se estima necesario reiterar aspectos que no

pueden dejar de atenderse:

1. Definir con los niveles de Dirección que corresponda el lugar de destino deaquellos Activos Fijos Tangibles que continuarán utilizándose en la

prestación de servicios, rehaciéndose los modelos SC-1-07 “Control de

Activos Fijos Tangibles” que amparan las nuevas Áreas de Responsabilidad,estén enclavadas dentro o fuera de la propia Entidad.


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2. Controlar los Activos Fijos Tangibles en los locales de almacenamiento,cumpliéndose las indicaciones de preservación y custodia que se aplica a losActivos Fijos Tangibles - Ociosos a fin de garantizar su puesta en marcha outilización cuando la Entidad haya sido reparada, cuidando que no le seansustraídos componentes o partes.

3. A los nuevos Activos Fijos Tangibles en caso de que aún no se hayanterminado los locales a donde están destinados, una vez identificados ycontabilizados se depositan en áreas o locales que cumplan los requisitos ygaranticen la integridad física de los mismos.

4. Los Activos Fijos Tangibles que sean llevados a reparar o que por su malestado requieran una reconstrucción total, se agrupan en listados según laEntidad receptora de los mismos, recogiéndose constancia de su entrega conlas observaciones que se entiendan para una mejor identificación cuandosean recuperados.

5. Al recibir Activos Fijos Tangibles entregados para reparar y recuperar de lasempresas o talleres se identifican aquellos que por su estado no ha sido

posible reintegrarlos a la Entidad, en cuyo caso se determinan las bajascorrespondientes, tramitándose de acuerdo con el procedimiento establecidoen este propio Capítulo. De detectarse faltantes se procede según lo previsto

para estos casos (2) (5).

h) Mensualmente corresponde verificar los movimientos por personalindependiente del que efectúa las anotaciones y que los aumentos ydisminuciones estén avalados por el correspondiente modelo SC-1-01“Movimiento de Activos Fijos Tangibles” debidamente formalizado yautorizado.

i) Los movimientos se organizan en tres grupos básicos: Altas, Bajas y TrasladosInternos. En ese mismo orden se establece la numeración consecutiva y archivodel modelo SC-1-01 ¨ Movimiento de Activos Fijos Tangibles”.

2. Movimientos de Altas.

Este movimiento incrementa el patrimonio de la Entidad como es la adquisición deActivos Fijos Tangibles nuevos, de uso, construidos con medios propios y contratadoscon terceros o la conclusión del proceso inversionista.

La obtención de los Activos Fijos Tangibles se realiza al amparo del financiamiento para Inversiones utilizando los mecanismos de gestión y contratación establecidos parala actividad comercial. Cuando se trata de equipos se necesita de la intervención de

personal especializado.

La recepción la realiza el Almacén de la Entidad utilizando el modelo SC-2-04“Informe de Recepción” y habilitando el modelo SC-2-14 “Tarjeta de Estiba” para cadauno o grupos similares, incluyendo los equipos que por su gran tamaño se ubican


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directamente en el Área de Responsabilidad, exceptuando los sometidos a un proceso deinversión y los inmuebles.

En el Área de Contabilidad por el modelo SC-2-04 “Informe de Recepción” se procedea la descripción, identificación numérica y apertura de la tarjeta Submayorcorrespondiente. Es importante realizar la descripción detallada del Activo FijoTangibles, incluyendo los componentes de utilidad individual como motores,microcomputadoras y otros, los que generalmente tienen marca, modelo, número deserie y otros datos similares a los de la Entidad principal. Las Altas se pueden producir

por las causales siguientes:

a) Compras: Adquisición de Activos Fijos Tangibles nuevos o de uso. Incluye lasinversiones contratadas con terceros. Interviene la facturación.

b) Traslado: Se refiere al movimiento de traspaso de Activos Fijos Tangibles entreentidades en el que no media la compraventa, pero que ocasiona alta en laEntidad. Los movimientos originados por fusiones o uniones de Entidadesestatales previamente autorizadas. Los originados por cambio de subordinación.Los que se efectúen entre establecimientos vinculados, pertenecientes a lamisma Entidad estatal. Estos movimientos se efectúan mediante transmisióngratuita (13).

c) Donación: Corresponde un tratamiento similar a la compra.

d) Asignación: Se incluyen las viviendas entregadas por el órgano u organismo

facultado para ello “medio básico” por el Instituto de la Vivienda para serutilizadas de acuerdo a sus necesidades, según lo establecido (10).

e) Ajuste: Alta ocasionada por un sobrante detectado al efectuarse un inventariofísico. Esta causal requiere de la apertura de un expediente al amparo de loestablecido (5).

f) Ajuste por la diferencia de los Saldos que resulten de los Avalúos . Seestipula por la regulación (8) que expresa esencialmente lo siguiente:

“Se autoriza a las Entidades cubanas estatales o privadas a ajustar sus Activos

Fijos Tangibles y demás cuentas reales asociadas a estos, a partir del resultadode los avalúos realizados por Entidades autorizadas a tal fin y previacertificación de la Dirección de Patrimonio del Estado del MFP.

El ajuste que corresponda del valor que se certifique por la Dirección dePatrimonio del Estado se hará, en las Entidades estatales, afectando la inversiónestatal”.

g) Del Control de los Módulos Eléctricos y Otros Medios Entregados para losConsultorios del Médico de la Familia – CMF Ocupados por MédicosExtranjeros.


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A través del Programa de Trabajadores Sociales, el país ha decidido asignar elmódulo de cocina que se vende a la población cubana para los CMF. Estosrecursos deberán ser adquiridos y pagados a través del Complejo de Servicios delas Direcciones Provinciales de Salud de cada territorio y este a vez facturarlo alas Unidades Presupuestadas Municipales.

El control contable que debe aplicar a partir de la recepción en los almacenes dela Unidad Presupuestada Municipal es el siguiente:

Tratar como Activos Fijos Tangibles a:

RefrigeradorTelevisorCocinaOlla ReinaCamaOtros Equipos Electrodomésticos y Muebles

Realizar la entrega de estos medios así como de los que ya existían en losconsultorios y en las viviendas mediante las Relaciones o Actas de Inventariosacompañadas del Acta de Responsabilidad Material.

Seminariar a los Médicos Extranjeros sobre el Decreto – Ley 249 de 2007 sobrela Responsabilidad Material y el compromiso de velar por la custodia de losmedios e informar de cualquier rotura, pérdida o extravío.

3. Movimientos de Bajas.

Se produce cuando un Activo Fijo Tangible ha concluido su vida útil y el informetécnico determina que no tiene valor de uso. Incluye, además, la entrega de ActivosFijos Tangibles que se ceden en condición de Donación, así como la baja porobsolescencia tecnológica. El movimiento de baja requiere de particular atención por laafectación que puede representar a los servicios y su importancia económica. Esnecesario que quede en documento, y registrado en forma explícita, con la firma de losreceptores, el destino final de los Activos Fijos Tangibles dados de baja.

Todos los movimientos de Baja deben ser vistos y aprobados por la Comisión deActivos Fijos Tangibles que estará constituida de forma permanente por la MáximaAutoridad de la Entidad, el Jefe del Área de Contabilidad, el Jefe del ÁreaAdministrativa y si es necesario por un trabajador experto que pueda opinar sobre losasuntos técnicos que esta aborde.Los modelos SC-1-01 “Movimientos de Activos Fijos Tangibles” que se originen porlas bajas deben estar firmados al menos por la Máxima autoridad y el Jefe del Área deContabilidad de la Entidad.

a) Deterioro: Baja ocasionada por la pérdida de capacidad o eficiencia, pordeterioro u obsolescencia, así como por el atraso tecnológico o ambas y quedetermina la sustitución del Activo. Esta baja lleva implícito conocer su origen

por si de ella se deriva alguna responsabilidad material por mal trato o impericiaque hayan dado lugar a esta pérdida.


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b) Pérdidas: Representa el monto de los Activos Fijos Tangibles que son dados de baja por causas anormales tales como: siniestros y desastres naturales.

c) Venta: Las ventas de Activos Fijos Tangibles, excepto los inmuebles, entre

Entidades empresariales y unidades presupuestadas se realiza mediantecompraventa suscribiendo al efecto el correspondiente contrato, a tenor de loestablecido y emitiendo la factura que debe acompañarse al Modelo SC-1-01“Movimiento de Activos Fijos Tangibles” (11) (12) .

d) Traslado: El movimiento de Activos Fijos Tangibles originados por fusiones ouniones entre entidades estatales previamente autorizadas, las organizacionesvinculadas al Presupuesto Central, los originados por cambio de subordinación ylos que se efectúen entre establecimientos vinculados, pertenecientes a unamisma Entidad, se efectúa mediante transmisión gratuita, cumpliendo loestablecido en la legislación vigente (13).

e) Ventas de Activos Fijos Tangibles como chatarra (14).

Cuando un Activo Fijo Tangible es dado de baja y como consecuencia de sudesmantelamiento se decida por la autoridad competente venderlo comoChatarra a otra Entidad, se afecta la cuenta de Inversión Estatal por el valorinicial del Activo, menos el monto de depreciación acumulada.En el caso de las Entidades presupuestadas, el importe que se obtenga de laventa, se aportará al Presupuesto del Estado según la legislación vigente.Las Entidades están obligadas a conformar y custodiar un expediente con los

documentos siguientes:1) Autorización de baja del Activo con destino a chatarra emitida por elnivel de autorización correspondiente.

2) Emisión del Modelo SC-1-01 “Movimiento de Activos FijosTangibles” con todas las características de dicho Activo y la firma delos niveles de autorización establecidos.

3) Dictamen técnico de la Entidad competente si se trata de aparatos yequipos técnicos especiales.

4) Documento de baja emitido por la Oficina del Registro de Vehículoscorrespondiente que certifique la entrega de la chapa y la circulación,en el caso de medios y equipos de transporte.

5) Documento primario emitido por la Empresa de Recuperación deMaterias Primas que recibe la Chatarra o de la Entidad autorizada porlos órganos estatales a centralizar la entrega de Chatarra.

f) Venta o traspaso de Activos Fijos Tangibles en las Entidades desubordinación nacional.El Ministerio de Finanzas y Precios mediante las Resoluciones Nos. 41 del 19de octubre de 1998, 446 del 30 de septiembre de 2002 y 87 del 3 de abril del2007 establece los de ventas y traspasos de Activos Fijos Tangibles entreempresas estatales, Entidades presupuestadas, y las organizaciones yasociaciones vinculadas al Presupuesto del Estado, correspondiendo al

Organismo determinar el nivel de aprobación de los mismos por lo que seestablece lo siguiente:


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1) Los traspasos y ventas de Activos Fijos Tangibles que realice unaEntidad de subordinación nacional a otra de igual subordinación debenser previamente aprobados por el Viceministro del área de la cualdepende la Entidad cedente.

2) Cuando los traspasos y ventas de Activos Fijos Tangibles de Entidadesde subordinación nacional se realicen hacia Entidades subordinadas aotros Organismos, Organizaciones o Asociaciones requerirán, además delrequisito anterior, la autorización del Viceministro que atiende el Área deEconomía el que por delegación del Ministro ejerce esa facultad. En estecaso se encuentran las subordinadas a las direcciones de salud

provinciales y del municipio especial.

3) El Director, Rector o Decano de la Entidad cedente formalizará lasolicitud de aprobación al Viceministro del Área que lo atiende, mediantedocumento que contendrá como mínimo los aspectos siguientes:

• Datos de la Entidad a la que se traspasa o vende.• Descripción completa del Activo Fijo Tangible.• Número de inventario.• Valor original o de adquisición del Activo Fijo Tangible.• Importe de la depreciación acumulada.• Fundamentación de la solicitud.

4) Las solicitudes aprobadas serán enviadas por el Viceministro a la

Entidad solicitante, salvo en los casos señalados en el acápite 2 de este punto, en que la trasladarán al Viceministro que atiende el Área deEconomía para su consideración final. En los casos de solicitudesdenegadas, se devolverán a la Entidad de origen por el Área que lodecidió con la argumentación que motivó tal decisión.

5) El Viceministro que atiende el Área de Economía formalizará laautorización del traspaso o venta de Activos Fijos Tangibles haciaEntidades de otros Organismos, Organizaciones o Asociacionesmediante Resolución, que emitirá a través de la Dirección Jurídica delMinsap.

6) Cuando el Jefe de Contabilidad de la Entidad cedente haya recibido laautorización referida en el acápite anterior, procederá a emitir el modeloSC 1-01 - Movimiento de Activos Fijos Tangibles de acuerdo con loestablecido por el Sistema de Contabilidad para los movimientos detraspaso o venta y deberá proceder contablemente de acuerdo a loestablecido.

7) La definición de que las entregas de Activos Fijos Tangibles se consideretraspaso o venta debe ajustarse a lo establecido en las Resoluciones del

Ministerio de Finanzas y Precios antes mencionado.


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g) Bajas de equipos: En las bajas definitivas de equipos tendrá que presentarseadjunto al modelo SC-1-01 “Movimiento de Activos Fijos Tangibles”, según elequipo de que se trate, un Resumen del Dictamen Técnico con los documentossiguientes:

1. Acta de recuperación de partes y piezas relacionadas una a una y su destinofinal. Las partes y piezas recuperadas tendrán un valor estimado y secontrolarán en un inventario aparte, de ser asignadas a la Entidad y que hayasido emitida por las entidades que se expresan seguidamente:

§ Taller de electromedicina.§ Taller de electromecánica.§ Combinados de servicios del Poder Popular en los casos de

refrigeradores, televisores, batidoras y otros. (efectoselectrodomésticos)

§ En ausencia de algunos de los anteriores, el dictamen será de laEntidad estatal de la localidad especializada en servicios al equipo encuestión.

2. Documento emitido por las oficinas del Registro de Vehículos quecertifique la entrega de la chapa y la circulación de éste y que por lo tantocausó baja en el citado Registro, en el caso que el equipo sea un vehículoautomotor que haya concluido su vida útil y el informe técnico determine suretiro. No se puede ejecutar la baja hasta tanto no se tenga este documento.

Con el objetivo de agilizar el proceso de tramitación de las bajas de los

medios de transporte automotor y realizar su recepción en los puntoshabilitados por el Sime en cada provincia, trabajándose de manera uniformeen todo el territorio nacional, se establecen las siguientes indicacionesconjuntas Sime-Mitrans, emitidas en enero del 2008:“Las entidades propietarias de los vehículos automotores, durante el

proceso de preparación de la documentación de baja de los mismos,solicitarán a la Empresa de Diagnóstico Vehicular del Mitrans (FICAV), larealización de la inspección técnica y la emisión de la constancia del estadode los medios, que formará a partir de ese momento parte integrante delexpediente de baja a tramitar.Una vez aprobada la baja de los medios de transporte por las autoridades delos OACE, CAP e instituciones de carácter nacional correspondientes, losvehículos serán presentados en los Centros Provinciales designados por elSime.En las provincias el Sime habilitará puntos fijos en los Centros deRecepción de Materias Primas estableciéndose, previo acuerdo entre todaslas partes actuantes, los días y horarios en que se recibirán los medios detransporte automotor propuestos para baja organizando el trabajo de maneraque no exista acumulación de bajas por revisar y tramitar.En los Puntos de Recepción de bajas, los funcionarios de dichasinstalaciones, del Registro de Vehículos, y el representante de la entidad

propietaria del medio, realizarán la revisión de toda la documentación de baja presentada, así como la inspección final del equipo, dando su


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conformidad, si procede, para recibir el equipo. De manera excepcional sitodas las partes concuerdan, el medio puede ser trasladado hacia la plantade desarme y remotorización del Sime más cercana, atendiendo a que elequipo posee partes y piezas importantes que pueden ser recuperadas.Durante la inspección, los funcionarios revisarán de forma exhaustiva laconcordancia del estado técnico y los componentes que tiene el vehículocon el acta de revisión elaborada por Ficav, así como velarán por que loselementos registrales coincidan con los controlados por el Registro deVehículo, procediendo de inmediato a su inhabilitación.Solamente después de ejecutado este paso y aceptado el medio detransporte en el Centro, se podrá dar baja oficial del medio de los registrosde activos fijos tangibles en la contabilidad de la entidad propietaria y elRegistro de Vehículos del Minint.Los Centros de Desarme, abonarán a la entidad propietaria del medio detransporte el mondo financiero que corresponda según lo aprobado a talesefectos.Las entidades propietarias de los Medios de Transporte Automotor entrámites de baja tienen la responsabilidad de su custodia hasta el momentoen que se haga entrega oficial de los mismos en el Centro, quedandoterminantemente prohibido retirar las partes registrales (motor, chasis,cabina, carrocería o cuadro)”.

h) Otras Bajas: Pueden ocurrir bajas de Activos Fijos Tangibles por causales nodescritas anteriormente como es el caso de las viviendas que estáncontabilizadas en una Entidad como “medio básico” y que por decisiónsuperior y mediante la emisión de la documentación correspondiente, se le

asigne dicho Activo a una persona natural. En estos casos se debe cumplir loque al respecto está establecido (10).

i) Ajuste: La baja ocasionada por un faltante detectado al efectuarse un inventariofísico o extravío requiere del tratamiento establecido (2) (5).

j) Movimientos de los Activos Componentes de la Entidad Básica oFuncional: Sólo se registra contablemente el importe del Activo componenteque se da de baja por su valor individual y se reconoce como alta el medio quese repone. Sólo será preciso modificar en el submayor los valores de baja yalta de los Activos objetos de movimientos. En todos los casos se elabora el

modelo SC-1-01 “Movimiento de Activos Fijos Tangibles”.

4. Movimientos de Traslados Internos.

El movimiento de Traslado Interno es el cambio administrativamente dispuesto deubicación física o de destino económico de un Activo Fijo Tangible entreestablecimientos, dependencias dentro de una misma Entidad presupuestada o empresay entre las Áreas de Responsabilidad de una misma Entidad. A este grupo pertenecenlos traslados entre Áreas de Responsabilidad, enviados a reparar y los traslados deActivo a Ocioso y viceversa.

Es el más frecuente y determinante en el control de las Activos Fijos Tangibles por loque se debe propiciar un método ágil y de conocimiento general para tramitarlo.


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a) Enviados a Reparar: En la evaluación de los riesgos el Área de Mantenimientose identifica como muy vulnerable, particularmente en lo concerniente altratamiento de los Activos Fijos Tangibles. Cuando se envía a reparar un Activo,si el Área de Mantenimiento tiene medios para asumir su reparación, emite elmodelo Orden de Mantenimiento o documento similar, dejando constancia deesta responsabilidad en el Área de Responsabilidad que controla el Activo. Eneste caso no es necesario emitir el modelo SC-1-01¨ Movimientos de ActivosFijos Tangibles¨

Cuando el Activo Fijo Tangible tenga que enviarse a reparar fuera de la Entidad,el Área de Mantenimiento sí está obligada a emitir el modelo SC-1-01“Movimientos de Activos Fijos Tangibles” hacia un Área que debe denominarse“Enviados a Reparar” la que debe estar respaldada por el modelo SC-1-07“Control de Activos Fijos Tangibles” por tratarse de una operación de riesgo. Deesta forma se garantiza el conocimiento del movimiento del activo por parte delÁrea de Contabilidad.

b) Préstamos: En ocasiones por la Máxima autoridad de la Entidad, se autoriza el préstamo a un Área determinada de un equipo similar que se encuentra ubicadoen otra Área de Responsabilidad. En estos casos y siempre y cuando estasituación sea eventual se puede emitir un modelo SC-1-01 “Movimientos deActivos Fijos Tangibles”, dejando constancia en el escaque “Fundamentos de laoperación” del motivo por el cual se emite el modelo y en autorizado la firmade la Máxima autoridad de la Entidad. El original del modelo se entrega en

Contabilidad, una copia para el Área cedente y la otra al Área que recibe. Sehace el movimiento físico pero no en los registros contables. Decursado untiempo prudencial el Área de Contabilidad actualizará la situación y orientará alrespecto.

c) Activo a Ocioso y Viceversa: Debe efectuarse el movimiento establecido através del modelo SC-1-01 “Movimientos de Activos Fijos Tangibles” cuando setrate de traslado hacia el Área de Responsabilidad declarada “Ociosos” oviceversa. Si el medio se mantiene físicamente en el Área donde se le declaraocioso, se dejará constancia en el modelo SC-1-07 “Control de Activos FijosTangibles”.

d) Traslados internos masivos por reestructuraciones administrativas. Seexonera la emisión del modelo SC-1-01 “Movimientos de Activos FijosTangibles” por cada Activo y se confecciona un modelo SC-1-01“Movimientos de Activos Fijos Tangibles” por el total de los Activos,acompañándose un anexo donde se relacionen todos los medios trasladados conla firma correspondiente del nivel de aprobación que proceda y de las personasque reciben y entregan (18).

5. Cálculo y registro de la depreciación.

La depreciación se calcula sobre el valor inicial registrado en libros, excepto de los quehayan llegado al término de su vida útil. Se aplicará la doceava parte de la tasa anual


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indicada, sobre el valor total de los Activos Fijos Tangibles por cada grupo delClasificador Nacional de Activos Fijos Tangibles (CNMB) al cierre de cada mes. Lastasas de depreciación vigentes de acuerdo con lo establecido por el MFP (9) son lassiguientes:

GrupoTrib.

CNMB Grupo de CNMB

Tasa a AplicarAnual Mensual

I

IV

IV

IIII

III

II

G1

G3

G4

G5G5.1

G6

G7

EDIFICIOS Y OTROS

MAQ. Y EQ. ENERGETICOS

MAQ. Y EQ. PRODUCTIVOS

APAR. Y EQ. TEC. ESPEC.EQUIPOS DE COMPUTACIÓN

MED. Y EQ. TRANSPORTE

MUEBLES Y O. OBJETOS

3

6

6

1525

20

10

0.2500

0.5000

0.5000

1.25002.0833

1.6666

0.8333

El modelo SC-1-08 “Registro de Depreciación” registra los importes que correspondena la depreciación para reposición de los Activos Fijos Tangibles, de cada cuenta ysubcuenta, así como de cada centro de costo, con el fin de facilitar los cargos a gastos

mensualmente.

Cuando se produce la baja en un Activo Fijo Tangible cuya depreciación acumulada esinferior al de su valor de adquisición, es decir, ocurre antes que concluya su término devida útil, la diferencia no depreciada se cargará a los gastos de la Entidad en elmomento en que se ejecute la baja.

En las Entidades que tengan implantado el Subsistema de Costos por Áreas deResponsabilidad se aplicará mensualmente la doceava de dicha tasa por centro de costo.A tales efectos se cumplirá lo siguiente:

a) Para las Entidades que tienen implantado el control de los movimientos de ActivosFijos Tangibles, en forma manual, sin tener implantado el Subsistema de Costos

por Áreas de Responsabilidad aplicado:

Deben habilitar la Hoja de Trabajo que se describe en el (Anexo II), Capítulo 7 –“Modelos y Anexos”, para calcular la depreciación trimestralmente, según losvalores de los movimientos de Activos Fijos Tangibles que deben resumirse porcada grupo del CNMB, aplicándose la tasa correspondiente por la doceava parte dela tasa anual en cada mes.

b) Para las Entidades que tienen implantado el control de los movimientos de ActivosFijos Tangibles en forma manual y además tienen implantado el Subsistema deCosto por Áreas de Responsabilidad:


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Deben elaborar el correlacionador entre los Centros de Costos y las Áreas deResponsabilidad descrito en el (Anexo III).

Habilitar hoja de trabajo del (Anexo IV) para calcular la depreciación mensual delos grupos 1 y 2 del CNMB “Edificios y otras construcciones”, de acuerdo con losmetros cuadrados que ocupa cada centro de costo según el estudio elaborado por elFrente de Costos de la Entidad. Para la distribución de este gasto no financiero seaplicará el porciento de metros cuadrados al valor total del edificio.

Habilitar Hoja de Trabajo (Anexo V) para calcular la depreciación mensual,desglosando por Centros de Costo los valores de los movimientos de Activos FijosTangibles por cada grupo del CNMB, aplicándose la tasa correspondiente (doceava

parte de la tasa anual) en cada mes.

c) Para las Entidades que tienen el Subsistema de Costos por Áreas de Responsabilidady cualquier método de Control de los movimientos de Activos Fijos Tangiblesautomatizados, el cálculo de la depreciación se realizará mediante el Programacomputadorizado.

d) Se calculará la depreciación de los Activos Fijos Tangibles en explotación y ociososy las Entidades que tengan implantado el Subsistema de Costos por Áreas deResponsabilidad, cargarán el importe que corresponda a los siguientes centros decosto:

• En explotación: A cada centro de costo que corresponda.• Ociosos: Al centro de costo Áreas Administrativas, si existe un local para

su conservación o al centro de costo que los posea si permanecen en elÁrea de Responsabilidad a donde fueron asignados.

e) El Frente de Costos y el que controla los modelos SC-1-01 “Movimientos deActivos Fijos Tangibles” establecerán las coordinaciones y el flujo de informaciónnecesarios para que el cálculo y registro de la depreciación corresponda a losimportes reales de los Activos de que dispone cada centro de costo incluyendo losmovimientos que mensualmente se produzcan.

Los requerimientos técnicos para la confección de los asientos contables que segeneren por la aplicación de este documento, están contenidos en el Manual de

Instrucciones y Procedimientos del Subsistema de Contabilidad, ubicado en lapágina electrónica de la Dirección de Finanzas y Contabilidad del Minsap.

http://www.dncontabilidad.sld.cu

http://www.dncontabilidad.sld.cu/http://www.dncontabilidad.sld.cu/


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CAPITULO 5 – REVISION Y SUPERVISION.

a) La verificación de las existencias físicas debe iniciarse con el cotejo del modeloSC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles” en poder del Área deContabilidad contra la copia del modelo SC-1-07 “Control de Activos FijosTangibles” del Área de Responsabilidad donde se va a efectuar la verificación.Conciliadas estas Actas, se procederá a realizar la revisión, preferentemente porun dúo, contra la existencia física, de modo que simultáneamente se compruebeel listado con las características e identificación de cada Activo Fijo Tangible yel modelo SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles”.

b) Es recomendable en las áreas muy abiertas o con gran cantidad de Activos, haceral final de la comprobación un conteo del número total de Activos verificados y

cotejarlo con la cantidad de Activos Fijos Tangibles relacionados en el Acta, pues pudiera haber un sobrante que no se ha detectado.

c) En los casos en que por fuerza mayor no se ejecute un chequeo en la fecha programada, como son la ejecución de obras, reparaciones del inmueble otraslados masivos de departamentos o servicios se ejecutarán donde no hayaafectación y el resto se reprogramará.

d) De no efectuarse las verificaciones programadas, es obligatorio realizar entoncesuna vez en el año una comprobación física a todos los Activos Fijos Tangibles,cumplimentando los requisitos señalados para esta actividad.

e) Es importante considerar que la demora en la ejecución de los movimientos dealtas y bajas incide negativamente en el esclarecimiento y mayor riesgo desustracción, pérdida o extravío de los Activos Fijos Tangibles.

f) Es responsabilidad directa del Jefe de Contabilidad de que se realicen lascomprobaciones y rectificaciones en las fechas establecidas y los cuadrescorrespondientes, así como dejar constancia o evidencia de haberse efectuado.

g) A partir de la identificación de los riesgos relevantes, e independientemente dela ejecución del inventario programado mensual, deben realizarse chequeossorpresivos como expresión del control por excepción o selectivo sobre aquellos

Activos Fijos Tangibles que por sus características puedan ser objeto de fácilapropiación ilícita tales como: ventiladores de mesa, radios, televisores, videos,computadoras, así como los refrigeradores, aires acondicionados domésticos yotros de alto valor de uso.

h) Para ello puede mantenerse un listado independiente de estos mediosagrupándolos por sus características o tipo y dónde están ubicados con lo cualse facilita el seguimiento operativo de este control selectivo. Una vez concluidoy con independencia del resultado debemos tener la certeza de su exactitud.

i) Tales chequeos serán más frecuentes cuanto más alejadas estén las Entidades

organizativas o sean particularmente vulnerables las Áreas de Responsabilidad por la accesibilidad del público.


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4. Comprobaciones Parciales.

a) Para garantizar el chequeo periódico anual de todos los Activos Fijos Tangiblesde la Entidad se hace necesario elaborar un plan a partir de los controles

existentes en la cuenta Activos Fijos Tangibles distribuyendo racionalmente lasáreas de responsabilidad y los Activos a verificar por períodos parciales dentrodel año.

b) El “Plan de Chequeo de los Archivos Fijos Tangibles e Inventarios en Uso” seconfecciona siguiendo el formato que se indica en el Capítulo “Modelos yAnexos”. Al determinarse la distribución por trimestre de los Activos FijosTangibles a verificar se tendrá cuidado en considerar la totalidad de ActivosFijos Tangibles con que cuenta cada centro de costo o Área de Responsabilidadde modo que se distribuyan lo más uniformemente posible según los períodosdel año, etapa vacacional, y la complejidad de los servicios donde se harán los

conteos.

c) La fecha de presentación del Plan para su aprobación por el nivelcorrespondiente será el día 15 del mes de enero de cada año.

d) Para efectuar las verificaciones se utilizará el original del modelo SC-1-07Control de Activos Fijos Tangibles en poder del área de Contabilidad. Elresultado de la comprobación física se anota en una hoja de trabajo con espacio

para Faltante, Sobrante y Deficiencias en los controles.

e) El Plan aprobado se va ejecutando en cada trimestre, debiendo efectuarse los

chequeos físicos parciales programados mensualmente, por el funcionario oencargado de la tarea el que al concluir cada Área de Responsabilidad emite laDeclaración Jurada descrita en el Capítulo “Modelos y Anexos”. De esta formase garantiza el chequeo anual de todos los Activos Fijos Tangibles de la Entidad.

f) En los Consejos Económicos de la Entidad debe ser analizado mensualmente elcumplimiento del “Plan de Chequeo de los Activos Fijos Tangibles e Inventariosen Uso”, las deficiencias encontradas y las medidas adoptadas para su solución.

g) El Director de la Entidad deberá depurar y exigir la responsabilidad de lasdeficiencias informando de l

aft manual aprobado dfc

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