Ambulatory Clinical Informatics Ambulatory Clinical Informatics  and and  The Electronic Health Record Incentive Payment The Electronic Health Record Incentive Payment  ProgramProgram

Neil R. Kudler, MDNeil R. Kudler, MDMedical Director of Clinical InformaticsMedical Director of Clinical InformaticsBaystate HealthBaystate HealthSpringfield, MASpringfield, MA

AAPC Springfield Regional Conference AAPC Springfield Regional Conference October 7, 2010October 7, 2010

The Electronic Health Record Incentive The Electronic Health Record Incentive  Payment Program Payment Program isis

Meaningful UseMeaningful Use

Interim Final Rule released 12Interim Final Rule released 12‐‐3131‐‐0909

Public comment to 3Public comment to 3‐‐1010

Reformulation and response released as Reformulation and response released as 

Final Rule on July 13, 2010Final Rule on July 13, 2010

Medicare and Medicaid EHR Incentive Medicare and Medicaid EHR Incentive  Payment BasicsPayment Basics

Defining Meaningful UseDefining Meaningful Use

American Recovery and Reinvestment Act American Recovery and Reinvestment Act  (ARRA) authorizes CMS to provide incentive (ARRA) authorizes CMS to provide incentive 

reimbursement to physician and hospital reimbursement to physician and hospital  providers for becoming providers for becoming ““meaningful usersmeaningful users””

of a of a 

certified electronic health record certified electronic health record 

Stage 1 of 3 begins in 2011 with project Stage 1 of 3 begins in 2011 with project  culmination in 2015culmination in 2015

Penalties are incurred for nonPenalties are incurred for non‐‐compliance in compliance in  20162016

Defining Meaningful UseDefining Meaningful Use

In 2008, the National Quality Forum identified a In 2008, the National Quality Forum identified a  set of national priorities for healthcare set of national priorities for healthcare 

improvementimprovement––

Patient engagementPatient engagement

––

Reducing racial disparitiesReducing racial disparities

––

Improved safetyImproved safety

––

Increased efficiencyIncreased efficiency

––

Coordination of careCoordination of care

––

Improved population healthImproved population health

Privacy and security have since been built into the Privacy and security have since been built into the 

frameworkframework

HITECH HITECH ((Health Information Technology for Health Information Technology for  Economic and Clinical HealthEconomic and Clinical Health))

Act created Act created 3 3 

incentives programsincentives programs

for Meaningful Use: for Meaningful Use: ––

Medicare FeeMedicare Fee‐‐forfor‐‐ServiceService

––

Medicare AdvantageMedicare Advantage––

Medicaid programsMedicaid programs

Three categories of eligibilityThree categories of eligibility––

Eligible hospitals  (EH)Eligible hospitals  (EH)

––

Critical access hospitals (CAH)Critical access hospitals (CAH)––

Eligible providers (EP)Eligible providers (EP)

Defining Meaningful UseDefining Meaningful Use

Defining Meaningful UseDefining Meaningful Use

Eligible Hospitals and Critical Access Hospitals Eligible Hospitals and Critical Access Hospitals  are eligible for both Medicare and Medicaid are eligible for both Medicare and Medicaid 

incentive paymentsincentive payments––

Medicare and Medicaid programs have minor Medicare and Medicaid programs have minor 

variations in eligibility and reimbursement planningvariations in eligibility and reimbursement planning––

Incentive payments for eligible hospitals would be Incentive payments for eligible hospitals would be 

calculated based on the provider number used for calculated based on the provider number used for 

cost reporting purposes cost reporting purposes 

CMS Certification Number (CCN) CMS Certification Number (CCN) 

Eligible Hospital: incentive payments for Eligible Hospital: incentive payments for 

eligible hospitals would be calculated eligible hospitals would be calculated  based on the provider number used for based on the provider number used for 

cost reporting purposes, which is the CMS cost reporting purposes, which is the CMS  Certification Number (CCN) of the main Certification Number (CCN) of the main 

providerprovider––

Eligible Hospitals and CAHs may participate Eligible Hospitals and CAHs may participate 

in both the Medicare programs and the in both the Medicare programs and the  Medicaid programMedicaid program

Defining Meaningful UseDefining Meaningful Use

Defining Meaningful UseDefining Meaningful Use

Eligible Professionals (EPs) can receive Eligible Professionals (EPs) can receive eithereither Medicare Medicare oror

Medicaid incentive paymentsMedicaid incentive payments

––

EP must provide >10% of services in ambulatory EP must provide >10% of services in ambulatory 

setting (including observation status patients; setting (including observation status patients; 

excludes all POS 21 & 23)excludes all POS 21 & 23)

HospitalHospital‐‐based clinic providers are eligible as EPsbased clinic providers are eligible as EPs

––

Medicare: MD, DO, DDS, DMD, DPM, DC, ODMedicare: MD, DO, DDS, DMD, DPM, DC, OD

––

Medicaid: 30% Medicaid volume (20% for pediatrics)Medicaid: 30% Medicaid volume (20% for pediatrics)

Physicians, NPs, Physicians, NPs, CNMsCNMs, , PAsPAs

in health centersin health centers

The HITECH Act does not award partial The HITECH Act does not award partial 

paymentspayments

The EHR reporting period is any The EHR reporting period is any 

continuous 90 day period of continuous 90 day period of  demonstration in 2011demonstration in 2011

––

Full incentive payment will be awarded for Full incentive payment will be awarded for  this 90 day periodthis 90 day period

––

Subsequent payment will require the entire Subsequent payment will require the entire  year of meaningful useyear of meaningful use

Defining Meaningful UseDefining Meaningful Use

Criteria is divided into Criteria is divided into Core Core and and Menu Menu setssets––

Must satisfy Must satisfy allall

1515

Core Core measures and measures and 5 of 10 5 of 10 

MenuMenu

measuresmeasures

Emergency Department explicit Emergency Department explicit 

participant in the EH projectparticipant in the EH project

Aggressive quality reporting programs for Aggressive quality reporting programs for 

both ambulatory and hospital projectsboth ambulatory and hospital projects

Defining Meaningful UseDefining Meaningful Use

Improve Quality, Safety 

& Efficiency

Improve CareCoordination

Ensure Privacy& SecurityProtections

ImprovePopulation

&Public Health

Engage Patientsand

Families

MeaningfulMeaningfulUseUse

Improve Quality, Safety 

& Efficiency

MeaningfulMeaningfulUseUse

DemographicsProblem ListVital SignsMedication ListAllergy ListePrescribingCPOEDrug CheckingCDS RuleSmoking StatusQuality Reporting

Patient RemindersLab ResultsRegistriesCore: block

Menu: Italics

The prescribing of medications electronically satisfies both the

EP requirement for ePrescribing

and for CPOE

Pharmacy

Engage Patientsand

Families

MeaningfulMeaningfulUseUse

Electronic Summary•DC Summary•ED &  EP visitVisit Summary

Patient Portal

Core: blockMenu: Italics

ImprovePopulation

&Public Health

MeaningfulMeaningfulUseUse

Public Health ObjectivesPublic Health ObjectivesImmunizations reportsLabs submission to DPHOutbreak surveillance

Core: blockMenu: Italics

Improve CareCoordination

MeaningfulMeaningfulUseUse

Exchange key clinical information

Summary of care Medication Reconciliation

Core: blockMenu: Italics

Ensure Privacy& SecurityProtections

MeaningfulMeaningfulUseUse

Protecting PatientProtecting PatientHealth Information!Health Information!

Core: blockMenu: Italics

Areas of Focus for PhysiciansAreas of Focus for Physicians

––

Problem List (80% of Problem List (80% of ““unique patientunique patient”” charts) charts) 

––

Medication List (80%)Medication List (80%)––

Allergy List (80%)Allergy List (80%)

––

Medication Reconciliation (50%)Medication Reconciliation (50%)––

Vital signs (50%)Vital signs (50%)

––

Smoking status (50%)Smoking status (50%)––

Clinical information distributionClinical information distribution

Improve Quality, Safety 

& Efficiency

Improve CareCoordination

Ensure Privacy& SecurityProtections

ImprovePopulation

&Public Health

Engage Patientsand

Families

MeaningfulMeaningfulUseUse

In accordance with these pre‐established priorities, Meaningful Use requirements will increase over time.

Meaningful Use Staging Meaningful Use Staging 

Stage 1Stage 1––

First eligible in 2011First eligible in 2011

––

Focus is on data Focus is on data 

capture via EHRcapture via EHR––

Core (15) + Menu (5 of Core (15) + Menu (5 of 

10) criteria to be met10) criteria to be met––

Medicare Medicare or or Medicaid Medicaid 

participation have participation have 

identical identical 

requirementsrequirements

Stages 2 and 3Stages 2 and 3––

Criteria definition to Criteria definition to 

be formulated and be formulated and 

with release expected with release expected 

in 2012in 2012‐‐1313––

Emphasis will shift to Emphasis will shift to 

improvements in improvements in 

quality outcomes, quality outcomes, 

safety, and efficiency safety, and efficiency 

(cost containment)(cost containment)

Timeline for Stage criteriaTimeline for Stage criteria

First First 

QualifyingQualifyingYearYear

FFY2011

FFY2012

FFY2013

FFY2014

FFY 2015 

and 

Beyond

FFY 2011 Stage 1 Stage 1 Stage 2 Stage 2 TBD

FFY 2012 Stage 1 Stage 1 Stage 2 TBD

FFY 2013 Stage 1 Stage 1 TBD

FFY 2014 Stage 1 TBD

FFY 2015 TBD

Attesting to Meaningful Use Attesting to Meaningful Use 

Eligible Providers must attest to CMS that:Eligible Providers must attest to CMS that:––

A certified EHR system is usedA certified EHR system is used––

The EHR achieves functionality requirements and associated The EHR achieves functionality requirements and associated 

measuresmeasures

EPs must also attest on quality reporting requirementsEPs must also attest on quality reporting requirements––

Data were generated from EHRData were generated from EHR––

Results are reported in the aggregate (numerators, denominators,Results are reported in the aggregate (numerators, denominators,

and and 

exclusions) to CMS (or states for Medicaid project)exclusions) to CMS (or states for Medicaid project)

––

Results are accurateResults are accurate––

Data include all patients to whom the measure appliesData include all patients to whom the measure applies

Quality reporting is not focused on performance or other outcomeQuality reporting is not focused on performance or other outcomes, but s, but 

rather on the ability to utilize the EHR to provide accurate andrather on the ability to utilize the EHR to provide accurate and

comprehensive datacomprehensive data

Attesting to Meaningful UseAttesting to Meaningful Use

CMS will establish a webCMS will establish a web‐‐based based 

attestation tool by Spring 2011attestation tool by Spring 2011

Attestation will occur once per payment Attestation will occur once per payment 

yearyear

Year One of Stage 1 will be any Year One of Stage 1 will be any 

continuous 90continuous 90‐‐day demonstration periodday demonstration period

Subsequent reporting will be for the Subsequent reporting will be for the 

entire payment (calendar) yearentire payment (calendar) year

Attesting to Meaningful UseAttesting to Meaningful Use

Attestation for EPs who work at multiple Attestation for EPs who work at multiple 

locationslocations––

Must have 50% of their total patient Must have 50% of their total patient 

encounters at locations where certified EHR encounters at locations where certified EHR  technology is availabletechnology is available

––

Base all MU measures only on encounters Base all MU measures only on encounters  that occurred at location where certified EHR that occurred at location where certified EHR 

technology is availabletechnology is available

Medicare HER Incentives for EPsMedicare HER Incentives for EPs

CY 2011CY 2011 CY 2012CY 2012 CY 2013CY 2013 CY 2014CY 2014CY 2015 and CY 2015 and 

LaterLater

CY 2011CY 2011 $ 18,000 $ 18,000 

CY 2012CY 2012 $ 12,000 $ 12,000  $ 18,000 $ 18,000 

CY 2013CY 2013 $   8,000 $   8,000  $ 12,000 $ 12,000  $ 15,000 $ 15,000 

CY 2014CY 2014 $   4,000 $   4,000  $   8,000 $   8,000  $ 12,000 $ 12,000  $ 12,000 $ 12,000 

CY 2015CY 2015 $   2,000 $   2,000  $   4,000 $   4,000  $   8,000 $   8,000  $   8,000 $   8,000 

CY 2016CY 2016 $   2,000 $   2,000  $   4,000 $   4,000  $   4,000 $   4,000 

TotalTotal $ 44,000 $ 44,000  $ 44,000 $ 44,000  $ 39,000 $ 39,000  $ 24,000 $ 24,000  $  0 $  0 

Year EP first qualifies:

Medicaid EHR Incentives for EPsMedicaid EHR Incentives for EPs

CY 2011CY 2011 CY 2012CY 2012 CY 2013CY 2013 CY 2014CY 2014 CY 2015CY 2015 CY 2016CY 2016CY 2011CY 2011 $ 21,000 $ 21,000 CY 2012CY 2012 $   8,500 $   8,500  $ 21,000 $ 21,000 CY 2013CY 2013 $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $ 21,000 $ 21,000 CY 2014CY 2014 $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $ 21,000 $ 21,000 CY 2015CY 2015 $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $ 21,000 $ 21,000 CY 2016CY 2016 $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $ 21,000 $ 21,000 CY 2017CY 2017 $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500 CY 2018CY 2018 $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500 CY 2019CY 2019 $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500 CY 2020CY 2020 $   8,500 $   8,500  $   8,500 $   8,500 CY 2021CY 2021 $   8,500 $   8,500 

TotalTotal $ 63,750 $ 63,750  $ 63,750 $ 63,750  $ 63,750 $ 63,750  $ 63,750 $ 63,750  $ 63,750 $ 63,750  $ 63,750 $ 63,750 

Year EP first qualifies:

How can coders assist in the How can coders assist in the  success of the EHR?success of the EHR?

Data integrity auditsData integrity audits––

DemographicsDemographics

––

Vital signs including height and BMIVital signs including height and BMI––

Use of data within documentationUse of data within documentation

Structured lab entryStructured lab entry

““CloningCloning””

of clinical notesof clinical notes

How can coders assist in the How can coders assist in the  success of the EHR?success of the EHR?

Teach me!Teach me!

How can coders best How can coders best 

collaborate with clinicians to create the collaborate with clinicians to create the  best electronic health record in order to best electronic health record in order to  meet the highest goals for quality patient meet the highest goals for quality patient 

care?care?