08/04/2015 Amendments in depreciation policies as per Comp... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC57392 1/7

Getting Started Newsletters Store   

Products Services & Support About SCN Downloads

Industries Training & Education Partnership Developer Center

Lines of Business University Alliances Events & Webinars Innovation

Log On Join UsHi, Guest Search the Community

Activity Communications Actions

Browse

1 Tweet 2

created by Sethuraman Ganesamurthy on Aug 16, 2014 5:06 AM, last modified by Sethuraman Ganesamurthy on Aug 20, 2014 7:28AM

Hello friends, As we all know Companies Act 2013 has to be implemented from this FY 1415.The major change in respect to Asset accounting is, depreciation has to be calculated based on useful liferather than rates of depreciation. Let’s see examples of possible scenarios

Those who use depreciation rate can calculate useful life by divide 100 by the rate and those who use usefullife method already can use the same while seeing the below scenarios. Asset class Depreciation rate Calculated useful life CO.ACT 2013 Useful

life1 20% 5 52 10% 10 53 5% 20 30

 Scenario 1: For Asset class 1, useful life is same in old method as well as Companies Act prescribed useful life. So thereis no impact in depreciation. Scenario 2a: If for some assets in asset class 2 expired useful life is 3, then net book value should be depreciated overremaining useful life of 2 years. Scenario 2b: If for some assets in asset class 2 expired useful life is 6 years, then whole net book value should be chargedoff immediately and has to adjusted in opening retained earnings. Scenario 3: For assets in asset class 3, the net book value should be depreciated over remaining useful life. So we have to do configuration of depreciation keys to meet the requirements as per companies act 2013.Fortunately we are in SAP environment. So making changes in our system is very easy. It calculatesautomatically the retro calculations also. Let’s see the configuration part. We need to create only one depreciation key which will suit for all asset classes and all type of scenarios.

SAP has provided one depreciation key LINS for depreciation of assets over remaining useful life. Just cloneLINS and create customised dep key say ZLIN. The properties are shown in screenshots.

Depreciation Key ZLIN is created vide T code AFAMA by cloning LINS

Amendments in depreciation policies as perCompanies Act 2013Configuration andworkflow for Indian clients

Share 5

Version 2

08/04/2015 Amendments in depreciation policies as per Comp... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC57392 2/7

Then we will see the base method vide T code AFAMR

Then we will see Multi level method vide T code AFAMS

08/04/2015 Amendments in depreciation policies as per Comp... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC57392 3/7

Then we will see Period control method vide T code AFAMP

These are all the config steps. Kindly make suitable changes to suit your requirements.

Now the next step after creating dep key is to update existing assets with the new dep key say ZLIN anduseful life.

Many companies may be having lakhs of asset reocrds. So do you feel it is a  herculean task to update assetwith new dep key and new useful life. Thats where SAP comes in for our rescue. We can do all massupdates with little work.

SAP has provided a T code OA02 to mass update of asset records.Let's see the steps involved in mass update.Create substituition vide T code OA02.

08/04/2015 Amendments in depreciation policies as per Comp... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC57392 4/7

 Then go to T code AR01 or any other standard reports like S_ALR_87011990 and create worklist

Then release the worklist vide T code AR31

08/04/2015 Amendments in depreciation policies as per Comp... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC57392 5/7

Average User Rating

(2 ratings)

1 Tweet 2

The mass changes can be done vide other modes like LSMW or BDC also. You can choose which is suitable for you. Thats all freinds. Hope I have explained  the steps clearly.Kindly provide your valuable feedbacks to update the document so that it will be complete and useful to many.Awaiting for your comments. Regards,G.Sethuraman

13547 Views  

Share 5

15 Comments

Like (0)

Diwa p Aug 16, 2014 11:37 AM

Hi  Sethuraman Ganesamurthy, usefull document.thanks for sharing. Here i have doubt about asset class.as you have mentioned asset class 1,asset class 2.can youplease explain what is meant by asset class 1,2,etc..whether it is plant machinery,or  buildings orfurniture fittings etc...  Regards,Diwakar

Like (0)

Sethuraman Ganesamurthy Aug 16, 2014 12:05 PM (in response to Diwa p)

Hi Diwa, These are all sample asset classes which I have used only for explanation for easyunderstanding.I didnt intend to mention any Building or P&M.You can fit in your asset class in any of the above scenario. Regards,G.Sethuraman

Sridhar Bolisetti Aug 18, 2014 5:24 AM

Hi Sethuraman, Nice explanation without leaving any room for doubts.  Good one.  Thanks. Regards,Sridhar

08/04/2015 Amendments in depreciation policies as per Comp... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC57392 6/7

Like (0)

Like (0)

Sethuraman Ganesamurthy Aug 18, 2014 5:51 AM (in response to Sridhar Bolisetti)

Hi Sridhar, Thanks a lot for your comments

Like (0)

sateesh p Aug 20, 2014 10:30 AM

Hi Sethuraman, Nice article. I had a query regarding point 2b in the above article. I understand that I can post the wdv of the assetas unplanned dep and then pass transfer entry to reserves GL. Is there any way I can directly transferthe amount to reserves GL. I tried to assign the Reserves GL in AO90 but it allows me to assign a onlya P&L account GL. Regards,Sateesh

Like (0)

Sethuraman Ganesamurthy Aug 20, 2014 11:16 AM (in response to sateesh p)

Hi Sateesh, I think you cannot assign Reserve GL directly here.You have to use GL accounts created as P&L statement account in FS00. Regards,GSR

Like (0)

Sada Bandla Sep 6, 2014 8:23 PM

Hi  Sethuraman Ganesamurthy, Its very clear nicely presented ,thank you for sharing useful info..

Like (0)

Sethuraman Ganesamurthy Sep 8, 2014 4:48 AM (in response to Sada Bandla)

Hi Sada, Thanks a lot for your comments and rating

Like (0)

NirmalSagar ShahJhala Sep 13, 2014 7:42 AM

Hi  Sethuraman Ganesamurthy, Very usefull document.thanks for sharing. Act 2013 given the useful life but not given the method whether it will be SLM or WDV mehtod ofdeprecation hence if any change in the existing mehtod from SLM to WDV or WDV to SLM then it isconsidered as change in accounting policy as per Accounting Standard and required disclosure. I would like to know how this work under WDV method and what is deprecation key for WDV mehtodbased on useful life and remianing useful life. My understanding is that Whatever you explained thatis for SLM Mehtod.

Like (0)

Sethuraman Ganesamurthy Sep 13, 2014 7:50 AM (in response to NirmalSagar ShahJhala)

Hi Nirmal, Thanks for your comments.SAP has released a note 2052506 for it.Kindly go through it it will help you.

Like (0)

NirmalSagar ShahJhala Sep 13, 2014 7:57 AM

thanks for prompt input. how to get note 2052506

Sethuraman Ganesamurthy Sep 13, 2014 8:13 AM (in response to NirmalSagar ShahJhala)

08/04/2015 Amendments in depreciation policies as per Comp... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC57392 7/7

Follow SCNSite Index Contact Us SAP Help PortalPrivacy Terms of Use Legal Disclosure Copyright

Like (0)

Hi, Contact your basis team they will get the SAP note from Customer service place in SAP

Like (0)

Mariks . Sep 15, 2014 1:10 PM

Very good document..thanks for sharing...

Like (0)

Sethuraman Ganesamurthy Sep 15, 2014 1:22 PM (in response to Mariks .)

Thanks a lot

Like (0)

sandeep guptha Sep 29, 2014 7:40 AM

thanks for sharing document ... nice information. thanks