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2017-05-16

Hans-Joachim Hübner Head of Solutions and Sales Member of the Board PDF Association

PDF Days Europe 2017

Die TR 03138 Ersetzendes Scannen beim Luftfahrt-Bundesamt und der Bezirksregierung Detmold

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• Warum die TR Resiscan bei den PDF Days?

• TR Resiscan Formatempfehlung

• 100 % unserer Projekte verwenden PDF/A

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Aufgaben und Ziele des Luftfahrt-Bundesamtes

• Das Luftfahrt-Bundesamt (LBA) sorgt als Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI) für die Sicherheit eines Fluges lange bevor dieser beginnt. Durch die Wahrnehmung von mehr als 100 Zulassungs-, Genehmigungs- und Aufsichtsfunktionen gewährleistet das LBA den hohen Sicherheitsstandard der Luftfahrt in Deutschland.

• Zentrale in Braunschweig, Außenstellen an den großen Flughafenstandorten Berlin, Düsseldorf, Frankfurt/Main, Hamburg, München und Stuttgart

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Formulare, Formulare…

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Ablauf Eingang der Dokumente - Scannen

• Posteingang (noch) In-gesourced Deutsche Post

• Posteingang wird nach Referaten sortiert und verteilt

• Als Pilot gescannt werden zurzeit 2 Bereiche: • T22 Technisches Personal • T4 Zulassungen

• T22 bekommt die Post zunächst in Papier, sortiert nach Bearbeitern, schickt die sortierten Eingänge an die Scanstelle • Vor dem Scannen werden 2D Barcodes nach

Bereich mit jeweils fortlaufenden Nummern geklebt

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Ablauf Eingang der Dokumente – Scannen und Ausblick

• T4 Zulassungen bekommt die Eingänge in Papier • Die Vorgänge werden vom Papier bearbeitet • Danach gehen die Vorgänge in die Scanstelle und werden nach

Bearbeitung und Scannen im DMS zugeordnet • Erfassung der Kennzeichen beim Scannen

• Erweiterung zunächst mit einem kleineren, gesamten Bereich geplant

• Im nächsten Schritt dann ein größerer Bereich mit umfangreichem Aktenbestand von ca. 30.000 Akten, die einmal im Jahr angefasst werden müssen • Aktenbestand wird digitalisiert innerhalb eines Jahres

• Schutzbedarf der Dokumente im Schnitt ‚hoch‘

• Einführung des elektronischen Siegels steht kurz bevor

• Langzeitarchivierung bei ITZBund Ilmenau

• Zertifizierung durch das BSI nach TR 03138 wird angestrebt

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Scanstrecke und elba DMS

CROSSCAP Enterprise Server TRR

CROSSCAP TRR Scan-Clients

CROSSCAP TRR Multi-Client mit Signatur

elba DMS Fabasoft

Vorgangs-

bearbeitung

Sachbearbeitung Referate

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Bezirksregierung Detmold

• Installation von CROSSCAP TRR als Einzelplatzversion im November 2016

• Einbindung eines bereits vorhandenen Mittelvolumenscanners

• Bereits vor der Installation wurden die bisherigen Abläufe beim Scannen in CROSSCAP TRR konfiguriert = unmittelbar produktiv!

• Als DMS wird (noch) DOMEA von Open Text eingesetzt, gehostet bei IT.NRW

• Der Import erfolgt (noch) durch ein eigenentwickeltes Script der BR Detmold >> xDomea >> CMIS

• E-Akte NRW ist gerade ausgeschrieben, DOMEA wird voraussichtlich ab 2019 abgelöst

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Bezirksregierung Detmold - Projektstatus

• BR Detmold strebt eine Zertifizierung durch das BSI an

• Schutzbedarf wird durchweg als ‚normal‘ eingeschätzt – ganz wenige Dokumente ‚hoch‘

• Die Verfahrensbeschreibung für das ersetzende Scannen ist fast fertiggestellt

• Die Zertifizierung soll im Laufe des nächsten Jahres durchgeführt werden zusammen mit einer Zertifizierung nach ISO 27001 – IT Grundschutz

• BR Detmold wird Referenzbehörde für NRW

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Scanvorbereitung und Scannen

• Papierverarbeitung Poststelle • Die täglich eingehende Papierpost wird von den Mitarbeitern der

Poststelle geöffnet und vorsortiert. Dabei gilt: • Zuerst werden die nicht zu scannenden Dokumente aussortiert (z.B.

Urkunden, Bücher oder Werbung). Die Bestimmung dieser Schriftstücke kann einer Anleitung (sog. Scan-Ampel) entnommen werden, die direkt am Scan-Arbeitsplatz ausliegt.

• Entklammern, Entnahme von Heftstreifen und Glätten der Schriftstücke für den korrekten Einzug der einzelnen Blätter durch den Scanner.

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Scanvorbereitung und Scannen

• Trennblätter einfügen: • Dokumententrennblätter, die Dokumente voneinander abtrennen

und • Vorgangstrennblätter, die neue Posteingangsmappen erzeugen • Platzhalterblätter, falls in einem Dokument ein Schriftstück nicht

gescannt werden kann. Dies ist erforderlich, damit erkennbar ist, an welcher Stelle im Dokument die Seite (Anlage) enthalten war.

• Kleinformate, die nicht gescannt werden können, sind ggfs. auf DIN A4 zu kopieren und dann als DIN A4-Kopie zu scannen.

• Alle auf dem Papier befindlichen Tinten und Korrekturflüssigkeiten müssen vor Beginn des Scannens trocken sein.

• Die Posteingänge werden dann in Stapeln nach Dezernaten / Ministerpost sortiert.

• Nach diesen Vorarbeiten erfolgt das stapelweise Scannen der Eingänge nach Abteilungen

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Für wen wird gescannt?

2 Querschnittsdezernate

Eigene Scanstelle

251 Beschäftigte

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Wer ist geplant?

Bereits dabei mit 39

Beschäftigten

In Planung mit 90 Beschäftigten

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Status Quo und Ausblick

• Zur Zeit wird ein Aufkommen von ca. 300 Posteingängen verarbeitet

• Die Posteingänge sind unterschiedlich groß: • Vom einfachen Brief bis hin zu 5 – 6 dicken Aktenordnern z.B. im

Umweltdezernat

• BR Detmold wird erweitern auf Enterprise Server TRR mit 2 produktiven Clients und 1 Testclient

• BR Detmold bewirbt sich um Bestandsaktenscan (Dienstleistung) für andere Dienststellen • Neues Feld im Transfervermerk nach § 371 b ZPO: • „Es wird bestätigt, dass das vorliegende elektronische Dokument mit dem

dem Scanvorgang zugeführten Papierdokument übereinstimmt.“ • Als öffentliche Stelle kann BR Detmold das beweiswerterhaltende

Digitalisieren von öffentlichen Urkunden leisten

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Systemübersicht

CROSSCAP Enterprise Server TRR

CROSSCAP TRR Scan-Clients

DOMEA Open Text

Vorgangs-

bearbeitung

Sachbearbeitung Dezernate CROSSCAP TRR Multi-Client mit Signatur

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Initiativen und Projekte auf Basis TR Resiscan

• Nationaler IT-Gipfel 2016: Fokusgrupp e „Government as a Service – GaaS“ → UAG: „Rechtskonforme E-Akte“: Ersetzendes Scannen Kommunalverwaltung → Vitako: Muster-Verfahrensbeschreibung / KGSt: Examplarische Schutzbedarfsanalyse

• BMI: Muster-Hausanordnung „Ersetzendes Scannen“ - Dieses Muster legt fest, wie mit eingescannten Papierdokumenten zu verfahren ist. (04/2016)

• BAK/KBV: „Empfehlungen zur arztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis“

• Deutsche Steuerberaterverband e.V.: „Gemeinsame Muster-Verfahrensdokumentation (…) zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“

• Bundesversicherungsamt fur Sozialversicherungstrager: Leitfaden „Elektronische Kommunikation und Langzeitspeicherung elektronischer Daten“

• Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit: Module zum Scannen und zur Langzeitaufbewahrung

• E-Justice-Rat auf Empfehlung der Bund-Lander-Kommission fur Informationstechnik in der Justiz: „Organisatorisch-technische Leitlinien fur den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten und Staatsanwaltschaften“, Muster-Rechtsverordnung (04/2016)

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Musterschutzbedarfsanalyse, Musterverfahrensbeschreibung

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Thank you! Any questions?

Get in touch: h-j.huebner@srz.de Web site: www.pdfa.org Twitter: PDFassocation

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