internal audit report - 2018 - mti.darmajaya.ac.id internal report 2018.pdf · akreditasi program...
Post on 09-Jun-2019
213 Views
Preview:
TRANSCRIPT
INTERNAL AUDIT REPORT - 2018 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
Quality Assurance Center - INFORMATICS AND BUSINESS INSTITUTE DARMAJAYA JL. Z.A. PAGAR ALAM NO.93 BANDARLAMPUNG 35142 Telp. (0721) 787214 | Fax. (0721) 700261 | Email : info@darmajaya.ac.id www.darmajaya.ac.id
Table of Contents
i
INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT ___________________________________ 1
Kata Pengantar _______________________________________________________ 3
BAB I PENDAHULUAN _________________________________________________ 4
Latar Belakang _________________________________________________ 4
Tujuan Audit ___________________________________________________ 4
Lingkup Pemeriksaan ____________________________________________ 5
Kategori Ketidaksesuaian _________________________________________ 5
Hukum Dasar/Aturan yang Digunakan _______________________________ 5
Batasan Pemeriksaan ____________________________________________ 5
Metode Pemeriksaan ____________________________________________ 6
Tahapan Pemeriksaan ___________________________________________ 6
Kajian Ulang Audit Sebelumnya ____________________________________ 6
Pelaksanaan Audit dan Tim Audit Mutu Internal 2018 ___________________ 7
BAB II HASIL PEMERIKSAAN ___________________________________________ 9
Penjelasan Umum Hasil Audit _____________________________________ 9
Hasil Rekap Audit dan Catatan Audit ________________________________ 9
Observasi Sebaran Klausal _______________________________________ 11
Ringkasan Ketidaksesuaian Audit __________________________________ 14
Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan _________________________ 14
BAB III KESIMPULAN _________________________________________________ 15
LAMPIRAN __________________________________________________________ 16
1
INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT
Number of Audit : I-2018
Standard (s) : ISO 9001:2015
Organization : Informatics and Busines Institute (IBI) Darmajaya
Address : Jl. Z.A Pagar Alam No. 93 Kedaton Bandar Lampung
Telp/Fax/e-mail : 0721-787214/700261/info.darmajaya.ac.id
Internal Audit Type : QMS ISO 9001:2015
Audit Scope : Teaching Learning (Academic) and Supporting (Non-
Academic)
Site(s) audited : All Unit in IBI Darmajaya (21 Units)
Date(s) of internal audit(s) : 5 – 15 Maret 2018
Management Representative : Dr. RZ Abdul Aziz, MT
Head of QAC : Nursiyanto, S.Kom., M.T.I
Lead auditor : Nurfiana, S.Kom., M.Kom
Members of Auditor Abdi Darmawan, ST.,MTI
Andri Winata, SE.,M.Sc
Anik Irawati, SE.,M.Sc Aswin, SE., MM
Betty Magdalena, S.Pd.,MM
Dedi Putra, SE., M.S.Ak
Fitria, S.T.,M.Kom
Halimah Yunus, S.Kom., M.TI
M. Sadat Pulungan, SE., MM
Muhammad Rafiq, M.Si
Niken Paramitasari, SE.,MM
Nurjoko, S.Kom, M.TI
Ronny Nasar, S.E., MM
Yulmaini, S.Kom., M.Cs
Yuni Arkhiansyah, M.Kom
Quality Analizer and Designer : Zulkarnain, S.Kom., M.TI
Document Controller : Retno Dwi Handayani, S.Kom
“THE BEST”
Taqwa
Heart
Empath
Brilliant
Energic
Synergy
Trustworthy
2
Comments Raised
Non-Conformity Major : 24
Non-Conformity Minor : 65
Potensial Non Compliance : 62
Oportunities For Improvement (OFI) : 140
Total : 291
Date of next internal audit(s) : 5 – 15 Maret 2019
EXCLUSIONS / PENGECUALIAN
Requirement Justification
- -
* Tidak ada pengecualian klausal pada penerapan sistem mutu
This report is confidential and distribution is limited to the audit team, client representative
and the Institution Quality Assurance.
Bandar Lampung, 23 April 2018
Dibuat oleh Diketahui oleh
Lead Auditor Management Representative
Nurfiana, S.Kom., M.Kom Dr. Abdul Aziz, M.T
Applicable statutory and regulatory requirements
SNI – Quality Management System : ISO 9001:2015
3
Kata Pengantar
Assalamu alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah S.W.T, sehingga Laporan Audit Mutu Internal
Informatics and Business Institute (IBI) Darmajaya Tahun 2018 ini dapat diselesaikan.
Laporan ini disusun sebagai laporan hasil audit oleh Tim Auditor Mutu Internal tanggal 5 –
15 Maret 2018 berdasarkan Surat Keputusan Rektor Nomor SK. 056/DMJ/REK/II-2018
tanggal 22 Februari 2018 tentang Auditor Mutu Internal ISO 9001:2015 Institut Informatika
dan Bisnis Darmajaya.
Berdasarkan hasil audit terdapat beberapa kondisi yang keseluruhannya sudah mendapat
tanggapan dari pihak semua unit yang ada di IBI Darmajaya. Harapan kami kondisi tersebut
dapat segera ditindaklanjuti sehingga dapat meningkatkan kualitas dan kinerja setiap unit
yang ada di IBI Darmajaya.
Apresiasi kami sampaikan kepada auditi yang telah berkooperatif dalam pelaksanaan
kegiatan audit ini. Kami juga mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada
semua pihak yang telah membantu terlaksananya kegiatan internal audit ini.
Wa alaikum salaam wa rahmatullahi wa barakatuh
Bandar Lampung, 23 April 2018
Quality Assurance Center (QAC) – IBI Darmajaya
4
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang
Tuntutan masyarakat terhadap kualitas pendidikan tinggi saat ini semakin menjadi pacuan
bagi setiap institusi pendidikan tinggi untuk meningkatkan mutu akademik beserta
pelayanannya. Pemerintah juga memperkuat hal ini dengan mengeluarkan berbagai
undang-undang dan peraturan yaitu Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 tahun 2013
tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar
Nasional Pendidikan, Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik
Indonesia Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi, Peraturan
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 2014 Tentang
Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi, Permendikbud nomor 50 tahun 2014
tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
Institut Informatika dan Bisnis Darmajaya merupakan perguruan tinggi swasta yang terus
berusaha untuk meningkatkan kualitas baik dalam segi mutu akademik maupun pelayanan
administrasi bagi civitas akademik itu sendiri. Hal ini juga terkait dengan salah satu kewajiban
IBI Darmajaya untuk menyelenggarakan pendidikan tinggi bermutu tinggi dan pembinaan
kemahasiswaan yang komprehensif dalam rangka meningkatkan daya saing bangsa.
Menyikapi kondisi ini, sudah seyogyanya Institut Informatika dan Bisnis Darmajaya
mengembangkan sistem penjaminan mutu dan melakukan pengendalian internal dengan
melaksanakan audit mutu akademik dan non-akademik. Terkait dengan peningkatan mutu
input, proses dan output pendidikan serta pengembangan sistem penjaminan mutu
akademik di IBI Darmajaya, maka diperlukan suatu audit internal bidang akademik dan non-
akademik. Kegiatan audit internal bidang akademik dan non-akademik merupakan salah
satu bentuk monitoring dan evaluasi yang dilakukan terhadap capaian sasaran mutu yang
telah ditetapkan.
Kegiatan ini terkait dengan program Renstra lima tahunan terutama pada rencana kerja
bidang pendidikan dan kemahasiswaan IBI Darmajaya pada program kerja peningkatan
mutu input, proses dan output pendidikan dan pengembangan sistem penjaminan mutu
akademik. Adapun sasaran dari program kerja ini adalah meningkatnya mutu akademik dan
non-akademik (supporting) serta adanya penjaminan mutu.
Tujuan Audit
1. Memastikan kecukupan dokumen dengan standar ISO 9001:2015.
2. Memastikan bahwa persyaratan standar sistem manajemen mutu (termasuk
persyaratan dari stakeholder dan persyaratan peraturan) terpenuhi.
5
3. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu internal baik akademik maupun non-
akademik terhadap kebijakan mutu, sasaran mutu, dan manual mutu internal.
4. Memastikan kepatuhan dan konsistensi pelaksanaan proses bisnis di tiap unit/bagian
terhadap standar operasional prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja.
Lingkup Pemeriksaan
a. Sasaran Pemeriksaan
Sistem Pengendalian Internal atas administrasi bidang akademik/Proses Belajar
Mengajar (PBM) dan non-akademik/supporting di setiap unit/bagian yang ada di IBI
Darmajaya.
b. Periode yang Diperiksa
Pelaksanaan akademik semester genap 2016/2017 sampai dengan semester ganjil
tahun 2017/2018.
Kategori Ketidaksesuaian
1. Major : Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak serius terhadap
pencapaian mutu atau efektifitas sistem mutu.
2. Minor : tidak mempunyai dampak yang serius terhadap mutu atau sistem mutu
3. Potensial non Complaince : kemungkinan dapat melemahkan sistem yang diketahui
oleh seorang auditor.
4. Observasi atau Opportunity for Improvement (OFI) : saran untuk pengembangan
berdasar pada pengalaman dan pengetahuan seorang auditor internal.
Hukum Dasar/Aturan yang Digunakan
1. Surat Keputusan Rektor Nomor SK. 028/YP-AH/X-10 tentang Visi, Misi, Nilai dan
Maskot Informatics and Business Institute (IBI) Darmajaya yang Baru.
2. Surat Keputusan Rektor Nomor SK. 0470/DMJ/REK/X-12 tentang Penetapan
Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu serta KPI Informatics and Business Institute (IBI)
Darmajaya
3. Surat Keputusan Rektor Nomor 0046/DMJ/REK/KUSDM/I-2016 tentang Perubahan
Struktur Organisasi.
4. ISO 9001:2015
5. Manual Mutu dan Dokumen Mutu IBI Darmajaya
Batasan Pemeriksaan
1. Semua informasi tentang aktivitas proses bisnis yang ada pada semua unit/bagian
yang ada di IBI Darmajaya Tahun Akademik 2017(2) s.d 2018(1).
2. Pemeriksaan pada prosedur-prosedur yang dirancang untuk memberikan keyakinan
yang memadai dalam mendeteksi adanya ketidaksesuaian dari pelaksanaan proses
6
bisnis yang berpengaruh terhadap pelayanan mutu baik akademik maupun non-
akademik.
3. Pemeriksaan pada rekaman mutu untuk memberikan bukti bahwa seluruh proses
bisnis berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Metode Pemeriksaan
Kegiatan pemeriksaan diawali dengan melakukan wawancara sebagai kunjungan awal
dengan pimpinan dan personil terkait kegiatan akademik maupun non-akademik. Kemudian
dilakukan pemeriksaan dokumen dan peninjauan lapangan. Data dan informasi selanjutnya
dianalisis hingga diperoleh hasilnya. Pembahasan dilakukan untuk verifikasi serta untuk
mendapatkan tanggapan dan komitmen tindak lanjut dari auditi.
Tahapan Pemeriksaan
Pelaksanaan kegiatan audit dimulai dari persiapan administrasi yang dilakukan oleh Bagian
Quality Assurance Center (QAC). Tim auditor kemudian membuat audit plan (audit plan
terlampir), membuat daftar pertanyaan audit, melaksanakan opening meeting, visitasi ke
seluruh unit/bagian, rapat penentuan ketidaksesuaian dan rekomendasi hingga penyusunan
laporan. Aktual Audit (visitasi) dilaksanakan pada tanggal 5 – 15 Maret 2018 dengan rincian
jadwal seperti pada tabel 1. Tahap tindak lanjut hasil audit dan tahap evaluasi kegiatan audit
dilakukan oleh tim audit dan QAC.
Kajian Ulang Audit Sebelumnya
Berdasarkan laporan hasil audit mutu internal IBI Darmajaya tahun 2017, total
ketidaksesuaian berjumlah 24 CAR dengan status ketidaksesuaian Major 0 dan Minor 24.
Masukan dengan status PNC 44 dan OFI 50 dengan rincian seperti pada gambar 1.
Gambar 1. Grafik Comment Rised Hasil Audit Mutu Internal 2017
0 1 02
42
64 4 5 4 4 3 2
0 1 0
5
1 1 12 1 3
32
4
0
0 0
3
0
6
0 3
11 3
05
0
7
1 0
21
1 1 1 5
0
0
0
1
1
1
01
1
12
2
2
0
2
4
6
8
10
12
QA
C
WR
1
PA
SC
AS
AR
JA
NA
KU
HI
ICT
LP
4M
BA
AK
JU
R T
I
JU
R S
K
JU
R S
I
JU
R M
A
JU
R A
K
PE
RP
US
KE
UA
NG
AN
MA
L
SD
M
UP
T P
ELA
TIH
AN
UP
T IN
KU
BIT
EK
UP
T B
AH
AS
A
KM
H &
…
KU
IK
REKAP COMMENT RISED AMI 2017
Major
Minor
PNC
OFI
7
Pelaksanaan Audit dan Tim Audit Mutu Internal 2018
Audit mutu internal telah dilaksanakan pada tanggal 5 – 15 Maret 2018, dengan
auditor internal berjumlah 15 orang dan 27 unit/bagian sebagai auditee. Berikut
adalah susunan Tim Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 Institut Informatika dan
Bisnis Darmajaya berdasarkan Surat Keputusan Rektor SK. 057/DMJ/REK/II-2018
tanggal 22 Februari 2018..
Penanggung Jawab : Dr. RZ Abdul Aziz, MT
Pengawas Audit : Nursiyanto, S.Kom.MTI
Lead Audit : Nurfiana, S.Kom., M.Kom
Anggota Auditor : Abdi Darmawan, ST.,MTI
Andri Winata, SE.,M.Sc
Anik Irawati, SE.,M.Sc Aswin, SE., MM
Betty Magdalena, S.Pd.,MM
Dedi Putra, SE., M.S.Ak
Fitria, S.T.,M.Kom
Halimah Yunus, S.Kom., M.TI
M. Sadat Pulungan, SE., MM
Muhammad Rafiq, M.Si
Niken Paramitasari, SE.,MM
Nurjoko, S.Kom, M.TI
Yulmaini, S.Kom., M.Cs
Yuni Arkhiansyah, M.Kom
Audit Support Team
Quality Analizer and Designer : Zulkarnain, S.Kom., M.TI
Document Controller : Retno Dwi Handayani, S.Kom
Tabel 1. Jadwal Audit
Hari Tanggal Waktu Mulai
Waktu Selesai
Auditee
Senin 05-Mar-18 09:00 12:00 KMH & P
Senin 05-Mar-18 13:00 16:00 KEUANGAN
Senin 05-Mar-18 09:00 11:00 PUSAT BAHASA
Senin 05-Mar-18 13:00 16:00 ICT
Selasa 06-Mar-18 08:00 10:00 KUHI
Selasa 06-Mar-18 13:00 15:00 KUIK
Selasa 06-Mar-18 08:00 10:00 PERPUSTAKAAN
8
Selasa 06-Mar-18 13:00 16:00 LP4M
Rabu 07-Mar-18 08:00 11:00 MAL
Rabu 07-Mar-18 13:00 16:00 BAAK
Rabu 07-Mar-18 08:00 10:00 PUSAT PELATIHAN
Rabu 07-Mar-18 13:00 15:00 INKUBITEK
Kamis 08-Mar-18 08:00 11:00 SDM
Kamis 08-Mar-18 13:00 14:30 WR 3
Kamis 08-Mar-18 08:00 09:30 WR 2
Kamis 08-Mar-18 13:00 14:30 WR 1
Jumat 09-Mar-18 08:00 09:30 DEKAN FEB
Jumat 09-Mar-18 13:30 15:00 DEKAN ILKOM
Jumat 09-Mar-18 08:00 09:30 REKTOR
Jumat 09-Mar-18 13:30 16:30 QAC
Senin 12-Mar-18 08:00 11:00 AK
Senin 12-Mar-18 08:00 11:00 MTI
Selasa 13-Mar-18 08:00 11:00 MM
Selasa 13-Mar-18 08:00 11:00 TI
Rabu 14-Mar-18 08:00 11:00 MA
Rabu 14-Mar-18 08:00 11:00 SK
Kamis 15-Mar-18 08:00 11:00 SI
9
BAB II HASIL PEMERIKSAAN
Penjelasan Umum Hasil Audit
Ketidaksesuaian didapat dari hasil wawancara, observasi terhadap aktifitas, pemeriksaan
dokumen dan bukti objektif lainnya selama proses audit. Sebelum daftar Corrective Action
Request (CAR) diterbitkan, tim auditor terlebih dahulu meninjau ulang ketidaksesuaian dan
informasi terkait yang didapatkan selama audit kemudian menyepakati ketidaksesuaian
serta mengkategorikan ketidaksesuaian tersebut. Auditor juga meninjau kemungkinan
peningkatan mutu yang dapat dilakukan audite serta rekomendasi dan disampaikan pada
CAR dengan status Potensial Non Compliance (PNC) maupun Opportunities For
Improvement (OFI). Lead auditor dan pengawas audit memverifikasi ketidaksesuaian hasil
audit setelah auditee dan auditor menyetujui form CAR. Ketidaksesuaian hasil audit
ditekankan pada pedoman mutu, kesesuaian persyaratan, prosedur dan pelaksanaan.
Ketidaksesuaian dapat terjadi karena ketiadaan dokumen, ketidakcukupan dokumen,
lemahnya penerapan SOP, ketidaklengkapan penerapan SOP atau karena kurangnya bukti.
Auditee mengajukan tindakan perbaikan untuk memperbaiki masalah serta tindakan
pencegahan untuk mencegah hal yang sama terjadi lagi. Auditor melakukan audit tindak
lanjut untuk memastikan tindakan perbaikan telah dilaksanakan.
Berdasarkan aktual audit yang telah dilaksanakan dapat diketahui bahwa proses-proses
telah dilaksanakan sesuai SOP, namun beberapa bukti pelaksanaan tidak dapat ditunjukkan.
Akar penyebab ketidaksesuaian telah disampaikan dan diperbaiki. Tujuan audit untuk
memastikan bahwa kegiatan akademik dan non-akademik memenuhi kriteria yang
ditetapkan telah dilaksanakan dengan baik.
Hasil Rekap Audit dan Catatan Audit
Setelah berlangsungnya audit mutu internal di seluruh unit IBI Darmajaya, proses
selanjutnya adalah membuat rekap untuk semua Comment Rised dan diperoleh sebanyak
291 Comments Rised dengan status Ketidaksesuaian Major berjumlah 24 CAR dan Minor
65 CAR. Sedangkan comments rised dengan status permintaan perbaikan untuk
pengembangan PNC berjumlah 62 dan OFI 140. Tabel 2 menunjukkan rincian
ketidaksesuain audit internal tiap bagian.
Tabel 2. Rincian Jumlah Comments Rised Hasil Audit
Unit/Departemen Major Minor PNC OFI Jumlah
REKTOR 4 1 3 7 15
WR I 0 1 0 5 6
DEKAN ILKOM 0 1 0 4 5
DEKAN FEB 0 1 1 3 5
Jumlah Comments Rised sebanyak 291.
10
QAC 0 1 4 3 8
BAAK 0 3 1 3 7
JUR TI 2 5 2 6 15
JUR SI 1 6 0 5 12
JUR SK 0 1 5 6 12
JUR MA 0 1 0 7 8
JUR AK 0 2 5 5 12
PRODI MTI 1 8 0 10 19
PRODI MM 3 2 0 4 9
ICT 4 1 3 10 18
LP4M 0 2 6 10 18
PERPUS 0 5 0 5 10
INKUBITEK 0 0 0 3 3
KUHI 0 0 4 0 4
P. PELATIHAN 3 2 4 2 11
P. BAHASA 2 0 10 3 15
WR II 0 8 1 3 12
KEUANGAN 0 2 0 2 4
MAL 0 0 0 15 15
SDM 0 1 3 5 9
WR III 0 1 6 4 11
KMH&P 4 6 2 3 15
KUIK 0 4 2 7 13
24 65 62 140 291
Gambar 2. Grafik Comment Rised Audit Mutu Internal 2018
4
0 0 0 0 02 1 0 0 0 1
3 4
0 0 0 03 2
0 0 0 0 0
4
0
1
1 1 1 13
5 6
1 1 2
82 1
25
0 0
2
0
8
20 1 1
6
4
3
0 0 14 1
20
5
0
5
0
03
6 0
0
4
4 101
0
0
36
2
2
7
5 4 3
33
6
5 6
7
5
10
4
10 10
5
3
0
2
3
3
2
155
4
3
7
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
RE
KT
OR
WR
I
DE
KA
N ILK
OM
DE
KA
N F
EB
QA
C
BA
AK
JU
R T
I
JU
R S
I
JU
R S
K
JU
R M
A
JU
R A
K
PR
OD
I M
TI
PR
OD
I M
M
ICT
LP
4M
PE
RP
US
INK
UB
ITE
K
KU
HI
P. P
EL
AT
IHA
N
P. B
AH
AS
A
WR
II
KE
UA
NG
AN
MA
L
SD
M
WR
III
KM
H&
P
KU
IK
REKAP COMMENT RISED AMI 2018
OFI
PNC
Minor
Major
11
Gambar 2 menunjukkan grafik ketidaksesuaian tiap unit/bagian hasil audit mutu internal
2018. Terdapat ketidaksesuaian dengan status Major dengan terbanyak pada Bagian
Kemahasiswaan dan Pemasaran serta di Unit ICT, ketidaksesuain dengan status Minor
terbanyak pada Prodi MTI berjumlah 8. Tidak ditemukan ketidaksesuaian pada pelaksanaan
proses bisnis di Unit INKUBITEK, Kantor Urusan Hubungan Internasional (KUHI) dan
Manajemen Aset dan Logistik (MAL), hanya ada PNC dan OFI untuk peningkatan perbaikan.
Sedang unit-unit lain terdapat ketidaksesuaian dengan jumlah bervariasi seperti terlihat pada
grafik.
Observasi Sebaran Klausal
Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu proses belajar mengajar dan suporting di IBI
Darmajaya telah direview dan berikut merupakan status nonconformity berdasarkan standar
persyaratan ISO 9001:2015 dengan sebaran klausal tampak pada table 3 dan persentase
sebaran klausal berdasarkan persyaratan ISO 9001:2015 dapat dilihat pada gambar 4.
Tabel 3. Sebaran Klausal Non Conform
KLAUSUL ISO
9001:2015 PERSYARATAN ISO 9001:2015
KLAUSUL DINYATAKAN
NON COMFORM
4 Konteks organisasi
4.1 Memahami organisasi dan konteks organisasi √
4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak terkait √
4.3 Menetapkan ruang lingkup sistem manajemen mutu
√
4.4 Sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya √
5 Kepemimpinan
5.1 Kepemimpinan dan komitmen
5.1 .1 Umum √
5.1 .2 Fokus ke pelanggan
5.2 Kebijakan
5.2 .1 Mengembangkan kebijakan mutu
5.2 .2 Komunikasi kebijakan mutu √
5.3 Peran organisasi,tanggungjawab dan wewenang √
6 Perencanaan
6.1 Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang √
6.2 Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya
√
6.3 Perencanaan perubahan √
7 Pendukung
7.1 Sumber daya
12
7.1.1 Umum
.1.2 Personil
7.1.3 Infrastruktur √
7.1.4 Lingkungan untuk operasional proses √
7.1.5 Sumber daya untuk pemantauan dan pengukuran √
7.1.6 Pengetahuan organisasi
7.2 Kompetensi
7.3 Kepedulian
7.4 Komunikasi
7.5 Informasi dokumentasi
7.5.1 Umum
7.5.2 Membuat dan memperbarui √
7.5.3 Pengendalian informasi terdokumentasi √
8 Operasional
8.1 Perencanaan dan pengendalian operasional √
8.2 Persyaratan untuk pelayanan pendidikan
8.2.1 Komunikasi mahasiswa
8.2.2 Menentukan persyaratan terkait pelayanan pendidikan
8.2.3 Tinjauan persyaratan terkait pelayanan pendidikan
8.2.4 Perubahan Persyaratan Pelayanan Pendidikan
8.3 Desain dan pengembangan pelayanan pendidikan √
8.3.1 Umum
8.3.2 Perencanaan desain dan pengembangan
8.3.3 Masukan desain dan pengembangan √
8.3.4 Pengendalian desain dan pengembangan
8.3.5 Keluaran desain dan pengembangan
8.3.6 Perubahan desain dan pengembangan
8.4 Pengendalian penyedia dari pihak eksternal
8.4.1 Umum
8.4.2 Jenis dan jangkauan pengendalian
8.4.3 Informasi untuk penyedia ekternal
8.5 Pelayanan pendidikan
8.5.1 Pengendalian pelayanan pendidikan √
8.5.2 Identifikasi dan mampu telusur
8.5.3 Properti milik pelanggan atau penyedia eksternal
8.5.4 Penjagaan
8.5.5 Kegiatan setelah pelayanan pendidikan
8.5.6 Pengendalian perubahan √
8.6 Pelepasan pelayanan pendidikan
8.7 Pengendalian keluaran tidak sesuai
9 Evaluasi kinerja
13
9.1 Pemantauan,pengukuran,analisis dan evaluasi √
9.1.1 Umum √
9.1.2 Kepuasan pelanggan
9.1.3 Analisis dan evaluasi
9.2 Internal audit
9.3 Tinjauan manajemen
9.3.1 Umum √
9.3.2 Masukan Tinjauan Manajemen
9.3.3 Keluaran Tinjauan Manajemen
10 Peningkatan
10.1 Umum √
10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan
10.3 Peningkatan berkesinambungan
Gambar 4. Grafik Persentase Sebaran Klausal ISO 9001:2015
Persentase ketidaksesuaian berdasarkan sebaran klausal dari ketidaksesuaian hasil audit
dapat dilihat pada gambar 4. Persentase sebaran klausal terbanyak terdapat pada Klausal
6 – Perencanaan 29%, disusul berturut-turut Klausal 7 – Pendukung 16%, Klausal 8 –
Operasional 15%, Klausal 4 – Konteks Organisasi 15%, Klausal 5 – Kepemimpinan 13% dan
Klausal Evaluasi Kinerja 11%.
15%
13%
29%
16%
15%
11%
1%
Persentase Sebaran Klausal ISO 9001:2015
Klausal Klausul 4 - Konteks organisasi Klausal Klausul 5 - Kepemimpinan
Klausal Klausul 6 - Perencanaan Klausal Klausul 7 - Pendukung
Klausal Klausul 8 - Operasional Klausal Klausul 9 - Evaluasi kinerja
Klausal Klausul 10 - Peningkatan
14
Ringkasan Ketidaksesuaian Audit
Penentuan status ketidaksesuaian hasil audit internal telah dirapatkan dan disampaikan
pada closing meeting audit internal, berikut adalah ringkasan ketidaksesuaian audit.
1. Pemahaman tentang dokumen wajib persyaratan ISO 9001:2015 masih kurang.
2. Perbedaan pemahaman dan persepsi tentang pembuatan dokumen wajib.
3. Pemahaman tentang pentingnya menyimpan informasi terdokumentasi sebagai
bukti pelaksanaan proses masih kurang.
4. Perlu dibangun komunikasi yang lebih efektif untuk sistem manajemen mutu.
5. Masih kurangnya pemantauan, pengukuran serta analisis data untuk mengevaluasi
apakah perbaikan berkelanjutan manajemen mutu dapat dilakukan.
Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
Berdasarkan hasil audit mutu internal telah disampaikan permintaan tindakan perbaikan dan
pencegahan terhadap ketidaksesuaian. Saran perbaikan atau remark telah ditindaklanjuti
oleh auditee dan diverifikasi oleh auditor melalui audit tindak lanjut (re-visit audit).
15
BAB III KESIMPULAN Berdasarkan hasil audit dapat ditarik beberapa kesimpulan :
1. Terdapat 291 Comment Rised dengan kategori major 24, minor 65, PNC 62 dan OFI
140.
2. Persentase sebaran klausal terbanyak pada klausal 6 - Perencanaan.
3. Perlu adanya awareness dan penyamaan persepsi tentang pembuatan dokumen
wajib persyaratan ISO 9001:2015.
4. Perbaikan pada pengendalian dokumen mutu dan rekaman.
5. Perlu adanya peninjauan ulang pada instrumen pengukuran dan cara pengisiannya.
16
LAMPIRAN
Audit Plan
top related