job design & analysis · • adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang ... penilaian dan...

JOB

DESIGN &

ANALYSIS

Sakunda Anggarini, STP., MP., MSc2012

PGP 2005-07

JOB ?????

Kelompok satuan tugas sbg

kinerja untuk mencapai

tujuan/hasil

PGP 2005-07

HRP-Job Analysis Model

Macro

Micro

HR Planning

Job Analysis

Job Description Job Specification

Other HRM Activities

(Recruitment, Selection, Performance appraisal, Training, Compensation)

Productivity

Job Design

Job DesignFungsi penetapankegiatan kerja secaraorganisasional

PGP 2005-07

Tujuan Job Design

• Tujuan :

1.Mengatur penugasan kerja

2.Memenuhi kebutuhan organisasi,

teknologi dan perilaku job

3.Mempengaruhi kualitas

kehidupan kerja

4.Mencapai kepuasan individu

PGP 2005-07

Elemen Job Design

1. Organisasional• Pendekatan mekanis

• Aliran kerja

• Praktek kerja

2. Lingkungan• Kemampuan supply TK

• Harapan sosial

3. Behaviour• Otonomi

• Identitas tugas

• Evaluasi umpan balik

Job Analysis ?

• Prosedur yg sistematis untuk

evaluasi dan koordinasi informasi

pekerjaan dg data posisi jabatan

pekerjaan seseorang di

perusahaan

• Cara yang sistematis untuk

mengumpulkan dan menganaliss

informasi tentang isi, konteks dan

persyaratan manusiawi dari

sebuah pekerjaan

PGP 2005-07

DEFINISI• adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang

pekerjaan dan proses menentukan persyaratan yang

harus disiapkan, termasuk di dalamnya sistematika

rekruitmen, evaluasi atau pengendalian dan organisasi

atau perusahaan

• kegiatan atau proses menghimpun dan menyusun

berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap

pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan dan tanggung

jawabnya secara operasional untuk mewujudkan tujuan

organisasi atau bisnis sebuah perusahaan

• pengumpulan, penilaian dan penyusunan secara

sistematis mengenai tugas-tugas dalam perusahaan yang

biasanya dilakukan oleh seorang ahli yang disebut

sebagai job analyst. Informasi yang dikumpulkan secara

rinci meliputi duties, responsibility, human ability dan

performance standart

PGP 2005-07

Tujuan

perencanaan SDM yang berorientasi

pada hasil analisis pekerjaan

bertujuan untuk mewujudkan

eksistensi, efektivitas dan efisiensi

serta produktivitas dalam mencapai

tujuan atau sasaran perusahaan.

PGP 2005-07

Manfaat Job Analysis• Evaluasi dan peran lingkungan terhadap pekerjaan

individu

• Mengkaji kembali kemungkinan ada persyaratan kerja

yang using

• Menciptakan peraturan yang dapat menguntungkan

semua pihak

• Merancang kebutuhan SDM di masa depan

• Menyesuaikan jumlah pelamar dan pekerjaan yang

tersedia

• Merancang kebutuhan pendidikan dan pelatihan

karyawan baru maupun lama

• Merancang rencana pengembangan potensi karyawan

• Menentukan standar kerja/prestasi yang realistis

• Work Placement

• Pemberian kompensasi

PGP 2005-07

Informasi Job Analysis???

• Activities and behaviors

• Machines, tools, equipment and work

aids

• Performance standards

• Job context

• Human requirements

PGP 2005-07

Tahapan Job Analysis

1. Identifikasi job di prsh (bidang

produksi,pemasaran or yg lain??)

2. Review latar belakang yg relevan

3. Menyusun daftar pertanyaan agar informasi

yg diperoleh berhasil guna

4. Verifikasi dg top dan staff managerial

5. Penyempurnaan data dg pengembangan job

description dan job specification

PGP 2005-07

Metode-metode Analisis Pekerjaan

1. OBSERVASI

• Mengamati dan memperhatikan individu yang

melakukan pekerjaan

• Secara terus-menerus ataupun terputus-putus

• Dilakukan untuk pekerjaan yang bersifat repetitif,

mudah diamati dan siklusnya lengkap

• Dilakukan dg (1). pengambilan contoh kerja; (2).

Buku Harian/Catatan karyawan

PGP 2005-07

Metode-metode Analisis Pekerjaan

2. WAWANCARA

• Mengunjungi setiap lokasi pekerjaan, berbicara

dengan karyawan yang melakukan pekerjaan

• Perlu melibatkan atasan dr karyawan yang

diwawancara untuk menghindari kesalahan

pemahaman ttg pekerjaan

• Membutuhkan waktu, karena perlu verifikasi pd

lebih dr 1 orang yg diwawancara

• Agak rumit untuk mendefinisikan tugas dar

pekerjaan yg bersifat profesional dan manajerial

PGP 2005-07

Metode-metode Analisis Pekerjaan

3. KUISIONER

• Merupakan alat survei dlm bentuk dokumen yang

diberikan kepada karyawan dan manajer pekerjaan

yg bersangkutan

• Informasi dapat dikumpulkan dengan mudah dlm

waktu singkat

• Bisa dalam bentuk checklist ataupun pertanyaan

terbuka.

• Kelemahannya, bisa dipersepsikan berbeda pada

setiap orang

Job Descriptions

• Pernyataan tertulis ttgfungsi, tugas,tanggungjawab, wewenang,kondisi kerja dan aspek jobttt

• Identifikasi tugas, kewajibandan tanggung jawab darisebuah pekerjaan

PGP 2005-07

Content of Job Descriptions

1. Job Identification

2. Job Summary

3. Relationships

4. Responsibilities and Duties

5. Equipment and Tools

6. Working Conditions and Physical Environment

7. Hazards if any (risk)

8. Performance Standart

9. Acceptance or Refusing

PGP 2005-07

1.Job Identification :

Identitas jabatan pekerjaan :

• Nama jabatan

• Atasan jabatan

• Salary

• Status kompensasi utk

pekerjaan lembur

PGP 2005-07

2.Job Summary :

• Aturan

pelaksanaan

jabatan pekerjaan

• Kegiatan/fungsi

utama jabatan

pekerjaan

ringkasan job (5W-

1H)

PGP 2005-07

3.Relationships:hubungan lini

Department

Secretary

Human Resource

Clerk

Test

Administrator

Labor Relations

Manager

Human Resource

Director

Vice President

Employee Relations

Tingkatan top

managerial

PGP 2005-07

4.Responsibilities and Duties :

• Penyebutan fungsi dan kewajibanyang penting

• Tugas : kegiatan lbh rinci/sederhana

• Wewenang : hak melakukansesuatu/memerintah, hakmemperoleh pertanggung jawaban

• Tanggungjawab : kwjbn pemegangjabatan pekerjaan

PGP 2005-07

5. Equipment and Tools :

• Satuan perangkat hardware

dan software yg dihadapi

dalam pelaksanaan jabatan

pekerjaan

• Komputer, mesin, manusia dll

PGP 2005-07

6. Physical Environment :

Kondisi fisik lingkungan kerja

berupa :

• Lokasi kerja

• Tempat

• Jam kerja

PGP 2005-07

8.Performance Standards

• Indikator capaian

• Menunjukkan bagaimana kinerja

diukur

• Agar karyawan tahu apa yang

diharapkan

• Memberi kesempatan karyawan

utk berprestasi

PGP 2005-07

8.Acceptance or Refusing

• Tanda persetujuan/penolakan dr

para manajer

• Memungkinkan ada pengubahan

kewajiban dlm sebuah pekerjaan

• deskripsi pekerjaan “bukan”

kontrak kerja, sehingga sewaktu-

waktu bisa berubah sesuai

kebutuhan

PGP 2005-07

Contoh Form Job

DescriptionsJob Description PT….

Nama Jabatan : Manager Produksi

Tgl : 20 Sept 2006 Department : SDM

Penyusun : Ir X Lokasi : PT…

Fungsi :Penasehat Supervisor

Tugas : 1…2…3…

Wewenang :

Tanggungjawab :

Hub.Lini : Atasan Direktur Produksi

Bawahan Supervisor,Kabag

Kondisi Kerja : Jam kerja 8 – 17 WIB di R.Produksi

PGP 2005-07

Pekerjaan : CUSTOMER SERVICE

Jabatan : Supervisor

TUGAS Standar Kinerja

Mendiskusikan tagihan yang tidak

dibayar pelanggan dan

menginformasikan adanya pemutusan

layanan

• Menandai rekening yang tidak

dibayar, berdiskusi dg spv.

Pembayaran seminggu sekali

• Melayangkan pemberitahuan pd

pelanggan, sblm tgl pemutusan

layanan

• mendiskusikan status tanggungan

scr baik-baik dg pelanggan

• dst

Menerima dan mencatat keluhan

pelanggan

• Mencatat daftar masalah dr data

masa lalu 3 bulan sekali

• menerima telepon keluhan

pelanggan setiap hari

• mengkonfirmasi pada bagian

teknisi mengenai masalah yg

dialami pelanggan setiap ada

keluhan

• dst

Contoh Pernyataan Tugas & Standar Kinerja

Job Specifications

Pengetahuan, ketrampilan

dan kemampuan (PKK) yang

dibutuhkan oleh satu

individu untuk melakukan

sebuah pekerjaan dengan

memuaskan

Job Specifications

Profil suatu job meliputi :–Academic qualifications

–Experience

–Knowledge

–Skills

–Abilities

–Personality (fisik-mental)

Tujuan spesifikasi pekerjaan

adalah untuk menentukan

karakteristik personalia yang

sahih untuk penyaringan,

seleksi dan penempatan.

PGP 2005-07

“Penting” karena beberapa alasan :

• Pekerjaan tertentu mempunyai kualifikasi yang

diharuskan oleh undang-undang.(pilot,

pengacara dll)

• Jenis spesifikasi pekerjaan yang lain

berdasarkan tradisi profesional.(profesor harus

setidaknya S3)

• Spesifikasi pekerjaan dapat melibatkan

pembuatan standar atau kriteria tertentu yang

dianggap perlu bagi kinerja yang berhasil (juru

tik harus dapat mengetik 100 huruf dalam 1

menit)

PGP 2005-07

Contoh Form Job

SpecificationsJob Specifications PT….

Nama Jabatan/Kode : Manager Produksi/MP01

Tgl : 20 Sept 2006

Penyusun : Ir X

Depart/Lokasi : SDM

Syarat-syarat job :

1. Pendidikan : S2 Teknik Produksi

2. Pengalaman : Min 5 tahun kerja di prsh teknik

3. Syarat fisik : sehat, tdk buta warna, laki-laki,>

30 th

4. Syarat mental : tidak gila/psikopad

PGP 2005-07

Job Perfomance Standard

• Standar prestasi kerja dg manfaat :

1. Standar :

sasaran/target pelaksanaan job

sbg tantangan untuk motivasi TK

2. Kriteria

Pengukuran keberhasilan kerja

Memudahkan evaluasi

• Diperoleh teknik pengukuran kerja

berdsr brainstorming, diskusi

partisipatif, perjanjian dalam

kontrak kerja

PGP 2005-07

THANK YOU ……