mobility tool+ - opetushallitus · • mobility tool is the system for the management of projects...

Mobility Tool+

Liikkuvuushankkeiden aloituskoulutus 2019

Mobility Tool - Guide for Beneficiaries

• How to get access

• Notifications

• EU Login for user

• Menu and Navigation

• Project Details

• Project Log

• List functionality

• Alerts and Notifications

• How to read the Project Dashboard

• How to manage contacts

12/09/2019 Opetushallitus 2

• How to manage organisations

• Update PIC or confirm changed organisation details

• Project Outline for KA1

• Manage KA1 and KA3 mobilities

• EU Survey - Introduction

• Participant with Special Needs (2019)

• How to use the Distance Band Calculator

• Mobility list view

• How to manage final beneficiary report

• How to export and import mobilities using xls

https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/display/NAITDOC/Mobility+Tool+-+Guide+for+Beneficiaries

EU Login ja oma tili

12/09/2019 Opetushallitus3

EU Login ja uuden käyttäjän lisääminen MT:iin

• MT+ raportointialustalle kirjaudutaan EU login -tunnuksella.

• Koordinaattori voi lisätä hankkeen aikana uusia käyttäjiä MT:iin

• Kirjautuminen MT:iin edellyttää aina:

1) EU Login -tunnusten hankintaa: https://webgate.ec.europa.eu/cas/

2) Käyttäjän tietojen lisäämistä hankkeen yhteystietoihin MT:ssa

• EU login -verkkosivun alareunassa on linkki Ohje-sivulle (Help), josta löytyy vastauksia tavallisimpiin virhetilanteisiin.

• EU Login -ohje:

12/09/2019 Opetushallitus 4

https://www.oph.fi/fi/ohjelmat/liikkuvuushankkeen-ka1-hallinnointi-ja-raportointi

EU login ja omien tietojen muokkaus

12/09/2019 Opetushallitus 5

Sähköpostin muuttaminen

Salasanan muuttaminen

https://webgate.ec.europa.eu/cas/userdata/myAccount.cgi

Ilmoitukset, valikot, lokitiedot

12/09/2019 Opetushallitus 6

Viesti hankkeen koordinaattorille

• You have been granted access to your Erasmus+ project in Mobility Tool.

• Project details:EC Project Number: 2017-1-PL01-KA102-123456National Project ID: -Project title: Erasmus+ Test ProjectCoordinator Organisation Legal Name: University ABC

• Mobility Tool is the system for the management of projects that received an EU grant under the Lifelong Learning and Erasmus+ programmes. The Tool is developed by the European Commission for you, as beneficiaries of these projects.

• In the Mobility Tool you will be able to provide all the information on your projects, identify participants and mobilities, complete and update budget information, generate and follow-up participant reports and generate and submit your own report(s) to your National Agency.

• To access the project, please follow the steps below.

• Go to Mobility Tool website at https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility

• If you have no EU Login account associated with this e-mail address yet, please click on "Create an account" and set up your account. During the registration process please use the e-mail address that this message was sent to.

12/09/2019 Opetushallitus 7

Ilmoitus hankkeen tietojen päivittämisestä MT:ssa

Kun hankeen tietoja on päivitetty MT:ssa, koordinaattorille lähtee viesti:

Your project has been updated in Mobility Tool with new information on 05-SEP-19

Project details:EC Project Number: 2019-1-FI01-KA102-00000National Project ID: Organisation Legal Name: Project title: Be aware that the changes appear in the Mobility Tool for information only. It is your responsibility to adapt the project information in accordance with these changes, if necessary.

Please contact your National Agency, if you need further information or support. Finnish National Agency for Education

This is a system generated message from Mobility Tool. Please do not reply.

12/09/2019 Opetushallitus 8

Ilmoitukset Mobility Toolissa

• Red – Ilmoitus koskee odottamatonta teknistä ongelmaa (technical failure)

• Yellow – Ilmoitus suunnitellusta teknisestä ylläpidosta (planned downtime)

• Green – IImoitus osittaisesta teknisestä viiveestä järjestelmässä (technicalintervention)

12/09/2019 Opetushallitus 9

MT:in aloitusnäkymä ja lista hankkeista

12/09/2019 Opetushallitus 10

Päävalikko

• Details | Dashboard | Organisations | Contacts | Mobilities | Mobility Import – Export | Budget | Reports

• Project Details | Project Log

12/09/2019 Opetushallitus 11

Project Log

12/09/2019 Opetushallitus 12

• Claim: Displays information related to claims.• Organisation: Contact Person and Contact details creation, update and/or deletion information.• Budget: Approved Budget coming from the National Agency project management system.• Email: All email notifications (Project creation, Project update, Project update, Final Report

reminders,...).• All: Shows the details of all the above items and appears by default on the screen.• The Search functionality.• The list of events (By default the Project Log opens on the All tab.)

• Claim | Organisation | Budget | E-mail | All

Dashboard • Project | Learner | Staff

12/09/2019 Opetushallitus 13

12/09/2019 Opetushallitus 14

Organisaatiot ja yhteyshenkilöt

12/09/2019 Opetushallitus 15

Organisaatiot

• Project and Beneficiary Organisations

12/09/2019 Opetushallitus 16

View: Organisaation tietojen katseluEdit - Tietojen muokkaus Delete: Tietojen poistaminen (huom. organisaation tietoja ei voi poistaa, jos ne ovat linkissä toteutuneeseen liikkuvuusjaksoon)

Create - Luo uusi organisaatioSearch - Etsi organisaatio

Selection: Valitse organisaatiotExport: Tulosta tiedot excel tai pdf -tiedostonaBulk Operation: valitse useita tietoja kerralla (poista/päivitä)

Organisaation tietojen muutos

12/09/2019 Opetushallitus 17

• Päivitä organisaation tiedot

• Valitse Edit | update

Päivitä organisaation tiedot

12/09/2019 Opetushallitus 18

Usean organisaation tietojen päivittäminen

12/09/2019 Opetushallitus 19

Käytä tarvittaessa Bulk operations -toimintoa

Organisaation PIC

12/09/2019 Opetushallitus 20

Valitse PIC Organisationtai Non-PIC Organisation

Yhteyshenkilöiden roolit MT:ssa

➢ Preferred Contact – Edit access to project

• Hankkeen koordinaattori saa kaikki automaattiset viestit , kun hankkeen tietoja on päivitetty kansallisen toimiston toimesta

• Koordinaattorin tietoja voidaan muuttaa, jos esimerkiksi koordinaattori vaihtuu

➢ OLS Contact – Edit access to project

• OLS -yhteyshenkilö vastaa hankkeen kielivalmennuksesta verkossa ja toimittaa pyynnöt OLS-kielitaidon arvioinnin tai -kielikurssien lisenssien määrän muuttamisesta kansalliseen toimistoon

• Suositus on, että hankkeen koordinaattori ja OLS-yhteyshenkilö ovat eri henkilöt

➢ Legal Prepresentative – View access to project

• Organisaation virallinen edustajalla (sopimuksen allekirjoittaja) on pääsy hankkeen tietoihin, mutta ei mahdollisuutta muokata tietoja

• Jos tiedot muuttuvat, ota yhteyttä kansalliseen toimistoon

12/09/2019 Opetushallitus 21

Uusi yhteyshenkilö

• Contacts | List of New Contacts

12/09/2019 Opetushallitus 22

Ulkomaanjakson tiedot

Lisää ulkomaanjakso

12/09/2019 Opetushallitus 24

Ulkomaanjakson tiedot

12/09/2019 Opetushallitus 25

Toiminto• VET-SAT – Staff training abroad

• VET-TAA – Teaching /Training assigments abroad

• VET-PADV – Advance Planning Visit – Erasmus PRO

• VET-PLONG – Erasmus PRO long term mobility of VET learners

• VET-SHORT – Short term mobility of VET learners

12/09/2019 Opetushallitus 26

Ulkomaanjakson tiedot

12/09/2019 Opetushallitus 27

Ulkomaanjakson osallistujan tiedot

12/09/2019 Opetushallitus 28

Ulkomaanjakson pituus

12/09/2019 Opetushallitus 29

Esimerkiksi:11.6.2018 - 6.7.2018 26 pv,johon on merkitty 2 matkapäivää eliyhteensä 28 pv.

Osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen

12/09/2019 Opetushallitus 30

Tukihenkilön merkitseminen

12/09/2019 Opetushallitus 31

Tukihenkilön osalta ei merkitä todistuksen tietoja (certifications), eikä hän täytä osallistujaraporttia (participant report).

Osallistujaraportti

• Opiskelija saa järjestelmästä linkin raporttiin jakson päättyessä viimeisenä päivänä

• Osallistujaraportit eivät lähde alustalta eteenpäin, jos liikkuvuusjaksosta puuttuu pakollisia tietoja (eli se on vielä statuksella Draft)

• Jos opiskelijalla on raportin palauttamisessa ongelmia, pyydä opiskelijalta viestissä oleva linkki raporttipohjaan (ainoastaan tällä tavoin raportin tietoja pääsee tarkastamaan)

• Raportin linkki on aina henkilökohtainen, eikä sitä voi siirtää toiselle opiskelijalle!

• Malliraportit on saatavilla verkkosivuilla:

https://www.oph.fi/fi/ohjelmat/liikkuvuushankkeen-ka1-hallinnointi-ja-raportointi

12/09/2019 Opetushallitus 32

Osallistujaraportti lähetetty

12/09/2019 33

Re-Send: lähetä raportointipyyntö uudelleen

Osallistujaraportti palautettu

12/09/2019 Opetushallitus 34

Osallistujaraportin status

• Requested: When the email notification is sent to the participant.

• Submitted: After the participant has submitted the Survey of Recognition.

• Undelivered: The report was sent, but could not be delivered to the e-mail address provided.

• NONE: Until all conditions are met (45 days after end of mobility and the participant report submitted)

• Prefilling (is a temporary status, used to distinguish the reports for which the call to set the name and email address in the participant report was not made yet. It usually happens during the night and can be longer (until after mid day) due to the huge amount of reports which have to be processed)

12/09/2019 Opetushallitus 35

Viesti osallistujalle

12/09/2019 Opetushallitus 36

Osallistujaraportin kielen valinta

12/09/2019 Opetushallitus 37

Osallistuja voi täyttää raportin suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi

Yhteenveto osallistujaraporteista

• Export Participant Reports (.xls)

12/09/2019 Opetushallitus 38

Osallistujaraportit tulostuvat Excel tiedostoihin:

Ulkomaanjakson kohde

12/09/2019 Opetushallitus 39

Välimatkalaskin - Distance Band

12/09/2019 Opetushallitus 40

Ulkomaanjakson budjetti

12/09/2019 Opetushallitus 41

Esim. osuus ilman tukea

12/09/2019 Opetushallitus 42

Ulkomaanjakson kopiointi

12/09/2019 Opetushallitus 43

Ulkomaanjakson sarakkeet

12/09/2019 Opetushallitus 44

Hankkeen budjetti

12/09/2019 Opetushallitus 45

Tulosta budjetti (Export .pdf )

12/09/2019 Opetushallitus 46

MT+ raportit

Participant report

• Osallistujaraportti (EU Survey)

• Sähköposti lähtee osallistujalle automaattisesti liikkuvuusjakson päätyttyä

- Muistutusviesti lähtee osallistujalle 15 päivän kuluessa

• Vastaukset nähtävillä Mobility Toolissa

Beneficiary report

• Hankkeen koordinaattori täyttää sähköisen loppuraportin MT:ssa

12/09/2019 Opetushallitus 47

Loppuraportin täyttöohje

12/09/2019 Opetushallitus 48

• Älä lataa loppuraporttia! Järjestelmiin tehdään useita päivityksiä, joten jos lataat raportin kaksi vuotta ennen varsinaista raportointiaikaa, alusta ei välttämättä toimi normaalisti, kun alat täyttää raporttia

Lisätietoa raportoinnista:

• Mobility Tool+ ja raportointi

https://www.oph.fi/fi/ohjelmat/liikkuvuushankkeen-ka1-hallinnointi-ja-raportointi

• Mobility Tool+ verkkosivu: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility

• MT+ helpdesk: mobtool-ldv@cimo.fi

Tuula Oikarainen Vastaava asiantuntijaAmmatillisen koulutuksen kansainvälistymispalvelut

11.9.2019

12/09/2019 Opetushallitus 49