organisasi informasi

By bahrul ulumi

Informasi (information)

“Sesuatu yang memberikan pengetahuan dalam bentuk fakta, berita, dll”

“Something which gives knowledge in the form of facts, news, ect” (Longman Dictionary of Contemporary English).

lanjutan

“Informasi adalah setiap konten yang mengurangi ketidakpastian atau jumlah kemungkinan dalam suatu situasi”

“Information is any content that reduces uncertainty or the number of possibilities in a situation” (McGarry, K.J. Communication, knowledge and the librarian).

lanjutan

“Pengetahuan yang tidak diketahui oleh penerima sebelum diterimanya pemberitahuan”

“Knowledge that was unknown to the receiver prior to its receipt”. (Macmillan Dictionary of Information Technology).

lanjutan

“Informasi adalah pengetahuan yang menjadi milik bersama karena dikomunikasikan”

“Information is knowledge shared by communication”. (Foskett, A.C. The Subject Approach to Information).

Dalam Konteks Mata KuliahOrganisasi Informasi?

Definisi yang paling sesuai dalam konteks organisasi informasi adalah definisi Foskett yang dimodifikasi.

Menurut Foskett, informasi adalah pengetahuan yang menjadi milik bersama karena dikomunikasikan.

Jadi, informasi adalah pengetahuan yang menjadi milik bersama karena dikomunikasikan dalam bentuk dokumen/rekaman (record).

Informasi mencakup pengetahuan apapun yang terekam dalam buku, artikel majalah, film, video ataupun pengetahuan yang disampaikan secara lisan dalam suatu percakapan, ceramah, pidato, dsb.

Jenis dokumen di perpustakaan.Karya cetak

atau karya grafis.

Buku Majalah Surat kabar Disertasi laporan

Karya noncetak/karya rekam

Piringan hitam Rekaman

audio Kaset video

Bentuk mikro

Mikro film Mikrofis microopaque

Media elektronik

Disket Pita magnetik Kelongsong

elektronik / cartridge

Materi perpustakaan yang diasosiasikan dengan komputer

Ebook

to record berarti: “Menulis/mencatat sehingga akan

diketahui pada masa mendatang”.“Melestarikan (suara/siaran)

sehingga dapat didengar maupun dilihat lagi”

To write down so that it will be known in the future

To preserve (sound or tv broadcast) so that it can be heard and/or seen again.

Organisasi informasi

Maka organisasi informasi dalam konteks ilmu perpustakaan adalah organisasi dokumen.

Catatan:Dokumen adalah obyek yang merekam informasi dengan tidak memandang media maupun bentuknya.

Pembagian Pengetahuan

Ada 3 macam pengetahuan:1. Pengetahuan pribadi2. Pengetahuan publik3. Pengetahuan semipublik

1. Pengetahuan pribadi

Pengetahuan yang tersimpan dalam pikiran seseorang.

Pengetahuan ini hanya bermanfaat bagi seseorang yang bersangkutan.

Pengetahuan ini hanya dapat diketahui oleh orang lain bilamana ada kesempatan untuk bertanya, dan orang yang bersangkutan bersedia berbagi pengetahuannya.

2. Pengetahuan publik Pengetahuan yang menjadi milik

bersama atau kolektif. Pengetahuan ini dapat

dimanfaatkan secara bebas oleh semua anggota masyarakat karena tersimpan dalam bentuk rekaman atau catatan yang setiap saat dapat dilihat dan dipelajari oleh siapa saja.

Siapa masyarakat?

Kelompok orang/warga/penduduk suatu desa atau kota.

Kelompok profesi seperti arsitek, pustakawan, pecinta tanaman, pecinta alam dsb.

3. Pengetahuan semipublik

Direkam dan dipublikasikan secara terbatas

Bermanfaat bagi kelompok tertentu

Tidak boleh dipakai orang luar.

Hubungan pengetahuan?

Pengetahuan publik berasal dari pengetahuan pribadi

& Pengetahuan pribadi berasal

dari pengetahuan publik.

Pelaku organisasi informasi?

1. PustakawanMengumpulkan, menyimpan, dan mengelola, menyebarluaskan dokumen berisi pengetahuan publik.

2. Records manajerMengumpulkan, menyimpan dan mengelola dokumen berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan dalam kegiatan sehari-hari suatu lembaga/organisasi.

3. ArsiparisMengumpulkan, menyimpan, dan mengelola dokumen berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan untuk kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, organisasi, tapi perlu dilestarikan sebab nilai historisnya.

4. Ilmuwan informasiMengembangkan kajian Ilmu

Perpustakaan dan Informasi.

Perbedaan perpustakaan, arsip & manajemen rekod

Perpustakaan:

Kumpulan buku materi perpustakaan lainnya yang disimpan untuk keperluan bacaan, belajar dan konsultasi

Sebuah tempat, gedung, ruangan atau sejumlah ruangan yang diatur untuk menyimpan dan menggunakan koleksi buku.

Kumpulan film, foto, dan bahan nonbuku lainnya, pita dan cakram plastik atau metal, pita, disket dan program komputer.

Koleksi atau sekelompk koleksi dari buku, dan atau bahan tercetak maupun noncetak yang diorganisasi dan dirawat untuk keperluan bacaan, konsultasi, studi, riset dsb. Perpustakaan dikelola untuk memfasilitasi akses pemustaka, dikelola oleh pustakawan atau pegawai terlatih lainnya guna memenuhi keperluan pemustaka.

Rekod merupakan dokumen yg diciptakan atau diterima oleh badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya.

Contoh SIM, KTP, KTM dll.

Arsip adalah berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan atau telah dipilah untuk disimpan pada sebuah lembaga kearsipan.

lihat

Lihat perbedaan dalam matrik berikut:

Fungsi Organisasi informasi

Membuat dokumen-dokumen dapat dikenali, dipilih dan diketahui lokasinya secara efisien pada saat diperlukan.

Kegiatan Organisasi informasi

1. Mengidentifikasi keberadaan semua dokumen dalam semua bentuk media.

2. Mengidentifikasi karya-karya yang dimuat dalam dokumen tersebut sebagai bagian dari dokumen tersebut, misalnya, artikel dalam majalah, makalah dalam prosiding konferensi, karangan dalam bunga rampai.

3. Mengumpulkan dokumen-dokumen ini di perpustakaan, unit kearsipan, arsip, museum, internet.

4. Membuat daftar-daftar dokumen dan karya-karya tersebut menurut peraturan standar.

5. Melengkapi daftar-daftar tersebut dengan titik akses lain yang berguna.

6. Menyediakan sarana untuk mengetahui lokasi dokumen di koleksi lembaga-lembaga pengelola informasi, dan mendapatkan dokumen tersebut.

Organisasi informasi=Organisasi bibliografi

Organisasi informasi dalam perpustakaan sering juga disebut organisasi bibliografi.

Organisasi bibliografi ini menghasilkan berbagai sarana bibliografi yaitu bibliografi, katalog dan indeks.

Sarana bibliografi

Bibliografi Katalog, dan Indeks

Bibliografi(Daftar dokumen,lazimnya tidak bersifat kritis serta tidak memberi komentar kritis)Tujuan: membantu pemakai menentukan lokasi keberadaan sebuah dokumen.1. Cakupan (scope)

tergantung kriteria yang dipilih:

Negara Wilayah, daerah Subyek Format

Periode Bahasa Pengarang Dan sebagainya,

dan gabungan dua atau lebih kriteria

Bibliografi

2. SusunanDisusun menurut sistematika tertentu yang memudahkan penelusuran, biasanya satu susunan berikut:

Abjad nama pengarang Abjad judul Subyek (nomor kelas, tajuk subyek)

Bibliografi

Tiap entri berisi data atau informasi bibliografi yang cukup untuk mengidentifikasi dokumen.

Bibliografi

Data bibliografi terpenting:

PengarangJudulEdisiTempat terbit, penerbit dan tahun

terbit.

Data bibliografi

Dilengkapi dengan:

Jilid, jumlah halaman, ilustrasi, ukuran Harga, ISBN, ISSN Anotasi, catatan ringkas mengenai isi

Bibliografi

Untuk mempermudah penelusuran, bibliografi harus disertai dengan indeks, yaitu:

1. Bibliografi dengan susunan subyekindeks pengarangindeks judul

2. Bibliografi dengan susunan pengarangindeks judulindeks subyek

Bibliografi

3. Bibliografi dengan susunan judul

indeks pengarangindeks subyek

Katalog

1. Daftar dokumen yang ada di koleksi suatu perpustakaanJika merupakan daftar koleksi milik lebih dari satu perpustakaan, misal sekelompok perpustakaan, maka disebut katalog induk.

Katalog

2. Tiap entri katalog (wakil dokumen) menyajikan:

Data bibliografi/ciri fisik dokumen Nomor kelas dan/atau tajuk

subyek/menyatakan isi Nomor panggil/letak dokumen

Katalog

3. Susunan katalog tergantung dari sistem katalog

Abjad atau berkelas

Indeks

Daftar laporan, artikel, cerita, berita, sajak, lagu, dsb. yang dimuat dalam majalah, surat kabar, bunga rampai dsb.

Disusun menurut sistematika tertentu yang memudahkan penelusuran, biasanya dengan salah satu penelusuran berikut

subyekabjad nama pengarangabjad nama pengarang & judul

digabung

Indeks

Tiap entri memberikan data/informasiPengarang artikelJudul artikelJudul majalah, volume/tahun,

nomor, halaman, yang memuat atau berita ybs.

Catatan referensi

Aditirto, Irma U. (1997). Dasar-dasar Organisasi Informasi (Bahan mata kuliah). Jurusan Ilmu Perpustakaan, FS, Universitas Indonesia.

Aditirto, Irma U. (2008). Organisasi Informasi (Bahan mata kuliah). Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, FIB, Universitas Indonesia

Sulistyo-Basuki. (2004). Pengantar dokumentasi, Badung: Rekayasa Sains.