over audit vlaanderen · 2016-04-25 · 2 vvsg 1 vvp minister van binnenlands bestuur: waarnemer ....

Audit Vlaanderen &

Agentschap Binnenlands Bestuur

Studiedag over de globale rapporten van Audit Vlaanderen

Oostkamp 21 maart 2016

Programma

• Welkomstwoord

• Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en

retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Afsluiting • Receptie

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en

retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Afsluiting • Receptie

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding

• Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en

retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Afsluiting • Receptie

Over Audit Vlaanderen

25/04/2016

Eddy Guilliams, administrateur-generaal

6

Agenda

I. Audit Vlaanderen

II. Een audit

I. Audit Vlaanderen

8

Missie

Partner van de organisatie ... • Onafhankelijk • Objectief • Bekwaam

... bij het beheersen van financiële, wettelijke en organisatorische risico’s ... • Evaluatie van het systeem van interne controle /

organisatiebeheersing • Sensibilisering en kennisdeling

... om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, integere en kwaliteitsvolle organisatie

9

Onafhankelijke partner

Aansturing door 2 auditcomités Auditcomité Vlaamse overheid Auditcomité lokale besturen

4 onafhankelijken 4 onafhankelijken

3 personen aangeduid door de Vlaamse Regering

2 VVSG

1 VVP

Minister van Binnenlands Bestuur: waarnemer

10

Werkterrein

De Vlaamse administratie: 62 entiteiten (sinds 2001)

De lokale besturen > 800 entiteiten (sinds 2014)

II. Een audit

12

Wat is een audit (niet)?

Wat is een audit? • Onafhankelijke • Objectieve • Systematische • Evaluatie (van systeem van interne controle / organisatiebeheersing) • Waarover gerapporteerd wordt

Wat is een audit niet? • Individuele medewerkers controleren • Het gevoerde beleid evalueren • Enkel te kijken of bepaalde documenten er zijn

13

Fasen binnen de audit

14

15

Soorten audits

Organisatie-audits

Thema-audits

Detectie-audits

Forensische audits

16

Waarom globale rapporten?

Versterken van interne controle / organisatiebeheersing

Ook waar geen audit werd uitgevoerd

Basis voor lancering van initiatieven met partners

17

Vragen/bedenkingen/…

Bedankt! audit@vlaanderen.be

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit

• Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen

• Pauze • Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en

retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Afsluiting • Receptie

Structurele bevindingen uit de eerste reeks organisatie-audits

bij lokale besturen

25/04/2016

Steven Van Roosbroek, manager-auditor

21

Agenda

I. Organisatie-audits: kader

II. Over de eerste reeks organisatie-audits

III. Vaststellingen

IV. Aan de slag

I. Organisatie-audits: kader

23

24

Interne controle of organisatiebeheersing Interne controle -> to control -> beheersen

Organisatiebeheersing = beter woord voor interne controle

Interne controle of organisatiebeheersing op verschillende niveaus • Proces • Dienst • Organisatie

25

Interne controle / organisatiebeheersing is ... Geheel van maatregelen (beheersmaatregelen) om een redelijke zekerheid te bekomen over:

• ‘Doet de organisatie de juiste dingen’ (= effectiviteit) Bereiken van de vooropgestelde doelstellingen

• ‘Doet de organisatie die dingen juist’ (= integriteit, kwaliteit en efficiëntie)

Naleven van regelgeving en procedures Tijdige en betrouwbare financiële en beheersinformatie Efficiënte inzet van middelen Bescherming van activa Voorkomen van fraude

Art. 99 Gemeentedecreet / Art. 98 OCMW-decreet

26

Verantwoordelijkheden

Secretaris is verantwoordelijk voor interne controle / organisatiebeheersing, in overleg met het managementteam

Raad keurt het kader om te werken aan interne controle / organisatiebeheersing goed

(College en) Raad volgen de jaarlijkse rapportering over interne controle / organisatiebeheersing op

27

Model Leidraad Organisatiebeheersing

II. Over de eerste reeks organisatie-audits

29

Voornamelijk BBC-piloten

Voorkeur Gemeente en OCMW samen

Geauditeerde besturen

Geauditeerden Auditrapporten

Gemeentebesturen 24 24

AGB’s 10

OCMW-besturen 20 20

Totaal 54 44

30

Beperkingen organisatie-audits

Enkel management- en ondersteunende processen

Breed -> minder diep

Randvoorwaarden om te komen tot effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere organisatie

31

Goede praktijken

Tijdens audits gedetecteerd

Procedure binnen Audit Vlaanderen doorlopen

Inspiratie voor besturen om aan de slag te gaan

III. Vaststellingen

1. Systematisch werken aan interne controle / organisatiebeheersing kan beter

34

Het aantal organisaties dat beschikt over een door de raad goedgekeurd kader voor interne controle / organisatiebeheersing

35

Het aantal organisaties waarin de secretaris jaarlijks aan de raad rapporteert over de organisatie en werking van de interne controle / organisatiebeheersing

2. Er moet extra worden ingezet op doelgericht werken en de opvolging ervan

37

Een lokaal bestuur dat degelijk uitgewerkte

doelstellingen over nieuw beleid heeft, is

goed bezig. Doelstellingen over weerkerende

dienstverlening en interne werking opmaken

zou ons te ver leiden.

WAAR of NIET WAAR?

38

Referentiekader

Filosofie achter BBC • Bepaal als organisatie waar je naartoe wil • Wijs daar de nodige middelen aan toe • Volg het geheel op

De doelstellingen omvatten idealiter 3 onderdelen: • Het nieuw beleid • De weerkerende taken • De interne werking

Doelstellingen en monitoring (zitten we op koers?): • 2 zijden van dezelfde medaille

39

Vaststellingen over doelstellingen en monitoring Positieve ontwikkeling

Toch nog sterke verbetermarge • Weerkerende taken • Interne werking • Doorvertaling van doelstellingen naar medewerkers • Onvoldoende zicht op de vraag of de doelstellingen bereikt

worden

40

Het aantal organisaties met een aanbeveling over het doelstellingenkader

41

Het aantal organisaties met een aanbeveling over de opvolging

3. Er is nog werk aan de aansturing door het managementteam en de evaluatie van de medewerkers

43

Vaststellingen over het managementteam en evaluatie Managementteam relatief succesvolle innovatie

Evalueren van medewerkers gebeurt onvoldoende

Evalueren van decretale graden gebeurt ruimschoots onvoldoende

Mogelijk gevolg: voorbeeldfunctie, problemen blijven etteren

44

Vergaderfrequentie van het managementteam

45

Het aantal organisaties waarin de decretale graden geëvalueerd worden

4. De aanpak van de samenwerking tussen gemeentebestuur en OCMW-bestuur kan het best meer projectmatig

47

De beste manier van integratie tussen een

gemeentebestuur en OCMW is het organisch

laten groeien nadat zich een opportuniteit

voordeed.

WAAR of NIET WAAR?

48

Samenwerking gemeente - OCMW

Beleidsintenties op Vlaams niveau

Trend in de richting van meer samenwerking

Grote verschillen tussen besturen

49

Het aantal gemeente en OCMW-besturen dat een medewerker/dienst deelt

50

Samenwerking gemeente - OCMW

Aanpak onvoldoende projectmatig, ondanks lokale beleidsintenties • Welke diensten gaan samenwerken? • Wie is verantwoordelijk? • Welke timing? • Wat zijn de tussenstappen?

-> Mogelijk gevolg: efficiëntiewinsten gaan verloren, onzekerheid bij medewerkers

Goede praktijk gemeente en OCMW Drogenbos

5. De filosofie van de organieke decreten en andere regelgeving is onvoldoende geïmplementeerd

52

Regelgeving

Geen compliance audit!

Kloof wettelijke en werkelijke land • Aanwezigheid van instrumenten • Filosofie van de regelgeving

53

Een lokaal bestuur dat alle regelgeving

naleeft, bestaat niet.

WAAR of NIET WAAR?

54

Het aantal organisaties dat beschikt over een door de raad goedgekeurd reglement voor klachtenbehandeling

55

Het aantal organisaties per aantal geregistreerde klachten (weergegeven in intervallen)

IV. Aan de slag

57

Wat kan uw lokaal bestuur doen? Zelfevaluatie met de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen of een ander kader (CAF, VVSG-model …)

Zorgen voor een degelijke rapportering over interne controle / organisatiebeheersing aan de raad

58

Tips voor de rapportage over interne controle aan de raad Overzicht van • Sterke punten • Verbeterpunten • Punten waarop actie wordt ondernomen

Duidelijk antwoord op ‘wie, wat, wanneer’

Interne controle / organisatiebeheersing is meer dan louter processen!

Modellen zijn beschikbaar

59

Vragen/bedenkingen/…

Bedankt! audit@vlaanderen.be

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen

• Pauze

• Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en

retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Afsluiting • Receptie

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze

• Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en

retributies

• Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Afsluiting • Receptie

Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies

25/04/2016

Jo Fransen, manager-auditor

64

Agenda

I. Over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies

II. Bevindingen t.a.v. de gemeentebesturen

III. Bevindingen t.a.v. andere instanties

IV. Aan de slag

I. Over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies

66

Het thema ‘gemeentelijke belastingen en retributies’

67

Auditdoelstelling

In welke mate beschikken de betrokken gemeentebesturen over de nodige beheersmaatregelen om de gemeentelijke belastingen en retributies op een efficiënte en integere manier correct en volledig te innen en hierbij alle burgers gelijkwaardig te behandelen?

Hoe worden de voorziene beheersmaatregelen in de praktijk toegepast?

68

Methodiek

II. Bevindingen t.a.v. de gemeentebesturen

1. Een evaluatie van de reglementen en procedures is noodzakelijk

71

Vaststellingen m.b.t. evaluatie

Meeste besturen hebben duidelijk zicht op hun belastingen en retributies en maken de reglementen duidelijk bekend.

Weinig besturen evalueren reglementen en processen periodiek en grondig

Vaak geen duidelijke, te beperkte of onvolledige rapportering

2. Procedures om belastingplichtigen en -grondslagen te detecteren, kunnen geoptimaliseerd worden

73

Vaststellingen m.b.t. belastingen op leegstand, tweede verblijven en onbebouwde gronden Ontbreken van een duidelijke, sluitende detectiemethodiek

Ontbreken van (uitwisseling van) gegevens

Weinig controle op correcte toepassing detectiemethodiek

74

Vaststellingen m.b.t. belasting op drijfkracht Moeilijkheden om vast te stellen welke bedrijven zich op het grondgebied van de gemeente bevinden

Gebrek aan controle op correctheid van aangiftes

3. Nood aan een werkwijze die verzekert dat een afgeleverd product/dienst resulteert in een betaling

76

Vaststellingen m.b.t. facturen en contante inningen Grote verschillen in controle op de basisgegevens • Voorraadbeheer huisvuilzakken • Registratiesysteem lokalenverhuur

Veelal geen controle op de facturen zelf • Niet steeds functiescheiding • Vaak geen onafhankelijke controle

Vaak geen sluitend kasbeheer: • Beperkt tot vergelijking kasinhoud met kassasysteem, geen

controle of overeenstemt met effectief verleende prestaties • Diverse overige bemerkingen

4. Er moet extra ingezet worden op het regelmatig opvolgen van de openstaande vorderingen

78

Vaststellingen m.b.t. debiteuren-opvolging Veelal ontbreekt een systematische, gestructureerde opvolging • Softwareproblemen n.a.v. BBC • Gebrek aan duidelijke interne regels of gebrekkige toepassing

ervan • Gebrek aan maatregelen om continuïteit te waarborgen • Geen automatische initiëring

III. Bevindingen t.a.v. andere instanties

80

Vaststellingen

De uitwisseling van gegevens verloopt niet evident: • Correctheid en actualiteit kadastrale legger en (verrijkte)

kruispuntbank van ondernemingen • Afstemming tussen databanken • Informatie netbeheerders en nutsbedrijven

Overzichten uit applicaties administratieve documenten zijn niet eenvoudig raadpleegbaar

Spanningsveld tussen regelgeving en praktijk

81

Vaststellingen

De gebruikte softwaresystemen vertonen tekorten

Gebrek aan communicatie tussen verschillende softwaresystemen

82

Aanbevelingen

Aan de Vlaamse overheid en de koepelverenigingen

Aan de softwareleveranciers

IV. Aan de slag

84

Hoe is het met de gemeentelijke belastingen en retributies in uw bestuur gesteld? Zelfevaluatie uitvoeren op basis van het controleprogramma dat Audit Vlaanderen ter beschikking stelt met : • Controledoelstellingen • Mogelijke risico’s • Mogelijke beheersmaatregelen

Goede praktijken

85

Vragen/bedenkingen/…

Bedankt! audit@vlaanderen.be

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en

retributies

• Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen

• Afsluiting • Receptie

De detectie-audits bij de OCMW-besturen

25/04/2016

Wim De Naeyer, manager-auditor

89

Agenda

I. Over de detectie-audits

II. Verbeterpunten

III. Getuigenissen over de audit

I. Over de detectie-audits

91

Aanleiding

Fraude bij OCMW Wervik

Oorzaak? • de mogelijkheden tot functiescheiding en de functionaliteit

“begunstigdenbeheer” niet benut in gehanteerde financiële software

Verder onderzoek door Audit Vlaanderen • risico om op gelijkaardige wijze te frauderen ook mogelijk bij

andere OCMW-besturen

Mail aan alle OCMW-secretarissen op 27 februari 2014

92

Geauditeerd proces: uitbetaling steun

93

Geauditeerde OCMW-besturen

Selectie op basis van: • Softwareleverancier • Geografische spreiding • Schaalgrootte

94

Methodiek detectie-audits

Financiële procedures die plaatsvinden op initiatief van de sociale dienst en afgehandeld worden op de boekhouding van het OCMW-bestuur

Datamining naar ongebruikelijke, afwijkende of merkwaardige patronen in gegevens van de sociale en financiële dienst, aangeleverd door 3 softwareleveranciers

Onderzoek van dossiers, op basis van de door datamining aangeleverde betalingsgegevens

II. Verbeterpunten

96

Verbeterpunten: basisschema

1. Uitbouw van functiescheiding in de administratieve processen van zowel de sociale als de financiële dienst

98

Nastreven van optimale functiescheiding in de betalingsprocessen

Nastreven van optimale functiescheiding bij de toekenning van autorisaties in de softwaretoepassingen

Voorzien in een back-up bij elke functie

-> om het risico op misbruiken in het betalingsproces te beperken

2. Creëren van een unieke autorisatie voor de aanmaak of wijziging van begunstigdengegevens

100

-> om het risico op misbruik in het betalingsproces te beperken

-> om het wijzigen van begunstigden- rekeningnummers te beperken en de aanmaak van frauduleuze betalingen tegen te gaan

3. Systematisch bijhouden van stavingsstukken die aantonen dat het gebruikte begunstigdenrekening-nummer in het betalings-proces aan de cliënt toebehoort

102

Nemen van een kopie van de betrokken bankkaart

Bijhouden van officiële brieven van derden

Vragen van ondertekende verklaring van de cliënt

-> om het risico te beperken dat een steunmaatregel gestort wordt op een rekeningnummer dat niet aan een cliënt toebehoort

4. Uitvoeren van betalingen op basis van originele facturen en stavingsstukken

104

Bewaren van originele documenten bij de boekhouddienst van het OCMW-bestuur

-> om het risico op dubbele en niet- correcte betalingen te verkleinen

105

Verbeterpunten: overzicht

III. Getuigenissen over de audit

OCMW Wervik

Studienamiddag Audit Vlaanderen 21 maart 2016 Oostkamp

Goede samenwerking

Twee voor de prijs van één

Forensische audit Onderzoek naar de fraude

Organisatie-audit Onderzoek naar de beheersinstrumenten van de organisatie

Aanbevelingen

Functiescheiding in de kritieke bedrijfsprocessen

Aanbevelingen ICT

Beter gebruik van de software pakketten Software die functiescheiding toelaat Digitaal opslaan facturen

Aanbevelingen financieel

Checklist in sociale dienst of alle voorwaarden voor betaling zijn vervuld Leveranciers- en klantenbestand: beter begunstigdenbeheer Alleen met originele facturen betalen Steekproeven bij betalingen Raamcontracten opvolgen

Aanbevelingen verbeterplannen en wet op de overheidsopdrachten

Betere opvolging verbeterplannen Wet op de overheidsopdrachten verder goed toepassen

Aanbevelingen personeel

Controle personeelsdossiers (1 fout) Regelmatig nazicht uitbetaling premies en toelagen Actualiseren rechtspositieregeling (premies)

Aanbevelingen bestellingen en voorraadbeheer

Aanbevelingen interne controle

Oprichten interne controle cel Verbeteracties Samenwerking met afdelingshoofden en managementteam Rapportering

Goed gevoel

Aanbevelingen externe audit ook intern reeds als werkpunten besproken Goede basis om te verbeteren

Interne Controle Cel

Interne controle cel

Interne controle cel

Interne controle cel

Interne controle cel

Interne controle cel

127

Vragen/bedenkingen/…

Bedankt! audit@vlaanderen.be

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en

retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen

• Afsluiting

• Receptie

En verder …

25/04/2016

Eddy Guilliams, administrateur-generaal

Audits en globale rapporten

132

Uitgevoerde audits bij de lokale besturen

2014 2015

Organisatie-audits 15 26

Thema-audits 0 20

Detectie-audits 2 14

Forensische audits 2 4

Totaal 19 64

133

Waarom globale rapporten?

Versterken van interne controle / organisatiebeheersing

Ook waar geen audit werd uitgevoerd

Basis voor lancering van initiatieven met partners

134

Workshops i.s.m. bestuursscholen

Workshop monitoring : 23 mei 2016 Workshop gemeentelijke belastingen en retributies: 21 juni 2016

135

Vragen/bedenkingen/…

Bedankt! audit@vlaanderen.be

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en

retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Afsluiting

• Receptie