Analisis dan Desain Aplikasi Peminjaman Disc Pada

Ultra Disc Purworejo

Naskah Publikasi

Disusun oleh :

Bagus Johan Saputro

09.22.1134

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

APPLICATION DESIGN AND ANALYSIS OF DISC RENTAL IN ULTRA DISC AT

PURWEOREJO

ANALISIS DAN DESAIN APLIKASI PEMINJAMAN DISC PADA ULTRA DISC

PURWOREJO

Bagus Johan Saputro

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In today’s era of globalization brings development and progress in all fields. Various line

of business and education have made the computer as a means of support. Along with tge

development of civilization and way of thinking has influenced the need for system which is

used as a tool that simplify and speed up a job.

Ultra disc is a company engaged in lending Service. Looking at the prospects and

development of the company from time to time did not rule out if the company allows to be

developed more widely. Disc rental is one means to obtain knowledge easily, because in it there

are various kinds of discs, good software, tutorial learning, until now common knowledge that

this much needed both among students and the public.

Computer is one tool in data processing because it has a highability in terms of accuracy

with a large capacity reminders high process speed and energy efficient. Thus very precise when

choosing a computer to handle data circulation system lending on a rental disc.

Keywords: Information, Circulation System

1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi informasi demikian pesat namun tidak semua palaku usaha

mampu memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi. Komputer adalah salah satu karya

dalam perkembangan dunia teknologi. Keterbatasan pemahaman ini mengakibatkan para

penguna komputer hanya mampu memanfaatkan komputer sebagai pengganti mesin ketik

belaka. Sementara investasi perangkat ini relatif mahal untuk kategori perusahaan kecil dan

menengah.

Tindakan dan kebijakan manajemen merupakan bentuk pengawasan, pemantauan dan

pengendalian perusahaan. Melalui manajemen perusahaan dapat dipantau dan diarahkan

perkembangannya sesuai dengan tujuan perusahaan. Kegiatan manajemen bukanlah sekedar

pengambilan keputusan untuk dilaksanakan, namun suatu keputusan yang dilandaskan pada data-

data dan fakta yang ada di perusahaan itu sendiri, disamping faktor-faktor pendukung lainnya.

Data dan fakta yang benar, tepat waktu dan relevan tentu saja akan mendukung keputusan yang

sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga dalam hal ini data-data perusahaan harus diolah

sesuai dengan kebutuhan dan dengan batasan waktu yang sesuai.

1.2 Rumusan Masalah

Seperti yang sudah di jelaskan diatas, penulis menemukan pokok permasalahan yang ada

pada rental kaset ULTRA DISC PURWOREJO yaitu sistem informasi pengolahan data yang

masih manual sehingga dalam menangani transaksi yang sangat banyak mengalami kerepotan

dan kinerja pun kurang efektif, begitu juga dalam hal pembuatan laporan menjadi terhambat dan

kurang efisien. Dan semuanya itu mengakibatkan informasi yang didapat kurang akurat dan

sering terlambat, maka dari itu dapat diambil rumusan yang akan menjadi pembahasan yaitu :

bagaimana cara membuat sistem informasi pengolahan data disc yang masih manual menjadi

sistem informasi komputerisasi? Dan perlu diadakan suatu sistem informasi berbasis komputer

yang sistematis, terarah dan lengkap yang tentunya bisa sangat membantu dalam pembuatan

laporan kami.

1.3 Batasan Masalah

Dalam penelitian ini beberapa batasan masalah yaitu sebagai berikut :

1. Penulis membatasi fasilitas yang disajikan, yaitu :

a. Proses pengolahan data disc

b. Pengolahan data karyawan

c. Pengolahan data pelanggan

d. Pengolahan sirkulasi peminjaman dan pengembalian disc

e. Laporan data karyawan

f. Laporan data pelanggan

g. Laporan peminjaman dan pengembalian disc

2. LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Menurut Jogiyanto HM, MBA, Akt, Ph.D terdapat dua definisi berdasarkan

dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen . Dengan pendekatan

prosedur, definisi sistem adalah debagai berikut:

“ Sistem adalah kumpulan prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.

Sedangkan definisi sistem dengan pendekatan komponen adalah kumpulan komponen

yang saling berhubungan satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk

mencapai tujuan tertentu “¹.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi sangat penting didalam organisasi. Suatu sistem yang kurang

mendapat informasi akan menjadi lutuh, kerdil dan akhirnya berakhir.

“ Menurut Davis (1999), Informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti

dan dibutuhkan bagi penerima atau user dan manfaat pengambilan keputusan saat ini atau saat

mendatang “.

Kualitas informasi tergantung pada tiga hal, yaitu :

a. Akurat

Artinya informasi harus benar dan bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak

menyesatkan . Kesalahan-kesalahan itu dapat berupa kesalahan perhitungan akibat

gangguan yang dapat mengubah dan merusak informasi tersebut.

b. Tepat waktu

Informasi harus disajikan secara tepat waktu mengingat informasi akan menjadi dasar

dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi akan mengakibatkan kesalahan

dalam pengambilan keputusan.

c. Relevan

Informasi akan mempunyai nilai dan manfaat yang tinggi, jika informasi tersebut

diterima oleh mereka yang membutuhkan. Mudah dan murah biayanya untuk

mendapatkan informasi yang menjadi bahan pertimbangan tersendiri. Dan informasi

yang dihasilkan harus relevan dengan pokok permasalahan yang harus diselesaikan.

2.3 Sistem Peminjaman

Sistem peminjaman adalah suatu sistem yang didalamnya terdapat kegiatan jasa sewa menyewa.

Sedangkan rental merupakan salah satu dari aplikasi yang ada dalam sistem peminjaman.

Ultra Disc merupakan salah satu aplikasi peminjaman yang melayani jasa peminjaman disc.

Koleksi disc yang ada berupa software, game dan film, dan diatur dalam tempat-tempat tertentu,

disusun secara sistematis sesuai dengan sistem yang berlaku.

• Katalog

katalog adalah daftar koleksi disc yang disusun berdasarkan jenisnya. Katalog

berfungsi untuk membantu para pelanggan dalam pencarian disc berdasarkan jenis.

• Inventori

Menurut Drs, Abd. Halim, Akt. Dalam bukunya Dasar-Dasar Akuntansi bagian II

menyatakan : “sistem informasi inventori dapat didefinisikan sebagai rencana untuk

melakukan ketetapan pencatatan stok, mengungkapkan kekurangan yang mungkin terjadi

serta adanya kehilangan lainnya, atau suatu pengendalian manajemen yang dilakukan

perusahaan untuk mengetahui stok barang dan pekerjaan yang sedang berlangsung”.

2.4 Perangkat yang digunakan Yang Digunakan

Visual basic terdiri dari dua suku kata yaitu visual dan basic. Visual menunjukkan cara

yang digunakan untuk membuat Graphical User Interface (GUI), sedangkan basic merupakan

bagian bahasa BASIC (Beginner All Purpose

Symbolic Intruction Code), karena visual basic dikembangkan dari bahasa pemrograman BASIC.

Microsoft Access adalah sistem manajemen yang canggih dan bisa digunakan secara

efisien untuk menampilkan dan mengelola database. Kita dapat mengelola berbagai jenis

database secara mudah dengan kapasitas penyimpanan data yang tidak besar.

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Gambaran Umum Ultra Disc Purworejo

Ultra Disc merupakan salah satu usaha yang bergerak pada bidang persewaan Disc. Jenis

cd yang disewakan meliputi software, game dan film. Koleksi cd pada Ultra Disc mencapai

ribuan seiring perkembangan dan kemajuan tekhnologi.

Jenis Disc yang disewakan beragam dari mulai software komputer. Diantaranya software

desain grafis, editing audio video, driver untuk hardware. Jenis game yang disewakan pada Ultra

Disc juga macam-macam mulai dari game strategi, RPG, dll. Untuk cd film, Ultra Disc dapat

dikatakan sebagai salah satu rental yang cukup lengkap koleksi filmnya dan uptodate. Saat ini

Ultra Disc berada di alamat, Jl. Jendral Sudirman no. 30A baledono Purworejo.

3.2 Analisis PIECES

Analisis PIECES digunakan sebagai alat ukur untuk menentukan sistem baru apakah layak

digunakan atau tidak, karena 6 aspek PIECES harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih

baik dari sistem lama.

1. Analisis Kinerja (Performance)

Masalah Kinerja terjadi ketika tugas – tugas yang dijalankan oleh sistem mencapai

sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah

jumlah pekerjaan yang dilaksanakan selama jangka waktu tertentu.

2. Analisis Informasi (Information)

Informasi juga merupakan hal yang penting bagi seorang pemakai akhir pada suatu

sistem dalam pengambilan keputusan. Dengan sistem informasi yang baik maka akan

menghasilkan informasi yang bermanfaat yang dapat mendukung dalam menangani masalah

yang ada. Kualitas informasi dapat diukur dari tiga hal: 1) akurat yaitu bebas dari kesalahan-

kesalahan, 2) tepat waktu yaitu informasi yang datang kepada penerima tidak terlambat, 3)

relevan berarti informasi mempunyai manfaat bagi pemakainya.

3. Analisis Ekonomi (Economy)

Pertimbangan ekonomi akan dilakukkan dengan melakukkan perbandingan sejauh mana

manfaat dari sistem lama dalam mendukung proses manajerial rental. Adanya pemborosan waktu

dan alat-alat maka secara otomatis terjadi pembengkakan biaya.

4. Pengendalian (Control)

Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk

menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta

untuk menjamin keamanan data atau informasi.

5. Analisis Efisiensi (Efficiency)

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada digunakan agar tidak

terjadi pemborosan.Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa

pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Sistem yang ada belum dapat bekerja

secara maksimal, proses input data pelanggan, karyawan dan disc masih kurang efektif, serta

pembuatan laporan yang masih dilakukan secara manual. Hal seperti ini tentunya menyebabkan

tertundanya kegiatan lain yang masih saling berkaitan.

6. Pelayanan (Service)

Analisis pelayanan adalah analisis yang berhubungan dengan peningkatan terhadap

pelayanan yang lebih baik yang diberikan oleh sistem.

Dalam suatu usaha yang bergerak di bidang jasa seperti Ultra Disc Purworejo,

peningkatan pelayanan terhadap pelanggan rental merupakan suatu tujuan utama. Pada Ultra

Disc Purworejo, pelayanan yang diberikan kepada pelanggan rental dinilai masih kurang.

3.3 Analisis Biaya Dan Manfaat

Tabel 3.3 Analisis Biaya Dan Manfaat

I. Biaya-Biaya Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2

1. Biaya Pengadaan

Biaya Pembelian Perangkat Keras 13.950.500 0 0

2. Biaya Persiapan Operasi

Biaya Pembelian Perangkat Lunak 1.556.500 0 0

3. Biaya Proyek

Biaya Penerapan Sistem

- Biaya Konversi Data 319.000 0 0

- Biaya Pelatihan Personil 148.500 0 0

Total Biaya Penerapan Sistem 467.500

4. Biaya Operasi dan Perawatan

a. Biaya Overhead (Listrik) 0 3.521.000 3.697.000

b. Biaya Perawatan Sistem

- Perawatan Hardware 0 400.000 400.000

- Perawatan Software 0 200.000 200.000

Total Biaya Operasi dan Perawatan 0 3.921.000 4.197.000

Total Biaya-biaya 15.974.500 3.921.000 4.197.000

II. Manfaat-manfaat

1. Keuntungan Berwujud

a.Pengurangan Biaya Operasi 0 5.400.000 6.480.000

b.Pengurangan Kesalahan Proses 0 936.000 936.000

Total Keuntungan Berwujud 0 6.336.000 7.416.000

2. Keuntungan Tak Berwujud

a. peningkatan pelayanan

pelanggan 0 7.000.000 9.000.000

Total Keuntungan Tak Berwujud 7.000.000 9.000.000

Total Manfaat-Manfaat 0 13.336.000 16.416.000

Selisih Total Manfaat dan Total

Biaya (15.974.500) 9.415.000 12.219.000

1. Metode Periode Pengembalian (Payback Period)

Total biaya pengadaan sistem tahun 0 : Rp. 15.974.500

Proceed pada tahun I : Rp. 9.415.000 ( - )

Sisa biaya sistem pada tahun I : Rp. 6.559.500

Sisa = 6.559.500 * 1 tahun

12.219.000

= 0,53 tahun

Payback period sudah dapat dicapai pada tahun ke 2, secara detailnya

adalah 1,53 tahun. Dari fakta tersebut, dapat disimpulkan bahwa yang

ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas pada waktu

1,53 tahun yang berarti bahwa pada tahun ke 2 perusahaan mulai dapat

mengambil keuntungan dari sistem tersebut.

2. Metode Pengembalian Investasi (Return of Investment)

Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang

dihasilkan oleh sistem disbanding biaya yang dikeluarkan. ROI proyek system ini

dapat dihitung seperti berikut:

Dari tabel didapaykan total manfaat dari proyek ini adalah:

Manfaat tahun ke 1 = Rp 13.336.000

Manfaat tahun ke 2 = Rp 16.416.000 ( + )

Total manfaat = Rp 29.752.000

Biaya tahun ke 0 = Rp 15.974.500

Biaya tahun ke 1 = Rp 3.921.000

Biaya tahun ke 2 = Rp 4.197.000 ( + )

Total Biaya = Rp 24.092.500

ROI untuk pengembangan sistem aplikasi peminjaman ini adalah:

ROI = 29.752.000 – 24.092.000 * 100%

24.092.000

= 5.660.000 * 100%

24.092.000

= 23.49 %

Sebuah proyek mempunyai ROI lebih besar dari nol adalah proyek yang dapat

diterima. ROI pada proyek ini adalah 23.49 atau 23.49 %, berarti proyek ini dapat

diterima, karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 23 % dari biaya

investasi dan operasi.

4. Metode Nilai Bersih Sekarang (Net Present Value)

Metode nilai bersih sekarang merupakan metode yang memperhatikan nilai

waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan

mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya. Net present value dapat dihitung dari

selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun

yang dinilai-uangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV

bila dinyatakan dalam rumus adalah:

NPV = - Nilai Investasi +Procced ke-1 + Procced ke-2 +.....Procced ke-n

(1 + i)¹ (1 + i) ² (1 + i)³

Keterangan :

NPV = net present value

i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan

n = umur investasi

Bila NPV bernilai lebih besar dari nol maka investasi menguntungkan dan dapat

diterima. Dengan tingkat suku bunga diskonto sebesar 15% maka NPV pada proyek

ini adalah:

NPV = - 15.974.500 + 9.415.000 + 12.219.000

(1+0.15)1 (1+0.15)2

= - 15.974.500 + 9.415.000 + 12.219.000

(1.15) (1.32)

= - 15.974.500 + 8.186.956,52 + 9.256.818,18

= - 15.974.500 + 17.443.774,7

= 1.469.274,7

3.4 Perancangan Sistem

3.4.1 Perancangan Flowchart

Input Data Karyawan

Pengolahan DataKaryawan

Karyawan

Data Karyawan

Pembuatan Laporan

Karyawan

Input Data Disc

Pengolahan DataDisc

Data Disc

Pembuatan Laporan Disc

Laporan Data Disc

Input Data Jenis Disc

Pengolahan DataJenis

Jenis Disc

Input Data Transaksi

Pengolahan Data

Transaksi

Data Transaksi

Nota/Laporan Transaksi

Detail Transaksi

Input Data Pelanggan

Pengolahan DataPelanggan

Pelanggan

Pelanggan

Pembuatan Laporan

Pelanggan

Laporan Data Pelanggan

Laporan Data Karyawan

Laporan Data Transaksi Nota

Disc JenisDisc

3.4.2 Perancangan Database

Pada tahap ini, rancangan database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur

dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasikan pada desain secara umum. Teknik normalisasi akan

digunakan dalam perancangan database secara rinci ini agar diperoleh basis data yang efisien

dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam

pemanipulasian data.

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

4.1 Implementasi Sistem

Implementasi Sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya

nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan ditahap

implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan

yang telah ditentukan.

4.2 Kegiatan Implementasi

1. Pengetasan Program

1) Syntak Eror

Kesalahan bahasa (language errors) atau disebut juga dengan kesalahan penulisan

(syntax errors) atau kesalahan tata bahasa (grammatical errors) adalah kesalahan di dalam

penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini

relatip mudah ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak dan

sebab kesalahannya sewaktu program dikompilasi.

Gambar Syntax Error

Pada Gambar diatas merupakan contoh kesalahan bahasa pada visual basic. Pada saat

Tombol (Command1) ditekan, tujuanya adalah akan memunculkan Message Box (kotak

pesan) yang berisi tulisan “Saya Kesalahan Bahasa” pada visual basic untuk

memunculkan message box yaitu dengan menggunakan perintah “MsgBox” bukan

“MsgBx” . Berikut adalah contoh penulisan yang benar.

Gambar Message Box Kesalahan Bahasa

2) Runtime Eror

Kesalahan sewaktu proses (run-time errors), adalah kesalahan yang terjadi

sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses

program berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena kompiler menemukan kondisi-

kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan.

Gambar Run Time Error

Gambar 4.4 diatas merupakan salah satu contoh dari runtime error (kesalahan waktu

proses). Kesalahan ini muncul karena tidak adanya salah satu componen / object yang

di butuhkan oleh program.

2. Pelatihan Personil

Personil yang dipilih dapat berasal dari dua sumber yaitu karyawan yang ada dalam

perusahaan dan calon karyawan yang berada diluar. Pelatihan personil pada sistem yang baru

bisa dilakukan dengan cara, antara lain:

a. Pelatihan prosedur (procedural training) yaitu pelatihan yang dilakukan dengan

menyediakan prosedur-prosedur tertulis kepada personil yang akan dilatih.

b. Pelatihan tutorial (tutorial training) yaitu pelatihan yang dilakukan secara tatap muka

dengan memberikan bimbingan langsung terhadap tugas personil. Pelatihan ini

dilakukan untuk tugas-tugas rumit yang membutuhkan bimbingan secara langsung.

c. Pelatihan langsung dengan pekerjaan (on-the-job-training) yaitu pelatihan yang

memberikan bimbingan atau latihan langsung kepada personil tentang apa yang harus

dikerjakan dan bagaimana mengoperasikan sistem pada situasi kerja yang sebenarnya.

5. PENUTUP

1. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan pada sistem peminjaman disc pada Ultra Disc

Porworejo dapat dilihat bahwa pengolahan data untuk menghasilkan sistem informasi yang

dibutuhkan dengan menggunakan sistem yang sudah ada sudah tidak efektif.

Dengan penggunaan sistem aplkasi peminjaman disc yang baru diharapkan dapat

menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat membantu dalam proses pengambilan

keputusan. Dari system ini dapat diperoleh keuntungan antara lain:

1. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.

2. Dapat menghemat waktu dalam menginputkan data.

3. Memudahkan dalam pencarian data-data dan pembuatan laporan-laporan yang

dibutuhkan.

2. Saran

Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi, maka disarankan agar:

1. Sebaiknya sistem lama yang sudah ada diganti dengan sistem baru yang telah dibuat,

dimana sistem baru ini dapat bekerja lebih baik dalam mengolah data dan menyajikan

informasi yang diperlukan.

2. Penerapan sistem baru akan berjalan dengan baik dan sukses jika semua pihak yang

terlibat dalam sistem tersebut mendukung penerapan sistem baru.

3. Pihak yang terlibat, dalah hal ini adalah pimpinan serta karyawan Ultra Disc Purworejo

perlu melakukan peninjauan terhadap sistem yang diusulkan agar dapat

mempertimbangkan baik dan buruknya sistem sehingga dapat berfungsi sebagaimana

yang diharapkan.

6.Daftar Pustaka

Abdul Kadir 2002, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, halaman 11

Arief,M Rudyanto.2006.Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQl dengan Microsoft

Fathansyah,Ir.2002.BasisData.Bandung:Informatika,

Jerry FitzGerald, Adra F. FitzGerald, Warren D. Stalling, Jr., Fundamental Of system Ananlysis

Jogiyanto HM,Akt,Ph.D. 2003 Sistem Teknik Informatika Yogyakarta :Andi Ofset, Hal 34

Jogiyanto HM, Akt, Ph.D. 2003, Sistem Teknik Informatika Yogyakarta, Penerbit Andi Offset,

Halaman 34

Jogiyanto HM, MBA, Akt, Ph,D. 2003, Sistem Teknik Informatika Yogyakarta, Penerbit Andi

Offset, Halaman 34-35

, edisi kedua : New York, Jhon Willey & Sons, 1981

Jogiyanto HM. 2001, Analisis dan Desain Sistem Iformasi:pendekatan tersruktur

teori dan praktek aplikasi bisnis, Yogyakarta; Andi