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Analytique des flux documentaires Vos documents ont tant agrave vous apprendre Etes-vous agrave leur eacutecoute Lanalyse de vos documents et de votre parc de peacuteripheacuteriques reacutevegravele des informations strateacutegiques cacheacutees

Analytique des flux documentaires Vos documents ont tant agrave vous apprendre Ecirctes-vous agrave leur eacutecoute 2

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Comment vos imprimantes contribuent agrave lefficaciteacute de votre activiteacute

Les entreprises qui ont recours aux services MPS (Managed Print Services services de gestion deacuteleacutegueacutee des impressions) ou qui envisagent dy recourir ont geacuteneacuteralement deux objectifs principaux

1 Eacuteconomiser de largent Lexternalisation de leurs services dimpression leur permet en effet de libeacuterer des ressources internes de rendre leurs deacutepenses plus preacutevisibles et de transformer leurs deacutepenses deacutequipement en deacutepenses dexploitation

2 Deacutecharger leur service informatique de la gestion des imprimantes afin quil puisse se consacrer agrave des tacircches plus importantes

Cependant les services MPS ne se limitent pas agrave la reacutesolution des problegravemes Ils permettent eacutegalement de deacutegager de nouvelles perspectives que vous pouvez utiliser pour reacutealiser des changements positifs importants Et tout cela commence par lanalytique des flux documentaires comprendre comment les documents circulent dans votre organisation les processus sur lesquels ils reposent et comment ils sont utiliseacutes par vos salarieacutes

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses agrave utiliser des analyses sophistiqueacutees pour mieux connaicirctre leurs clients leurs produits leurs activiteacutes et leurs finances afin de mieux anticiper lavenir et prendre de meilleures deacutecisions


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Certes les documents et limpression ne sont pas des sujets aussi seacuteduisants que la gestion du cash ou les relations clients Ce sont en effet des outils quotidiens dans lenvironnement de travail que lon prend aiseacutement pour acquis Ils nen restent pas moins les eacuteleacutements essentiels de toute entreprise

Prenez nimporte quel projet dameacutelioration dentreprise denvergure vous verrez que les documents y jouent un rocircle essentiel quil sagisse de seacutecuriteacute de mobiliteacute de collaboration de durabiliteacute ou de transformation numeacuterique

De plus les documents constituent une source de connaissances incroyablement riche qui ne demande quagrave ecirctre exploiteacutee Les services sophistiqueacutes danalytique des flux documentaires proposeacutes dans le cadre dune offre MPS recueillent des donneacutees vitales sur la maniegravere dont votre entreprise fonctionne cest-agrave-dire comment vos salarieacutes manipulent les documents dont ils ont besoin dans leur travail et comment les processus sont structureacutes

Ces donneacutees peuvent mettre en eacutevidence les changements neacutecessaires les domaines agrave ameacuteliorer en prioriteacute et les moyens agrave mettre en œuvre pour prendre de meilleures deacutecisions

Lanalytique des flux documentaires va plus loin que la simple production de rapports Les rapports vous indiquent simplement ce qui se passe tandis que lanalytique examine les tendances et les causes des eacuteveacutenements Par exemple certaines socieacuteteacutes utilisent le controcircle de deacutepassement de seuil qui les avertit lorsquune mesure deacutepasse une certaine limite Ce proceacutedeacute a certes ses meacuterites ndash mais combien de fois un seuil est-il atteint sans ecirctre deacutepasseacute Lexception est-elle isoleacutee ou annonce-t-elle une tendance agrave venir

Agrave propos de ce guide

Ce guide vous expose les informations que vous pouvez acqueacuterir avec lanalyse de vos documents de leurs utilisateurs et des processus documentaires Il vous indique comment utiliser ces informations pour augmenter votre efficaciteacute et eacuteviter de gaspiller des ressources mais aussi comment mieux vous informer pour prendre de meilleures deacutecisions de gestion et vous lancer dans des initiatives dameacutelioration intelligentes

Dans les sections qui suivent nous allons eacutetudier les cinq niveaux de la chaicircne de valeur de lanalytique des flux documentaires et voir les informations que chacun peut acqueacuterir et comment les utiliser pour ameacuteliorer vos meacutethodes de travail


Votre organisation

Peacuteripheacuterique Document Processus ServiceUtilisateur


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Analytique de la gestion des flux documentaires chaicircne de valeur

Lanalytique de la gestion des flux documentaires seffectue agrave cinq niveaux au sein de votre organisation peacuteripheacuteriques utilisateurs documents processus et services Chacun offre un type diffeacuterent danalyse et sappuie sur les niveaux preacuteceacutedents pour fournir des informations de plus en plus pointues

Lanalyse de ces diffeacuterents niveaux seffectue de maniegravere souple ce qui vous permet dexplorer les diffeacuterents domaines de lentreprise de diffeacuterentes maniegraveres

Le reste de cet eBook explique comment lanalytique des flux documentaires peut vous aider puis examine chacun des cinq maillons de la chaicircne

Cinq niveaux danalyse

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Envisagez lanalytique des flux documentaires si

bull Vous voulez maicirctriser la hausse des coucircts dimpression (Ou reacuteduire les coucircts de maniegravere geacuteneacuterale)

bull Vous voulez suivre et mesurer les habitudes dimpression dans votre organisation quimpriment les salarieacutes ougrave et pourquoi

bull Vous utilisez de nombreux processus fortement consommateurs de papier qui pourraient ecirctre plus efficaces et plus eacuteconomiques

bull Vous ne savez pas preacuteciseacutement comment sont utiliseacutes les documents imprimeacutes dans votre organisation et avez le sentiment que votre infrastructure dimpression nest probablement pas adapteacutee agrave vos besoins opeacuterationnels

bull Vous vous preacuteoccupez de la seacutecuriteacute des informations imprimeacutees ndash surtout si vous travaillez dans un secteur hautement reacuteglementeacute faisant un usage intensif de documents tel que la finance ou la santeacute

bull Vous voulez promouvoir le changement en vous appuyant sur des preuves concregravetes plutocirct que sur des anecdotes ou des intuitions

Comment lanalytique des flux documentaires peut-elle vous aider

Volume dimpression

Coucirct agrave la page

Temps de bon fonctionnement du peacuteripheacuterique

1 Analyse des peacuteripheacuteriques


Volume dimpression estimeacute

Le volume dimpression reacuteel peut ecirctre 70 supeacuterieur agrave lestimation des organisations


Que peut vous dire lanalyse des peacuteripheacuteriques

Les donneacutees de peacuteripheacuteriques concernent essentiellement les volumes dimpression et les coucircts cest-agrave-dire le nombre de pages imprimeacutees et le prix de revient de limpression

Lanalyse permet de comprendre le coucirct total de possession de vos services dimpression ainsi que leur impact sur lenvironnement

Elle peut ecirctre sommaire mais fournir des informations eacutedifiantes Par exemple de nombreuses organisations geacutenegraverent des volumes dimpression beaucoup plus importants quelles ne le pensent Cela repreacutesente un coucirct eacutenorme dont elles ignorent tout

En quoi lanalyse des peacuteripheacuteriques peut-elle ecirctre utile

Lanalyse des peacuteripheacuteriques vous permet de choisir en toute connaissance de cause les peacuteripheacuteriques dont vous avez reacuteellement besoin dans votre entreprise ainsi que leur emplacement et de deacutecider sil vous est preacutefeacuterable dimprimer sur vos multifonctions ou dimprimer au sein dun service dimpression de production lors de lenvoi de gros volumes dimpression

Elle vous permet eacutegalement doptimiser lutilisation de vos peacuteripheacuteriques de maniegravere agrave eacuteviter que certains soient sur-utiliseacutes et dautres sous-utiliseacutes Vous pouvez ainsi ecirctre ameneacute agrave reacuteduire consideacuterablement votre parc dimpression tout en continuant agrave assurer vos besoins dimpression

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Lanalytique des flux documentaires ne commence pas lorsque votre contrat MPS deacutebute Elle commence en amont lorsque vous eacutetablissez votre niveau de reacutefeacuterence avec votre partenaire MPS En effet agrave moins de disposer dun eacutetat des lieux preacutecis de lexistant vous ne pouvez pas planifier votre eacutevolution future

Pour eacutetablir votre niveau de reacutefeacuterence vous devez notamment

bull Deacuteterminer votre parc dimprimantes Votre prestataire de services MPS recensera le nombre de peacuteripheacuteriques dont vous disposez ainsi que leur emplacement Pour effectuer ce recensement il pourra se rendre dans chaque service de votre site eacutetablir la cartographie des peacuteripheacuteriques agrave laide doutils logiciels et obtenir autant dinformations que possible sur chaque appareil (marque modegravele nombre de pages imprimeacutees et numeacutero de seacuterie) Vous pouvez aussi (ou en plus) reacutealiser vous-mecircme cet audit et envoyer les donneacutees collecteacutees agrave des consultants experts pour analyse

bull Eacutetablir les donneacutees de reacutefeacuterence sur les coucircts telles que le coucirct par page actuel ou le coucirct total de possession

bull Eacutevaluer limpact environnemental des peacuteripheacuteriques et des volumes dimpression

Agrave partir de cette base il est possible dutiliser lanalyse preacutedictive pour modeacuteliser des hypothegraveses et eacutevaluer diffeacuterentes options dameacutelioration Cette phase de modeacutelisation est cruciale pour planifier loptimisation de votre infrastructure dimpression


Eacutetablir des bases solides


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Deacutefinir vos objectifs

Reacuteduction du volume dimpression

global de 30

Reacuteduction du parc dimpression agrave

500 peacuteripheacuteriques

Reacuteduction de lespace de

stockage de 20

Apregraves avoir dresseacute leacutetat des lieux actuel vous devrez deacutefinir la situation agrave laquelle vous aspirez Vous devrez donc deacutefinir les buts agrave atteindre gracircce aux services MPS et peut-ecirctre aussi les objectifs agrave inclure dans les accords de niveau de service que vous passerez avec votre prestataire

Chez Xerox nous avons deacuteveloppeacute un outil deacutevaluation de maturiteacute pour permettre agrave nos clients de comprendre leur position actuelle en termes de strateacutegie MPS Preacutesenteacute sous forme de questions-reacuteponses il permet de recueillir et danalyser les reacuteponses en temps reacuteel

Loutil deacutevaluation de maturiteacute mesure leacutetat actuel de linfrastructure dimpression de votre organisation et leacutetat futur souhaiteacute et eacutevalue vos reacutesultats par rapport au marcheacute

Il peut eacutegalement vous aider agrave mettre en place une politique dimpression au sein de votre organisation

Il eacutevalue la maturiteacute selon six axes compreacutehension de la situation actuelle seacutecuriteacute mobiliteacute deacuteveloppement durable coucirct et productiviteacute Il mesure eacutegalement la situation de votre organisation par rapport aux trois eacutetapes de lapproche MPS de nouvelle geacuteneacuteration Xeroxreg Eacutevaluer et optimiser Seacutecuriser et inteacutegrer Automatiser et simplifier

Enfin nous utilisons notre expertise pour eacutelaborer une feuille de route pour lavenir accompagneacutee de recommandations que votre partenaire de services peut appliquer pour vous

Pour deacutecouvrir loutil deacutevaluation de maturiteacute rendez-vous sur le site matmps-drivechangecom


Agrave quoi doit ressembler le succegraves

Linconditionnel de limpression

Le technicienLutilisateur intensif

2 Analyse des comportements dimpression des utilisateurs


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Avantages de lanalyse des comportements

dimpression des utilisateurs

Identifier les eacuteconomies

de coucircts

Comprendre les implications

de seacutecuriteacute

Explorer le potentiel de lautomatisation

Eduquer gracircce aux bonnes pratiques


Lanalyse des comportements dimpression des utilisateurs offre de nombreux avantages

Gracircce agrave elle vous pouvez

bull Identifier les eacuteconomies de coucircts possibles en matiegravere dimpression

bull Acqueacuterir des informations qui vous permettront de mettre en place de nouvelles pratiques pour partager ou allouer les coucircts telles que la reacutetrofacturation au niveau des deacutepartements ou des collaborateurs

bull Comprendre parfaitement les implications de seacutecuriteacute de limpression concernant notamment les documents confidentiels (quand ougrave et par qui peuvent-ils ecirctre imprimeacutes) et veiller agrave faire respecter vos politiques de seacutecuriteacute

bull Explorer le potentiel de lautomatisation pour optimiser les pratiques dimpression de vos collaborateurs

bull Eacuteduquer vos collaborateurs eacutequipes et fonctions meacutetiers en leur faisant adopter de bonnes pratiques dimpression

bull Surveiller en continu limpression pour veacuterifier que les eacuteconomies les protections les processus et les enseignements que vous avez mis en place sont bien ancreacutes

En quoi lanalyse des comportements dimpression des utilisateurs peut-elle ecirctre utile


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Le simple fait de savoir de quels peacuteripheacuteriques vous disposez et connaicirctre leur niveau dutilisation est extrecircmement preacutecieux Pour autant les peacuteripheacuteriques ne sont que des outils entre les mains de vos salarieacutes Ce que vous devez absolument savoir cest comment ces outils sont utiliseacutes et pourquoi

Cest lagrave quintervient lanalyse des comportements dimpression des utilisateurs Elle vous permet de comprendre plusieurs eacuteleacutements

bull Les comportements Qui imprime quoi Ougrave seffectue limpression Et quand

bull Les volumes Combien de pages les salarieacutes impriment-ils individuellement ou au niveau de leur eacutequipegroupe

bull Le contentu Quels documents les salarieacutes impriment-ils Quels types de contenu sont geacuteneacuteralement imprimeacutes Les salarieacutes impriment-ils des documents quils ne devraient pas imprimer

bull Le gaspillage Les salarieacutes utilisent-ils judicieusement le papier et le toner Pourraient-ils utiliser moins de papier ou mieux choisir les modes dimpression et les documents agrave imprimer Impriment-ils en couleur haute reacutesolution alors quune impression noir et blanc en mode brouillon suffirait largement

bull Les tendances Comment ces facteurs eacutevoluent-ils eu fil du temps Les volumes dimpression sont-ils geacuteneacuteralement irreacuteguliers avec des pics ou des creux durant la journeacutee la semaine le mois ou lanneacutee

Chez Xerox nous proposons lanalyse des donneacutees geacuteneacutereacutees par notre suite dapplications de gestion de limpression Elles permettent deffectuer le suivi de diverses informations type de document imprimeacute par qui quand sur quel peacuteripheacuterique etc Elles fournissent eacutegalement des comparatifs concernant les volumes et les coucircts dimpression pour le noir et blanc et la couleur par type de document ou extension de fichier par utilisateurdeacutepartement

Lanalyse des comportements dimpression des utilisateurs preacutesente les donneacutees collecteacutees dans des tableaux de bord interactifs ce qui permet des les appreacutehender beaucoup plus rapidement et plus preacuteciseacutement


Faire les choses diffeacuteremment

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13Analytique des flux documentaires Vos documents ont tant agrave vous apprendre Ecirctes-vous agrave leur eacutecoute

Allocation dimpression

Presque agrave pleine capaciteacute dutilisation

Adepte du bureau sans papier NewField IT deacuteploie lanalyse des comportements dimpression des utilisateurs pour veacuterifier que limpression reste minime et pour identifier les utilisateurs qui impriment trop Lentreprise peut ensuite identifier les utilisateurs qui ont besoin dune aide suppleacutementaire sur le concept de bureau sans papier Dans le mecircme temps loutil de suivi dimpression Xeroxreg Print Awareness Tool est installeacute sur le PC de ces utilisateurs Ils savent ainsi agrave tout moment combien dimpressions ils ont reacutealiseacutees

La preuve par lexemple NewField IT procircne le zeacutero papier

Donneacutees analogiques

Donneacutees numeacuteriques

ENQUETE SUR LES DOCUMENTS

3 Analyse des documents


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Que peut vous dire lanalyse des documents

Lanalyse des documents met en eacutevidence le rocircle que jouent les documents imprimeacutes et les processus associeacutes au sein de votre organisation Elle englobe deux types de donneacutees

bull Des donneacutees quantitatives concernant par exemple les comportements dimpression et darchivage de chaque utilisateur

bull Des donneacutees qualitatives telles que les enquecirctes en ligne les entretiens teacuteleacutephoniques et les ateliers en face agrave face

Vous pouvez examiner les donneacutees au niveau de lorganisation ou affiner lanalyse au niveau des deacutepartements ou processus meacutetiers afin de comprendre le recours agrave limpression dans chacun de vos flux de travail

En quoi lanalyse des documents peut-elle ecirctre utile

Lanalyse des documents vous permet didentifier les processus manuels consommateurs de papier qui peuvent ecirctre simplifieacutes ou automatiseacutes pour reacuteduire les coucircts preacuteserver les ressources et gagner du temps Elle vous montre la diffeacuterence entre laquo bon papier raquo les impressions essentielles et laquo mauvais papier raquo les impressions superflues Elle reacutevegravele ce que deviennent les documents imprimeacutes au terme de leur cycle de vie et la quantiteacute dimpressions qui terminent classeacutees archiveacutees ou recycleacutees

Raisons pour lesquelles on imprime


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Le papier peut ecirctre symptomatique de linefficaciteacute de vos processus Alors quel est le remegravede

Chaque document imprimeacute repreacutesente potentiellement une tacircche qui aurait pu ecirctre accomplie de maniegravere diffeacuterente agrave moindre coucirct Cependant agrave moins de comprendre vos documents et les processus quils sous-tendent il est difficile didentifier ces approches alternatives possibles ou les moyens de reacutealiser des eacuteconomies en reacuteduisant lensemble des volumes dimpression

Cest lagrave quintervient lanalyse des documents et des processus Lanalyse des peacuteripheacuteriques et des utilisateurs vous a permis didentifier les laquo outils raquo et les laquo acteurs raquo dans votre environnement dimpression Il est temps agrave preacutesent didentifier les raisons de limpression et le manque dinefficaciteacute inheacuterent agrave vos processus meacutetiers qui pousse les collaborateurs agrave imprimer des documents dont ils nont pas reacuteellement besoin

Pour eacutetudier cette question vous devez eacutetablir un rapport entre cette connaissance des types de documents imprimeacutes et de qui les impriment (collaborateurs eacutequipes ou deacutepartements) et les diffeacuterentes eacutetapes de vos processus meacutetiers

Les salarieacutes impriment pour quatre raisons principales 1 Pour lire un document

2 Pour disposer dun document plus facile agrave transporter et agrave conserver

3 Pour annoter un document ndash au moyen de commentaires manuscrits de modifications de signatures ou de post-it

4 Pour partager un document ndash par exemple en lenvoyant par courrier ou le remettant en mains propres


Destination finale de votre

document imprimeacute

Archive RecyclageDeacutechiqueteuse


Lanalyse des documents permet eacutegalement de connaicirctre la destination finale des documents imprimeacutes Sont-ils classeacutes ou simplement recycleacutesdeacutechiqueteacutes

Tous les processus consommateurs de papier preacutesentent un potentiel dameacutelioration Lanalyse des documents et des processus vous fournit des donneacutees concregravetes sur les processus que vous pensez inefficaces sans en avoir la preuve Elle apporte eacutegalement des eacuteleacutements probants sur les avantages que procurent leur ameacutelioration Ces informations vous permettent denvisager diffeacuterents moyens pour reacutealiser la transformation numeacuterique de vos processus meacutetiers ou lautomatisation de vos flux de travail

Si vous voulez eacuteconomiser de largent et des ressources le plus simple est deacuteliminer le papier de votre entreprise Les flux documentaires numeacuteriques peuvent saveacuterer plus eacuteconomiques plus durables plus efficaces et plus seacutecuriseacutes que les flux de travail baseacutes sur le papier Remplacer les flux de travail papier par des flux de travail numeacuteriques nimplique pas neacutecessairement un projet denvergure Une simple solution de signature numeacuterique peut radicalement transformer les comportements dimpression et permettre de reacutealiser des ameacuteliorations rapides

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Pack de formation

80 des 70 000 pages de packs de formation imprimeacutees chaque mois finissaient agrave la poubelle

Une socieacuteteacute de services professionnels a deacutetermineacute que 60 des pages imprimeacutees en interne eacutetaient destineacutees aux packs de formation 80 des 70 000 pages imprimeacutees chaque mois eacutetaient mis agrave la poubelle par les participants aux formations les 20 restants eacutetant conserveacutes Les changements proposeacutes permettront de reacuteduire de moitieacute le nombre dimpressions en imprimant uniquement les documents requis pour la seacuteance de formation Les documents de reacutefeacuterence seront fournis sous forme eacutelectronique

La preuve par lexemple Reacuteduire le gaspillage

4 Analyse des processus

Erreur+Erreur+

Manuel Automatique


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Pourquoi vous devez analyser vos processus

Lanalyse des processus deacutetaille toutes les eacutetapes qui composent vos processus meacutetiers vous donnant ainsi une vision claire de ce qui se passe lorsque tel collaborateur exeacutecute telle action agrave tel moment lors dune eacutetape Agrave partir de lagrave il est possible didentifier les eacutetapes qui ne geacutenegraverent aucune valeur (pour votre entreprise ou vos clients) et qui sont donc coucircteuses en termes dargent de ressources de temps ou de satisfaction client

Cette meacutethode vous fournit principalement des donneacutees qualitatives Vous obtenez ces informations en discutant avec les experts ou les responsables de processus Ils comprennent en deacutetail les processus et peuvent vous fournir les donneacutees preacutecises neacutecessaires pour identifier les opportuniteacutes dameacutelioration

Utiliteacute de lanalyse des processus pour votre entreprise

Lanalyse vous permet de repeacuterer les inefficaciteacutes dans vos processus et agrave une eacutetape suivante de les simplifier et de les optimiser en fonction de des prioriteacutes de votre entreprise Cette deacutemarche entraicircne de nombreux avantages notamment lameacutelioration de la productiviteacute la reacuteduction des coucircts et des ameacuteliorations en matiegravere de deacuteveloppement durable

Gracircce aux informations ainsi recueillies vous pouvez explorer les possibiliteacutes dalternatives numeacuteriques et dautomatisation des flux de travail

Lameacutelioration des processus ne se limite pas toujours agrave la reacuteduction des coucircts

Processus ancien laquo inutile raquo

bull Complexebull Napporte aucune

valeur ajouteacuteebull Longbull Manuelbull Reacuteactifbull Coucircteuxbull Source derreurbull Rigidebull Anarchique

Processus nouveau laquo utile raquo

bull Simple bull Apporte de la valeur

ajouteacuteebull Concisbull Automatiquebull Proactifbull Eacuteconomiquebull De grande qualiteacutebull Flexiblebull Controcircleacute

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Etape 9

Etape 8

Etape 7

Etape 6

Etape 5

Etape 4

Etape 3

Etape 2

Etape 1La preuve par lexemple Le coucirct des rapports superflus et des doduments inutilesDans le cadre de leacutevaluation que nous avons reacutealiseacutee pour le compte dune grande enseigne nous avons mis en eacutevidence un manque defficaciteacute flagrant dans le processus de signalement des exceacutedents de paiements clients Le rapport eacutetait imprimeacute chaque jour dans chacun des magasins de lenseigne mecircme sil ny avait aucun exceacutedent de paiement agrave signaler Chaque version (mecircme si elle ne contenait aucune donneacutee) eacutetait veacuterifieacutee approuveacutee et numeacuteroteacutee manuellement Les rapports imprimeacutes eacutetaient ensuite classeacutes et conserveacutes pendant deux mois avant decirctre archiveacutes sur site pour une peacuteriode de six mois agrave deux ans au terme de laquelle ils eacutetaient deacutechiqueteacutes

En prenant en compte les coucircts de la main-dœuvre des services des eacutequipements et autres plus les huit autres rapports traiteacutes de la mecircme maniegravere nous avons estimeacute le coucirct de ce processus agrave 72 000 USD par an par magasin

Nous avons en outre constateacute quaucune des 15 eacutetapes du processus ne geacuteneacuterait de valeur pour lentreprise la plupart dentre elles impliquant limpression dun rapport sa distribution aux diffeacuterents deacutepartements sa signature et son archivage Nous avons pu rationaliser le flux de travail en le ramenant agrave deux ou trois eacutetapes Nous lavons eacutegalement automatiseacute en mettant en place un processus numeacuterique permettant le traitement eacutelectronique plutocirct que manuel des rapports ce qui a permis de reacuteduire les coucircts et dameacuteliorer la productiviteacute

5 Analyse des services

Audit du peacuteripheacuterique

Deacutepenses annuelles Volume dimpression

Utilisation de la couleur

Utilisateurs du peacuteripheacuterique


Donneacutees quantitatives


Que peut vous dire lanalyse des services

Lanalyse des services vous donne une laquo vue densemble raquo de votre parc dimpression gracircce principalement aux donneacutees de performance geacuteneacutereacutees automatiquement par les outils de gestion de lenvironnement dimpression de votre prestataire MPS

Vous pouvez visualiser le nombre de peacuteripheacuteriques dont vous disposez le nombre de pages imprimeacutees le nombre dincidents (tels que les bourrages papier) et tregraves important analyser leacutevolution de ces chiffres de maniegravere agrave rapidement identifier les besoins eacutemergents une sous-utilisation de la capaciteacute et les problegravemes eacuteventuels devant ecirctre reacutesolus

En quoi lanalyse des services est-elle utile

Lanalyse des services vous permet deacutevaluer la performance de votre partenaire MPS Vous pouvez lutiliser pour mesurer votre retour sur investissement ajuster vos objectifs et vos accords de niveau de service et assurer la reacutealisation dameacuteliorations continues

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Rester en alerte

Comme le montre cet eBook lanalytique des flux documentaires permet de reacutealiser des changements positifs importants au sein de votre entreprise Cependant il est important de rester vigilant lorsque les avantages commencent agrave se faire sentir

Le partenaire que vous avez retenu doit actualiser son accord de niveau de service et suivre votre eacutevolution par rapport au niveau de reacutefeacuterence que nous avons eacutevoqueacute au chapitre 1 Il convient donc deacutevaluer les ameacuteliorations apporteacutees dans chaque domaine principal efficaciteacute coucircts rationalisation des processus seacutecuriteacute et environnement durable

Pour garder le controcircle de vos donneacutees vous pouvez utiliser un tableau de bord personnaliseacute regroupant tous les indicateurs cleacutes de performance (KPI) de votre entreprise Ceux-ci peuvent combiner les indicateurs cleacutes de performance de service et lanalyse personnaliseacutee afin de rendre compte des KPI les plus pertinents dans la mecircme interface Un partenaire MPS orienteacute donneacutees sera en mesure de configurer un tel tableau de bord et doptimiser son utilisation pour votre entreprise


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Beacuteneacuteficiez des services danalytique de vos flux documentaires preacuteparez-vous pour lavenirLanalytique de vos flux documentaires vous permettra de comprendre parfaitement le fonctionnement de votre entreprise au quotidien et de lameacuteliorer

Cependant elle va bien au-delagrave de limpression du papier et des documents Elle peut vous aider agrave simplifier et agrave automatiser vos flux de travail et agrave restructurer vos processus de maniegravere agrave ce quils soient en parfaite adeacutequation avec les prioriteacutes de votre entreprise Et cela signifie que demain sera meilleur quaujourdhui

De plus lanalytique des flux documentaires est une deacutemarche peacuterenne Bien sucircr vos objectifs et vos prioriteacutes peuvent eacutevoluer dans les anneacutees agrave venir Mais vous profiterez toujours de donneacutees concregravetes et danalyses intelligentes qui favorisent de meilleures deacutecisions

Voulez-vous vous preacuteparer pour lavenir Utilisez lanalytique des flux documentaires

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Analytique des flux documentaires Vos documents ont tant agrave vous apprendre Ecirctes-vous agrave leur eacutecoute

Lecture compleacutementaireMerci de votre inteacuterecirct Nous espeacuterons que ces eacuteleacutements vous ont eacuteteacute profitables En prenant le temps de deacutecouvrir lanalytique des flux documentaires vous avez entrepris une deacutemarche positive pour saisir la valeur que les donneacutees peuvent apporter agrave votre organisation Pour en savoir plus nous vous conseillons de commencer par cet article de blog sur lanalytique des flux documentaires Et si vous souhaitez approfondir le sujet consultez la preacutesentation SlideShare et la videacuteo ci-dessous

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A new role for Document Analytics

Le travail peut ecirctre plus efficace copy2016 Xerox Corporation Tous droits reacuteserveacutes Xeroxreg Xerox avec la marque figurativereg et laquo Work Can Work Better raquo sont des marques deacuteposeacutees de Xerox Corporation aux Eacutetats-Unis etou dans dautres pays BR19147

Agrave propos de Xerox

Xerox aide agrave transformer la maniegravere dont fonctionne le monde En appliquant notre expertise en matiegravere dimagerie et de processus meacutetiers danalyse de donneacutees dautomatisation et de conception de solutions facilitant le quotidien nous concevons des processus de travail qui permettent daugmenter la productiviteacute lefficaciteacute et la personnalisation

Nous sommes preacutesents dans 180 pays creacuteons des innovations significatives et fournissons des services de gestion des processus meacutetiers des eacutequipements des logiciels et des solutions dimpression qui font une reacuteelle diffeacuterence pour nos clients et leurs clients

Pour en savoir plus visitez le site wwwxeroxcom

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Les entreprises qui ont recours aux services MPS (Managed Print Services services de gestion deacuteleacutegueacutee des impressions) ou qui envisagent dy recourir ont geacuteneacuteralement deux objectifs principaux

1 Eacuteconomiser de largent Lexternalisation de leurs services dimpression leur permet en effet de libeacuterer des ressources internes de rendre leurs deacutepenses plus preacutevisibles et de transformer leurs deacutepenses deacutequipement en deacutepenses dexploitation

2 Deacutecharger leur service informatique de la gestion des imprimantes afin quil puisse se consacrer agrave des tacircches plus importantes

Cependant les services MPS ne se limitent pas agrave la reacutesolution des problegravemes Ils permettent eacutegalement de deacutegager de nouvelles perspectives que vous pouvez utiliser pour reacutealiser des changements positifs importants Et tout cela commence par lanalytique des flux documentaires comprendre comment les documents circulent dans votre organisation les processus sur lesquels ils reposent et comment ils sont utiliseacutes par vos salarieacutes

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