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“PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS

INTERNAS”

Versión: 02 P-05

La Molina, Setiembre 2019

ELABORADO REVISADO APROBADO

Coordinador SGC Coordinador del PDRH Coordinador del PDRH

12.09.19 16.09.19 18.09.19

PROGRAMA DE DOCTORADO EN RECURSOS HÍDRICOS P-05

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 02

Fecha: 18.09.19

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CONTENIDO

0. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................ 3

1. OBJETIVO ........................................................................................................................................... 4

2. ALCANCE ........................................................................................................................................... 4

3. BASE LEGAL ..................................................................................................................................... 4

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................................ 4

5. RESPONSABLES .............................................................................................................................. 5

6. DESARROLLO ................................................................................................................................... 6

6.1. Planificación de las Auditorías Internas .................................................................................... 6

6.2. Preparación de las Auditorías ...................................................................................................... 7

6.3. Ejecución de las Actividades de las Auditorías Internas ...................................................... 7

6.3.1. Reunión de Apertura .......................................................................................................................... 7

6.3.2. Recolección de la Información ......................................................................................................... 7

6.3.3. Preparación, Evaluación y Entrega del Informe de Auditoría ...................................................... 8

6.4. Seguimiento ....................................................................................................................................... 8

7. LISTA DE FORMATOS Y REGISTROS ...................................................................................... 10

8. FORMATOS Y REGISTROS .......................................................................................................... 11



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0. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ANTERIOR VERSIÓN ACTUAL

N° Descripción N° Descripción

1 Creación de la Información Documentada. 1

En el punto 4. Términos y Definiciones, se organizan en orden alfabético y primero los términos y luego las siglas.

Además, se agrega la definición de “observación” y se cambia la definición de “oportunidad de mejora”.

2

En el punto 6.3.2 Recolección de la información, se hace referencia a los hallazgos de auditoría y su clasificación, en el cual se ha agregado la clasificación de “observación.

3

En el punto 6.3.3 Preparación, Evaluación y Entrega del Informe, se cambia el formato de informe, el cual estaba bajo la siguiente identificación: P-05-F-05 Informe de Auditoría Interna; el actual formato se identifica de la siguiente manera: F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría.

Esta modificación se realiza con fines de alinear las actividades de Auditoría con las indicadas a nivel institucional.

Del mismo modo se realiza el cambio de los formatos en el punto 8. Formatos y Registros, correspondientes al F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría.



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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos mínimos necesarios para llevar a cabo las auditorías internas, con el propósito de evaluar el Sistema de Gestión de la Calidad del PDRH frente a los criterios de auditoría y conforme al estándar de la norma ISO 9001:2015.

2. ALCANCE

El presente procedimiento es de aplicación en el ámbito estructural y organizativo del PDRH para el cumplimiento de sus objetivos.

3. BASE LEGAL

▪ Norma Internacional ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos: Requisito 9.2 Auditoría Interna.

▪ Modelo de Acreditación para Programas de Estudios de Educación Superior Universitaria (octubre 2016).

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

▪ Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

▪ Evidencias de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

▪ Coordinador SGC: Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad del Programa de Doctorado en Recursos Hídricos, que tiene como función principal ser el apoyo de la Alta Dirección en el control del Sistema de Gestión de la Calidad.

▪ Coordinador del PDRH: Es el más alto cargo a nivel del Programa de Doctorado en Recursos Hídricos, encargado de dirigirlo y controlarlo, por lo que también cumple el rol de Alta Dirección.

▪ Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia durante la auditoría.

▪ Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de la auditoría.

▪ Auditor: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoría.

▪ Auditado: Organización que es auditada.

▪ No Conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito. (En general existen no conformidades reales y no conformidades potenciales).



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▪ Observación: Es una falla aislada o esporádica en el contenido o implementación de los documentos del SGC, o cualquier incumplimiento parcial en un requisito de la norma de referencia que no llega a afectar directamente o de manera crítica al Sistema de Gestión de Calidad

▪ Oportunidad de Mejora: Acción recomendada, que al ser implementada implica una mejora en el Sistema de Gestión de la Calidad.

▪ Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

▪ SAC: Solicitud de Acción Correctiva, registro de gestión de la acción correctiva.

▪ SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

▪ PDRH: Programa de Doctorado de Recursos Hídricos.

5. RESPONSABLES

▪ Coordinador del PDRH.

▪ Coordinador SGC.

▪ Personal Administrativo.



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6. DESARROLLO

6.1. Planificación de las Auditorías Internas

El Coordinador SGC debe organizar por lo menos una vez al año una auditoría completa del SGC, esto no le inhibe en organizar auditorías internas adicionales si a través de las encuestas, reclamos del cliente o de cualquier otra vía de información sospeche o tenga certeza de que la eficacia y el desempeño del SGC se están viendo afectados.

Es responsabilidad del Coordinador SGC realizar la programación de las auditorías internas teniendo en cuenta el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como también los resultados de anteriores auditorías. Para ello debe elaborar el P-05-F-01 Programa de Auditorías Internas, el cual sirve para tener proyectado un rango de fechas para la ejecución de la auditoría. Dicho programa debe enviarse al Coordinador del PDRH para su revisión y aprobación.

Una vez aprobado el Programa de Auditorías Internas, el Coordinador SGC elabora el registro P-05-F-02 Plan de Auditoría Interna, el cual contiene: objetivo, alcance, auditados, auditores, los métodos, puntos a auditar, fecha, horario y lugar.

La selección de los auditores internos debe registrarse en el P-05-F-03 Lista de Auditores Internos, teniendo en cuenta que sean independientes de la actividad o área a auditar. Los integrantes del equipo auditor pertenecientes al PDRH deberán cumplir con los siguientes requisitos como mínimo:

▪ Tener como mínimo seis meses de experiencia en el PDRH.

▪ Haber recibido un curso de interpretación de la norma ISO 9001:2015.

▪ Haber recibido y aprobado un curso de formación de auditores internos en sistemas de gestión de la calidad.

En caso de contratar auditores externos, se deberá cumplir con los siguientes requisitos:

▪ Ser Auditor Líder en ISO 9001:2015.

▪ Contar con experiencia en auditorías en relación a ISO 9001:2015, al menos haber estado en 2 auditorías con mínimo 3 días cada una.

Es responsabilidad del Coordinador SGC comunicar a los auditores y al responsable del área auditada el P-05-F-02 Plan de Auditoría Interna.

El desarrollo de la auditoría interna por parte de auditores debe realizarse de acuerdo a lo descrito en el presente procedimiento, en caso surja algún inconveniente en ejecutarse lo



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anterior debe evaluarse y consensuarse entre ambas partes, el auditor líder y el Coordinador SGC.

6.2. Preparación de las Auditorías

En caso de requerirse una reprogramación de la fecha u hora de la auditoría por parte del equipo auditor o del responsable del área auditada, deberán informar al Coordinador SGC los motivos por los cuales no es factible ejecutar la auditoría según lo planificado y definir una nueva fecha y hora.

El equipo auditor, antes de la auditoría, deberá realizar el estudio de escritorio de la documentación del área a auditar e iniciar el llenado del registro P-05-F-04 Lista de Verificación.

6.3. Ejecución de las Actividades de las Auditorías Internas

6.3.1. Reunión de Apertura

En el lugar y a la hora acordada, se deberán reunir el Equipo Auditor, el Coordinador del PDRH, el Administrador del PDRH, el Coordinador SGC y demás auditados (si es necesario) con el fin de comunicar el objetivo y el alcance de la auditoría, hacer la presentación de los auditores (en caso sea necesario) y explicar brevemente como se llevará a cabo la auditoría.

6.3.2. Recolección de la Información

De acuerdo al registro P-05-F-02 Plan de Auditoría Interna, el equipo auditor deberá recoger la información necesaria y suficiente a través de:

▪ Entrevistas.

▪ Observación de las actividades.

▪ Revisión de los documentos.

▪ Revisión de los registros por medio de un muestreo apropiado.

La información obtenida deberá registrarse en el registro P-05-F-04 Lista de Verificación, y solo la información que es verificable puede constituir evidencia de la auditoría la cual deberá ser registrada y evaluada frente a los criterios de la auditoría para determinar hallazgos. Los hallazgos de la auditoría pueden ser calificados como conforme, no conforme, observación y oportunidad de mejora. A medida que se detectan hallazgos se deberá informar y aclarar al auditado o al responsable del área auditada. Si surge la necesidad de confirmar con otras fuentes la información obtenida, el auditor deberá contrastar dicha información y anotar el resultado en el registro P-05-F-04 Lista de Verificación.



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Nota: Durante la recolección de la información, el auditor debe: ser objetivo, de mentalidad abierta, no realizar comentarios u opiniones personales, mantener el control en la auditoría, asegurarse de conocer plenamente los hechos y evidencias objetivas.

6.3.3. Preparación, Evaluación y Entrega del Informe de Auditoría

Luego de la recolección de información, el equipo auditor puede disponer de un tiempo para realizar cruce de información entre sus miembros y para definir los hallazgos de auditoría.

Los resultados de la auditoría interna deben comunicarse a través de una reunión de cierre con la participación del Coordinador del PDRH, Administrador del PDRH, el Coordinador SGC y los auditados (estos últimos si se cree conveniente).

Una vez culminada la reunión de cierre, el equipo auditor es responsable de la elaboración, contenido y entrega de los siguientes documentos:

▪ P-05-F-04 Lista de Verificación.

▪ F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría.

El F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría, cuenta con una plantilla a nivel institucional, este informe debe ser entregado a más tardar 1 semana después de la reunión de cierre de la auditoría, este informe está sujeto a evaluación, la cual consiste en:

▪ Revisar la redacción de las no conformidades y según sea el caso solicitar al equipo auditor corregir la redacción en base a las evidencias obtenidas, determinar si la no conformidad procede o no procede (por falta de evidencias o sustento), etc.

▪ El Coordinador SGC será responsable de autorizar la elaboración de las SAC cuando vea que son convenientes.

Posteriormente, el Coordinador SGC deberá realizar las actividades detalladas en el documento P-03 Procedimiento de No Conformidades y Acciones Correctivas, según correspondan. El auditado junto al responsable del área auditada deberá proceder a dar solución a las no conformidades detectadas.

6.4. Seguimiento

El Coordinador SGC debe realizar el seguimiento de las acciones correctivas propuestas. Una vez cumplido el plazo indicado en la SAC, o antes en los casos que la ejecución se efectúe antes de lo planificado. El responsable de la SAC comunicará al Coordinador SGC que ya ha culminado de ejecutar las correcciones o acciones correctivas, luego el Coordinador SGC deberá verificar si las correcciones y acciones correctivas han sido implementadas, de no ser



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así, y existiendo una justificación, se reprograma para otra fecha de revisión la cual debe registrarse en la respectivo P-03-F-01 Solicitud de Acción Correctiva.

Se debe realizar la verificación de la eficacia, y ésta se ejecutará de acuerdo a la naturaleza de la acción correctiva.

El Coordinador SGC deberá informar periódicamente al Coordinador del PDRH para que intervenga en los casos de incumplimiento con las fechas acordadas, o cuando las acciones correctivas, propuestas por el Responsable del proceso auditado, requieren de su aprobación.

El Coordinador SGC dará por cerrada la SAC si evidencia que las acciones correctivas han sido implementadas y son eficaces. El registro P-03-F-01 Solicitud de Acción Correctiva quedará archivado en un file bajo la responsabilidad del Coordinador SGC al igual que los demás registros de auditoría.

El Coordinador SGC es el encargado de elaborar el informe del estado de las SAC que comprende el resultado y estado de las mismas, para la evaluación por el Coordinador del PDRH en la Revisión por la Dirección, o cuando este lo requiera.



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7. LISTA DE FORMATOS Y REGISTROS

CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

P-05-F-01 Programa de Auditoría Interna

P-05-F-02 Plan de Auditoría Interna

P-05-F-03 Lista de Auditores Internos

P-05-F-04 Lista de Verificación

F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría



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8. FORMATOS Y REGISTROS

1 P-05-F-01 Programa de Auditoría Interna

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC

P PROGRAMADO

E EJECUTADO

N°

6

4

2

PROCESO 3

1

PROCESO 4

PROCESO 1

PROCESO 2

PROCESO 6

PROCESO 77

PROCESO 9

5

8

LEYENDA:

AÑO: 20__

3

ÁREA /

PROCESO

Coordinador del PDRH

PROCESO 8

PROCESO 5

9

P-05-F-01

Versión: 01

Vigencia: 07.09.18

PROGRAMA DE DOCTORADO DE RECURSOS HÍDRICOS

PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:



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2 P-05-F-02 Plan de Auditoría Interna

Auditoría Nº Nº de días

Auditor Líder

Criterios

Día

Coordiandor SGC

Hora Auditor9001

Proceso / Responsable / Documentación Requisitos

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

Auditores Internos

Fechas Programadas

Observadores

P-05-F-02

Versión: 01

Vigencia: 07.09.18

PROGRAMA DE DOCTORADO DE RECURSOS HÍDRICOS

PLAN DE AUDITORÍA INTERNA



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3 P-05-F-03 Lista de Auditores Internos



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4 P-05-F-04 Lista de Verificación



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5 F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría (1 de 3)



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