1 Artigos publicados no site supravizio.com Venki Tecnologia (C) Copyright All Rights Reserved

Artigos publicados no site supravizio.com

Setembro 2012

2 Artigos publicados no site supravizio.com Venki Tecnologia (C) Copyright All Rights Reserved

1 Como acelerar seu projeto BPM com a adoção de uma Biblioteca de Processos A biblioteca de processos é um conjunto de modelos de fluxos de processo criado pela Venki Tecnologia para acelerar a implantação de projetos BPM

Em artigo recentemente compartilhado aqui no blog, falamos sobre a importância do mapeamento de processos para identificar o fluxo de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa. Apesar da inquestionável importância, não podemos deixar de considerar que o mapeamento pode despender muito tempo, recurso humano e financeiro, além de requerer conhecimento e experiência para manter sintonia com as boas práticas de mercado. Neste sentido a Venki Tecnologia, empresa experiente na implantação de projetos BPM, oferece a seus clientes a linha de produtos Bibliotecas de Processos, que se refere a um conjunto de processos prontos para uso contendo: tarefas, fluxos, formulários e aprovações já desenhados e configurados, podendo ser customizados para atender às necessidades específicas de cada cliente. Estas bibliotecas estão organizadas em áreas de aplicação: Tecnologia da Informação, Gestão de Pessoas, Suprimentos, Facilities, Marketing etc.

3 Artigos publicados no site supravizio.com Venki Tecnologia (C) Copyright All Rights Reserved

Ainda de acordo com o CEO da Venki Tecnologia, por meio da utilização da Biblioteca de Processos o trabalho de mapeamento pode ser otimizado, fazendo com que empresas que prestam serviço de consultoria possam oferecer a seus clientes soluções eficazes e alinhadas às boas práticas mercadológicas, realizando projetos com mais agilidade e eficiência. Outra vantagem da utilização das Bibliotecas de Processos é que, além de poder optar pelo uso do modelo customizável da ferramenta, o cliente e parceiro poderá criar sua própria biblioteca e contar com o apoio da Venki Tecnologia para sua comercialização.

Segundo o CEO da Venki Tecnologia, Wallace Oliveira, o procedimento de mapeamento de processos para uma área de TI, por exemplo, levaria em torno de dois a três meses, porém com a utilização da Biblioteca de Processos de TI pode ser reduzido a um quarto deste tempo. “O cliente irá receber a biblioteca e, ao invés de realizar longas reuniões para definir os papeis e responsabilidades, ele poderá importar esses processos e suas informações e alterá-los de acordo com suas necessidades diretamente no Supravizio BPM”, explica Wallace Oliveira.

Além de possuir fluxos e formulários já desenhados e configurados, as bibliotecas também oferecem aos usuários outros itens de extrema importância para a gestão dos processos que são: a geração de indicadores e relatórios.

4 Artigos publicados no site supravizio.com Venki Tecnologia (C) Copyright All Rights Reserved

2 ITIL, CobiT e SOX aliados para a melhoria contínua dos processos de TI Nesta entrevista o consultor Octávio Lanna relata experiência na utilização de ITIL, CobiT e BPM para certificação Sarbanes Oxley

Quem trabalha com processos, independentemente da área, sabe que a adoção de metodologias e ferramentas BPM, tais como PDCA, ITIL e CobiT para geri-los é fundamental para a otimização do fluxo de atividades realizadas, que refletem não só em benefícios internos, mas na satisfação dos clientes, por meio da prestação de serviços de qualidade, fatores essenciais na busca pela melhoria contínua dos negócios.

Porém, muito mais que adotar tais metodologias e ferramentas que auxiliam no mapeamento e gestão dos processos, é preciso estar atento às tendências e novidades apresentadas pelo mercado, adequar-se, e estar preparado para as demandas, novas possibilidades e exigências que surgem a cada dia. De acordo com Octavio Lanna*, especialista em Gestão de TI e Sistema de gestão de serviços de TI: processos ITIL, controles CobiT, adequados a Sarbanes Oxley, a usabilidade e facilidades oferecidas por meio da adoção de ferramentas BPM de gestão permitiram que ele tivesse uma experiência marcante em sua vida profissional, quando trabalhava como gestor de TI em uma grande mineradora e comandava uma equipe de 100 profissionais. “Com a implantação do BPM foi possível organizar o fluxo de tarefas, definir papeis e acompanhar de forma transparente os indicadores gerados a partir das atividades executadas que agregaram melhorias extremamente significativas ao setor de TI e consequentemente à empresa.”

5 Artigos publicados no site supravizio.com Venki Tecnologia (C) Copyright All Rights Reserved

A SOX prevê a criação de mecanismos de auditoria e segurança confiáveis e minuciosos dentro das empresas, a fim de trabalhar proativamente na detecção de possíveis fraudes e assim eliminá-las, agindo como mecanismo fiscalizador garantindo o cumprimento das obrigações legais por parte das empresas.

Além disso, outro fator determinante no processo de melhoria contínua dentro das empresas, segundo o especialista, é o reconhecimento por meio de certificações, como a garantida por meio da Lei Sarbanes Oxley, que entrou em vigor em 2002 após escândalos gerados por fraudes contábeis em grandes corporações americanas

Para Lanna, a utilização do BPM e a certificação foram essenciais para a obtenção dos bons resultados alcançados por ele e por sua equipe durante os anos de trabalho com processos uma vez que permitem total controle e monitoramento das atividades, facilitando e agilizando a tomada de decisão, apontando medidas corretivas dentro dos processos executados, eliminando assim a burocratização dos procedimentos realizados sem automação, garantindo o cumprimento dos prazos acordados e a qualidade do serviço prestado ao cliente, além é claro de permitir transparência na prestação de contas nas auditorias. “Quando ainda não utilizávamos o BPM os processos eram realizados por meio de solicitações que precisavam ser aprovadas pelos superiores do setor. Esse procedimento levava 96 horas para ser realizado e, com a implantação do BPM reduzimos este tempo para 8 horas. Além disso sua utilização é capaz de evitar apontamentos por meio das auditorias”, comenta. Ainda de acordo com Lanna, que se declara um apaixonado por processos, a implantação do BPM deveria ser feita por todo e qualquer tipo de empresa para otimização dos seus serviços e a Sox tornar-se obrigatória para evitar novas fraudes e golpes voltem a acontecer. “Feliz de quem já descobriu que com a utilização do BPM todo mundo sai ganhando”, ressalta. Lanna acredita que a medição por meio dos indicadores e evidências gerados por meio das ferramentas BPM são a base para a melhoria contínua dos processos e consequentemente dos negócios.

6 Artigos publicados no site supravizio.com Venki Tecnologia (C) Copyright All Rights Reserved

3 Quem será o novo executivo de processos? Saiba mais sobre o Chief Process Officer, seu papel dentro das empresas e o futuro deste novo professional

Atualmente algumas empresas estão passando por um momento em que percebem a necessidade de ter um profissional capaz de dar a atenção merecida para o desenvolvimento dos processos corporativos. Isso vem acontecendo por conta da demanda e postura exigidas a essas empresas pelo cenário mercadológico atual que propõe a utilização de ferramentas BPM de gestão como meio facilitador e de credibilidade para atender essas demandas e exigências. E na medida em que a gestão dos processos começa a se tornar mais complexa, a solução é apostar no trabalho do Chief Process Officer, o CPO, um profissional que será responsável pelo Escritório de Processos (Business Process Management Office, BPMO) e pelo direcionamento organizacional da empresa

7 Artigos publicados no site supravizio.com Venki Tecnologia (C) Copyright All Rights Reserved

Segundo Rui Lima Godinho, Coordenador de Projetos e Processos na BT Call Center, o CPO deve ter um perfil formado por algumas características que podem ser consideradas indispensáveis para a sua atuação. São elas:

• Vasta experiência com processos; • Conhecimento sobre a cadeia de valores da empresa; • Visão holística; • Capacidade analítica; • Excelente capacidade de comunicação; • Excelente capacidade de negociação.

Essas características serão, sem dúvida, determinantes para o desempenho de suas atribuições, envolvendo-o de forma que trabalhe proativamente para garantir a melhoria contínua do trabalho executado. “Enquanto responsável por um escritório de processos, a figura do CPO deve ser responsável por garantir a aderência aos processos de negócio, promover discussão com visão em otimização processual através de workshops e oficinas de mapeamento seguindo metodologia BPM. É também responsável por liderar toda uma equipe de processos que irão analisar constantemente gargalos e pontos de melhoria dos processos-chave da empresa”, explica o coordenador de projetos.

Além disso, de acordo com Rui, este profissional precisa estar intimamente envolvido em reuniões que discutam questões orçamentárias, de kick-off de projetos e operacionais, sendo responsável por submeter à alta gerência e demais áreas da empresa relatórios e levantamento de indicadores, indicando não conformidades nos processos, riscos ou oportunidades de alavancar o negócio, por meio de alterações nos procedimentos realizados por sua equipe diariamente. “Exige-se a este ator uma ampla ou total visão do processo de negócio, transformando-o numa peça chave para o correto funcionamento da empresa”, comenta.

Alguns empresários e gestores se perguntam sobre o melhor momento para instituir o cargo de CPO em sua empresa e se existe algum tipo de estratégia que possa ser trabalhada para que isso seja feito. Para Rui, é a maturidade da empresa em relação aos processos que irá determinar a necessidade do CPO. “Na minha visão a figura do CPO deve ser instituída a partir do momento que a empresa ganha a consciência e aposta no valor da implantação de uma metodologia de gerenciamento de processos de negócio. Podemos considerar um marco no tempo em que a empresa esteja num nível 0 ou 1 de maturidade em BPM. Vale ressaltar ainda que esta decisão deve ser apoiada ao mais alto nível gerencial, pois a implantação de um BPMO, com uma equipe especializada (CPO, analistas, etc.), metodologia formalmente instaurada e softwares que suportem esta operação não é algo fácil ou barato, no entanto deve ser encarado como um investimento e não como um custo", alerta Rui.

8 Artigos publicados no site supravizio.com Venki Tecnologia (C) Copyright All Rights Reserved

Quanto à estratégia para a instituição do CPO, Rui destaca que devem ser fortemente consideradas as características e o perfil necessários e o conhecimento aprofundado a cerca dos processos. Assim será possível observar junto ao RH se a empresa dispõe de um profissional que atenda a esses requisitos e, caso não seja possível uma seleção interna, aí sim deve ser aberta a oportunidade para o mercado de trabalho externo.

Algumas empresas apostam ainda na capacitação e amadurecimento de um profissional já envolvido com os processos da empresa que é o Chief Information Officer, CIO, para a ocupação do cargo. “Uma vez que o CIO já tem uma visão estratégica da empresa e no seu dia-a-dia já lida de maneira informal (sem seguir uma metodologia de BPM) com definição e direcionamentos de processos da empresa, existe esta facilidade de migração para um BPMO”, completa Rui.

O coordenador de projetos e processos ressalta que a instituição do cargo de CPO não é só uma tendência. “A instituição do CPO já é uma realidade com a qual as empresas lidam no seu dia-a-dia com alta pressão para cumprimento de demandas, orçamentos escassos e falta de recursos humanos especializados trabalhando nas suas diversas áreas. Com isto diversas empresas adotam e olham fortemente para o BPM como uma saída com o mapeamento, análise, otimização e automatização de processos através de softwares (BPMS – Business Process Management Software) e equipes especializadas nestas atividades (BPMO informal). Assim sendo, estas movimentações pedem que exista a figura do CPO”, acrescenta.

No Brasil a figura do CPO ainda não é muito difundida, mas existe informalmente e vem aos poucos mostrando seu valor e os benefícios que agrega aos negócios das empresas. “As empresas de grande porte já reconhecem o valor e usam esta figura, no entanto acredito que é um mercado de trabalho com inúmeras oportunidades, pois não só as grandes empresas já começam a enxergar a necessidade deste executivo e de liderá-los para o futuro”, finaliza Rui.