bpm day campinas - unicamp digital - elo group - pedro
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Apresentao do PowerPoint
Unicamp digitalcomo a universidade integrou a Gesto por Processos com boas prticas de desenvolvimento para gerar transformaes de impacto
UNICAMP
contextoDescrio do ambiente ao qual a universidade se encontra e a relao com a Iniciativa de Gesto por ProcessosPOR QUE BPM NA UNICAMP
POR QUE BPM?
O Planejamento Estratgico definiu a Excelncia na Gesto como uma frente estratgica de atuao na universidade.Reduzir Despesas
Universidade DigitalReduzir Despesas
Gesto por Processos
POR QUE BPM
objetivo, tambm, desenvolver mecanismos que permitam alinhar adequadamente as receitas e as despesas, em todos os nveis da hierarquia institucional, com revises peridicas e acompanhamento das aes administrativas, com avaliao de riscos. Necessrio tambm implantar um sistema com informaes sobre os custos dos processos administrativos e das despesas com pessoal, aberto, transparente, que garanta a sade fiscal da universidade respeitando a legislao vigente, de modo a que cada gestor tenha conhecimento dos custos operacionais da gesto universitria e das atividades-fim.PLANES 2016 2020: 8. Gesto Oramentria e Financeira
CONTEXTO EXTERNO
A reduo na arrecadao de impostos tm levado os rgos pblicos a buscarem por novas formas de gesto oramentria
CONTEXTO EXTERNO
A Unicamp se envolveu na iniciativa de gesto matricial de despesas do estado em 2012
CONTEXTO INTERNO
Aumento na % de aposentadoria de funcionrios tcnicos administrativos sem previso reposio
CONTEXTO ESPECFICO
A ESCOLHA DOS PROJETOS DE TRANSFORMAO POR PROCESSOS LEVOU EM CONSIDERAO AS SEGUINTES PREMISSAS Reduzir Despesas
POTENCIAL DE RESULTADOReduzir Despesas
IMPACTO PARA OS DOCENTES E SECRETRIOSReduzir Despesas
ALINHAMENTO COM O PLANESReduzir Despesas
MIGRAO DE SISTEMAOs processos selecionados foram: elaborar o caderno de horrios e gerir fluxo de teses/dissertaes
ABORDAGEMComo a Unicamp pode continuar a ser referncia no Brasil e no mundo em Ensino, Pesquisa e Extenso com um oramento restritoCOMO FAZER BPM NA UNICAMP
COMO FAZER BPM NA UNICAMP?
ETAPAS PARA IMPLANTAO DO GMD NA UNICAMP
DESAFIOEntenda o escopo, propsito e pblico alvo do servio
Identifique as principais dores da organizao e da sociedade
Alinhe os resultados do projeto com a agenda da organizao
Engaje o time para construir o legado
Disponibilizar Informaes para o Caderno de HorriosMontar o Caderno de HorriosPublicar Caderno de HorriosESFORO PARAREALIZAO DOSERVIO56163744Horas por semestreHoras gastas em execuoHoras gastas em Reviso9360Horas por semestreCoordenadores, secretrios e equipe da DAC empreendem
Analisar as Informaes e Reservas de VagasValidar o Caderno de HorriosPORQUE o projeto horrios era to importante: escopo do trabalhoIncio da Construo do Caderno de Horrios1 publicao do Caderno de HorriosGraduao e Ps GraduaoExceo: Residncia Mdica e Especializao Horas por semestre
Disponibilizar Informaes para o Caderno de HorriosMontar o Caderno de HorriosPublicar Caderno de Horrios5616Horas gastas em RevisoAnalisar as Informaes e Reservas de VagasValidar o Caderno de HorriosIncio da Construo do Caderno de Horrios1 publicao do Caderno de HorriosGraduao e Ps GraduaoExceo: Residncia Mdica e Especializao Horas por semestre=Potencial de Ganho com reduo de horas gastas nas revises, em especial do docente, na etapa de Montar o Caderno de Horrios
Eliminao do processo em papelReduo do RetrabalhoReduo do nmero de erros
Confiabilidade de Informaes
PORQUE o projeto horrios era to importante: ganhos do trabalho
Articular a Defesa de Tese / DissertaoDefender a Tese / DissertaoHomologar e Disponibilizar Tese / DissertaoPreparar para Defender a Tese / DissertaoProcessar Resultados da Defesa de Tese / DissertaoAluno Pronto para Qualificar a Tese / DissertaoTese Homologada e disponibilizadaPs GraduaoMestrado, Mestrado Profissional e DoutoradoQualificar a Tese / DissertaoPreparar para qualificao de Tese / DissertaoPORQUE o projeto teses era to importante: escopo do trabalho
ESFORO PARAREALIZAO DOSERVIOReduo da Burocracia, perda de documentos, reduo do processo em papel
Aumento da transparncia, visibilidade do processo e qualidade de dados
Reduo do nmero de Teses Defendidas e no homologadas
Articular a Defesa de Tese / DissertaoDefender a Tese / DissertaoHomologar e Disponibilizar Tese / DissertaoPreparar para Defender a Tese / DissertaoProcessar Resultados da Defesa de Tese / DissertaoAluno Pronto para Qualificar a Tese / DissertaoTese Homologada e disponibilizadaPs GraduaoMestrado, Mestrado Profissional e DoutoradoQualificar a Tese / DissertaoPreparar para qualificao de Tese / DissertaoPORQUE o projeto teses era to importante: escopo do trabalho
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ETAPAS PARA IMPLANTAO DO BPM NA UNICAMP
IMERSOLevante hipteses
Analise organizao, regulao, processos e sistemas
Faa uma imerso na experincia do usurio do servio
Avalie o desempenho e os resultados do servio
Priorize as causas raiz
CAUSAS RAIZ - HORRIOS
Desajuste entre os calendrios da graduao e da ps
Falta de acesso dos coordenadores e secretrios ao sistemaModelo incorreto de clculo da carga didtica
CAUSAS RAIZ - TESES
TRMITE DOCUMENTAL EM PAPEL
ENTREGA DAS TESES EM MEIO FSICOFALTA DE INFORMAES EM MEIO ELETRNICO
ETAPAS PARA IMPLANTAO DO BPM NA UNICAMP
SOLUOCrie muitas ideias e amadurea solues
Prototipe solues e projete seu imPActo
Construa a nova viso do servio
Pactue com a alta administrao
ETAPAS PARA IMPLANTAO DO GMD NA UNICAMP
Upload de teses e dissertaes
A eliminao da necessidade de entrega da tese em meios fsicos ou por cd foram eliminadas atravs de uma aplicao que permite o upload e conferncia e disponibilizao da tese/dissertao pelo orientador, secretaria, prpg e biblioteca.
Agendamento de qualificao e defesa online
Essa soluo deu agilidade e visibilidade defesa de tese, alm de gerar uma base de dados com qualidade. Essas informaes subsidiam o envio das informaes para a plataforma sucupira da CAPES.
Monitoramento da Vida Acadmica
As informaes de proficincia em lngua estrangeira so inseridas via sistema e o aluno tm visibilidade de quais informaes esto pendentes para sua defesa, lhe permitindo um melhor planejamento.
Adequao dos calendrios
A readequao do calendrio reduziu o potencial de alteraes no caderno da ps graduao.
Unidades com acesso ao novo sistema
Os coordenadores e secretrios so informados de inconsistncias no momento da elaborao do caderno
Adequao carga didtica
A alterao na forma de insero da carga didtica viabilizou maior confiabilidade dos dados acadmicos
HORRIOSTESES
ETAPAS PARA IMPLANTAO DO BPM NA UNICAMP
PILOTODefina objetivos, atores e escopo dos pilotos
Desenvolva as solues para cada piloto ao menor custo vivel
Acompanhe a execuo do piloto e avalie o impacto
Redesenhe as solues e o prprio servio
EVENTO DE EXPERIENCIAO
80 participantes
Vivncia com fluxos ldicos e prottipos funcionais
Teste de conceitos e mvps
ETAPAS PARA IMPLANTAO DO BPM NA UNICAMP
ENGAJAMENTOEntenda como mudar o comportamento dos atores envolvidos
Defina a estratgia para o engajamento da sociedade
Construa o business case e sensibilize a alta administrao
Dissemine uma viso impactante
TTICAS DE ENGAJAMENTO
ETAPAS PARA IMPLANTAO DO BPM NA UNICAMP
IMPLEMENTAOGILPrepare o ambiente e o time de implementao
Construa o mapa de entregas
Planeje os sprints e pactue as entregas com o time
Organize os sprints e realize entregas contnuas
Mensure e divulgue os resultados
PAPIS
Gestor Estratgico
Gestor tcnico
Gerenciar o escopo e qualidade (comunicao, custo, prazos e entregas) do projeto;Montar o status report e participar do rito ttico;Definir os requisitos no funcionais para discutir com a arquitetura;Realizar replanejamentos quando necessrio;Gerenciar as macro entregas.
Lder do projetoGarantir as entregas do conjunto de projetos de TI;Analisar e compilar os Status Report dos projetos de TI;Conduzir as reunies de Status Report;Aprovar planos de ao interprojetos;Reportar o andamento das frentes para a Alta Direo e demais equipes de TI;Gerenciar os resultados dos processos;Articular com demais rgos e entidades da Universidade solues estratgicas;Analisar os Boletins dos Processos;Aprovar planos de ao que envolvam solues estratgicas;Garantir os resultados no PLANES na Unidade.
PAPIS
Scrum MasterLder TcnicoExecutorEspecficos do time de desenvolvimento. Dar um apoio tcnico;Responsvel pelas micro entregas;Garantir a cultura do scrum master;Priorizar o backlog respeitando o relatrio do scrum master.
Conhecimento tcnico para desenvolvimento;Ponto focal tcnico.
Implementar as aes
REGRAS
INSIGHTS
DIVERGNCIA PARA IMERSO
ATAQUE S CAUSAS RAIZ
CRIE SOLUES DIRECIONADAS
ANTES DE IMPLANTAR, TESTE!
PREOCUPE-SE COM O ENGAJAMENTO
Inovao e Design de Servios PblicosPEDRO LEMOS | CAROLINE SANTOS CATHARINA TESTONTime UnicampJos ArmandoLlianPamellaRosngelaAlexandraAlexandreJulianaWilson11 9 8571-0322 | [email protected]