business basics to italy
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Tips para una comunicación de éxitoTRANSCRIPT
BUSINESS BASICS TO ITALY
La Comunicación Comercial Internacional
Nociones básicas para una comunicación de éxito
El Business English y la comunicación empresarial
internacional
Rosario,
29 de Julio 2011
1. Introducción: Comunicación Comercial Internacional
2. Lenguaje de las Exportaciones
3. Comunicar durante Eventos de Negocios, en Italia
4. Cómo Escribir una Presentación, un Mail, una Carta
Comercial, cómo Hacer una Llamada Comercial
INTRODUCCIÓN:
LA COMUNICACIÓN
COMERCIAL
INTERNACIONAL
LA COMUNICACIÓN COMERCIAL
INTERNACIONAL
Definición de Comunicación Comercial:
CONJUNTO DE HERRAMIENTAS DE
COMUNICACIÓN QUE LA EMPRESA UTILIZA
PARA GESTIONAR SUS NEGOCIOS CON LOS
CONSUMIDORES FINALES Y/O INTERMEDIOS.
LA COMUNICACIÓN COMERCIAL
INTERNACIONAL
En la actualidad
la GLOBALIZACIÓN de los mercados y la
INTERNACIONALIZACIÓN de las empresas es una
tendencia a la cual casi ningún país puede escapar.
COMUNICAR internacionalmente representa el acceso al
mundo de los negocios y de las transacciones entre
países.
LA COMUNICACIÓN COMERCIAL
INTERNACIONAL
BARRERAS DE COMUNICACIÓN: diferencia de
idioma, tradiciones, costumbres, sistemas de
pensamientos, cultural backgrounds.
El INGLÉS COMERCIAL es fundamental porque
desde hace muchos años es la lengua
internacional en el ámbito del comercio y
las finanzas internacionales
LENGUAJE DE LAS
EXPORTACIONES
LENGUAJE DE LAS EXPORTACIONES
Lo que funciona en nuestro propio país no va necesariamente
a funcionar en todo el mundo: aplicable a los mercados
internacionales como a los fenómenos comunicativos.
La comunicación comercial puede hacerse difícil en cuanto
tendemos a transferir modalidades, expresiones, lenguajes extra
textuales que no van a ser entendidos por nuestros clientes
extranjeros. Cada mercado tiene diferencias culturales que no
se pueden ignorar (también en el interior de una misma nación).
Solución: familiarizarse con la lengua local (el italiano) y usar
traductores. Además tener nociones básicas de inglés comercial
constituye una fuerte ventaja aunque el italiano siga siendo
importante. Nadie va a comprar lo que no entiende.
LENGUAJE DE LAS EXPORTACIONES
Las PYMES se vuelven globales:
Español: PYMES (Pequeñas Y Medianas Empresas)
Italiano: PMI (Piccole e Medie Imprese)
Inglés: SME (Small or Medium Sized Enterprises) en otros países
SMB (Small or Medium sized Business)
Extender el Product Life Cycle: se pueden extender las ventas de
productos ya existentes pero en nuevos mercados.
Diversify Risk: diversificar los riesgos significa reducir la
dependencia de los clientes del mercado doméstico.
LENGUAJE DE LAS EXPORTACIONES
Balance fluctuation: los negocios normalmente están afectados
por fluctuaciones debidas a cambios de estación o ciclos de
demanda -> el entrar en mercados con diferentes fluctuaciones se
pueden estabilizar las ventas.
Exploit Know-how: aprovechar las corporate Technologies y
know- how en mercados menos desarrolados.
Unlimited growth: una vez ingresado en el Mercado internacional
no hay más límite.
LENGUAJE DE LAS EXPORTACIONES:
TERMINOLOGÍA
LENGUAJE DE LAS EXPORTACIONES:
TERMINOLOGÍA
LENGUAJE DE LAS EXPORTACIONES:
PRECIOS Y CANALES
COMUNICAR DURANTE
EVENTOS DE EMPRESAS
EN ITALIA
COMUNICAR DURANTE EVENTOS DE
EMPRESAS EN ITALIA Muchos empresarios consideran los trade fairs y otros eventos de negocios como una pérdida de tiempo pero esto pasa
porque en la mayoría de los casos los objetivos o la metodología de comunicación suelen ser inadecuados.
Hacer networking (ej. en una feria italiana/virtual) es una óptima manera para crear nuevos negocios, pero como cualquier
técnica empresarial hay que enfocarla en una manera sistémica y profesional y nunca tener demasiadas expectativas.
Hay que considerarlos como door-openers, principios de relaciones comerciales sobre las cuales trabajar para generar
negocios en un futuro.
No se puede negar que estas business functions brindan la posibilidad de hacer nuevos encuentros y este precisamente es
el primer paso hacia la creación de nuevos negocios.
COMUNICAR DURANTE EVENTOS DE
EMPRESAS EN ITALIA
10 sugerencias para comunicar con éxito en un evento de negocios:
1. Estar preparados – traer siempre los networking tools: business
cards, business cards files (de personas recomendadas), brochures,
informative badges, flyers…)
2. Ponerse objetivos – proponerse un número de contactos al que se
quiere llegar es una buena ayuda para obtener nuestros objetivos.
3. Ser proactivos y agradables – ofrecer ayuda y actuar más como
huésped que como invitado.
4. Escuchar y preguntar – en toda comunicación es difícil encontrar un
equilibrio entre estos dos aspectos: tenemos que hablar de nosotros
mismos una vez averiguado de qué se ocupa el otro interlocutor.
5. No intentar cerrar acuerdos – recuérdense que el objetivo es
desarrollar relaciones para negocios futuros, no lo estropeen!
COMUNICAR DURANTE EVENTOS DE
EMPRESAS EN ITALIA
6. Dar referencias - cuando sea posible intentar referirse a otros (en
Argentina) que puedan ser de interés o brindar información
interesante.
7. Utilizar el tiempo eficientemente - no emplee más de 10 minutos con
cada persona. Si fuera necesario acordar otra cita.
8. Notas – escribir notas detrás de las business cards ayuda para
acordar más datos sobre cada persona.
9. estar atentos a los signos que demuestren que las personas están
abiertas para recibir a otros. No interrumpa nunca un grupo cerrado
en un círculo sino buscar los que forman una U. Éste va a señalar que
la conversación no es tan intensa o privada y que están más
dispuestos a aceptar nuevas personas en el grupo.
COMUNICAR DURANTE EVENTOS DE
EMPRESAS EN ITALIA
...Para concluir ...
10. Follow-up – hay que dar seguimiento con una llamada o
e-mail y es importante no romper ninguna promesa
porque puede tener efectos muy negativos.
COMUNICAR DURANTE EVENTOS DE
EMPRESAS EN ITALIA: TERMINOLOGÍA
PRESENTACIONES, CARTAS
COMERCIALES, LLAMADAS
TELEFÓNICAS
*Graham Jones GRAHAM JONES, UNIT 38, 105 LONDON STREET, READING RG1 4QD, UNITED KINGDOM)
CÓMO ESCRIBIR UNA PRESENTACIÓN
Las presentaciones son fenómenos
comunicativos esenciales en muchas
situaciones profesionales (presentar nuestra
empresa o un producto).
Método “WHY? HOW? PROVE IT!”*
Simplicidad y versatilidad en la variedad de
situaciones profesionales de comunicación
comercial internacional que ven como
necesaria una presentación.
CÓMO ESCRIBIR UNA PRESENTACIÓN
1. Desarrollar el key message
El mensaje-clave debe contener:
A QUIÉN nos dirigimos (ej. a empleados, managers, representantes de
Pymes rosarinas y argentinas interesados en expandir sus propios
negocios a Italia y a las que resultarán útiles unas nociones básicas de
comunicación internacional en italiano e inglés).
QUÉ HARÁN (asistirán contentos y satisfechos al workshop de hoy).
PARA QUÉ (para adquirir éxito en la comunicación de negocios con
Italia).
CUÁNDO (durante la próxima hora).
Esto sirve para que quede claro en lo primeros 20 segundos de
presentación que cada uno tiene claro sobre que van a escuchar y si
son el público correcto .
CÓMO ESCRIBIR UNA PRESENTACIÓN
2. Responder el POR QUÉ:
El método funciona a través del proceso mental que el público
desarrolla respondiendo a preguntas y brindando la
información que quieren en el momento en que la necesitan.
Ej. En nuestro caso, van a asistir a este taller por que quieren
ampliar los horizontes comerciales hacia Italia.
CÓMO ESCRIBIR UNA PRESENTACIÓN
3. PROVE IT:
tenemos que demostrar que lo que hemos presentado
hasta ahora se realizará, a través de casos y estadísticas
pero sobre todo a través de ejemplos personales o
pequeñas historias.
For example, a key message could be as follows:
"As you are all professionals that want to succeed in your professional careers, you need to be fluent Business English talkers and a perfect communicators. In the next 20 minutes I'm
going to show you how my teachings are going to be useful and you're going to be so impressed I'm sure you will want to come back to the next meetings here in the Italian
Chamber of Commerce of Rosario“
“Dal momento che siete tutti professionisti che vogliono realizzarsi nella loro carriera professionale, sará necessario che parliate un fluente Inglese Commerciale e siate ottimi comunicatori. Nei prossimi 20 minuti vi dimostreró come i miei insegnamenti potranno essere d’aiuto e ne rimarrete cosí colpiti che sicuramente vorrete tornare al prossimo
incontro presso la Camera di Commercio Italiana di Rosario”
“Ya que todos son profesionales que qieren tener éxito en sus carreras profesionales, hay que aprender un buen Inglés Comercial y ser óptimos comunicadores. Dentro de los
próximos 20 minutos les mostraré como estas enseñanzas van a ser útiles y quedarán tan favorablemente impresionados que seguramente querrán volver al próximo encuentro acá
en la Cámara de Comercio Italiana de Rosario”
CÓMO ESCRIBIR UNA PRESENTACIÓN
CÓMO ESCRIBIR UN MAIL Y UNA CARTA
COMERCIAL
Consideraciones generales
Hoy en día el e-mail es uno de los más
importantes medios de comunicación con
colegas, superiores, clientes.
No es fácil reenviar correos electrónicos
porque no se sabe nunca quién realmente va a
leerlo.
Es un medio poderoso, que puede influir sobre
la imagen que se da de la empresa.
CÓMO ESCRIBIR UN MAIL Y UNA CARTA
COMERCIAL
o Informative Subject Line - conciso pero informativo así que los receptores puedan
averiguar el contenido y puedan priorizarlo entre otros. Nunca va dejado en blanco
(cuidado con el Spam).
o Usar el Spell-Check - hay que asegurarse que no haya ningún tipo de error, con la
ayuda de la herramienta de corrección automática y sobre todo leyendo muchas veces.
o Tono - Esta es una de las tareas más compleja cuando se escribe o habla otra lengua.
Los malentendidos debidos al tono de la comunicación pueden ocurrir entre
interlocutores del mismo idioma. Escribe con tiempo, nunca en mayúsculas (¡no hace
falta gritar! there is no need to shout!)
CÓMO ESCRIBIR UN MAIL Y UNA CARTA
COMERCIAL
o Usar siempre la tecla Responder – aunque si se
puede contestar con un simple “Ok”, incluir el
mensaje precedente es esencial para hacer ahorrar
tiempo a quien lo lee.
o Organizar la información: una serie de preguntas
o respuestas más esquemáticas ayudan al lector a
entender. Usar la numeración.
o Firma: es muy útil elaborar una firma que parezca
profesional para la imagen de la empresa.
MODELO CARTA COMERCIAL EN INGLÉS ANTHER FLOWERS
Anther Road, 255
2455 tNW LONDON - UK
To the kind attention of Mr. White
Subject: our brochure and price list
West Midlands, 25th January 2011
Dear Mr. White,
We are confirming you we received your letter and we thank you.
We are pleased in sending our last brochure and price list where you will find also terms of payment.
We are at your disposal for further questions and we are also pleased to inform you that since next
month we will be ISO 9000 certified.
Waiting to hear from you, kind regards/
faithfully
Paul Norton
Export Manager
Europe dept
Federal Express
Attachments: Brochure and Price list
Lugar y fecha
Evidencia
persona
Asunto
Firma
remitente
Cuerpo
del texto
Adjuntos
Destinatario
MODELO CARTA COMERCIAL EN ITALIANO
Spett. COOP. SANTA RITA
Via Vecchia per Castellammare 24
Pompei – NA – Italy
Alla cortese attenzione del Sig. Giovanni Del Gaudio
Oggetto: brochure e listino prezzi
Gentile/Egregio Sig. Del Gaudio,
La ringraziamo e le confermiamo aver ricevuto la vostra lettera. Siamo lieti di mandarLe la nostra
ultima brochure e il nostro listino prezzi aggiornato, dove troverete anche i termini del pagamento.
Restiamo a vostra disposizione per ulteriori domande e gradiamo inoltre informarla che dal
prossimo mese avremo ottenuto la certificazione ISO 9000.
Restando in attesa di un gentile riscontro, porgiamo distinti saluti/cordiali saluti.
Dott.ssa Camilla Rolando
Camera di Commercio Italiana di Rosario
Dipartimento Comunicazione e Stampa
Mitt.: Camilla Rolando
Camera di Commercio Italiana di Rosario
Córdoba 1868 – 2000 – Rosario, Santa Fe
Remitente
Asunto
Destinatario
Cuerpo del
texto
Firma
remitente
CÓMO ESCRIBIR UN MAIL Y UNA CARTA
COMERCIAL: TERMINOLOGÍA
TELEPHONE TIPS
A pesar de que el uso de los mails está muy difundido y
se redujeron notablemente las comunicaciones por
teléfono, este sigue siendo un medio importante y una
herramienta fundamental para la comunicación
comercial, pero no siempre se piensa en entrenarse
para desarrollar habilidades telefónicas, telephone
skills
Ahora fíjense en cuantas llamadas, unas más
importantes que otras, se hacen todos los días: ¿están
seguros que disfrutan de esta comunicación o se podría
mejorar?
Telephone Tips = sugerencias por una comunicación
telefónica de éxito (de cualquier idioma se trate).
TELEPHONE TIPS
1. Sonreir – si se sonríe en el momento de iniciar una
conversación telefónica para hacer una llamada comercial,
se transmitirá una voz más amable que ayudará la
comunicación.
2. Preparación – si va a ser una llamada compleja o en otro
idioma prepararse pensando en que podrían ser las
objeciones que pueden salir.
3. Slowdown – sin prisa, hablar despacio transmite calma y
confianza. Si piensas en que estás hablando demasiado
despacio, es justo la velocidad adecuada.
4. Recursos a mano – tener a mano todos los recursos como
bolígrafos, papel, calendario, agenda... evita confusiones e
inútiles pérdidas de tiempo al interlocutor.
TELEPHONE TIPS
5. Tomar notas – es bueno no interrumpir al interlocutor. Usar
notas ayudará a regresar a los argumentos que se quiere
comentar y recordar durante y después del final de la llamada
(notas, no teclado!).
6. Repetir los acuerdos – al final de la llamada, repetir
concisamente sobre qué se ha acordado evita confusiones y
deja todo más claro (las notas se vuelven útiles).
7. Tranquilidad – la calma en cualquier situación, una respuesta
amable puede calmar aún a la persona más susceptible.
8. Colgar amablemente – si bien la primera impresión es la que
cuenta, no es una buena razón para colgar violentamente el
teléfono provocando un ruido fastidioso al final de la otra
línea.
TELEPHONE TIPS
Una llamada en otro idioma – inglés o italiano – necesita una
atención especial a la preparación pensando en una llamada
imaginaria para recrear la situación.
Hacer un esfuerzo para disminuir la velocidad: es en nuestro
interés no perdernos a lo largo de la llamada.
La modestia no es mala educación: sí se puede pedir al
interlocutor que hable más despacio porque inglés/italiano no
es nuestra lengua madre.
Repetir la información cuando la persona habla, nos puede dar
tiempo extra para pensar y digerir la información.
TELEPHONE TIPS: TERMINOLOGÍA
I hope you have learned something new
today, thank you for your attention!
Sperando che abbiate imparato
qualcosa di nuovo oggi, vi ringrazio per
l’attenzione!
¡Espero que hayan aprendido algo
nuevo hoy y mil gracias por
su atención!
Informaciones:
Lic. Camilla Rolando
Cámara de Comercio Italiana de Rosario
Promoción, Comunicación y Prensa
Córdoba 1868, p.1°
2000 – Rosario, Santa Fe, Argentina
Tel/Fax: +54 341 426 6789
Web: www.ccir.com.ar
E-mail: [email protected]