CAPITüL0 1 ASPECTOS GENERALES ADMINISTRATIVOS

El proceso Administrativo considerado universalmente para ser

aplicado en cualquier organismo, se caracteriza por su versatilidad en

la aplicación íntegra, y sus resultados se plasman en las mejoras que

gradualmente experimentan las empresas.

1 .- EL PROCESO ADMINISTRATIVO.

Es el conjunto de etapas interrelacionadas que mediante un

esfuerzo coordinado alcanzan los objetivos administrativos de la

Empresa.

Con el propósito de disponer de una apreciación clara y objetiva

de la aplicación de este proceso, se considera para efectos del

presente trabajo el enfoque del autor Koot'z y O'donell, quien lo

caracteriza de ser realista, operativo y práctico.

1.1 ETAPAS QUE LO CONFORMAN

Básicamente son : PLANEACION, ORGANIZACION,

INTEGRACION, DIRECCION, Y CONTROL 1 ; las cuales deben

estar interrelacionadas y coordinadas de tal forma que el

aprovechamiento de los recursos de una empresa sea

óptima y el riesgo del desperdicio sea mínimo.

Administración, Koontz/O'Donell, Editorial Mc Graw Hill, Cap. 3, pag. 69

La clasificación de las etapas se ha conformado

adaptándolas según las necesidades que presentan las

empresas, este orden no sigue una regla específica ya que

en determinado momento, estas tienden a fusionarse, o

ampliarse.

En seguida, se describirá en forma sucinta, cada una de

ellas.

a. PLANEACION

Esta etapa se considera la mas importante de todas

dentro de las funciones administrativas, ya que

comprende la selección entre diferentes alternativas de

acción para la empresa como un todo y para cada

Unidad Administrativa, así como para e l elemento

humano en cada una de ellas.

Comprende el diseño, formulación y selección de los

objetivos de la empresa, asi como de las metas y

programas de las demas Unidades Organizativas y la

determinación de los medios para alcanzarlos, lo que

conlleva a determinar un enfoque racional para el

desarrollo de los mismos y el alcance de las metas, en el

tiempo preestablecido.

a. 1 NATURALEZA Y PROPOSITO

Sin una planeación adecuada, la toma de decisiones

en las empresas se convierten en improvisaciones,

dejándose guiar por la intuición o por la

experiencia; es como si de repente quisiéramos

viajar a un sitio sin saber la ruta que nos conduzca

por el camino mas seguro y llegar a nuestro

destino.

Lo anteriormente planteado da razones que

fundamentan su importancia dentro de cualquier

organismo social, siendo las de mayor relevancia,

las siguientes :

i Neutralización de la incertidumbre y el cambio

para afrontar todas las variables del Micro y

Macroambiente.

ii Concretar la atención en los objetivos orientando

todas las actividades y esfuerzos empresariales

hacia el logro de ellos.

iii Facilitación del control ya que proporciona las

herramientas administrat ivas básicas para

cumplirlo en forma satisfactoria.

iv Minimización de costos por que permite admi -

nistrar los recursos de la empresa en su mayor

eficiencia o sea con racionalidad. 2

a.2 TIPOS DE PLANES

Con el propósito de poner en práctica la planeación,

es necesario recurrir al desarrollo de los diferentes

programas alternos, mediante la puesta en práctica

de tipos de planes que comprenden cursos de

acción futura. Estos son variados y pueden

clasificarse de la siguiente forma : MISIONES,

OBJETIVOS, ESTRATEGIAS, POLITICAS,

PROCEDIMIENTOS, REGLAS, PROGRAMAS Y PRE-

SUPUESTOS, los cuales se describen concretamente

a continuación :

i MISIONES

Representa la "razón de ser" de un Organismo

Social, o sea la misión con la cual se ha

proyectado tener presencia en e l medio,

tendiente a la satisfacción de necesidades

humanas, mediante la creación y distribución de

Principios Generales de Administración, Koontz y O'Donell. Editorial Mc Graw Hill. cap. 2.

bienes y servicios, en ese sentido toda clase de

operación de un grupo organizado, debe poseer

propósitos o misiones para tener algún

significado.

Lo anterior conduce a sostener que en todo

sistema social, las empresas tienen una función

o tarea básica que le impone el medio, en

función del rol que le corresponde dentro del

sector o actividad económica.

ii OBJETIVOS

Es el fin perseguido dentro del corto, mediano

y/o largo plazo, por una organización y son de

vital importancia para el éxito de las mismas; ya

que son los resultados que se esperan lograr,

estos deben reunir las siguientes características :

deben ser medibles, razonables, claros,

coherentes, estimulantes y concretos. Deben ser

planteados considerando las polí t icas y

estrategias definidas precisamente por l a

Empresa.

iii ESTRATEGIAS

Son programas generales de acción por medio de

los cuales una empresa se propone alcanzar sus

metas y objetivos básicos en el corto, mediano y

largo plazo, lo que garantiza dentro de la labor

administrativa que con su utilización se logre la

acertada administración de recursos que

permita obtener ventajas competi t ivas y

posición en el medio.

iv POLITICAS

Representa los lineamientos generales o guías de

acción que orientan la operatividad empresarial

en todo proceso para la adopción de decisiones.

O sea que las políticas delimitan un área dentro

de la cual una decisión va ha ser adoptada y

aseguran que ésta, será consistente con los

objetivos y contribuirá al alcance de ellos en el

tiempo que se ha establecido.

v PROCEDIMIENTOS

Son planes que establecen un método habitual

de manejar actividades en forma lógica y

coherente, mediante una secuencia cronológica

de acciones requeridas y que representan guías

de acción que detallan la forma exacta que rigen

el cumplimiento de las actividades.

vi REGLAS

Es un plan que requiere ser cumplido en forma

rígida en la toma de acciones específicas y

definidas con respecto a una situación dada. Su

adopción permite el establecimiento de un

régimen disciplinario que regule la operatividad

de la empresa.

vii PROGRAMAS

Es un conjunto de planes que se requieren para

llevar a cabo las lineas de acción necesarias

dentro de la operatividad empresarial y que

incluye polí t icas, procedimientos, reglas

cronogramas, asignación de recursos y otros

elementos que clarifiquen su desarrollo. 3

Principios Generales de Administración, Koontz y O'Donell, Editorial Mc Graw Hill, cap. 2.

viii PRESUPUESTO

Es la expresión en términos cuantitativos de los

resultados que esperamos obtener en un

determinado período.

Representa un instrumento de control y es la

herramienta administrativa principal para la

formulación de los planes.

a.3 PRINCIPIOS DE LA PLANEACION

El proceso de planeación está sustentado en

algunos principios, de los cuales se mencionan los

siguientes :

i PRINCIPIO DEL COMPROMISO

Significa el estar pendiente de que los objetivos,

metas y políticas sean cumplidos de acuerdo a

los planes trazados para tomar decisiones

futuras.

ii PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD

Cuanto mayor sea la flexibilidad que pueda

dársele a los planes menor será el peligro de

perdidas en los cuales se incurra por sucesos

inesperados; pero el costo de la flexibilidad debe

compromisos futuros que se han contraido.

Subjetivo es dar a los planes cierta facilidad de

cambio de dirección.

iii PRINCIPIO DEL CAMBIO DE RUMBO

Cuanto más se compromete en el futuro las

decisiones de l a planeación, tanto más

importante es para un administrador revisar

periódicamente los acontecimientos y las

expectativas y rediseñar los planes en las

formas necesarias para mantener el curso hacia

las metas deseadas.

b. ORGANIZACION

Es considerada como la segunda etapa estática del

Proceso Administrativo y básicamente consiste en la

agrupación de aquellas actividades necesarias para el

cumplimiento de los objetivos; es asignar para cada

agrupamiento de los mismos a un administrador

juntamente con la autoridad indispensable para ejercer

una supervisión adecuada y la disposición de una

Administración Kootz/O'Donell, editorial Mc Graw Hill, Cap. 5. pag. 130, 132 y 133

coordinación horizontal y vertical dentro de la empresa.

Se considera que entre más formal sea una organización,

con mayor claridad conocerá una persona los limites de

su autoridad, y por lo tanto e l alcance de su

responsabilidad.

b.1 ORGANIZACION FORMAL

Una organización es formal cuando las actividades

de 2 ó más personas son concientemente coordi-

nadas hacia un determinado objetivo. La esencia de

la Organización Formal es un propósito común

conciente y tiene lugar cuando las personas son

capaces de comunicarse entre sí, cuando están

dispuestas a actuar y a participar a un mismo

propósito.

Representa la estructura intencional de puestos en

una empresa organizada formalmente. Debe ser

flexible o sea debe dar cabida al uso del criterio, a

reconocer las preferencias y las actitudes

individuales d e un grupo que deben ser

canalizadas hacia metas de la organización.

i NIVELES DE ORGANIZACION

Dentro de la Organización Formal, se identifican

los niveles de organización que existen porque

hay un número límite de personas que cualquier

administrador puede supervisar con eficacia,

aún cuando su límite varía de acuerdo con las

situaciones.

En la Figura No. 1 se muestran las relaciones

entre el alcance y los niveles organizacionales.

Un alcance amplio va asociado con pocos niveles

de organización; y un estrecho, provoca muchos

niveles.

Figura NQ 1-A

Relaciones entre el alcance y los niveles organizacionales

Organización con áreas reducidas

VENTAJAS DESVENTAJAS

- Supervisión estrecha. - Los superiores tienden a invo-

- Control estrecho. lucrarse demasiado en el tra-

- Rápida comunicación entre bajo de los subordinados.

subordinados y superiores. - Muchos niveles de administra-

ción.

- Altos costos debido a muchos

niveles.

- Distancia excesiva entre el nivel

más alto y el más bajo.

Figura NQ 1-B

Organización con áreas amplias (*)

VENTAJAS DESVENTAJAS

- Los superiores se ven obligados -Tendencia a recargar a los

a delegar. superiores y se convierten en

- Se deben formular políticas "cuellos de botellas" en las

claras. decisiones.

- Los subordinados se deben - Peligro de perdida de control

seleccionar con cuidado. por parte del superior.

(*) Fuente : Administración, Koot'z O'donell. Edit. Mc Graw Hill, cap. 11

ii ALGUNOS PROBLEMAS CON LOS NIVELES DE

ORGANIZACION.

Cuando e l c rec imien to empresar ia l se

experimenta tanto horizontal como vertical es

necesaria la división de las actividades por

Unidades Administrativas, creando dentro de la

organización jerárquica los niveles necesarios,

pero estos conllevan a enfrentarse a algunas

limitantes, resaltando las siguientes :

- COSTOS : a medida que se incrementan, la

administración requiere más esfuerzos y

dinero debido a la necesidad de Gerentes

adicionales, de empleados que le ayuden a

coordinar las actividades y de instalaciones

para todo el personal.

- OBSTACULOS DE LAS COMUNICACIONES :

Cuando existen muchos niveles, aparecen

mayores dificultades para comunicar sus

objetivos particulares, planes y políticas hacia

los niveles inferiores de la estructura de su

organización; que aquella en la que la

A d m i n i s t r a c i ó n p u e d e c o m u n i c a r s e

directamente con el resto de personal.

A medida que la información desciende por

la línea de mando, ocurren omisiones e

interpretaciones distintas que tergiversan el

verdadero mensaje que se desea.

- BARRERAS PARA LA PLANEACION Y EL CON-

TROL :

Para desarrollar esta función, entre más

departamentos y niveles existan, se complica,

ya que un plan se puede definir y

completarse en el nivel superior, entonces

pierde coordinación y claridad a medida que

se subdivide en los niveles inferiores.

iii SELECCION DE ALCANCE O RADIO DE ACCION

Con el objeto de lograr el equilibrio en la

eficiencialeficacia administrativa, en toda

organización debe decidirse e l número de

subalternos que pueden depender de un jefe.

Los estudios realizados sobre este aspecto han

demostrado que la cifra de cuatro a ocho

subordinados en los niveles superiores de la

organización, e s aceptable y que puede

aumentar de ocho a quince o más en los niveles

inferiores.

b.2 PRINCIPIOS DE ORGANIZACION

La organización se sustenta en algunos de los

principios básicos :

i PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE OBJETIVOS

Una estructura de organización es efectiva si

facilita la contribución de los individuos al logro

de los objetivos de la empresa.

ii PRINCIPIO DE LA EFICIENCIA

Una organización e s ef ic iente s i es tá

estructurada para ayudar al logro de los

objetivos de la empresa con el mínimo de costos

adicionales.

iii PRINCIPIO DE LA DELEGACION

La autoridad que se delega a administradores

individuales debe ser adecuada a su capacidad

para lograr los resultados que se esperan de

ellos.

iv PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD ABSOLUTA

La responsabilidad de los subordinados ante sus

superiores con respecto al desempeño e s

absoluta y los superiores no pueden evadir la

responsabilidad ante la organización por las

actividades de sus subordinados.

v PRINCIPIO DE LA DEFiNiCION FUNCIONAL

En la medida que en un puesto o un

departamento tengan una definición más clara

de los resultados esperados, las personas

r e s p o n s a b l e s pueden c o n t r i b u i r m á s

adecuadamente al logro de los objetivos de la

empresa. 5

c. INTEGRACION

Es la función administrativa que se define como la tarea

de cubrir los puestos de una estructura organizacional

por medio de la identificación de las necesidades de la

Administración KootzlO'Donell, editorial Mc Graw Hill, Cap. 16. pag. 406 y 407

fuerza de trabajo, el inventario de personal disponible,

el reclutamiento, selección y contratación, evaluación,

remuneración y capacitación del personal necesario.

La integración es considerada función administrativa

por las siguientes razones :

- La integración de los puestos de una organización

implica conocimientos y enfoques que no son

comunes que reconozcan los Gerentes, quienes

piensan con frecuencia, que organizar es solo fijar

una estructura de papeles y prestan poca atención a

la ocupación de estos puestos.

- La integración como función le da más importancia al

elemento humano en la selección, evaluación y

desarrollo gerencial.

- Esta razón de separar la función de Integración es la

que a menudo los administradores olvidan ya que

estos son los responsables de dicha función y no el

Departamento de Personal, siendo éste el que podrá

brindarles toda la ayuda que necesiten; pero para

cubrir los puestos y mantenerlos ocupados con

personal calificado es tarea de los administradores.

c.1 PRINCIPIOS DE INTEGRACION

Los siguientes principios indican cuales son los

medios para lograr una integración efectiva.

i PRINCIPIO DE LA DEFINICION DE PUESTOS

Los puestos de la organización deben ser ocupados

por personas con necesidades diferentes, deben

tener muchas dimensiones tales como : pago,

posición, poder, libertad y posibilidad de logros que

induzcan a los administradores a actuar.

ii PRINCIPIO DE LA EVALUACION DE ADMINISTRA-

mREs

Sugiere que el desempeño debe medirse tanto en

comparación con objetivos verificables como la

evaluación del desempeño de administradores

como tales.

iii PRINCIPIO DE LA COMPETENCIA ABTERTA

En la medida en que una empresa se comprometa

a asegurar la calidad de sus administradores,

alentará la competencia abierta entre todos los

candidatos para puestos administrativos.

iv PRINCIPIO PARA LA CAPACITACION Y DESARRO-

LLO DE LOS ADMINISTRADORES.

Sugiere que en e l enfoque de sistemas los

esfuerzos de capacitación y desarrollo se

relacionen con las funciones de administración,

con las metas de la empresa y con las necesidades

profesionales de los administradores.

v PRINCIPIO DE LOS OBJETIVOS DE CAPACITACION

Entre más preciso se plantee los objetivos de

capacitación más probable es que se logren.

vi PRINCIPIO DEL DESARROLLO CONTINUO.

Conforme más se comprometa una empresa a

tener administradores de calidad, más requiere

que estos practiquen un autodesarrollo continuo.

d. DIRECCION

Dirigir es la función administrativa que consiste en el

proceso de influir sobre las personas para cumplir con

las metas y objetivos de la empresa con voluntad,

entusiasmo y dinamismo.

La clave de la dirección es la armonización de los

objetivos, ya que las personas no trabajan aisladamente,

casi siempre lo hacen en grupos de trabajo en busca

tanto de objetivos individuales de su puesto de trabajo

como los de la empresa. No siempre estos objetivos

armonizan entre sí, muchas veces estos difieren entre

jefes y subordinados; por lo tanto es tarea de los

administradores lograr que las necesidades de todos los

individuos armonicen con las demandas de toda la

empresa, para la integración de los Sistemas.

La dirección es el complemento básico entre los planes

bien elaborados, las estructuras organizacionales

debidamente concebidas, buenos programas d e

integración y las eficientes técnicas de control, por una

parte; y por otra parte, que las personas comprendan y

se sientan motivadas para contribuir con toda su

capacidad y empeño al alcance de las metas y objetivos

de la empresa.

d. 1 ESTILOS DE LIDERAZGO

El factor humano en las empresas es mucho más

que un simple factor productivo en los planes de

un administrador. Hay que considerar su

naturaleza de persona en toda su dimensión tal

como conocimientos, actitudes, capacidades o

rasgos de personalidad y que esten influenciados

por factores externos como familia, escuela, iglesia

y otros.

Por lo tanto los administradores deben aceptar

estos hechos y prepararse para manejarlos

eficientemente.

Existen muchas teorias conductuales, creativas y

motivacionales como la teoría XY de Mc Gregor, la

teoría de jerarquía de necesidades de Maslow y

otras más que persiguen este objetivo.

El liderazgo se define como una influencia, el arte o

proceso de influir sobre las personas para que

intenten con buena disposición y entusiasmo lograr

metas de grupo, con voluntad para trabajar con

afán y confianza; es decir el afán se refiere al

ahínco, a la honestidad e intensidad en la ejecución

del trabajo; la confianza se refiere a la experiencia

y habilidad técnica. Dirigir es guiar, conducir,

orientar y proceder.

Los lideres actúan para ayudar a un grupo al logro

de los objetivos mediante la aplicación al máximo

de sus capacidades. Los líderes se colocan frente a

un grupo para facilitar el progreso y para

inspirarlo hacia el logro de las metas de la

organización.

Algunos investigadores clasifican los estilos de

liderazgo, segun como los líderes hacen uso de su

autoridad, características relevantes para el

análisis gerencial, por lo que a continuación se

mencionan tres estilos básicos :6

i LIDER AUTOCRATICO

Se considera como una persona que dá órdenes

y espera su cumplimiento, es dogmático e

impositivo y dirige a través de la habilidad para

restringir u otorgar recompensas y castigos.

ii LIDER DEMOCRATICO O PARTICIPATIVO

Este tipo de líder consulta con sus subordinados

acciones y decisiones propuestas y promueve su

participación.

Administración. Koot'z O'doncll, Cap. 23. Pag. 564-565. Editorial Mc Graw Hill.

iii LIDER DE POLITICAS ABIERTAS

Este líder utiliza muy poco su poder, si es que lo

hace, y dá a sus subordinados una gran cantidad

de independencia o libertad en sus funciones;

permite en gran medida que sus subordinados

fijen sus propias metas y los medios para

lograrlos y considera que su papel es facilitar las

operaciones de sus seguidores proporcio-

nándoles información, actuando primordial-

mente como contacto con el medio ambiente

externo del grupo.

d.2 CLIMA ORGANIZACIONAL

Se refiere al ambiente interno total que debe

mantenerse en una empresa ; e l c l ima

organizacional se identifica como un conjunto de

características que son percibidas por los miembros

de una organización, y que describen a la empresa

en forma subjetiva, la distinguen de otras, es

relativamente duradero en el transcurso del

tiempo, ya que es tá en función d e la

Administración mediante la promulgación de

políticas motivacionales o el desarrollo de un plan

de incentivos que tiene influencia sobre las

personas.

Estas características son :

i El grado de autonomía individual que se le

permite a los miembros, mediante la

participación con sus ideas en la búsqueda de

soluciones o planteamiento de alternativa-

solución. . . ii El grado con que los superiores establecen y

comunican objetivos, políticas, normas de

trabajo a sus subordinados.

iii Los comportamientos que recompensan la

organización y el tipo de estímulos ofrecidos.

iv La consideración, simpatía y apoyo incondicio-

nal que expresan los superiores a los

subordinados.

v El alcance del conflicto y la forma como se

manejan, a efecto que se solucionen con

beneficios para ambas partes.

d.3 PRINCIPIOS DE DIRECCION

A continuación se mencionan algunos principios

que dan lineamientos para la función de Dirección :