cartilla 5 - facturacion gestion recaudo

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PROCESO DE FACTURACION Y RECAUDO

5Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com 1


TABLA DE CONTENIDO TEMARIO Pag.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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1. FACTURA DE VENTA 1.1 CRUCES EN SIIGO ESTANDAR 1.2 ELABORACION DE LA FACTURA DE VENTA 1.3 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA 2 RECIBO DE CAJA 2.1 ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA 2.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA 3 MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES 3.1 EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA 4 ELABORACION DE COTIZACIONES 4.1 MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES 5 ORDENES DE PEDIDO 5.1 MANTENIMIENTO DE PEDIDOS

4 4 7 13 15 15 18 19 24 28 33 36 40 43 48 49 54 55 62 63 64 66 71 75 75 76 77

6 NOTAS DE REMISION 6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA DE REMISION 7 NOTAS DE DEVOLUCION 7.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA DE DEVOLUCION 8 NOTAS CREDITO 8.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA CREDITO 9 LIQUIDACION DE COMISIONES 9.1 COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO 9.2 COMISION SOBRE RANGO DE DIAS 9.3 COMISION SOBRE PRODUCTOS 10 INFORME DE VENTAS 10.1 ESTADISTICA DE VENTAS 10.2 INFORMES DE PARTICIPACION 10.3 ADMINISTRACION DE VENDEDORES 11 GESTION DE COBRANZA 11.1 SEGUIMIENTOS 11.2 INFORME DE SEGUIMIENTOS 11.3 MARCA SEGUIMIENTOS 11.4 INFORME DE COBRANZA 11.5 ESTADISTICAS 11.6 INTERFASES

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12 TALLER

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INTRODUCCIN 1.Optimizar el proceso de facturacin desde la solicitud del cliente hasta la salida de la mercanca, contabilizando lo correspondiente a la cartera y los impuestos. 2. Identificar los diferentes documentos que existen en el movimiento de la facturacin para realizar un adecuado cruce entre ellos. 3. Conocer el procedimiento de recaudo de la compaa. 4. Evaluar el desempeo de los diferentes cobradores de la empresa a travs de diferentes informes que evalan la gestin. 5. Tomar decisiones con base en los nmeros generales.


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1.FACTURA DE VENTALa factura de venta es un documento contable, donde quedaran registrados todos los movimientos generados en una venta como la cartera, los impuestos, los ingresos, descuentos cargos y dems. El efecto en el inventario depende de la parametrizacion del documento y del cruce que se haya colocado en su creacin: 1.1CRUCES EN SIIGO ESTANDAR La Factura de Venta en un SIIGO ESTANDAR puede cruzar directamente con: Documento FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA Documento COTIZACION PEDIDO REMISION SIN CRUCE Efecto en el inventario La factura descarga el inventario La factura descarga el inventario La remisin descarga el inventario La factura descarga el inventario

Cruce Cruce Cruce

FACTURA COTIZACION: La factura descarga el inventario y realiza las dems contabilizaciones como cartera, ventas, IVA, descuentos en ventas, cargos, etc, ya que la cotizacin es un documento extracontable. FACTURA PEDIDO: La factura descarga el inventario y realiza las dems contabilizaciones como cartera, ventas, IVA, descuentos en ventas, cargos, etc ya que el pedido es un documento extracontable. FACTURA REMISION: La remisin descarga el inventario ya que es un documento contable, pero la factura a su vez contabiliza la cartera, ventas, IVA, descuentos en ventas, cargos, etc. Estos cruces se definen en la creacin del documento Contabilidad- Definicin de Documentos.


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Para que la factura cruce directamente con la remisin se deba marcar R.

Para que la factura cruce directamente con el pedido se deba marcar P.

Para que la factura cruce directamente con la cotizacin se deba marcar C.


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Para que la factura no cruce con ningn documento se debe marcar N.

Para elaborar la factura de venta se debe haber parametrizado previamente el documento por la opcin Contabilidad- Definicin de Documentos. 1.2 ELABORACIN DE LA FACTURA DE VENTA Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opcin de Documentos- Factura de Venta.


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SIIGO Dejando huella...........Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.

Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES : Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la factura. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a facturar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin de la factura, solamente digitando l numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) F3 (numricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el cdigo del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Direccin- Ciudad-Telfono: El sistema trae automticamente estos datos s se digitaron en la creacin del tercero.


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CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: Se debe colocar el producto que se desea facturar, para esto el sistema permite consultar los productos que estn creados con las teclas de funcin F2 (alfabticamente), F3 (numricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (cdigo de barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de funcin F7 permite cambiar la bsqueda por cdigo, referencia, cdigo de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.

Bodega: Se debe colocar el cdigo de la bodega de donde se va a facturar, con F2 consulta o binoculares. Descripcin : el sistema trae automticamente el nombre del producto o de la cuenta contable segn sea el caso. Cantidad: Se debe colocar l numero de unidades a facturar. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automticamente. Valor total: El sistema realiza automticamente el calculo del valor total del producto. Porc. Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creacin de la factura.


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SIIGO Dejando huella...........Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, s parametrizo en el momento de la creacin de la factura. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, s parametrizo en el momento de la creacin de la factura. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, s parametrizo en el momento de la creacin de la factura.

Porcentaje de IVA: El sistema trae automticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creacin del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automticamente el valor del IVA. NOTA: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe grabar con la tecla de funcin f1 o con el icono de bandera. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.


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Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta.


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Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento. Valor : se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento.

Por ultimo el sistema pregunta s el documento esta correcto.

El sistema traer automticamente el numero de la factura si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.


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El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, vista preliminar.

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario , para pasar con la tecla de funcin F1.

1.3 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA Para verificar la contabilizacin de una factura, se debe ingresar a la opcin de Contabilidad-Generacin de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.


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Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la factura.

2.RECIBO DE CAJA


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SIIGO Dejando huella...........El Recibo de Caja es un documento contable que se utiliza para contabilizar los diferentes recaudos de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier transaccin comercial. Para la elaboracin de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opcin de Contabilidad Definicin de Documentos. 2.1. ELABORACIN DEL RECIBO DE CAJA Para la elaboracin del Recibo de Caja se debe ingresar a la pocin de Documentos Recibo de Caja.

Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar.

Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin del recibo. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General.


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SIIGO Dejando huella...........Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin del recibo de caja, solamente digitando el numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) F3 (numricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el cdigo del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente, en el caso de liquidar comisiones por vendedores sobre recaudo en el modulo de ventas.

SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son: Contabilizacin Tipo A Contabilizacin Tipo O

Contabilizacin Tipo A: Esta opcin se utiliza para que el sistema traiga automticamente cada una de las facturas que estn pendientes por cancelar por parte de un cliente determinado. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento automticamente digitando la tecla enter. Vale la pena aclarar que la contabilizacin Tipo A solo aplica cuando se tiene el modulo de Cuentas por Cobrar.

Al terminar el sistema muestra el mensaje:


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SIIGO Dejando huella...........NOTA: CON LA TECLA DE FUNCION F9 EL SISTEMA PERMITE PASAR DE UNA FACTURA A OTRA, YA QUE EN LA MAYORIA DE OCASIONES NO SE CANCELAN TODAS LAS FACTURAS. Contabilizacin Tipo O: Esta opcin se utiliza cuando se necesita realizar dentro del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados, intereses por mora, impuestos ect. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con F2 Alfabticamente F3 numricamente consulta.

Para grabar el documento con la tecla de funcin F1 o el Icono de banderita.

El sistema traer automticamente el numero del Recibo de Caja si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.


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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con la tecla de funcin F1. 2.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA Para verificar la contabilizacin del recibo de Caja, se debe ingresar a la opcin de Contabilidad-Generacin de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.


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Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Recibo.

3. MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES Para realizar y cruzar automticamente los anticipos recibidos por parte de los clientes la cuenta 280505 debe estar marcada como por Cobrar.


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Adicionalmente se debe crear con esta cuenta una forma de pago de anticipo de clientes por la ruta Parametrizacion Formas de Pago.


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En el momento de recibir el anticipo a travs de un Recibo de Caja se debe realizar la siguiente contabilizacin.



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Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES : Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin del recibo. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin del recibo de caja, solamente digitando el numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) F3 (numricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el cdigo del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente, en el caso de liquidar comisiones por vendedores sobre recaudo en el modulo de ventas.

Se debe realizar una contabilizacin Tipo O, utilizando la cuenta 280505 (anticipo de clientes), y colocarle el valor correspondiente al anticipo.


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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con la tecla de funcin F1. 3.1 EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA Para cruzar el anticipo en la factura de venta se debe realizar la elaboracin de la factura por la opcin de Documentos- Factura de Venta.

Despus de elaborar la factura de venta y de ingresarle cada uno de los productos nos debemos ubicar el la opcin de forma de pago:


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Se debe escoger la forma de pago de anticipo de clientes , la cual debe estar amarrada a la cuenta 280505.

Despus de escoger la forma de pago con la tecla de funcin F9 o el icono correspondiente el sistema mostrara el recibo de caja con el cual fue contabilizado el anticipo.


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Se debe escoger el anticipo correspondiente:


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Para verificar la contabilizacin del anticipo se debe ingresar a ContabilidadGeneracin de Comprobantes Entrada de Comprobantes y llamar la factura.


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4. ELABORACIN DE COTIZACIONES Las cotizaciones son documentos extracontables, los cuales no registran ningn tipo de contabilizacin. En SIIGO no tienen ningn efecto contable, mas su efecto es a nivel administrativo para controlar lo cotizado vs lo facturado. Para realizar un Cotizacin se debe ingresar a la opcin de Ventas- Administracin de cotizaciones-Elaboracin.

En esta opcin se debe escoger la cotizacin,la cual debe estar previamente parametrizada por Contabilidad- Definicin de Documentos.


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CAMPOS GENERALES : Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la cotizacin. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a cotizar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin de la cotizacin, solamente digitando el numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) F3 (numricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el cdigo del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercanca.

Direccin- Ciudad-Telfono: El sistema trae automticamente estos datos si se digitaron en la creacin del tercero.

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema permite consultar los productos que estn creados con las teclas de funcin F2 (alfabticamente), F3 (numricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (cdigo de barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de funcin F7 permite cambiar la bsqueda por cdigo, referencia. Descripcin : el sistema trae automticamente el nombre del producto.


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SIIGO Dejando huella...........Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a cotizar. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automticamente. Valor total : El sistema realiza automticamente el calculo del valor total del producto. Porc. Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creacin de la cotizacin. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en el momento de la creacin de la cotizacin. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizo en el momento de la creacin de la cotizacin. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el momento de la creacin de la cotizacin.

Porcentaje de IVA: El sistema trae automticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creacin del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automticamente el valor del IVA. NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA COTIZACION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.


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Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traer automticamente el numero de la cotizacin si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.

En la impresin de la cotizacin el sistema pide datos como das de validez de la oferta el nombre de quien va dirigida, das para la entrega, forma de pago y cargo de la persona que elabora la cotizacin.


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.El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin,o vista preliminar .

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con la tecla de funcin F1. 4.1 MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES Esta opcin se utiliza para modificar o borrar una cotizacin que este grabada en el sistema, para esto se debe ingresar a la opcin Ventas Mantenimiento.


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Se debe ingresar el numero de cotizacin que se desea modificar y digitar enter. El sistema mostrara automticamente los productos que se realizaron en la cotizacin, y preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea anularlo SI sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc.


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NOTA: La opcin de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega , lo muestra sin informacin en el caso de que la cotizacin , no este siendo cruzada con otro documento ( Remisin- Factura).

Al finalizar de repasar el documento correspondientes en la cotizacin.

el

sistema

realizara

los

cambios


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5. ORDENES DE PEDIDO

Las ordenes de Pedido son documentos extracontables, los cuales no registran ningn tipo de contabilizacin. En SIIGO no tienen ningn efecto contable, mas su efecto es a nivel administrativo para controlar los diferentes pedidos de cada uno de los clientes. Para realizar un Pedido se debe ingresar a la opcin de Ordenes de Pedido Elaboracin de Ordenes de Pedido.

En esta opcin se debe escoger el pedido,el cual debe estar previamente parametrizada por Contabilidad- Definicin de Documentos. CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin del pedido Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora el pedido. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin del pedido, solamente digitando el numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) F3 (numricamente) o con binoculares Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado Vendedor: Se debe colocar el cdigo del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercanca.


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CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el cdigo del producto, para esto el sistema permite consultar los productos que estn creados con las teclas de funcin F2 (alfabticamente), F3 (numricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (cdigo de barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de funcin F7 permite cambiar la bsqueda por cdigo, referencia. Descripcin : el sistema trae automticamente el nombre del producto. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades del pedido. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automticamente. Valor total: El sistema realiza automticamente el calculo del valor total del producto. Porc. Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creacin del pedido. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en el momento de la creacin del pedido. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizo en el momento de la creacin del pedido. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el momento de la creacin del pedido.


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Porcentaje de IVA: El sistema trae automticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creacin del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automticamente el valor del IVA. NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DEL PEDIDO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.


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El sistema traer automticamente el numero del pedido si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.


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El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin,o vista preliminar .

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario , para pasar con la tecla de funcin F1. 5.1. MANTENIMIENTO DE PEDIDOS Esta opcin se utiliza para modificar o borrar una pedido que este grabado en el sistema, para esto se debe ingresar a la opcin Pedidos Mantenimiento de Ordenes de Pedido.


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Se debe ingresar l numero del pedido que se desea modificar y digitar enter. El sistema mostrara automticamente los productos que se realizaron en el pedido, y preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc.


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NOTA: La opcin de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega , lo muestra sin informacin en el caso de que el pedido , no este siendo cruzada con otro documento ( Remisin- Factura).

Al finalizar de repasar el correspondientes en el pedido.

documento

el

sistema

realizara

los

cambios


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6. NOTAS REMISION La Nota de Remisin es un documento contable el cual descarga el inventario Se utiliza cuando la empresa realiza entregas parciales o totales de mercanca a un cliente determinado, para luego realizar la correspondiente factura de venta. Para la elaboracin de la Nota de Remisin se debe ingresar a la opcin de Documentos- Notas Documentos Notas.

Se debe escoger el documento de nota de remisin Tipo (S).


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Al ingresar al documento Nota de Remisin el sistema muestra la siguiente pantalla .

CAMPOS GENERALES : Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la Nota de Remisin. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota de Remisin. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin de la Nota de Remisin, solamente digitando el numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) F3 (numricamente) o con binoculares.


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SIIGO Dejando huella...........Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el cdigo del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Direccin- Ciudad-Telfono: El sistema trae automticamente estos datos si se digitaron en la creacin del tercero.

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el cdigo del producto , para esto el sistema permite consultar los productos que estn creados con las teclas de funcin F2 (alfabticamente), F3 (numricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (cdigo de barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de funcin F7 permite cambiar la bsqueda por cdigo, referencia. Centro de Costo: Con la tecla de funcin F2 (permite consulta). O binoculares. Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales Nit: Con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) o F3 (numricamente)permite consulta. O binoculares. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales. Descripcin : El sistema trae automticamente el nombre del producto Debito/Credito: El sistema genera un crdito, ya que se esta descargando mercanca del inventarios.


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Bodega: Se debe ingresar el cdigo de la bodega de la cual se descarga los productos. Con la tecla de funcin F2 (permite consulta) o binoculares. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se descargan de la Nota de Remisin.

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA DE REMISION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.


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Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traer automticamente el numero del pedido si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin ,o vista preliminar .

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con la tecla de funcin F1. NOTA: La Nota de Remisin es un documento contable el cual descarga los productos del inventario.


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6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE REMISION Para verificar la contabilizacin de la Nota de Remisin, se debe ingresar a la opcin de Contabilidad-Generacin de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

Se debe indicar el tipo del documento (S) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Remisin.


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7. NOTAS DE DEVOLUCION La Nota de Devolucin es un documento contable, el cual reversa todos los movimientos contabilizados en una factura de venta (cartera IVA-descuentos cargos fletes). Adicionalmente. Para elabora la Nota de Devolucin en SIIGO se debe ingresar a la opcin de Documentos- Devolucin de Facturas.

Al ingresar a la opcin el sistema pide el tipo y numero de la factura que se desea afectar para la devolucin. Con F2 consulta o con icono de binoculares.


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El sistema pide el numero de la factura que se desea devolver.


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El sistema muestra automticamente con enter los datos de la factura que se esta devolviendo como nit, centro de costo , nombre , vendedor , direccin, ciudad , telfonos, producto , bodega , cantidad y valor . Se debe indicar el producto y el numero de unidades que se desean devolver.


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NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA DE DEVOLUCION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Forma de Pago: El sistema trae automticamente la forma de pago que se utilizo en la factura de venta.


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Por ultimo el sistema pregunta se el documento esta correcto SI-NO.

El sistema traer automticamente el numero de la nota de devolucin si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin , vista preliminar.


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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario , para pasar con la tecla de funcin F1. 7.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE DEVOLUCION Para verificar la contabilizacin de la Nota de Devolucin, se debe ingresar a la opcin de Contabilidad-Generacin de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

Se debe indicar el tipo del documento (J) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Devolucin.


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NOTA: La Nota de Devolucin es un documento contable que permite devolver diferentes artculos, los cuales se hallan vendido en una factura de venta, adicionalmente reversa las contabilizaciones como cartera, IVA, devoluciones en ventas etc.

8. NOTAS CREDITO La Nota Crdito es un documento contable el cual es utilizado para registrar diferentes contabilizaciones que afecten la cartera , impuestos , inventarios ect. Se utiliza cuando la empresa necesita realizar diferentes tipos de registros como un mayor valor cobrado a un cliente, castigo de cartera, descuentos no registrados en la factura ect. Para la elaboracin de la Nota Crdito se debe ingresar a la opcin de DocumentosNotas Documentos Notas.


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Se debe escoger el documento de nota crdito Tipo (C).

Al ingresar al documento Nota de Crdito el sistema muestra la siguiente pantalla .


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CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la Nota Crdito. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Crdito. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin de la Nota Crdito, solamente digitando el numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) F3 (numricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el cdigo del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Direccin- Ciudad-Telfono: El sistema trae automticamente estos datos si se digitaron en la creacin del tercero.


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CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto o Cuenta: se debe colocar el cdigo del producto, para esto el sistema permite consultar los productos que estn creados con las teclas de funcin F2 (alfabticamente), F3 (numricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (cdigo de barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de funcin F7 permite cambiar la bsqueda por cdigo, referencia o cuenta contable, en este caso se puede consultar la cuenta F2 (alfabticamente), F3 (numricamente) .


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Centro de Costo: Con la tecla de funcin F2 (permite consulta). O binoculares. Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales. Nit: Con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) o F3 (numricamente)permite consulta. O binoculares. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales. Descripcin : El sistema trae automticamente el nombre del producto o la cuenta contable. Debito/ Crdito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento .


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Datos Generales: Esta opcin se genera solamente si la cuenta que se esta utilizando en su creacin tiene detalle de por cobrar o por pagar. En esta opcin se debe colocar el numero de la factura que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de de documento (F), numero del tipo (001), numero de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los documentos pendientes de pago o con el icono de binoculares.

NOTA: Los campos de bodega y cantidad solamente los pide siempre y cuando no se esta afectando una cuenta contable, si no un producto . Bodega: Se debe ingresar el cdigo de la bodega que se afecta en el movimiento en el caso que s este utilizando un producto. Con la tecla de funcin F2 (permite consulta). O binoculares. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se afecten en la Nota Crdito, siempre y cuando se este utilizando un producto.

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR LA INFORMACION DE CADA UNA DE LAS CUENTAS O DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA CREDITO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Por ultimo el sistema pregunta s el documento esta correcto.


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El sistema traer automticamente el numero de la nota crdito si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.



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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario , para pasar con la tecla de funcin F1.

8.1COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA CREDITO Para verificar la contabilizacin de la Nota de Crdito, se debe ingresar a la opcin de Contabilidad-Generacin de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

Se debe indicar el tipo del documento (C) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Crdito.


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9. LIQUIDACION DE COMISIONES En esta opcin el sistema permite calcular los valores de las comisiones otorgadas a los vendedores por concepto de facturacin o recaudo. SIIGO permite calcular tres diferentes tipos de comisiones : Comisin sobre Facturacin o Recaudo Comisin sobre rango de das Comisin sobre productos


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9.1 COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO

El sistema permite en esta opcin liquidar las comisiones sobre facturacin o recaudo, dependiendo del porcentaje que se haya colocado en la creacin de los vendedores. Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidacin o no.

Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisin

El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que SI , se debe indicar el Tipo de Nomina y el cdigo del concepto de comisiones el cual debe estar creado en el modulo de nomina.

Rango de Vendedores: Se debe indicar el cdigo del vendedor o vendedores a los cuales se les liquidara la comisin. Con enter toma todos los cdigos Incluidos los Descuentos en La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidacin de las comisiones los descuentos contabilizados en la factura de venta.


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SIIGO Dejando huella...........Incluidos los Cargos en La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidacin de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc) contabilizados en la factura de venta. Descuentos en el Recibo de Caja: Si se realizo algn descuento (descuentos condicionados) en el Recibo de Caja y se quiere que se tenga en cuenta en la liquidacin de las comisiones, se le debe digitar , caso contrario con F1 o con el icono de bandera pasa a la siguiente opcin. Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la informacin detallada (factura por factura) o resumida (valores totales).

El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora , vista preliminar o excel.


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9.2. COMISION SOBRE RANGO DE DIAS El sistema permite en esta opcin liquidar las comisiones sobre facturacin o recaudo, dependiendo del numero del porcentaje que se haya colocado en la opcin de rango de das.

El sistema permite crear 99 modelos de rango de das para liquidar comisiones

El programa pregunta el rango de das de las facturas vencida o por vencer y el porcentaje de la comisin. Ejemplo: Si nos cancelan una factura que tiene de vencida entre 89 y 30 das se liquidara un 3 % de comisin.


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Despus de realizar la parametrizacion del modelo para liquidar comisiones , se debe ingresar a la opcin Comisin de Rango de Das .

Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidacin o no.


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Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisin

El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que SI , se debe indicar el Tipo de Nomina y el cdigo del concepto de comisiones el cual debe estar creado en el modulo de nomina

Modelo a utilizar: Se debe colocar el numero del modelo sobre el cual se realizara la comisin.


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Rango de Vendedores: Se debe colocar el cdigo del vendedor o vendedores a los cuales se les liquidara la comisin. Con enter toma todos los cdigos. Incluye los Descuentos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidacin de las comisiones los descuentos contabilizados en el Recibo de Caja. Incluya los Cargos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidacin de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc) contabilizados en el Recibo de Caja. Vendedor de Recibo o Vendedor de la Factura: Se debe digitar si se desea liquidar la comisin al vendedor que realizado la factura o al vendedor que realizo el recibo de caja. Fecha Documento Fecha de Vencimiento: Se debe indicar si se quiere tener en cuenta para la liquidacin de comisiones la fecha de elaboracin de la factura o la fecha de vencimiento. Descuentos en el Recibo de Caja: Si se realizo algn descuento (descuentos condicionados) en el Recibo de Caja y se quiere que se tenga en cuenta en la liquidacin de las comisiones, se le debe digitar, caso contrario con F1 o con el icono de bandera pasa a la siguiente opcin. Por ultimo el programa pregunta si quiere ver la informacin detallada (factura por factura) o resumida (valores totales. Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la informacin detallada (factura por factura) o resumida (valores totales). Si se ingresaron saldos iniciales de cartera, se debe ingresar el numero del comprobante de saldos iniciales para que lo tome en cuenta en las liquidaciones.


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Notas Crdito y Notas de Devolucin Cruzan con el Recibo de Caja: Se debe responder que SI, para tener en cuenta en la liquidacin de comisiones las Notas Crdito y las Notas de Devolucin. El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o excel.

9.3 COMISIONES SOBRE PRODUCTOS El sistema permite en esta opcin liquidar las comisiones sobre producto, es decir que cada producto tendr un porcentaje de comisin, el cual se debe parametrizar por la opcin Por Productos.


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Al ingresar a esta opcin el sistema pregunta Cdigo del Vendedor Producto (con F2 binoculares consulta), y porcentaje de comisin.

Despus de haber realizado esta la parametrizacion por cada uno de los productos, se debe ingresar a la opcin Comisiones por productos.


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Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidacin o no.

Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisin.

El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO: si se responde que SI , se debe indicar el Tipo de Nomina y el cdigo del concepto de comisiones el cual debe estar creado en el modulo de nomina.


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Rango de Vendedores: Se debe indicar el cdigo del vendedor o vendedores a los cuales se les liquidara la comisin. Con enter toma todos los cdigos. Incluidos los Descuentos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidacin de las comisiones los descuentos contabilizados en la factura de venta. Detalla los Productos: Se debe responder SI si desea generar el informe detallado por producto, caso contrario se debe responder NO. Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la informacin detallada (factura por factura) o resumida (valores totales. El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o Excel.


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10. INFORME DE VENTAS 10.1 ESTADISTICAS DE VENTAS

En esta opcin el sistema permite generar diferentes tipos de informes para analizar el comportamiento de las ventas, de los diferentes productos que maneje la empresa. SIIGO genera estadsticas por cliente, producto, vendedor, bodega, centro de costo, ciudad etc. En este informe el sistema discrimina la informacin de cada uno de los productos, con cantidades y valores.

10.2 INFORMES DE PARTICIPACION


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En esta opcin el sistema pregunta el rango de fechas y rango de productos.

En este informe permite analizar el porcentaje de participacin de cada uno de los productos con respecto a las ventas de la compaa. El sistema muestra el producto, la cantidad vendida, el valor vendido y el porcentaje de participacin.


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10.3. ADMINISTRACION DE VENDEDORES

En esta opcin el sistema permite generar diferentes informes donde se muestra la cartera de la empresa desde el punto de vista del vendedor. Cartera General: Genera un informe discriminado por vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento. Cartera general por Zona: Permite generar un informe discriminado por Zona y vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento. Edades por Vendedor a 5 o 10 Columnas: Esta opcin permite generar informes donde se clasifica la cartera por edades de cada uno de los vendedores, los cuales pueden ser a 5 o 10 columnas dependiendo de la impresora. NOTA: Los modelos de las Edades de Cartera deben estar parametrizados previamente por el Modulo de Cuentas por Cobrar- Edades de CarteraActualiza a 5 o 10 Columnas.


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El sistema clasifica dependiendo de la fecha de vencimiento de las facturas, en la columna correspondiente.

11.GESTION DE COBRANZA

El modulo de Gestin de Cobranza permite controlar la gestin de las personas que se dedican a la labor de cobranza en las empresas. Para esto debe haberse parametrizado previamente la tabla de cobradores, calificaciones y seguimientos . 11.1 Seguimientos En esta opcin el sistema permite controlar los diferentes tipos de seguimientos que se realicen a un cliente.


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SIIGO Dejando huella...........El sistema pide el Nit del cliente al cual se le realiza el seguimiento. Con la tecla de funcin F2-F3 o binoculares el sistema permite realizar la consulta.

Se debe escoger el tercero correspondiente.

Paso seguido el sistema pedir el cobrador, con F2 o binoculares realiza la consulta.


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Con enter el sistema pide la observacin, en lo donde se debe colocar en forma resumida lo hablado por parte del cobrador con el cliente.


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Paso seguido el sistema pedir el compromiso, con F2 o Binoculares consulta.


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El sistema pide Fecha y hora del compromiso, y si ya fue ejecutado o no.

El sistema permite realizar varios seguimientos en caso que se necesiten. 11.2 Informe de Seguimientos En esta opcin el sistema muestra los diferentes seguimientos que se tengan pendientes en un periodo determinado.


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Al ingresar a la opcin el sistema pregunta el rango de cobradores, rango de fechas donde se quiere ver el informe y el ordenamiento ( alfabtico o numrico).

El sistema permite enviar el informe a la impresora, vista preliminar o Excel.


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El sistema muestra en el informe cdigo del cobrador, nombre del cliente, contacto, telfono, seguimiento, fecha y hora.

11.3 Marca Seguimientos Esta opcin permite marcar los seguimientos pendientes de realizar como ejecutados, para esto se ingresa a la opcin Gestin de Cobranza marca seguimientos.

Al ingresar el sistema pide cdigo del cobrador ( con F2 o icono de binoculares consulta), rango de fecha y tercero.


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Se debe escoger el seguimiento ejecutado, y se debe marcar con el icono correspondiente. Para salir con la tecla de funcin F1 o icono de bandera.

11.4 Informe de Cobranza En esta opcin el sistema genera un informe donde la recaudada y la pendiente. muestra la cartera proyectada,


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Permite generar el informe a nivel General, ordenada por Cuenta o por Cobrador.

Rango de Fechas: se debe colocar el rango de fechas del informe. A un corte anterior: para generar el informe a la fecha se le responde que No ( se deja el espacio en blanco. Cobrador: El sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el cobrador del catalogo de los terceros, o el cobrador del recibo de caja. Ordenamiento: El sistema permite colocar la fecha optimista, pesimista o real definidos en l modulo del tesorero.


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El sistema muestra el cliente, l numero de la factura, el valor proyectado, el valor pendiente y porcentaje de cumplimiento.

11.5 Estadsticas En esta opcin el sistema permite generar diferentes informes para gestin de los diferentes cobradores de la empresa. controlar la


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En esta opcin permite generar informes de efectividad, seguimientos, llamadas por fecha y hora, clientes sin llamar , nmeros de seguimientos y asignados a otras reas.

11.6 Interfases En esta opcin el sistema permite generar archivos planos de la informacin del modulo de gestin de cobranza.


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El sistema muestra el nombre de los archivos, y la ubicacin de los mismos.


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TALLER


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SIIGO Dejando huella...........ELABORACION DE FACTURA DE VENTA DE INVENTARIOS

Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opcin de Documentos- Factura de Venta.

Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.

Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES :


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SIIGO Dejando huella...........Fecha: Nit: Centro de Costo: Nombre: Vendedor: DireccinCiudadTelfono 2004/01/15 820.421.689 0001 Librera Panamericana 002 El sistema trae estos datos automticamente

F2 consulta F2 consulta F2 consulta

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la informacion de la tabla , facturar los siguientes productos: Producto Telev. Sony 20 Pulg. Telev. Sony 40 Pulg. D.V.D Samsumg Cent. Costo 0001 0001 0001 Bodega 0001 0001 0001 Cant 10 unid 15 unid 5 unid Vlr. Unit $1.000.00 0 $2.500.00 0 $360.000 Porc 10% 5% 10% Porc Ret 3.5% 3.5% 3.5%

Des c

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA FACTURA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.


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Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento 2004/02/15. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento. Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento.


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El sistema traer automticamente el numero de la factura si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con la tecla de funcin F1.


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SIIGO Dejando huella...........El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, vista preliminar .


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SIIGO Dejando huella...........S digita OK para continuar

Para salir de informe se debe ingresar a la opcin de Archivo Salir.


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Para salir de esta opcin se debe digitar la tecla ESC (Escape). COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA Para verificar la contabilizacin de una factura, se debe ingresar a la opcin de Contabilidad-Generacin de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la factura.

Despus de analizar este documento se debe colocar la opcin de Ignorar.


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ELABORACION DEL RECIBO DE CAJAPara la elaboracin de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opcin de Contabilidad Definicin de Documentos. Para la elaboracin del Recibo de Caja se debe ingresar a la opcin de Documentos Recibo de Caja.


En esta opcin se debe repasar con ENTER El tipo de Documento-DocumentoNumero.


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Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos:

CAMPOS GENERALES : Fecha: Cuenta: Nit: Centro de Costo: Nombre: Vendedor: 2004/01/25 110505 821.421.689 0001 Librera Panamericana 0002

Cuenta de Caja General F2- Consulta F2- Consulta F2- Consulta

SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son: Contabilizacin Tipo A Contabilizacin Tipo O

Contabilizacin Tipo A: Esta opcin se utiliza para que el sistema traiga automticamente cada una de las facturas que estn pendientes por cancelar por parte de un cliente determinado. El sistema traer las facturas pendientes digitando la tecla ENTER.


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Al terminar el sistema muestra el mensaje:

NOTA: CON LA TECLA DE FUNCION F9 EL SISTEMA PERMITE PASAR DE UNA FACTURA A OTRA, YA QUE EN LA MAYORIA DE OCASIONES NO SE CANCELAN TODAS LAS FACTURAS. Contabilizacin Tipo O: Esta opcin se utiliza cuando se necesita realizar dentro del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados, intereses por mora, impuestos ect. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con F2 Alfabticamente F3 numricamente consulta.



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El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, vista preliminar .


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SIIGO Dejando huella...........En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con la tecla de funcin F1.


COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA Para verificar la contabilizacin del recibo de Caja, se debe ingresar a la opcin de Contabilidad-Generacin de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.


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Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Recibo.

Despus de analizar este documento se debe colocar la opcin de Ignorar.


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SIIGO Dejando huella...........ELABORACION DE FACTURA DE VENTA DE SERVICIOS

Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opcin de Documentos- Factura de Venta.


Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Nit: Centro de Costo: Nombre: Vendedor: DireccinTelefono 2004/01/15 860.515.180 0001 Emp. De servicios de Salud Marynea E.P.S 002 El sistema trae estos datos automticamente

F2 consulta F2 consulta

F2 consulta

Ciudad-


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CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la tecla de funcin F7 , permite cambiar de producto a cuenta contable.

CUENTA 411805

CENT. COST 0001

VLR TOTAL $1.000.000

PORC DESC. 10%

IVA 16%

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LAS CUENTAS LA FACTURA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS CUENTA POR CUENTA Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.



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Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/20. Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento. Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traer automticamente l numero de la factura si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.


105

SIIGO Dejando huella...........En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con la tecla de funcin F1. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, vista preliminar.


ELABORACION DE NOTA DE REMISION CRUCE FACTURA DE VENTA Para poder cruzar la Nota de Remisin con la Factura de Venta se debe ingresar a Contabilidad- Definicin de Documentos. Factura de Venta.


106


Debe colocarse la letra: R. Obliga el cruce: SI.

NOTA DE REMISION.


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Cruza con Factura/No cruza: F.

ELABORACION DE LA NOTA DE REMISION Para la elaboracin de la Nota de Remisin se debe ingresar a la opcin de Documentos- Notas Documentos Notas.


108


Se debe escoger el documento de nota de remisin Tipo (S.

Al ingresar al documento Nota de Remisin el sistema muestra la siguiente pantalla .


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CAMPOS GENERALES : FECHA NIT: CENTRO DE COSTO NOMBRE VENDEDOR DIRECCION-CIUDADTEL. 20/01/2004 800.123.454 0001 A TODA HORA 0002 Enter

F2 Consulta F2 Consulta El programa lo muestra F2 Consulta El programa lo muestra

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la informacin de la tabla, remisionar los siguientes productos (con F2 consulta los productos):


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SIIGO Dejando huella...........Producto Lavadora Icasa Telev. Sony 40 Pulg. D.V.D Samsumg Cent. Costo 0001 0001 0001 Bodega 0001 0001 0001 Cant 10 unid 15 unid 5 unid Bodega 0001 0001 0001 Deb/Cred C C C

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA DE REMISION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traer automticamente l numero del pedido si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.


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Para salir de informe se debe ingresar a la

opcin de Archivo Salir.

INFORMES DE NOTAS DE REMISION Los siguientes son informes de las Notas de Remisin: Inventarios-Control de Cruces Notas de Remisin-Pendiente por Producto (pantalla): Este informe muestra las cantidades Remisionadas vs lo Facturado .

Para consultar el producto con la tecla de funcin F2.


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Para salir de esta opcin se debe digitar la tecla ESC (escape). Inventarios-Control de Cruces Notas de Remisin-Pendiente por Cliente (pantalla): Este informe muestra las cantidades Remisionadas vs lo Facturado discriminado por cliente.

Se debe escoger el tercero ( 800.123.454) con la tecla de funcin F2 consulta.


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Para salir de esta opcin se debe digitar la tecla ESC (escape).

ELABORACION DE LA FACTURA DE VENTA CRUZANDO CON NOTA DE REMISION Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opcin de Documentos- Factura de Venta.



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Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta la Nota de Remisin , con F3 permite consultar la Notas pendientes por cruzar.

Se debe escoger la Nota de Remisin que se desea cruzar funcin F1 o la opcin Fin de Seleccin.

y digitar la tecla de

El sistema pide el centro de costo con F2 permite consultar.


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Fecha: 31/01/2004 se digita enter. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.



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Vencimiento: se debe colocar l numero de vencimiento. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/28. Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento.


El sistema traer automticamente el numero de la factura si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, vista preliminar.


118


En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con la tecla de funcin F1. Para salir de informe se debe ingresar a la opcin de Archivo Salir

ELABORACION DE COTIZACION CRUCE FACTURA DE VENTA Para poder cruzar la Cotizacin con la Factura de Venta se debe ingresar a Contabilidad- Definicin de Documentos. Factura de Venta


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Debe colocarse la letra: C Obliga el cruce: SI


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SIIGO Dejando huella...........ELABORACION DE LA COTIZACION Para la elaboracin de la Nota la Cotizacin se debe ingresar a la opcin de VentasAdmn. de Cotizaciones Elaboracin.

En esta opcin se debe escoger la cotizacin .


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CAMPOS GENERALES : FECHA NIT CENTRO DE COSTO NOMBRE VENDEDOR FECHA DE ENTREGA FORMA DE PAGO 10/01/2004 80.256.336 0001 Cent de Servicio Mobil 0001 15/01/2004 CREDITO 30 DIAS

F2 Consulta F2 Consulta F2 Consulta


CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la informacin de la tabla , facturar los siguientes productos con F2 permite consultar los productos: Producto Telev. Sony 20 Pulg. Telev. Sony 40 Pulg. D.V.D Samsumg Cent. Costo 0001 0001 0001 Bodega 0001 0001 0001 Cant 10 unid 15 unid 5 unid Vlr. Unit $1.000.00 0 $2.500.00 0 $360.000 Porc Des c 10% 5% 10%

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA COTIZACION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.


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EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER. Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traer automticamente el numero de la cotizacin si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.


123


En la impresin de la cotizacin el sistema pide datos como das de validez de la oferta, el nombre de quien va dirigida, das para la entrega, forma de pago y cargo de la persona que elabora la cotizacin.



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ELABORACION DE LA FACTURA CRUCE CON COTIZACIONPara elabora la factura de venta en SIIGO se debe Documentos- Factura de Venta. ingresar a la opcin de


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Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta la Cotizacin, con F3 permite consultar las Cotizaciones pendientes por cruzar.


126


Se debe escoger la Cotizacin que se desea cruzar y digitar la tecla de funcin F1 o la opcin Fin de Seleccin.

Fecha: 31/01/2004 se digita enter. Se debe digitar con enter todos los campos, ya que el sistema al estar cruzando con una la Cotizacin, trae automticamente cada uno de los datos. Al terminar de repasar cada uno de los campos de la factura, se debe digitar la tecla de funcin F1 o el icono de bandera. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.


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Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/28. Valor : se debe colocar el valor a pagar para el primer vencimiento.


El sistema traer automticamente el numero de la factura,si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, vista preliminar.


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ELABORACION DE PEDIDOS CRUCE FACTURA DE VENTA Para poder cruzar El Pedido con la Factura de Venta se debe ingresar a ContabilidadDefinicin de Documentos. Factura de Venta


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Se debe ingresar a la parametrizacion de la Factura y Debe colocarse la letra: P Obliga el cruce: SI

responder a la pregunta:


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ELABORACION DEL PEDIDO Para la elaboracin de la ORDEN DE PEDIDO se debe ingresar a la opcin Ordenes De Pedido- Elaboracin de ordenes de Pedido.

En esta opcin se debe escoger el Pedido, si se tienen varios parametrizados.

CAMPOS GENERALES: FECHA NIT CENTRO DE COSTO NOMBRE VENDEDOR FECHA DE ENTREGA FORMA DE PAGO 10/01/2004 860.515.478 0002 Club Deportivo Amrica 0001 15/01/2004 CREDITO 30 DIAS

F2 Consulta F2 Consulta F2 Consulta



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SIIGO Dejando huella...........CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la informacin de la tabla, facturar los siguientes productos con F2 permite consultar los productos: Producto Telev. Sony 20 Pulg. Telev. Sony 40 Pulg. D.V.D Samsumg Cent. Costo 0001 0001 0001 Bodega 0001 0001 0001 Cant 8 unid 10 unid 15 unid Vlr. Unit $1.000.00 0 $2.500.00 0 $360.000 Porc 10% 5% 10% Des c

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DEL PEDIDO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.

EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER. Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.


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El sistema traer automticamente l numero del Pedido, si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, o vista preliminar .

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con la tecla de funcin F1. Para salir de informe se debe ingresar a la opcin de Archivo Salir.

INFORMES DE ORDENES DE PEDIDO


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SIIGO Dejando huella...........SIIGO permite generar diferentes tipos de informes para controlar las diferencias entre lo Pedido vs lo Facturado. Dentro de estos informes estn: Ordenes de Pedido-Pendientes por Producto- Pantalla: Este informe muestra las diferencias entre lo Pedido y lo Facturado desde el punto de vista del producto.

Con la tecla de funcin F2 el sistema permite llamar el producto.


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Ordenes de Pedido-Pendientes por Cliente- Pantalla: Este informe muestra las diferencias entre lo Pedido y lo Facturado desde el punto de vista del cliente.

Ordenes de Pedido-Anlisis de Pedidos - Pantalla: Este informe muestra el Saldo Actual del producto, las unidades pendientes por entregar, las compras pendientes por recibir y la disponibilidad del producto.


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ELABORACION DE LA FACTURA CRUCE CON PEDIDO


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SIIGO Dejando huella...........Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opcin de Documentos- Factura de Venta.


Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta el Pedido, con F3 permite consultar los Pedidos pendientes por cruzar.


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Se debe escoger el Pedido que se desea cruzar y digitar la tecla de funcin F1 o la opcin Fin de Seleccin.

Fecha: 15/01/2004 s digita enter. Se debe digitar con enter todos los campos, ya que el sistema al estar cruzando con el Pedido, trae automticamente cada uno de los datos. Al terminar de repasar cada uno de los campos de la factura, se debe digitar la tecla de funcin F1 o el icono de banderita. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.


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Vencimiento: se debe colocar l numero de vencimiento. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/15. Valor : se debe colocar el valor a pagar para el primer vencimiento.


El sistema traer automticamente el numero de la factura, si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, vista preliminar.


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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con la tecla de funcin F1. Para salir de informe se debe ingresar a la opcin de Archivo Salir.

INFORMES DE CARTERA SIIGO permite generar diferentes tipos de informes, que permiten controlar, analizar y auditar la informacin correspondiente al manejo de la cartera en la empresa. Dentro de los informes ms representativos del modulo de Cuentas por Cobrar estn los siguientes: Cuentas por Cobrar-Estados de Cuenta-Pantalla: Este informe permite visualizar las Facturas Vencidas y por Vencer que tenga cada uno de los clientes que maneje la empresa.


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El sistema pide el nit del tercero ( F2 consulta), y muestra la cuenta contable, numero del documento, fecha de elaboracin, fecha de vencimiento, das (si son dias negativos la factura esta vencido, si son das positivos la factura esta por vencer) , y valor de la factura.

Cuentas por Cobrar-Circulares de Cobro-Actualiza: El sistema permite crear 99 tipos de circulares de cobro, los cuales s parametrizan en esta opcin.

Se debe digitar l numero de modelo a actualizar.


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Parte superior y parte inferior: en esta opcin se debe colocar los comentarios, que vayan a salir en el momento de imprimir las circulares de cobro.

Despus de haber parametrizado la circular de cobro se debe imprimir por la opcin utiliza (Cuentas por Cobrar- Circulares de Cobro Utiliza. Cuentas por Cobrar-Edades de Cartera: Esta opcin permite generar informes donde se clasifica la cartera por edades, las cuales pueden ser a 5 o 10 columnas dependiendo de la impresora. SIIGO permite parametrizar 99 modelos de cartera las cuales dependiendo de las columnas se crean por la opcin Edades de Cartera Actualiza a 5 columnas - 10 columnas.


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El sistema pide el numero del modelo y el nombre.

Al parametrizar un numero, menor que cero es decir un numero negativo, el sistema mostrara en esta columna la cartera vencida, caso contrario mostrara la cartera por vencer.


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Despus de parametrizar las Edades de Cartera se debe ingresar a Edades de Cartera Informe a 5 Columnas y generar el informe.


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El sistema clasifica dependiendo de la fecha de vencimiento de las facturas, en la columna correspondiente. Cuentas por Cobrar- Movimiento de Cartera-Movimiento Auxiliar: Esta opcin permite generar un informe donde el sistema muestran los Recibos de Caja y el numero de Facturas que se cancelaron.

Cuentas por Cobrar- Anlisis de Cartera- General: El sistema genera un informe donde muestra el movimiento en valores las compras y pagos realizados por los clientes en los ltimos meses.


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Informes de Ventas Estadsticas de Ventas


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En esta opcin el sistema permite generar diferentes tipos de informes para analizar el comportamiento de las ventas, de los diferentes productos que maneje la empresa. SIIGO genera estadsticas por cliente, producto, vendedor, bodega, centro de costo, ciudad etc. En este informe el sistema discrimina la informacin de cada uno de los productos, con cantidades y valores.

Informes de Participacin


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En esta opcin el sistema pregunta el rango de fechas y rango de productos.


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SIIGO Dejando huella...........En este informe permite analizar el porcentaje de participacin de cada uno de los productos con respecto a las ventas de la compaa. El sistema muestra el producto , la cantidad vendida, el valor vendido y el porcentaje de participacin.

Administracin de Vendedores

En esta opcin el sistema permite generar diferentes informes donde se muestra la cartera de la empresa desde el punto de vista del vendedor. Cartera General: Genera un informe discriminado por vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento. Cartera general por Zona: Permite generar un informe discriminado por Zona y vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento.


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SIIGO Dejando huella...........Edades por Vendedor a 5 o 10 Columnas: Esta opcin permite generar informes donde se clasifica la cartera por edades de cada uno de los vendedores, los cuales pueden ser a 5 o 10 columnas dependiendo de la impresora. NOTA: Los modelos de las Edades de Cartera deben estar parametrizados previamente por el Modulo de Cuentas por Cobrar- Edades de CarteraActualiza a 5 o 10 Columnas.

El sistema clasifica dependiendo de la fecha de vencimiento de las facturas, en la columna correspondiente.


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cartilla 5 - facturacion gestion recaudo

Documents

anticipo en la factura

factura descarga

una factura

factura pedido

factura remision

documentos factura

ventala factura

factura cruce directamente