Catálogo de Materiales: Estructura, usos en la gestión de compras.

Catálogo de Catálogo de MaterialesMateriales

¿ Qué es Catalogar… ?

“Apuntar, registrar ordenadamente libros, manuscritos, etc. formando catálogos de ellos”

Enciclopedia Salvat, vol 4. p 2827

“Incluir en un catálogo y clasificar, encasillar dentro de una clase o grupo, respectivamente”

Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua

TIPOS DE EMPRESASTIPOS DE EMPRESAS

PRODUCCIONPRODUCCION

SERVICIOSSERVICIOS

COMERCIALCOMERCIAL

CATALOGACION DE MATERIALES

Fuente de Reducción de Costos e Inventarios

Empleo y uso adecuado de Bodega o

Almacén

Simplificación de Compras, Recepción, Almacenaje y Control

Reducción de Capital Invertido en Materiales

CATALOGO DE MATERIALES

Ahorro a través de Reducción de Costos

Ad

qu

isic

ión

Alm

acén

Dis

trib

ució

n

Con

trol

PRIMERA NORMA

MANTENER LOS CATALOGOS CON LA MENOR VARIEDAD DE INVENTARIOS

Mayor Justificación

CATALOGACION(Proceso)

NORMALIZACION(Selección)

NORMA (Modelo)

SIMBOLOS(Códigos)

SIMPLIFICACION (Eliminación)

CODIFICACION (Simbolización)

CLASIFICACION (Ordenamiento)

IDENTIFICACION(Características

)

DEFINICIONESDEFINICIONES

SIMBOLOS(Códigos)

Símbolos Alfabéticos

Símbolos Numéricos

Arbitrarios

Definidos

Símbolos en Signos o Señales

Símbolos Mnemónicos

Símbolos Mixtos

Determinación de Normas(Comité)

Identificación de material existente

Preparación de la clasificación(Clases, Subclases,

secciones)

Ordenamiento de Materiales

Distribución de MaterialesElección del

Sistema de Símbolos

Asignación de cada artículo

Procesamiento de materiales

Emisión del Catálogo de Materiales

12

3

4

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7

8

INICIO

PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA PARA

CATAGOLAR CATAGOLAR MATERIALESMATERIALES

PROGRAMA DE CATALOGACIONPROGRAMA DE CATALOGACION

1.1. PREPARACIONPREPARACION

1.1. Respaldo de la Alta Dirección1.2. Nombramiento del Comité de Normas1.3. Definir el Equipo de Trabajo1.4. Preparación del Programa

2.2. EJECUCION (Recomendaciones)EJECUCION (Recomendaciones)

2.1. Guiarse por hechos2.2. Informar a a Alta Dirección2.3. Nombrar Comité de Normas2.4. Definir las Metas• Duración de la Etapa incial• Examen de todas las áreas de operación• Iniciar la emisión de normas• Listar los Materiales• Revizar y analizar resultados• Preparar Programa de Abastecimientos• Informe Final

3. RESPONSABILIDADAsignado a 1 sola personaResponsable del Proyecto – Conocedor de la Empresa

4.4. PARTICIPACIONPARTICIPACION

Respaldo del Area TécnicaLa distribución del Catálogo se hace de acuerdo a

los MaterialesLogistíca interviene como “filtro”

5.5. OBJETIVOS (Programa de Catalogación)OBJETIVOS (Programa de Catalogación)

Ayuda a Reducir Costos y falta de productividad

Obtener la Colaboración de especialistas y usuarios

Asistir a diferentes dependencias de la Empresa

Producir y distribuir Normas

Ayudar a resolver las diferencias del Programa

Difundir el Conocimiento de las Normas y aceptar sugerencias para cambios

Revisar Procedimientos de Materiales

Analizar las Normas de Uso

Difundir los resultados de la Catalogación

Evaluar la ejecución y cumplimiento

6. EVALUACIONVerificación y Control del tiempo y dinero gastado en la labor. Difícil pero necesaria.

7. RESULTADOSIngeniería

Desarrollo de Listas de Materiales, reducción de tiempos y simplificación de materiales.

ProducciónMenor Variedad de equipos y maquinarias, mejora la

Productividad.

LogísticaAbastecimientoDistribución FísicaGeneral para abastecimiento y distribución física

ETAPAS DEL PROCESO DE CATALOGACION DE ETAPAS DEL PROCESO DE CATALOGACION DE MATERIALESMATERIALES

1

2

3

4

NORMALIZACIONNORMALIZACION ETAPA Nº 1ETAPA Nº 1

Finalidad: Disminuir las variedades existentes mediante Normas

Objetivo de una Norma:Facilita criterios para juzgar, comparando y seleccionando materiales, evitando variedades innecesarias

Criterios referidos a:

MarcaDenominacionesCaracterísticasPropiedades físicas o químicas, UsosAcabadoEmbalajeInspección o Control Dimensiones

Razones para intervenir en la Normalización:

Por necesidad de informaciónResolución de problemas con

proveedores y control de stocks.Tienen conocimiento adecuado

sobre fuentes de abastecimiento de confianza

NORMALIZACIONNORMALIZACION ETAPA Nº 1ETAPA Nº 1

1.1. Normalización de los Materiales Empleados en la Empresa

Materiales para la ProducciónMateriales para la Producción

a. Materiales de Metala. Materiales de Metalb. Alambres y Cablesb. Alambres y Cables

b. Repuestosb. Repuestos

1.1.2. 1.1.2. Materiales Materiales para Construcciónpara Construcción

1.1.3. 1.1.3. Materiales Materiales para Embalaje y para Embalaje y para Manipulaciónpara Manipulación

1.14. 1.14. Equipos de Equipos de Manipulación y Manipulación y RepuestosRepuestos

1.1.5. 1.1.5. Materiales y Equipos para Materiales y Equipos para Mantenimiento y sus RepuestosMantenimiento y sus Repuestos 1.1.6. 1.1.6. Equipos de Oficina y Utiles de Equipos de Oficina y Utiles de

EscritorioEscritorio

Interrogantes Básicas del Comité de Normas a la Empresa

¿ Se usa el mejor material, más moderno y cuya adquisición permite una fácil renovación ?

¿ Se emplea el Número mínimo de tipos y tamaños, y se mantienen los inventarios de acuedo con las necesidades reales ?

¿ El material empleado tiene norma reconocida por la industria ? Si no es así, ¿Por qué se usa?

¿ La disponibilidad, entrega y precio de elos materiales que emplea la empresa es buena consistentemente a través del tiempo?

¿ La calidad es uniforme y aceptable y facilita el empleo de mano de obra sin problemas con los materiales ?

¿ Los materiales que se usan requieren medidas extras de seguridad o controles especiales para evitar riesgos en la planta o en la fabricación de nuestros productos?

¿ Es posible manipular y procesar los materiales sin problemas ni dificultades? ¿ Cuáles son estos, en caso de presentarse, y que incidencia tiene en producción?

IDENTIFICACIONIDENTIFICACION ETAPA Nº 2ETAPA Nº 2

Se precisan características particulares de c/artículo en relac. Con las generales para asegurar diferenciarlas con otros materiales del mismo grupo

Existe una frecuencia de errores al describir erroneamente la denominación del material

La identificación separa en Grupos similares, llamados Clases, luego en subclases, finalmente en secciones.

Es muy importante la Participación de los Especialistas de c/área para la labor de identificación

El planeamiento en esta etapa debe realizarse cuidadosamente, asi com oel control de la labor. Si existe un orden inicial por familias, es más sencillo< pero, hay casos en donde existe gran variedad de artículos, sin control, es importante por esto la labor del Especialista.

IDENTIFICACIONIDENTIFICACION ETAPA Nº 2ETAPA Nº 2

Cuestionario para identificar los MaterialesCuestionario para identificar los Materiales

¿Cuál es la naturaleza específica de éste material?

¿Qué diferencias existen entre este y otros materiales similares del grupo?

¿Cómo descubrir correctamente este artículo en relación con los otros de la

misma familia?

¿Cuántos materiales están identificados?

¿Cuáles son los materiales de más fácil identificación?

¿Cuántas repeticiones se han encontrado en artículos conocidos por diferentes

nombres, pero cuyas características son idénticas?

¿Cuáles son las Características principales de este material?

¿Se puede eliminar este artículo, de acuerdo con las normas establecidas?

¿Se ajusta a las normas? ¿Es un similar?

¿En que otra forma puede encontrarse este artículo? ¿Con que descripción?

CLASIFICACIONCLASIFICACION ETAPA Nº 3ETAPA Nº 3

Sistemático Ordenamiento de todas las existencias similares identificadas, de acuerdo a sus características comunes, su uso y su naturaleza y su separación por clases según sus diferencias fundamentales.

La clasificación se hace sobre unas tarjetas o listados de Descripción tomadas del proceso anterior, las que se agrupan en razón a su naturaleza en Clases, Sub clases, secciones, grupos, etc.

Esta labor se orienta a la Simplificación de Existencias y eliminación de Variedades innecesarias, lo que facilita la reducción de Costos de Procesamiento.

CLASIFICACIONCLASIFICACION ETAPA Nº 3ETAPA Nº 3

EJEMPLO

1. Clasificación de materiales que una empresa puede realizar. Por clase y sub clase.

CLASE:

Material de Ferretería en General

Subclases o secciones:

Aseguradores: Clavos, tachuelas, pernos, prisionesros, tornillos,etc

Cerrajería: Cerrojos, picaportes, chapas, aldabas, bisagras, etcArandelas, Anillos, huachas y articulos similaresPoleas, soportes tecles y artículos similares.

CODIFICACIONCODIFICACION ETAPA Nº 4ETAPA Nº 4

Asignar Números, letras u otros símbolos para distinguir cada artículo por sus características. Evitamos con ello la duplicidad o aumento de variedades y lo diferenciamos de los demás.

Es una actividad muy ardua para lo cual la empresa se prepara, para ello tiene que ya tener definido el número de elementos que tendrá el Código y como se reprentaran el el las Clases, Subclases, ordenamientos e items.

Esta es la última etapa del Proceso de Catalogación y también presenta algunos problemas en la selección y disposición de los símbolos. Es lo primero que hay que preveer y resolver.

CODIFICACIONCODIFICACION ETAPA Nº 4ETAPA Nº 4

Organización para iniciar la Codificación

Pensar en que símbolos emplear, pero para ello es necesario contestar unas preguntas previas:

¿Que información se requiere para evaluar los resultados y tomar decisiones

inteligentes?

¿Qué información debe ser proporcionada en lo relacionado con materiales?

¿Cuantos detalles es necesario considerar? En que forma se puede presentar

dicha información?

¿Cuál es la utilidad de los datos a proporcionar?

¿Con que frecuencia se requiere la información?

¿Es la información adecuada para futuros requerimientos, teniendo en cuenta

otros materiales que pueden ser incorporados y la mejora o cambios en el

equipo de procesamiento?

Tipos de Códigos a Emplear

a. Símbolos Numéricos y Alfabéticos

Símbolos Alfabéticos:

Símbolos Numéricos

Abarca + clasificacionesExisten 26 símbolos alfabéticosEn Códigos largos se complica

Existen 10 símbolos,Es más limitado pero menos engorroso

Son significativos, desarrollan la memoria visual y la ayudan a recordar características propias.

b. Símbolos Nemónicos

EJEMPLO

CODIGO DESCRIPCION

1818061806002018060025180600401806010018060250

Materiales EléctricosLámparas incandescentesLámparas incandescentes de 20 wattsLámparas incandescentes de 25 wattsLámparas incandescentes de 40 wattsLámparas incandescentes de 100 wattsLámparas incandescentes de 20 watts

Colocación u Orden de los Símbolos en el Código

Códigos de Secuencia:

Código de Block

Código de Grupo

Presenta Numeración correlativaAplicados a numeración de Formularios o documentos como Ordenes de Compra, facturas, Guías de Remisión, etc.Pueden surgir confusiones al usar los códigos inactivos

Se usan para reservar una cantidad determinada de símbolos en la secuencia, para cada clasificación de artículos. Se crean reservas.Usando con frecuencia en Códigos Contables

Ordenamiento en Grupos o Campos para designar clasificaciones efectuadasLa posición de los dígitos empleados es significativa, indica de izquierda a derecha las significaciones mayores.

EJEMPLOS

Código de BlockCódigos Descripción

01 – 4950 – 7980 – 99

ActivoPasivoCapital

Código de Grupo 31 – 08 – 2467

31 - Clase 08 - Sub-clase o sección2467 - Item

VENTAJAS DE CATALOGACION DE VENTAJAS DE CATALOGACION DE MATERIALESMATERIALES

Simplifica Inventarios

Disminuye imprevisiones y errores

Emplea mejor el espacio disponible

Mejora el cálculo de necesidades

Concentra la atención del personal en menor variedad de artículos

Elimina los obsoletos o huesos, mejora índice de rotación

Simplifica la Contabilidad

Mejora el Control de las Operaciones o actividades logísticas

Disminuye el tiempo de permanencia de los artículos en recepción

Reduce la posibilidad de Mezclar materiales

Productividad en Administración de Inventarios, Gestión y Almacenes

Aumenta la funcionalidad de la empresa y rendimiento

Deja libre el capital usado para otros menesteres.

SALVADOR MERCADO – COMPRAS, PRINCIPIOS Y APLICACIONES – 4ª. ED. LIMUSA NORIEGA EDITORES – MEXICO

ARMANDO VALDEZ – ADMINISTRACION LOGISTICA – ED.SAGSA – PERU

RONALD H. BALLOU – LOGISTICA, ADM CAD. SUMINISTRO – PEARSON-PH. 5A. ED. 2004. USA

BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA