ciclo vital administracion documental

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia. 2003 1

Comprobante de Contabilidad (Orden de Pago)

Hola Amig@ Estudiante:

Te relataré mi vida para que analicemos juntos el ciclo vital de los documentos de archivo.

Soy un comprobante de contabilidad porque ordeno un pago. Me llamo: Orden de cheque.

Me catalogo como documento de archivo, porque fui producido por el departamento de tesorería de la entidad a la cual pertenezco, en razón de sus funciones.

Te resumiré mi ciclo de vida en tres momentos, que están directamente relacionados con mi actividad:

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Este momento es llamado también Pre-Archivo y comprende tres fases: planeación, elaboración y tramitación

Planeación: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido.

Como soy un documento facilitativo la información que contengo, cumple con los requisitos establecidos en el Código del Comercio para los comprobantes de contabilidad, el soporte elegido por mi entidad productora es el papel y hago mi recorrido por las oficinas que me aportan datos o ejercen control sobre mi. Estos aspectos te los explicaré con más claridad en mi siguiente fase.

Elaboración: Es la fase de mi edición, y se lleva a cabo mediante la aplicación de la Normatización y la Normalización establecidas para mi. Te preguntarás, ¿que significan estos términos?, te lo cuento a continuación:

Normatización: Es conjunto de normas creadas por un gobierno o estado de derecho, para regular el comportamiento de las personas dentro de la sociedad. Por mi condición de documento de archivo me rige la Normatividad Archivística Jurídica, que podemos definir como el conjunto de normas que regulan la gestión y todo el ciclo de los archivos. De dicho conjunto de normas, te referenciaré, a modo de ejemplo, algunas normas establecidas en el código de Comercio, para el comprobante de contabilidad y para el cheque, pues como te dije al inicio soy un comprobante de cheque.

Imagen tomada del Sitio Web del Archivo General de la Nación de Colombia


Veamos entonces:

El Código de Comercio establece:

Para el Comprobante de Contabilidad:

Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros […] Art. 51.

El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación […] A cada comprobante se le anexaran los documentos que lo justifiquen. Art. 53.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que lo hubieren elaborado y autorizado. Art. 124 D.R. 2649/93.

Para el Cheque:

El cheque solo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y a cargo de un banco. […] Art. 52

[…] los títulos-valores deberán llenar los requisitos siguientes: La mención del derecho que en el título se incorpora y la firma de quien lo crea. Art. 621.

Hablemos ahora de la Normalización, que hace referencia a la Normatividad Técnica y a la Normatividad administrativa:

La Normatividad Técnica, puede definirse como el conjunto de normas que regulan el QUÉ, el CÓMO, el CUÁNDO y el CON QUÉ en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas o instituciones.Las normas técnicas no son de obligatorio cumplimiento, pero en mi entidad productora se rigen por la norma NTC 4436 “Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad”.

Esta norma habla sobre la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 gramos/ metro cuadrado, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor esté en el rango de 7.0 a 8.5. También recomienda que para efectos de durabilidad archivística las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no


transmitir acidez al soporte. De esta forma, mi entidad productora comienza a prevenir mi deterioro.

Bueno, nos falta definir ahora la Normatividad Administrativa, esta es el conjunto de normas de tipo administrativo o institucional que regulan el proceso comunicativo, informativo y archivístico.

En lo referente a este punto, mi entidad productora tiene normalizada mi estructura y mi formulario es estándar., ya que ha sido prediseñado por una entidad dedicada a la elaboración de formatos comerciales, teniendo en cuenta el tamaño de campos para el registro de operaciones, el tipo de impresora a utilizar, y los colores para que contraste el logotipo institucional con el resto del cheque.

La dirección del departamento financiero y contable de mi entidad productora, después de elegir la entidad bancaria, por medo de la cual realizará el pago a sus proveedores, define aspectos tales como: cantidad de formatos a elaborar y formas de pago. La entidad que elabora los formatos es quien directamente realiza la impresión de los cheques bajo el control de la entidad bancaria. Esta última lleva el control de los consecutivos impresos y envía a mi entidad productora las numeraciones utilizadas en los formatos previamente solicitados.

Se inicia luego mi tercera fase : Tramitación, que Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para ponerme en vigencia. Esta se efectúa así:

Una vez elaborados los formatos por la entidad externa, son enviados a mi entidad productora, donde son recibidos por el Departamento de Suministros, para ser entregados posteriormente al Departamento de Tesorería, por su parte, el Departamento de Contabilidad procesa y le envía al Departamento de Tesorería, la información correspondiente a los pagos a realizar.

Una vez se actualiza dicha información en el sistema, el Departamento de Tesorería me edita y me imprime junto con el cheque, (pues contengo todo lo referente al proveedor y el pago) anexa los soportes y nos envía luego al Departamento de Revisoría. Este último, realiza una comparación entre la transacción realizada y la información que contengo, verifica los conceptos para el pago y efectúa la respectiva retención si es del caso.

La persona responsable de la revisión dará su aprobación mediante su firma y nos pasará finalmente para recoger la firma, bien sea autógrafa o mecánica, de una de


las personas autorizadas, trátese del Contador, el Director del Departamento Financiero, o cualquier otra persona autorizada.

Tanto el cheque como yo, que soy su comprobante (vale la pena aclarar que, ambos hacemos parte de un mismo formato, y que uno es resultado del otro) regresamos al Departamento de Tesorería, esta vez a la sección que se encarga de la atención y pago a proveedores, allí soy ordenado en orden alfabético, de acuerdo con la razón social o personería jurídica del proveedor.

El proveedor o la persona autorizada por éste, según la fecha de pago fijada, se acerca a la ventanilla de tesorería, reclama el cheque, me firma y me devuelve, finalizando mi fase de tramitación. Es en este momento donde se inicia mi vigencia

Funciones Archivísticas

Para mi adecuado manejo y control, es necesario cumplir con actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde mi elaboración hasta mi destino final .Dichas funciones permiten mi administración a lo largo de mi ciclo vital.

A medida que te narre cada uno de mis momentos, te explicaré cada una de las funciones . Hablemos ahora de aquellas que se cumplen en mi gestión.

� Lo primero: La Preservación

Desde mi fase de elaboración mi entidad productora comienza a prevenir mi deterioro, como lo mencioné, cuando hice referencia a loas normas técnicas, además, se está generando cultura en los empleados , para que sean cuidadoso en lo que respecta a mi manipulación.

� Lo que sigue: El Acopio

Según la ley:

“Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo […] Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación”. Art. 123 D.R. 2649/93.


El acopio de los comprobantes de pago (agrupación documental de la cual hago parte) se realiza a medida que van siendo devueltos por los proveedores a la hora del pago, cada comprobante es grapado con sus respectivos soportes y somos llevados a un sitio que el Departamento de Tesorería ha adecuado para ello.

� Ahora viene: La Organización

Un empleado del Departamento de Tesorería clasifica los comprobantes de acuerdo al banco que halla efectuado el pago, (actualmente mi entidad productora realiza sus operaciones por medio del Banco de Bogotá, Bancolombia, Banco Popular y Banco de Crédito). después de clasificados, somos ordenados por numeración consecutiva.

� Como siempre: La Conservación

El Departamento de tesorería al reunir un número considerable de comprobantes de pago nos almacena en cajas desacidificadas abiertas, con el fin de facilitar la consulta si fuese necesaria.

� Y por último: La Transferencia

Para mi transferencia, el Departamento de Tesorería solicita al departamento de archivo el desplazamiento de un auxiliar para la entrega oficial de los comprobantes, este confronta los consecutivos relacionados con los físicos, firma la remisión de documentos y retira los comprobantes.


Es el momento de la vigencia y del plazo precaucional.

Momento de vigencia: Puede decirse que es donde cumplo con el objetivo para el cual fui creado, es el momento central de mi vida.

En este momento, facilito la verificación de las operaciones realizadas y compruebo la entrega del cheque, puesto que en mi hay consignada información puntual acerca del nombre y documento de identidad de quien recibe el pago, fechas y demás.

Además, compruebo y soy respaldo a las partidas asentadas en los libros, por lo tanto, Hago parte integrante de la contabilidad y por ende, mi vigencia es establecida por la ley, teniendo en cuenta que la ley establece que:

“Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones”. Art. 134. D.R. 2649/93.

“El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud”. Art. 55 código de comercio.Vale la pena anotar que, hago parte de una de las series de más alta consulta en el archivo.

Funciones Archivísticas de este Momento:

� Como siempre: El Acopio

El archivo recoge los comprobantes directamente de tesorería y al igual que ellos, dispone de un sitio determinado para el almacenamiento de los documentos sin procesar, es así, cómo comprobantes y soportes somos retirados de las cajas, las cuales son regresadas al departamento de origen.



� Nunca falta: La Organización

Una vez más, el archivo verifica los consecutivos de cada uno de los bancos recibidos, nos clasifica según la agrupación documental a la que pertenecemos (en mi caso: serie: comprobantes de contabilidad, subserie: comprobantes de egreso), luego somos archivados en legajos atendiendo al sistema de ordenación cronológico.

Cada legajo es identificado con un rótulo que contiene la siguiente información:

Número inicial y final del comprobante

Entidad Bancaria

Mes

Fechas extremas

Año

El legajo del que hago parte, una vez rotulado es ubicado en estantería abierta para conservación, consulta y préstamo.

� Siempre dispuesto para: La Conservación

Teniendo en cuenta que la ley establece que: “Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones”. Art. 134. D.R. 2649/93. Soy conservado bajo las medidas establecidas por el Archivo General de la Nación (A.G.N) durante el tiempo en que cumplo con el objetivo para el cual fui creado.

� Siempre disponible para: La Consulta

Para este aspecto la ley determina que: “El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud”. Art. 55 código de comercio.


Para efectos de consulta, estoy catalogado dentro del grupo de los documentos no clasificados con grado de confidencialidad, pues soy originado por una tramitación normal,.y puedo ser consultado por los interesados en mi contenido, por los empleados y funcionarios que intervienen en mi gestión y por otras personas involucradas en mi trámite.

El archivo realiza numeraciones independientes por cada mes, con el fin de facilitar mi ubicación, al igual que los asientos en la tarjeta de afuera.

� Posteriormente: Préstamo

Cuando algún usuario requiere mi consulta, se desplaza a la oficina de archivo, de igual forma se presta el servicio a aquellos que por alguna circunstancia no pueden abandonar su dependencia, para ambos casos es necesaria la firma en la tarjeta de afuera, en ella se asienta:

La fecha,

El nombre de la dependencia,

El nombre del usuario,

La firma del usuario,

Al final queda libre un campo el cual se diligencia al momento de mi devolución.

Semanalmente, en el archivo revisan las tarjetas de afuera con el fin de llevar el control sobre los comprobantes de pago prestados. Pasados siete días el archivo deberá conocer la ubicación actual del documento y si es necesario prolongará el préstamo.

� Lo que sigue: La Digitalización

En este momento de mi ciclo vital soy almacenado en un medio magnético, mediante un proceso que abarca dos etapas:

1.Preparación, que consiste en:

Retirar todo elemento metálico (ganchos legajadores, grapas, clips).

Quitar dobleces.


Ordenar por banco y secuencia numérica.

Verificar la existencia y correspondencia de soportes con respecto al comprobante de pago.

Eliminar las copias.

2. Captura, esta se realiza por medio de un scanner en el disco duro de un computador. De esta manera mi imagen será conservada permanentemente.

Cabe anotar que este proceso se lleva a cabo cumpliendo los requisitos establecidos por la ley.

Para efectos de recuperación, las copias digitales de órdenes y soportes somos almacenadas en carpetas según el banco, año, mes y número de orden generada. Así el usuario podrá tener un rápido acceso a nosotros.

Mi soporte físico se conserva en el archivo el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental (T. R. D), la cual fue elaborada por el Jefe de Archivo y aprobada por el Comité de Archivo, después de un profundo análisis de la legislación pertinente.

� No puede faltar: La Selección Documental

Mi tiempo de conservación en soporte papel fue establecido con base en la legislación existente, mi destino final (destrucción) fue determinado por el comité de archivo.

Momento de Plazo Precaucional:

El comité de Archivo determinó en la T.R.D que, las órdenes de pago no requerimos de este plazo por haber sido almacenadas en soporte magnético .

� Mi Destrucción:

La Ley establece que: Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de


cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

Por lo anterior, cumplidos 10 años mi soporte papel es destruido.

Para efectos de destrucción la ley establece que se debe elaborar un acta de destrucción.

Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el Art. 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la cámara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos Art. 134 D. R. 2649 / 93.

Cumplido el tiempo de conservación en soporte papel, el Departamento de Archivo nombra una persona para realizar la selección de las órdenes de pago a destruir, después de consultar la tabla de retención el auxiliar elegido se dirige al sitio donde se encuentran las cajas que contienen el material y revisa que éste se encuentre completo.

� No puede faltar: El Muestreo

El paso a seguir es la selección de las muestras, se retira un legajo de cada banco, se elabora el borrador del acta de destrucción y se sellan nuevamente las cajas. Ya en la oficina se elabora el acta de destrucción definitiva y se envía al Director Administrativo para que mediante su firma autorice la destrucción de las órdenes de pago.

� Posteriormente: La Transferencia

Las muestras resultantes se ubican en cajas selladas y debidamente rotuladas donde se especifica el tipo documental que se conserva. Aquí se inicia mi tercer momento.


Como te conté anteriormente, fui digitalizado y en ese momento inicié mi fase permanente, permaneceré en mi entidad productora, al igual que las muestras, durante el tiempo de su existencia.

En las muestras de las órdenes de pago se pueden evidenciar la variedad de formatos utilizados, métodos de legajación, modelos de formas de pago realizados y el comportamiento de la moneda a través de la historia de mi entidad productora.

Este momento también es llamado: Histórico-Institucional, porque en él me acompañan otros documentos que evidencian el surgir de mi entidad productora, su desarrollo. Basta solo con mirar los recortes de periódico, los primeros libros contables los reportes de nómina o los conceptos de cuentas por pagar y compararlos con los actuales para evidenciar un verdadero proceso de crecimiento, un esfuerzo gigante por alcanzar la excelencia, cosas que han hecho de mi entidad productora., una empresa con trayectoria y con un equipo humano motivado día a día por el logro de la visión: “Ser líderes a nivel nacional en ventas a través de sistemas de crédito, ofreciendo artículos variados de la mejor calidad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

Es así como termina mi ciclo vital, más es importante que tengas presente que cada tipo documental tiene su propio ciclo vital y que este depende entre otros factores, del tipo de entidad que lo produce o lo recibe.


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