cobit 3 ds.06 (identify and allocate costs)

DS 6

LAPORAN PRESENTASI

TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

DS.06

IDENTIFY AND ALLOCATE COSTS

# COBIT 3 #

“Dengan Studi Kasus Ukm Tennis Lapangan UPNV Jawa Timur”

Disusun oleh :

Achmad nurcholis

1234010088

TF - C

Dosen pengampu :

M. Syahrul Munir, S.kom

TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

SURABAYA

2014

i

DS6

Achmad Nurcholis - TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI DS6

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan atas kehadiratan ALLAH SWT yang telah

melimpahkan rahmat, taufik serta hidayahNya kepada kita sehingga penyusun dapat

menyelesaikan tugas pra UAS mata kuliah tata Kelola Tekhnologi Informasi.

Dalam penyelesaian tugas tugas pra UAS mata kuliah Kelola Tekhnologi

Informasi ini banyak pihak yang telah membantu penyusun, maka dari itu penyusun

hanya dapat menyampaikan terima kasih atas semua doa, bimbingan dan dukungannya

dari semua yang telah membantu penyusun dalam manyelesaikan laporan ini sehingga

laporan ini dapat terselesaikan.

ii

DS6


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................. i

DAFTAR ISI ................................................................................................................ ii

PENDAHULUAN ...................................................................................................... iii

OBJECTIVE ............................................................................................................... iv

PEMBAHASAN .......................................................................................................... 1

HIGH-LEVEL CONTROL OBJECTIVE ................................................................... 2

DETAILED CONTROL OBJECTIVE ........................................................................ 3

DS6.1 mengidentifikasikan dan mengukur sumber daya ......................................... 3

DS6.2 Kebijakan dan prosedur ................................................................................. 3

DS6.3 Pembiayaan dan proses pengembalian biayanya .......................................... 3

DS6.4 Hubungan dalam melayani tingkat persetujuan ............................................ 3

DS6.5 Laporan secara otomatis ................................................................................ 3

DS6.6 Verifikasi dalam realisasi keuntungan .......................................................... 3

DS6.7 Perbandingan dari luar................................................................................... 3

PENGUMPULAN DATA ........................................................................................... 4

ANALISA MASALAH ............................................................................................... 6

MASUKAN DAN SARAN ......................................................................................... 7

MATURITY MODEL ................................................................................................. 8

Level 0(Non-existent); ............................................................................................. 8

Level 1(Initial Level); .............................................................................................. 8

Level 2(Repeatable Level); ...................................................................................... 8

Level 3(Defined Level); ........................................................................................... 8

Level 4(Managed Level); ......................................................................................... 9

Level 5(Optimized Level); ....................................................................................... 9

GRAFIK MATURITY MODEL ............................................................................... 10

GOAL AND METRICS ............................................................................................. 11

PENUTUP .................................................................................................................. 12

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................ 13

iii

DS6


Implementasi COBIT framework pada penganalisaan pembiayaan

dan proses pengembalian biaya terhadap UKM(Unit Kegiatan

Mahasiswa) tennis lapangan UPN “veteran” Jawa Timur

PENDAHULUAN

Olahraga tenis lapangan merupakan olahraga yang cukup banyak peminatnya

di Indonesia. Dengan semakin banyaknya klub tenis lapangan di berbagai wilayah, di

sekolah-sekolah sampai perguruan tinggi. Tenis lapngan merupakan olahraga yang

dapat dikatakan untuk kalangan menengah keatas, Sepintas tenis meja merupakan

olahraga yang sederhana dan mudah dipelajari tetapi, apabila kita mempelajari lebih

dalam, tenis lapangan merupakan olahraga dengan gerakan-gerakan yang kompleks,

oleh karena itu banyak orang meremehkan permainan yang satu ini, namun pas dia

mencobanya untuk bermain, maka ia akan mengatakan sulit, sehingga untuk dapat

menguasai teknik-teknik memainkan permainan tennis lapangan ini dibutuhkan

latihan khusus dan serius.

Pada abad 19 barulah tenis lapangan dimunculkan oleh para bangsawan Inggris

dengan membangun lapangan tenis di rumahnya yang besar. Karena pada waktu itu

tenis populer dimainkan di halaman rumput, maka terkenal dengan sebutan ‘Lawn

Tennis’. Pada masa ini juga mulai muncul bola dari karet vulkanisir yang pada waktu

itu dianggap dapat mengurangi rusaknya rumput di lapangan tanpa mengurangi

elastisitas dari bola itu sendiri. Sebutan Lawn Tennis berasal dari seorang Inggris

bernama Arthur Balfour. Sejak ditemukannya lawn tennis, orang mulai bereksperimen

dengan memainkannya di permukaan lain seperti clay court (tanah liat) dan hard court

(semen). Menggeliatnya permainan tenis ternyata mampu menggeser permainan

Croquet sebagai olahraga musim panas. Puncaknya terjadi pada tahun 1869 ketika

salah satu klub croquet ternama di Inggris, All England Croquet Club, tidak berhasil

menarik banyak peminat dan mencoba untuk memasukan tenis sebagai olahraga

lainnya. Hasilnya klub ini sangat sukses menarik peminat terutama pada permainan

Tenis tersebut hingga pada tahun 1877 mengganti namanya menjadi ‘All Engand

Croquet and Lawn Tennis Club’. klub mengadakan turnamen tenis pertama di

Wimbledon dengan membentuk sebuah panitia untuk mengadakan pertandingan dan

membuat peraturan yang baku dalam permainan ini. Turnamen tersebut diikuti oleh

20 peserta dengan penonton sekitar 200 orang dan ini merupakan cikal bakal turnamen

Wimbledon yang merupakan salah satu turnamen grand slam tenis bergengsi di dunia.

iv

DS6


OBJECTIVE

Visi

Menjadikan Ukm tennis lapangan UPN “veteran” Jawa Timur sebagai wadah

untuk penampung dan mengembangkan bakat yang dimiliki oleh mahasiswa UPN

“veteran” Jawa Timur terutama dibidang tennis lapangan serta menyiapkan

anggotanya untuk menghadapi turnamen-turnamen tennis lapangan.

Misi

Dalam salah satu misinya disebutkan bahwa perlu adanya penyelenggaraan

latihan rutin untuk meningkatkan kemampuan mahasiswa UPN “veteran” Jawa Timur

dalam bidang olahraga tennis lapangan, serta dapat mengikuti turnamen-turnamen

tennis lapangan agar dapat mengharumkan UPN “veteran” Jawa Timur dimata

perguruan tinggi kedinasan khusunya, dan di masyarakat umum pada umumnya.

Dalam mewujudkan visi dan misinya UKM tennis lapangan UPN “veteran” Jawa

Timur harus memiliki management yang sangat diperlukan, seperti memanagement

keuangan ukm tennis lapangan UPN “veteran” Jawa Timur. Seperti mengatur

pengeluaran dan pemasukkan agar semua dapat berjalan dengan seimbang, serta

memiliki laporan untuk dipertanggung jawabkan. Dengan demikian semua anggota

dapat memahami pengeluaran dan mendapatkan apa yang harus di dapatkan pada

UKM tersebut, sehingga anggota UKM sangat puas dan akan betah dalam mengikuti

ukm tennis lapangan tersebut. Serta menjadikan anggota ukm dapat memotifasi diri

dalam mengikuti turnamen-turnamen.

Implementasi COBIT Framework

Dari objective diatas, kita akan memfokuskan pada bagaimana menganalisa

pembiayaan dan pengembalian biaya ukm tennis lapangan UPN “veteran” Jawa Timur

sesuai dengan implementasi pada COBIT Framework. Control objective yang

dibutuhkan adalah Identify and Allocate Costs (DS6).

1 Achmad Nurcholis - TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI DS6

Dlivery & Support

Identify and Allocate Costs DS6

PEMBAHASAN

delivery & support

DS6. Identify and Allocate Costs


Dlivery & Support


delivery & support


HIGH-LEVEL CONTROL OBJECTIVE

Objective ini Untuk memenuhi kebutuhan bisnis, banyak langkah yang harus

dipertimbangkan, salah satunya adalah pengalokasian biaya yang timbul dari layanan

TI, semua pembiayaan harus dicatat, dihitung dan dialokasikan sesuai kebutuhan

Control proses TI

Idenfikasi dan alokasi biaya.

Kebutuhan bisnis.

untuk memastikan adanya kebenanaran dari biaya yang masuk dan keluar.

Is enabled by :

Sistem management biaya yang memastikan bahwa biaya dicatat, dihitung dan

alokasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis

Dengan mempertimbangkan :

Mengidentifikasikan dan mengukur sumber daya.

Kebijakan dan prosedur

Pembiayaan dan pengembalian biayanyanya

Hubungan untuk melayani tingkat persetujuan

Laporan secara otomatis

Verifikasi dari sebuah realisasi keuntungan

Perbandingan dari luar.


Dlivery & Support


DETAILED CONTROL OBJECTIVE


DS6.1 mengidentifikasikan dan mengukur sumber daya.

Penilaian pada suatu sumber daya yang menunjang dalam suatu usaha yang di

adakan oleh suatu perusahaan tertentu baik itu berupa sumber daya manusianya

maupun tekhnologi informasinya.

Contoh Sumber dayanya: anggota ukm, Infrastruktur

DS6.2 Kebijakan dan prosedur

Kebijakan adalah rangkaian konsep yang menjadi pedoman atau dasar rencana

dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang telah dibuat dan diputuskan oleh suatu

organisasi (instansi).

prosedur adalah suatu petunjuk yang mengarah ke standar / pedoman yang di

paparkan secara step by step untuk membantu pekerja dalam melaksanakan berbagai

kebijakan,

DS6.3 Pembiayaan dan proses pengembalian biayanya

Pengeluaran biaya untuk bisnis dengan maksud dan tujuan untuk mendapatkan

keuntungan / timbal balik dari biaya tersebut. Contohnya meningkatkan produktifitas.

DS6.4 Hubungan dalam melayani tingkat persetujuan

tingkat pelayanan dengan pemanfaatan teknology informasi untuk melayani

pelanggan sehingga menghasilkan persetujuan.

DS6.5 Laporan secara otomatis

Laporan dalam suatu mekasisme teknology informasi yang dilakukan secara

berkala (dapat dilakukan harian, mingguan, bulanan, bahkan tahunan.).

DS6.6 Verifikasi dalam realisasi keuntungan

Memberikan kenyataan keuntungan yang telah didapatkan dari tujuan suatu

instansi dengan pemanfaatan technology informasi

DS6.7 Perbandingan dari luar

Membandingkan suatu hal yang ada di luar lingkup suatu organisasi (instansi),

yang dibawa untuk kedalam dengan maksud dan tujuan memajukan instansinya.


Dlivery & Support


PENGUMPULAN DATA

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KEUANGAN UKM TENNIS LAPANGAN

PERIODE 2012-2013

PEMASUKAN

1. Terima dari Biro Kerjasama Kemahasiswaan Rp 3.000.000

2. Kas UKM Rp 38.400 +

Rp 3.038.400,-

PENGELUARAN

PJK 1

No. Pengeluaran Jumlah

1 Pelatih 500000

2 Pelatih 400000

3 Bola 200000

4 Fotocopy Brosur 50000

5 Air 5800

Total 1155800

PJK 2


1 Print 2000

2 Air Mineral 4550

3 Kertas Karton, dll 8500

4 Bensin 20000

5 Lakban & Bolpen 12400

6 Air Mineral 7975

7 Fotocopy 10000

8 Grip 37500

9 Tas raket 89900

10 Air Mineral 7000

11 Air Mineral 6908

12 Air Mineral 6900

13 Konsumsi Expo UKM 76000

14 Sewa Tenda 30000

15 Tinta INK joyko, amplop 25000

16 Air Mineral 11500




20 Air Mineral 9200


Dlivery & Support


21 Bola bekas 87500

22 Galon 41000

23 10 Cangkir plastik 10000

24 Air Mineral 4600

25 Print 3000

Total 561033 PJK 3


1 Air mineral 11200

2 Air isi ulang 4000

3 Grip RS 40000


5 Grip, Tas Bola 110000

6 Reparasi senar raket 120000

7 Grip 27500

8 Pelatih 400000

9 Air mineral 43800


11 Bola & Grip 120000

Total 883000

PJK 4 (Sparing dengan PERBANAS)


1 Bolu Rol 69000

2 Nutrijell 28700

3 Bola 90000

4 Air Mineral 25800

TOTAL 213500

PJK 5


1 Pelatih 150000

2 Bola Bekas 75000

TOTAL 225000

Total Pengeluaran

Total pengeluaran Rp 3.038.400

Total pemasukan Rp 3.038.400 +

Rp 0,-


Dlivery & Support


ANALISA MASALAH

Beberapa masalah yang didapat (survey) dalam ukm tennis lapangan.

mahasiswa yang mengikuti UKM tennis lapangan sedikit sekali

sehingga pemasukkan ukm tennis lapangan kurang memadai.

Disebabkan karena kurangnya pengenalan tentang ukm tennis

lapangan terhadap mahasiswa upn “veteran”.

Tidak diadakannya iuran uang kas mulai dari ukm didirikan.

Memang sebagian besar banyak anggota ukm tennis lapangan yang

sangat senang jika di ukm tidak memakai iuran uang kas, namun ada

sebagian kecil anggota yang ingin sekali iuaran uang kas diadakan,

karena dapat menambah pemasukkan yang dapat digunakan tanpa

mengeluarkan biaya dari upn.

Fasilitas yang kurang memadai

Adanya pengeluaran biaya yang sia-sia menjadikan fasilitas yang

dinilai kurang, seperti raket dan bola tennis.


Dlivery & Support


MASUKAN DAN SARAN

Menambah biaya pemasukkan dengan cara menarik minat para

mahasiswa UPN “veteran” Jawa Timur yang memiliki hoby atau

keminatan dengan tennis lapangan, sehingga jika sudah banyak yang

mengikuti ukm tersebut dapat di tarikin iuran uang kas agar menambah

pemasukkan. Cara mewujudkan menarik minat mahasiswa agar mengikuti

UKM tennis adalah :

Membagian browsur di setiap fakultas.

Mempromosikan UKM tennis lapangan didalam web yang ada di UPN

(kormawa, siamik, e-learning)

Memberikan sertifikat terhadap anggota aktif

Menyisipkan game di sesi latihan mingguan agar tidak membuat jenuh

anggota UKM.

Memperbaiki fasilitas yang sudah ada, seperti raket, bola, dll.

meminimalkan pengeluaran yang ada UKM tennis lapangan UPN

“veteran” Jawa Timur. Diantaranya :

biaya pelatih

biaya minum

dll

Serta memperbaiki sistem pelaporannya, seperti dengan sistem

pelaporan perbulan, agar semuanya lebih jelas dan rinci.


Dlivery & Support


MATURITY MODEL


Level 0(Non-existent); perusahaan tidak mengetahui sama sekali proses teknologi

informasi di perusahaannya

Level 1(Initial Level); pada level ini, organisasi pada umumnya tidak menyediakan

lingkungan yang stabil untuk mengembangkan suatu produk baru. Ketika suatu

organisasi kelihatannya mengalami kekurangan pengalaman manajemen, keuntungan

dari mengintegrasikan pengembangan produk tidak dapat ditentukan dengan

perencanaan yang tidak efektif, respon sistem. Proses pengembangan tidak dapat

diprediksi dan tidak stabil, karena proses secara teratur berubah atau dimodifikasi

selama pengerjaan berjalan beberapa form dari satu proyek ke proyek lain. Kinerja

tergantung pada kemampuan individual atau term dan varies dengan keahlian yang

dimilikinya.

Level 2(Repeatable Level); pada level ini, kebijakan untuk mengatur pengembangan

suatu proyek dan prosedur dalam mengimplementasikan kebijakan tersebut

ditetapkan. Tingkat efektif suatu proses manajemen dalam mengembangankan proyek

adalah institutionalized, dengan memungkinkan organisasi untuk mengulangi

pengalaman yang berhasil dalam mengembangkan proyek sebelumnya, walaupun

terdapat proses tertentu yang tidak sama. Tingkat efektif suatu proses mempunyai

karakteristik seperti; practiced, dokumentasi, enforced, trained, measured,dan dapat

ditingkatkan. Product requirement dan dokumentasi perancangan selalu dijaga agar

dapat mencegah perubahan yang tidak diinginkan.

Level 3(Defined Level); pada level ini, proses standar dalam pengembangan suatu

produk baru didokumentasikan, proses ini didasari pada proses pengembangan produk

yang telah diintegrasikan. Proses-proses ini digunakan untuk membantu manejer,

ketua tim dan anggota tim pengembangan sehingga bekerja dengan lebih efektif. Suatu

proses yang telah didefenisikan dengan baik mempunyai karakteristik; readiness

criteria, inputs, standar dan prosedur dalam mengerjakan suatu proyek, mekanisme

verifikasi, output dan kriteria selesainya suatu proyek. Aturan dan tanggung jawab

yang didefinisikan jelas dan dimengerti. Karena proses perangkat lunak didefinisikan

dengan jelas, maka manajemen mempunyai pengatahuan baik mengenai kemajuan

proyek tersebut. Biaya, jadwal dan kebutuhan proyek yang dalam pengawasan dan

kualitas produk yang diawasi.


Dlivery & Support


Level 4(Managed Level); Pada level ini, organisasi membuat suatu matrik untuk

suatu produk, proses dan pengukuran hasil. Proyek mempunyai kontrol terhadap

produk dan proses untuk mengurangi variasi kinerja proses sehingga terdapat batasan

yang dapat diterima. Resiko perpindahan teknologi produk, prores manufaktur, dan

pasar harus diketahui dan diatur secara hati-hati. Proses pengembangan dapat

ditentukan karena proses diukur dan dijalankan dengan limit yang dapat diukur.

Level 5(Optimized Level); Pada level ini, seluruh organisasi difokuskan pada proses

peningkatan secara terus-menerus. Teknologi informasi sudah digunakan terintegrasi

untuk otomatisasi proses kerja dalam perusahaan, meningkatkan kualitas, efektifitas,

serta kemampuan beradaptasi perusahaan. Tim pengembangan produk menganalisis

kesalahan dan defects untuk menentukan penyebab kesalahannya. Proses

pengembangan melakukan evaluasi untuk mencegah kesalahan yang telah diketahui

dan defects agar tidak terjadi lagi.


Dlivery & Support


1 2 4 5

initial Repeatable Defined Managed Optimized

GRAFIK MATURITY MODEL

Keterangan :

: kondisi sekarang

: kondisi rata-rata

: target yang ingin dicapai

Pada studi kasus yang saya ambil disini yaitu ukm tennis lapangan memiliki

kondisi sekarang yang diambil dari masukan dan saran dari mahasiswa/anggota ukm

tennis yang sedang aktif yaitu berada di level initial, karena pelaporan untuk biaya

pengeluaran dan pemasukan tidak stabil dan management pengeluaran tidak stabil dan

belum terperinci, sedangkan kondisi rata-rata berada di level repatable, dimana ukm

tennis ini telah memenuhi kewajiban untuk memberikan laporan secara berkala setiap

tahunnya, walaupun belum terdefinisi (terperinci), dan penulis berharap agar ukm

tennis lapangan menargetkan pada level defined, dimana semua laporan biaya

pemasukan dan pengeluaran lebih di definisikan (terperinci) dengan cara melekukan

pelaporan secara berkala setiap bulan, dan lebih memanage pengeluaran agar

menjadikan ukm tennis lapangan yang lebih baik lagi.

0 3

Non-


Dlivery & Support


GOAL AND METRICS

1. Critical Success Factors (CSF) – mendefinisian hal-hal atau kegiatan penting yang

dapat digunakan manajemen untuk dapat mengontrol proses-proses TI di

organisasinya.

2. Key Goal Indicators (KGI) – mendefinisikan ukuran-ukuran yang akan

memberikan gambaran kepada manajemen apakah proses-proses TI yang ada telah

memenuhi kebutuhan proses bisnis yang ada.

3. Key Performance Indicators (KPI) – mendefinisikan ukuran-ukuran untuk

menentukan kinerja proses-proses TI dilakukan untuk mewujudkan tujuan yang

telah ditentukan. KPI biasanya berupa indikator-indikator kapabilitas,

pelaksanaan, dan kemampuan sumber daya TI.

Actifity Goal

menumbuhkan minat

terhadap mahasiswa

yang ingin mengikuti

ukm tennis lapangan

melakukan latihan

yang teratur

Critical success factor

Ada proses

menindaklanjuti

perbaikan dalam

pelaporan

keuangan

Memberikan

pelayanan yang

sangat baik

terhadap anggota

ukm.

Key performance

indicators

Kepuasan anggota

terhadap laporan

keungan ukm

Meninggkatkan

jumlah anggota

untuk pemasukan

biaya.

Key goal indicators

Meningkatkan

pemasukan biaya.

Meminimalkan

pengeluaran

semaksimal

mungkin.


Dlivery & Support


PENUTUP

Demikianlah laporan yang kami buat ini, semoga bermanfaat dan menambah

pengetahuan bagi para pembaca. Kami mohon maaf apabila ada kesalahan ejaan dalam

penulisan kata dan kalimat yang kurang jelas, dimengerti, dan lugas.Karena kami

hanyalah manusia biasa yang tak luput dari kesalahan Dan kami juga sangat

mengharapkan saran dan kritik dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Sekian penutup dari kami semoga dapat diterima di hati dan kami ucapkan terima kasih


Dlivery & Support


DAFTAR PUSTAKA

http://cobitindo.blogspot.com/2012/01/skala-maturity-dari-framework-cobit.html

http://artikel-teknologi-informasi.blogspot.com/2012/10/artikel-managing-control-

object-for-it.html

buku panduan tentang cobit framework

http://cobitindo.blogspot.com/2012/01/skala-maturity-dari-framework-cobit.html

cobit 3 ds.06 (identify and allocate costs)

Education