curso alfresco e ghost

Curso Introduccin a Alfresco

Guillermo Rodrguez

I. Introduccin

I. Introduccin
ndice

Qu es un gestor documental?

Introduccin a Alfresco (qu es y un poco de historia...)

Caractersticas de Alfresco

Licencia

http://es.wikipedia.org/wiki/Gestin_documentalhttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_gestin_documental

I. Introduccin
Qu es un gestor documental?

Un Gestor Documental (Document Management System) es un programa que permite gestionar grandes cantidades de documentos electrnicos.

Los sistemas de gestin documental normalmente proporcionan almacenaje, seguridad, flujos de trabajo, versionado, as como capacidades de recuperacin e indexacin.

El concepto de Gestor Documental a diferencia de un Gestor de Contenidos (Content Management System) se centra en los documentos.

http://es.wikipedia.org/wiki/Gestin_documentalhttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_gestin_documental

I. Introduccin
Introduccin a Alfresco

Qu es Alfresco?Sistema de gestin documental libre basado en estndares abiertos.

Un poco de historia...Fundado en 2005 por John Newton, cofundador de Documentum y John Powell, ex COO de Business Objects.Sus principales inversores son Accel Partners, Mayfield Fund y SAP.El staff tcnico original estaba compuesto por ingenieros provenientes de Documentum y Oracle.

Alfresco es un sistema de administracin de contenidos libre, basado en estndares abiertos

A chief operating officer or chief operations officer (COO) is a corporate officer responsible for managing the day-to-day activities of the corporation and for operations management (OM).

http://es.wikipedia.org/wiki/Alfrescohttp://www.alfresco.com/es/about/

I. Introduccin
Caractersticas de Alfresco I

Desde el punto de vista del usuario:Interfaz web

Unidad compartida

Control de versiones

Bsquedas

Integracin con portales existentes

Integracin con Office

Reglas de contenidos

Etiquetado

Flujos de trabajo

Alfresco es un sistema de administracin de contenidos libre, basado en estndares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Unix y Otros. Est diseado para usuarios que requieren un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. Alfresco incluye un repositorio de contenidos, un framework de portal web para administrar y usar contenido estndar en portales, una interfaz CIFS que provee compatibilidad de sistemas de archivos en Windows y sistemas operativos tipo Unix, un sistema de administracin de contenido web capacidad de virtualizar aplicaciones web y sitios estticos va Apache Tomcat, bsquedas va el motor Lucene y flujo de trabajo en jBPM. Alfresco est desarrollado en Java.

I. Introduccin
Caractersticas de Alfresco II

Desde el punto de vista del desarrollador/admin:Basado en estndares abiertos

Programado en Java

Scripts ligeros (JavaScript y Freemarker)

Arquitectura REST

Motor de indexacin Lucene

Motor de flujos de trabajo jBPM

Sin instalacin en el cliente

Interfaces CIFS, WebDAV, FTP, IMAP

Seguridad (usuarios, grupos, roles, integracin LDAP/AD)

Motor de transformacin de datos (OpenOffice y SWFTools)

Alfresco es un sistema de administracin de contenidos libre, basado en estndares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Unix y Otros. Est diseado para usuarios que requieren un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. Alfresco incluye un repositorio de contenidos, un framework de portal web para administrar y usar contenido estndar en portales, una interfaz CIFS que provee compatibilidad de sistemas de archivos en Windows y sistemas operativos tipo Unix, un sistema de administracin de contenido web capacidad de virtualizar aplicaciones web y sitios estticos va Apache Tomcat, bsquedas va el motor Lucene y flujo de trabajo en jBPM. Alfresco est desarrollado en Java.

I. Introduccin
Licencia

VersionesExisten dos versiones de Alfresco:CommunitySoportada por la comunidad

EnterpriseSuscripcin

Certificado

Asistencia tcnica

Alfresco Network

http://www.alfresco.com/es/products/networks/compare/

II. Alfresco Web Content Management

Pantalla inicial

http://localhost:8080/alfresco

Pantalla de inicio para los usuarios annimos

Normalmente, archivos de solo lectura

Pantalla inicio sesin

http://localhost:8080/login

Pantalla de inicio de sesin, histricamente admin/admin

My Alfresco

My Alfresco

Pantalla de inicio del usuario

Es personalizable para cada usuario

Tareas, noticias, layouts, webscropts...

Company Home

Company Home

Home general de la empresa, incluye plantillas, archivos de configuracin, webscripts...

My Home

My Home

Carpeta personal de cada usuario, en principio pensado para sus documentos personales.

La Home del usuario administrador coincide con la home general (Company Home)

Guest Home

Guest Home

Carpeta de los usuarios que no se han logueado

Configuracin pantalla inicial I

Pantalla de configuracin de la Home del usuario

Se puede elegir el layout (maquetacin de la pantalla inicial)

Configuracin pantalla inicial II

Elementos a mostrar en la pantalla inicial (tareas, listados de documentos, otros webscripts...)

Configuracin pantalla inicial III

Resumen de las opciones seleccionadas por el usuario.

La mayora de las pantallas de configuracin de Alfresco WCM son de este tipo (wizard).

Consola de administracin


Gestin de usuariosGestin de gruposGestin de categoras (jerarquas)Importar datos (formato del Alfresco acp)Exportar datos (formato del Alfresco acp)Informacin del sistemaNode browser (muy til a la hora de programar, se ver un poco en el tema dedicado al desarrollo).

Administracin de usuarios

Gestin de usuarios

Crear nuevo usuarioModificar usuariosBorrar usuariosCambiar contraseas

Creacin de usuarios I

Crear nuevo usuario

Rellenar datos (nombre, apellido, mail, cuota, ms datos...)

Creacin de usuarios II

Rellenar datos (login, contrasea, carpeta personal)

Creacin de usuarios III

Resumen de la informacin introducida.

Prueba login nuevo usuario

Hacer login con el usuario recin creado.

Se puede personalizar la pantalla incial y se puede comprobar su carpeta personal.

Creacin de espacios I

Crear nuevo espacio

Un espacio es una carpeta.

Hay que darle un nombre (que se mostrar en pantalla), un ttulo y una descripcin.

Se le puede asignar un icono distinto.

Creacin de espacios II

Pantalla que muestra el espacio recin creado.

Creacin de contenidos I

Creacin de contenidos

Crear un un contenido es subir un documento al servidor.

Hay que seleccionar el documento que se quiere subir.

Creacin de contenidos II

Despus de subir el fichero, se presentan los datos del tipo de contenido subido.

Alfresco detecta automticamente los tipos de contenido (myme types) ms tpicos.

El campo tipo que aparece en primer lugar es el tipo de contenido definido en Alfresco, por defecto content (contenido). Cada tipo de contenido tiene unos metadatos asociados. En el captulo dedicado al desarrollo, se explicar cmo crear nuevos tipos.

Hay un check abajo para editar estos metadatos despus de subir el fichero.

Creacin de contenidos III

Adems de los datos de la pantalla anterior, los del contenido por defecto son descripcin y autor.

Creacin de contenidos IV

Pantalla que muestra el archivo recin creado.

Propiedades de los contenidos I

Pantalla que muestra los metadatos del fichero.

Plantillas (para visualizar los contenidos de una manera determinada).Enlaces (para ver el documento a travs de diferentes protocolos).Metadatos (se pueden editar)Edicin online (editar directamente desde el navegador, txt, archivos doc, xls...).Multidioma (los documentos pueden internacionalizarse, es una opcin relativamente nueva y no del todo madura).Flujos de trabajo (se puede iniciar un flujo de trabajo sobre el documento).Categoras (los documentos son categorizables)Historial de versiones (los documentos pueden hacerse versionables).

Propiedades de los contenidos II

Acciones (proteger para modificarlo, actualizar, borrar, cortar, pegar, tomar posesin, inicial flujo de trabajo, invitar a otros usuarios, ejecutar accin, previsualizar en plantilla...)

Flujos de trabajo I

Alfresco utiliza el motor jBPM para gestionar los flujos de trabajo. Gracias a esto se pueden crear flujos de trabajo avanzados (se explicar en el tema dedicado al desarrollo). Los flujos de trabajo predefinidos son tarea adhoc (un campo de texto para decirle al colega lo que tiene que hacer con el documento) y un flujo de trabajo de revisin y aprobacin.

Flujos de trabajo II

Ejemplo de flujo de trabajo.

Hay que asignar el flujo de trabajo a uno o varios usuario (dependiendo de cmo se haya definido el workflow).

Rellenar prioridades y resto de datos.

Flujos de trabajo III

Las tareas que un usuario tiene pendientes aparecen en su pantalla inicial (si no se ha eliminado el componente) y puheden ser gestionadas desde ah.

Flujos de trabajo IV

Pantalla de ejemplo de edicin de una tarea.

Flujos de trabajo VI

Ejemplo de una tarea aprobada.

Flujos de trabajo VII

Detalle de una tarea aprobada.

Invitar usuarios a un espacio I

Invitar a un usuario a un espacio.

Se puden dar permisos a usuarios sobre un espacio o documento.

Los permisos predefinidos son:- Coordinador: todos los permisos- Colaborador: casi todos los permisos, menos borrados e invitar a usuarios- Contribuyente: puede crear nuevos, pero no editar los existentes- Editor: permisos de edicin, pero no puede crear nuevos elementos- Consumidor: permisos de visualizacin

Invitar usuarios a un espacio II

Se pueden enviar notificaciones por correo a los usuarios que se han invitado..

Administrar usuarios de un espacio

Ejemplo de usuarios en un espacio.

Crear reglas en un espacio I

Crear reglas en un espacio

Las reglas son acciones que se realizan automticamente al cumplirse una condicin.

Las condiciones pueden ser: para todos los contenidos subidos, para los contenidos de un tipo, para los que tienen una categora, una propiedad, un aspecto... Para alguna de las condiciones se pueden introducir valores concretos.

Crear reglas en un espacio II

Las acciones que se pueden realizar son copiar o mover el documento a otra carpeta, transformar a otro tipo, aadir un aspecto, quitar aspecto, ejecutar scripts, aadir metadatos...

Crear reglas en un espacio III

Por ltimo hay que seleccionar el si las acciones se ejecutan:- cuando se crea un documento o entra en la carpeta- cuando se borra un documento o sale de la carpeta- cuando se actualiza un documento

Crear reglas en un espacio IV

Resumen de la accin

Administrar reglas de un espacio

Ejemplo de la accin recin creada

Bsqueda Avanzada

Ejemplo de bsqueda avanzada

Se pude buscar por varios criterio, tipo de contenido, fechas, metadatos...

III. Alfresco Share

Como el interfaz Alfresco WCM es un poco engorrosa, Alfresco quiere dar un enfoque ms social a su gestor documental.

III. Alfresco Share
Introduccin

Pantalla inicial


Crear sitio nuevo

Configuracin del sitio

Funcionalidades (wiki, blog, bibiloteca de documentos, calendario, enlaces, foro)

III. Alfresco Share
Inicio de sesin

Pantalla de login de Alfresco Share

III. Alfresco Share
Pantalla inicial

Pantalla de inicio de Alfresco Share

Se puede configurar el layout con los elementos a mostar.El usuario puede ver las tareas que tiene asignadas, los sitios a los que ha sido invitado, calendario, rss, webscripts...

III. Alfresco Share

Consola de administracin de Alfresco Share

De momento la funcionalidad es reducida (tema, usuarios, grupos).

III. Alfresco Share
Configurar pantalla inicial

Ejemplo de configuracin de la pantalla inicial.

Se pueden aadir, eliminar y recolocar los elementos.

III. Alfresco Share
Crear sitio nuevo I

En Alfresco Share, cada sitio que se crea es un nuevo espacio colaborativo, en el que se pueden configurar diferentes funcionalidades (blog, wiki, foro, calendario...)

III. Alfresco Share
Crear sitio nuevo II

Ejemplo de nuevo sitio creado.

III. Alfresco Share
Pantalla inicial de un sitio

Pantalla inicial del nuevo sitio.

Es similar a la pantalla inicial.

III. Alfresco Share
Configuracin de un sitio

En la pantalla de configuracin del sitio se pueden definir las funcionalidades que tiene el sitio.

III. Alfresco Share
Invitar a un usuario a un sitio

De manera similar a Alfresco WCM, se pueden invitar a usuarios a colaborar en un sitio con distintos roles.

III. Alfresco Share
Wiki

Ejemplo Wiki

III. Alfresco Share
Blog

Ejemplo Blog

III. Alfresco Share
Biblioteca de documentos

Ejemplo Biblioteca de documentos

III. Alfresco Share
Calendario

Ejemplo Calendario

III. Alfresco Share
Enlaces

Ejemplo Enlaces

III. Alfresco Share
Foro

Ejemplo Foro

III. Alfresco Share
Listados de datos

Se pueden definir distintos listados de datos (usuarios, documentos...)

III. Alfresco Share
Usuarios del sitio

Ejemplo usuarios del sitio

IV. Instalacin y Configuracin

Introduccin

Obtener Alfresco

Antes de empezar

Ejecutar el instalador

ConfiguracinInstalar SWFTools

Buscar programas (SWFTools, OpenOffice)

Archivo alfresco-global.properties

Notificaciones por correo electrnico

Traducir interfaz

Varios...

Obtener Alfresco

Pgina de descarga:http://wiki.alfresco.com/wiki/Download_and_Install_Alfresco

En este curso de utilizar la versin Alfresco Community 3.3:http://www.alfresco.com/elqNow/elqRedir.htm?ref=http://dl.alfresco.com/release/community/build-2860/Alfresco-Community-3.3g-Linux-x86-Install?dl_file=release/community/build-2860/Alfresco-Community-3.3g-Linux-x86-Install

Antes de empezar

Instalar:$ sudo aptitude install sun-java6-jdk imagemagicklibjpeg-dev

Arrancar OpenOffice en modo headless :$ /usr/lib/openoffice/program/soffice "-accept=socket,host=localhost,port=8100;urp;StarOffice.ServiceManager" -nologo -headless -nofirststartwizard

Ejecutar el instalador

Dar permisos de ejecucin:$ chmod +x Alfresco-Community-3.3g-Linux-x86-Install

Ejecutar:$ ./Alfresco-Community-3.3g-Linux-x86-Install

Instalacin I

Instalacin II

Instalacin III

Instalacin IV

Instalacin V

Instalacin VI

Instalacin VII

Instalacin VIII

Instalacin IX

Instalacin X

Instalacin XI

Instalacin XII

Instalacin XIII

Instalacin XIV

Instalacin XV

Instalar SWFTools

Obtener SWFTools:http://www.swftools.org/download.html (descargar versin 0.9 o superior)

Instalar$ tar xzf swftools-0.9.1.tar.gz$ cd swftools-0.9.1/$ ./configure$ make$ sudo make install

Buscar programas

Buscar comandos de SWFTools:$ whereis pdf2swfpdf2swf: /usr/local/bin/pdf2swf(Hay que poner la ruta completa)$ whereis convert Convert: /usr/bin/convert/usr/share/man/man1/convert.1.gz(Hay que poner la carpeta root, donde se encuentra la carpeta bin)Buscar comando OpenOffice$ whereis sofficesoffice: /usr/bin/soffice(Hay que poner la ruta completa y tener cuidad con la ruta a ooo.user, ya que hay un bug en el instalador para Debian)

Archivo alfresco-global.properties I

El archivo alfresco-global.properties es el principal archivo de configuracin de Alfresco.

Los elementos bsicos de configuracin son:Directorio con los datos (alf_data)

Configuracin de la conexin a la B.D.

Programas externos

Correo electrnico

Archivo alfresco-global.properties II

Configuracin de los programas externos:$ vim tomcat/shared/classes/alfresco-global.properties## External locations# -----------------------ooo.exe=/usr/bin/sofficeooo.user=/home/willy/trabajo/charlas/alfresco_eghost_2010/alfresco33c/alf_data/oouserjodconverter.officeHome=/home/willy/trabajo/charlas/alfresco_eghost_2010/alfresco33cjodconverter.portNumbers=8101#ooo.enabled=false#jodconverter.enabled=trueimg.root=/usrswf.exe=/usr/local/bin/pdf2swf

Notificaciones por correo electrnico

Configuracin de envo de notificaciones:$ vim tomcat/shared/classes/alfresco-global.properties## Sample Gmail settings# ------------------------------------mail.host=smtp.gmail.commail.port=465mail.protocol=smtpsmail.username=micorreo@gmail.commail.password=miconstrasea

# New Propertiesmail.smtps.starttls.enable=truemail.smtps.auth=true

Traducir el interfaz

Descargar archivo de traducciones:http://forge.alfresco.com/projects/alfrescoeses/

Descomprimir:alfresco_3.2_ES-beta1/messages en tomcat/shared/classes/alfresco/messages

alfresco_3.2_ES-beta1/web-extension en tomcat/shared/classes/alfresco/web-extension

Varios

Archivo de log:$ vim alfresco.log

Cambiar el modo de ejecucin para que se muestre en la consola en la que lo ejecutamos:$ vim tomcat/bin/startup.sh

Al final del archivo cambiar:exec "$PRGDIR"/"$EXECUTABLE" start "$@"Por:exec "$PRGDIR"/"$EXECUTABLE" run "$@"

PermGenSizeError$ vim tomcat/bin/startup.shAadir al principio la linea: JAVA_OPTS = "${JAVA_OPTS} -XX:PermSize=512m -XX:MaxPermSize=512m"

V. Desarrollo sobre Alfresco

Introduccin

Instalacin Alfresco SDK

Integracin con Eclipse

Definicin de un modelo de datos

Visualizacin del modelo de datos

Acciones

Flujos de trabajo

Instalacin Alfresco SDK

Prerequisitos: JDK 1.6.x

Eclipse IDE 3.2+

MySql 1.5.0.67

Descargar: http://sourceforge.net/projects/alfresco/files/SDK/

Descomprimirlo (no requiere ms instalacin)

Integracin con Eclipse I

Utilizar Eclipse con Java 6Men: Window -> Preferences

En el rbol: Java -> Compiler

Seleccionar 1.6 en la opcin Compiler compliance level y dar a OK

Importar los proyectos de Alfresco en EclipseMen: File -> Import

Seleccionar: General -> Exisiting projects into workspace

Seleccionar el directiorio donde est el SDK de Alfresco

Integracin con Eclipse II

Integracin con Eclipse III

Definicin de un modelo de datos I

Entorno de extensin de Alfresco WCM: tomcat/shared/classes/alfresco/extension

Hay que crear un archivo mi-modelo-context.xml que Alfresco lee al iniciar (Spring) en omcat/shared/classes/alfresco/. En dicho archivo hay que indicar qu fichero contendr el modelo de datos.

Definicin de un modelo de datos II

$ vim tomcat/shared/classes/alfresco/extension/mi-modelo-context.xml

alfresco/extension/customModel.xml

Definicin de un modelo de datos III

Para definir el modelo:Editar el archivo customModel.xml

Indicar nombre del modelo

Definir Imports

Definir namespaces

Definir tipos de contenido con sus propiedades

Definicin de un modelo de datos IV

Custom ModelGuillermo1.0

(...)

Definicin de un modelo de datos V

()

Expedientecm:content

d:text

d:text true

Visualizacin del modelo de datos I

Se ha definido el modelo de datos, pero hay que indicar cmo se debe mostrar ese modelo.

Para hacerlo, hay que editar el archivo web-client-config-custom.xml:

$ vim tomcat/shared/classes/alfresco/extension/web-client-config-custom.xml

Visualizacin del modelo de datos I

(...)

Visualizacin del modelo de datos II

()

{custom.model}codigo{custom.model}relacionados

(...)

Visualizacin del modelo de datos II

(...)

Acciones I

Para crear una accin se toma como referencia el proyecto SDK CustomAction.

El proyecto contiene:archivo xml que define qu clase implementa la accin (logger-action-context.xml)

la propia clase (LoggerActionExecuter.java)

se puden aadir archivos de propiedades con las cadenas de texto (logger-action-messages.properties)

Acciones II

hello-world-action-context.xml:

org.alfresco.sample.hello-world-action-messages

Acciones III

HelloWorldActionExecuter.java:public class HelloWorldActionExecuter extends ActionExecuterAbstractBase{/** The name of the action */public static final String NAME = "hello-world-action";

@Overrideprotected void executeImpl(Action action, NodeRef actionedUponNodeRef){System.out.println("Hello World!!!"); }

@Overrideprotected void addParameterDefinitions(List paramList){}}

Acciones IV

hello-world-action-messages.properties:

# Action title and descriptionhello-world-action.title=Hello World Actionhello-world-action.description=This action says hello to the world.

Despligue de la accin:

El archivo hello-world-action-context.xml se debe pegar en la carpeta tomcat/shared/classes/alfresco/extension

El jar que contiene tanto la clase de Java compilada como el archivo de propiedades hay que copiarlo en tomcat/webapps/alfresco/WEB-INF/lib

Flujos de trabajo I

Alfresco utiliza el motor jBMP.

Existe un plugin para Eclipse.Descargar jbpm-jpdl-3.2.3 de:http://sourceforge.net/projects/jbpm/files/

Descomprimir el contenido de la carpeta designer/eclipse en la raz de Eclipse y arrancar Ecplise.

Se podrn crear proyectos de tipo JbossJBPM.

Flujos de trabajo II

Crear el proyecto: Nuevo -> Proyecto -> JBoss JBPM -> Process ProjectHay que darle un nombre y asignarle un motor jBPM (seleccionando la carpeta donde se ha descomprimido el archivo jbpm-jpdl).Para poder desplegarlo directamente hay que editar el archivo processdefinition.xml. En la pestaa deployment hay que introducir los datos de conexin del servidor poniendo /alfresco/jbpm/deployprocess en la opcin Server Deployer.

Flujos de trabajo III

Pestaas del archivo processdefinition.xml:Diagram: representacin grfica del flujo de trabajo, se pueden crear acciones y transiciones visualmente (bastante til aunque tiene algunos fallos)

Deployment: se puede utilizar para desplegar directamente el workflow en el servidor

Design: vista del archivo xml en rbol

Source: archivo xml

Definicin de un flujo de trabajo I

Elementos destacados de un flujo de trabajo:Estados: existir un estado inicial (start-state) y otro final (end-state), as como los estados intermedios. Los estados se componen de tareas (task) y transiciones (transition).

Actores (swimlane): los flujos de trabajo pueden ser asignados, tanto a usuarios como a grupos.

Eventos: pueden realizarse acciones cuando se den ciertos eventos.

Definicin de un flujo de trabajo II

Going to the first state!(...)

Definicin de un flujo de trabajo III

()

#{bpm_assignee}

(...)

Definicin de un flujo de trabajo IV

(...)

if (bpm_workflowDueDate != void) taskInstance.dueDate = bpm_workflowDueDate; if (bpm_workflowPriority != void) taskInstance.priority = bpm_workflowPriority;

Going to the second state!(...)

Definicin de un flujo de trabajo VI

(...)

Going to the last state!

The End!!!

Modelo de datos I

Adems de crear el flujo de trabajo en formato BPM, es necesario mapear los estados que estemos usando en dicho workflow con un modelo de datos de Alfresco.

Hay que editar el archivo mi-modelo-context.xml incliur el nuevo modelo:

$ vim tomcat/shared/classes/alfresco/extension/mi-modelo-context.xml

Aadimos: alfresco/extension/workflowModel.xml

Modelo de datos II

alfresco/extension/customModel.xmlalfresco/extension/workflowModel.xml

Modelo de datos III

$ vim tomcat/shared/classes/alfresco/extension/workflowModel.xml

Workflow ModelGuillermo1.0

(...)

Modelo de datos IV

(...)

bpm:startTask

bpm:assignee

(...)

Modelo de datos V

(...)

bpm:workflowTask

add_package_item_actions

edit_package_item_actions

(...)

Modelo de datos VI

(...)

bpm:workflowTask

Adems, hay que reflejarlo en el archivo web-client-config-custom.xml

$ vim tomcat/shared/classes/alfresco/extension/web-client-config-custom.xml

Viusalizacin del modelo de datos I

(...)

Viusalizacin del modelo de datos II

(...)

Anexo
Enlaces

Alfrescohttp://www.alfresco.comGestor Documental en Wikipedia:http://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_gestin_documental

curso alfresco e ghost

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