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Guía del usuario de Digital AssetManager

Versión 5.3Enero de 2005

Copyright © 1994-2005 de Documentum, a division of EMC. Reservados todos los derechos.DOCUMENTUM, NOW YOU KNOW, UNITING THE WORLD THROUGH CONTENT y el logotipo corporativo son marcas comerciales omarcas comerciales registradas de Documentum, a division of EMC, en los Estados Unidos y en el resto del mundo. Los demás nombres deempresas y productos aparecen únicamente con fines identificativos y pueden ser marcas registradas de sus respectivos propietarios.

Contenidos

Prefacio ......................................................................................................................... 15

Capítulo 1 Introducción a las aplicaciones basadas en WDK ................................. 17¿Qué es una aplicación basada en WDK?...................................................... 17¿Qué es un repositorio?............................................................................... 18¿Qué es el directorio de retirada?................................................................. 19¿Qué es un flujo de trabajo?......................................................................... 19¿Qué es la bandeja de entrada? .................................................................... 20¿Qué es un ciclo de vida de documento? ...................................................... 20¿Qué es un conjunto de permisos? ............................................................... 20

Capítulo 2 Usar la interfaz ...................................................................................... 23Iniciar y cerrar sesión.................................................................................. 23

Iniciar sesión .......................................................................................... 23Cerrar sesión .......................................................................................... 25Cambiar la contraseña............................................................................. 25Usar opciones de accesibilidad adicionales ............................................... 26

Funciones de accesibilidad .................................................................. 26Explorar la interfaz ..................................................................................... 29

Vistas optimizada y estándar................................................................... 29Nodos.................................................................................................... 31Encabezado............................................................................................ 32Usar la ruta de exploración...................................................................... 33Realizar acciones .................................................................................... 33Iniciar sesión en varios repositorios ......................................................... 35Mostrar y ocultar campos........................................................................ 36Mensajes ................................................................................................ 36Botón de estado de los trabajos (botón Estado de tareas) ........................... 37

Explorar repositorios .................................................................................. 38Explorar listas ............................................................................................ 39

Establecer el número de elementos por página ......................................... 40Acceder directamente a elementos ........................................................... 40Filtrar listas ............................................................................................ 41Ordenar listas......................................................................................... 41Elegir las columnas que aparecen en una lista........................................... 42Uso de miniaturas como información visual ............................................. 44

Activación de la caja de luz ................................................................. 45Arrastrar y soltar ........................................................................................ 45Elegir elementos en páginas de selección...................................................... 46Abrir ventanas nuevas ................................................................................ 47Ver la información del producto .................................................................. 47Configurar el explorador para reproductores de medios ............................... 47

Guía del usuario de Digital Asset Manager 3

Contenidos

Capítulo 3 Buscar ................................................................................................... 51Ejecutar búsquedas simples......................................................................... 51Ejecutar búsquedas avanzadas .................................................................... 52Guardar búsquedas .................................................................................... 55Ejecutar búsquedas guardadas .................................................................... 55Gestionar búsquedas guardadas .................................................................. 56

Capítulo 4 Definir preferencias ............................................................................... 57Definir preferencias generales ..................................................................... 57Definir preferencias de visualización............................................................ 58Definir preferencias de documentos virtuales ............................................... 59Definir preferencias de inicio de sesión ........................................................ 60Definir repositorios favoritos....................................................................... 60Definir orígenes de búsqueda ...................................................................... 61Definir preferencias de formato ................................................................... 62

Capítulo 5 Trabajar con archivadores, carpetas y archivos .................................... 63Crear archivadores, carpetas y archivos........................................................ 63

Crear archivadores ................................................................................. 63Crear carpetas ........................................................................................ 64Crear archivos ........................................................................................ 65

Retirar y editar archivos.............................................................................. 66Información general sobre la edición........................................................ 66Directorio de retirada.............................................................................. 68JVM y Documentum Applets .................................................................. 68Retirar archivos ...................................................................................... 69Editar archivos ....................................................................................... 70Registrar archivos................................................................................... 71Cancelar retiradas................................................................................... 73Localizar archivos utilizados recientemente.............................................. 73Acceder a los archivos retirados............................................................... 74

Ver archivos en modo de sólo lectura ........................................................... 74Ver elementos relacionados ......................................................................... 75Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento ....................... 75Importar .................................................................................................... 76Exportar..................................................................................................... 77Eliminar..................................................................................................... 78Uso del portapapeles .................................................................................. 79Mover elementos ........................................................................................ 80Copiar elementos........................................................................................ 81Crear y usar enlaces.................................................................................... 82

Crear enlaces dentro del repositorio......................................................... 82Crear enlaces fuera del repositorio........................................................... 83Enviar enlaces por correo electrónico ....................................................... 83Abrir enlaces de correos electrónicos........................................................ 84

Suscribirse a elementos ............................................................................... 84

Capítulo 6 Trabajar con propiedades ...................................................................... 87Definir propiedades.................................................................................... 87

4 Guía del usuario de Digital Asset Manager

Contenidos

Ver historiales ............................................................................................ 88Ver valores de propiedad ............................................................................ 89Establecer fechas de retención ..................................................................... 89

Capítulo 7 Trabajar con taxonomías ....................................................................... 91Funcionamiento de las taxonomías en aplicaciones WDK.............................. 91Enviar elementos para clasificación.............................................................. 92Crear categorías.......................................................................................... 92Explorar categorías ..................................................................................... 93

Capítulo 8 Trabajar con versiones .......................................................................... 95Información general sobre las versiones ....................................................... 95Ver versiones.............................................................................................. 96

Capítulo 9 Copias y transformaciones ................................................................... 99Trabajar con copias ..................................................................................... 99

Información general sobre copias............................................................. 99Ver copias ............................................................................................ 100Importar copias .................................................................................... 101Definir copias de vista previa ................................................................ 101Ver copias de vista previa...................................................................... 102Restablecimiento de copias.................................................................... 102

Trabajar con transformaciones ................................................................... 103Información general de las transformaciones .......................................... 103Transformar un documento al formato PDF o HTML .............................. 104Transformación de un documento al formato PDF o HTML conopciones .............................................................................................. 104Crear copias mediante las transformaciones ........................................... 105Crear objetos relacionados mediante transformaciones............................ 107Ver las propiedades de las transformaciones........................................... 108Quitar transformaciones guardadas ....................................................... 109

Capítulo 10 Trabajar con relaciones, réplicas y referencias ................................... 111Relaciones................................................................................................ 111

Información general sobre las relaciones ................................................ 111Ver relaciones....................................................................................... 112Agregar relaciones................................................................................ 112Quitar relaciones .................................................................................. 113

Réplicas ................................................................................................... 113Referencias............................................................................................... 114

Capítulo 11 Trabajar con guiones gráficos ............................................................. 117Información general sobre los guiones gráficos ........................................... 117Ver diapositivas de PowerPoint desde el guión gráfico ................................ 118Ver un guión gráfico de PDF ..................................................................... 119Ver un guión gráfico de vídeo.................................................................... 119

Capítulo 12 Trabajar con Detalles de vídeo ............................................................ 121Información general sobre Detalles de vídeo .............................................. 121Ver Detalles de vídeo ................................................................................ 122Ver un guión gráfico de vídeo.................................................................... 122


Contenidos

Visualización de subclips de vídeo............................................................. 123Visualización de pistas de texto de vídeo.................................................... 124Configuración de tiempos de marcas iniciales y finales ............................... 125Reproducción de un vídeo desde Detalles de vídeo..................................... 126Reproducir un vídeo del guión gráfico ....................................................... 126Creación de subclips de vídeo ................................................................... 127Edición de subclips de vídeo ..................................................................... 128Configuración de la miniatura predeterminada desde un guióngráfico de vídeo........................................................................................ 128Eliminación de fotogramas de un guión gráfico de vídeo............................. 129

Capítulo 13 Trabajar con PowerPoint Assembly .................................................... 131Agregar diapositivas a PowerPoint Assembly............................................. 132Ver PowerPoint Assembly ......................................................................... 133Quitar diapositivas de PowerPoint Assembly ............................................. 134Buscar presentaciones y diapositivas de PowerPoint ................................... 134Crear una presentación de PowerPoint....................................................... 136Borrar todas las diapositivas de PowerPoint Assembly................................ 137Agregar una plantilla para utilizar en PowerPoint Assembly ....................... 137

Capítulo 14 Trabajar con documentos virtuales ..................................................... 139¿Qué es un documento virtual? ................................................................. 139Operación de arrastrar y soltar con documentos virtuales ........................... 140Ver la estructura de un documento virtual.................................................. 141Visualización del contenido de un documento virtual ................................. 145Crear documentos virtuales....................................................................... 146Agregar descendientes.............................................................................. 146Quitar descendientes ................................................................................ 147Reordenar descendientes .......................................................................... 148Convertir documentos virtuales en documentos simples ............................. 148Fijar descendientes en versiones ................................................................ 148Trabajar con instantáneas .......................................................................... 150

Ver instantáneas ................................................................................... 150Crear instantáneas ................................................................................ 150Modificar etiquetas de versión............................................................... 151Inmovilizar instantáneas ....................................................................... 151Liberar instantáneas.............................................................................. 151

Capítulo 15 Managing Courses .............................................................................. 153What is a SCORM course?......................................................................... 153Importing a Course................................................................................... 154

Overview............................................................................................. 154Structure of an Imported Course............................................................ 155Importing a Course Manifest File........................................................... 155Importing a Zipped Course Folder ........................................................ 156

Exporting a Course ................................................................................... 157Checking out a Course .............................................................................. 158


Contenidos

Adding new SCOs and resources to checked out courses ............................ 159Checking in a course................................................................................. 159Versioning a Course.................................................................................. 161Searching for Course Objects ..................................................................... 161Viewing Courses ...................................................................................... 162Viewing Course Information ..................................................................... 164

Viewing Course Properties.................................................................... 164Viewing Publish History ....................................................................... 165

Publishing a Course.................................................................................. 166Deleting a Course ..................................................................................... 166Configuring Learning Services for Publishing............................................. 167

Configuring an LMS Server ................................................................... 167Adding a new LMS Server object ....................................................... 168Editing an LMS Server object............................................................. 168Searching or Browsing for an LMS Server object ................................. 168Deleting an LMS Server object ........................................................... 169

PENS Configuration ............................................................................. 169Adding a new PENS Configuration ................................................... 170Editing a PENS Configuration object.................................................. 171Searching or Browsing for a PENS Configuration object ...................... 171Deleting a PENS Configuration object ................................................ 172

Capítulo 16 Anotar documentos PDF ..................................................................... 173Anotar documentos PDF........................................................................... 173

Capítulo 17 Trabajar con colecciones .................................................................... 175Información general sobre colecciones ....................................................... 175Agregar contenido a las colecciones ........................................................... 176Crear nuevas colecciones........................................................................... 176Ver el contenido de una colección .............................................................. 178Copiar una copia en otra colección............................................................. 178Buscar colecciones .................................................................................... 179Ver las colecciones favoritas ...................................................................... 179Agregar colecciones a sus colecciones favoritas........................................... 180Quitar colecciones de sus colecciones favoritas ........................................... 180Seleccionar copias alternativas en una colección.......................................... 181Seleccionar copias alternativas para varios elementos de unacolección .................................................................................................. 183Descargar colecciones ............................................................................... 184Descargar colecciones con transformaciones............................................... 185Ver las descargas activas ........................................................................... 187Ver colecciones en otros productos de Documentum................................... 187

Capítulo 18 Trabajar con formularios ..................................................................... 189Información general sobre formularios....................................................... 189Crear formularios ..................................................................................... 189Editar formularios .................................................................................... 190Utilización de botones de formato en un formulario.................................... 191


Contenidos

Capítulo 19 Trabajo con servicios de colaboración ................................................ 195Información general sobre los servicios de colaboración .............................. 195

Salas .................................................................................................... 195Discusiones .......................................................................................... 196Notas................................................................................................... 196Carpetas y archivadores contextuales..................................................... 196Editor de texto enriquecido ................................................................... 196

Trabajar con salas ..................................................................................... 197Visita a una sala.................................................................................... 197Creación de una sala ............................................................................. 197Edición de las propiedades de una sala .................................................. 199Acerca de la pertenencia a una sala ........................................................ 199Gestión de la pertenencia a una sala....................................................... 200Acerca de los objetos controlados por salas............................................. 202

Trabajar con discusiones ........................................................................... 203Visualización de discusiones ................................................................. 203Adición y edición de comentarios .......................................................... 204Eliminación de comentarios .................................................................. 205Discusiones en los resultados de búsqueda............................................. 205

Uso de notas ............................................................................................ 205Notas en los resultados de búsqueda ..................................................... 206

Uso de carpetas contextuales y archivadores .............................................. 207Crear carpetas ...................................................................................... 207Carpetas contextuales y archivadores en los resultados debúsqueda ............................................................................................. 208

Uso del editor de texto enriquecido............................................................ 208Adición de contenido al editor de texto enriquecido................................ 208La tabla de herramientas del editor de texto enriquecido......................... 208

Capítulo 20 Realizar tareas ..................................................................................... 211Información general sobre tareas ............................................................... 211

Flujos de trabajo ................................................................................... 211Bandeja de entrada ............................................................................... 213Archivos anexos ................................................................................... 214

Abrir tareas o notificaciones ...................................................................... 214Aceptar tareas .......................................................................................... 215Completar una tarea ................................................................................. 217Rechazar tareas ........................................................................................ 217Delegar una tarea ..................................................................................... 218Repetir una tarea ...................................................................................... 218Cambiar la disponibilidad......................................................................... 219Iniciar un flujo de trabajo .......................................................................... 219Enviar flujos rápidos................................................................................. 221

Capítulo 21 Gestionar flujos de trabajo .................................................................. 223Ver flujos de trabajo .................................................................................. 223Modificar la visualización de Workflow Reporting...................................... 224Ver detalles de flujos de trabajo ................................................................. 225Ver eventos de auditoría ........................................................................... 226Ver flujos de trabajo a través de Workflow Manager.................................... 226Guardar información de flujos de trabajo ................................................... 226


Contenidos

Pausar un flujo de trabajo.......................................................................... 227Reanudar un flujo de trabajo pausado........................................................ 227Terminar un flujo de trabajo ...................................................................... 228Procesar tareas fallidas.............................................................................. 229

Volver a intentar ejecutar tareas fallidas ................................................. 229Completar tareas fallidas....................................................................... 229

Crear plantillas de flujo de trabajo ............................................................. 229Editar conjuntos de alias en flujos de trabajo............................................... 230Cambiar Workflow Supervisor .................................................................. 230

Capítulo 22 Gestionar colas de trabajos ................................................................ 231Información general sobre las colas de trabajos........................................... 231Crear categorías de colas ........................................................................... 232Crear o modificar políticas de colas............................................................ 233Crear colas de trabajos .............................................................................. 234Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos ............................................ 234Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos ............................................. 235Actualizar perfiles de usuarios en colas de trabajos ..................................... 235Ver colas de trabajos ................................................................................. 235Ver tareas asignadas en colas de trabajos .................................................... 236Reasignar tareas a otros usuarios ............................................................... 236Suspender tareas de colas de trabajos......................................................... 236Quitar la suspensión de tareas ................................................................... 237Visualización de la carga de trabajo de un usuario ...................................... 237

Capítulo 23 Gestionar ciclos de vida ...................................................................... 239Información general sobre los ciclos de vida ............................................... 239Promover elementos ................................................................................. 240Devolver elementos al estado anterior........................................................ 241Asignar ciclos de vida ............................................................................... 241Quitar ciclos de vida ................................................................................. 242Suspender elementos ................................................................................ 242Reanudar elementos suspendidos.............................................................. 243

Capítulo 24 Gestión de plantillas de documentos .................................................. 245Plantillas.................................................................................................. 245Crear plantillas......................................................................................... 246

Capítulo 25 Gestionar conjuntos de permisos ....................................................... 247Información general de permisos............................................................... 247

Permisos .............................................................................................. 247Seguridad de carpeta ............................................................................ 250Permisos extendidos ............................................................................. 251Entradas adicionales de control de acceso .............................................. 251Conjuntos de alias predeterminados ...................................................... 253

Localizar conjuntos de permisos ................................................................ 253Ver dónde se utilizan los conjuntos de permisos ......................................... 253


Contenidos

Ver o editar conjuntos de permisos ............................................................ 254Crear conjuntos de permisos ..................................................................... 256Establecer permisos para un objeto ............................................................ 258Agregar o eliminar usuarios de conjuntos de permisos................................ 259

Agregar usuarios a conjuntos de permisos ............................................. 260Eliminar usuarios de conjuntos de permisos ........................................... 260Cambiar los permisos asignados a un usuario ........................................ 261

Eliminar conjuntos de permisos................................................................. 262

Capítulo 26 Gestionar usuarios, grupos y roles ..................................................... 263Usuarios .................................................................................................. 263

Localizar usuarios ................................................................................ 264Establecer los permisos predeterminados del archivador de unnuevo usuario ...................................................................................... 265Crear usuarios...................................................................................... 266Crear usuarios globales......................................................................... 271Propiedades de usuario......................................................................... 271Importar usuarios................................................................................. 277Importar propiedades de usuario .......................................................... 279Eliminar usuarios ................................................................................. 282Reasignar objetos a otro usuario ............................................................ 282Cambiar el repositorio inicial de un usuario ........................................... 283Activar o desactivar usuarios................................................................. 283Modificar usuarios................................................................................ 283Ver grupos, flujos de trabajo, conjuntos de alias, conjuntos depermisos y documentos de usuarios ...................................................... 284Ver o eliminar registros de cambio de repositorio inicial.......................... 284Ver registros de reasignación de usuarios ............................................... 285Cambiar el nombre de los informes........................................................ 285

Grupos .................................................................................................... 285Acerca de los grupos dinámicos............................................................. 287Localizar grupos................................................................................... 287Ver dónde se usa un grupo.................................................................... 288Crear grupos ........................................................................................ 288Modificar o ver grupos.......................................................................... 289Agregar usuarios, grupos o roles a grupos ............................................. 289Quitar usuarios de un grupo ................................................................. 290Eliminar grupos ................................................................................... 291Reasignar objetos propiedad de un grupo .............................................. 291Ver registros de reasignación de grupos ................................................. 292Propiedades de grupo........................................................................... 292

Roles ....................................................................................................... 294Crear roles ........................................................................................... 295Agregar usuarios, grupos o roles a roles................................................. 296Modificar roles ..................................................................................... 296Reasignar roles ..................................................................................... 297Eliminar roles....................................................................................... 297Propiedades de rol................................................................................ 298

Apéndice A Nodos del Digital Asset Manager ........................................................ 301

Apéndice B Iconos ................................................................................................. 303Iconos comunes en aplicaciones WDK........................................................ 303Iconos específicos de Digital Asset Manager ............................................... 304


Contenidos

Lista de figuras

Figura 2–1. Página Inicio de sesión.................................................................................... 24Figura 2–2. Vista optimizada ............................................................................................ 30Figura 2–3. Vista estándar ................................................................................................ 31Figura 2–4. Nodos que aparecen como fichas ..................................................................... 32Figura 2–5. Nodos que aparecen como un árbol ................................................................. 32Figura 2–6. Encabezado.................................................................................................... 32Figura 2–7. Ruta de exploración ........................................................................................ 33Figura 2–8. Acciones que pueden realizarse para la carpeta o categoría ............................... 34Figura 2–9. Acciones que pueden realizarse para un elemento de lista................................. 34Figura 2–10. Barra de herramientas.................................................................................... 35Figura 2–11. Barra de menús ............................................................................................. 35Figura 2–12. Barra de estado.............................................................................................. 36Figura 2–13. Message Viewer ............................................................................................ 37Figura 2–14. Visor de estado del trabajo ............................................................................. 38Figura 2–15. El campo “Empieza por” ............................................................................... 40Figura 2–16. La línea “Ordenar por” en la vista optimizada................................................. 42Figura 2–17. Encabezados de columnas en la vista estándar ................................................ 42Figura 2–18. Antes de modificar columnas ......................................................................... 42Figura 2–19. Después de modificar columnas ..................................................................... 43Figura 2–20. La celda está vacía cuando no se ha asignado ningún valor de

prop iedad ..................................................................................................... 43Figura 2–21. Página de selección........................................................................................ 46Figura 5–1. Portapapeles .................................................................................................. 79Figura 8–1. Versiones ramificadas ..................................................................................... 96Figura 8–2. Visualización de todas las versiones de los elementos de una lista...................... 97Figura 14–1. Visualización de la estructura de un documento virtual mediante la

v ista o ptim izada .......................................................................................... 142Figura 14–2. Visualización de la estructura de un documento virtual mediante la

vista estándar .............................................................................................. 143Figura 14–3. Visualización de varias ramas de la estructura de un documento

virtual ......................................................................................................... 144Figura 15–1. Structure of a Course Folder in Classic view.................................................. 155Figura 15–2. LMS Servers screen...................................................................................... 169Figura 15–3. PENS Configuration screen .......................................................................... 171Figura 18–1. Barra de herramientas de formato para un campo de texto de un

form ulario ................................................................................................... 191Figura 19–1. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos

y roles de una s ala ....................................................................................... 200


Contenidos

Figura 20–1. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida ............................................. 213Figura 22–1. Acceso a las colas de trabajo ......................................................................... 232


Contenidos

Lista de tablas

Tabla 2–1. Tipos MIME según la extensión ....................................................................... 48Tabla 18–1. Botones de formato de un formulario............................................................. 191Tabla 25–1. Niveles de acceso.......................................................................................... 249Tabla 25–2. Permisos exigidos cuando Seguridad de carpeta está activa............................. 250Tabla 25–3. Permisos extendidos .................................................................................... 251Tabla 25–4. Entradas adicionales de control de acceso ...................................................... 251Tabla 26–1. Propiedades de un usuario............................................................................ 272Tabla 26–2. Propiedades de la página Importar usuario .................................................... 279Tabla 26–3. Privilegios para crear o modificar grupos ....................................................... 286Tabla 26–4. Propiedades de un grupo .............................................................................. 292Tabla 26–5. Propiedades de un rol................................................................................... 298


Contenidos


Prefacio

Esta sección consta de los siguientes temas:

• Propósito de este manual, página 15• Historial de revisión, página 15• Documentación relacionada, página 15

Propósito de este manualEn esta guía se explica cómo gestionar contenido mediante Digital Asset Manager. Sedescribe el comportamiento de la interfaz predeterminada de Digital Asset Manager.Su instalación podría estar personalizada. Si es así, es posible que los elementos de lainterfaz que vea no se correspondan con los que se describen en este manual.

Historial de revisiónHistorial de revisión

Fecha de revisión Descripción

15.01.04 Publicación inicial de esta guía para la versión 5.3 Partner.

Documentación relacionadaPara descargar documentación relacionada, consulte el área de asistencia técnica dehttp://www.documentum.com/.


http://www.documentum.com/

Prefacio


Capítulo 1Introducción a las aplicacionesbasadas en WDK

En esta sección se ofrece información general acerca de los siguientes temas:• ¿Qué es una aplicación basada en WDK?, página 17• ¿Qué es un repositorio?, página 18• ¿Qué es el directorio de retirada?, página 19• ¿Qué es un flujo de trabajo?, página 19• ¿Qué es la bandeja de entrada?, página 20• ¿Qué es un ciclo de vida de documento?, página 20• ¿Qué es un conjunto de permisos?, página 20

¿Qué es una aplicación basada en WDK?Una aplicación basada en WDK es una aplicación de EMC | Documentum que permiteacceder a un repositorio de EMC | Documentum mediante un explorador Web. DigitalAsset Manager es una aplicación basada en WDK.

Mediante el explorador, las aplicaciones basadas en WDK le permiten el acceso ala visualización, edición y gestión del contenido de repositorios (un repositorio esun almacén virtual para el contenido con el que trabaja y que comparte con otrosempleados). Mediante la función WDK, puede distribuir el contenido electrónicamenteutilizando procedimientos empresariales automatizados; restringir el acceso a contenidosegún los conjuntos de permisos; y asignar números de versión al contenido que leayudarán a realizar un seguimiento de las revisiones.

La función WDK puede proporcionar el acceso a través de varios repositorios y através de distintos departamentos, sitios y plataformas de equipos informáticos. Lasaplicaciones basadas en WDK están incorporadas en la funcionalidad Web DevelopmentKit (WDK).


Introducción a las aplicaciones basadas en WDK

¿Qué es un repositorio?Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido con el quetrabaja y que comparte con otros empleados. Los repositorios ofrecen seguridad,herramientas y servicios para compartir contenido entre muchos usuarios. Los procesoscontrolan la distribución automatizada del contenido y le asignan ciclos de vida dedocumentos. Asimismo, los procesos permiten crear, editar y reenviar contenido, sinimportar los conocimientos técnicos del usuario.

Los repositorios almacenan dos clases de información para los archivos de contenido:• El contenido que forma el archivo; es decir, el texto, gráficos, sonido, vídeo, contenido

binario u otro contenido.• Las propiedades: las características descriptivas del archivo, como su fecha de

creación, autor, número de versión y otra información. Los valores de propiedadsólo los puede editar el creador del archivo o un usuario con una configuración deseguridad lo suficientemente alta.

El nivel superior de organización de un repositorio son los nodos. Los nodosproporcionan acceso a distintas funciones del repositorio y a distintas formas deorganizar su contenido. Puede acceder a todo el contenido de un repositorio a travésde su nodo Archivadores, el cual organiza el contenido en archivadores y carpetasde archivadores. Otros nodos proporcionan distintos esquemas de organización parafacilitar el acceso al contenido, por ejemplo, en función de los archivos que utilice conmás frecuencia, de los archivos utilizados recientemente o mediante otros esquemasconfigurados por su organización.

En todos los repositorios hay un archivador inicial con su nombre. Ningún otro usuariopodrá ver este archivador inicial ni acceder a él. El archivador inicial es el lugar donde sealmacenan los documentos personales.

Algunos repositorios pueden agruparse en una federación. Una federación es una formade configurar un grupo de repositorios para simplificar la administración.

En cada repositorio dispondrá de un nodo llamado Bandeja de entrada. En la bandejade entrada se muestran las tareas que le han sido asignadas y las notificaciones que hasolicitado para acciones concretas. Las tareas y notificaciones pueden contener archivosanexos. En una federación de repositorios, dispondrá de una única bandeja de entradapara toda la federación.

Cuando desee modificar un archivo, deberá retirarlo del repositorio. Esto bloqueará elarchivo, de forma que ningún otro usuario pueda modificarlo. Los demás usuariospodrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Cuando termine de modificar el archivo,deberá volver a registrarlo en el repositorio para reemplazar la versión anterior por laactualizada. Al registrarlo, el archivo se desbloqueará para que otros usuarios puedanmodificarlo.

Cuando se crea un archivo en el repositorio, Digital Asset Manager le asigna un númerode versión. A los archivos nuevos se les asigna el número de versión 1.0. Digital AssetManager incrementa automáticamente los números de versión en un decimal cada vezque un archivo se retira y se vuelve a registrar. Puede elegir que el incremento nose aplique, de modo que se mantenga el mismo número de versión y se sobrescribala versión existente.



Además de contenido, los repositorios también almacenan otros elementos, como flujosde trabajo (secuencias automatizadas para distribuir archivos), conjuntos de permisosy perfiles de usuario. Todos los elementos de un repositorio, sean o no de contenido,se almacenan como objetos de repositorio con un tipo de objeto definido. Los archivos decontenido, por ejemplo, tienen normalmente el tipo de objeto dm_document. El tipo deobjeto determina los tipos de propiedades asociadas al objeto.

¿Qué es el directorio de retirada?El directorio de retirada es la ubicación del equipo donde Digital Asset Manager copialos archivos cuando se accede a ellos para editarlos, es decir, “retirarlos” del repositorio.Al retirar un archivo del repositorio, Digital Asset Manager copia el archivo en eldirectorio de retirada del equipo.

La ubicación del directorio de retirada puede editarse en la ficha General de lasPreferencias. La ubicación predeterminada de este directorio varía según el sistemaoperativo local:

Windows — //Documentum/Retirada

Macintosh OS X — Raíz:Usuarios:<nombre_usuario>:Documentum:Retirada

Una vez descargado en el equipo, el archivo permanece en este directorio hasta que lovuelva a registrar en el repositorio. Puede abrir y cerrar el archivo directamente desde eldirectorio de retirada, esté o no conectado al repositorio. Cuando esté listo para guardarel archivo en el repositorio, deberá registrarlo de nuevo.

En algunos casos, cuando se retira un archivo, es posible que Digital Asset Manager nolo copie en el equipo, sino que lo “transmita” al equipo. Que esto ocurra depende dela aplicación de edición del archivo. Si Digital Asset Manager transmite el archivo alequipo, el archivo no se guarda en el equipo local. Si precisa más información sobre laretirada de archivos, consulte la sección Retirar y editar archivos de esta guía.

¿Qué es un flujo de trabajo?Un flujo de trabajo es un proceso que permite distribuir electrónicamente documentos einstrucciones entre usuarios. Por ejemplo, un empleado crea un informe de gastos deviaje; otro empleado lo revisa y, a continuación, lo devuelve para que sea corregido;por último, un tercer empleado lo aprueba. Un flujo de trabajo automatiza el proceso,garantizando que el archivo adecuado vaya a la persona adecuada en el orden adecuado.

Para iniciar un flujo de trabajo, elija la plantilla de flujo de trabajo que incluya la secuenciade tareas que desee realizar. Según cómo se haya configurado la plantilla, ésta puedeespecificar qué usuario realiza cada tarea o solicitarle que seleccione a los usuarios.

Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas (tareas ejecutadas por el sistema),como promover o publicar un archivo.



Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar archivos de repositorios. Un flujo de trabajopuede incluir varios archivos anexos.

¿Qué es la bandeja de entrada?La bandeja de entrada contiene las tareas y notificaciones recibidas. Las tareas sonasignaciones electrónicas que se envían como parte de un flujo de trabajo. Cuando recibeuna tarea, puede elegir si desea aceptarla o rechazarla. Cuando termine una tarea, lareenviará. El flujo de trabajo avisará al siguiente usuario en la secuencia. Las tareaspueden incluir archivos anexos.

Las notificaciones son mensajes que permiten saber cuándo se ha producido una acciónespecífica en un documento. Si desea recibir notificaciones sobre determinados eventos,seleccione la opción de notificación correspondiente en las propiedades del documento.

¿Qué es un ciclo de vida de documento?Los ciclos de vida de documentos son las secuencias de estados por las que pasa unarchivo desde que se crea hasta que caduca. Cuando se crea un archivo, el sistema leasigna un ciclo de vida de documento y, a continuación, le asigna el primer estado dedicho ciclo de vida.

Entre los estados de los ciclos de vida se incluyen Trabajo en curso, el cual indica que undocumento está en fase de borrador, y En prueba, que indica que un documento estáterminado y listo para ser aprobado. De forma predeterminada, Digital Asset Managerno permite realizar cambios en los elementos que se encuentran en el estado En pruebadel ciclo de vida.

Los archivos avanzan por los estados del ciclo de vida mediante la promoción manualo automática. Normalmente, el ciclo de vida de documento se incorpora a un flujo detrabajo. Sabrá cuál es su papel en el ciclo de vida de un archivo cuando aparezca unatarea de flujo de trabajo en la bandeja de entrada.

¿Qué es un conjunto de permisos?Los conjuntos de permisos determinan los usuarios que tienen acceso a un elementoconcreto del repositorio. Todos los elementos del repositorio tienen asociado unconjunto de permisos, el cual determina quién tiene acceso al elemento y qué accionespuede realizar cada usuario con acceso. El acceso a un elemento del repositorio vienedeterminado por el conjunto de permisos asignado a dicho elemento.

Los conjuntos de permisos enumeran los usuarios y grupos a los que se ha otorgadoacceso. El conjunto de permisos asigna uno de estos siete niveles de acceso a todoslos usuarios y grupos incluidos. Cada nivel de acceso incluye todos los permisos delos niveles precedentes:



• Ninguno: no se permite acceso al elemento.• Examinar: los usuarios pueden ver las propiedades del elemento, pero no su

contenido.• Leer: los usuarios pueden ver el contenido del elemento.• Relacionar: los usuarios pueden escribir notas en el elemento.• Versión: los usuarios pueden modificar y registrar nuevas versiones del elemento.• Escribir: los usuarios pueden modificar y registrar el elemento manteniendo la

misma versión.• Eliminar: los usuarios pueden eliminar elementos.


Capítulo 2Usar la interfaz

Esta sección describe lo siguiente:• Iniciar y cerrar sesión, página 23• Explorar la interfaz, página 29• Explorar repositorios, página 38• Explorar listas, página 39• Elegir elementos en páginas de selección, página 46• Abrir ventanas nuevas, página 47• Ver la información del producto, página 47• Configurar el explorador para reproductores de medios, página 47

Iniciar y cerrar sesiónEn esta sección se describen los siguientes temas:• Iniciar sesión, página 23• Cerrar sesión, página 25• Cambiar la contraseña, página 25• Usar opciones de accesibilidad adicionales, página 26

Iniciar sesión

Para iniciar sesión, debe disponer de la siguiente información. Si no es así, consulte asu administrador:• URL de Digital Asset Manager.• El nombre del repositorio en el que va a iniciar sesión.• El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.• Si procede: el nombre de dominio de Windows NT para el repositorio.• Si procede: el idioma de la aplicación que ejecuta.


Usar la interfaz

Para iniciar una sesión:

1. Escriba la URL de Digital Asset Manager en el campo de dirección del exploradorWeb y presione Intro o haga clic en Ir.Se producirá una de las siguientes situaciones:• Si guardó sus credenciales la última vez que inició una sesión, Digital

Asset Manager iniciará la sesión de forma automática. Omita el resto delprocedimiento. Nota: puede eliminar las credenciales guardadas en lasPreferencias de Digital Asset Manager.

• Si no guardó sus credenciales la última vez que inició una sesión, aparecerá lapágina Inicio de sesión.

Figura 2–1. Página Inicio de sesión

2. En el campo Nombre de inicio de sesión, escriba su nombre de usuario para eserepositorio. Los nombres de usuario distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

3. En el campo Contraseña, escriba la contraseña. Las contraseñas distinguen entremayúsculas y minúsculas.

4. En la lista desplegable Repositorios, seleccione el repositorio.

5. Para que el equipo local inicie la sesión de forma automática la próxima vez queacceda a Digital Asset Manager, marque la casilla ¿Recordar credenciales la próximavez?. De este modo, la página Inicio de sesión no aparecerá la próxima vez queacceda a Digital Asset Manager. La sesión se iniciará de forma automática.Puede eliminar las credenciales guardadas en las Preferencias de Digital AssetManager. Esto puede resultar útil, por ejemplo, para volver a tener acceso al enlaceMás opciones al iniciar la sesión.Las credenciales se almacenan en una cookie en el equipo con el que se accede aDigital Asset Manager. Si elimina la cookie o inicia sesión con otro equipo, tendráque volver a introducir sus credenciales la próxima vez que inicie una sesión.


Usar la interfaz

6. Para introducir otra información de inicio de sesión, haga clic enMás opciones eintroduzca o seleccione cualquiera de las siguientes (observe que, si hace clic enMásopciones, deberá volver a escribir la contraseña):• Dominio: un nombre de dominio de Windows NT.• Idioma: el idioma que utiliza en las páginas de Digital Asset Manager.• Opciones de accesibilidad adicionales. Seleccione esta opción para usar las

funciones de accesibilidad. Si precisa más información sobre funciones deaccesibilidad, consulte Usar opciones de accesibilidad adicionales, página 26.

• Cambiar contraseña. Haga clic en esta opción para cambiar la contraseña. Siprecisa más información, consulte Cambiar la contraseña, página 25.

Nota: Si utiliza la autenticación de usuarios de LDAP, no puede cambiar lascontraseñas desde esta página. Un administrador del sistema debe cambiar lacontraseña en el servidor LDAP.

7. Haga clic en Login (Inicio de sesión).

Cerrar sesión

Este procedimiento permite cerrar la sesión de Digital Asset Manager.

Para cerrar la sesión:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En el encabezado, haga clic en Cerrar sesión.• En la barra de menú de la vista estándar, seleccione Archivo→Cerrar sesión.

Cambiar la contraseña

Este procedimiento permite cambiar la contraseña.

Nota: Si utiliza la autenticación de usuarios de LDAP, no puede cambiar las contraseñasdesde esta página. Un administrador del sistema debe cambiar la contraseña en elservidor LDAP.

Para cambiar la contraseña:

1. En la página de inicio de sesión, haga clic enMás opciones.

2. Haga clic en Cambiar contraseña.

3. En el campo Contraseña actual, escriba la contraseña actual.

4. En los campos Nueva contraseña y Confirmar nueva contraseña, escriba la nuevacontraseña. Es recomendable utilizar una contraseña que esté formada por letras ynúmeros.

5. Haga clic en Cambiar contraseña.


Usar la interfaz

Usar opciones de accesibilidad adicionales

El modo de accesibilidad proporciona una interfaz de fácil lectura, ya que reemplaza losmenús por listas de página completa con acciones disponibles y ofrece texto descriptivoadicional. Puede seleccionar el modo de accesibilidad al iniciar la sesión. Asimismo,puede definir el modo de accesibilidad como modo predeterminado en las Preferencias.

El modo de accesibilidad ofrece exploración lineal, exploración por fichas y etiquetasALT con descripciones de los elementos. Las tablas de la vista estándar ofrecen unetiquetado y diseño adecuados para la tecnología de asistencia. Los elementos de laIU de JavaScript y Java, como el menú de acciones, muestran filtros. Las pantallas deimportación se reemplazan con alternativas HTML. Si precisa más información sobrefunciones de accesibilidad, consulte Funciones de accesibilidad, página 26.

Para utilizar el modo de accesibilidad:

1. En el campo Nombre de inicio de sesión, escriba el nombre de usuario, el cualdistingue entre mayúsculas y minúsculas.

2. En el campo Contraseña, escriba la contraseña, la cual distingue entre mayúsculasy minúsculas.

3. En el campo Repositorios, seleccione el repositorio.

4. Haga clic enMás opciones.IMPORTANTE: si guardó sus credenciales de inicio de sesión (con la opción¿Recordar credenciales la próxima vez?), no aparecerá la página Inicio de sesión.Para ver la página Inicio de sesión, antes debe eliminar las credenciales guardadasen la ficha Preferencias/Preferencias generales de Digital Asset Manager, o bieneliminar la cookie que contiene las credenciales guardadas.

5. Seleccione Opciones de accesibilidad adicionales.


Funciones de accesibilidad

La plataforma WDK (Web Development Kit) es una aplicación basada en Web a la quese accede mediante un explorador de Internet. A continuación se exponen algunosproblemas conocidos en el modo de accesibilidad:• Existe un gran número de marcos. Los lectores de pantalla con funciones de

exploración de marcos ayudan a solucionar este problema.• El control de formulario de lista desplegable provoca una exploración inmediata.

Los usuarios de JAWS pueden utilizar ALT+flecha arriba/flecha abajo para evitardicha exploración.

• La vista optimizada no facilita la exploración lineal. Se recomienda utilizar la vistaestándar.

• Al actualizar la página en el explorador, siempre se vuelve al nivel superior delnodo inicial.


Usar la interfaz

• Es posible acceder a todos los componentes estándar, pero puede que no ocurra lomismo con los componentes desarrollados o modificados por otros fabricantes.

Tenga en cuenta que WDK es una aplicación, no un sitio Web.

Una vez iniciada la sesión mediante el modo de accesibilidad, la aplicación se carga en lavista estándar. En las pruebas realizadas, la mayoría de los usuarios de la tecnología deasistencia preferían la vista estándar en forma de tabla con su árbol de navegación. Sinembargo, en ambas vistas se realizan modificaciones para optimizar la accesibilidad. Acontinuación se describen dichas modificaciones:• Barra de título

Se trata del primer marco. El primer elemento del marco es un enlace rápido alárea de trabajo. Como WDK es una pantalla basada en Web, actualizarla puedehacer que el enfoque pase del área de trabajo a la parte superior de la página.Este enlace permite volver rápidamente al área de trabajo. El marco tambiéncontiene un cuadro de búsqueda específico de Documentum, enlaces para accedera búsquedas avanzadas, preferencias, cierre de sesión y ayuda. La Ayuda deDocumentum se ejecuta en una nueva ventana del explorador. En el logotipo deDocumentum aparece el número de la versión de compilación. Los marcos de labarra de herramientas y la barra de menús se minimizan al activar el modo deaccesibilidad, ya que no facilitan la exploración lineal. Al explorar marcos queutilicen tecnología de asistencia, puede que los marcos ocultos aparezcan como unpaso de exploración adicional entre el árbol del navegador y el área de trabajo, perolos marcos aparecerán en blanco. Si estos marcos contienen texto, puede que no estéactivada la configuración de accesibilidad.

• Árbol del navegador

El árbol del navegador permite una exploración jerárquica en árbol, pero, comoaparece en formato HTML, su comportamiento es distinto al de un control de árbolnormal de Windows o Java. El marco incluye enlaces al área de trabajo, al nodoseleccionado y a la parte inferior del marco. El árbol contiene una lista de losrepositorios disponibles. Al hacer clic en un icono de expansión, se expande el nododel árbol. Al hacer clic en el nombre del elemento, se muestra la página de iniciode sesión del repositorio, si no se ha iniciado ya sesión en dicho repositorio. Si seencuentra dentro de un repositorio, en un nodo, y lo activa, el contenido de dichonodo se cargará en el marco de contenido. Junto a los nodos seleccionados tambiénhabrá un enlace al nodo siguiente.

• Área de trabajo

El área de trabajo consta de dos vistas principales: una lista de objetos y unformulario de acción. Algunos ejemplos de listas de objetos son la Bandeja deentrada, las suscripciones y Mis archivos. Entre los ejemplos de formularios de acciónse encuentran las páginas de propiedades, preferencias, registro e importación.Ambas vistas incluyen títulos y, en la mayoría de los casos, rutas de exploración.

• Listas de objetos

Las listas de objetos están paginadas para mejorar el rendimiento. El númeropredeterminado de elementos por página es 10, pero puede modificarse medianteel campoMostrar elementos. La mayoría de las listas de objetos están ordenadaspor nombre, pero también pueden ordenarse por otros encabezados de columna,los cuales aparecen como enlaces con etiquetas ALT. Al ordenar una columna,


Usar la interfaz

aparece junto a ella una flecha con una etiqueta. El enlace siguiente después de losencabezados de columna es Acciones globales. Este enlace carga una página desdela que se pueden invocar todas las acciones independientes de objetos (por ejemplo,crear una nueva carpeta, un nuevo usuario, etc.). Dentro de la lista, el primer enlaceen una fila es el enlace de acciones. El enlace de acciones carga una página con todaslas acciones disponibles para el objeto en cuestión. Para poder retirar o editar eldocumento, es necesario utilizar la página de acciones. Al hacer clic en el nombre delobjeto, se accede a su contenido (en una carpeta, la lista de objetos dentro de ésta;en un archivo, el contenido de éste sólo en modo de visualización). Las filas de unobjeto determinado contienen los metadatos más importantes del objeto y puedenexplorarse mediante la función de exploración por tablas del lector de pantalla. Siprecisa más información, consulte la página Propiedades del objeto. En la mayoríade las listas de objetos aparece un enlace a la página Propiedades.

• Página de acciones

Al invocar el enlace de acciones se carga una página de acciones. Todas las accionesdisponibles aparecen como enlaces. Al situar el enfoque en el enlace e invocarlo,se carga la acción. En algunos casos, la acción consiste en un desplazamientohasta la página modal (por ejemplo, ver una lista de traducciones). Si la opción dedesplazamiento no está disponible, utilice la ruta de exploración que aparece enla parte superior de la página.

• Formularios de acción

La página de propiedades constituye el ejemplo más frecuente de formulario deacción. La mayoría contiene una serie de páginas etiquetadas, que aparecen comofichas verticales. Éstas se describen como páginas en las etiquetas, de maneraque los usuarios no las confundan con los controles de ficha con los que ya estánfamiliarizados. La ficha seleccionada contiene una etiqueta seleccionada.

Casi todas las páginas de propiedades incluyen una combinación de cuadros deedición, casillas de verificación y botones de opción. Todos estos elementos aparecenexplícitamente etiquetados. En la parte inferior de todos los formularios de acciónhay botones con etiquetas ALT que permiten ejecutar la acción, cancelarla o bienavanzar o retroceder. Generalmente, si se cancela la acción, se vuelve a la lista deobjetos en la que se encontraba el usuario. En algunos casos puede ser necesarioactualizar la página, con lo cual se volverá al nodo especificado en las preferencias.

• Selectores

Los selectores se utilizan en la aplicación para seleccionar objetos, tales comoarchivos o usuarios. El selector requiere que haya objetos en la lista global paraseleccionarlos y agregarlos a la lista seleccionada.

• Barra de mensajes

Contiene mensajes del sistema para la sesión actual. Si no se puede realizar la acciónque se intenta ejecutar, puede que sea necesario situar el enfoque en la barra demensajes o bien desplazarse hasta el marco de la barra de estado. El primer elementopermite ver todos los mensajes de una sesión específica. Este marco también permitealternar entre la vista estándar y la optimizada.


Usar la interfaz

Explorar la interfazEn este apartado se describen la interfaz y el modo de acceder a los comandos. En estasección se describen los siguientes temas:• Vistas optimizada y estándar, página 29• Nodos, página 31• Encabezado, página 32• Usar la ruta de exploración, página 33• Realizar acciones, página 33• Iniciar sesión en varios repositorios, página 35• Mostrar y ocultar campos, página 36• Mensajes, página 36• Botón de estado de los trabajos (botón Estado de tareas), página 37

Vistas optimizada y estándar

Existen dos vistas diferentes: la vista optimizada y la vista estándar.

La vista optimizada proporciona acceso a las funciones usadas con mayor frecuencia. Enla vista optimizada, los elementos se procesan de uno en uno.


Usar la interfaz

Figura 2–2. Vista optimizada

La vista estándar incluye la barra de menús y proporciona acceso a todas las funcionesde Digital Asset Manager, según los permisos de que disponga (el acceso a determinadasfunciones puede estar limitado por sus niveles de permiso). La vista estándar permiteprocesar varios elementos a la vez. Las funciones administrativas están disponibles através de la vista estándar.


Usar la interfaz

Figura 2–3. Vista estándar

Puede cambiar de vista en cualquier momento. Digital Asset Manager mantiene suubicación en el repositorio. Si una ubicación no está disponible en la nueva vista, DigitalAsset Manager muestra la página predeterminada (la página predeterminada se defineen Preferencias).

Para alternar entre las vistas:

1. En la parte inferior de la página, haga clic en la ficha Optimizadao Estándar.

Nodos

El nivel superior de un repositorio consta de los distintos nodos, que proporcionanacceso a las diversas funciones y tipos de objetos de Digital Asset Manager. Para abrirun nodo, haga clic en él.

En la vista optimizada, los nodos aparecen como fichas. A continuación se muestra unconjunto básico de nodos. Es posible que su aplicación muestre más nodos:


Usar la interfaz

Figura 2–4. Nodos que aparecen como fichas

En la vista estándar, los nodos aparecen como un árbol de navegación en el panelizquierdo. A continuación se muestra un conjunto básico de nodos. Es posible que suaplicación muestre más nodos:

Figura 2–5. Nodos que aparecen como un árbol

Encabezado

Figura 2–6. Encabezado

En el encabezado situado en la parte superior de la página aparecen las siguientesfunciones:

• permite realizar una búsqueda simplebasada en las palabras clave que introduzca. Escriba las palabras clave y, acontinuación, haga clic en .

• permite realizar una búsqueda por determinadas propiedades y valoresde propiedad. Si precisa más información, consulte el tema de esta guía sobrebúsquedas avanzadas.

• proporciona acceso a configuraciones específicas de su equipo. Siprecisa más información, consulte la sección sobre definición de preferencias.

• termina la sesión de Digital Asset Manager.

• muestra instrucciones para utilizar Digital Asset Manager.


Usar la interfaz

Usar la ruta de exploración

Al abrir directorios o realizar acciones, en la parte superior de la página aparece una rutaque muestra la ubicación a la que se ha desplazado o la acción que está viendo. Puedehacer clic en cualquier carpeta de la ruta para volver a esa ubicación.

Figura 2–7. Ruta de exploración

Realizar acciones

En la vista optimizada, las acciones se realizan en un elemento cada vez. Es posibleacceder a las acciones en los siguientes lugares:• Las acciones que se aplican a la ubicación que esté viendo aparecen como

hipervínculos sobre la lista de elementos. Las acciones disponibles aparecensubrayadas:


Usar la interfaz

Figura 2–8. Acciones que pueden realizarse para la carpeta o categoría

• Las acciones que se aplican a un elemento concreto de la lista aparecen comohipervínculos en la línea de dicho elemento. Las acciones disponibles aparecensubrayadas. El enlaceMás abre un menú con más acciones. Si utiliza el modo deaccesibilidad, el enlaceMás es sustituido por el enlace Acciones.

Figura 2–9. Acciones que pueden realizarse para un elemento de lista


Usar la interfaz

En la vista estándar, se pueden realizar acciones en varios elementos a la vez. Para queuna acción afecte a uno o varios elementos, hay que marcar las casillas de verificación delos elementos y, a continuación, seleccionar la acción. En la vista estándar, es posibleacceder a las acciones en los siguientes lugares:• Las acciones que se realizan con mayor frecuencia aparecen en la barra de

herramientas que se encuentra en la parte superior de la página:

Figura 2–10. Barra de herramientas

• Todas las acciones disponibles aparecen en la barra de menús, justo debajo de la barrade herramientas. Están incluidas tanto las acciones que se aplican a la ubicacióncomo las que se aplican a los elementos de la lista. Las acciones disponibles aparecenresaltadas en los menús.

Si utiliza el modo de accesibilidad, los menús son sustituidos por los enlacesAcciones globales y Acciones, los cuales muestran listas de acciones disponibles.Por tanto, en esta guía, cuando un procedimiento indique que seleccione un menú,deberá seleccionar el enlace adecuado del modo de accesibilidad.

Figura 2–11. Barra de menús

Iniciar sesión en varios repositorios

Si la organización tiene varios repositorios, puede iniciar sesión en más de un repositoriodurante la sesión de Digital Asset Manager.

Para iniciar sesión en otro repositorio:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:


Usar la interfaz

• En la lista desplegable Repositorios de la vista optimizada, seleccione elrepositorio o, si el repositorio no aparece en la lista, seleccione Agregarrepositorio.

• En el panel izquierdo de la vista estándar, seleccione el repositorio o, si elrepositorio no aparece en la lista, haga clic en Agregar repositorio.

2. Si seleccionó Agregar repositorio, elija un repositorio y haga clic en Aceptar.

3. Escriba el nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.


Mostrar y ocultar campos

En ocasiones, los usuarios que disponen de privilegios administrativos pueden vercampos adicionales en las páginas. Si en una página aparece el enlace [+] Mostraropciones o [+] Mostrar más , podrá seleccionar estos enlaces para ver más propiedades uopciones. Para ver la lista completa de propiedades asociadas al tipo de objeto, puedemarcar la casilla de verificaciónMostrar todas las propiedades. Las propiedadesmostradas son de sólo lectura y variarán en función del tipo de objeto del documento deorigen. Si desea ver una explicación completa de las propiedades, consulte la descripcióndel tipo de objeto en Content Server Object Reference Manual (Manual de referencia deobjetos de Content Server).

Para ocultar campos u opciones adicionales, seleccione el enlace [-] Ocultar opciones o elenlace [-] Ocultar más.

Mensajes

Los mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en laparte inferior de la página:

Figura 2–12. Barra de estado

Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado,se podrá ver el mensaje completo haciendo clic en el botón Ver todos los mensajes dela barra de estado. De esta forma se abriráMessage Viewer, en el que se muestran losmensajes recientes:


Usar la interfaz

Figura 2–13. Message Viewer

Nota para usuarios de DCM: si tiene algunas aprobaciones a la espera la primera vezque inicie sesión, verá el mensaje Se requiere aprobación en la barra de estado. Tambiénpodrá ver exactamente qué documentos requieren aprobación seleccionandoMessageViewer o haciendo clic en el nodoMis aprobaciones.

Botón de estado de los trabajos (botón Estado detareas)

Según la aplicación WDK, la barra de estado mostrará el botón Ver trabajos o Estado detareas. El botón abre un visor que muestra el estado de los trabajos en segundo plano:


Usar la interfaz

Figura 2–14. Visor de estado del trabajo

Por ejemplo, un archivo se podría devolver a su estado anterior de forma asíncrona ensegundo plano. Para ver si se ha completado el trabajo, haga clic en el botón.

El botón aparecerá “marcado” si tiene mensajes de estado no leídos remitidos por unatarea asíncrona.

Si hay alguna tarea asíncrona en curso, aparecerá una imagen animada junto al botón.

Para actualizar el estado, haga clic en Actualizar.

Explorar repositoriosEn este tema se incluyen dos procedimientos: uno para explorar repositorios conla vista optimizada y otro para explorar con la vista estándar. Puede utilizar estosprocedimientos para explorar archivadores, taxonomías u otras estructuras de directorio.

Para explorar el repositorio mediante la vista optimizada:

1. Haga clic en la ficha correspondiente al nodo de repositorio que desee explorar. Porejemplo, para explorar el nodo Categorías, haga clic en la ficha Categorías.Se abrirá el siguiente nivel de directorios.

2. Para abrir una ubicación de la estructura de directorios (por ejemplo, una carpeta),haga clic en la ubicación. Puede seguir “profundizando” en la estructura dedirectorios haciendo clic en las sucesivas carpetas hasta que encuentre el elementoque está buscando.

3. Para volver a un nivel superior de la estructura de directorios, siga uno de estosprocedimientos:• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga clic

en la ubicación de directorio a la que desee ir.


Usar la interfaz

• Para ir al nivel superior de un nodo, haga clic en el nodo.Para explorar un repositorio mediante la vista estándar:En el panel izquierdo de la vista estándar aparece un árbol de directorios que muestra laestructura de directorios del repositorio. En el panel derecho se muestra el contenido delelemento seleccionado en el panel izquierdo.

1. Para expandir un elemento del panel izquierdo, haga clic en su signo más:El elemento se expandirá en el panel izquierdo para mostrar el siguiente nivel decarpetas y nodos que contiene.Tenga en cuenta que:• Cuando haga clic en el signo más, la visualización del panel derecho no

cambiará. Para cambiar lo que se ve en el panel derecho, hay que hacer clicen el propio elemento.

• Si una carpeta contiene más de 50 subcarpetas, no se expandirá automáticamenteal hacer clic en el signo más. Puesto que la presentación de un alto númerode subcarpetas en el panel izquierdo ralentiza el rendimiento, Digital AssetManager le ofrece la opción de no mostrar todas las subcarpetas. En vezde mostrar las subcarpetas, Digital Asset Manager muestra el número desubcarpetas que existen. Por ejemplo: si hay 460 subcarpetas, Digital AssetManager mostrará 460 carpetas. Para visualizar las subcarpetas en el panelizquierdo, haga clic en ese número.

Otra opción es hacer clic en el nombre de la carpeta principal en el panelizquierdo para ver la lista de subcarpetas en el panel derecho. Si accede a unasubcarpeta del panel derecho, el nombre de la subcarpeta se agregará al árboldel panel izquierdo, pero el árbol no se expandirá. Se conservará la designaciónnumérica, pero cambiándola para indicarle cuántas carpetas más existen ademásde la mostrada. Por ejemplo: si hay 460 subcarpetas y el usuario ha accedido ados en el panel derecho, Digital Asset Manager mostrará esas dos en el panelizquierdo, además del enlace indicándole que hay 458 carpetas más.

2. Para contraer un elemento en el panel izquierdo, haga clic en su signo menos:

3. Para volver a un nivel superior del directorio, siga uno de estos procedimientos:• En el panel izquierdo, haga clic en la ubicación a la que desee ir.• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga

clic en la ubicación a la que desee ir.

Explorar listasPuede determinar la forma en que se mostrará la lista de elementos. En esta sección sedescriben los siguientes temas:• Establecer el número de elementos por página, página 40• Acceder directamente a elementos, página 40• Filtrar listas, página 41• Ordenar listas, página 41• Elegir las columnas que aparecen en una lista, página 42


Usar la interfaz

• Uso de miniaturas como información visual, página 44

Establecer el número de elementos por página

La paginación permite mostrar un número máximo de elementos por página. Loselementos adicionales se presentarán en la página siguiente. El número de elementosque se mostrarán por página se elige en la lista desplegableMostrar elementos que semuestra aquí:

El campo situado sobre la lista indica el número de elementos y páginas que contiene lalista. Por ejemplo, si aparece lo siguiente:

significa que está viendo los elementos del 1 al 10 de una lista con 17 elementos y que seencuentra en la primera página de una lista de dos páginas.

Para avanzar o retroceder una página cada vez en la secuencia de páginas, haga clicen las flechas sencillas:

o

Para ir a la primera o a la última página de la lista, haga clic en las flechas dobles:

o

Para ir a un determinado número de página, escriba el número en el campo de texto ypresione Intro.

Nota: El modo en que aparecerán los iconos dependerá del diseño que se haya definidoen las preferencias.

Acceder directamente a elementos

Si el campo Empieza por aparece en la parte superior de una lista o directorio, podrábuscar un elemento en el directorio escribiendo una cadena de caracteres o una ruta.

Figura 2–15. El campo “Empieza por”

El campo Empieza por permite buscar en todas las listas del contenedor en el que seencuentre en esos momentos. En este tema se incluyen dos procedimientos: uno paraelementos y otro para ubicaciones.

Para localizar un elemento mediante el campo Empieza por:

1. En el campo Empieza por, escriba las primeras letras del nombre del elemento.


Usar la interfaz

2. Haga clic en Ir.

Para encontrar una ubicación mediante el campo Empieza por:

1. En el campo Empieza por, escriba la ruta completa o el principio de la ruta. Utiliceesta sintaxis:/nombre_archivador/ruta_carpeta/ruta_carpeta/

Por ejemplo, para acceder directamente a una carpeta llamada “carpeta_xyz” delnivel superior de un archivador denominado “archivador_abc”, deberá escribirlo siguiente:

2. Haga clic en Ir.

Filtrar listas

Se pueden utilizar filtros para restringir los tipos de elementos que se mostrarán en unalista. Si hay filtros disponibles, podrá seleccionarlos en un menú desplegable o conun botón situado sobre la lista.

Por ejemplo, un filtro sobre la Bandeja de entrada permite elegir si desea ver tareas,notificaciones o ambas cosas. Si desea ver únicamente las notificaciones, siga esteprocedimiento:

Si la aplicación WDK permite ver contenido Web, es posible que aparezca el botón Filtro:

El botón Filtro permite aplicar varios filtros a la vez. Por ejemplo, podría filtrar porestado y escenario para ver los archivos que tienen tanto el ciclo de vida En pruebacomo un escenario francés. Si desea aplicar varios filtros a la vez, haga clic en el botónFiltro para ver los filtros disponibles. En cada filtro disponible, seleccione el valor porel que desea filtrar.

Ordenar listas

Al ordenar elementos en una lista, aparecerán en orden descendente.

Para ordenar elementos en la vista optimizada:

1. En la vista optimizada, los elementos se ordenan según los campos de la líneaOrdenar por que aparece encima de la lista. Para ordenar, haga clic en una de laspropiedades de la línea Ordenar por.


Usar la interfaz

Figura 2–16. La línea “Ordenar por” en la vista optimizada

2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar la propiedad.

Para ordenar elementos en la vista estándar:

1. Haga clic en un encabezado de columna.

Figura 2–17. Encabezados de columnas en la vista estándar

Tenga en cuenta que para ordenar por propietario de bloqueo, debe hacer clic enel icono de llave:

2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar el encabezado de columna.

Elegir las columnas que aparecen en una lista

Puede elegir qué propiedades se muestran de los elementos de una lista. Laspropiedades se muestran en columnas a la derecha de los elementos. Puede seleccionarqué propiedades se mostrarán. Asimismo, puede cambiar el orden en el que aparecenlas columnas.

Por ejemplo, el nodo Suscripciones de la vista estándar puede mostrar los valores de lassiguientes propiedades: Nombre, Tamaño,Modificado y Formato, como se muestra acontinuación.

Figura 2–18. Antes de modificar columnas

Podría modificar las columnas para quitar la propiedad Tamaño y agregar la propiedadCreador, como se muestra a continuación.


Usar la interfaz

Figura 2–19. Después de modificar columnas

Puede hacer que aparezcan distintos tipos de propiedades para distintos nodos yvistas. Por ejemplo, puede elegir que aparezca un conjunto de propiedades en el nodoArchivadores de la vista estándar y otro conjunto distinto en el nodo Suscripcionesde la vista optimizada.

Para modificar las opciones que aparecen en cada vista, haga clic en el botón de lavista correspondiente. Aparecerá una página de selección en la que puede elegir un tipode objeto y las propiedades que se mostrarán para dicho tipo.

Los tipos de objetos disponibles dependen de los objetos que aparecen en una vistadeterminada. En algunos casos, podrá seleccionar una propiedad que sólo aparece enalgunos de los tipos de objetos que se muestran en la vista. En ese caso, los objetos queno tengan la propiedad tendrán un valor en blanco en la columna. Por ejemplo, en lasiguiente ilustración, algunos elementos tienen la propiedad SO aplicable y otros no.

Figura 2–20. La celda está vacía cuando no se ha asignado ningún valor de propiedad

Para seleccionar las columnas que aparecerán en una vista determinada:

1. Desplácese hasta la vista. (Por ejemplo, para seleccionar las columnas que apareceránen la Bandeja de entrada en la vista estándar, desplácese a la Bandeja de entrada enla vista estándar.)

2. Si aparece la casilla de verificación Igual que archivadores, puede marcarla paracopiar la configuración del archivador y omitir el resto de este procedimiento.

3. Haga clic en .

4. Para agregar un tipo de propiedad que se mostrará como una columna, siga esteprocedimiento:


Usar la interfaz

a. En la lista desplegable Seleccionar tipo de objeto, seleccione el tipo de objetoque contiene el tipo de propiedad que desea mostrar. Los tipos de propiedadesdisponibles en dicho tipo de objeto aparecerán en la lista Seleccionar atributospara mostrar. Si selecciona Elementos predeterminados, aparecerán laspropiedades de todos los tipos de objetos del repositorio.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione el tipo de propiedadque desea mostrar en una columna.

c. Haga clic en Agregar.

d. Repita estas operaciones con tantos tipos de propiedades como desee agregar.

5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione un tipo depropiedad en Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic enArriba o en Abajo, según corresponda.

6. Para quitar un tipo de propiedad que se muestra como columna, seleccione el tipo enSeleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en Quitar.

7. Cuando haya terminado de agregar y quitar tipos de propiedades, haga clic enAceptar.

Nota: Las opciones de columnas se mantienen por perfil de usuario y por equipo. Siutiliza un equipo distinto, tendrá que volver a especificar las opciones de columnaspara el nuevo equipo.

Uso de miniaturas como información visual

Las miniaturas sirven de información visual para conocer el tipo o contenido de unarchivo. Por ejemplo, la miniatura de un archivo de imagen suele ser una copia de laimagen más pequeña y con menor resolución. Si no se puede generar una miniaturade baja resolución, la miniatura aparece como una representación del tipo de archivo,utilizando el icono estándar del formato.

Si se configura para ello, Digital Asset Manager crea miniaturas de nuevos archivoscuando se importan o crean por primera vez en el repositorio. Tenga en cuenta que esposible que la nueva miniatura no aparezca en seguida. La creación de miniaturas selleva a cabo de forma asíncrona, lo que significa que es posible que la miniatura noesté disponible inmediatamente.

Si por algún motivo no se puede enviar al explorador la miniatura o cargarla, DigitalAsset Manager mostrará un icono para representar a la miniatura “rota”. Es posibleconfigurar el icono que se emplea para indicar una miniatura rota, pero de manerapredeterminada se muestra como el icono siguiente ( ).

En Digital Asset Manager, se muestran las miniaturas de forma predeterminada. Laúnica forma de desactivar las miniaturas es a través de las preferencias.


Usar la interfaz

Activación de la caja de luz

La Caja de luz permite revisar con rapidez una lista de objetos mediante la visualizaciónde sus miniaturas y de una cantidad limitada de metadatos. La cantidad y los tipos demetadatos que se muestran en la Caja de luz se determinan mediante las preferencias deColumna. Los únicos metadatos requeridos en la vista Caja de luz es la miniatura.

Nota: Si se han suprimido las miniaturas de las preferencias de Columna, no se podrádisponer de la caja de luz.

Para activar la caja de luz:

1. Mientras ve una lista de archivos, marque la casilla de verificación Caja de luz. Lacasilla de verificación permite activar y desactivar la visualización de la caja de luz.

Arrastrar y soltarLa función de arrastrar y soltar permite “seleccionar” archivos u otros objetos con elratón y moverlos a una ubicación nueva. Puede utilizar la función de arrastrar y soltarpara mover elementos desde las ubicaciones siguientes hacia estas otras ubicaciones:• desde el portapapeles hacia una ubicación del repositorio• desde una vista de lista (por ejemplo una lista de carpetas, una lista de categorías o

resultados de búsqueda) hacia otra ubicación en el repositorio• desde una ubicación dentro de un documento virtual hacia otra ubicación dentro

del documento virtual• desde un repositorio hacia un sistema local de archivos o viceversaLa función de arrastrar y soltar está disponible únicamente en la vista estándar.

La función de arrastrar y soltar utiliza un complemento de navegador denominadoWdkPluginCab, que normalmente se instala automáticamente en la ubicación siguientedel equipo local:C:\WINDOWS\Downloaded Program Files

Para arrastrar y soltar un elemento desde una ubicación hacia otra:

1. En la vista estándar, en el panel izquierdo o derecho, coloque el puntero del ratónsobre el elemento.

2. Mantenga pulsado el botón derecho del ratón.

3. Mientras mantiene pulsado el botón derecho del ratón, arrastre el elemento haciauna ubicación del panel opuesto.

4. Suelte el botón derecho del ratón.

5. Si aparece un menú, seleccione la acción deseada.


Usar la interfaz

Elegir elementos en páginas de selecciónDurante un procedimiento, a veces aparece una página de selección en la que se le pideque elija un elemento del repositorio. Por ejemplo, a continuación se muestra unapágina de selección para elegir el conjunto de permisos que se va a asignar a un nuevodocumento:

Figura 2–21. Página de selección

Si aparece una página de selección, siga este procedimiento para elegir un elemento:

1. Si aparecen las fichas de los distintos nodos del repositorio, haga clic en el nodoque desee examinar. Tenga en cuenta que la ficha Todos permite examinar todoel repositorio.

2. En la lista Nombre situada en la parte izquierda de la página, desplácese hastael elemento que desee.

3. Cuando localice el elemento, marque su casilla de verificación. Si es posible, puedeseleccionar varios elementos.

4. Haga clic en Agregar.Los elementos se mostrarán en el área de selección situada en la parte derecha dela página.

5. Para seleccionar otro elemento, repita el Paso 3 y el Paso 4.


Usar la interfaz

6. Para quitar un elemento del área de selección situada en la parte derecha de lapágina, marque la casilla del elemento y haga clic en Quitar.

7. Cuando haya terminado de agregar elementos al área de selección, haga clic enAceptar.

Abrir ventanas nuevasSi la opción está disponible en la aplicación WDK, entonces, cuando se encuentre enun repositorio, podrá abrir una ventana nueva, independiente del navegador para elrepositorio. Puede utilizar esta función para ver varias áreas de un repositorio al mismotiempo o para ver varios repositorios a la vez.

Para abrir una ventana nueva del explorador para el repositorio actual:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Nueva ventana.• En la vista estándar: seleccione Herramientas→Nueva ventana.

Ver la información del productoUtilice este procedimiento para ver los números de versión de Digital Asset Manager yDFC.

Para ver el número de versión y otra información del producto:

1. En la vista estándar, seleccione Archivo→Acerca de Digital Asset Manager.

2. Para acceder a un sitio Web, haga clic en uno de los logotipos siguientes:

•

Accede a www.documentum.com.

•

Accede a www.emc.com

Configurar el explorador para reproductoresde medios

Digital Asset Manager admite una variedad de objetos. Entre éstos se encuentrantransmisiones de medios en forma de archivos de vídeo y audio. Es posible que seanecesario configurar el explorador para que abra los reproductores de medios adecuadoscuando desee reproducir un archivo de transmisión desde Digital Asset Manager. Lanecesidad de configurar el explorador depende del sistema operativo y del exploradorque se utilice. Por ejemplo, los usuarios de Macintosh que tengan el explorador Netscape


Usar la interfaz

tendrán que configurar el explorador. Los usuarios de Microsoft Internet Explorerprobablemente no tendrán que configurar el explorador.

Digital Asset Manager admite actualmente los siguientes reproductores de medios:RealPlayer de RealNetworks, Reproductor de WindowsMedia de Microsoft y QuickTimede Apple.

Al elegir reproducir un archivo de transmisión, Digital Asset Manager detectará si hayalgún reproductor de medios instalado en el equipo. Si tiene instalado el reproductor demedios adecuado para el tipo de archivo seleccionado y el explorador está configuradopara reconocerlo, Digital Asset Manager abrirá el reproductor e iniciará la reproducciónde dicho archivo.

En la siguiente tabla se detallan los tipos de archivo de transmisión y los tipos MIMEcorrespondientes, lo que le ayudará a configurar el explorador.

Tabla 2–1. Tipos MIME según la extensión

Extensión de archivo Tipo MIME

.asf video/x-ms-asf

.asx video/x-ms-asf

.wma audio/x-ms-wma

.wax audio/x-ms-wax

.wmv video/x-ms-wmv

.wvx video/x-ms-wvx

.wm video/x-ms-wm

.wmx video/x-ms-wmx

.wmz application/x-ms-wmz

.wmd application/x-ms-wmd

Para obtener ayuda sobre los tipos de reproductores y los formatos de archivo queadmiten, consulte la Ayuda del reproductor.

Para configurar Netscape con el fin de que reproduzca los archivos de transmisión enel reproductor adecuado:

1. En el menú Editar de Netscape, seleccione Preferencias.Se abrirá el cuadro de diálogo Preferencias.

2. Expanda la categoría Navigator.

3. Seleccione Helper Applications.Aparecerá la ventana Helper Applications.


Usar la interfaz

4. En cada tipo MIME, haga clic en Nuevo tipo y siga las indicaciones oportunas conel fin de configurar el tipo MIME para la extensión de archivo y el reproductorcorrespondientes.


Usar la interfaz


Capítulo 3Buscar

En esta sección se describen los siguientes temas:• Ejecutar búsquedas simples, página 51• Ejecutar búsquedas avanzadas, página 52• Guardar búsquedas, página 55• Ejecutar búsquedas guardadas, página 55• Gestionar búsquedas guardadas, página 56Consulte también: Definir orígenes de búsqueda, página 61.

Ejecutar búsquedas simplesLa búsqueda simple compara las palabras buscadas con el texto indexado y laspropiedades que se enumeran a continuación. El sistema puede estar configurado parabuscar, además, otras propiedades. Es posible introducir espacios o comas para separarel texto. Con una búsqueda simple se buscará todo texto separado mediante consultasVerity (por ejemplo, Y u O). La búsqueda simple busca en todo el repositorio.

La búsqueda simple compara las palabras buscadas con los siguientes elementos:• Nombre de archivo• Nombre descriptivo• Categoría• AutorPara realizar una búsqueda simple:

1. En el campo Buscar situado en la parte superior de la página, escriba el texto quedesee buscar. Para separar el texto, puede introducir espacios o comas. Digital AssetManager busca el texto separado mediante consultas Verity.

2. Haga clic en Ir.

3. La pantalla de estado muestra el progreso de la búsqueda. Puede ver el progreso dela búsqueda en cada ubicación en la columna Estado. Si una búsqueda falla porqueel nombre de usuario y la contraseña no son correctos, introduzca el nombre deusuario y la contraseña en la pantalla de estado.Para cancelar la búsqueda, haga clic en Cancelar o en Detener búsqueda.


Buscar

Para detener la búsqueda y ver los resultados encontrados hasta el momento, hagaclic en Detener.

4. Aparecerán los resultados de la búsqueda. Puede llevar a cabo las siguientesacciones:• Para guardar la búsqueda, haga clic en el botón Guardar búsqueda. Consulte

Guardar búsquedas, página 55.

Ejecutar búsquedas avanzadasLas búsquedas avanzadas ofrecen más opciones que las búsquedas simples. La opciónBúsqueda avanzada permite buscar en varios repositorios, así como en ubicacionesfuera de Documentum.

Para realizar una búsqueda avanzada:

1. En el encabezado situado en la parte superior de la página de Digital Asset Manager,haga clic en Avanzada.Se abrirá la página de búsqueda.

2. Seleccione la ficha General.

3. Haga clic en la lista desplegable para buscar el tipo de documento.

4. Puede seleccionar el botón de opción correspondiente para buscar en el repositorioactual o en todos los repositorios. Con la opción Repositorio actual se incluyen todos losrepositorios conectados en ese momento.O bien, puede hacer clic en el botón Examinar para desplazarse a carpetas orepositorios concretos.Para seleccionar el repositorio en el que se va a realizar la búsqueda, siga esteprocedimiento:

a. Seleccione uno de los siguientes procedimientos:• Sólo en la ubicación actual: la búsqueda se realizará en el repositorio que

está viendo en ese momento.• Especificar orígenes: permite definir varios repositorios, varias ubicaciones

externas, o una combinación de ambos, como ubicaciones de búsqueda.b. Si selecciona Especificar orígenes, siga este procedimiento:

• Para seleccionar uno o más repositorios y agregarlos a las ubicacionesde búsqueda predeterminadas, active los repositorios en Repositoriosdisponibles. Haga clic en la flecha correspondiente para agregarlo a la listade ubicaciones de búsqueda predeterminadas. Introduzca su nombre deusuario y contraseña si el sistema se lo solicita.

Para quitar un repositorio de las ubicaciones de búsqueda, selecciónelo yhaga clic en la flecha izquierda.

• Para seleccionar un determinado archivador o carpeta y agregarlo a lasubicaciones de búsqueda, haga clic sucesivamente en las ubicaciones deRepositorios disponibles hasta desplazarse al archivador o la carpeta quedesea. Marque la casilla de verificación del archivador o la carpeta y haga


Buscar

clic en la flecha correspondiente para agregarlo a la lista de ubicaciones debúsqueda predeterminadas. Introduzca su nombre de usuario y contraseñasi el sistema se lo solicita.

Para quitar una ubicación de las ubicaciones de búsqueda, selecciónela en lalista y haga clic en la flecha izquierda correspondiente.

• En la lista Orígenes externos disponibles se muestran uno o más orígenesexternos y puede hacer clic en las flechas correspondientes para agregarlos ala lista de ubicaciones de búsqueda predeterminadas.

Introduzca su nombre de usuario y contraseña para el origen externo si elsistema se lo solicita.

Para quitar un origen externo de las ubicaciones de búsqueda, seleccione elorigen externo y haga clic en la flecha derecha.

• Si desea establecer los orígenes de búsqueda seleccionados anteriormentecomo ubicaciones predeterminadas para futuras búsquedas, haga clic enDefinir como orígenes predeterminados.

c. Haga clic en Aceptar.

5. La opción Repositorios disponibles muestra todos los repositorios que estándisponibles. Si desea agregar o quitar orígenes de búsqueda o repositorios, haga clicen Agregar o en Quitar, respectivamente.

6. Orígenes de búsqueda seleccionados muestra los orígenes de búsqueda seleccionadospor el usuario. Si desea agregar o quitar orígenes de búsqueda, haga clic en Agregaro en Quitar, respectivamente.

7. Para especificar el primer conjunto de valores de propiedad que desea buscar, sigaeste procedimiento:

a. En el campo Nombre del área Propiedades, seleccione la propiedad que deseabuscar en la lista desplegable.

b. En el segundo campo, seleccione un operador, que determina la relación con elvalor de búsqueda. Por ejemplo, para encontrar todos los archivos escritos porJuan Santos, puede especificar que la propiedad Autores es “Juan Santos”, ocontiene “Santos” o empieza por “Juan”.

c. En el campo restante, introduzca los valores de búsqueda.

d. Para que la búsqueda coincida en mayúsculas y minúsculas con los valoresespecificados, seleccione Coincidir mayúscula/minúscula.

8. Para los siguientes conjuntos de valores de propiedad que desee buscar, siga esteprocedimiento:

a. Haga clic en Seleccione otra propiedad.Digital Asset Manager agrega otra línea para especificar valores de propiedad.

b. En el primer campo de la nueva línea, seleccione la relación entre esta propiedady las que especificó anteriormente en la búsqueda. Seleccione uno de lossiguientes procedimientos:• Y: indica que se deben buscar tanto los valores de esta propiedad como los

valores de las propiedades anteriores.


Buscar

• O: indica que se deben buscar o los valores de esta propiedad o los valoresde las propiedades anteriores.

c. En el campo Nombre, seleccione el nombre de la propiedad que desea buscar.

d. En el campo siguiente, seleccione un operador, que determina la relación conel valor de búsqueda. Por ejemplo, para encontrar todos los archivos escritospor Juan Santos, puede especificar que la propiedad Autores es “Juan Santos”, ocontiene “Santos” o empieza por “Juan”.

e. En los campos restantes, introduzca los valores de búsqueda.

f. Para que la búsqueda coincida en mayúsculas y minúsculas con los valoresespecificados, seleccione Coincidir mayúscula/minúscula.

g. Para quitar una propiedad de la búsqueda, haga clic en el botón Quitar en lalínea de la propiedad.

9. Fecha: para buscar por la fecha en la que se ha creado o modificado un archivo ocarpeta:En la primera lista desplegable, seleccione los distintos tipos de fechas para los quese muestran opciones como fecha de modificación, fecha de acceso o fecha de creación yactive el botón de opción correspondiente para especificar cuándo se creó, modificóo accedió por última vez al archivo o carpeta.Seleccione el botón de opción correspondiente para definir el período de tiempo y, acontinuación, introduzca los valores para ese período.

10. Tamaño: permite buscar por tamaño de archivo. Seleccione los criterios de búsqueday, a continuación, escriba el valor de tamaño.

11. Opciones avanzadas: permite buscar objetos ocultos o todas las versiones. Parabuscar objetos ocultos, seleccione Buscar objetos ocultos. Los objetos ocultos sólo estánvisibles para los usuarios con permiso de lectura o escritura para esos objetos. Labúsqueda mostrará sólo los objetos para los que tenga permiso de visualización. Parabuscar todas las versiones de un archivo, seleccione Buscar todas las versiones.Si la búsqueda avanzada ofrece parámetros adicionales con los que puede restringirla búsqueda, selecciónelos como desee.

12. Cuando haya definido todos los criterios, haga clic en Buscar. Aparecerán losresultados de la búsqueda.

13. La pantalla de estado muestra el progreso de la búsqueda. Puede ver el progresode la búsqueda en cada ubicación en la columna Estado. Si una búsqueda fallaporque carece del nombre de usuario y la contraseña adecuados para una ubicacióndeterminada, puede introducir el nombre de usuario y la contraseña en la pantallade estado.Para cancelar la búsqueda, haga clic en Cancelar.

14. Aparecerán los resultados de la búsqueda. Puede llevar a cabo las siguientesacciones:• Para volver a ejecutar la búsqueda con otros parámetros, haga clic en Revisar

esta búsqueda y vuelva a realizar este procedimiento.• Para guardar la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda. Consulte Guardar

búsquedas, página 55.


Buscar

Guardar búsquedasUna vez realizada una búsqueda, puede guardarla para volver a ejecutarla más adelante.

Para guardar una búsqueda:

1. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda.

2. En el campo Nombre, escriba un nombre para la búsqueda.

3. El campo Descripción aparece ya rellenado con la descripción de la consulta, peropuede editarlo si lo desea. Este campo no debe dejarse en blanco.

4. En el campo Ubicación puede seleccionar el repositorio en el que desea guardarla búsqueda. No obstante, la ruta concreta del repositorio en la que se guardarála búsqueda está predeterminada. De forma predeterminada, el repositorioseleccionado es el último repositorio que se utilizó para guardar una búsqueda.

5. Haga clic en Guardar búsqueda.

Ejecutar búsquedas guardadasEste procedimiento describe cómo volver a ejecutar una búsqueda que se ha guardadopreviamente. Al ejecutar de nuevo la búsqueda, ésta utiliza los mismos parámetrospero devuelve resultados actualizados.

Para ejecutar una búsqueda guardada:


2. Seleccione una de las siguientes fichas:• Mis búsquedas guardadas: seleccione esta ficha para ejecutar una búsqueda

guardada en el repositorio que está viendo en ese momento.• Todas las búsquedas guardadas: seleccione esta ficha para ejecutar una

búsqueda guardada en otro repositorio distinto del que está viendo en esemomento.

3. Si seleccionó Todas las búsquedas guardadas, elija el repositorio en la listadesplegable situada en la esquina superior izquierda de la página.

4. Para modificar los parámetros de búsqueda antes de ejecutarla, haga clic en Revisaren la línea de la búsqueda. Realice los cambios y haga clic en Aceptar. Los cambiosse utilizarán para esta ejecución de la búsqueda guardada, a menos que especifiqueque se guarden de forma permanente.

5. En la línea de la búsqueda, haga clic en Ejecutar búsqueda para ver los resultados dela búsqueda.

6. Haga clic en Propiedades para ver los resultados de la búsqueda según laspropiedades del objeto.


Buscar

7. Haga clic en Eliminar para eliminar los objetos.

8. La pantalla de estado muestra el progreso de la búsqueda. Puede ver el progresode la búsqueda en cada ubicación en la columna Estado. Si una búsqueda fallaporque carece del nombre de usuario y la contraseña adecuados para una ubicacióndeterminada, puede introducir el nombre de usuario y la contraseña en la pantallade estado.Para cancelar la búsqueda, haga clic en Cancelar o en Detener búsqueda.Para detener la búsqueda y ver los resultados encontrados hasta el momento, hagaclic en Detener.

9. Aparecerán los resultados de la búsqueda. Puede llevar a cabo las siguientesacciones:• Para volver a ejecutar la búsqueda con otros parámetros, haga clic en Revisar

esta búsqueda y vuelva a realizar este procedimiento.• Para guardar la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda. Consulte Guardar

búsquedas, página 55.

Gestionar búsquedas guardadasEn este procedimiento se describe la forma de abrir, revisar y eliminar búsquedasguardadas.

Para gestionar búsquedas guardadas:


2. Seleccione una de las siguientes fichas:• Mis búsquedas guardadas: seleccione esta ficha para gestionar búsquedas

guardadas en el repositorio que está viendo en ese momento.• Todas las búsquedas guardadas: seleccione esta ficha para gestionar búsquedas

guardadas en repositorios distintos del que está viendo en ese momento.3. Para revisar una búsqueda, haga clic en Revisar esta búsqueda en la línea de la

búsqueda y modifique los parámetros de la búsqueda.

4. Para quitar una búsqueda guardada, haga clic en en la línea de la búsqueda.


Capítulo 4Definir preferencias

Las preferencias determinan la configuración personal. Cuando se definen las preferencias, éstas sealmacenan en una cookie en el equipo. Si elimina la cookie, perderá la configuración de preferencias.Si usa otro equipo, éste podría no tener la misma configuración de preferencias.

Es posible que algunas de las preferencias enumeradas en este capítulo no aparezcan. Lo queaparecerá depende de la configuración de su organización.

Para abrir las preferencias, haga clic en Preferencias en el encabezado. A continuación, consulte elprocedimiento correspondiente a las preferencias que desea definir:• Definir preferencias generales, página 57• Definir preferencias de visualización, página 58• Definir preferencias de documentos virtuales, página 59• Definir preferencias de inicio de sesión, página 60• Definir repositorios favoritos, página 60• Definir orígenes de búsqueda, página 61• Definir preferencias de formato, página 62

Definir preferencias generalesEs posible que no aparezcan algunas de las preferencias aquí enumeradas. Lo queaparecerá depende de la configuración de su organización.

Para definir las preferencias generales:

1. En el encabezado, haga clic en Preferencias.

2. Seleccione la ficha General.

3. En Tipo de aplicación Digital Asset Manager, seleccione si desea que aparezca lavista estándar u optimizada cuando inicie sesión.

4. En La sección empezará en, seleccione la página que se debe mostrar cuando inicieuna sesión. Por ejemplo, si define esta opción como Suscripciones, se abrirá primeroel nodo Suscripciones cuando inicie una sesión.

5. En Diseño, seleccione el conjunto de colores, tramas y fuentes que se utilizarán enpantalla.


Definir preferencias

6. En Opciones de accesibilidad adicionales, elija si se mostrarán accesos directosde exploración y texto emergente. Cuando está explorando la interfaz gráfica deusuario, a veces es útil tener descripciones de texto emergente sobre los símbolosque le ayuden a recordar para qué se usan. Al situar el puntero sobre un símbolo,aparecerá una descripción. También resulta de utilidad mostrar todos los accesosdirectos que sirvan para las opciones que se utilizan con más frecuencia.

7. En Retirar, seleccione qué acción se debe realizar cuando intente retirar undocumento que ya ha sido retirado por otro usuario:• Descargar como contenido de sólo lectura: descarga siempre el documento

como un archivo de sólo lectura.• Se me preguntará mi decisión cada vez: pedirá siempre que elija si desea anular

la retirada o descargar el documento como archivo de sólo lectura. Esta opciónresulta especialmente útil cuando se retiran documentos virtuales. Por ejemplo,si va a retirar un documento virtual que incluye tres descendientes y uno deellos está bloqueado por otro usuario, se le preguntaría si desea continuar conla retirada del documento padre y los dos descendientes disponibles aunque eltercer descendiente esté bloqueado por otro usuario.

8. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Definir preferencias de visualizaciónPuede definir las columnas que se mostrarán por cada nodo (Bandeja de entrada,Misarchivos, etc.) en cada una de las dos vistas (optimizada y estándar). Asimismo, puededefinir las columnas que se mostrarán al visualizar las estructuras de documentosvirtuales de cada vista.

Las columnas muestran los valores de propiedad de propiedades concretas. Alseleccionar las columnas que se mostrarán en una vista determinada, puede elegir entrelos distintos tipos de propiedades que existen para los elementos que se muestrannormalmente en dicha vista.

Para definir las preferencias de visualización:


2. Seleccione la ficha Visualización.

3. Desplácese hasta la combinación de vista y nodo (o vista y documento virtual) parala que desea definir columnas. Haga clic en Editar en la vista correspondiente.

4. Para mostrar una propiedad, siga este procedimiento:

a. En la lista desplegable Seleccionar tipo de objeto, seleccione el tipo de objetoque contiene la propiedad que desea mostrar. Las propiedades disponibles dedicho tipo de objeto aparecerán en la lista Seleccionar atributos para mostrar. Siselecciona Elementos predeterminados, aparecerán las propiedades de todos lostipos de objetos del repositorio.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione el tipo de propiedadque desea mostrar como columna.



c. Haga clic en Agregar.

d. Repita estos pasos con tantas propiedades como desee agregar.

5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedaden la lista Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en Arriba oen Abajo, según corresponda.

6. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionaratributos para mostrar como columna y haga clic en Quitar.

7. Haga clic en Aceptar.


Definir preferencias de documentos virtualesSi su aplicación WDK utiliza documentos virtuales, siga este procedimiento para definirlas preferencias de los documentos virtuales.

Para definir preferencias de documentos virtuales:


2. Seleccione la ficha Documentos virtuales.

3. Seleccione qué acción se debe realizar cuando haga clic en el nombre de undocumento virtual en una lista (en lugar de hacerlo en el árbol de la vista estándar).Seleccione una de estas opciones:• Se abrirá el documento virtual para ver su estructura:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá el primer nivelde archivos anidados.

• Se abrirá el documento virtual para ver su contenido:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá una copiade sólo lectura del contenido.

• Se me preguntará mi decisión cada vez:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, se le solicitará que elija sidesea mostrar la estructura o el contenido de sólo lectura.

Nota: Si un documento virtual no tiene contenido, Virtual Document Manager(VDM) mostrará de forma automática la estructura del documento virtual, conindependencia de cómo se haya definido esta preferencia.

4. Si desea que VDM muestre enlaces rotos, seleccione Deseo ver todos los enlacesrotos. Un enlace estará roto si VDM no puede encontrar la versión del componenteespecificada por la regla de enlace de ese componente.

5. En Copiar, seleccione qué acción se debe realizar cuando se copie un documentovirtual en el portapapeles. Seleccione una de estas opciones:• Sólo la raíz del documento virtual:



Con esta opción se copian el contenido y las propiedades únicamente del archivopadre.

• Raíz y descendientes del documento virtual:

Con esta opción se copian el archivo padre y todos los descendientes anidadosen él, incluidos los descendientes de los descendientes, y así sucesivamente.

• Raíz del documento virtual y uso de los descendientes existentes:

Con esta opción se copia el archivo padre y se crean referencias a losdescendientes.

• Se me preguntará mi decisión cada vez:

Con esta opción siempre se le solicitará que elija lo que desea copiar.6. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Definir preferencias de inicio de sesiónSi marcó la casilla ¿Recordar credenciales la próxima vez? al iniciar la sesión, podráver sus credenciales guardadas en las preferencias de Inicio de sesión. Puede eliminarlas credenciales guardadas de la página.

Para definir las preferencias de inicio de sesión:


2. Seleccione la ficha Inicio de sesión.Se mostrarán sus credenciales guardadas.

3. Para eliminar las credenciales guardadas, haga clic en Quitar credencialesguardadas.



Definir repositorios favoritosLa ficha Repositorios favoritos determina qué repositorios aparecen al iniciar la sesión.

Si utiliza un enlace o marcador para acceder a un archivo de un repositorio que no estáen su lista Repositorios, el repositorio se agregará a la lista.

Las preferencias se mantienen por perfil de usuario en un equipo concreto. Si utilizaun equipo distinto, tendrá que volver a especificar los repositorios favoritos para elnuevo equipo.

Para definir repositorios favoritos:


2. Seleccione la ficha Repositorios favoritos.



3. En la lista Seleccionar un repositorio, seleccione el repositorio que desea agregary, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso con tantos repositorioscomo desee agregar.

4. Para quitar un repositorio de la lista Repositorios favoritos, selecciónelo y haga clicen Quitar. Repita este paso con tantos repositorios como desee quitar.

5. Cuando inicie una sesión o cambie de repositorio, los repositorios aparecerán enel mismo orden por el que se encuentren en la lista Repositorios favoritos. Paracambiar el orden, seleccione el repositorio que desee subir o bajar en la lista y hagaclic en el botón Arriba o Abajo. Repita este paso con tantos repositorios como deseemover en la lista.


Definir orígenes de búsquedaPuede definir ubicaciones predeterminadas para las búsquedas.

Para definir orígenes de búsqueda:


2. Seleccione la ficha Orígenes de búsqueda.

3. Seleccione la ubicación predeterminada para las búsquedas:• Mis repositorios favoritos:

Las ubicaciones de búsqueda predeterminadas se definirán como todos losrepositorios de la lista Repositorios predeterminada. Puede ver o modificar lalista predeterminada en la ficha Repositorios favoritos de las Preferencias.

• Sólo repositorio actual:

La ubicación de búsqueda predeterminada se definirá únicamente como elrepositorio que está viendo en el momento de realizar la búsqueda.

• Otros:

Las ubicaciones de búsqueda predeterminadas se definirán como las ubicacionesconcretas que elija.

4. Si seleccionó Otros, siga este procedimiento:

a. En la lista Repositorios disponibles, desplácese hasta la ubicación que deseaagregar y selecciónela. Introduzca su nombre de usuario y contraseña siel sistema se lo solicita. Haga clic en Agregar. Repita este paso con tantasubicaciones como desee agregar.

b. En la lista Orígenes disponibles, desplácese hasta la ubicación que deseaagregar y selecciónela. Introduzca su nombre de usuario y contraseña para elorigen externo si el sistema se lo solicita. Haga clic en Agregar. Repita este pasocon tantas ubicaciones como desee agregar.

5. Para quitar una ubicación de la lista Incluidos en la búsqueda, selecciónela y hagaclic en Quitar.




Definir preferencias de formato

Para definir las preferencias de formato:


2. Seleccione la ficha Formatos.

3. En la lista desplegable Elegir tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto derepositorio cuyo formato desea definir.

4. En la lista desplegable Formato primario del objeto, seleccione el formato de archivoque desea asociar con este tipo de objeto.

5. En la lista desplegable Formato de visualización.

6. Seleccione si desea que el contenido aparezca en el explorador Web.

7. En la lista desplegable Aplicación de visualización. O bien, haga clic en Seleccionaraplicación, desplácese hasta la aplicación que desea utilizar y, a continuación, hagaclic en Aceptar.

8. En la lista desplegable Aplicación para editar. O bien, haga clic en Seleccionaraplicación, desplácese hasta la aplicación que desea utilizar y, a continuación, hagaclic en Aceptar.



Capítulo 5Trabajar con archivadores, carpetas yarchivos

En esta sección se describen los siguientes temas:• Crear archivadores, carpetas y archivos, página 63• Retirar y editar archivos, página 66• Ver archivos en modo de sólo lectura, página 74• Ver elementos relacionados, página 75• Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento, página 75• Importar, página 76• Exportar, página 77• Eliminar, página 78• Uso del portapapeles, página 79• Mover elementos, página 80• Copiar elementos, página 81• Crear y usar enlaces, página 82• Suscribirse a elementos, página 84

Crear archivadores, carpetas y archivosEn esta sección se describen los siguientes temas:• Crear archivadores, página 63• Crear carpetas, página 64• Crear archivos, página 65

Crear archivadores

Este procedimiento describe cómo crear un nuevo archivador en el repositorio. Losarchivadores aparecen indicados por este icono:


Trabajar con archivadores, carpetas y archivos

Usuarios de Web Publisher: para crear archivadores Web, consulte el procedimientosobre la creación de archivadores Web.

Usuarios de DCM: para crear archivadores DCM, su rol debe ser como mínimo el depropietario de la clase de documento.

Para crear un archivador:

1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Nuevo archivador.• En la vista estándar: seleccione Archivo→Nuevo→Archivador.

3. En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores:• Nombre: el nombre del nuevo archivador.• Tipo: el tipo de archivador.• Introduzca la información adicional que desee.

4. En la ficha Información, defina las propiedades como desee.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores deésta, haga clic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca. Paraintroducir los valores, puede escribirlos en un cuadro Introducir nuevo valor o bienseleccionarlos en un cuadro Seleccionar de la lista y, a continuación, hacer clic enAgregar. En la lista resultante, puede subir o bajar un valor si hace clic en Subir oBajar. Puede quitar un valor si lo selecciona y hace clic en Quitar. Cuando hayaterminado de agregar valores, haga clic en Aceptar.Si la aplicación WDK admite CIS, podría aparecer la opción Ver valores CIS. Enese caso, seleccione los valores de propiedad sugeridos que desee aceptar y, acontinuación, haga clic en Aceptar.Los valores sugeridos no pueden incluir los caracteres tilde (~) ni la raya vertical ( | ).

5. Según la aplicación WDK, es posible que aparezcan otras fichas. Defina lainformación en estas fichas como desee. Si precisa más información sobre lasfunciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema de esta guía que trata esasfunciones.

6. Haga clic en Terminar.

Crear carpetas

Puede crear una carpeta dentro de un archivador, carpeta o categoría.

Para crear una carpeta:

1. En el repositorio, desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Nueva carpeta.• En la vista estándar: seleccione Archivo→Nuevo→Carpeta.

3. En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores:



• Nombre: el nombre de la nueva carpeta.• Tipo: el tipo de carpeta.• Introduzca la información adicional que desee.

4. En la ficha Información, defina las propiedades como desee. La organizacióndetermina qué propiedades están disponibles.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores deésta, haga clic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca. Paraintroducir los valores, puede escribirlos en un cuadro Introducir nuevo valor o bienseleccionarlos en un cuadro Seleccionar de la lista y, a continuación, hacer clic enAgregar. En la lista resultante, puede subir o bajar un valor si hace clic en Subir oBajar. Puede quitar un valor si lo selecciona y hace clic en Quitar. Cuando hayaterminado de agregar valores, haga clic en Aceptar.En función de la aplicación WDK, puede que aparezca la opción Ver valores CIS.En ese caso, seleccione los valores de propiedad sugeridos que desee aceptar y, acontinuación, haga clic en Aceptar.Los valores sugeridos no pueden incluir los caracteres tilde (~) ni la raya vertical ( | ).



Crear archivos

Este procedimiento describe cómo crear un nuevo archivo en el repositorio. Cuando secrea un nuevo archivo, se creará un nuevo objeto de contenido en el repositorio.

Nota: Si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para un tipopersonalizado, no se puede crear un documento nuevo de ese tipo en el repositorio. Ensu lugar, debe crear un documento nuevo en el equipo local, importarlo al repositorio y,a continuación, asignar el tipo personalizado al documento.

Nota para los usuarios de Web Publisher: Para crear un archivo mediante la edición encontexto, consulte el capítulo sobre la edición en contexto.

Para crear un archivo:

1. Desplácese hasta la ubicación donde desee crear el nuevo archivo.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Nuevo documento o Nuevo contenido.• En la vista estándar: seleccione Archivo→Nuevo→Documento o

Archivo→Nuevo→Contenido.3. Si aparece una página de selección, deberá seleccionar una plantilla para el nuevo

archivo. Seleccione la plantilla y haga clic en Aceptar. Si precisa más informaciónsobre la forma de seleccionar elementos en una página de selección, consulte el temacorrespondiente en el capítulo Usar la interfaz.



4. En la ficha Crear, introduzca el nombre del nuevo archivo. Introduzca la informaciónadicional que desee.

5. En la ficha Información (si está disponible), defina la información como desee. Si elenlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta, hagaclic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca. Para introducir losvalores, puede escribirlos en un cuadro Introducir nuevo valor o bien seleccionarlosen un cuadro Seleccionar de la lista y, a continuación, hacer clic en Agregar. En lalista resultante, puede subir o bajar un valor si hace clic en Subir o Bajar. Puedequitar un valor si lo selecciona y hace clic en Quitar. Cuando haya terminado deagregar valores, haga clic en Aceptar.



Retirar y editar archivosEn esta sección se describen los siguientes temas:• Información general sobre la edición, página 66• Directorio de retirada, página 68• JVM y Documentum Applets, página 68• Retirar archivos, página 69• Editar archivos, página 70• Registrar archivos, página 71• Cancelar retiradas, página 73• Localizar archivos utilizados recientemente, página 73• Acceder a los archivos retirados, página 74

Información general sobre la edición

Para modificar un archivo, retire el archivo del repositorio. Cuando retire un archivo,el repositorio lo bloqueará para que nadie más pueda modificarlo. Si el archivoestá enlazado a varias ubicaciones, se retirará el archivo y se bloqueará en todas lasubicaciones. Otros usuarios podrán ver el archivo en el modo de sólo lectura, pero nopodrán realizar cambios.

Nota: Si la aplicación WDK admite aprobaciones cuando un documento está retirado,todas las aprobaciones pendientes se definirán con estado de cancelación. Si cancela laretirada, el estado de cancelación pasará a pendiente.

Cuando retire un archivo, se copiará o transmitirá el archivo al equipo, dependiendode la aplicación de edición del archivo.



Si el archivo utiliza una aplicación de edición externa, Digital Asset Manager copiaráel archivo al directorio de retirada del equipo y replicará la estructura de carpetas delrepositorio para que los hipervínculos puedan funcionar con archivos retirados.

La ubicación del directorio de retirada puede editarse en la ficha General de lasPreferencias. Consulte Definir preferencias generales, página 57 para obtener másinformación acerca del cambio de ubicación del directorio de retirada. La ubicaciónpredeterminada de este directorio varía según el sistema operativo local:



Cuando retire un archivo, podrá abrirlo y cerrarlo siempre que lo desee y realizar yguardar cambios. Sin embargo, los cambios no se guardarán en la copia del archivo en elrepositorio hasta que registre el archivo.

Cuando registre un archivo,• se guardará en el repositorio,• se le asignará un nuevo número de versión y• se desbloqueará para que otros usuarios puedan acceder al archivo.Cuando se registra un archivo a veces también se borran las aprobaciones y el archivovuelve al estado de pendiente, o se mueve un documento al primer estado de un ciclo devida, según la definición del ciclo de vida.

Si el archivo utiliza una aplicación interna de Digital Asset Manager, al retirarlo setransmitirá el archivo directamente del repositorio al explorador. El archivo no secopiará en el equipo. Cuando guarde el archivo en la aplicación de edición, los cambiosse guardarán directamente en el repositorio, pero el archivo permanecerá retirado, esdecir, bloqueado. Para desbloquear el archivo, deberá registrarlo.

El comando de edición retira un archivo y lo abre en una aplicación de edición. Si elarchivo ya estaba retirado, su estado de retirada no cambia. Seguirá estando retirado. Nopodrá editar un archivo que otro usuario haya bloqueado.

Para cancelar los cambios efectuados en un archivo, cancele la retirada. En este caso,se descartará la copia que tenga en el equipo (si la tiene) y no se llevarán a caboactualizaciones en el repositorio. Si cancela la retirada, el repositorio considerará laúltima versión del archivo que se haya guardado en el repositorio como la versión actual.

Los archivos que haya bloqueado (retirado) se mostrarán con el icono de llave:

Los archivos que hayan bloqueado (retirado) otros usuarios se mostrarán con el icono decandado:

Puede ordenar la listaMis archivos para agrupar los archivos que haya bloqueado sihace clic en el criterio de ordenación Retirado por de la vista optimizada o en la columna

de la vista estándar.

Puede cerrar un archivo y mantenerlo retirado.



Directorio de retirada

Cuando se retira un archivo, éste se copia en el directorio de retirada. La versión localdel archivo tiene el mismo nombre que el archivo del repositorio, a menos que surjaun conflicto de denominación como, por ejemplo, que ya se haya retirado un archivocon el mismo nombre. Si surge un conflicto de denominación, Digital Asset Manageradjuntará un número al nombre del archivo local para dar exclusividad al archivo enel directorio de retirada. Esto no cambia el nombre del archivo en el repositorio. Cuando sevuelva a registrar el archivo, mantendrá su nombre original.

Si el archivo contiene enlaces, como descendientes de documentos virtuales, y eligeretirar los archivos enlazados, también se copiarán los archivos enlazados en el directoriode retirada. Si surgen conflictos de denominación, Digital Asset Manager adjuntaránúmeros a los nombres de los archivos implicados en el conflicto.

Los nombres de archivos admiten una longitud máxima de 64 caracteres. Los nombresde archivo con más de 64 caracteres se truncarán y sólo mostrarán 64 caracteres en eldirectorio de retirada.

Ejemplo 5–1. Colocación de archivos en el directorio de retiradaSupongamos que retira un archivo sencillo llamado suministros.xml, que no tenganinguna dependencia con otros archivos del repositorio. El archivo se copia en eldirectorio de retirada y su nombre es suministros.xml.

Supongamos que ahora retira otro archivo con el mismo nombre que el primero(suministros.xml). El archivo se copia en el directorio de retirada y su nombre essuministros(2).xml.

Ejemplo 5–2. Colocación de archivos en el directorio de retiradaAhora retira un archivo XML llamado autos.xml que contiene enlaces con los archivosimagen.gif e info.txt. Los tres archivos se copian en el directorio de retirada.

La ubicación del directorio de retirada puede editarse en la ficha General de lasPreferencias. Consulte Definir preferencias generales, página 57 para obtener másinformación acerca del cambio de ubicación del directorio de retirada. La ubicaciónpredeterminada de este directorio varía según el sistema operativo local:



JVM y Documentum Applets

Digital Asset Manager utiliza Java Virtual Machine (JVM) y Documentum Appletspara ejecutar la transferencia de contenido UCF de Documentum. La transferencia decontenido HTTP también está disponible y no requiere subprogramas.

Es preciso tener instalado al menos JVM 1.4.x en el equipo local para ejecutar DigitalAsset Manager. Debe estar instalado con antelación e incluido en la ruta de sistemadel equipo.



Digital Asset Manager utiliza Documentum Applets para transferir contenido delrepositorio al equipo local. Digital Asset Manager instala subprogramas en el equipo laprimera vez que se utiliza una operación de transferencia de contenido.

Si se le solicita que acepte o confirme la descarga de los subprogramas de DocumentumApplets, haga clic en los botones apropiados (Sí o Aceptar) para aceptar o confirmar lasdescargas. Lea todas las indicaciones detenidamente: es posible que se le pida que cierrey reinicie el explorador Web antes de continuar con la operación de retirada.

Si se le pide que sobrescriba los subprogramas de transferencia de contenido existentespara instalar subprogramas actualizados, haga clic en los botones apropiados para ello.Lea todas las indicaciones detenidamente.

Si se produce el error “Transferencia de contenido: nulo”, puede que tenga que eliminarDocumentum Content Transfer applets. Para eliminar subprogramas, consulte la ayudaelectrónica del explorador.

Retirar archivos

Este procedimiento sirve para retirar archivos sin abrirlos en una aplicación de edición.El archivo se bloquea y se copia en el directorio de retirada. Para acceder al archivo en elequipo, desplácese hasta el directorio de retirada y abra el archivo.

Nota: Si se le solicita que acepte los subprogramas de Documentum, haga clic en losbotones apropiados. Si Java solicita que los subprogramas actualizados sobrescriban losexistentes, haga clic en los botones apropiados. Lea las indicaciones detenidamente.

Para retirar un archivo sin abrirlo:

1. Desplácese hasta el archivo.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Retirar en la línea del archivo.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A

continuación, seleccione Archivo→Retirar.3. Cuando se le solicite que confirme qué archivos va a retirar, siga uno de estos

procedimientos:• Si va a retirar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a retirar varios archivos, siga este procedimiento, a menos que vaya a retirar

un documento virtual basado en XML, como se describe a continuación: haga clic enSiguiente con cada archivo. Con el último archivo, haga clic en Terminar. (Tengaen cuenta que también puede hacer clic en Terminar antes de llegar al últimoarchivo. Si lo hace, se aplicarán los valores especificados al resto de archivos delgrupo. Si aparece un mensaje de confirmación, haga clic en Continuar.)

• Si la aplicación WDK incluye funcionalidad XML y va a retirar un documentovirtual basado en XML, seleccione una de las siguientes opciones y, acontinuación, haga clic en Aceptar:



— Todo, raíz y descendientes para retirar el archivo raíz y todos los archivosanidados dentro del directorio raíz. Esto puede incluir, por ejemplo, archivosXML hijo y archivos gráficos.

— Raíz con descendientes de sólo lectura para retirar el archivo raíz y noretirar los archivos anidados. Sin embargo, los archivos anidados sedescargarán en el equipo como archivos de sólo lectura.

— Sólo raíz para retirar el archivo raíz sin descargar los archivos anidados. Nose descargarán los archivos anidados (ni siquiera como archivos de sólolectura).

4. Si va a retirar un documento virtual y recibe un aviso que indique que algunosarchivos están bloqueados y que se van a retirar en el modo de sólo lectura, haga clicen Continuar para seguir con la retirada.

5. Si se abre la página Retirar, siga este procedimiento:

a. Si la página Retirar le pide un directorio raíz predeterminado, escriba la ruta y eldirectorio que hará las funciones de raíz.

b. Si va a retirar un documento virtual y si dicho documento está enlazado a variasubicaciones del repositorio y se le solicita que elija qué ubicación utilizar para lasrutas relativas, seleccione la ubicación. Cuando retire el archivo, éste se retiraráde todas las ubicaciones.

c. Haga clic en Retirar.

d. Si se le solicita que instale el software utilizado para editar el archivo, siga lasinstrucciones de los mensajes para instalarlo.

Editar archivos

Siempre que edite un archivo, éste se retirará automáticamente. El archivo se bloquea yse abre en una aplicación de edición.

Nota: Si se le solicita que confirme los subprogramas de Documentum, haga clic en losbotones apropiados. Si Java solicita que los subprogramas actualizados sobrescriban losexistentes, haga clic en los botones apropiados. Lea las indicaciones detenidamente.

Para editar un archivo:


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Editar en la línea del archivo.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A

continuación, seleccione Archivo→Editar.3. Si se le solicita que confirme qué archivos va a editar, siga uno de estos

procedimientos:• Si va a editar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a editar varios archivos, siga este procedimiento, a menos que vaya a editar

un documento virtual basado en XML, como se describe a continuación: haga clic en



Siguiente con cada archivo. Con el último archivo, haga clic en Terminar. (Tengaen cuenta que también puede hacer clic en Terminar antes de llegar al últimoarchivo. Si lo hace, se aplicarán los valores especificados al resto de archivos delgrupo. Si aparece un mensaje de confirmación, haga clic en Continuar.)

• Si la aplicación WDK incluye funcionalidad XML y va a retirar un documentovirtual basado en XML, seleccione una de las siguientes opciones y, acontinuación, haga clic en Aceptar:

— Todo, raíz y descendientes para retirar el archivo raíz y todos los archivosanidados dentro del directorio raíz. Esto puede incluir, por ejemplo, archivosXML hijo y archivos gráficos.

— Raíz con descendientes de sólo lectura para retirar el archivo raíz y noretirar los archivos anidados. Sin embargo, los archivos anidados sedescargarán en el equipo como archivos de sólo lectura.

— Sólo raíz para retirar el archivo raíz sin descargar los archivos anidados. Nose descargarán los archivos anidados (ni siquiera como archivos de sólolectura).

4. Si va a retirar un documento virtual y recibe un aviso que indique que algunosarchivos están bloqueados y que se van a retirar en el modo de sólo lectura, haga clicen Continuar para seguir con la retirada.

5. Si se abre la página Retirar, siga este procedimiento:

a. Si no ha definido un directorio raíz en las preferencias, escriba la ruta y eldirectorio que funcionará como raíz.

b. Si el archivo que va a retirar está enlazado a varias ubicaciones del repositorio,seleccione la ubicación. Cuando retire el archivo, éste se retirará de todas lasubicaciones.

c. Haga clic en Retirar.

d. Si se le solicita que instale el software utilizado para editar el archivo, siga lasinstrucciones de los mensajes para instalarlo.

6. Si el archivo no se abre durante la retirada, podrá abrirlo y editarlo si lo busca en eldirectorio de retirada.

Registrar archivos

En este tema se describe el procedimiento de volver a registrar un archivo en elrepositorio. Sólo podrá registrar un archivo si es el usuario que bloqueó el archivo, esdecir, si es el usuario que retiró el archivo.

Nota: Si se le solicita que acepte los subprogramas de Documentum, haga clic en losbotones apropiados. Si Java solicita que los subprogramas actualizados sobrescriban losexistentes, haga clic en los botones apropiados. Lea todas las indicaciones detenidamente.

Para registrar archivos:

1. Desplácese hasta el archivo o archivos del repositorio.



2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Registrar en la línea del archivo.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A

continuación, seleccione Archivo→Registrar. Si la opción Registrar no estádisponible, uno o más de los archivos seleccionados no están retirados.

Cuando se crea una versión de un archivo durante el registro, sus copias, incluidaslas copias en miniatura, no se mantendrán con la nueva versión del archivo. Si creauna versión del archivo, las copias siguen igual que con la versión anterior. Noobstante, según la configuración definida, se enviará una solicitud de copia en PDF siha registrado el archivo como la misma versión, ya existe una copia en PDF y no setrata del registro de un documento nuevo.Si la aplicación WDK admite relaciones con un documento que se registra comonueva versión, no se mantendrá una relación entre esta versión nueva del documentoy el documento padre. No obstante, si un documento padre se registra como nuevaversión, las relaciones entre el documento padre y los documentos hijo se copiarán ymantendrán.

3. Si Digital Asset Manager no puede encontrar la copia local del archivo en el equipo,se le solicitará que busque el archivo. Puede buscar el archivo o cancelar la operaciónde registro.

4. Si se le solicita información de registro, introduzca la información requerida. Estainformación variará en función de la instalación de su organización. La informaciónde registro puede incluir los siguientes elementos:• Guardar como: establece el número de versión. Si selecciona el mismo número

de versión, el archivo original se sobrescribirá con la nueva versión.• Etiqueta de versión: nombre de la versión actualizada. Si la aplicación WDK

utiliza documentos controlados, esta opción estará desactivada.• Mantener bloqueo: mantiene el bloqueo en el repositorio. De esta forma, las

actualizaciones estarán disponibles para que otros usuarios puedan verlas alabrir el archivo en modo de sólo lectura, pero el archivo seguirá bloqueado.

• Convertir ésta en la versión actual: si esta opción está disponible, puede optarpor convertir el archivo actualizado en la versión actual en el repositorio.

• Mantener una copia local tras el registro: mantiene una copia del archivo en elequipo local.

• Registrar desde archivo: si esta opción está disponible, puede reemplazar elarchivo original por un archivo del equipo local. Para utilizar esta opción,busque el archivo o bien escriba la ruta de acceso al archivo y el nombrede archivo, incluida la extensión. Por ejemplo, si tiene un archivo llamadoSOP.doc en la carpeta Mis documentos de la unidad C, deberá escribir: C:\Misdocumentos\SOP.doc.

5. Si va a retirar sólo un archivo, haga clic en Aceptar.

6. Si va a retirar varios archivos, utilice el botón Siguiente para introducir lainformación de registro de cada archivo, o bien, si lo desea, haga clic en Terminarpara aplicar la información de registro de la página actual a todos los demás archivosdel grupo. Si hace esto último y aparece un mensaje de confirmación, haga clicen Continuar.



Cancelar retiradas

Si decide cancelar una retirada, se descartarán todos los cambios que haya realizado en elarchivo desde que lo retiró y no se bloqueará el archivo en el repositorio.

Nota: Si se le solicita que acepte los subprogramas de Documentum, haga clic en losbotones apropiados. Si Java solicita que los subprogramas actualizados sobrescriban losexistentes, haga clic en los botones apropiados. Lea todas las indicaciones detenidamente.

Para cancelar retiradas:

1. Desplácese hasta el archivo o archivos del repositorio.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: junto al archivo, haga clic en Cancelar retirada.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A

continuación, seleccione Archivo→Cancelar retirada.3. Si se le solicita que confirme la cancelación, siga uno de estos procedimientos:

• Si va a cancelar la retirada de un solo archivo, haga clic en Aceptar. (Tenga encuenta que si hace clic en Cancelar, no se llevará a cabo la acción de cancelaciónde la retirada. El archivo seguirá estando retirado.)

• Si va a cancelar la retirada de varios archivos, siga este procedimiento, a menosque vaya a cancelar la retirada de un documento virtual basado en XML, como sedescribe a continuación: haga clic en Siguiente con cada archivo. Con el últimoarchivo, haga clic en Terminar. (Tenga en cuenta que también puede hacer clicen Terminar antes de llegar al último archivo. En el mensaje de confirmación,haga clic en Continuar.)

• Si la aplicación WDK incluye funcionalidad XML y va a cancelar la retirada deun documento virtual basado en XML y se le solicita que elija entre cancelar sólola raíz o la raíz con descendientes, seleccione una de las siguientes opciones yhaga clic en Aceptar:

— Documento virtual y todos los descendientes para cancelar la retirada delarchivo raíz y todos los archivos anidados.

— Sólo el documento virtual para cancelar sólo la retirada del archivo XMLraíz pero no de los archivos anidados.

Localizar archivos utilizados recientemente

El nodo Mis archivos permite ver los archivos que se han creado o retiradorecientemente. Puede realizar todas las operaciones estándar de archivo desdeMisarchivos. Para realizar una operación en concreto, siga el procedimiento estándar deDigital Asset Manager. Por ejemplo, para retirar un archivo, siga el procedimientoestándar para retirar un archivo.

Si la configuración de su organización incluye funcionalidad de varios repositorios,Misarchivos también permitirá ver los archivos a los que se ha tenido acceso recientementeen otros repositorios, así como los del repositorio que está viendo en esos momentos.



Puede realizar operaciones estándar en archivos de otros repositorios siempre que tengalas contraseñas y los nombres de usuario requeridos para dichos repositorios o queya haya iniciado sesión en ellos.

Nota: Puede enlazar elementos entre distintos repositorios si el administrador haconfigurado el servidor para ejecutar el trabajo dm_DistOperations y el repositorioinicial está definido.

Para acceder a los archivos utilizados recientemente:

1. Haga clic en el nodoMis archivos.Nota: Si no se muestran los elementos que esperaba, consulte la información relativaa la exploración de listas en el capítulo Usar la interfaz.

Acceder a los archivos retirados

El nodoMis archivos permite ver tanto los archivos que están retirados como los quese han retirado recientemente y vuelto a registrar. Los archivos retirados en su nombreestán marcados mediante el icono de llave:

Para aislar los archivos que se encuentren retirados:

1. Ordene la listaMis archivos según el criterio Retirado por. Siga uno de estosprocedimientos:• En la vista optimizada, haga clic en en el área Ordenar por.• En la vista estándar, haga clic en en la fila de encabezados de columna.Nota: Si no se muestran los elementos que esperaba, consulte la información relativaa la exploración de listas en el capítulo Usar la interfaz.

Ver archivos en modo de sólo lecturaAl ver un archivo, se abre en el modo de sólo lectura y no se retira. no se puede editar.La visualización permite ver el contenido de un archivo bloqueado por otro usuario o deun archivo en el que no se tienen los niveles de permiso necesarios para retirarlo.

Nota: Si la aplicación WDK admite documentos virtuales y desea ver el contenido deun documento virtual en modo de sólo lectura, no utilice este procedimiento. Siga elprocedimiento utilizado para ver documentos virtuales que puede encontrar en lasección sobre documentos virtuales.

Nota: Si se le solicita que acepte los subprogramas de Documentum, haga clic en losbotones apropiados. Si Java solicita sobrescribir los subprogramas existentes parainstalar subprogramas actualizados, haga clic en los botones apropiados para ello. Leatodas las indicaciones detenidamente.



Para ver archivos en modo de sólo lectura:

1. Busque el archivo en el repositorio.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en el nombre del archivo o en su miniatura.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación del archivo y seleccione

Archivo→Mostrar.El archivo se abrirá en la aplicación correspondiente.Para ver enlaces dentro de un archivo HTML deberá tener instalado el enlace virtual.Si el enlace virtual no se encuentra instalado, el archivo HTML se abrirá peropuede que contenga enlaces rotos. Si precisa más información sobre la instalacióndel enlace virtual, consulteWeb Development Kit and Applications Installation Guide(Guía de instalación de aplicaciones cliente y Web Development Kit),Web Development KitDevelopment Guide (Guía de desarrollo de Web Development Kit) o Web DevelopmentKit Applications Configuration Guide (Guía de configuración de aplicaciones de WebDevelopment Kit).

Ver elementos relacionadosPuede ver los elementos relacionados de un archivo, tales como copias, versiones otraducciones, con el menúMostrar. Por ejemplo, para ver las copias de un archivo,seleccione el archivo y, a continuación,Mostrar→Ubicaciones.

Ver todas las ubicaciones a las que estáenlazado un elemento

Es posible ver una lista de ubicaciones a las que está enlazado un elemento delrepositorio. Por ejemplo, si una plantilla está enlazada a varias carpetas para quedistintos grupos de usuarios puedan acceder fácilmente a la plantilla, podrá ver una listade las carpetas que contienen la plantilla enlazada.

Usuarios de Web Publisher: esta funcionalidad sólo está activada para archivadoresque no son de Web Publisher. No está activada para elementos de Web Publisher.Para ver ubicaciones de elementos de Web Publisher, utilice la opción Vista de páginade Web Publisher.

Para ver ubicaciones:

1. Desplácese hasta el elemento.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Mostrar→Ubicaciones.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más elementos.

A continuación, seleccioneMostrar→Ubicaciones.



ImportarPuede importar archivos individuales o directorios completos al repositorio.

Las estructuras de directorio se importan llevando a cabo la importación de la carpeta denivel superior de la estructura de directorio. Cuando se importa una carpeta, también seimporta la estructura de directorio subyacente, incluyendo archivos y subcarpetas.

Cuando se importa un archivo individual, sin embargo, no se importa la estructurade directorio.

Ejemplo 5–3. Importación de un único archivo y de una estructura de carpetasComo ejemplo, digamos que se está importando un archivo individual “FILE9” y eldirectorio de carpetas “FOLDER0” desde el equipo local al repositorio Archivadorinicial. Digamos que FILE9 (en rojo) y el directorio FOLDER0 (en azul) existen en elequipo local, tal y como se muestra aquí:

Tras importarse al archivador inicial, FILE9 y FOLDER0 existen ambos en la raíz delArchivador inicial. También se importa la estructura completa del directorio FOLDER0:

Tenga en cuenta lo siguiente a la hora de importar:• Si el producto admite la creación de copias al importar, habrá un intervalo de tiempo

entre la hora de la importación y la creación de las copias.• Cuando importe una plantilla, debe hacerlo a la ubicación del repositorio que utilice

la aplicación WDK para las plantillas.Para importar un elemento al repositorio:Nota: Si se le solicita que acepte subprogramas Documentum o que sobrescribasubprogramas Java existentes por unos actualizados, hágalo. Lea todas las indicacionesdetenidamente.

1. Desplácese hasta la ubicación donde desee importar el archivo.



2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic en Importar.• En la vista estándar: seleccione Archivo→Importar.

3. Seleccione los archivos que desee importar. Puede seleccionar varios archivos ycarpetas. Si selecciona una carpeta, se importarán todos los archivos de ésta y sussubcarpetas, pero no la estructura de carpetas. Para seleccionar archivos, siga unode estos procedimientos:• Para buscar un archivo individual que importar, haga clic en Agregar archivos,

desplácese hasta el archivo y selecciónelo y, a continuación, haga clic en Aceptar.El archivo se agregará a la lista de importación. Para agregar más archivos,repita la secuencia.

• Para buscar una carpeta entera que importar, haga clic en Agregar carpetas. Acontinuación, utilice el cuadro de diálogo para desplazarse hasta la carpeta.Cuando la carpeta aparezca en el panel principal del cuadro de diálogo,selecciónela y haga clic en Aceptar. El archivo o archivos se agregarán a la listade importación. Se importarán todos los archivos de la carpeta, incluyendo losde las subcarpetas. Para agregar más carpetas, repita la secuencia.

• Para agregar un archivo o carpeta mediante arrastrar y soltar, busque el archivoo carpeta en el equipo. Haga clic en el archivo o carpeta, mantenga presionado elbotón del ratón y arrastre el elemento hasta el área Archivos seleccionados de lapágina Importar. El archivo o archivos se agregarán a la lista de importación.Para agregar más archivos o carpetas, repita la secuencia.

Nota: Para quitar un archivo o carpeta de la lista de importación, seleccione elelemento y haga clic en Quitar.

4. Cuando haya seleccionado todos los archivos que desee importar, haga clic enSiguiente.

5. Se le solicitará que defina las propiedades de los archivos que vaya a importar. Sigauno de estos procedimientos:• Si va a importar un archivo, defina las propiedades como desee y, a continuación,

haga clic en Aceptar.• Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada archivo. Utilice

el botón Siguiente para definir las propiedades de cada archivo. Cuandotermine de definir las propiedades, haga clic en Terminar.

Nota: También puede hacer clic en Terminar antes de llegar al último archivo. Silo hace, se aplicarán los valores especificados al resto de archivos del grupo. Siaparece un mensaje de confirmación, haga clic en Continuar.

ExportarPuede exportar archivos desde el repositorio a equipos locales o en red. Cuando exporte,se guardará una copia del archivo en la ubicación que elija. El original permanecerá enel repositorio.



Para exportar archivos:


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Archivo→Exportar.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A

continuación, seleccione Archivo→Exportar.3. Si se le solicita que confirme qué archivos va a exportar, siga este procedimiento:

• Si va a exportar un solo archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a exportar varios archivos, haga clic en Siguiente con cada archivo. (Si

alguno de los archivos es un documento virtual, deberá seguir las instruccionesque se muestran a continuación.) Con el último archivo, haga clic en Terminar.Tenga en cuenta que también puede hacer clic en Terminar antes de llegaral último archivo.

• Si la aplicación WDK incluye funcionalidad XML y va a exportar un documentovirtual basado en XML, seleccione una de las siguientes opciones y, acontinuación, haga clic en Aceptar, Siguiente o Terminar:

— Sólo el documento virtual para exportar el archivo raíz sin descargararchivos anidados.

— Documento virtual y todos los descendientes para exportar el archivo raízy todos los archivos anidados.

4. Cuando se le solicite que elija una ubicación en el equipo local a la que exportar elarchivo o archivos, seleccione la ubicación y haga clic en Guardar.

EliminarEn este procedimiento se describe la forma de eliminar elementos del repositorio,incluidos enlaces, archivos, carpetas, flujos de trabajo y otros elementos.

Para eliminar elementos:

1. Desplácese hasta el elemento.Si desea eliminar un enlace sin eliminar el elemento original, asegúrese dedesplazarse por el repositorio hasta la ubicación del enlace, no hasta la del elementooriginal.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en Eliminar.• En la vista optimizada: haga clic enMás→Archivo→Eliminar.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A

continuación, seleccione Archivo→Eliminar.3. Si se le solicita que especifique qué elementos desea eliminar, haga las selecciones

apropiadas. Puede que se le solicite que elija entre lo siguiente:



• Si el elemento es un elemento enlazado: si desea eliminar sólo el enlace actualal elemento en la ubicación que ha elegido o si desea eliminar el elemento entodas las ubicaciones.

• Si el elemento es una carpeta: si desea eliminar sólo la carpeta o todas lassubcarpetas y objetos.

• Sólo eliminar la versión seleccionada del elemento o todas las versiones.• Eliminar las traducciones del elemento.• Si el elemento es un documento virtual: si desea eliminar los descendientes.• Si el elemento tiene relaciones con otros elementos del repositorio: si desea

continuar con la eliminación.4. Siga uno de estos procedimientos:

• Si va a eliminar un elemento, haga clic en Aceptar o Terminar.• Si va a eliminar varios elementos, puede hacer que se muestren las opciones

de eliminación de cada elemento utilizando los botones Siguiente y Anterior.Con el último elemento, haga clic en Terminar. Si lo desea, puede hacer clic enTerminar antes de llegar al último elemento. Al hacerlo, aplicará los parámetrosque haya especificado a todos los elementos restantes y se le solicitará que hagaclic en Continuar para confirmar la acción.

Uso del portapapelesLos archivos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicación del repositoriose guardan en el portapapeles. En el portapapeles se pueden guardar varios archivos a lavez. Tenga en cuenta que, al copiar o enlazar elementos desde el portapapeles, dichoselementos permanecerán en éste hasta que le agregue elementos nuevos.

Figura 5–1. Portapapeles

Si la aplicaciónWDK utiliza documentos controlados, el portapapeles estará inhabilitado.Sólo puede utilizar el portapapeles para documentos no controlados.



Para agregar elementos al portapapeles:Tenga en cuenta que, cuando agregue elementos al portapapeles, éstos reemplazarán alos que acabe de copiar o enlazar.

1. Desplácese hasta el elemento que desee agregar.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Agregar al Portapapeles para el elemento.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A

continuación, seleccione Editar→Agregar al Portapapeles.Para ver el portapapeles:Esta función no está disponible si el portapapeles está vacío.

1. Siga uno de estos procedimientos:• Seleccione Ver Portapapeles.• En la vista estándar: seleccione Editar→Ver Portapapeles.

2. Para cerrar el Portapapeles, haga clic en Cancelar.

Para quitar elementos del Portapapeles:

1. Siga uno de estos procedimientos:• seleccione Ver Portapapeles.• En la vista estándar: seleccione Editar→Ver Portapapeles.

2. Marque las casillas de verificación de los elementos que desee quitar delPortapapeles.

3. Haga clic en Quitar.

4. Haga clic en Cerrar.

Mover elementosEste procedimiento describe cómo mover elementos de una ubicación a otra.

Para mover elementos:

1. Desplácese hasta los elementos.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Agregar al Portapapeles junto al elemento.• En la vista estándar: seleccione las casillas de verificación para uno o más

elementos y, a continuación, seleccione Editar→Agregar al Portapapeles .3. Repita los pasos anteriores con todos los elementos que desee agregar al portapapeles

para moverlos.

4. Para ver el portapapeles, seleccione Ver Portapapeles o Editar → Ver Portapapeles.Es recomendable que vea el portapapeles antes de mover elementos, con el fin deasegurarse de que éste contenga sólo los elementos que desea mover.Nota: Si un elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.



5. Desplácese hasta la ubicación a la que vaya a mover los elementos.

6. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMover aquí.• En la vista estándar: seleccione Editar→Mover aquí.

Copiar elementosPuede copiar archivos de una ubicación del repositorio a otra. Tenga en cuenta quecuando copie un archivo a una ubicación que ya tenga un archivo con el mismo nombre,Digital Asset Manager agregará Copia de al nombre de archivo. Si copia el archivo a esaubicación por segunda vez, Digital Asset Manager agregará texto al nombre del archivoindicando que es la segunda copia del archivo. Para copias siguientes, Digital AssetManager agregará el texto apropiado al nombre del archivo.

Para copiar elementos, agréguelos primero al Portapapeles tal y como se describe en esteprocedimiento. En el Portapapeles se pueden guardar varios elementos a la vez.

Si la aplicaciónWDK utiliza documentos controlados, el portapapeles estará inhabilitado.Sólo puede utilizar el portapapeles para documentos no controlados.

Para copiar elementos:


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enAgregar al Portapapeles junto a un elemento.• En la vista estándar: seleccione las casillas de verificación para uno o más


para copiarlos.

4. Para ver el portapapeles, seleccione Ver Portapapeles o Editar → Ver Portapapeles.Es recomendable que vea el portapapeles antes de copiar elementos, con el fin deasegurarse de que éste contenga sólo los elementos que desea copiar.Nota: Si un elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.

5. Desplácese hasta la ubicación en la que vaya a copiarlos.

6. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Copiar aquí.• En la vista estándar: seleccione Editar→Copiar aquí.

7. Si se muestra la página Portapapeles, seleccione el elemento que desee copiar y, acontinuación, haga clic en Copiar.Nota: Si el elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.



Crear y usar enlacesEn esta sección se describen los siguientes temas:• Crear enlaces dentro del repositorio, página 82• Crear enlaces fuera del repositorio, página 83• Enviar enlaces por correo electrónico, página 83• Abrir enlaces de correos electrónicos, página 84

Crear enlaces dentro del repositorio

Puede enlazar una carpeta o archivo a varias ubicaciones de un repositorio. De esemodo, podrá acceder a la carpeta o al archivo desde varias ubicaciones. Los archivoso carpetas enlazados aparecen indicados por el siguiente símbolo sobre el icono delarchivo o la carpeta:

Por ejemplo, el siguiente icono indica un enlace a una carpeta:

Y el siguiente icono indica un enlace a un documento:

Realizar una acción con el elemento enlazado es igual que realizarla con el elementodesde su ubicación original. Por ejemplo, si retira un elemento enlazado, el elementooriginal también se retira. Asimismo, si copia un elemento enlazado, el original tambiénse copia.

Para enlazar elementos a otras ubicaciones:

1. Desplácese hasta los elementos en el repositorio.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Agregar al Portapapeles para el elemento.• En la vista estándar: seleccione las casillas de verificación para uno o más


para enlazarlos.

4. Para ver el portapapeles, seleccione Ver Portapapeles o Editar → Ver Portapapeles.Es recomendable que vea el portapapeles antes de enlazar elementos, con el fin deasegurarse de que éste contenga sólo los elementos que desea enlazar.Nota: Si un elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.

5. Desplácese hasta la ubicación con la que desee enlazar el elemento.

6. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Enlazar aquí.



• En la vista estándar: seleccione Editar→Enlazar aquí.

Crear enlaces fuera del repositorio

Puede crear accesos directos en su equipo que enlacen con elementos de un repositorio.Puede crear los accesos directos en el sistema de archivos local o en mensajes de correoelectrónico. Utilice para ello el icono de acceso directo:

Para crear un acceso directo:


2. Si no aparece el icono junto al elemento, desplácese hasta las propiedades dedicho elemento.(Para ver las propiedades, haga clic en .)

3. Arrastre el icono hasta la ubicación en la que desee crear el acceso directo. Porejemplo, arrastre el icono hasta una carpeta del equipo o hasta un mensaje de correoelectrónico abierto.

Enviar enlaces por correo electrónico

Un enlace Web es un acceso directo que se envía por correo electrónico. Estos enlacesaparecen como hipervínculos en los mensajes de correo electrónico. Al hacer clic en elhipervínculo, Digital Asset Manager abre el elemento enlazado del repositorio.

Los enlaces Web sólo pueden enviarse a los usuarios que dispongan de acceso alrepositorio y de los permisos de nivel Leer o superior para el elemento.

Para enviar un enlace Web:

1. Localice el archivo o los archivos que desee enviar como enlace Web.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Más→Archivo→Enviar por correo

electrónico como enlace Web en la línea del archivo que desea enviar.• En la vista estándar: marque las casillas de verificación de uno o más archivos

y, a continuación, seleccione Archivo→Enviar por correo electrónico comoenlace Web.

3. La aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje de correo electrónico. Elnuevo mensaje contiene los enlaces. Introduzca la dirección de correo electrónico deldestinatario y cualquier otra información que desee agregar. Envíe el mensaje comolo suele hacer con los mensajes de correo electrónico.



Abrir enlaces de correos electrónicos

Si recibe un mensaje de correo electrónico que contiene un enlace a un archivo delrepositorio, podrá abrir el archivo si tiene acceso al repositorio y dispone, al menos, delnivel de permiso Leer sobre el archivo.

Para abrir un enlace recibido mediante un mensaje de correo electrónico:

1. Haga clic en el enlace.

2. Si no ha iniciado sesión en el repositorio, Digital Asset Manager le solicitará que lohaga. Introduzca la información de inicio de sesión y haga clic en Inicio de sesión.

3. Si se le solicita, podrá elegir entreMostrar o Editar el documento haciendo clic enel botón adecuado. Si hace clic enMostrar se abrirá el documento en el modo desólo lectura.

4. Si se le solicita, seleccione la aplicación en la que se abrirá el documento.

Suscribirse a elementosPara acceder rápidamente a archivadores, carpetas o archivos, puede suscribirse aellos. El elemento aparecerá en el nodo Suscripciones. En lugar de desplazarse porel repositorio para buscar el elemento, puede acceder a él rápidamente medianteSuscripciones.

Cuando abra o vea un elemento mediante Suscripciones, el elemento se recuperaráde su ubicación original en el repositorio.

Para acceder a las suscripciones:

1. Seleccione el nodo Suscripciones.

Para suscribirse a un elemento:Nota: también puede suscribirse a un elemento al crearlo si marca la casilla deverificación Suscribirse a elementos cuando defina el nombre del elemento y otraspropiedades.


2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en Suscribir.• En la vista optimizada: haga clic enMás→Herramientas→Suscribir.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A

continuación, seleccione Herramientas→Suscribir.Si la opción Suscribir no está disponible, es porque ya se ha suscrito a ese elemento.

Para cancelar la suscripción:


2. Siga uno de estos procedimientos:



• Haga clic en Cancelar suscripción.• En la vista optimizada: haga clic enMás→Herramientas→Cancelar suscripción.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A

continuación, seleccione Herramientas→Cancelar suscripción.


Capítulo 6Trabajar con propiedades

En esta sección se describen los siguientes temas:• Definir propiedades, página 87• Ver historiales, página 88• Ver valores de propiedad, página 89• Establecer fechas de retención, página 89

Definir propiedadesLas propiedades son características descriptivas, como la fecha de creación, el formato oel estado del ciclo de vida. Todos los elementos de un repositorio, ya sean documentos,carpetas, flujos de trabajo u otros elementos, tienen propiedades.

Puede abrir las propiedades de un elemento mediante el icono . Al abrir laspropiedades de un elemento, la página Propiedades suele estar formada por variasfichas, cada una de las cuales comprende los parámetros de configuración quedeterminan una funcionalidad en concreto. Si precisa más información sobre unafuncionalidad en concreto sobre la cual haya configuración de propiedades, consulte eltema de esta guía en el que se trata esa funcionalidad.

La ficha principal de la página Propiedades es la ficha Información. En la fichaInformación se muestran propiedades generales, como el nombre del elemento, elcreador, el número de versión y las palabras clave. Las palabras clave son las palabrasque identifican un archivo en una búsqueda.

Si es posible editar el valor de una propiedad, puede hacerse de una de estas dosformas: puede definir el valor directamente en el campo de la propiedad o, si apareceel enlace Editar junto a ésta, puede hacer clic en el enlace Editar para abrir una páginaindependiente donde definir los valores de la propiedad.

En una propiedad que se deba establecer una fecha, puede que aparezca el botón decalendario:

En ese caso, puede establecer la fecha si hace clic en el botón y, a continuación, seleccionala fecha en el calendario desplegable que aparece. Para desplazarse por los meses delcalendario uno a uno, utilice las flechas de desplazamiento.


Trabajar con propiedades

Si utiliza Web Publisher: si va a definir las propiedades de un archivo que se publicaráen varios sitios Web, puede que se le permita definir distintas fechas efectivas y decaducidad para cada sitio en que se publique el archivo. Si es así, aparecerá el enlaceEstablecer para cada sitio en la página Propiedades del archivo. Haga clic en este enlacepara introducir las distintas fechas que desee definir para los distintos sitios.

Para ver o definir las propiedades:

1. Desplácese hasta el elemento en el que vaya a definir las propiedades.

2. Siga uno de estos procedimientos, dependiendo de la vista que esté usando:

• Haga clic en .• Haga clic en el enlace Propiedades.• SeleccioneMostrar→Propiedades→Información.

3. En las fichas disponibles, defina las propiedades como desee. Las propiedadesdisponibles se determinan mediante la aplicaciónWDK y según las personalizacionesde su organización.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores deésta, haga clic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca. Paraintroducir los valores, puede escribirlos en un cuadro Introducir nuevo valor o bienseleccionarlos en un cuadro Seleccionar de la lista y, a continuación, hacer clic enAgregar. En la lista resultante, puede subir o bajar un valor si hace clic en Subir oBajar. Puede quitar un valor si lo selecciona y hace clic en Quitar. Cuando hayaterminado de agregar valores, haga clic en Aceptar.Si aparece el enlace Ver valores CIS, puede hacer clic en él para ver los valores depropiedad sugeridos. A continuación, seleccione los valores que desee aceptar yhaga clic en Aceptar. Los valores sugeridos no pueden incluir los caracteres tilde (~)ni la raya vertical ( | ).

4. En la ficha Historial, se muestra el historial del elemento.


6. Si va a definir las propiedades de un archivo de contenido y se le solicita que cambiela ubicación de éste, siga uno de estos procedimientos:• Para cambiar la ubicación como se sugiere, haga clic en Actualizar.• Para que el archivo conserve su ubicación, haga clic en Cancelar.

Ver historialesEl historial de un elemento es una lista de eventos que le han sucedido a ese elemento,por ejemplo retiradas, registros y promociones. Puede ver el usuario responsable delevento, la fecha y la hora en las que se produjo y otra información. Para que se muestrela información de historial, un administrador debe registrar los eventos sobre los que serealizará un seguimiento y debe asignarle los privilegios para configurar auditorías.

Para ver el historial:

1. Desplácese hasta el elemento cuyo historial desee ver.




• Haga clic en .• Haga clic en el enlace Propiedades.• SeleccioneMostrar → Propiedades → Historial.

3. Seleccione la ficha Historial.

Ver valores de propiedadPara ver un tipo de propiedad específico:

1. En la vista estándar, desplácese hasta el elemento.

2. SeleccioneMostrar→Propiedades→Tipo de propiedad.Donde Tipo de propiedad es una característica descriptiva, como la fecha de creación,el formato o el estado del ciclo de vida.

Establecer fechas de retenciónSi la opción está disponible en la aplicación WDK, puede definir un período de retenciónpara el contenido. El período de retención es el tiempo durante el que se debe retener elcontenido. Si hay definido un período de retención para el contenido del sistema dealmacenamiento, no se podrá quitar el archivo del sistema hasta que haya expiradodicho período. Por ejemplo, si establece la fecha de retención de un objeto como el día15 de febrero de 2006, el contenido no se podrá mover ni eliminar hasta el día 15 defebrero de 2011.

Puede establecer la fecha de retención para todas las copias asociadas con un objetodel repositorio. En la fecha especificada, Content Storage Services moverá el objetoseleccionado y todas las copias asociadas a un área de almacenamiento con retenciónactivada. Si hay varias áreas de almacenamiento con retención activada en el sistema,debe seleccionar el área de almacenamiento de destino.

Si tiene una política de asignación de almacenamiento definida para el tipo de objeto, lapolítica no se ejecutará si establece una fecha de retención para el contenido. Estableceruna fecha de retención y ejecutar una política de asignación de almacenamiento sonacciones mutuamente excluyentes, ya que al establecer una fecha de retención seselecciona indirectamente el almacenamiento.

Para establecer o actualizar una fecha de retención de un documento u otro objeto delrepositorio:

1. Desplácese hasta el archivador o la carpeta que contiene el objeto para el que deseaestablecer la fecha de retención.

2. Seleccione el objeto y, a continuación, elija Herramientas→Establecer fecha deretención.Se mostrará la página Establecer fecha de retención.



3. Haga clic en el botón de calendario asociado al campo Fecha de retención paraseleccionar la fecha de retención del contenido principal y de las copias asociadas ala página 0 del objeto.

4. Si el repositorio tiene más de un almacenamiento con retención activada, elija elnombre de un área de almacenamiento en el menú desplegable del campo RetentionEnabled Store.



Capítulo 7Trabajar con taxonomías

Importante: la función de taxonomía sólo estará disponible si la instalación de Digital Asset Managerse integra con Documentum CI Server.

En este capítulo se describe lo siguiente:• Funcionamiento de las taxonomías en aplicaciones WDK, página 91• Enviar elementos para clasificación, página 92• Explorar categorías, página 93IMPORTANTE: puede realizar casi todas las operaciones estándar de archivos y carpetas desde elnodo Categorías. Si alguna operación no se describe en esta sección, siga el procedimiento estándarde Digital Asset Manager para realizar dicha operación. Por ejemplo, para mover un archivo de unacategoría a otra, siga el procedimiento estándar de Digital Asset Manager para mover un archivo.

Funcionamiento de las taxonomías enaplicaciones WDK

La función de taxonomía estará disponible si la aplicación WDK se integra conDocumentum CI Server. Una taxonomía es una jerarquía específica de categorías ysubcategorías con la que se puede organizar el contenido. Si la instalación incluye lafunción de taxonomía, podrá agrupar los mismos archivos de contenido de varias formasmediante la creación de distintas taxonomías. Las taxonomías ofrecen esquemas deorganización alternativos al esquema de las carpetas del repositorio.

Por ejemplo, una taxonomía podría crear categorías basándose en los departamentosde la organización. El contenido creado por el departamento I+D se asignaría a lacategoría I+D; el contenido creado por el departamento Relaciones públicas se asignaríaa la categoría RP; etc. Esta taxonomía podría ser útil para los usuarios que sólo utilizandocumentos de sus departamentos. No obstante, otra taxonomía podría crear categoríasbasadas en el producto, combinando las especificaciones de I+D de un producto en lamisma categoría que los boletines de RP del producto. Esa taxonomía podría ser útilpara los usuarios que sólo trabajen con productos específicos.

Puede mover, copiar y buscar categorías del mismo modo que si fueran carpetas. Pararealizar cualquiera de las acciones anteriores, utilice el mismo procedimiento que seaplica a cualquier elemento del repositorio.


Trabajar con taxonomías

Antes de asignar contenido a una categoría, ésta ya debe existir en un archivador delrepositorio.

Con una plantilla se puede especificar que el nuevo contenido creado con la plantillase enlace a una o varias categorías. Si el usuario crea contenido nuevo a partir de laplantilla, el contenido se enlaza únicamente a las categorías para las que el usuariotenga al menos permiso Examinar.

Cuando haga clic en el nodo Categorías, aparecerán las taxonomías disponibles. Cuandohaga clic en una taxonomía, aparecerá el primer nivel de categorías.

Las taxonomías utilizan estos iconos:

• : una taxonomía.• : una categoría

Enviar elementos para clasificaciónSi la opción está disponible en la aplicación WDK, puede enviar elementos para sucategorización. Si esta función está disponible, al enviar un elemento para clasificación,se envía una solicitud a una cola de clasificación. Documentum CI Server realiza lasasignaciones automáticamente. Cuando se haya completado ese proceso, y no antes, elelemento enviado aparecerá en las categorías correspondientes.

Para enviar un archivo para clasificación:

1. Desplácese hasta el archivo que desee enviar.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Más→Herramientas→Enviar para

clasificación.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación del elemento. A

continuación, seleccione Herramientas→Enviar para clasificación.Se le solicitará que confirme que desea enviar este archivo para clasificación.

3. Haga clic en Aceptar.Si ha seleccionado varios archivos, haga clic en Aceptar o Terminar para enviarlostodos. Para enviar cada elemento por separado, haga clic en los botones Anterior ySiguiente, de modo que se muestre la página de confirmación con cada uno.

Crear categoríasSi la opción está disponible en la aplicación WDK, puede crear una categoría.

Para crear una categoría:

1. En la vista estándar, seleccione Archivo→Nuevo→Categoría

2. En la ficha Crear, escriba el nombre de la nueva categoría.



3. En la ficha Información, defina las propiedades como desee.



Explorar categoríasCuando abra el nodo Categorías, aparecerán las taxonomías activas. Cada taxonomía esuna agrupación de categorías y subcategorías que se utiliza para organizar contenido deuna forma en particular. Cuando abra una taxonomía, aparecerán las categorías del nivelsuperior. Cuando abra una categoría, aparecerá el primer nivel de subcategorías, etc.

Para explorar categorías:

1. Haga clic en el nodo Categorías.

2. Haga clic en una taxonomía.

3. Haga clic en una categoría. Siga haciendo clic en categorías hasta que encuentre elelemento que esté buscando.


Capítulo 8Trabajar con versiones

En esta sección se describen los siguientes temas:• Información general sobre las versiones, página 95• Ver versiones, página 96

Información general sobre las versionesA fin de mantener un seguimiento de las revisiones, puede crear nuevas versiones delos archivos cuando los registre en el repositorio. Puede indicar qué archivos se hancambiado, qué cambios se han hecho y quién los hizo.

Un archivo siempre recibe el número de versión 1.0 cuando se registra por primera vezen el repositorio. Si dispone de los niveles de permiso adecuados para ello, cuandovuelva a registrar un archivo en un repositorio, puede decidir si registrarlo como unanueva versión o como la misma versión. Si lo registra como una nueva versión, elarchivo tendrá un número de versión mayor al que tenía cuando lo retiró. El repositorioconservará una copia de la versión anterior.

Si decide registrarlo sin cambiar el número de versión, conservará el mismo número deversión que el archivo original y lo sobrescribirá.

Según la aplicación WDK, es posible que pueda elegir entre aumentar el número deversión un número entero o sólo un decimal; por ejemplo, una décima parte. Si seaumenta el número de versión un número entero, se considera una revisión mayor; si seaumenta un decimal, es una revisión menor. Por ejemplo, si retira la versión 1.0 de unarchivo y la registra como una revisión menor, el archivo se almacena como la versión1.1. Si repite este proceso, el archivo se volverá a almacenar como la versión 1.2. Sidecide volver a retirar el archivo y registrarlo como una revisión mayor, el númerode versión del archivo pasará de 1.2 a 2.0.

El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Siempre semostrará el archivo actual, a menos que elija ver todas las versiones.

Si edita una versión de un archivo distinta a la versión actual (marcada como ACTUAL),el repositorio creará una rama. En el siguiente diagrama, María retira la versión 5 deun documento, edita el documento y, a continuación, vuelve a registrar el documentocomo la versión 6. La versión 6 pasará a ser la versión actual del documento. El usuarioJuan edita la versión 5, que ya no es la versión actual. Cuando vuelva a registrarlo, elrepositorio creará una nueva rama del documento, que empezará por la versión 5.1.


Trabajar con versiones

Figura 8–1. Versiones ramificadas

Cuando registre una versión ramificada del archivo, podrá decidir si ésta será la nuevaversión actual o no. Si se convierte en la versión actual, el archivo con el número deversión mayor seguirá mostrándose en la lista de versiones del archivo cuando lasvisualice.

Ver versionesPuede llevar a cabo las siguientes acciones:• Al ver una lista, puede hacer que se muestren todas las versiones de todos los

elementos incluidos en ella.• Puede desplazarse hasta un elemento y ver todas sus versiones.• Puede desplazarse a la versión anterior de un elemento y verlo en modo de sólo

lectura o, si lo desea, retirarlo o editarlo.Para que la lista muestre todas las versiones de los elementos:

1. Abra la lista.

2. En el menú desplegable situado en la esquina superior derecha sobre la lista,seleccioneMostrar todos los objetos y versiones, como se muestra en la ilustraciónsiguiente.



Figura 8–2. Visualización de todas las versiones de los elementos de una lista

Para ver todas las versiones del elemento:


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Mostrar→Versiones.• En la vista estándar: m arqu e l a c asilla de veri fi cación del archivo.

A continuación, s eleccione Mostra r→ Ve r s i o n e s .Para ver, retirar o editar versiones anteriores:

1. Desplácese hasta la versión anterior del elemento mediante uno de los dosprocedimientos anteriores.

2. Para ver o retirar la versión anterior, siga los procedimientos estándar de DigitalAsset Manager para trabajar con archivos.


Capítulo 9Copias y transformaciones

Una copia es otra iteración de un archivo de objeto. Por ejemplo, una copia puede tener un formatoalternativo o una resolución diferente. Una transformación es la transformación de un archivoordenada por el usuario para crear una nueva copia o un nuevo objeto relacionado. En este apartadose incluyen los siguientes dos apartados principales y sus subapartados:

• Trabajar con copias, página 99• Trabajar con transformaciones, página 103

Trabajar con copiasEn esta sección se describen los siguientes temas:• Información general sobre copias, página 99• Ver copias, página 100• Importar copias, página 101• Definir copias de vista previa, página 101• Ver copias de vista previa, página 102

Información general sobre copias

Una copia es una versión alternativa de un archivo o un archivo adicional que puedeincluirse con un objeto. Por ejemplo, puede ser una copia de una imagen con un formatodiferente o con una resolución distinta.

Si un objeto tiene varias copias, Digital Asset Manager designará una de ellas comola principal, que aparecerá en las listas de archivos. Puede ver todas las copias de unarchivo haciendo clic en el icono

o bien mediante el menúMás→Ver→Copias de la vista optimizada y el menúVer→Copias de la vista estándar.

La disponibilidad de algunas copias y de sus funciones depende de la aplicaciónWDK que utilice y de otros productos instalados en Documentum System, comoMedia Transformation Services y Document Transformation Services. Sin la presenciade estos productos, las funciones de copia no estarán disponibles, aunque aparezcan


Copias y transformaciones

en Digital Asset Manager. Por ejemplo, Media Transformation Services genera copiasen miniatura y de baja resolución de objetos de imagen al importar el objeto original.Pueden generarse otros tipos de copia para otros objetos dependiendo del formato. Sino ha instalado o configurado Media Transformation Services en el repositorio, no segenerarán estas copias extra. Las copias sólo pueden generarse en un elemento al mismotiempo y se procesan de forma asíncrona, lo que significa que puede que las copias noestén disponibles inmediatamente tras la importación. También se pueden crear nuevascopias mediante las funciones de transformación de Media Transformation Services.Consulte Trabajar con transformaciones, página 103 si precisa información más detalladasobre las transformaciones.

Otro producto de Documentum de los que depende la funcionalidad de copia esDocument Transformation Services. Por ejemplo, un autor podría importar un archivode Microsoft Word llamado Ventas.doc y, a continuación, generar una copia HTML delarchivo (mediante Document Transformation Services) con el nombre de Ventas.htm.Los dos archivos tendrían el mismo contenido pero en distintos formatos.

Puede crear copias fuera de la Docbase e importarlas o generar copias dentro de DigitalAsset Manager.

Puede generar nuevas copias del mismo formato de archivo. Para diferenciar las distintascopias de un archivo con el mismo formato, cada copia debe tener una descripción únicaen el campo Descripción de la copia. La descripción se anexa al final del nombre de lacopia, como identificador único.

Al crear una versión de un archivo, sus copias, incluidas las copias en miniatura, noformarán parte de la nueva versión del archivo de forma automática. Si crea una versióndel objeto, las copias permanecen con la versión anterior. No obstante, se puedengenerar nuevas copias automáticamente al registrar y crear versiones de un archivo si asílo selecciona al crear la copia. Consulte Información general de las transformaciones,página 103 si precisa más información sobre la actualización automática de copiasal crear versiones.

Puede configurar ciclos de vida de forma que generen una copia en PDFautomáticamente en cada estado de ciclo de vida. Para más información, consulte suguía de administración basada en WDK.

Algunas funciones de copia no están disponibles en todos los productos. El icono Copiassólo está disponible en Digital Asset Manager y WebPublisher. Asimismo, mantener

varias copias de un mismo formato de archivo sólo es posible en Digital Asset Manager yWebPublisher. Webtop no permite incluir descripciones para las copias, pero en su lugarasigna un identificador único a cada copia.

Ver copias

Este procedimiento explica cómo mostrar una lista de las distintas copias de un archivo.

Para ver las copias de un archivo:





• En la línea del archivo, haga clic en .• Haga clic enMás→Mostrar→Copias en el elemento de línea del archivo.• Si la barra de menús está disponible: marque la casilla de verificación del

archivo. A continuación, seleccioneMostrar→Copias.

Importar copias

Este procedimiento describe cómo importar un archivo desde fuera del repositorio parausarlo como una copia nueva en un objeto de repositorio existente.

Para importar una copia de un archivo:

1. Desplácese al archivo del que desee importar una copia.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás→Archivo→Importar copia en el elemento de línea del archivo.• Si la barra de menús está disponible: marque la casilla de verificación del

archivo. A continuación, seleccione Archivo→Importar copia.3. En el campo Archivo para importar, introduzca el archivo que desee importar.

Puede escribir la ruta del archivo o puede examinar y localizar el archivo.

4. En el campo Formato, seleccione el formato de archivo de la copia.

5. En el campo Descripción, escriba una descripción para la copia. Puede usar estecampo para distinguir entre varias copias con el mismo formato. Puede tener variascopias con el mismo formato mientras tengan descripciones únicas.

Algunas funciones de copia no están disponibles en todos los productos. Mantenervarias copias de un mismo formato de archivo sólo es posible en Digital Asset Manager yWebPublisher. Webtop no permite incluir descripciones para las copias, pero en su lugarasigna un identificador único a cada copia.

6. Haga clic en Importar.

Definir copias de vista previa

Puede seleccionar una copia de un archivo como la copia de vista previa. En otraspalabras, la copia principal no tiene que ser necesariamente su copia de vista previa.Como la copia de vista previa se utiliza precisamente para la vista previa, se puede usaruna copia distinta a la principal al obtener una vista previa del archivo. Por ejemplo,puede definir una imagen de resolución baja como la imagen de vista previa, para quede esa forma el usuario pueda ver con mayor rapidez la imagen. Con los objetos devídeo, se puede tomar una pequeña parte del vídeo y definirla como la vista previa,permitiendo a los usuarios obtener una vista previa de una sección breve del vídeoen lugar del archivo principal completo.

Un archivo sólo puede tener una copia de vista previa. El siguiente icono aparece junto ala copia de vista previa:



Sólo los usuarios con permiso Leer podrán seleccionar la copia de vista previa.

Para definir la copia de vista previa:



• En la línea del archivo, haga clic en .• Haga clic enMás→Mostrar→Copias en el elemento de línea del archivo.• Si la barra de menús está disponible: marque la casilla de verificación del

archivo. A continuación, seleccioneMostrar→Copias.3. Siga uno de estos procedimientos:

• En la vista optimizada, haga clic en el enlace Definir como vista previa situadojunto a la copia que desee definir como copia de vista previa.

• En la vista estándar, marque la casilla de verificación de la copia que deseedefinir como copia de vista previa. Haga clic en Definir como vista previa.

Ver copias de vista previa

La copia de vista previa (si se ha definido alguna) se indica mediante este icono:

Para ver la copia de vista previa, haga clic en este icono. Se abrirá la aplicacióncorrespondiente y se mostrará o reproducirá la copia de vista previa. Si se produce algúnproblema durante la reproducción de la copia de vista previa de un elemento (audio ovídeo), consulte Configurar el explorador para reproductores de medios, página 47.

Restablecimiento de copias

El restablecimiento de copias permite volver a pasar un objeto por todo el proceso deregistro. Esto significa que si Media Transformation Services no puede generar copiasdurante el registro, o si se ha creado una versión de un objeto, tiene la opción deregenerar copias predeterminadas. Se incluyen miniaturas, copias de baja resolución ycualquier tipo de guión gráfico, si procede.

Para restablecer copias:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás→Herramientas→Restablecer copias en el elemento de línea

del archivo.• Si la barra de menús está disponible: marque la casilla de verificación del archivo.

A continuación, seleccione Herramientas→Transformar→Restablecer copias.



Trabajar con transformacionesEn esta sección se describen los siguientes temas:• Información general de las transformaciones, página 103• Transformar un documento al formato PDF o HTML, página 104• Transformación de un documento al formato PDF o HTML con opciones, página 104• Crear copias mediante las transformaciones, página 105• Crear objetos relacionados mediante transformaciones, página 107• Ver las propiedades de las transformaciones, página 108• Quitar transformaciones guardadas, página 109

Información general de las transformaciones

Una transformación consiste en la conversión automática de un archivo de un aspecto oformato a otro. Las transformaciones permiten transformar automáticamente el aspectoy formato de un archivo existente para crear una copia nueva del objeto o un nuevoobjeto que esté relacionado con el original. Las transformaciones permiten almacenarun archivo en diferentes formatos, tamaños, orientaciones, etc. Entre los ejemplos detransformaciones se incluyen el cambio de tamaño, el giro, el recorte y la correcciónde colores.

Al transformar un archivo se elige una tarea de transformación predefinida o un perfilde transformación y, a continuación, se introducen los parámetros de transformacióncorrespondientes. Los perfiles de transformación disponibles para un archivo concretodependen del formato del archivo y de los productos de Documentum instalados yconfigurados para el repositorio.

Cuando esté creando una copia mediante transformación, puede usar el campoDescripción de la copia para crear varias copias del mismo formato. Cada copia seidentifica por la descripción única que introduzca en el campo Descripción de la copia.

Las transformaciones sólo pueden producirse en un elemento al mismo tiempo y seprocesan de forma asíncrona, lo que significa que puede que las copias y los elementostransformados no estén disponibles inmediatamente. Cuando una transformación hayaterminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificación.

La funcionalidad de las transformaciones sólo está disponible en repositorios que estánconfigurados con Media Transformation Services, Document Transformation Services oambos. Sin estos productos, es posible que las funciones de transformación descritas enesta guía no estén disponibles.

Algunas funciones de transformación no están disponibles en todos los productos. Porejemplo, el botón Transformar de la barra de herramientas sólo está disponible enDigital Asset Manager. Asimismo, mantener varias copias de un mismo formato dearchivo sólo es posible en Digital Asset Manager y WebPublisher. Webtop no permiteincluir descripciones para las copias, pero en su lugar asigna un identificador único acada copia. Además, sólo Digital Asset Manager ofrece la posibilidad de transformarvarios objetos al mismo tiempo.



Transformar un documento al formato PDF o HTML

Digital Asset Manager utiliza Document Transformation Services de Documentum paraofrecer la funcionalidad de transformar los documentos en formatos PDF y HTML.Cuando se selecciona un documento para transformarlo al formato PDF o HTML, lasolicitud se envía a una cola en la que espera a que lo procese Document TransformationServices. Se utilizarán los parámetros predeterminados de transformación para ese tipode documento. Cuando se completa el procesamiento, se incluye un nuevo archivo, yasea en formato PDF o HTML, en la lista de copias del objeto padre.

Esta función puede no estar disponible en algunas aplicaciones.

Para transformar un documento al formato PDF o HTML:

1. Desplácese hasta el documento que desea transformar en PDF o HTML.

Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copiasse describe en Ver copias, página 100.)

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, en el elemento de línea del archivo,

haga clic en Más→Herramientas→Transformar en PDF oMás→Herramientas→Transformar en HTML

• En la vista estándar, seleccione la casilla de verificación correspondiente alarchivo y, a continuación, seleccione Herramientasrarr;Transformar→CopiaPDF o Herramientas→Transformar→Copia HTML

3. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada parasu procesamiento.

Transformación de un documento al formato PDF oHTML con opciones

Digital Asset Manager utiliza Document Transformation Services de Documentum paraofrecer la funcionalidad de transformar los documentos en formatos PDF y HTML.Cuando se selecciona un documento para transformarlo al formato PDF o HTML, lasolicitud se envía a una cola en la que espera a que lo procese Document TransformationServices. Se utilizarán los parámetros predeterminados de transformación para ese tipode documento. Cuando se completa el procesamiento, se incluye un nuevo archivo, yasea en formato PDF o HTML, en la lista de copias del objeto padre.

Esta función puede no estar disponible en algunas aplicaciones.

Para crear una copia nueva mediante transformación:

1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear una copia nueva.


2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en Transformar en la barra de herramientas.



• En la vista optimizada, haga clic enMás→Herramientas→Transformar (másopciones) en la línea del archivo.

• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del archivo y, acontinuación, seleccione Herramientas→Transformar→Más formatos.

3. Aparecerá el asistente de transformación. Siga este procedimiento:

a. En la sección Seleccionar tipo de transformación, seleccione Crear una copianueva y haga clic en Siguiente.La pantalla Seleccionar transformación aparece y muestra los archivosseleccionados y las transformaciones disponibles para los mismos.

b. En la ficha Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación yhaga clic en Siguiente.La pantalla Detalles de la transformación aparece y muestra los detalles que sepueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada.

c. En la pantallaDetalles de la transformación, introduzca la información necesariapara definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente.Aparecerá la pantalla Definición de copia.

d. Si existe ya una copia de este archivo con el mismo formato, podrá diferenciar lanueva copia que está creando escribiendo una descripción única en el campoDescripción de la copia. La descripción se anexa al final del nombre de la copia,como identificador único.

e. Haga clic en Terminar.

f. Si se le advierte de que ya existe un archivo con el mismo formato y descripción,puede sobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Para mantener tantoel nuevo archivo como el existente, haga clic en No. Si hace clic en No, tambiéntendrá que introducir una descripción. Esto dependerá de que haya introducidouna Descripción de la copia en el paso anterior o si la descripción crea conflictoscon una descripción existente para una copia con el mismo nombre y formato.Haga clic en Terminar.


Crear copias mediante las transformaciones

Digital Asset Manager utiliza Document Transformation Services y MediaTransformation Services de Documentum para ofrecer la funcionalidad necesaria paratransformar archivos y crear nuevas copias. Con estos productos puede crear copiasnuevas de casi todos los tipos de archivos.

Las transformaciones para crear nuevas copias se producen en un elemento cadavez y las solicitudes se procesan de forma asíncrona, lo que significa que las nuevascopias pueden no estar disponibles inmediatamente. Cuando una transformación hayaterminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificaciónen la bandeja de entrada.



No todas las funciones que se mencionan a continuación están disponibles para todoslos formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicar transformaciones.Consulte Información general sobre copias, página 99 y Información general de lastransformaciones, página 103 si precisa más información sobre copias y transformaciones.

Este procedimiento describe cómo crear una copia de un archivo mediantetransformación.

Para crear una copia nueva mediante transformación:

1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear una copia nueva.


2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en Transformar en la barra de herramientas.• En la vista optimizada, haga clic enMás→Herramientas→Transformar (más

opciones) en la línea del archivo.• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del archivo y, a

continuación, seleccione Herramientas→Transformar→Más formatos.3. Aparecerá el asistente de transformación. Siga este procedimiento:

a. En la sección Seleccionar tipo de transformación, seleccione Crear una copianueva y haga clic en Siguiente.La pantalla Seleccionar transformación aparece y muestra los archivosseleccionados y las transformaciones disponibles para los mismos.









Crear objetos relacionados mediante transformaciones

Digital Asset Manager utiliza Document Transformation Services y MediaTransformation Services de Documentum para ofrecer la funcionalidad necesaria paratransformar archivos y crear objetos relacionados. Con estos productos, puede crearobjetos nuevos a partir de casi todos los tipos de archivos.

Las transformaciones para crear nuevos objetos relacionados se producen en un elementocada vez y las solicitudes se procesan de forma asíncrona, lo que significa que los nuevosobjetos pueden no estar disponibles inmediatamente. Cuando una transformación hayaterminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificaciónen la bandeja de entrada.

No todas las funciones que se mencionan a continuación están disponibles para todoslos formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicar transformaciones.Consulte Información general sobre copias, página 99 y Información general de lastransformaciones, página 103 si precisa más información sobre copias y transformaciones.

Este procedimiento describe cómo usar un perfil de transformación para crear un objetorelacionado.

Para crear un nuevo objeto relacionado mediante transformación:

1. Desplácese hasta los archivos que desea transformar para crear un nuevo objetorelacionado.

Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Marque las casillas de verificación de los archivos deseados y haga clic en

Transformar en la barra de herramientas.• En la vista optimizada, haga clic enMás→Herramientas→Transformar (más

opciones) en la línea del archivo.• En la vista estándar, marque las casillas de verificación de los archivos y, a

continuación, seleccione Herramientas→Transformar→Más formatos.Aparecerá el asistente de transformación.

3. En la sección Seleccionar tipo de transformación, seleccione Crear un objeto nuevoy haga clic en Siguiente.La pantalla Seleccionar transformación aparece y muestra los archivos seleccionadosy las transformaciones disponibles para los mismos.

4. En la ficha Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación yhaga clic en Siguiente.La pantalla Detalles de la transformación aparece y muestra los detalles que sepueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada.

5. En la pantalla Detalles de la transformación, introduzca la información necesariapara definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente.Aparecerá la pantalla Nueva definición de objeto.

6. En la pantalla Nueva definición de objeto puede introducir o aplicar los atributosde los nuevos objetos, como el nombre, el título, el tipo de objeto, el conjunto



de permisos, el ciclo de vida y la ubicación. El único atributo obligatorio es elnombre de los objetos. En esta pantalla también puede elegir si desea realizar estatransformación cada vez que se creen versiones de los nuevos objetos. Siga esteprocedimiento:

a. Si desea realizar esta transformación cada vez que se creen versiones de losnuevos objetos, marque la casilla de verificación.

b. Introduzca los nombre de los nuevos objetos. Los nombres de archivo seintroducen de forma predeterminada.

c. Si lo desea, introduzca un título para los objetos y seleccione otro tipo de objeto.

d. Para introducir otro conjunto de permisos o ubicación, haga clic en el enlaceEditar. Si desea aplicar un ciclo de vida a los objetos, haga clic en el enlace Editar.

e. Seleccione una ubicación para el nuevo objeto. Tiene dos opciones:• Igual que el archivo padre. La opción se selecciona de manera

predeterminada. Los nuevos objetos se colocarán en la misma ubicación dearchivador o carpeta que los objetos originales.

• Nueva ubicación. Esta opción requiere que se sobrescriba la ubicación delpadre en una ventana de edición.

7. Haga clic en Terminar.La solicitud de transformación se envía al servidor. Cuando termina latransformación, se envía una notificación a la bandeja de entrada.

Ver las propiedades de las transformaciones

Las propiedades de las transformaciones de un objeto aparecen siempre que sehaya configurado la realización de una transformación cada vez que se cree unaversión del objeto. Esta opción se puede configurar al crear un nuevo objeto mediantetransformación. La solicitud de transformación se almacena y relaciona con el documentode origen. Al crear una versión del objeto, la transformación se aplica automáticamente ala nueva versión con los mismos parámetros que la transformación original, y la solicitudde transformación se envía al servidor apropiado para su procesamiento.

Las propiedades de la transformación muestran todas las transformaciones guardadasque se aplicarán a un documento cada vez que se cree una versión del mismo.

Para ver las propiedades de la transformación:

1. Desplácese hasta el elemento cuyas propiedades de transformación desee ver.


• Haga clic en .• Haga clic en el enlace Propiedades.• SeleccioneMostrar→Propiedades→Transformaciones.



Quitar transformaciones guardadas

Las propiedades de las transformaciones de un objeto aparecen siempre que sehaya configurado la realización de una transformación cada vez que se cree unaversión del objeto. Esta opción se puede configurar al crear un nuevo objeto mediantetransformación. La solicitud de transformación se almacena y relaciona con el documentode origen. Al crear una versión del objeto, la transformación se aplica automáticamente ala nueva versión con los mismos parámetros que la transformación original, y la solicitudde transformación se envía al servidor apropiado para su procesamiento.

Para dejar de aplicar las transformaciones automáticas cada vez que se cree una versióndel objeto, quite la solicitud de transformación de las propiedades de la transformación.Al hacer clic en el enlace de la transformación en la columna Nombre, se abre un cuadrode diálogo de propiedades en el que se muestran los parámetros de la transformación.Dichos parámetros se pueden utilizar para diferenciar las distintas transformacionesguardadas para un objeto que utilizan el mismo perfil de transformación.

Para quitar transformaciones guardadas:

1. Desplácese hasta el elemento para el que desea quitar transformaciones guardadas.


• Haga clic en .• Haga clic en el enlace Propiedades.• SeleccioneMostrar→Propiedades→Transformaciones.

3. En la columna Nombre, haga clic en el enlace de la transformación guardada quedesee quitar.El cuadro de diálogo de parámetros de la transformación se abre y muestra losparámetros seleccionados para la transformación guardada.

4. Si se trata de la transformación automática que desea quitar del objeto, seleccioneQuitar.La transformación se quita de la lista de transformaciones guardadas del objeto.


Capítulo 10Trabajar con relaciones, réplicas yreferencias

En esta sección se describen los siguientes temas:• Relaciones, página 111• Réplicas, página 113• Referencias, página 114IMPORTANTE: Puede realizar muchas de las operaciones estándar de archivos y carpetas pararelaciones, réplicas y referencias. Si alguna operación no se describe en esta sección, siga elprocedimiento estándar de Digital Asset Manager para realizar dicha operación.

RelacionesEn esta sección se describen los siguientes temas:• Información general sobre las relaciones, página 111• Ver relaciones, página 112• Agregar relaciones, página 112• Quitar relaciones, página 113

Información general sobre las relaciones

Una relación es una conexión definida específica entre dos elementos de un repositorio.Al acceder a un elemento, la relación también proporciona acceso al otro elemento.

Según los permisos de que disponga, podrá:• Crear relaciones entre archivos• Cree relaciones entre categorías• Crear nuevos tipos de relaciónPor ejemplo, si un documento ha pasado un proceso de revisión y ha sido anotadopor varios revisores, cada anotación mantendrá una relación con el documento. Puedecomprobar las relaciones de un documento para ver la lista de anotaciones. Podráver, entre otra información, el nombre de cada anotación, el tipo de relación con eldocumento y si las relaciones se mantienen en las sucesivas versiones.


Trabajar con relaciones, réplicas y referencias

En general, cuando dos elementos están conectados mediante una relación, uno seconsidera el elemento padre y el otro el hijo. El elemento hijo “se utiliza en” el elementopadre. El elemento padre “utiliza” el elemento hijo.

Un tipo de relación describe cómo se relaciona un elemento con otro:• Los usuarios pueden agregar, modificar y eliminar tipos Ad hoc.• Digital Asset Manager crea tipos de relación del sistema y los usuarios no pueden

manipularlos. Por ejemplo, una relación entre un archivo y su miniatura es un tipode relación del sistema.

Ver relaciones

Puede visualizar la relación entre dos elementos conectados mediante un tipo de relación.

Para ver las relaciones de un archivo:

1. Desplácese hasta el elemento cuyas relaciones desee ver.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Ver→Relaciones.• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del elemento. Seleccione

Herramientas→Relaciones→Ver todas las relaciones.

Agregar relaciones

Para agregar una nueva relación:

1. Desplácese hasta el elemento al que desee agregar una relación.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Ver→Todas las relaciones.• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del elemento. Seleccione

Herramientas→Relaciones→Ver todas las relaciones.3. Siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic en Agregar relación.• Marque la casilla de verificación del elemento y seleccione

Herramientas→Relaciones→Agregar relaciones4. En el campo Tipo de relación, seleccione el tipo de relación que desee agregar.

5. Para localizar un archivo y agregarlo como relación, haga clic en la fichacorrespondiente al modo en que desee desplazarse al archivo:• Las fichas que corresponden a nodos (comoMis archivos, Archivadores Web,

etc.) siguen los procedimientos de exploración estándar de Digital AssetManager.

• La ficha Buscar permite realizar una búsqueda simple o avanzada.6. Desplácese hasta el archivo que desee.



7. Para agregar el archivo como relación, marque su casilla de verificación. Si esposible, puede seleccionar varios elementos.


9. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página.

Quitar relaciones

Mediante este procedimiento “se desconecta” una relación entre dos archivos.

Para quitar una relación:

1. Desplácese hasta el elemento al que desee quitar una relación.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Ver→Todas las relaciones.• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del elemento. Seleccione

Herramientas→Relaciones→Ver todas las relaciones.3. Siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic en Quitar relación.• Marque la casilla de verificación del elemento y seleccione

Herramientas→Relaciones→Eliminar relación

RéplicasUna réplica es un objeto de repositorio que representa a un archivo o carpeta de otrorepositorio. Las réplicas permiten acceder a información de repositorios remotos. Porejemplo, si hay dos oficinas de ventas que comparten la misma información, una enCalifornia y otra en Alemania, y desea que ambas oficinas puedan acceder con rapidez adocumentos de I+D de Australia, entonces los documentos tendrían que ser locales paracada oficina. Las réplicas colocan copias de los documentos en los repositorios locales.

Las réplicas se designan mediante un icono duplicado superpuesto en el lado inferiorizquierdo del icono del archivo. La superposición parece una copia pequeña del iconodel documento o de la carpeta.

Puede realizar la mayoría de las operaciones estándar de archivos y carpetas en lasréplicas. Por ejemplo, puede exportar, copiar y retirar réplicas. Utilice los procedimientosestándar de Digital Asset Manager para realizar dichas operaciones.

Los servicios de replicación de Content Server pueden crear réplicas. Los trabajosautomatizados sincronizan la réplica del repositorio con el archivo de origen originaldel otro repositorio.

Consulte el procedimiento estándar de Digital Asset Manager para realizar operacionesen réplicas.

Tenga en cuenta que:



• Toda operación que modifique un objeto se realiza implícitamente en el objeto deorigen y el objeto de réplica se actualiza para reflejar el cambio.

• Deberá esperar unos tiempos de respuesta más lentos para cualquier operación quecambie el archivo de origen (como por ejemplo el registro), ya que el repositorio delarchivo de origen puede encontrarse muy lejos geográficamente. Toda operación queno modifique el archivo de origen, como por ejemplo la visualización o exportación,se realiza sobre la réplica, por lo que no se quiere ninguna conexión con el repositoriodel archivo de origen.

• Cuando se copia una réplica, la copia no es una réplica sino un archivo nuevo. Por lotanto, los cambios en el documento original no se actualizarán en la copia tal comosucede en el caso de la réplica.

• Si la aplicación WDK admite traducciones, al crear una traducción se crea un archivonuevo en el repositorio. (No se crea una réplica.)

• Puede realizar operaciones del ciclo de vida en las réplicas que ya tienen un ciclo devida aplicado.

• Para que las operaciones se realicen correctamente, las configuraciones delrepositorio permiten conectarse al repositorio del archivo de origen. La conexiónde realiza de forma silenciosa. No se le solicita que inicie sesión en el repositoriodel archivo de origen.

Tenga en cuenta también que una réplica sólo puede crearse si el repositorio dondereside el archivo original y el repositorio donde reside la réplica tienen el mismoconjunto de usuarios y contraseñas. Cualquier definición local en el repositoriode destino debe ser igual o superior a las definiciones en el repositorio de origen.Para obtener una sincronización coherente de usuarios y permisos, se recomiendaque los dos repositorios se configuren bajo la misma federación. Si precisa másinformación sobre la configuración de servicios de replicación o la API de flujode trabajo, consulte las guías Documentum Content Server Administration (Guía deadministración de Documentum Content Server) y Documentum Content ServerFundamentals (Fundamentos de Documentum Content Server).

• Usuarios de Web Publisher: En Web Publisher, las réplicas son de sólo lectura, loque significa que quedan prohibidas las operaciones que cambien el contenido delarchivo en el repositorio de origen. En concreto, una réplica no puede editarse,registrarse ni retirarse, dado que no está permitido realizar cambios en la misma.Tampoco se puede cambiar manualmente el ciclo de vida de una réplica.

ReferenciasUna referencia es un enlace a un archivo desde un repositorio que no sea el repositorioen el que se encuentra. Una referencia está formada por dos objetos independientes: 1) elobjeto dm_reference que apunta al archivo remoto y contiene la información de ubicaciónpara el archivo remoto y 2) un objeto espejo que actúa como una réplica del archivoremoto. El objeto espejo se actualiza periódicamente para reflejar las actualizacionesrealizadas en el objeto remoto.

La referencia es un enlace local en el repositorio local que hace referencia a un archivo deotro repositorio. Puede enlazar la referencia a varias carpetas del repositorio actual.



Puede realizar muchas de las operaciones estándar de archivos y carpetas en lasreferencias. Los archivos que son referencia llevan una flecha pequeña en el lado inferiorizquierdo de sus iconos de archivo.


Capítulo 11Trabajar con guiones gráficos

Un guión gráfico es una serie de miniaturas de bajo ancho de banda y baja resolución que muestran elcontenido de un archivo de vídeo o de un documento de varias páginas. En esta sección se describenlos siguientes temas:

• Información general sobre los guiones gráficos, página 117• Ver diapositivas de PowerPoint desde el guión gráfico, página 118• Ver un guión gráfico de PDF, página 119• Ver un guión gráfico de vídeo, página 119Los siguientes temas están relacionados:

• Agregar diapositivas a PowerPoint Assembly, página 132• Ver un guión gráfico de vídeo, página 122• Reproducir un vídeo del guión gráfico, página 126• Configuración de la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo, página 128• Eliminación de fotogramas de un guión gráfico de vídeo, página 129

Información general sobre los guiones gráficosUn guión gráfico es una serie de miniaturas de bajo ancho de banda y baja resoluciónque muestran el contenido de un archivo de vídeo o de un documento de varias páginas(como las presentaciones de PowerPoint o los archivos PDF). Digital Asset Managerpuede generar guiones gráficos de manera automática al importar o registrar un archivo.

Nota: La disponibilidad de guiones gráficos depende de que se haya instalado MediaTransformation Services en Documentum System y de que se haya configurado para laDocbase. Sin la presencia de Media Transformation Services, no se generan guionesgráficos para objetos importados ni está disponible la función de guión gráfico.Póngase en contacto con el administrador del sistema si precisa información sobre ladisponibilidad de guiones gráficos en su instalación de Digital Asset Manager.

Puede ver el guión gráfico de un archivo en la ficha Guión gráfico de la páginaPropiedades del archivo.

En el caso de presentaciones de PowerPoint, el guión gráfico muestra las diapositivas dela presentación como una secuencia de miniaturas.


Trabajar con guiones gráficos

Si se trata de un objeto PDF, el guión gráfico mostrará una miniatura por cada página delPDF en un panel de selección. Una vista ampliada de la miniatura de PDF seleccionadaaparecerá en el panel del visor de la página.

En el caso de archivos de vídeo, el guión gráfico ofrece dos vistas, la vista de páginay la vista de zoom:

• Vista de página: muestra una secuencia limitada de miniaturas en cada momento.Es posible desplazarse hacia delante y hacia atrás por la secuencia. Están disponiblestodas las miniaturas de la secuencia; no se omite ninguna.

• Vista de zoom: muestra determinadas miniaturas de entre todas las que conformanel guión gráfico. Por ejemplo, si un guión gráfico está compuesto por 1000miniaturas, quizá una de cada cien aparezca en la primera vista del guión. Paraacercarse a una sección de miniaturas, haga clic en:

Por ejemplo, si selecciona la miniatura 200, la segunda página muestra las miniaturas210, 220, 230, 240, 250, 260, 270, 280 y 290. A continuación, puede escoger una deesas miniaturas para mostrar las que hay en medio. Por ejemplo, si selecciona laminiatura 210, la página mostrará de la miniatura 211 a la 219. Puede desplazarsepor los distintos niveles de las miniaturas del guión gráfico.

Una barra de estado indica el lugar del vídeo donde se encuentra la sección queestá viendo en este momento:

Para alejarse, haga clic en .

Para volver a alejarse hasta el nivel más alto, haga clic en .En ambas vistas, la información del código de tiempo SMPTE aparece como un indicadorde cada miniatura, si existe tal código de tiempo o si el complemento de medios puedecalcularlo.

Ver diapositivas de PowerPoint desde el guióngráfico

Cuando los archivos de PowerPoint se importan a Documentum System, el componenteMedia Server procesará los archivos y generará una copia con formato jpg de cadadiapositiva de la presentación. A continuación, cada diapositiva se tratará como unobjeto de copia independiente en la Docbase. Esto permite trabajar con las diapositivasde una en una, agregarlas a PowerPoint Assembly (consulte Capítulo 13, Trabajarcon PowerPoint Assembly) y obtener una vista previa de las diapositivas de maneraindividual. Al seleccionar una diapositiva para la vista previa, se abre una aplicación devisualización y se muestra la diapositiva.

Para ver una diapositiva de una presentación de PowerPoint desde el guión gráfico:

1. Desplácese hasta la presentación de PowerPoint.

2. Abra el guión gráfico del objeto siguiendo uno de estos procedimientos:



• Haga clic en . (Si el archivo tiene un guión gráfico, haga clic en paradesplazarse directamente a la ficha Guión gráfico de la página Propiedades.)

• En la vista estándar, seleccioneMostrar → Propiedades → Guión gráfico.3. Seleccione uno de los fotogramas del guión gráfico. Cada fotograma es una

diapositiva de PowerPoint.El visor de imágenes adecuado abre y muestra una copia de mayor tamaño de ladiapositiva seleccionada.

Ver un guión gráfico de PDFEste procedimiento describe cómo ver el guión gráfico de un documento PDF.

El visor de guiones gráficos para documentos PDF se divide en dos paneles: un panelde selección y un panel de visor de página. El panel de selección aparece en la parteizquierda del visor y contiene las miniaturas de cada página del archivo PDF. Si sehace clic en una miniatura en el panel de selección, se mostrará una imagen de mayorresolución (JPEG) de la página en el panel de visor de página.

Un área de exploración en la parte superior del visor permite desplazarse a diferentesáreas del documento PDF. Por ejemplo, los botones permiten desplazarse hacia delante yhacia atrás por el documento y un campo de número de página permite introducirun número de página específico del PDF para que lo muestre a continuación el visorde página.

En el panel de selección se muestra un máximo de 50 páginas a la vez. Mediante losbotones del panel de selección, puede desplazarse a las siguientes o anteriores 50 páginasdel documento PDF.

Cada página del PDF que seleccione se almacenará en un historial de selección, quepermitirá desplazarse hacia delante o hacia atrás en el historial de selección, de formamuy parecida a como lo hace en el historial de un explorador Web.

El panel de selección se puede ocultar si necesita que el panel de visor de página sea másgrande, por ejemplo, para ver páginas en modo horizontal.

Para ver un guión gráfico de PDF:

1. Desplácese hasta el documento PDF.

2. Para abrir el guión gráfico del PDF, siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic en . (Si el documento tiene un guión gráfico, haga clic en paradesplazarse directamente a la ficha Guión gráfico de la página Propiedades.)

• En la vista estándar, seleccioneMostrar → Propiedades → Guión gráfico.

Ver un guión gráfico de vídeoEn el caso de los objetos extendidos de vídeo, la pantalla Detalles de vídeo sustituyea las habituales páginas de propiedades. La pantalla Detalles de vídeo se abre



automáticamente siempre que realice cualquier acción para ver las propiedades de unvídeo, como por ejemplo, sus propiedades, guión gráfico, permisos o historial.

Si precisa más información sobre Detalles de vídeo, consulte Capítulo 12, Trabajar conDetalles de vídeo. Si precisa más información sobre la forma de ver un guión gráfico enla pantalla Detalles de vídeo, consulte Ver un guión gráfico de vídeo, página 122.

Para ver un guión gráfico de vídeo:

1. Desplácese hasta el archivo de vídeo.


• Haga clic en .• Haga clic en el enlaceMás→Mostrar→Propiedades→Guión gráfico.• SeleccioneMostrar→Propiedades→Guión gráfico.Aparecerá la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo con la ficha Guióngráfico activa.

3. Seleccione la vista del guión gráfico: vista de página o vista de zoom.

4. Si ha elegido la vista de zoom, puede acercarse a una sección concreta del guióngráfico haciendo clic en la flecha hacia abajo:Una barra de estado indica el lugar del vídeo donde se encuentra la sección queestá viendo en este momento:


Capítulo 12Trabajar con Detalles de vídeo

En esta sección se describen los siguientes temas:

• Información general sobre Detalles de vídeo, página 121• Ver Detalles de vídeo, página 122• Ver un guión gráfico de vídeo, página 122• Visualización de subclips de vídeo, página 123• Visualización de pistas de texto de vídeo, página 124• Configuración de tiempos de marcas iniciales y finales, página 125• Reproducción de un vídeo desde Detalles de vídeo, página 126• Reproducir un vídeo del guión gráfico, página 126• Creación de subclips de vídeo, página 127• Edición de subclips de vídeo, página 128• Configuración de la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo, página 128• Eliminación de fotogramas de un guión gráfico de vídeo, página 129

Información general sobre Detalles de vídeoEn la pantalla especial Detalles de vídeo aparecerá disponible toda la información sobrelos archivos de vídeo que se hayan importado al repositorio mediante Digital AssetManager.

Toda la información relacionada con un archivo de vídeo se incluye en la pantallaDetalles de vídeo. Esta pantalla permite ver todos los detalles de un archivo de vídeo yofrece acceso a todo el sistema de menús de Digital Asset Manager.

Detalles de vídeo muestra un reproductor de vídeo incrustado que se utiliza parareproducir la copia predeterminada del objeto, así como para definir posiciones inicialesy finales. Si el reproductor de vídeo está desactivado o si la copia predeterminada no esreproducible, el reproductor muestra una representación en miniatura del vídeo.

En la pantalla Detalles de vídeo también se muestran fichas con las que se puede accedera todos los metadatos y propiedades del vídeo, entre las que se incluyen:• Información: la información que se suele incluir para todos los tipos de objetos y

cualquier otro metadato específico de vídeo.


Trabajar con Detalles de vídeo

• Guión gráfico: una serie de imágenes en miniatura que representan el contenidode un archivo de vídeo.

• Pistas de texto: descripciones de texto para segmentos de un archivo de vídeo, comopor ejemplo, transcripciones y subtítulos.

• Subclips: segmentos de un archivo de vídeo seleccionados por el usuario que sontratados como objetos relacionados.

• Permisos: la información normal sobre permisos de objeto.• Historial: la información normal sobre el historial del objeto.Todos los objetos de vídeo tendrán determinados metadatos disponibles en Detalles devídeo. Entre éstos se incluyen:• Tipo de código de tiempo (por ejemplo, PAL, NTSC o SECAM).• Código de tiempo inicial.• Código de tiempo final.• Duración: expresada como código de tiempo SMPTE, si está disponible, o como

hh:mm:ss.ddd, donde ddd es el número de milisegundos.• Pistas: identifica las pistas del vídeo (si se conocen) en el formato “VA1A2A3A4”.

Nota: La disponibilidad de detalles de vídeo depende de que se haya instaladoDocumentum Media Transformation Services en Documentum System y de que se hayaconfigurado para el repositorio. Sin la presencia de Media Transformation Services, nose extraen ni generan detalles para archivos importados. Póngase en contacto con eladministrador del sistema si precisa información sobre la disponibilidad de detalles devídeo en su instalación de Digital Asset Manager.

Ver Detalles de vídeoToda la información relacionada con un archivo de vídeo se incluye en la página Detallesde vídeo. Esta página permite ver todos los detalles de un archivo de vídeo y ofreceacceso a todo el sistema de menús de Digital Asset Manager.

Para ver Detalles de vídeo:



• Haga clic en .• Haga clic en el enlaceMás→Mostrar→Detalles de vídeo.• SeleccioneMostrar→Detalles de vídeo.

Ver un guión gráfico de vídeoEste procedimiento describe cómo ver el guión gráfico de un objeto de vídeo.



Nota: La información del código de tiempo SMPTE se muestra como un identificadorpara cada miniatura, si existe el código de tiempo o si Media Services tiene mediospara calcularlo.

Para ver un guión gráfico:


2. Para abrir el guión gráfico del objeto, siga uno de estos procedimientos:


• En la vista estándar, seleccioneMostrar → Propiedades → Guión gráfico.3. Seleccione la vista del guión gráfico: vista de página o vista de zoom.

4. Si ha elegido la vista de zoom, puede acercarse a una sección concreta haciendoclic en este icono:

Una barra de estado indica el lugar del vídeo donde se encuentra la sección queestá viendo en este momento:

Para alejarse, haga clic en .

Para volver a alejarse hasta el nivel más alto, haga clic en .

Visualización de subclips de vídeoPara crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcandotiempos iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecentodos los objetos de vídeo derivados del objeto de vídeo, es decir, todos los subclipsdel vídeo creados por usuarios.

Una vez creados, los subclips son objetos normales del repositorio con los que se puederealizar cualquier acción habitual. Aparecen como subclips de un vídeo puesto quetienen relación, es decir, son objetos relacionados. Por lo tanto, cada subclip tendrá suspropios iconos de acciones en la ficha Subclips (tales como Propiedades, Copias, etc.),junto a su miniatura. Por ejemplo, si selecciona el icono Propiedades de un subclip,aparece una nueva pantalla Detalles de vídeo en la que se muestra toda la informaciónespecífica de dicho subclip.

Para ver subclips de vídeo:



• Haga clic en .• Haga clic en el enlaceMás→Mostrar→Detalles de vídeo.• SeleccioneMostrar→Detalles de vídeo.Se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo.



3. Seleccione la ficha Subclips.Se muestran todos los subclips del vídeo.

4. Realice la acción que desee con cualquiera de los subclips disponibles.

Visualización de pistas de texto de vídeoLas pistas de texto contienen descripciones de texto para segmentos de un archivo devídeo. Hay muchos tipos de pistas de texto, entre los que se incluyen:• Subtítulos• Voz a texto• Reconocimiento de voz• Transcripciones• Tipo de toma• Descripción de escenaEn su sistema puede haber otros tipos de pistas de texto disponibles.

Las pistas de texto de los archivos de vídeo se pueden ver en la ficha Pistas de texto de lapantalla Detalles de vídeo. En dicha ficha, hay un filtro desplegable que sólo contiene lostipos de pistas de texto disponibles para el vídeo.

Para cada pista de texto se muestra el código de tiempo inicial y final, junto con losdatos de la pista de texto.

También puede buscar las pistas de texto mediante la función de búsqueda de DigitalAsset Manager.

Para ver las pistas de texto de vídeo:




3. Seleccione la ficha Pistas de texto.Se muestran todas las pistas de texto del vídeo.

4. Seleccione un tipo de pista de texto disponible en la lista desplegable Pista.



Configuración de tiempos de marcas inicialesy finales

La pantalla Detalles de vídeo permite establecer tiempos de marcas iniciales y finalespara un archivo de vídeo. Al establecer los tiempos de las marcas iniciales y finalesse rellenan los camposMarcar y Desmarcar situados bajo el reproductor de vídeoque aparece en la parte izquierda de la pantalla. De esta forma, puede reproducir unsegmento concreto del vídeo.

Los tiempos deMarcar y Desmarcar se pueden establecer desde cuatro áreas distintasde la pantalla Detalles de vídeo:• Directamente en el panel del reproductor de vídeo.• Desde la ficha Guión gráfico.• Desde la ficha Pistas de texto.• Desde la ficha Subclips.Para establecer los tiempos de las marcas iniciales y finales desde la pantalla Detallesde vídeo:




3. Siga uno de estos procedimientos para rellenar los camposMarcar y Desmarcarsituados bajo el reproductor de vídeo:

a. Utilice los controles para reproducir el vídeo. Mientras el vídeo se reproduce,haga clic enMarcar y Desmarcar para establecer los tiempos de la marca inicialy final, respectivamente. También puede introducir los tiempos manualmenteen los camposMarcar y Desmarcar.

b. Seleccione la ficha Guión gráfico y una vista del guión gráfico, ya sea Vista depágina o Vista de zoom. Marque las casillas de verificación de las miniaturasque desee que inicien y finalicen el segmento. Haga clic en la opciónMarcar yDesmarcar de la miniatura correspondiente.

c. Seleccione la ficha Pistas de texto. Marque las casillas de verificación de lasminiaturas que desee que inicien y finalicen el segmento. Haga clic en la opciónMarcar y Desmarcar de la miniatura correspondiente.

d. Seleccione la ficha Subclips. Marque las casillas de verificación de las miniaturasque desee que inicien y finalicen el segmento. Haga clic en la opciónMarcar yDesmarcar de la miniatura correspondiente.

Los camposMarcar y Desmarcar del panel del reproductor de vídeo se rellenancon los tiempos seleccionados.Ahora puede utilizar los controles del reproductor de vídeo para ver el segmentoseleccionado del vídeo.



Reproducción de un vídeo desde Detalles devídeo

Detalles de vídeo muestra un reproductor de vídeo incrustado que se utilizapara reproducir la copia predeterminada del objeto. Puede reproducir la copiapredeterminada de un vídeo desde Detalles de vídeo si el archivo está guardado enun almacén de archivos de transmisión.

Los controles de la pantalla Detalles de vídeo permiten reproducir, avanzar, retroceder,pausar y detener el vídeo en cualquier momento.

Si el reproductor de vídeo está desactivado o si la copia predeterminada no esreproducible, el reproductor muestra una representación en miniatura del vídeo.

Para reproducir un vídeo desde la pantalla Detalles de vídeo:




3. Utilice los controles para reproducir el vídeo.

Reproducir un vídeo del guión gráficoEs posible reproducir un vídeo a partir del guión gráfico del vídeo si el archivo estáguardado en un almacén de archivos de transmisión. La reproducción del vídeo empiezaen el fotograma que se elija. Por ejemplo, si el guión gráfico de un vídeo que dura unminuto contiene 15 fotogramas y cada uno representa 4 segundos, al seleccionar elsegundo fotograma del guión gráfico, la reproducción del vídeo comenzará desde elcuarto segundo. Si selecciona el primer fotograma del guión gráfico, el vídeo comenzarádesde el principio.

Si encuentra algún problema en la reproducción de vídeos desde el guión gráfico,consulte Configurar el explorador para reproductores de medios, página 47.

Para obtener la vista previa de un vídeo a partir del guión gráfico:


2. Abra el guión gráfico del archivo siguiendo uno de estos procedimientos:


• En la vista estándar, seleccioneMostrar → Propiedades → Guión gráfico.3. Seleccione uno de los fotogramas del guión gráfico.



Se abre la aplicación adecuada, que reproduce el vídeo comenzando por el fotogramaseleccionado.

Creación de subclips de vídeoPara crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcandotiempos iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecentodos los objetos de vídeo derivados del objeto de vídeo, es decir, todos los subclipsdel vídeo creados por usuarios.

Esta ficha es también el lugar donde se crean nuevos subclips. Una vez creados, lossubclips son objetos normales del repositorio con los que se puede realizar cualquieracción habitual. Con los camposMarcar y Desmarcar del panel del reproductor de vídeose crean nuevos subclips, con todas sus propiedades y copias.

Para crear un subclip, debe tener al menos permiso Relacionar sobre el vídeo.

Para crear un subclip de vídeo:





4. Utilice el reproductor de vídeo para localizar o introducir manualmente los tiemposde la marca inicial (Marcar) y final (Desmarcar).Para ver el segmento seleccionado, utilice los controles del reproductor de vídeo.

5. Una vez seleccionado el segmento, haga clic en Nuevo.Se abre el cuadro de diálogo Detalles de objeto.

6. En la página Propiedades, introduzca el nombre del nuevo objeto, el tipo de objeto,el conjunto de permisos, el ciclo de vida y otras propiedades.

7. Seleccione una ubicación para el nuevo objeto. Tiene dos opciones:• Igual que el archivo padre• Nueva ubicación. Esta opción requiere que se sobrescriba la ubicación del padre

en una ventana de edición.8. Haga clic en Terminar.



Edición de subclips de vídeoPara crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcandotiempos iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecentodos los objetos de vídeo derivados del objeto de vídeo, es decir, todos los subclipsdel vídeo creados por usuarios.

Esta ficha es también el lugar donde se editan los subclips. Con los camposMarcar yDesmarcar del panel del reproductor de vídeo, puede cambiar el segmento del vídeooriginal para alargar o acortar el segmento utilizado para el subclip.

Para editar un subclip, debe tener al menos permiso Relacionar sobre el vídeo.

Para editar un subclip de vídeo:





4. Marque la casilla de verificación del subclip que desee editar.Los tiempos deMarcar yDesmarcar del subclip aparecen en el reproductor de vídeo.

5. Utilice el reproductor de vídeo para localizar o cambiar manualmente los tiempos dela marca inicial (Marcar) y final (Desmarcar).Para ver el segmento seleccionado, utilice los controles del reproductor de vídeo.

6. Una vez seleccionado el segmento, haga clic en Editar.El subclip se guarda con los nuevos tiempos de marca inicial y final.

Configuración de la miniatura predeterminadadesde un guión gráfico de vídeo

De forma predeterminada, la imagen en miniatura que representa a un vídeo segenera a partir del primer fotograma o página del vídeo. Esta miniatura no suele serrepresentativa del vídeo. En muchos casos, puede tratarse de un fotograma en negro ocontener el logotipo del estudio, distribuidor o realizador del vídeo. Con la ayuda deMedia Transformation Services, Digital Asset Manager genera guiones gráficos para losarchivos de vídeo importados a un repositorio. Con el guión gráfico puede seleccionarotra miniatura predeterminada que sea más representativa del contenido del vídeo.

Los usuarios deben tener al menos permiso Escribir sobre el vídeo para reemplazar laminiatura de un objeto.



Para reemplazar la miniatura de un vídeo:




3. Seleccione la ficha Guión gráfico.

4. Desplácese por el guión gráfico para buscar el fotograma que desea seleccionarcomo miniatura del vídeo.

5. Marque la casilla de verificación del fotograma.

6. Haga clic en Archivo→Eliminar.La pantalla Detalles de vídeo se actualiza y el fotograma seleccionado aparece comola nueva miniatura predeterminada del vídeo.

Eliminación de fotogramas de un guión gráficode vídeo

El guión gráfico de un vídeo suele contener fotogramas redundantes o que no aportanningún valor al guión gráfico. Puede examinar el guión gráfico del vídeo para eliminareste tipo de fotogramas. De esta forma se reduce el tamaño del guión gráfico (muyrecomendable al ver vídeos de gran tamaño) y se puede examinar mejor todo elcontenido del vídeo.

Para eliminar fotogramas del guión gráfico de un vídeo:




3. Seleccione la ficha Guión gráfico.

4. Desplácese por el guión gráfico para buscar los fotogramas que desea quitar delguión.

5. Marque la casilla de verificación de uno o más fotogramas.

6. Haga clic en Archivo→Eliminar.



El guión gráfico se actualiza y los fotogramas seleccionados se quitan.


Capítulo 13Trabajar con PowerPoint Assembly

Cuando los archivos de PowerPoint se importan a Documentum System, el componente Media Serverprocesará los archivos y generará una copia con formato jpg de cada diapositiva de la presentación. Acontinuación, cada diapositiva se tratará como un objeto de copia independiente en el repositorio.Esto permite trabajar con las diapositivas de una en una y agregarlas a PowerPoint Assembly.

PowerPoint Assembly es una zona que permite reunir diapositivas de una o más presentaciones dePowerPoint en el repositorio y reagruparlas en nuevas presentaciones. Puede agregar, quitar y ordenardiapositivas desde varias presentaciones de PowerPoint hasta que reúna las que desee en el agregado.A continuación, puede generar una nueva presentación de PowerPoint a partir de las diapositivas quehaya reunido en PowerPoint Assembly, creando así un nuevo objeto de PowerPoint en el repositorio.

Atención: La disponibilidad del guión gráfico y de PowerPoint Assembly depende de que se hayainstalado Media Transformation Services en Documentum System y de que se haya configurado parael repositorio. Sin la presencia de Media Transformation Services, no se generarán guiones gráficospara archivos de PowerPoint importados ni estará disponible la función de PowerPoint Asssembly.Póngase en contacto con el administrador del sistema si precisa información sobre la disponibilidadde guiones gráficos y PowerPoint Assembly en su instalación de Digital Asset Manager.

Para crear una nueva presentación de PowerPoint a partir de diapositivas del repositorio, es necesarioseguir este procedimiento por este orden:

• Agregar diapositivas a PowerPoint Assembly, página 132. Para poder incluir una diapositiva en lanueva presentación de PowerPoint, es necesario agregarla a PowerPoint Assembly.

• Ver PowerPoint Assembly, página 133. Abra PowerPoint Assembly.• Quitar diapositivas de PowerPoint Assembly, página 134. Si es necesario, quite las diapositivas

que haya decidido no incluir en la nueva presentación de PowerPoint.• Buscar presentaciones y diapositivas de PowerPoint, página 134. Busque más presentaciones

de PowerPoint y diapositivas para añadirlas al agregado, mediante la función de búsquedade PowerPoint Assembly.

• Crear una presentación de PowerPoint, página 136. Indique a Digital Asset Manager que cree lanueva presentación de PowerPoint a partir de las diapositivas de PowerPoint Assembly.

• Borrar todas las diapositivas de PowerPoint Assembly, página 137. Una vez creada la nuevapresentación de PowerPoint, borre el PowerPoint Assembly para contar con un espacio vacíodesde el que comenzar con la nueva presentación que cree.


Trabajar con PowerPoint Assembly

Agregar diapositivas a PowerPoint AssemblyEn este procedimiento se describe cómo agregar diapositivas a PowerPoint Assembly.Puede seleccionar qué diapositivas agregar viendo el guión gráfico de PowerPoint, o bienagregar a la vez todas las diapositivas de una presentación de PowerPoint seleccionandola presentación completa.

Cuando se agrega una diapositiva a PowerPoint Assembly, la información que laacompaña procede de la presentación original de la que proviene la diapositiva.

Nota: No se puede agregar una diapositiva a PowerPoint Assembly más de una vezal mismo tiempo. Sólo es posible tener una copia de cada diapositiva en PowerPointAssembly. Por ejemplo, si selecciona añadir a PowerPoint Assembly dos presentacionesque contengan la misma diapositiva, esa diapositiva sólo se agregará una vez.

Para agregar diapositivas a PowerPoint Assembly:

1. Para agregar todas las diapositivas a la vez desde una presentación de PowerPoint,siga este procedimiento:

a. Desplácese hasta la presentación de PowerPoint. En el Capítulo 2, Usar lainterfaz se describe cómo hacerlo.

b. En el elemento de línea de la presentación de PowerPoint, haga clic en el iconode adición:

Las diapositivas se añaden a PowerPoint Assembly.

c. Sáltese el resto del procedimiento.

2. Para elegir qué diapositivas añadir desde una presentación de PowerPoint, sigauno de estos procedimientos:• Abra el guión gráfico de la presentación de PowerPoint. (El procedimiento para

abrir guiones gráficos se describe en Ver un guión gráfico de vídeo, página 122.)• Desplácese hasta la lista de diapositivas. Para hacerlo, desplácese hasta la

presentación de PowerPoint (este procedimiento se describe en Capítulo 2, Usarla interfaz) y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

— En la vista optimizada, haga clic enMás. Seleccione Ver relaciones.

— En la vista estándar, marque la casilla de verificación de la presentación dePowerPoint. Seleccione Ver → Relaciones.

Aparecerá la lista de diapositivas de la presentación de PowerPoint.3. Siga uno de estos procedimientos:

• Para agregar una diapositiva a la vez, haga clic en el icono Agregar en elelemento de línea de la diapositiva:

• Para agregar varias diapositivas a la vez, debe encontrarse en la vista estándaro en el guión gráfico. Para agregar varias diapositivas, marque la casilla deverificación de cada diapositiva que quiera agregar. (En el guión gráfico puede



seleccionar todas las diapositivas de la página actual si hace clic en Seleccionartodo.)

A continuación, siga uno de estos procedimientos:

— En la vista estándar, seleccione Editar → Agregar a PowerPoint Assembly.

— En el guión gráfico, haga clic en el icono de adición:

Las diapositivas se añaden a PowerPoint Assembly y la pantalla se actualiza.

4. Para ver PowerPoint Assembly y las diapositivas que se han añadido, haga clicen el icono Ver PowerPoint Assembly:

Ver PowerPoint AssemblyEn este procedimiento se describe cómo abrir PowerPoint Assembly y ver las diapositivasque se han agregado. PowerPoint Assembly se puede ver en cualquier momento, inclusosi está vacío. Esto permite utilizar la función de búsqueda de PowerPoint Assembly. Siprecisa información detallada acerca de la búsqueda de presentaciones y diapositivas dePowerPoint desde PowerPoint Assembly, consulte Buscar presentaciones y diapositivasde PowerPoint, página 134.

Para ver PowerPoint Assembly:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En un guión gráfico de PowerPoint, haga clic en el icono Ver PowerPoint

Assembly:

.• En la vista optimizada, haga clic en Ver PowerPoint Assembly.• En la vista estándar, seleccione Ver → PowerPoint Assembly.

2. Si lo desea, puede ordenar las diapositivas según uno de los criterios que seenumeran a continuación. La ordenación se aplica a todas las diapositivas dePowerPoint Assembly, no sólo a las que se muestren en la página actual. Paraordenar las diapositivas, elija una de estas opciones:• Título de diapositiva: se ordenan por el nombre de la diapositiva.• Presentación original: se ordenan por el nombre de la presentación original

de la diapositiva.• Propietario: se ordenan por el nombre del propietario.• Modificado: se ordenan por la fecha de modificación, de forma ascendente.



Quitar diapositivas de PowerPoint AssemblySe pueden quitar diapositivas de PowerPoint Assembly, la zona para colocar diapositivasde PowerPoint. Esta operación no quita una diapositiva del repositorio.

Para quitar diapositivas de PowerPoint Assembly:

1. Abra PowerPoint Assembly siguiendo uno de estos procedimientos:• En un guión gráfico de PowerPoint, haga clic en el icono Ver PowerPoint

Assembly:


2. Marque las casillas de verificación de las diapositivas que desee quitar del agregado.

3. Haga clic en Quitar.

Buscar presentaciones y diapositivas dePowerPoint

Ahora puede utilizar la función Buscar más de PowerPoint Assembly para buscarpresentaciones y diapositivas de PowerPoint con el fin de agregarlas a PowerPointAssembly.

Para buscar presentaciones y diapositivas de PowerPoint en PowerPoint Assembly:


Assembly:


2. En PowerPoint Assembly, haga clic en Buscar más.Aparecerá la pantalla Búsqueda de diapositiva de PowerPoint Assembly.

3. En el campo Buscar, seleccione el botón de opción del tipo de elemento dePowerPoint que desee buscar: Presentaciones de PowerPoint, Diapositivas dePowerPoint o Ambas.

4. Para seleccionar una ubicación específica en la que buscar, siga uno de estosprocedimientos en el campo Buscar en:• Para seleccionar la ubicación mediante exploración, haga clic en Examinar. A

continuación, desplácese hasta esa ubicación en la página de selección. (Siprecisa información detallada sobre el uso de una página de selección, consulteElegir elementos en páginas de selección, página 46.)



• Para escribir la ubicación, utilice esta sintaxis. Puede escribir varias rutasseparándolas mediante punto y coma, tal y como se muestra://nombre_archivador_1/ruta_carpeta_1;/nombre_archivador_2/ruta_carpeta_2;/nombre_archivador_3/ruta_carpeta_3

5. Defina los criterios de la búsqueda marcando las casillas de verificacióncorrespondientes a los tipos de criterio que desee buscar. Al marcar una casilla deverificación, Digital Asset Manager expande ese criterio para incluir campos en losque introducir valores. Puede seleccionar cualquier combinación de criterios. DigitalAsset Manager busca sólo los criterios que tengan valores definidos. Defina loscriterios de la siguiente forma:• Texto completo: permite realizar una búsqueda según palabras del texto del

archivo. En el campo en el que se especifica la relación entre las palabras buscadasy el archivo que está buscando, escriba las palabras buscadas. La búsquedaseleccionará un archivo si las palabras buscadas coinciden con la relaciónespecificada. Para buscar sólo las palabras cuyas mayúsculas y minúsculascoincidan con las escritas, marque la casilla Coincidir mayúscula/minúscula.

Nota: Si marca la casilla Índice de texto completo al crear o importar un archivo,puede que los índices de texto completo tarden hasta cinco minutos en apareceren las búsquedas.

• Propiedades: permite realizar una búsqueda según una o varias propiedadesde archivo. Para realizar una búsqueda basada en un valor de propiedad,seleccione una propiedad en la primera lista desplegable. En la segunda listadesplegable, seleccione un operador, el cual determina la relación con el valorde búsqueda. (Por ejemplo, para encontrar todos los archivos escritos por JuanSantos, puede especificar que la propiedad Autores es “Juan Santos”, o contiene“Santos” o empieza por “Juan”. ) En los campos restantes, introduzca los valoresde búsqueda.

Para realizar una búsqueda basada en propiedades adicionales, haga clic enAgregar propiedad y repita estas instrucciones. Para quitar una propiedadde los criterios de búsqueda, haga clic en Quitar, situado junto a la propiedadque desee quitar.

• Fecha: permite realizar una búsqueda por la fecha en la que se ha creado omodificado un archivo. En la primera lista desplegable, seleccione si deseabuscar por la fecha de modificación o por la de creación. Seleccione el botón deopción correspondiente al período de tiempo que desee definir y, a continuación,introduzca los valores para ese período.

• Tamaño: permite buscar por tamaño de archivo. Seleccione los criterios debúsqueda y, a continuación, escriba el valor de tamaño.

• Opciones avanzadas: permite buscar objetos ocultos o todas las versiones. Parabuscar objetos ocultos, seleccione Buscar objetos ocultos. Los objetos ocultossólo están visibles para los usuarios con permiso de lectura o escritura para esosobjetos. La búsqueda mostrará sólo los objetos para los que tenga permiso devisualización. Para buscar todas las versiones de un archivo, seleccione Buscartodas las versiones.

6. Cuando haya definido todos los criterios, haga clic en Buscar.Aparecerán los resultados de la búsqueda de PowerPoint.



Crear una presentación de PowerPointEn este procedimiento se describe cómo crear una presentación de PowerPoint a partir dediapositivas de PowerPoint Assembly. Al crear una presentación, se puede seleccionaruna plantilla que defina el aspecto y estilo de la presentación. (Si precisa informacióndetallada sobre cómo agregar plantillas de PowerPoint al repositorio, consulte Agregaruna plantilla para utilizar en PowerPoint Assembly, página 137.) Si no seleccionaninguna plantilla, las diapositivas de la nueva presentación aparecerán con un fondovacío y sin un formato específico. Tenga en cuenta que algunas plantillas puedencambiar el formato de las diapositivas para que encajen con el fondo de la plantilla,no se salgan de la página, etc. Es este caso, es necesario editar la nueva presentaciónmediante Microsoft PowerPoint.

El orden de las diapositivas en la nueva presentación de PowerPoint será el orden enque se agregaron a PowerPoint Assembly. Puede cambiar el orden de las diapositivasmediante Microsoft PowerPoint después de crear el archivo de la nueva presentación.

Para crear una presentación:


Assembly:


2. Si lo desea, seleccione una plantilla en la lista desplegable Plantilla.Al seleccionar una plantilla aparecerá una miniatura que la representa. Si deseacambiar su selección, hágalo.

3. Haga clic en Crear.

4. Si no selecciona una plantilla, Digital Asset Manager mostrará el siguiente mensaje:“No ha seleccionado ninguna plantilla PowerPoint para aplicar”. Haga clic enAceptar para continuar sin aplicar ninguna plantilla.

5. En el campo Nombre, escriba el nombre de la nueva presentación de PowerPoint.

6. Seleccione el tipo de documento para la nueva presentación en el campo Tipo. Eltipo predeterminado es Documento (dm_document).

7. Si lo desea, defina un conjunto de permisos.

8. Si lo desea, defina un ciclo de vida.

9. En el área Elija la carpeta de destino, desplácese hasta la ubicación del repositorioen la que desee guardar la nueva presentación de PowerPoint. Las fichas Todo,Suscripciones y Utilizados recientemente corresponden a los nodos del repositorio.Si precisa información detallada sobre cómo desplazarse por el repositorio, consulteCapítulo 2, Usar la interfaz. Si no selecciona ninguna ubicación, la presentación dePowerPoint se guarda en el archivador inicial.

10. Una vez que haya seleccionado la ubicación, haga clic en Aceptar.Digital Asset Manager crea la nueva presentación de PowerPoint.



Borrar todas las diapositivas de PowerPointAssembly

En este procedimiento se describe cómo borrar todas las diapositivas de PowerPointAssembly. Si no borra el contenido de PowerPoint Assembly, éste permanecerá en lassesiones posteriores.

Para borrar el contenido de PowerPoint Assembly:


Assembly:


2. Haga clic en Borrar agregado.

Agregar una plantilla para utilizar enPowerPoint Assembly

Los administradores del sistema o los usuarios con acceso de administración del sistemason los encargados de agregar al sistema plantillas de PowerPoint para que las utilicenlos usuarios al crear presentaciones mediante PowerPoint Assembly.

Si precisa información más detallada acerca de PowerPoint Assembly y el momento enque se aplica una plantilla a una presentación nueva, consulte Crear una presentación dePowerPoint, página 136.

Para importar una plantilla y utilizarla en PowerPoint Assembly:

1. Abra el archivador System en el repositorio.

2. Desplácese a System\Applications\PPT_Assembly\Templates.

3. Seleccione Archivo → Importar.Aparecerá la ventana Importar: selección de archivo.

4. Haga clic en Agregar archivos.Aparece la ventana Seleccionar archivos.

5. Desplácese hasta el archivo de plantilla de PowerPoint (.POT) que desee importar yselecciónelo.Se mostrarán el archivo y la ruta del archivo en la ventana Archivos seleccionados.

6. Repita el procedimiento anterior con todas las plantillas de PowerPoint que deseeimportar.

7. Haga clic en Siguiente.



Aparecerá la ventana Importar: definición de objeto correspondiente al primerarchivo de la lista Archivos seleccionados. En este punto, tendrá la oportunidad decambiar el nombre, el tipo o el formato del documento.

8. Para cambiar el nombre, el tipo o el formato del documento, escriba en el campoNombre y utilice los menús desplegables Tipo y Formato respectivamente.

Atención: En el caso de las plantillas de PowerPoint que agregue aquí, el tipo dedocumento siempre debe ser dm_document o uno de sus subtipos. El formatosiempre debe ser el de plantilla de PowerPoint 97 / 2000.

Atención: Si desea confirmar o cambiar las propiedades de todos los demásarchivos de la lista, debe desplazarse por las páginas de definición de objetoscorrespondientes a los otros documentos mediante los botones Siguiente y Anterior;no olvide efectuar los posibles cambios antes de continuar.

9. Haga clic en Terminar.Si no se ha desplazado por todas las ventanas de definición de objetos (de cadadocumento), aparecerá un mensaje advirtiéndole de que, si desea aplicar cambiosindividuales a los demás archivos, debe recorrer los archivos pertinentes mediantelos botones apropiados de la pantalla.La nueva plantilla de PowerPoint que se va a utilizar en PowerPoint Assembly seimporta a la carpeta de plantillas.


Capítulo 14Trabajar con documentos virtuales

En esta sección se describen los siguientes temas:• ¿Qué es un documento virtual?, página 139• Operación de arrastrar y soltar con documentos virtuales, página 140• Ver la estructura de un documento virtual, página 141• Visualización del contenido de un documento virtual, página 145• Crear documentos virtuales, página 146• Agregar descendientes, página 146• Quitar descendientes, página 147• Reordenar descendientes, página 148• Convertir documentos virtuales en documentos simples, página 148• Fijar descendientes en versiones, página 148• Trabajar con instantáneas, página 150

¿Qué es un documento virtual?Un documento virtual es un archivo que contiene uno o más archivos anidados. Eldocumento virtual se denomina documento padre y los archivos contenidos en él,descendientes. Los documentos virtuales aparecen indicados por este icono:

Como ejemplo, podría crear un documento virtual a modo de libro y rellenarlo con losarchivos que constituyen los capítulos del libro. Cada capítulo será un archivo aparteanidado en el documento padre.

Los archivos anidados en un documento virtual también pueden ser documentosvirtuales a su vez. Siguiendo con el ejemplo anterior, cada capítulo también podría serun documento virtual que contiene un archivo anidado por cada epígrafe del capítulo.

Al retirar un documento virtual, puede seleccionar si desea retirar también losdescendientes del documento virtual.

Al visualizar un documento virtual, tiene la opción de visualizar la estructura deldocumento o su contenido. Al visualizar su estructura, Virtual Document Manager(VDM) se abre en el interior de Digital Asset Manager para mostrar los descendientes deldocumento virtual. Puede procesar archivos a través de VDM de la misma forma que


Trabajar con documentos virtuales

los procesa a través de listas de archivos en Digital Asset Manager. Puede realizar lasfunciones de gestión de archivos habituales. Si precisa más información sobre VDM,consulte Ver la estructura de un documento virtual, página 141.

Los archivos de un documento virtual pueden tener distintos formatos de archivo. Porejemplo, puede crear un documento virtual con un archivo de Microsoft Word comoarchivo padre y hojas de cálculo de Excel, archivos de texto e imágenes TIFF comodescendientes.

Puede agregar y quitar descendientes de documento virtuales y reorganizar el ordende descendientes en documentos virtuales. Puede volver a convertir documentosvirtuales en “documentos simples”, es decir, documentos que no se componen de otrosdocumentos.

Nota: Si la aplicaciónWDK admite documentos controlados, no se admitirá la conversiónde tales documentos en documentos virtuales.

Operación de arrastrar y soltar con documentosvirtuales

Además de utilizar los menús de Digital Asset Manager para modificar un documentovirtual, puede modificar un documento virtual utilizando la funcionada de arrastrar ysoltar de Digital Asset Manager. Por ejemplo, puede agregar un archivo arrastrándolodesde cualquier lugar del sistema (una ubicación de repositorio, el portapapeles,resultados de búsqueda, etc.) hacia la estructura del documento virtual. O bien,puede reorganizar archivos dentro de un documento virtual arrastrándolos desde unaubicación del documento hacia otra.

En la vista estándar de Digital Asset Manager, puede arrastrar archivos desde un panel(derecho o izquierdo) y, a continuación, soltarlos en un documento virtual mostradoen el otro panel. O bien, puede abrir una nueva ventana de Digital Asset Manager yarrastrar archivos desde una ventana y soltarlos en un documento virtual mostradoen la otra ventana.

Puede utilizar la función de arrastrar y soltar para realizar las tareas siguientes:• Agregar un archivo como un hijo a un documento virtual arrastrando el archivo y

soltándolo encima del padre deseado. Si el padre deseado no es un documento virtual,el sistema convierte el documento automáticamente en un documento virtual. Si elpadre deseado es un documento virtual, el sistema coloca el archivo como el últimohijo del documento, a menos que existan reglas que concreten un orden específico.

• Cambiar el orden de un archivo entre sus hermanos arrastrando el archivo hasta quela línea de unión se encuentre en la ubicación deseada.

Puede realizar operaciones de arrastrar y soltar desde las pantallas siguientes:• Listas de archivos• Virtual Document Manager (VDM)• Portapapeles• Resultados de búsquedas



Ver la estructura de un documento virtualAl visualizar la estructura de un documento virtual, Virtual Document Manager(VDM) se abre en el interior de Digital Asset Manager, mostrando el primer nivel de losdescendientes del documento virtual. Puede procesar archivos a través de VDM de lamisma forma que los procesa a través de listas de archivos en Digital Asset Manager. Esdecir, puede realizar las funciones habituales de gestión de archivos en un descendientevisualizado en VDM, al igual que puede realizarlas en un archivo visualizado en undirectorio de carpetas.

Si un descendiente anidado es también un documento virtual, puede seguirdesplazándose por la estructura de carpetas de VDM para ver los descendientes dedicho documento. Si los descendientes posteriores son documentos virtuales, puedeseguir desplazándose por toda la estructura de árbol del documento virtual padre paraver sus estructuras.

Puede ver la estructura de un documento virtual tanto en la vista optimizada como enla vista estándar. En la vista optimizada, VDM muestra la estructura del documentoen un formato de lista. Cuando se abre la estructura del documento, VDM muestra elprimer nivel de descendientes anidados dentro del documento virtual. En la siguientefi gura, el u suario está visualiz ando la estructura de un docum ento virtual denominado“Guía del usuario”. Tenga en cuenta que cuando se despla za en un documento virtualmediante la vista optimizada, la ruta utiliza el símbolo mayor que (>) como separador,en vez de la barra (/).



Figura 14–1. Visualización de la estructura de un documento virtual mediante la vista optimizada

En la vista estándar, VDM muestra la estructura del documento como un árbol en elpanel izquierdo y como una lista en el panel derecho. Cuando se accede por primeravez a VDM en la vista estándar, VDM muestra el padre en el panel izquierdo y elprimer nivel de descendientes anidados en el panel derecho, tal y como se indica en lailustración siguiente. En la ilustración, el usuario está visualizando la estructura de undocumento virtual denominado “Guía del usuario”.



Figura 14–2. Visualización de la estructura de un documento virtual mediante la vista estándar

Para ver los niveles inferiores de descendientes anidados, haga clic en los nombresde dichos descendientes o en el signo situado junto al descendiente en el panelizquierdo de la vista estándar. Si utiliza la vista estándar y desea ver varias ramas dedescendientes a la vez, expándalas en el panel izquierdo, tal y como se muestra en lasiguiente ilustración.



Figura 14–3. Visualización de varias ramas de la estructura de un documento virtual

Para ver la estructura de un documento virtual:El procedimiento para ver la estructura depende de cómo se haya establecido la opciónHaga clic en el enlace en las Preferencias. Este ajuste determina qué ocurre cuandose hace clic en el nombre de un documento virtual en una lista (en lugar de el árbolde la vista estándar). En función de este ajuste, cuando se hace clic en el nombre semuestra el contenido, la estructura o un mensaje solicitándole que seleccione entre lasdos opciones. Si el documento virtual no tiene contenido, VDM mostrará la estructuraautomáticamente.

1. Desplácese al documento virtual.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Documento→Ver documento virtual.• En el panel izquierdo de la vista estándar, haga clic en el signo situado junto al

nombre del documento virtual.



• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del documento virtual. Acontinuación, seleccione Herramientas→Documento virtual→Ver documentovirtual.

• Si las preferencias están definidas para abrir la estructura automáticamente, hagaclic en el nombre del documento virtual de la lista de archivos.

• Si las preferencias están definidas para preguntarle, haga clic en el nombre deldocumento virtual en la lista de archivos y, a continuación, seleccione Abrirla estructura. Haga clic en Aceptar.

VDM se abre en Digital Asset Manager y muestra una lista del primer nivel dedescendientes del documento. Si un descendiente es también un documento virtual,puede hacer clic en el nombre del descendiente para que se muestre la lista dedescendientes contenidos en ese documento, y así sucesivamente para los siguientesdocumentos virtuales anidados.

3. Si utiliza la vista estándar, en el panel izquierdo puede seleccionarVisualización→Mostrar todos para ver la ubicación del documento virtual en elárbol de todo el repositorio. Esta pantalla muestra tanto la ruta utilizada para llegarhasta el documento padre como la estructura por la que se ha desplazado a travésdel documento padre.

Visualización del contenido de un documentovirtual

Al ver el contenido de un documento virtual, se puede ver el contenido del documentopadre. El contenido se abre en la aplicación de edición del documento padre.

Si la aplicación incluye funcionalidad XML y si se visualiza un documento virtualbasado en XML, podrá visualizar el padre y los descendientes en un único archivo desólo lectura. Si el documento virtual no tiene contenido, VDM muestra automáticamentela estructura del documento virtual.

El procedimiento para ver el contenido depende de cómo se haya establecido la opciónHaga clic en el enlace en las Preferencias. Este ajuste determina qué ocurre cuandose hace clic en el nombre de un documento virtual en una lista (en lugar de el árbolde la vista estándar). En función de este ajuste, cuando se hace clic en el nombre semuestra el contenido, la estructura o un mensaje solicitándole que seleccione entre lasdos opciones. Si el documento virtual no tiene contenido, VDM mostrará la estructuraautomáticamente.

Para ver el contenido de un documento virtual en modo de sólo lectura:Si durante este procedimiento Digital Asset Manager le solicita que acepte subprogramasDocumentum, acéptelos. Si Java solicita sobrescribir los subprogramas existentes por unosactualizados, hágalo. Lea todas las indicaciones detenidamente.

1. Busque el documento virtual en el repositorio.

2. Haga clic en el nombre del documento virtual.

3. En caso necesario, siga uno de los procedimientos siguientes:



• Si las preferencias están establecidas para abrir automáticamente la estructura,al hacer clic en el nombre Digital Asset Manager se mostró una lista de losdescendientes de nivel superior. Vuelva a hacer clic en el nombre del documentovirtual En el área encima de la lista o marque la casilla de verificación deldocumento virtual en la vista estándar y seleccione Archivo→Ver.

• Si se establecen las preferencias para que se le solicite elegir entre contenidoy estructura, se le solicitará que elija. Seleccione Abrir el contenido deldocumento. Haga clic en Aceptar.

El documento se abre en modo de sólo lectura en la aplicación de edición apropiada.

Crear documentos virtualesPara crear un documento virtual, puede convertir un documento simple en documentovirtual. Este documento pasará a ser el documento padre, al que puede agregardescendientes.

Para crear un documento virtual:

1. En la vista estándar, desplácese hasta el archivo que desee convertir en documentovirtual.

2. Marque la casilla de verificación del documento.

3. Seleccione Herramientas→Documento virtual→Convertir en documento virtual.

Nota: Si la aplicaciónWDK admite documentos controlados, no se admitirá la conversiónde tales documentos en documentos virtuales.

Agregar descendientesPuede agregar documentos simples u otros documentos virtuales como descendientesde un documento virtual. Si agrega un descendiente, Digital Asset Manager retira eldocumento padre para realizar la adición. Si el documento padre ya estaba retirado,permanecerá de este modo.

Para agregar un descendiente, debe tener permiso Versión o superior con respecto aldocumento padre.

Puede agregar el mismo documento a un documento virtual más de una vez.

Para agregar un descendiente a un documento virtual:

1. En la vista estándar, desplácese hasta el documento virtual.

2. Marque la casilla de verificación del documento virtual.

3. Seleccione Herramientas→Documento virtual→Ver documento virtual.

4. Siga uno de estos procedimientos:



• Para agregar un descendiente desde el portapapeles, seleccioneHerramientas→Documento virtual→Agregar hijo→Desde el Portapapeles.Diríjase al Paso 6.

• Si desea utilizar un selector de archivos para buscar y agregar un descendiente,seleccione Herramientas→Documento virtual→Agregar hijo→Desde selectorde archivos. Diríjase al Paso 7.

• Si desea crear un descendiente para agregarlo, seleccioneHerramientas→Documento virtual→Agregar hijo→Mediantenuevo documento.

5. Cree el nuevo archivo mediante el procedimiento estándar de Digital Asset Managerpara crear archivos nuevos.

6. Seleccione el descendiente y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso 8.

7. Seleccione el descendiente con el selector de archivos. Tras seleccionar el documento,diríjase al Paso 8.

8. Seleccione el documento padre y, a continuación, Herramientas→Documentovirtual→Guardar cambios.De esta forma se registrará el documento padre.

Quitar descendientesCuando quita un descendiente, también quita sus descendientes del documento virtual.Al quitar un descendiente del documento virtual, su documento padre se retiraráautomáticamente si el usuario no lo ha hecho aún. Debe disponer al menos del permisoVersión sobre el documento padre cuyo descendiente desee quitar. Quitar descendientesno implica eliminar los archivos del repositorio. Tan sólo se eliminan de la estructuradel documento virtual.

Para quitar un descendiente de un documento virtual:




4. Marque la casilla de verificación del descendiente.

5. Seleccione Herramientas→Documento virtual→Quitar hijo.




Reordenar descendientesPuede cambiar el orden de los descendientes de un documento virtual. Para reordenardescendientes, debe disponer al menos del permiso Versión sobre el documentovirtual. Si no ha retirado el documento virtual, Digital Asset Manager lo retiraráautomáticamente cuando se disponga a reordenar los descendientes.

Para reordenar descendientes de documentos virtuales:




4. Seleccione Herramientas→Documento virtual→Reordenar hijos.

5. Seleccione los descendientes que desee reordenar.

6. Haga clic en Arriba o Abajo para subir o bajar el descendiente en la lista.

7. Repita los dos últimos pasos con todos los descendientes que desee reordenar.



Convertir documentos virtuales en documentossimples

Puede convertir un documento virtual en documento simple sólo si el documento virtualno tiene descendientes.

Para convertir un documento virtual en un documento simple:




4. Si aún no lo ha hecho, quite todos los descendientes del documento virtual. ConsulteQuitar descendientes, página 147.

5. Seleccione Herramientas→Documento virtual→Convertir en documento simple.

Fijar descendientes en versionesCuando cree un documento virtual, puede especificar que se utilice siempre una versióndeterminada de un descendiente anidado. Esto se denomina regla de enlace.



Normalmente, un documento virtual siempre utiliza la versión ACTUAL de todoslos documentos descendientes. No obstante, puede aplicar una regla de enlace paraindicar que se utilice siempre una determinada versión del descendiente, aunque hayadisponible una versión más reciente. La regla de enlace sólo se aplicará al componente alque esté asignada, Un componente puede tener dos reglas de enlace diferentes si formaparte de dos documentos virtuales diferentes.

Podrá definir diferentes reglas de enlace para obtener distintas vistas de un documentovirtual. Esto resultará muy útil cuando desee comparar qué ocurre con el documentovirtual al aplicarle diferentes reglas de enlace. La definición de una regla de enlace parauna vista no afecta a las reglas de enlace para los componentes del documento virtual.Si no define reglas de enlace para los componentes o las vistas, VDM utilizará la reglade enlace estándar: ACTUAL.

Un enlace estará roto si VDM no puede encontrar la versión del componente especificadapor la regla de enlace de ese componente. El enlace roto aparecerá marcado como talen VDM, siempre que haya definido las preferencias generales para que muestrenenlaces rotos.

Para fijar una versión determinada de un descendiente en un documento virtual:

1. Desplácese hasta un documento descendiente en un documento virtual.

Nota: Para desplazarse, puede utilizar la vista de estructura del documento virtual,tal y como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página 141.


3. Seleccione Herramientas→Documento virtual→Fijar en versión.

Para ver la estructura de un documento virtual:


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Documento→Ver documento virtual.• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del documento virtual. A

continuación, seleccione Herramientas→Documento virtual→Ver documentovirtual.

• Si las preferencias están definidas para abrir la estructura automáticamente, hagaclic en el nombre del documento virtual de la lista de archivos.

• Si las preferencias están definidas para preguntarle, haga clic en el nombre deldocumento virtual en la lista de archivos. Cuando se le solicite, seleccione Abrirla estructura. Haga clic en Aceptar.

VDM se abre en Digital Asset Manager y muestra una lista del primer nivel dedescendientes del documento. Si un descendiente es también un documento virtual,puede hacer clic en el nombre del descendiente para que se muestre la lista dedescendientes contenidos en ese documento, y así sucesivamente para los siguientesdocumentos virtuales anidados.



Trabajar con instantáneasUna instantánea es una copia de un documento virtual en un momento determinado,es decir, un registro del documento tal y como era en el momento en que se creó lainstantánea. Las instantáneas son útiles para ver una fase del proceso de construcciónde un documento virtual.

Puede llevar a cabo las siguientes acciones:• Ver instantáneas, página 150• Crear instantáneas, página 150• Modificar etiquetas de versión, página 151• Inmovilizar instantáneas, página 151• Liberar instantáneas, página 151

Ver instantáneas

Para ver una instantánea:

1. En la vista estándar, seleccione Ver→Instantáneas.

Crear instantáneas

En este procedimiento se describe la forma de archivar una edición de un documentovirtual en un momento determinado.

Para crear una instantánea:


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Documento→Nueva instantánea.• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del documento virtual.

Seleccione Herramientas→Documento virtual→Nueva instantánea.3. Escriba un nombre para la instantánea.

4. Seleccione una ubicación para la nueva instantánea.

5. Seleccione el tipo de instantánea.

6. Si desea inmovilizar la instantánea, marque la casilla de verificación Inmovilizarinstantánea.




Modificar etiquetas de versión

Puede agregar una etiqueta de versión a un documento virtual. Al hacerlo, puede elegirsi la etiqueta aparece sólo en el documento padre o también en todos los descendientesdel padre.

Para modificar una etiqueta de versión:


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Documento→Modificar etiquetas de

versión.• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del documento virtual.

A continuación, seleccione Herramientas→Documento virtual→Modificaretiquetas de versión.

3. Introduzca una etiqueta de versión.

4. Para aplicar la etiqueta de versión a todos los descendientes del documento virtual,marque la casilla de verificación aplicar a todos los descendientes.


Inmovilizar instantáneas

En este procedimiento se describe la forma de inmovilizar una instantánea liberadaexistente. La inmovilización de instantáneas permite controlar las acciones que podrállevar a cabo en esa instantánea y sus componentes. Al inmovilizar una instantánea:• No podrá agregar ni eliminar componentes de la instantánea inmovilizada.• No podrá cambiar el contenido ni los atributos de los componentes de la instantánea

inmovilizada, a menos que registre los componentes como nuevas versiones.• No podrá cambiar el contenido ni las propiedades del objeto de documento asociado

a la instantánea, a menos que registre el objeto de documento como una nuevaversión.

Para inmovilizar una instantánea liberada existente:

1. En la vista estándar, desplácese hasta la instantánea.

2. Marque la casilla de verificación de la instantánea.

3. Seleccione Herramientas→Documento virtual→Inmovilizar instantánea.

Liberar instantáneas

En este procedimiento se describe la forma de liberar una instantánea inmovilizadaexistente. La liberación de instantáneas permite agregar, eliminar o reordenardescendientes, así como editarlos. Si un descendiente forma parte de más de una



instantánea inmovilizada, es necesario liberar todas las instantáneas para poder editar eldescendiente.

Para liberar una instantánea inmovilizada existente:

1. En la vista estándar, desplácese hasta la instantánea.

2. Marque la casilla de verificación de la instantánea.

3. Seleccione Herramientas→Documento virtual→Liberar instantánea.


Capítulo 15Managing Courses

For customers who have purchased and installed the Documentum Learning Services product, anumber of features will be available for the management and packaging of online course materials.

For more information on Learning Services and its availability, please contact your SystemAdministrator.

The following topics are discussed in this chapter:

• What is a SCORM course?, página 153• Importing a Course, página 154• Exporting a Course, página 157• Checking out a Course, página 158• Adding new SCOs and resources to checked out courses, página 159• Checking in a course, página 159• Versioning a Course, página 161• Searching for Course Objects, página 161• Viewing Courses, página 162• Viewing Course Information, página 164• Publishing a Course, página 166• Deleting a Course, página 166• Configuring Learning Services for Publishing, página 167

What is a SCORM course?Digital Asset Manager’s Learning Services component supports the management ofSCORM 1.2 compliant courses.

SCORM is an acronym for Sharable Content Object Reference Model. It is an eLearningstandard proposed by Advanced Distributed Learning (ADL) for the purpose ofaggregating learning resources for delivering a desired learning experience. SCORMcompliancy means that XML course components will promote reusability andinteroperability with third party Learning Management Systems (LMS), which are usedto administer and track both courses and learners.


Managing Courses

SCORM courses are made up of SCOs, (Sharable Content Objects), the smallest re-usablecomponent. This means that each SCO is made up of one or more files with associatedSCORM compliant metadata.

For more information on the SCORM standard, please see the ADL site (www.adlnet.org).

After the course is imported into the Documentum repository, it becomes a virtualdocument. For more information on how a course will be imported into the Documentumrepository see Importing a Course, página 154. For more information on how to workwith virtual documents, see Capítulo 14, Trabajar con documentos virtuales.

Importing a CourseThe following topics deal with importing SCORM courses and course files into theDocumentum repository.• Overview, página 154• Structure of an Imported Course, página 155• Importing a Course Manifest File, página 155• Importing a Zipped Course Folder, página 156

Overview

The most important feature in Digital Asset Manager’s Learning Services component isits ability to import courses into the Documentum repository, enabling it to be searchedfor, edited, and published to an LMS.

The action of importing courses requires an XML application that is included withLearning Services for Digital Asset Manager. The XML application is invoked during theimport process by selecting SCORM Package (ls_scorm) as the object type to indicate thatthe import will be for a SCORM object. The XML application will process and store allthe course information in the Documentum virtual document framework.

The act of importing a SCORM course can be completed by either selecting animsmanifest.xml or a ZIP file containing the imsmanifest.xml file and any resourcesand files that are included in that course.

Nota: If you import a rich media file that is part of a course, there may be a time delaybetween the time of import and the creation of thumbnails, alternate renditions, orstoryboards by Media Services.

For more information about importing files, see Importar, página 76. For moreinformation on virtual documents, see Capítulo 14, Trabajar con documentos virtuales.


Managing Courses

Structure of an Imported Course

Once all the course files have been imported into the system, the manifest file(imsmanifest.xml) is parsed by the Documentum XML Application. A folder is createdfor each course, for which the name is determined by the course SCORM identifier. If afolder with the same name already exists in the Docbase, then the name is appendedwith a numeric value, starting at 1 and increasing until a unique name is found.

The SCORM root folder is a regular folder and is intended to “house” all the coursematerials for a single SCORM course. This folder is the primary location for theimsmanifest.xml (i.e. the root of the virtual document, ls_scorm) and provides the linkbetween the folder structure and the virtual document structure.

An import includes all resources in the selected course. SCO resources are extracted fromthe imsmanifest.xml file and are identified as related objects. All elements of a SCORMother than the SCOs (e.g. lesson components) and the manifest file (imsmanifest.xml)are placed into separate folders.

Figura 15–1. Structure of a Course Folder in Classic view

Shared resources (objects that are included in more than one SCO) are directly linkedinto the SCO folders and do not have their own specific location. From the folder viewthere is no indication as to which objects are shared and which are not. Only the VirtualDocument structure view shows this information. Virtual document associations arecreated, to reflect the course structure.

Importing a Course Manifest File

You may import a course manifest file (imsmanifest.xml) by itself. The imsmanifest.xmlfile will be uploaded and parsed by the XML application. The XML application will makeuse of the Documentum content transfer service to selectively download the necessaryfiles onto the server during import, rebuilding the directory structure during the process.


Managing Courses

To import a course manifest file:

Nota: If at any point during this procedure you are prompted to confirm Documentumapplets, click the appropriate buttons to do so. Read all prompts carefully.

1. Navigate to the location in the Docbase to where you want to import the course.

2. Do one of the following, depending on the view you are using:• In the Streamline view, click Import.• In the Classic view, select File→Import.

3. Select the imsmanifest.xml files you want to import. You can select multiple files. Toselect imsmanifest.xml files, do any of the following:• To browse for an individual imsmanifest.xml file to import, click Add Files;

then navigate to the file and select it; and then click OK. The file is added to theimport list. To add more files, repeat the sequence.

• To add an imsmanifest.xml file by dragging and dropping, locate the file onyour computer. Click the file and hold down the mouse button while you dragthe item to the Selected Files area of the Import page. The file is added to theimport list. To add more files, repeat the sequence.

Note: To remove an imsmanifest.xml file from the import list, select the item andclick Remove.

4. Once you have selected all the imsmanifest.xml files you want to import, click Next.

5. You are prompted to set properties for the files you are importing. Do one of thefollowing:• If you are importing one imsmanifest.xml file, select SCORM Package (ls_scorm)

as the Object Type, set other properties as desired, if applicable, and then clickOK.

• If you are importing several imsmanifest.xml files, select SCORM Package(ls_scorm) as the Object Type, set other properties for each file, if applicable.Use the Next button to set properties for each file. When you are done settingproperties, click Finish.

Nota: You can also click Finish before you get to the last file. Doing so appliesany settings you specified to all remaining files in the group. If a confirmationprompt appears, click Continue.

Importing a Zipped Course Folder

A course may be imported into Documentum as a ZIP file that contains the course’simsmanifest.xml file and any resources or files used in the course. The files within theZIP file must be in their appropriate folder structure.

If you import a course as a ZIP file, its contents will be extracted into a temporary folder.The XML application then searches for an imsmanifest.xml file, extracts it from theZIP file, and recreates the folder structure.


Managing Courses

To import a course ZIP file:

Nota: If at any point during this procedure you are prompted to confirm Documentumapplets, click the appropriate buttons to do so. Read all prompts carefully.

1. Navigate to the location in the Docbase to where you want to import the course.

2. Do one of the following, depending on the view you are using:• In the Streamline view, click Import.• In the Classic view, select File→Import.

3. Select the course ZIP file you want to import. You can select multiple ZIP files. Toselect course ZIP files, do any of the following:• To browse for an individual course ZIP file to import, click Add Files; then

navigate to the file and select it; and then click OK. The file is added to theimport list. To add more files, repeat the sequence.

• To add a course ZIP file by dragging and dropping, locate the file on yourcomputer. Click the file and hold down the mouse button while you drag theitem to the Selected Files area of the Import page. The file is added to the importlist. To add more files, repeat the sequence.

Note: To remove a course ZIP file from the import list, select the item and clickRemove.

4. Once you have selected all the course ZIP files you want to import, click Next.

5. You are prompted to set properties for the files you are importing. Do one of thefollowing:• If you are importing one course ZIP file, select SCORM Package (ls_scorm) as the

Object Type, set other properties as desired, if applicable, and then click OK.• If you are importing several course ZIP files, select SCORM Package (ls_scorm)

as the Object Type, set other properties for each file, if applicable. Use the Nextbutton to set properties for each file. When you are done setting properties,click Finish.

Nota: You can also click Finish before you get to the last file. Doing so appliesany settings you specified to all remaining files in the group. If a confirmationprompt appears, click Continue.

Exporting a CourseYou can export a course from the Docbase to a local or networked file system. When youexport, the course folder is zipped, and a copy of it is saved to the location you choose.The original course folder remains untouched in the Docbase.

During export, the course is processed by the XML application, SCO objects arere-inserted back into the manifest file (imsmanifest.xml), and attributes added to thecourse within the Docbase are written into the imsmanifest.xml. Exported course filesare packaged into a ZIP file and sent to the selected export location.


Managing Courses

To export files:

1. Navigate to the course folder(s) location.

2. Do one of the following:• In the Streamline view, clickMore→File→Export.• In the Classic view, select the checkboxes for one or more course folders. Select

File→Export.3. When prompted to choose a location on your local machine to which to export the

zipped course folder(s), select the location and click Save.

Checking out a CourseCourse editing (check out and check in) must be performed by checking out a coursefolder, which will be exported to your Documentum Checkout directory. The contentsof the course folder are placed into a randomly numbered folder. From the Checkoutdirectory, you may use whatever applications you wish to open and edit the course files.

In order for Checkout/Checkin of an entire course to function properly, the DocumentumXML attributes that are added to the manifest file when it is checked out, must remainunchanged when it is checked back in. For example, when a course folder is checked out,the manifest file will contain a statement similar to the following at the top of the file:<manifest dctm:obj_id="090450bb80015d66" dctm:obj_status="Default"dctm:version_label="CURRENT" identifier="SingleLocalSCO_MultAssetManifest"version="1.1" xmlns="http://www.imsproject.org/xsd/imscp_rootv1p1p2"xmlns:adlcp="http://www.adlnet.org/xsd/adlcp_rootv1p2"xmlns:dctm="http://www.documentum.com" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="http://www.imsproject.org/xsd/imscp_rootv1p1p2 imscp_rootv1p1p2.xsd http://www.adlnet.org/xsd/adlcp_rootv1p2 adlcp_rootv1p2.xsd">

The Documentum attributes are all in the form “dctm:attribute_name=”. For example,some of the common Documentum attributes are dctm:obj_status=”Default”,dctm:obj_id=”090022b880007203”, and dctm:link_version_label=”CURRENT”. In achecked out course, Documentum attributes are found in file references, resourcechunks, and manifest declarations. For more information on Documentum attributesand the XML Application, see the XML Application Development Guide.

Changing the course structure using the Virtual Document Manager tool may break theSCORM data model and should be avoided.

For more information on the checkout process, see Retirar y editar archivos, página 66.

To check out a course:

1. Navigate to the course folder.

2. Do one of the following:• In the Streamline view, click Checkout on the line item for the course folder.• In the Classic view, check the checkboxes for one or more course folders. Select

File→Check Out.If the course you are checking out is linked in several Docbase locations, when you checkout the course, it will be checked out in all locations.


Managing Courses

3. Locate the numbered folder in your checkout directory that contains the coursecontents, and edit as needed.

Adding new SCOs and resources to checkedout courses

When courses are checked out, they are placed into a numbered folder in the Checkoutfolder with a flat file structure. If you want to add SCOs and other resources (such asimages) to a checked out course, you must account for the file structure that a courseneeds to maintain in Digital Asset Manager. For example, if you add sco08.htm andsco08.xml, and they need to be in the “sco” folder of a course file structure, a “sco” folderhas to be created in the course folder in the Checkout folder. The new SCO files must beplaced in this folder for checkin to succeed.

To add new SCOs or resources to checked out courses

1. Locate the checked out course folder in the Checkout folder.

2. Edit the course as desired, adding new SCOs and resource references with theappropriate file paths.

3. Create a new folder in the course folder within the Checkout folder. For example,if all of your images exist in an “images” folder within the course folder in DigitalAsset Manager, then you must create an “images” folder in the course folder withinthe Checkout folder.

4. Place the new SCO and resource files into the appropriate folder(s) you created inthe checked out course folder in the Checkout folder.

5. See Checking in a course, página 159 for instruction on how to check the courseback in to the Docbase.

Checking in a courseThe procedure in this topic describes how to check a course back into the repository. Youcan only check in a course folder if you are the lock owner on the folder (i.e., if you arethe one who currently has the course checked out) and the Documentum XML attributeshave not been changed. See Checking out a Course, página 158 for information on theDocumentum attributes that must not be changed in checked out courses.

Nota: If at any point during this procedure Digital Asset Manager prompts you toaccept or confirm Documentum applets, click the appropriate buttons to do so. If youare prompted to overwrite existing applets in order to install upgraded ones, click theappropriate buttons to do so. Please read all prompts carefully.

To check in files:

1. Navigate to the checked out course folder in the Docbase.

2. Do one of the following:


Managing Courses

• In the Streamline view, click Checkin on the line item for the file.• In the Classic view, select the checkboxes for the course folder. Select

File→Check In.When a file is versioned upon checkin, its renditions, including any thumbnailrenditions if supported, are not maintained with the new version of the file. If youcreate a new version of the file, the renditions remain with the previous version.However, depending on your setup, a PDF rendition request is automaticallysubmitted if you check in your file as the same version and a PDF rendition alreadyexists, and this is not a new document checkin.If your WDK-based application supports relationships when a document is checkedin as a new version, a relationship between this new version of the document and itsparent document is not maintained. However, if a parent document is checked inas a new version, relationships between the parent document and its children arecopied and maintained.

3. If Digital Asset Manager cannot locate the local copy of the checked out coursefolder on your computer, you are prompted to locate the file. Either browse to locatethe file or cancel the checkin operation.

4. If Digital Asset Manager prompts you for checkin information, enter informationas desired. Checkin information varies depending on your organization’s setup.Checkin information might include the following:• Save as: Sets the version number. Selecting the same version number overwrites

the original file with the new version.• Version label: A name for the updated version. If your WDK-based application

uses controlled documents this is disabled.• Retain Lock: Retains the lock in the repository. This makes your updates

available for other users to see by opening the file in read-only mode, but itkeeps the file locked.

• Make this the current version: If this option is available, you can choose to makeyour updated file the current version in the repository.

• Keep a local copy after check in: Retains a copy of the file on your local machine.• Check in from file: If this option is available, you can replace the original file

with a file on your local machine. To use this option, either browse for the fileor type its path and file name, including the file extension. For example, if afile named SOP.doc is on your C drive in the My Documents folder, then type:C:\My Documents\SOP.doc.

5. If you are checking in just one file, click OK.

6. If you are checking in several files, use the Next button to enter checkin informationfor each file, or, optionally, you can click Finish to apply the current page’s checkininformation to all remaining files in the group. If you do the latter and if aconfirmation prompt appears, click Continue.


Managing Courses

Versioning a CourseCourse versioning follows the standard Documentum model for versioning of virtualdocument objects.

The Checkin of an entire course or Checkin/Save of individual external entities(non-chunks) objects will work as long as the Documentum XML elements are addedto the manifest file (imsmanifest.xml) when it is checked out and remain when it ischecked back in.

For more information on versioning, see Información general sobre las versiones, página95.

Searching for Course ObjectsWith the Learning Services components installed with Digital Asset Manager, theadvanced search screen includes a Course tab for exposing only SCORM or SCO objectsand their specific search criteria. This allows you to easily and intuitively restrict searchresults to only SCO or SCORM objects.

The checkboxes on the Advanced Search page expand when selected, to provide moresearch criteria. For example, selecting the Properties checkbox displays fields forsearching based on name and other properties.

For more information on locating objects, see Capítulo 3, Buscar.

To search for course objects:

1. In the banner at the top of the page, click Advanced.

2. Select the Course tab.

3. In the Search for field, select either SCORM or SCO objects.

4. To select a specific location within which to search, do one of the following in theLook in field:• To select the location by browsing, click Browse. Then browse to the location in

the selection page. (For details on using a selection page, see Elegir elementosen páginas de selección, página 46.)

• To type the location, use the following syntax. You can type multiple paths byseparating them with semicolons, as shown:/cabinet_name_1/folder_path_1;/cabinet_name_2/folder_path_2;/cabinet_name_3/folder_path_3

5. Select the checkboxes for the types of criteria you want to search for. You can selectmultiple checkboxes. When you select a checkbox, fields appear for you to enter thevalues to search for. Enter values as follows:• Full Text: If this option is available, the search selects a file if it contains your

search words in the text of the file. To search for words only that match the caseyou typed, checkMatch case. When you perform a full-text search, the searchretrieves all documents that include the text string. Only documents that are


Managing Courses

full-text indexed are included in the search results. Administrators choose whichdocuments are enabled for full-text indexing.

Note that if you check Full Text Indexing when creating or importing a file,there might be a time delay of up to five minutes for the full text indexing toshow up in searches.

• Properties: Searches based on one or more file properties. To search on aproperty value, select a property from the first drop-down list. In the seconddrop-down list, select an operator, which determines the relationship to yoursearch value. (For example, to find all files written by John Brown, you couldspecify the Authors property is “John Brown”, or contains “Brown”, or starts with“John”. ) In the remaining fields, enter your search values.

To search on additional properties, click Add Property and repeat theseinstructions. To remove a property from the search criteria, click Removeadjacent to the property you want to remove.

• Date: Searches by the date a file was created or modified. In the first drop-downlist, select whether to search by modify date or creation date. Select the radiobutton for the time period you want to set, and then enter the values for thattime period.

• Size: Searches by file size. Select the search criteria and then type the size value.• Advanced options: Lets you find hidden objects or all versions. To find hidden

objects, select Find hidden objects. Hidden objects are only visible to users withRead or Write permissions for the object. The search displays only the objects youhave permission to view. To find all versions of a file, select Find all versions.

6. If the Advanced Search provides additional parameters by which to narrow yoursearch, select them as desired.

7. When all your criteria is set, click Search.The search results appear, containing the folders of all applicable SCORM objects orSCO objects.

Viewing CoursesIn Documentum, SCORM courses are treated as virtual documents. There are two waysto view a virtual document. You can view its structure, or you can view its content. Bothare described here. You may also view the contents of a course folder.

For more information on virtual documents, see Capítulo 14, Trabajar con documentosvirtuales.

When viewing a course, the course components are indicated by a number of differenticons:

• The imsmanifest.xml file are indicated with a course icon: .

• The lesson SCOs are indicated with a lesson icon: .• The course resource folders containing other, sharable scos are indicated with a

folder icon:


Managing Courses

• Some components also have an additional icon to indicate that it is a virtualdocument: .

To view the contents of a course folder:

1. Navigate to the course folder.

2. Do one of the following:• In the Streamline view, click the course folder name.• In the Classic view, click the course folder name or the course thumbnail (if

Thumbnails are active).To view the structure of a course:When you choose to view the structure of a course, Virtual Document Manager (VDM)displays the structure. Specifically, VDM displays a list of the first level of children in thedocument. If the virtual document contains several levels of children, you can click achild document to display any lower levels.

You can perform the usual file management functions from the Virtual DocumentManager page.

1. Navigate to and open the course folder.

2. Do one of the following:• Click the name of the course manifest file (imsmanifest.xml).• In the Streamline view, clickMore. SelectDocument→View Virtual Document.• In the Classic view, check the virtual document’s checkbox. Select Document →

Virtual Documents → View Virtual Document.VDM displays a list of the first level of children in the document. If a child documentis also, itself, a virtual document, you can click the child’s name to display a list ofchildren contained in that document, and so on for further nested virtual documents.

To view the content of a course as a virtual document:When you view the content of a course, you view the content of the parent documentwithin the virtual document. The XML application assembles both the parent and itschildren into a single file. The file opens in read-only mode. You cannot edit the file.

1. Locate the course in the Docbase.

Nota: If at any point during this procedure you are prompted to confirmDocumentumapplets, click the appropriate buttons to do so. Read all prompts carefully.

2. Click the name of the virtual document.

3. Virtual Document Manager displays a list of the top level children in the virtualdocument. The name of the virtual document displays in the section above the list.On the name of the virtual document, do one of the following:• In the Streamline view, click the name.• In the Classic view, check the checkbox and select File → View, then click the

name.• If thumbnails are enabled, click the thumbnail.


Managing Courses

Viewing Course InformationCourses contain a variety of information, such as properties and publishing history. Allcourses have properties. Depending on the type of metadata and your permissions,you can view or edit a course’s properties.

When you open an item’s properties, the Properties page appears with the Info tab active.The Properties page often includes multiple tabs, each tab covering the settings thatgovern a particular functionality. For more information on a particular functionality forwhich there are property settings, see the topic in this guide that covers that functionality.

For more information, see Capítulo 6, Trabajar con propiedades and the following topics:• Viewing Course Properties, página 164• Viewing Publish History, página 165

Viewing Course Properties

For all SCORM courses and SCO resources imported into the Documentum repository, aSCORM Info tab is included on the Properties page. This tab displays all propertiesthat are specific to SCORM and SCO objects. These properties may be included in thecourse files as descriptive metadata, and extracted during the import or checkin process.The attribute fields will appear on the Properties page whether there is content forthem or not.

The SCORM specific attributes included with Digital Asset Manager with LearningServices will be as follows on an out-of-the-box installation:• Title• Subject• Keywords• Contributors• Cost• Exists Copyright• Rights• Structure• LocationThe SCORM attributes that are included in your installation will depend upon yourorganization’s preferences. Please see your system administrator for more informationon SCORM attributes.

All of the latest SCORM specific attributes on the SCORM Info table, will be includedwith the SCORM manifest file when the course is checked out, exported, or published,and synchronized with the latest metadata in the manifest file during checkin.

For more information on object properties, see Capítulo 6, Trabajar con propiedades.

To view or set course properties:

1. Navigate to a course folder or a course SCO for which to view properties.


Managing Courses

2. Do one of the following, depending on the view you are using:

• Click .• Click the Properties link.• Select View→Properties→SCORM Info.

3. In the available tabs, set properties as desired. The properties available aredetermined by your organization.If the Edit link appears next to a property, you set the property’s values by clickingEdit and entering values in the resulting page. You enter values by either typingthem in an Enter new value box or selecting them from a Select from list box,and by then clicking Add. You can move a value up or down in the resulting listby selecting it and clickingMove Up orMove Down. You can remove a value byselecting it and clicking Remove.For a property that sets a date, the calendar button might appear:

If it appears, you can set the date by clicking the calendar button and then selectingthe date from the drop-down calendar that appears. To move forward or backwardthrough the calendar month-by-month, use the arrow keys.When you are done adding values, click OK.Depending on the specific Documentum software you are using, and dependingon your organization’s setup, the See CIS Values might appear. If so, select thesuggested property values that you want to accept and then click OK. Note thatsuggested values cannot include the ~ character or the || character.

4. Click OK to save any changes or Cancel to close the properties without any changes.

Viewing Publish History

For all SCORM courses and SCO resources imported into the Documentum repository,a Publishing History tab is included on the Properties page. Information included inthe Publishing History tab includes attributes for the LMS Destination, the PublisherName, and the Published Date.

To view course publish history:

1. Navigate to a course folder or SCO object for which to view publishing history.

2. Do one of the following, depending on the view you are using:

• Click .• Click the Properties link.• Select View→Properties→Publishing History.

3. Click the Publishing History tab if it is not already active.

4. View the course’s publishing history.

5. Click OK.


Managing Courses

Publishing a CourseIntegrating with Learning Management Systems (LMS) is a key component of DigitalAsset Manager with Learning Services. Your system administrator must set up andconfigure an LMS before the publish function is available. For more information on LMSand PENS Configuration, see Configuring Learning Services for Publishing, página 167.

Once a course has been published, a snapshot of the course virtual document is taken,saved as an assembly and added as a rendition onto the manifest file (imsmanifest.xml).This assembly is marked and labeled with “publish_to_LMS_<time> where <time> is thesystem time at publish. This assembly can be used later to review what was published.

For instruction on viewing publishing history, see Viewing Publish History, página 165.

To publish a course:

1. Navigate to the course folder location.

2. Do one of the following:• In the Streamline view, click Publish.• In the Classic view, select the checkbox for a course folder. Select File→Publish.

3. In the Publish to LMS screen, select the LMS Server to publish to, and a PENSConfiguration.

4. Click Finish.

Deleting a CourseTo completely delete a course, you must do so at the course folder level.

To delete items:

1. Navigate to the course folder in the Docbase.

2. Do one of the following, depending on the view you are using:• In the Streamline view, clickMore→File→Delete.• In the Classic view, select the checkboxes for one or more course folders. Select

File→Delete.3. When prompted to specify what to delete, make the appropriate choices. You might

be prompted to choose the following:• Whether to delete just the current link to the course in the location you have

chosen, or whether to delete the course in all locations.• Whether to delete just the selected version of the course or all versions.• Whether to delete translations of the course.• Whether to delete the descendants of the virtual document.• If the item has relationships to other items in the Docbase, whether to continue

deletion.


Managing Courses

Nota: To completely delete the course and all of its SCOs and course elements, youmust choose “Delete the Selected Folder and All Sub Folders and Objects”, “DeleteAll Versions”, and “Delete the Virtual Document(s) and all Descendants”. This willpermanently delete the entire course folder.

4. Do one of the following:• If you are deleting one course, click OK.• If you are deleting multiple courses, then you can display the delete options for

each item by using the Next and Prev buttons. For the last item, click Finish. Ifdesired, you can click Finish before you get to the last item. Doing so applies anysettings you specified to all remaining items and prompts you to click Continueto confirm that is what you want to do.

Configuring Learning Services for PublishingThe Learning Services component installs a Learning Services node to the Administrationnode in the Digital Asset Manager client interface. Learning Services Administration is

indicated by the icon. When expanded, Learning Services Administration includes

nodes for LMS Servers, indicated by the icon, and PENS Configuration, indicated

by the icon.

Nota: The Administration node is only available in the Classic view of Digital AssetManager.

Configuring Learning Services for Publishing includes the following:• Configuring an LMS Server, página 167• PENS Configuration, página 169

Configuring an LMS Server

The LMS Servers node in the Learning Services Administration node, allows you to add,edit, and delete the LMS Servers available for publishing. The LMS Servers added herewill be available on the course publishing screen. You may view versions, relationships,and locations for LMS Server objects. You may also subscribe to LMS Server objectsand add them to a Quickflow Workflow.

LMS Servers must already be set up and accessible to configure it for Learning Services.

The following tasks are involved with configuring an LMS server:• Adding a new LMS Server object, página 168• Editing an LMS Server object, página 168• Searching or Browsing for an LMS Server object, página 168• Deleting an LMS Server object, página 169


Managing Courses

Adding a new LMS Server object

1. Using a Superuser account, log into a Learning Services configured Docbase with aDigital Asset Manager client.

2. Navigate to Administration—Learning Services—LMS Servers.

3. On the LMS Servers page, select File—New—LMS.The LMS Server Info page opens.

4. Enter the LMS Configuration Name (which will be the LMS Object name in theDocbase), LMS Name, and LMS Description in the appropriate fields.

Nota: The LMS Configuration Name and LMS Name are required fields.

5. Click OK.The new LMS Server appears in the list.

Editing an LMS Server object



3. On the LMS Servers page, do one of the following:

• Click .• Click the checkbox for the LMS Server object and select View→Properties→Info.

4. Edit the desired fields — LMS Configuration Name (which will be the LMS Objectname in the Docbase), LMS Name, or LMS Description.

Nota: The LMS Configuration Name and LMS Name are required fields.

5. Click OK.The LMS Server list refreshes and all fields are updated.

Searching or Browsing for an LMS Server object


2. Navigate to Administration—Learning Services—LMS Servers.The LMS Server list appears.


Managing Courses

Figura 15–2. LMS Servers screen

3. You can search or browse for configured LMS Server objects using any of thefollowing methods:

a. Enter the first letter of the LMS Server object you are looking for in the Startswith field, and click Go.

b. Click the first letter of the LMS Server object you are looking for or click ALLto display all LMS Server objects for the Docbase.

c. Select Show All LMS in the view pull-down to display all LMS Server objectsfor the Docbase.

d. Select Search in the view pull-down to display an LMS Servers search screenwhere you can enter values on which to search (LMS Object Name, LMS Name,and LMS Description). Enter any of the values you want to search on and clickGo.

4. The LMS Servers which meet your search criteria (if any) are displayed.

Deleting an LMS Server object



3. Click the checkbox for the LMS Server object and select FIle→Delete.The LMS Server list refreshes and the LMS Server object has been removed.

PENS Configuration

The PENS Configuration node in the Learning Services Administration node, allows youto add, edit, and delete the PENS Configurations available for publishing. The PENSConfigurations added here will be available on the course publishing screen. You mayview versions, relationships, and locations for PENS Configuration objects. You may alsosubscribe to PENS Configuration objects and add them to a Quickflow Workflow.

The following tasks are involved with configuring an LMS server:


Managing Courses

• Adding a new PENS Configuration, página 170• Editing a PENS Configuration object, página 171• Searching or Browsing for a PENS Configuration object, página 171• Deleting a PENS Configuration object, página 172

Adding a new PENS Configuration

The LMS Server for which you are adding a PENS Configuration must have already beenadded to the Documentum Docbase. See Adding a new LMS Server object, página 168for information on adding an LMS Server.

To add a new PENS Configuration:


2. Navigate to Administration—Learning Services—PENS Configuration.

3. On the PENS Configuration page, select File—New—PENS.The PENS Configuration Info page opens.

4. Enter applicable information in the following fields:• PENS Configuration Name — Enger a name for the PENS Configuration object• Transfer Type — Select a transfer type. (FTP is the only type available for this

release.)• LMS Server — Select the LMS Server object for the PENS Configuration.• Alerts URL — Enter the email address of the person who will receive publishing

alerts for this PENS Configuration. The address must be proceeded bymailto:.• Command — Select command.• Package Type — Select scorm-pif.• Package Format — Select zip.• Package Type Version — Select SCORM 1.2.• Package URL — Enter a URL to location where the package will be posted. The

URL must match the chosen Transfer Type. For example, ftp://localhost/.• Package URL User Id — A user Id that is valid for the Package URL location.• Package URL Password — The password for the User Id entered above.• PENS Version — Select the PENS Version.• Receipt URL — Enter email address of an address to which the LMS can send

receipts. The address must be proceeded by mailto:.• System User Id — Enter a Content Server administrator Id.• System Password — Enter the password for the administrator Id entered above.• Target LMS URL — Enter the url to send the notification to..

Nota: The PENS Configuration Name, Package URL, Package URL User Id, PackageURL Password, and Target LMS URL are required fields.


Managing Courses

5. Click OK.The new PENS Configuration object appears in the list.

Editing a PENS Configuration object



3. On the PENS Configuration page, do one of the following:

• Click .• Click the checkbox for the PENS Configuration object and select

View→Properties→Info.4. Edit the desired fields.

Nota: The PENS Configuration Name, Package URL, Package URL User Id, PackageURL Password, and Target LMS URL are required fields.

5. Click OK.The PENS Configuration list refreshes and all fields are updated.

Searching or Browsing for a PENS Configuration object


2. Navigate to Administration—Learning Services—PENS Configuration.The PENS Configuration list appears.

Figura 15–3. PENS Configuration screen

3. You can search or browse for configured PENS Configuration objects using any ofthe following methods:

a. Enter the first letter of the PENS Configuration object you are looking for in theStarts with field, and click Go.


Managing Courses

b. Click the first letter of the PENS Configuration object you are looking for or clickALL to display all PENS Configuration objects for the Docbase.

c. Select Show All PENS in the view pull-down to display all PENS Configurationobjects for the Docbase.

d. Select Search in the view pull-down to display a PENS Configuration searchscreen where you can enter values on which to search (PENS Name, and TransferType). Enter any of the values you want to search on and click Go.

4. The PENS Configuration which meet your search criteria (if any) are displayed.

Deleting a PENS Configuration object



3. Click the checkbox for the PENS Configuration object and select FIle→Delete.The PENS Configuration list refreshes and the PENS Configuration object has beenremoved.


Capítulo 16Anotar documentos PDF

Asimismo, se incluyen los siguientes temas:• Anotar documentos PDF, página 173

Anotar documentos PDFSi en su organización se ha instalado la integración con Adobe Acrobat 6 y Digital AssetManager se ejecuta en una plataforma Windows, podrá ver e introducir comentarios encopias PDF de archivos directamente desde Digital Asset Manager. Tenga en cuentaque debe tener instalados Acrobat Standard Edition o Acrobat Professional Edition,no sólo Acrobat Reader.

Para ver o editar comentarios realizados en una copia PDF de un archivo, utilice elcomando de Comentario de Digital Asset Manager. Con este comando se ejecuta lacopia PDF del archivo en Acrobat en una ventana independiente del explorador y ledará acceso a los comentarios asociados.

Nota: Con Internet Explorer, el explorador abre una página en blanco al ejecutarun archivo PDF con la integración Acrobat. La solución consiste en seleccionarHerramientas→Opciones de Internet→ficha Opciones avanzadas y asegurarse de quela opción Iniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada.

Para ver anotaciones en un archivo PDF de Acrobat 6:

1. Desplácese hasta el archivo que tenga la copia PDF del archivo.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Comentario.• En la vista estándar: seleccione Archivo→Comentario.La copia PDF del archivo se abre en Acrobat en una ventana independiente delexplorador y le dará acceso a los comentarios asociados.


Anotar documentos PDF

3. Para agregar comentarios, utilice los comandos de Acrobat apropiados. Guarde lasadiciones. Si precisa más información, consulte la documentación de Acrobat.


Capítulo 17Trabajar con colecciones

• Información general sobre colecciones, página 175• Agregar contenido a las colecciones, página 176• Crear nuevas colecciones, página 176• Ver el contenido de una colección, página 178• Copiar una copia en otra colección, página 178• Buscar colecciones, página 179• Ver las colecciones favoritas, página 179• Agregar colecciones a sus colecciones favoritas, página 180• Quitar colecciones de sus colecciones favoritas, página 180• Seleccionar copias alternativas en una colección, página 181• Seleccionar copias alternativas para varios elementos de una colección, página 183• Descargar colecciones, página 184• Descargar colecciones con transformaciones, página 185• Ver las descargas activas, página 187• Ver colecciones en otros productos de Documentum, página 187

Información general sobre coleccionesLas colecciones son áreas de contención que le permiten colocar grupos grandes dedocumentos que haya encontrado mediante la exploración o mediante búsquedas.Podrá examinar una colección de documentos más adelante para decidir mejor conqué documentos desea trabajar. Cuando revise el contenido de una colección, podráquitar documentos y acotar los documentos elegidos. Al final podrá tener una pequeñacolección de contenido útil para cualquiera que sea su propósito.

Las colecciones y su contenido se pueden utilizar de diversas maneras. Por ejemplo,puede examinar más detenidamente cada documento de una colección si descarga sucopia de alta resolución. No resulta práctico descargar individualmente la coleccióncompleta, tiene la opción de descargar la colección completa como un archivocomprimido. También es posible realizar transformaciones en una colección antes dedescargarla. Por ejemplo,


Trabajar con colecciones

las colecciones se pueden agregar a sus Colecciones favoritas para que pueda teneracceso a ellas con mayor facilidad y rapidez.

Sugerencia: La principal diferencia entre una colección y el portapapeles es que lascolecciones pueden contener copias específicas que haya elegido para examinarlasmás adelante, mientras que el portapapeles puede contener la referencia a un objetocompleto. Las colecciones también permiten llevar a cabo transformaciones en las copiasseleccionadas dentro de la colección y descargar la colección en otra ubicación.

Agregar contenido a las coleccionesEl contenido se puede seleccionar y agregar a una colección desde cualquier lugar dentrodel repositorio. Cuando elija agregar contenido a una colección, se le ofrecerá unaselección de colecciones en el repositorio en los que tiene acceso de escritura. Tambiéntendrá la opción de crear una colección nueva.

Si selecciona un objeto de una lista de objetos de repositorio, la copia primaria del objetose agregará a la colección. Si selecciona una copia específica de una lista de copias deobjeto, sólo se agregarán a la colección las copias específicas.

Para agregar contenido a una colección:

1. Desplácese hasta los elementos en una lista de objetos o de copias.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás→Colecciones→Agregar a la colección junto a un elemento

de una lista de objetos.• Haga clic en Agregar a la colección junto a un elemento de una lista de copias.• Si la barra de menús se encuentra disponible, marque las casillas de verificación

para uno o más elementos. A continuación, seleccione Colecciones→Agregar ala colección.

• Si está disponible la barra Colecciones favoritas, podrá seleccionar una colecciónde su lista de favoritos y hacer clic en Agregar.

3. Seleccione la colección a la que desea agregar los elementos.

4. Repita los pasos anteriores con tantos elementos como desee agregar a una colección.

Crear nuevas coleccionesLas colecciones nuevas se crean mediante un asistente en el que se introduce un nombre,descripción, ubicación, permisos y otra información para la colección.

Cuando haya terminado de crear una colección nueva, será devuelto a la pantalla desdela que ejecutó el asistente para crear colecciones nuevas.

De manera predeterminada, cualquier usuario tiene la capacidad para crear unacolección nueva siempre que tenga permiso para crear objetos nuevos con la carpeta detrabajo actual. Sin embargo, un administrador puede restringir la creación de colecciones



a determinados usuarios, grupos o roles. Por lo tanto, si no puede crear una colecciónnueva utilizando el procedimiento siguiente, póngase en contacto con el administradordel sistema para solicitar acceso a esta función.

Para crear una colección nueva:

1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear la colección o hasta loselementos en una lista de objetos o de copias.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la vista optimizada, seleccione el enlace Nueva colección.• En la vista estándar, seleccione Archivo→Nuevo→Colección.Aparecerá el asistente para crear colecciones nuevas con la ficha Crear activa.

3. En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores:• Nombre: el nombre de la colección nueva.• Tipo: el tipo de la colección.

4. SeleccioneMostrar opciones para ampliar la lista de opciones.

5. Marque la casilla de verificación Agregar a mis colecciones favoritas si deseaagregar la nueva colección a sus colecciones favoritas de manera automática. Laopción se selecciona de manera predeterminada.

6. Marque la casilla de verificación Suscribirse a esta colección si desea suscribirse ala nueva colección.

7. Seleccione la ficha Información, introduzca un título, asunto y palabras clave para lacolección nueva. Estos atributos son opcionales.Introduzca el resto de propiedades como desee, si procede.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, haga clic en Editar e introduzcalos valores en la página que aparezca para definir los valores de dicha propiedad.Introduzca los valores escribiéndolos en un cuadro Introducir nuevo valor o bienseleccionándolos en un cuadro Seleccionar de la lista y, a continuación, haciendoclic en Agregar. En la lista resultante, puede subir o bajar un valor si hace clic enSubir o Bajar. Puede quitar un valor si lo selecciona y hace clic en Quitar. Cuandohaya terminado de agregar valores, haga clic en Aceptar.En función de la configuración de su organización, puede que aparezca Ver valoresCIS. En ese caso, seleccione los valores de propiedad sugeridos que desee aceptary, a continuación, haga clic en Aceptar.Los valores sugeridos no pueden incluir los caracteres tilde (~) ni la raya vertical (|).

8. En la ficha Permisos, modifique los permisos de la colección como desee. Aquí esdonde puede elegir el compartir la colección con otros usuarios y grupos.Haga clic en Agregar para agregar un usuario o grupo nuevo a la lista. Haga clic enEditar para modificar los permisos de un usuario o grupo de la lista. Haga clic enQuitar para quitar un formulario de usuario o grupo de la lista.

9. Haga clic en Terminar para completar la creación y cerrar el cuadro de diálogo.La nueva colección se agregará al repositorio dentro de la carpeta de trabajo actual.



Ver el contenido de una colecciónLas colecciones funcionan como el resto de objetos de Documentum. Se puedenconsultar mediante búsquedas o explorando los archivadores y carpetas que contienenlas colecciones. Una vez se encuentre la colección, tan sólo hay que seleccionarla.

El contenido de la colección aparecerá en la lista de archivos. Desde aquí puede gestionarel contenido de la colección o descargar el contenido.

La vista de la colección contiene una lista de copias. El mismo objeto puede aparecer másde una vez en la lista, lo que permite especificar más de una copia de cada objeto para sudescarga. Por cada elemento de la lista, se muestra el nombre del objeto, su formato, unadescripción (si se utiliza), el tamaño y la fecha de modificación. El icono de propiedades( ) también se muestra, lo que permite ver las propiedades de la copia.

Cada elemento de una colección tiene un icono, que indica su estado de disponibilidad.El icono contendrá uno de los siguientes indicadores, en función de su disponibilidad:• La viñeta verde ( ) indica que el formato de copia del elemento existe en el

repositorio.• La viñeta amarilla ( ) indica que el formato de copia de elemento no existe en

el repositorio, pero que hay en cola una solicitud de transformación y que seráprocesada.

• La viñeta roja ( ) indica que el formato de copia del elemento no existe en elrepositorio, pero que es posible realizar una transformación.

• Una X ( ) indica que la copia no existe en el repositorio y que no es posible realizarninguna transformación al formato solicitado.

Cuando vea una colección tras agregarle contenido, el indicador de estado deberíaaparecer en verde para todos los elementos. Los indicadores de estado pueden cambiarúnicamente tras realizar acciones como la solicitud de transformaciones.

Para ver el contenido de una colección:

1. Desplácese hasta la colección que desee ver.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Ver junto a una colección.• Si la barra de menús está disponible: marque la casilla de verificación para una

colección y seleccione Colección→Ver colección.• Haga clic en la colección de la lista de archivos.• Si está disponible la barra de selección Colecciones favoritas, puede seleccionar

una colección favorita de la lista de favoritos y hacer clic en Ver.

Copiar una copia en otra colecciónLas copias de objetos de una colección se pueden copiar en otras colecciones utilizando elmismo método que se emplea con otras copias de objeto. Del mismo modo que si deseaagregar el mismo objeto a la colección actual más de una vez.



Para copiar una copia en otra colección:

1. Desplácese hasta una colección.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Ver junto a una colección.• Si la barra de menús está disponible: marque la casilla de verificación para una

colección y seleccione Colección→Ver colección.• Haga clic en la colección de la lista de archivos.• Si está disponible la barra de selección Colecciones favoritas, puede seleccionar

una colección favorita de la lista de favoritos y hacer clic en Ver.3. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:

• Haga clic enMás→Colecciones→Agregar a la colección junto a un elemento.• Si la barra de menús se encuentra disponible, marque las casillas de verificación

para uno o más elementos. A continuación, seleccione Colecciones→Agregar ala colección.

4. Seleccione la colección a la que desea agregar los elementos.

5. Repita los pasos anteriores con tantas copias como desee agregar a otra colección.

Buscar coleccionesLas colecciones que coincidan con el criterio de una búsqueda rápida se mostrarán conotros resultados de la búsqueda.

Mediante la función de búsqueda avanzada, puede acotar los resultados de la búsquedaúnicamente a las colecciones al limitar el alcance a los tipos de colección.

Para buscar colecciones

1. Utilice las instrucciones en Ejecutar búsquedas avanzadas, página 52 para ejecutaruna búsqueda avanzada.

2. En el campo Tipo, seleccione un tipo de colección.

3. Ejecute la búsqueda.La búsqueda devolverá un conjunto de colecciones que satisfacen los criterios debúsqueda.

Ver las colecciones favoritasPara ayudarle a encontrar rápidamente las colecciones que utiliza con mayor frecuencia,puede seleccionar cualquier colección en la que tenga acceso de lectura para agregarla auna colección favorita. Tendrá disponible un nodo Colecciones favoritas para que puedatener acceso rápido a cualquier colección que haya marcado como favorita.



Para ver las colecciones favoritas en la vista estándar:

1. Seleccione el nodo Colecciones favoritas para ver todas las colecciones favoritas.- o -Expanda el nodo Colecciones favoritas y seleccione una colección de la lista.- o -Seleccione una colección en la lista desplegable Colecciones favoritas y haga clic enVer.

Para ver las colecciones favoritas en la vista optimizada:

1. Seleccione la ficha Colecciones favoritas.

Agregar colecciones a sus coleccionesfavoritas

Para ayudarle a buscar con rapidez colecciones que utiliza con frecuencia, puedeseleccionar cualquier colección a la que tiene acceso de lectura y agregarla a suscolecciones favoritas.

Hay diversos métodos para agregar una colección a sus colecciones favoritas.

El número máximo de colecciones favoritas es 100.

Para agregar una colección a sus colecciones favoritas cuando cree una colección nueva:

1. En el asistente para crear nuevas colecciones, marque la casilla de verificaciónAgregar a mis Colecciones favoritas de la ficha Crear.La opción aparece seleccionada de manera predeterminada, lo que significaque todas las colecciones nuevas que cree se agregarán automáticamente a suscolecciones favoritas.

Para agregar una colección a sus colecciones favoritas desde una lista de archivos:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Colecciones→Agregar a favoritos

junto a una colección.• Si la barra de menús está disponible, marque las casillas de verificación de una o

más colecciones y seleccione Colecciones→Agregar colecciones a favoritos.

Quitar colecciones de sus coleccionesfavoritas

El número máximo de colecciones favoritas es 100. Puede quitar una colección de suscolecciones favoritas si ha terminado de trabajar con ella.



Para ver sus colecciones favoritas:

1. Seleccione el nodo Colecciones favoritas o la ficha Colecciones favoritas para versus colecciones favoritas.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Colecciones→Quitar de favoritos

junto a una colección.• Si la barra de menús está disponible, marque las casillas de verificación de una o

más colecciones y seleccione Colecciones→Quitar colecciones de favoritos.

Seleccionar copias alternativas en unacolección

Una vez haya agregado una copia de objeto a una colección, puede cambiar la copia delobjeto que está realmente incluida en la colección. Los indicadores de estado muestran elestado de cada copia seleccionada.

Cada elemento de una colección tiene un icono, que indica su estado de disponibilidad.El icono contendrá uno de los siguientes indicadores, en función de su disponibilidad:• La viñeta verde ( ) indica que el formato de copia del elemento existe en el

repositorio.• La viñeta amarilla ( ) indica que el formato de copia de elemento no existe en

el repositorio, pero que hay en cola una solicitud de transformación y que seráprocesada.

• La viñeta roja ( ) indica que el formato de copia del elemento no existe en elrepositorio, pero que es posible realizar una transformación.

• Una X ( ) indica que la copia no existe en el repositorio y que no es posible realizarninguna transformación al formato solicitado.

Cuando vea una colección tras agregarle contenido, el indicador de estado deberíaaparecer en verde para todos los elementos. Los indicadores de estado pueden cambiarúnicamente tras realizar acciones como la solicitud de transformaciones.

Para seleccionar una copia alternativa de un elemento en una colección:



• Seleccione el icono de copias ( ) para un elemento de la colección.• En la vista optimizada, haga clic en el vínculo de acción Seleccionar formato,

situado junto a una colección.• En la vista estándar, marque la casilla de verificación de una colección y

seleccione el botón Seleccionar formato en la barra de herramientas.3. Aparecerá una lista de todas las copias que pertenecen al objeto primario. Todas

las copias que no estén aún en la colección aparecerán disponibles para serseleccionadas.

4. Seleccione el formato de copia que desee en la colección.



5. Haga clic en Siguiente.Aparece la página Confirmar formato mostrando los resultados de la selección delformato seleccionado.Si el elemento ya tiene una copia de ese formato, el estado de dicho elemento semostrará en verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente. Si ya seha puesto en cola una solicitud de transformación para el formato seleccionado, elestado para dicho elemento se muestra en amarillo ( ). Si el formato solicitado noexiste para el elemento, el estado del elemento cambiará a rojo ( ). Si el elemento nose puede transformar en el formato seleccionado, el estado del elemento cambiará auna X ( ). En la parte derecha del asistente se mostrará un resumen del conjuntocompleto de elementos seleccionados.

6. Si el formato seleccionado tiene un estado en rojo ( ), puede utilizar el enlacetransformar y completar una solicitud de transformación para el formatoseleccionado.

a. La pantalla Seleccionar transformación muestra los archivos seleccionados y lastransformaciones disponibles para los archivos seleccionados.






El sistema pone en cola la solicitud de transformación y cambia el estado de loselementos a amarillo ( ) para indicar que hay una transformación pendiente.Cuando se haya creado el formato solicitado, el estado cambia a verde ( ).En la vista de la colección, se muestra la copia seleccionada para el elementoseleccionado.

7. Repita los pasos anteriores con el resto de elementos de la colección para los quedesea crear una copia alternativa.



Seleccionar copias alternativas para varioselementos de una colección

Si tiene varias copias de una colección, puede elegir seleccionar un formato alternativopara las copias o puede transformarlas a otro formato, si el formato que quiere noexiste aún. Por ejemplo si su colección consta de tres imágenes bmp, dos imágenestiff y cuatro gif, puede seleccionar todas esas imágenes y hacer que estén disponiblesen el formato jpeg. Si ya existe una copia en el formato seleccionado, estará disponibleautomáticamente. Si una copia no existe aún en el formato seleccionado, puede iniciaruna solicitud de transformación que se enviará al servidor hasta que sea procesada.

Cualquier transformación que se solicite desde el interior de una colección crearáúnicamente copias de los elementos. La creación de un objeto nuevo no es posible.Para crear un objeto nuevo relacionado, consulte Crear objetos relacionados mediantetransformaciones, página 107 si precisa información más detallada sobre cómo crearobjetos nuevos basados en otro objeto.

Además del procedimiento descrito a continuación, también puede utilizar elprocedimiento para transformar elementos. Consulte Información general delas transformaciones, página 103 si precisa información más detallada sobre latransformación de elementos.

Para seleccionar una copia alternativa de varios elementos en una colección:

1. Desplácese hasta una colección y muestre su contenido.

2. En la vista estándar, marque las casillas de verificación para todos los elementos paralos que desee copias alternativas y seleccione el botón Seleccionar formato en labarra de herramientas.El asistente de Seleccionar formato mostrará los formatos elegidos actualmente paralos elementos seleccionados y todos los formatos en los que puede transformaresos elementos.

3. Seleccione el formato en el que desee que aparezcan todos los elementosseleccionados.

4. Haga clic en Siguiente.Aparece la página Confirmar formato mostrando los resultados de la selección delformato seleccionado.Si el elemento ya tiene una copia de ese formato, el estado de dicho elemento semostrará en verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente. Si ya seha puesto en cola una solicitud de transformación para el formato seleccionado, elestado para dicho elemento se muestra en amarillo ( ). Si el formato solicitado noexiste para el elemento, el estado del elemento cambiará a rojo ( ). Si el elemento nose puede transformar en el formato seleccionado, el estado del elemento cambiará auna X ( ). En la parte derecha del asistente se mostrará un resumen del conjuntocompleto de elementos seleccionados.

5. Si hay elementos en el resumen con un icono rojo ( ), seleccione el enlaceTransformar y siga los pasos siguientes en el asistente para la transformación:



a. La pantalla Seleccionar transformación muestra los archivos seleccionados y lastransformaciones disponibles para los archivos seleccionados.






El sistema pone en cola la solicitud de transformación y cambia el estado de loselementos a amarillo ( ) para indicar que hay una transformación pendiente.Cuando se haya creado el formato solicitado, el estado cambia a verde ( ).En la vista de la colección, se muestran los formatos nuevos para cada elementoseleccionado.

Descargar coleccionesUna descarga permite descargar toda la colección como un archivo zip, un archivomaczip o como archivos individuales.

Para descargar una colección:

1. Localice una o más colecciones.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la vista optimizada, haga clic en Descargar junto a una colección.• Si la barra de menús está disponible, marque la casilla de verificación de una o

más colecciones y seleccione Colecciones→Descargar.

Aparecerá el asistente de descarga.• Marque la casilla de verificación de una o más colecciones y seleccione el botón

Descargar en la barra de herramientas.Aparecerá el asistente de descarga.



3. Seleccione un formato para descargar la colección.


5. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

6. Seleccione una ubicación para el o los archivos.

7. Haga clic en Guardar.

Descargar colecciones con transformacionesLa función Descargar como le permite combinar una descarga de colección con unasolicitud de transformación, para que de esta forma pueda especificar el formato deseadode los archivos que desea descargar en el equipo. Si desea transformar los archivospara la entrega, pero no quiere conservarlos en el repositorio, la transformación sepuede configurar de forma que se eliminen los archivos transformados una vez se haconseguido realizar la entrega.

La selección de descarga se almacena en una colección temporal de manera automáticacuando elige transformar los elementos. También puede guardar manualmente laselección de descarga. Las colecciones temporales evitan que resulte afectada la colecciónoriginal con cambios requeridos para la transformación solicitada durante la descarga.Las colecciones temporales están disponibles en la carpeta Descargas activas. Puedecomprobar el estado de una colección si vuelve a mostrarla con cualquier elemento. Lacolección temporal recibe automáticamente el nombre de la colección con el prefijo“Descarga de colección” delante del nombre. Por ejemplo, si iba a descargar unacolección denominada Fotografías de aerolíneas, el nombre de la colección temporalsería “Descarga de colección Fotografías de aerolíneas”.

Para descargar una colección con transformaciones:

1. Localice una o más colecciones.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la vista optimizada, haga clic en Descargar como junto a una colección.• Si la barra de menús está disponible, marque la casilla de verificación de una o

más colecciones y seleccione Colecciones→Descargar como.

Aparecerá el asistente de descarga.• Marque la casilla de verificación de una o más colecciones y seleccione el botón

Descargar como en la barra de herramientas.Aparecerá el asistente de descarga.El asistente mostrará los formatos elegidos que actualmente existen para loselementos seleccionados y todos los formatos en los que puede transformar esoselementos.

3. Seleccione el formato en el que desee que aparezcan todos los elementosseleccionados.




Aparecerá la página Confirmar formato. Aparecerán los resultados de seleccionarel formato elegido.Si el elemento ya tiene una copia de ese formato, el estado de dicho elemento semostrará en verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente. Si ya seha puesto en cola una solicitud de transformación para el formato seleccionado, elestado para dicho elemento se muestra en amarillo ( ). Si el formato solicitado noexiste para el elemento, el estado del elemento cambiará a rojo ( ). Si el elemento nose puede transformar en el formato seleccionado, el estado del elemento cambiará auna X ( ). En la parte derecha del asistente se mostrará un resumen del conjuntocompleto de elementos seleccionados.


a. Si ya existen todos los formatos seleccionados para los elementos (por ejemplo,todos los indicadores de estado son verdes), podrá comenzar la descarga. Hagaclic en Descargar.

b. Si aún no existen todos los formatos para los elementos (es decir, si hay algunoselementos con un indicador de estado en rojo), podrá invocar solicitudes detransformación para dichos elementos. Haga clic en Siguiente.El asistente para la transformación aparece con una lista de todas lastransformaciones posibles de al menos una de las copias existentes en el formatosolicitado.Seleccione una opción de transformación.Haga clic en Aceptar.Seleccione las opciones de transformación.Haga clic en Aceptar.El sistema pone en cola la solicitud de transformación y cambia el estado de loselementos a amarillo ( ) para indicar que hay una transformación pendiente.Cuando se haya creado el formato solicitado, el estado cambia a verde ( ).Al optar por realizar la transformación de los elementos durante la descarga, laselección de descarga se almacena automáticamente en una colección temporal.Una colección temporal permite evitar que los cambios requeridos para ladescargan afecten a la colección original. Puede comprobar el estado de unacolección en cualquier momento seleccionando el enlace Descargas activas en lalista de colecciones favoritas.Cuando esté listo para descargar la colección, haga clic en Descargar.

6. En el asistente de descarga, seleccione un formato para descargar la colección.


8. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

9. Seleccione una ubicación para el o los archivos.

10. Haga clic en Guardar.



Ver las descargas activasLas colecciones temporales se utilizan para contener cambios temporales en unacolección que son necesarios para un propósito específico. Estas colecciones que se creanmientras se realiza la descarga estarán disponibles a través del enlace Descargas activasen las Colecciones favoritas y mediante el menú Colección.

Para ver las descargas activas:

1. Seleccione el nodo Colecciones favoritas o la ficha Colecciones favoritas.

2. Seleccione el enlace Colecciones activas.

Ver colecciones en otros productos deDocumentum

Las colecciones se pueden ver en otras aplicaciones de Documentum, como Desktop yWebtop. Sin embargo, la funcionalidad de las colecciones sólo está disponible en DigitalAsset Manager. Esto quiere decir que las colecciones aparecerán igual que cualquier otroobjeto de Documentum en aplicaciones que no sean Digital Asset Manager.


Capítulo 18Trabajar con formulariosNota: Para utilizar la funcionalidad de formulario, debe tener asignado el rol de usuario de“form_user”. Este rol está definido por la DocApp de formularios.

Esta sección consta de los siguientes temas:• Información general sobre formularios, página 189• Crear formularios, página 189• Editar formularios, página 190• Utilización de botones de formato en un formulario, página 191

Información general sobre formulariosUn formulario es un archivo basado en XML que se abre en Digital Asset Manager y queproporciona campos para introducir y recuperar datos. Para utilizar la funcionalidad deformulario, debe tener asignado el rol de usuario de “form_user”. Este rol está definidopor la DocApp de formularios.

Para acceder a un formulario, desplácese hasta él en una taxonomía o un archivador delrepositorio, o bien abra una tarea, anexa a un formulario, que forme parte de un flujo detrabajo. Cuando se anexa un formulario a una tarea de un flujo de trabajo, el formularioaparece de una de estas dos formas:• Si el formulario existía en el repositorio antes de que empezara el flujo de trabajo,

aparecerá como archivo anexo del flujo de trabajo.• Si el formulario se ha creado exclusivamente para el flujo de trabajo, los campos del

formulario aparecerán cuando un usuario abra una tarea del flujo de trabajo.Al abrir un formulario, Digital Asset Manager lo ejecuta en el explorador Web.

Cuando se introducen datos en un formulario, los datos se guardan en el formulariodel repositorio.

Cada formulario se basa en una plantilla de formulario, la cual determinará los camposdel formulario. Cuando cree un nuevo formulario, lo hará según la plantilla deformulario. Los desarrolladores crean plantillas de formulario mediante DocumentumForms Builder.

Crear formulariosEste procedimiento describe cómo crear una nueva instancia de un formulario, segúnuna plantilla de formulario.


Trabajar con formularios

Para crear un formulario:

1. Desplácese hasta la ubicación donde desee crear el formulario.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic en Nuevo formulario.• En la vista estándar, seleccione Archivo→Nuevo→Formulario.Aparecerá la página Nuevo formulario.

3. En el campo Nombre de formulario, escriba un nombre para el nuevo formulario.

4. En el campo Plantilla, seleccione la plantilla de formulario que desee utilizar paracrear el formulario.


6. Aparecerá el formulario. Para editar el formulario, consulte Editar formularios,página 190.

Editar formulariosEn los formularios existentes, puede introducir o eliminar información. Un formularioexistente es un formulario que un usuario ya ha creado a partir de una plantilla.

Para editar un formulario:

Nota: Si durante este procedimiento Digital Asset Manager le solicita que acepte oconfirme los subprogramas de Documentum, haga clic en los botones apropiados. Sise le solicita que sobrescriba los subprogramas existentes para instalar subprogramasactualizados, haga clic en los botones apropiados para ello. Lea todas las indicacionescuidadosamente.

1. Desplácese hasta el formulario del repositorio y ábralo mediante uno de estosprocedimientos:• En la vista optimizada, haga clic en Editar en el elemento de línea del formulario.• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del formulario. Seleccione

Archivo→Editar.2. Introduzca la información en el formulario como sea preciso.

Un formulario puede incluir cualquiera de los siguientes botones y campos:• Cuadro de texto:

Debe escribir la información directamente en el cuadro de texto. El cuadro detexto puede incluir botones para dar formato al texto:

Para utilizar los botones de formato, consulte Utilización de botones de formatoen un formulario, página 191.

• Lista de selección desplegable:



Debe hacer clic en la flecha hacia abajo y seleccionar el elemento que desee.• Botón de opción:

Debe hacer clic en la opción que desee.• Botón de calendario:

Debe hacer clic en la flecha hacia abajo y seleccionar la fecha que desee.3. Si desea borrar los cambios y empezar de nuevo, haga clic en Restablecer.

4. Cuando haya terminado de introducir la información, haga clic en Guardar o enEnviar.

5. Si Digital Asset Manager le solicita confirmación, haga clic en Sí.

Utilización de botones de formato en unformulario

El formato se encuentra disponible cuando la barra de herramientas de formato(mostrada aquí) aparece encima de un campo de texto.

Figura 18–1. Barra de herramientas de formato para un campo de texto de un formulario

Los botones de formato se describen en la tabla siguiente.

Tabla 18–1. Botones de formato de un formulario

Opciones de formato Descripción

Muestra estilos de encabezado que puedenaplicarse a una línea de texto seleccionada.

Muestra la familia de fuentes seleccionadaactualmente y permite al usuario seleccionarotra. Si la fuente seleccionada no está instaladaen la máquina del usuario del formulario, lafuente se cambia por una predeterminada máscomún dentro de la misma familia.

Muestra el tamaño de fuente seleccionadoactualmente y permite al usuario seleccionarotro.




Copia el texto seleccionado al portapapeles y loelimina de la ubicación actual. Es posible queno funcione con Mozilla y Netscape debido ala configuración de seguridad del explorador.Utilice en su lugar la combinación estándar deteclas CTRL+X.

Copia el texto seleccionado en el portapapelesy deja una copia en la ubicación actual.Es posible que no funcione con Mozillay Netscape debido a la configuración deseguridad del explorador. Utilice en su lugarla combinación estándar de teclas CTRL+C.

Pega texto del portapapeles en la ubicaciónseleccionada. Es posible que no funcione conMozilla y Netscape debido a la configuraciónde seguridad del explorador. Utilice ensu lugar la combinación estándar de teclasCTRL+V.

Pone el texto seleccionado en negrita.

Pone el texto seleccionado en cursiva.

Subraya el texto seleccionado.

Alinea todas las líneas de un bloque de textohacia el margen izquierdo.

Centra todas las líneas de un bloque de texto.

Alinea todas las líneas de un bloque de textohacia el margen derecho.

Comprime todas las líneas de un bloque detexto para ajustarse a los márgenes izquierdoy derecho.

Aplica una sangría a un bloque de texto.

Anula una sangría en un bloque de texto.

Convierte el texto seleccionado en subíndice(texto pequeño situado debajo de la línea).

Convierte el texto seleccionado en superíndice(texto pequeño situado encima de la línea).

Crea una lista numerada.




Crea una lista con viñetas.

Controla el color del texto seleccionado.

Resalta el color de fondo del texto seleccionado.

Deshace la acción anterior. Se permitedeshacer muchas veces. Tenga en cuenta laslimitaciones siguientes respecto a la funciónDeshacer/Rehacer:

• La función Deshacer/Rehacer no se aplicaa acciones que se invocaron con el menúcontextual (el menú que se obtiene al hacerclic con el botón derecho del ratón sobre unobjeto)

• La función Deshacer/Rehacer no se aplica alas manipulaciones de tablas (creación detablas, adición y eliminación de filas)

• Los exploradores Netscape y Mozilla noadmiten la función Deshacer/Rehacer parala adición de color de fondo.

Restaura la acción de deshacer anterior. Sepermite rehacer muchas veces. ConsulteDeshacer para obtener una lista de limitaciones.

Permite la inserción de un enlace URL en unaimagen.

Crea un hipervínculo para el textoseleccionado.

Inserta una tabla en el marco de textoenriquecido desde el portapapeles. La tablapuede estar en formato Word, RTF o HTML.

Comprueba la ortografía del texto en el marcode texto enriquecido.

Muestra el formato HTML del texto conformato.


Capítulo 19Trabajo con servicios de colaboración

Esta sección consta de los siguientes temas:• Información general sobre los servicios de colaboración, página 195• Trabajar con salas, página 197• Trabajar con discusiones, página 203• Uso de notas, página 205• Uso de carpetas contextuales y archivadores, página 207• Uso del editor de texto enriquecido, página 208

Información general sobre los servicios decolaboración

EMC Documentum® Webtop Collaborative Edition (WCE) y Documentum WCERooms facilitan y mejoran la manera en que los grupos trabajan conjuntamente en loscontenidos (documentos, activos de medios enriquecidos, etc.) y los procesos (ciclos devida, flujos de trabajo), en todas las etapas de su ciclo de vida. Mientras la plataformaDocumentum permite acceder, utilizar, reutilizar y distribuir la información de formarápida y sencilla, WCE Collaboration Services refuerza y mejora la calidad deltrabajo enequipo inherente a dicho intercambio de información. Con WCE, el repositorio de laempresa es un lugar para trabajar, y no sólo un lugar donde se encarga trabajo.

WCE Collaborative Services incluye los siguientes objetos y funciones.

Salas

Si dispone de Documentum WCE Rooms, el repositorio puede incorporar espaciosde trabajo virtuales, denominados salas, donde el grupo puede interactuar. Las salastienen miembros (un conjunto definido de usuarios de repositorios), y la pertenenciaestá asociada a los procesos y el contenido de una sala. Los objetos que pertenecen auna sala (creados, copiados o desplazados hacia ella) disponen de listas de control deacceso (LCA) controladas por la sala, y los usuarios que no sean miembros no puedenacceder a ellas. Puede estructurar las salas como funciones de organización asociadas aprogramas , proyectos o procesos específicos.


Trabajo con servicios de colaboración

Discusiones

Las discusiones son hilos de comentarios en formato electrónico que permiten unacolaboración informal o espontánea sobre un determinado tema de un repositorio. Porejemplo, un equipo de desarrollo de un sitio Web puede organizar hilos de discusiónpara intercambiar información sobre contenidos específicos antes de su publicación. Losequipos de desarrollo de productos pueden utilizar las discusiones para proponer ideas,debatir los problemas y alcanzar una solución. Los usuarios pueden agregar, editar,eliminar y responder a los comentarios en las discusiones. La mayoría de elementos deWebtop tienen relacionada o (en el caso de las carpetas y notas) incrustada una discusión.

Notas

Las notas son documentos simples que ocupan poco espacio, contienen discusionesincorporadas y que pueden poseer contenido en texto enriquecido La utilización denotas permite evitar la carga de procesamiento que supone ejecutar una aplicación parallevar a cabo colaboraciones basadas en texto.

Carpetas y archivadores contextuales

Las carpetas y los archivadores contextuales se diferencian de los contenedores derepositorios estándar en que presentan descripciones en texto enriquecido opcionales ydiscusiones incorporadas. Estas funciones ofrecen la posibilidad de capturar y expresarel contexto orientado hacia al trabajo de la jerarquía de una carpeta’. Dicha informacióncontextual puede incluir detalles sobre objetivos de proyectos, tareas, roles, hitos,etc. Debido a que en las búsquedas de texto completo utiliza un índice de todas lasdescripciones y discusiones presentes en un repositorio, son fáciles de encontrar, al igualque los elementos a los que hacen referencia.

Editor de texto enriquecido

El editor de texto enriquecido (RTE) es una ventana incrustada que se utiliza paracrear y editar texto enriquecido. Dispone de controles de formato de texto enriquecido(para negrita, cursiva, selección de fuente, etc.), un corrector ortográfico, y permiteestablecer enlaces Web e imágenes en línea. El editor de texto enriquecido se puedeutilizar para crear, editar o responder a comentarios, así como para crear o editar notas odescripciones de carpetas.



Trabajar con salasUna sala es un área de un repositorio en la que el acceso a los distintos elementos estárestringido, excepto para los usuarios que figuran en la lista de miembros de esa sala.Los objetos de una sala están controlados por esa sala (es decir, la sala determina suslistas de control de acceso) y los usuarios que no sean miembros no pueden acceder adichos objetos.

Los usuarios del repositorio que dispongan de los permisos adecuados podrán crear yadministrar una sala en Webtop, sin depender de un administrador del sistema. Loscreadores y los propietarios de una sala también gestionan la lista de miembros de ésta.

Nota: La creación y administración de salas sólo está disponible en aplicaciones WDKcomo Webtop, no en otras como Desktop Client.

Visita a una sala

Las salas son como carpetas en el árbol de navegación de Webtop. Para abrir la páginaprincipal de una sala de la que es miembro, haga clic en el icono de la sala ( ) en unalista de elementos.

La primera vez que visite la página principal de una sala, tendrá la opción de suscribirsea ésta (a menos que sea usted su creador y ya lo haya hecho con anterioridad). Seleccione“Sí” o “No”, y, a continuación, haga clic en Continuar. Si selecciona “Sí”, la páginaprincipal se agregará a sus suscripciones.

La página principal de una sala es como el nivel superior de una carpeta, pero con lassiguientes particularidades:• El título es el de la sala, junto con las palabras “página principal”.• Aparece un gráfico de encabezado (en caso de haberlo) sobre el mensaje de

bienvenida de la sala. (El gráfico de encabezado de una sala aparece también en laspáginas de las carpetas, notas y discusiones controladas desde esa sala.)

• Aparece en la parte superior un enlace a la ficha Pertenencia de las propiedadesde la sala.

• El mensaje de bienvenida (en caso de haberlo) es parecido a la descripción de unarchivo de texto enriquecido.

• La discusión incorporada se denomina “Anuncios”.

Creación de una sala

Si desea utilizar el asistente de nueva sala para crear una sala debe disponer de losiguiente• permiso para crear objetos en el nivel superior de un archivador (ubicación donde

se puede crear las salas)• el privilegio CREAR GRUPO en el nivel de administración del repositorio (para

agregar grupos de usuario a la lista de miembros del repositorio)



Para crear una sala:

1. Desplácese hasta el nivel superior del archivador en el que desea crear una sala.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nueva sala.• Si la barra de menús está disponible, seleccione Archivo→Nuevo→Sala..

3. En la ficha Crear del asistente de nueva sala, introduzca los siguientes valores:• Nombre (obligatorio): El nombre de la nueva sala. El nombre no podrá coincidir

con el de otros objetos del mismo archivador.• Mensaje de bienvenida (opcional): En la ventana de edición de texto

enriquecido, cree un mensaje que aparecerá debajo de la ruta de exploración enla página principal de la sala.

• Si desea suscribirse a la sala, marque la opción “Suscribirse a esta sala” (si fueranecesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción).

Puede seguir hasta otra ficha o hacer clic en Terminar para finalizar el asistente.

4. Seleccione los miembros de la sala. Puede llevar a cabo este proceso ahora o unavez creada la sala.• La ficha Seleccionar propietarios proporciona los controles Webtop normales

para seleccionar del panel de la izquierda a los usuarios, grupos o roles de losrepositorios que desea que desempeñen el rol de propietarios de la sala (listasituada en el panel de la derecha). Puede agregar o quitar miembros de esterol más adelante. Como creador de la sala, se convierte automáticamente enpropietario.

• En la ficha Elegir colaboradores, seleccione los usuarios, grupos o roles delrepositorio que desea que desempeñen el rol de colaboradores en la sala. Puedeagregar o quitar miembros de este rol más adelante.

Nota: Si un miembro al que se le ha asignado directamente el rol de colaboradortambién tiene asignado el rol de propietario de manera indirecta (por ejemplo, através de un grupo), el rol de propietario adquirirá prioridad para ese miembro.

5. Seleccione las opciones de la sala. Puede llevar a cabo este proceso ahora o unavez creada la sala.• Derechos para quitar objetos – Decida quién puede quitar la relación de

control que la sala tiene sobre los objetos que pertenecen a la misma, o bien“cualquier miembro de la sala” (colaboradores y propietarios) o “únicamentelos propietarios de la misma”.

• Encabezado de la sala – Decida si desea que la sala tenga un gráfico identificativoque aparezca en la parte superior de las páginas de la misma. Seleccione elarchivo gráfico (en formato .gif, .jpg, .jpeg o .png, cuya altura no supere los 36píxeles) que desea que se cargue en la sala cuando haga clic en Terminar parafinalizar el asistente. Puede quitar el gráfico de la sala haciendo clic en Borrargráfico.

• Descriptores de acceso para objetos recién agregados – Especifique los permisosiniciales de que disponen los dos roles locales para objetos recién agregadosa la sala.

6. Haga clic en Terminar para finalizar el asistente de nueva sala y crear la sala. O bien,para salir del asistente sin crear una sala, haga clic en Cancelar.



Edición de las propiedades de una sala

Al igual que otros contenedores de repositorios, las salas tienen propiedades. El acceso aéstas se lleva a cabo del modo habitual.

Para editar las propiedades de una sala:

1. Desplácese hasta la sala cuyas propiedades desea visualizar o definir.


• En una lista de elementos (vista estándar), haga clic en de la fila que contengael nombre de la sala.

• En la vista estándar, seleccione la sala y haga clic en Ver → Propiedades→Información.

• En la vista optimizada, haga clic en el enlace Propiedades situado en la páginaprincipal de la sala.

Se abre la ficha Propiedades: Información y se puede identificar en la parte superior

izquierda mediante un icono de sala ( ) y el nombre de la sala.

3. Modifique las propiedades como desee y haga clic en Aceptar para aplicar loscambios.

Acerca de la pertenencia a una sala

Los miembros de las salas son un conjunto de usuarios, grupos y roles de repositoriosa los que el creador de la sala (o un propietario de la misma) ha agregado a la lista demiembros de la ésta. Cada miembro tiene un rol de colaborador o de propietario en lasala.• Colaborador viene enumerado en las listas de control de acceso de los objetos de

todas las salas, y normalmente otorga permisos de lectura sobre éstos. La mayoría delos miembros de las salas son colaboradores.

• Propietario permite la gestión de la lista de miembros y viene enumerado en laslistas de control de acceso de todos los objetos de la sala, y normalmente otorgapermisos de eliminación sobre éstos.

Nota: Los roles locales están vigentes tan sólo para los objetos y las ubicaciones de lassalas, y no tienen significado alguno fuera del contexto de una sala.

Los propietarios de salas pueden crear grupos locales privados de miembros de una salacon roles personalizados dentro de la sala (por ejemplo, “Aprobadores espec”). El nombrede un grupo local no puede coincidir con el de otros grupos dentro de la misma sala.



Figura 19–1. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala

Gestión de la pertenencia a una sala

Los miembros de una sala pueden consultar la lista de miembros de la misma, pero sólolos propietarios de una sala pueden gestionar la pertenencia a ésta.

Para abrir la lista de miembros de la sala:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En la página principal de la sala, haga clic en el enlaceMiembros.• Abra la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala (Propiedades:

Pertenencia).Para agregar miembros de un repositorio a una sala:

1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia, haga clic en Agregar para abrir lapágina Seleccionar miembros.

2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros, grupos y roles delrepositorio que desea agregar a la lista de miembros de la sala.

3. Tras seleccionar los miembros del repositorio, haga clic en para agregarlosal panel de la derecha.

4. Haga clic en Aceptar para agregar a los miembros del panel de la derecha a la listade miembros de la sala. Vuelve a la ficha Pertenencia. Inicialmente, todos los nuevosmiembros tienen un rol de colaborador.

Para quitar miembros de una sala:

1. En la ficha Propiedades de la sala: En la ficha Pertenencia, haga clic en Quitar paraabrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeransolamente los miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales.



2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de lasala que desea quitar de la lista de miembros de la sala.

3. Una vez seleccionados los miembros, haga clic en para agregarlos al panel de laderecha.

4. Haga clic en Aceptar para quitar a los miembros del panel de la derecha de la listade miembros de la sala. Vuelve a la ficha Pertenencia.

Para cambiar los roles de los miembros locales

1. En la ficha Propiedades de la sala: En la ficha Pertenencia, haga clic en Cambiarrol para abrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde seenumeran solamente los miembros de la sala.

2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros y grupos de la salaque desee cambiar de colaboradores a propietarios, o viceversa.

3. Una vez seleccionados los miembros de la sala, haga clic en para agregarlosal panel de la derecha.

4. Abra la ficha Seleccionar miembros: Seleccionar rol haciendo clic en la ficha con laetiqueta “Seleccionar rol” (situada al lado de la ficha con la etiqueta “Miembros dela sala”).

5. En la ficha Seleccionar rol, elija un rol para los miembros seleccionados y, acontinuación, haga clic en Aceptar. Vuelve a la lista de miembros de la sala.

Para crear un grupo local nuevo:

1. En la ficha Propiedades de la sala: Etiqueta de pertenencia, haga clic en Nuevogrupo para abrir la ficha Crear nueva sala de grupo.

2. Escriba un nombre para el grupo (obligatorio). El nombre ha de ser distinto a todoslos nombres de los demás grupos locales de la sala.

3. Si lo desea, escriba una descripción del grupo en texto sin formato.

4. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala.

Para editar las propiedades de un grupo local:

1. Abra la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia de la sala.

2. Haga clic en de la fila donde está el nombre del grupo para abrir la fichaInformación.

3. Modifique las propiedades del grupo como desee y, a continuación, haga clic enAceptar para implementar sus cambios.

Para agregar miembros de sala a un grupo local:

1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia, haga clic en el nombre del grupocuyos miembros desee modificar. Se abre la lista de miembros del grupo.

2. En la página de lista de miembros de grupo, haga clic en Agregar. Se abrirá unapágina para localizar a los miembros de la sala.



3. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros de sala, grupos yroles que desee agregar al grupo.


5. Haga clic en Aceptar para agregar los miembros y volver a la lista de miembrosdel grupo.

Para quitar miembros de sala de un grupo local:

1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia, haga clic en el nombre del grupocuyos miembros desee modificar. Se abre la lista de miembros del grupo.

2. En la página de la lista de miembros de grupo, haga clic en Quitar. Se abrirá unapágina para localizar a los miembros del grupo.

3. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros del grupo que deseaquitar.


5. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros y volver a la lista de miembros degrupo.

Nota: Para quitar un grupo local de una sala, proceda de la misma manera que paraquitar un miembro de la sala. Tenga en cuenta que cuando quita un grupo local deuna sala, el grupo también se elimina directamente del repositorio, al contrario que losmiembros de sala, que permanecen como miembros del repositorio incluso si han sidoeliminados de una sala.

Acerca de los objetos controlados por salas

El hecho de que una sala controle un objeto, significa que la sala controla su lista decontrol de acceso y que sólo pueden acceder a dicho objeto los miembros de la sala.Aunque un objeto puede estar vinculado con otras ubicaciones, los únicos usuarios quepueden acceder a dicho objeto son miembros de la sala que controla el objeto.

Los objetos que pertenecen a salas se distinguen en la columna opcional “Sala” de unalista (se indican mediante el icono ) por uno de los siguientes iconos (o indicadoresde control):

• significa que el objeto pertenece a (o está controlado por) la misma sala que lacarpeta actual.

• significa que un objeto pertenece a una sala distinta.Al hacer clic en un indicador de control, se abre la página principal de la sala. Hagaclic en el icono de encabezado para ordenar una lista de objetos en función de sipertenecen a la misma sala, a una sala diferente o de si no pertenecen a ninguna sala (noaparecerá ningún icono en la columna “Sala”).



Si “muestra todas las versiones” en una carpeta, cada versión de un objeto visibledispone de sus propios indicadores de control, ya que es posible que versiones distintaspertenezcan a salas distintas.

Para desactivar la columna “Sala”, puede utilizar las preferencias Configuración de lavisualización de las columnas. De lo contrario, será visible en repositorios con salas WCE.

Trabajar con discusionesUna discusión de formato electrónico se compone de un “árbol” de comentarios, quepuede ser tanto una serie consecutiva como de respuesta a otros comentarios, pero quehabitualmente es una combinación de ambos. Cada discusión dispone de un encabezadoque muestra el nombre del objeto con el que está relacionada.

A diferencia de lo que ocurre con otros elementos de un repositorio, no es posibleseleccionar, editar, retirar, visualizar ni hacer versiones o copias de las propiedadesde una discusión.

Todas las copias de un objeto tienen la misma discusión.

Cuando registra una nueva versión de un objeto, ésta comparte la misma discusión quela versión inmediatamente anterior (rama, menor o mayor). Las primeras versionestienen nuevas discusiones. Una configuración WDK puede cambiar este comportamientopredeterminado de manera que las discusiones sólo sean comunes a cada nueva versiónmenor o rama (mientras que las versiones mayores tengan nuevas discusiones), oque ninguna versión de un objeto comparta discusión (cada versión cuenta con supropia discusión). Cuando las versiones de un objeto crean una serie de discusiones,pueden facilitar una especie de línea temporal del “historial” de un objeto, junto con loscomentarios de cada una de las discusiones.

El acceso a una discusión es el mismo que su acceso al padre (el objeto con el que estárelacionado o en el que está incluido). Normalmente, sólo puede editar y borrar loscomentarios que usted crea.

Al copiar un objeto, también se copia su discusión y se incluyen copias de todos loscomentarios (y las respuestas a los comentarios) así como su fecha de creación original,autor y lista de control de acceso.

Visualización de discusiones

Cuando las discusiones están relacionadas con objetos (como documentos o archivos demedios enriquecidos) o anexos a ellos, son autónomos y disponen de su propia página.Cuando están incorporadas o incrustadas, las discusiones aparecen en la misma páginaque los elementos abiertos. Por ejemplo, en una carpeta, desplácese hasta el final paraver su discusión.

Los objetos que tienen comentarios de discusión se distinguen en la columna opcional“Estado de la discusión” de una lista (que se indica mediante el icono ) por uno de lossiguientes iconos:



• significa que ha leído todos los comentarios de la discusión.

• significa que no ha leído algunos comentarios de la discusión.Para ordenar una lista de objetos según sus comentarios de discusión (leído, no leído oninguno), haga clic en en la parte superior de la columna “Estado de la discusión”.

Para ver una discusión, con o sin comentarios (por ejemplo, para agregar un comentario),haga clic en el icono de una discusión o seleccione un único objeto y elijaVer→Discusión.

Nota: Para desactivar la columna “Estado de la discusión”, puede utilizar las preferenciasConfiguración de la visualización de las columnas. De lo contrario, será visible en todosrepositorios con WCE.

Los comentarios de las discusiones como se pueden marcar como todos “leídos” o “noleídos”. Por ejemplo, si desea que aparezca un recordatorio visual únicamente cuandose agreguen nuevos comentarios a una discusión concreta, seleccione o abra el objetocon el que está asociado y haga clic en Archivo→Marcar discusión como leída. O bien,también puede hacer que todos los comentarios aparezcan como no leídos haciendo clicen Archivo→Marcar discusión como no leída. Al seleccionar varios objetos, se aplicanestos comandos a cada objeto de la selección.

Adición y edición de comentarios

Utilice un editor de texto enriquecido (RTE) para crear y editar comentarios de unadiscusión.

Para agregar comentarios a una discusión:

1. Para visualizar la discusión, siga uno de los procedimientos siguientes:• Haga clic en el icono de discusión.• Seleccione un único objeto y haga clic en Ver→Discusión.

2. En la discusión, haga clic en Agregar comentario.

3. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título (obligatorio)y el cuerpo (opcional) del comentario.

4. Haga clic en Aceptar. El comentario aparecerá debajo del último comentariorealizado, alineado al margen izquierdo del comentario encima de éste.

Para responder a un comentario en particular:

1. Al lado del título del comentario al que desea responder, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título y el cuerpodel comentario. Sus contribuciones aparecerán debajo del comentario al que estárespondiendo, con una sangría hacia a la derecha.

Para editar un comentario:A menos que disponga de privilegios administrativos, podrá editar únicamente loscomentarios que usted agregue.

1. Al lado del título de un comentario que haya agregado, haga clic en .



2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el título y el cuerpo delcomentario.

3. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

Eliminación de comentarios

Si tiene permiso para ELIMINAR un determinado comentario y permiso paraRELACIONAR con el padre principal de la discusión, podrá eliminar el comentario ycualquier respuesta a éste. Si tiene permiso para ELIMINAR sobre todos los padres dediscusión, podrá eliminar todos los comentarios eliminando todos los padres. Aunqueno pueda eliminar explícitamente una discusión, la eliminación de todos sus padreselimina igualmente la discusión.

Discusiones en los resultados de búsqueda

El índice de búsqueda contiene todos los contenidos en texto enriquecido de lasdiscusiones, pero no sus metacontenidos ni propiedades. Esto significa que loscomentarios de una discusión pueden coincidir con una búsqueda por texto completo,pero no con una búsqueda por propiedades como, por ejemplo, ’tipo de objeto’ o ’fechade creación’. Sin embargo, puede realizar una búsqueda por los nombres de los autoresde los comentarios.

Para abrir una discusión desde una página de resultados de búsqueda, utilice los mismosprocedimientos que en otros contextos.

Uso de notasUna nota es una página sencilla para redactar, editar y compartir información sinnecesidad de usar otra aplicación y sin que los usuarios tengan que disponer de otraaplicación para ello.

Las notas aparecen en Webtop únicamente donde se muestran documentos (no lo harán,por ejemplo, en el árbol de navegación de las vistas estándar o en el área de “carpetas”de la vista optimizada). Disponen su propio icono, que es el siguiente: .

Aunque sea posible suscribirse a las notas, éstas no disponen de versiones ni de copias.Puede editar, mover, copiar o establecer enlaces con una nota, pero no puede registrarlaso retirarlas ni exportarlas.

Para crear una nota:

1. Desplácese hasta el contenedor en el que desea crear una nota.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nueva nota.• Si la barra de menús está disponible, seleccione Archivo→Nueva→Nota.



3. En la ficha Crear del asistente de para nuevas notas, introduzca la siguienteinformación:• Nombre (obligatorio): El nombre de la nueva nota, que ha de ser distinto a todos

los nombres de los demás objetos del mismo contenedor.• Nota (opcional): En la ventana de edición de texto enriquecido, cree el cuerpo de

la nota.• Si desea suscribirse a la nota, marque la opción “Suscribirse a esta sala” (si fuera

necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para visualizar la opción).Puede seguir hasta otra ficha o hacer clic en Terminar para finalizar el asistente.

4. Haga clic en Terminar para finalizar el asistente de para nuevas notas y crear la nota.O bien, para salir del asistente sin crear una nota, haga clic en Cancelar.

Si tiene permiso para ESCRIBIR una nota, puede editar tanto su nombre como el cuerpo.

Para editar el cuerpo de una nota:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Editar.• Si la barra de menús está disponible, seleccione Archivo→Editar.

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el cuerpo de la nota.


Para editar el nombre de una nota:


• Haga clic en de la fila donde aparezca el nombre de la nota.• En vista estándar, seleccione la nota y haga clic en

Ver→Propiedades→Información.Se abre la ficha Propiedades: Información se abre y se identifica en la parte superior

izquierda con un icono de nota ( ) y el nombre de la nota.

2. Edite el nombre de la nota y otras propiedades como desee.


Notas en los resultados de búsqueda

El texto de los cuerpos y de los hilos de comentarios de las notas está indexado pararealizar búsquedas. Para buscar notas, configure la opción Tipo de objeto en “Objeto desistema (dm_sysobject)” o “Nota (dmc_notepage)” en el cuadro de diálogo de Búsquedaavanzada.

Cuando el cuerpo de una nota coincide con los criterios de búsqueda, la nota (pero no un“objeto” de cuerpo) se muestra en los resultados.



Uso de carpetas contextuales y archivadoresLas carpetas contextuales y los archivadores son contenedores de repositorio condescripciones en texto enriquecido y discusiones incorporadas.

Las descripciones en texto enriquecido aparecen en la parte superior de una carpetacontextual, como los mensajes de bienvenida de una sala. Pueden proporcionar, porejemplo, resúmenes de documentos, instrucciones sobre el uso de materiales de unproyecto o punteros hacia otras ubicaciones. Dado que pueden incluir texto con formato,imágenes e hipervínculos, las descripciones de carpetas pueden ser informativas,personalizadas y llamativas, de manera que atraigan inmediatamente la atención delusuario.

Las discusiones incrustadas en la página de una carpeta contextual motivan a losmiembros del equipo a centrar la comunicación en el nexo de su trabajo (por ejemplo,para la revisión de documentos) en lugar de utilizar el correo electrónico, por ejemplo,para la correspondencia en sus proyectos. Al organizarse en un “árbol” de comentarios,estas discusiones ayudan a recopilar y proteger el flujo de información relacionadocon el trabajo.

De un modo u otro, todos los equipos de trabajo hablan sobre una gran variedad detemas, por ejemplo, asuntos prácticos, decisiones de planificación, planes de desarrollo,ideas sobre el producto e interacción con el cliente. Las discusiones en las carpetasconceptuales permiten a los equipos guardar y tener acceso a estos intercambios ad hoc,tan valiosos a posteriori.

La descripción de una carpeta forma parte de sus metadatos, tal y como lo hace uncampo de propiedad.

Crear carpetas

Con WCE, las carpetas contextuales se crean de la manera habitual.

Para crear una carpeta contextual nueva:

1. En el repositorio, desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic en Nueva carpeta.• En la vista estándar, seleccione Archivo→Nuevo→Carpeta.

3. En la ficha Crear, introduzca la siguiente información:• Nombre (obligatorio): el nombre de la nueva carpeta.• Tipo: el tipo de carpeta.• Descripción (opcional): En la ventana de edición de texto enriquecido, cree

una descripción que aparecerá junto a la ruta de exploración de la página de lacarpeta.

4. Introduzca la información adicional que desee y, a continuación, haga clic enTerminar para crear la carpeta.



Carpetas contextuales y archivadores en los resultadosde búsqueda

El texto de las descripciones y de los hilos de comentarios de las carpetas está indexadopara realizar búsquedas. Las descripciones de carpetas se incluyen en cualquierbúsqueda con texto completo y tiene la opción Tipo de objeto configurada en “Objetode sistema (dm_sysobject)” o “Carpeta (dm_folder)”, o un subtipo de carpeta, en elcuadro de diálogo Búsqueda avanzada.

Cuando una descripción coincide con los criterios de búsqueda, la carpeta (pero no un“objeto de descripción”) aparece en los resultados.

Uso del editor de texto enriquecidoEl editor de texto enriquecido permite dar formato al texto, incluir imágenes ehipervínculos en el mismo y revisar la ortografía. El editor de texto enriquecido estádisponible al crear, editar o responder a comentarios, al crear o editar notas y al escribirdescripciones opcionales para objetos del contenedor de su repositorio, incluidoscarpetas, archivadores y salas.

Adición de contenido al editor de texto enriquecido

Para agregar contenido al texto enriquecido, escriba, peque o arrastre y suelte unaselección de texto enriquecido desde otra aplicación de cliente, otro editor de textoenriquecido o dentro del mismo editor de texto enriquecido (una selección desde uneditor de texto enriquecido puede incluir imágenes).

Cuando el texto enriquecido redactado fuera del editor de texto enriquecido se pega enéste, puede contener elementos que se muestren pero que no sean editados directamente.En general, el editor de texto enriquecido convertirá cualquier contenido de HTML queel explorador Web pueda mostrar. Por ejemplo, una selección de un explorador Web quecontenga una tabla en HTML aparece como tal si la pega en el editor de texto enriquecido.En este caso, puede editar el texto dentro de las celdas de la tabla, pero no la tabla en sí.

La tabla de herramientas del editor de texto enriquecido

En el editor de texto enriquecido, coloque el puntero del ratón en un botón de la barrade herramientas para ver su nombre. Además de las herramientas estándar de formatode texto (fuente, tamaño, negrita, alineación de texto, etc.), el Documentum RTEproporciona las siguientes herramientas:

• Haga clic en para revisar la ortografía. Cuando el corrector ortográfico detectaun posible error ortográfico, se selecciona la palabra, la vista se desplaza a ella y seabre el cuadro de diálogo Comprobar ortografía. La palabra en cuestión aparece en



el cuadro Cambiar con la alternativa sugerida en el cuadro Por. Puede editar el textoen el cuadro Por o seleccionar una palabra de la lista. Los comandos ortográficosson los siguientes:

— Cambiar cambia la palabra seleccionada por la que aparece en el cuadro Por.

— Cambiar todo cambia la palabra seleccionada todas las veces que aparece enel texto.

— Omitir no cambia la palabra seleccionada.

— Omitir todo omite la palabra seleccionada todas las veces que aparece en el texto.

— Agregar al diccionario agrega la palabra seleccionada al diccionario que seemplea para revisar la ortografía.

• Haga clic en para seleccionar elementos del menú del portapapeles. Las opcionesson Deshacer, Rehacer, Cortar, Copiar, Pegar, Eliminar, Eliminar estilos de fuente(Únicamente para Internet Explorer) y Seleccionar todo.

• Haga clic en para insertar un gráfico. Se abre el cuadro de diálogo Insertarimagen, el cual proporciona controles que permiten elegir y cargar una imagen .bmp,.gif, .jpeg o .png a la vez, la cual se mostrará en línea con el texto en el área de edición.

• Haga clic en para insertar un hipervínculo. Se abre el cuadro de diálogo Insertarvínculo, el cual proporciona un campo Título, un campo URL y una opción decasilla de verificación para Abrir en una ventana nueva.


Capítulo 20Realizar tareas

En esta sección se describen los siguientes temas:• Información general sobre tareas, página 211• Abrir tareas o notificaciones, página 214• Aceptar tareas, página 215• Completar una tarea, página 217• Rechazar tareas, página 217• Delegar una tarea, página 218• Repetir una tarea, página 218• Cambiar la disponibilidad, página 219• Iniciar un flujo de trabajo, página 219• Enviar flujos rápidos, página 221

Información general sobre tareasEn esta sección se describen los siguientes temas:• Flujos de trabajo, página 211• Bandeja de entrada, página 213• Archivos anexos, página 214

Flujos de trabajo

Un flujo de trabajo es un proceso automático que asigna tareas específicas a determinadosusuarios, por orden, con el fin de realizar procedimientos de organización. Los flujosde trabajo permiten distribuir archivos e instrucciones de una persona a otra siguiendouna secuencia predefinida. Una organización puede utilizar flujos de trabajo para, porejemplo, procesar reclamaciones de seguros o desarrollar productos nuevos.

Para iniciar un flujo de trabajo, elija la plantilla de flujo de trabajo que incluya lasecuencia de tareas que desee realizar. Algunas plantillas de flujo de trabajo especificanlos usuarios que recibirán las tareas, mientras que otras permiten seleccionarlos.


Realizar tareas

Puede utilizar una plantilla de flujo de trabajo repetidamente para iniciar secuencias detareas. Varios usuarios pueden iniciar flujos de trabajo desde la misma plantilla a la vez.Un usuario puede iniciar varios flujos de trabajo desde la misma plantilla a la vez (elusuario debe tener, como mínimo, el permiso Relacionar sobre la plantilla).

Los desarrolladores y administradores crean plantillas de flujo de trabajo medianteWorkflow Manager. Si precisa información detallada sobre la creación de plantillas deflujo de trabajo, consulte la ayuda en pantalla de Workflow Manager.

Los usuarios reciben las tareas de flujo de trabajo en las bandejas de entrada. Cuando unusuario termina una tarea, la reenvía desde la Bandeja de entrada, y el flujo de trabajonotifica, automáticamente, al siguiente usuario de la secuencia. Los usuarios de un flujode trabajo son los ejecutantes del mismo.

La plantilla de un flujo de trabajo le permite dirigir una tarea a un grupo de usuarios, deforma que el primer usuario que acepte la tarea es quien la realiza. La tarea se elimina delas bandejas de entrada de los demás usuarios.

Al iniciar un flujo de trabajo, podrá anexar archivos que desee que vean o consulten losusuarios. Un mismo archivo sólo se puede anexar a un flujo de trabajo cada vez. Losusuarios del flujo de trabajo pueden anexar y quitar archivos conforme éste avanza.

Los usuarios pueden editar los archivos anexos. La plantilla del flujo de trabajodetermina si es la versión editada o la original la que se conserva a medida que avanzael flujo de trabajo.

Cada flujo de trabajo tiene un supervisor que puede pausar o detener el flujo de trabajoo hacer cambios en mismo mientras se está ejecutando.

Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas, como la ejecución de secuenciasde comandos. Si una tarea automática falla, se le notifica al supervisor del flujo de trabajoy éste puede volver a intentar la tarea, ejecutarla o detenerla. Las tareas automáticaspermiten integrar flujos de trabajo con ciclos de vida, lo que permite, por ejemplo,promover archivos a nuevos estados de ciclo de vida mientras avanzan por un flujode trabajo.

Workflow Reporting Utility permite realizar más funciones de gestión y ver todos losflujos de trabajo de un repositorio.

Una vez iniciado, un flujo de trabajo puede tener uno de estos tres estados:• En ejecución: el flujo de trabajo se ejecuta con normalidad de acuerdo con la plantilla

de flujo de trabajo.• Pausado: el flujo de trabajo se ha detenido temporalmente y está a la espera de ser

reanudado. Cuando se reanude, el flujo continuará desde el punto exacto en quese detuvo.

• Terminado: el flujo de trabajo se ha anulado y no se puede reanudar.Los siguientes iconos se usan en flujos de trabajo:

• : una plantilla de flujo de trabajo.

• : un flujo de trabajo.

• : un paquete, que es un contenedor para anexar un archivo. Haga clic en esteicono para anexar un archivo. El texto situado junto al paquete indica si un archivoanexo es obligatorio u opcional.


Realizar tareas

• : un flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente.• : un flujo de trabajo que está pausado.• : un flujo de trabajo que está detenido.En la siguiente ilustración se muestra la integración de un flujo de trabajo con un ciclode vida. Los ciclos de vida determinan las distintas fases por las que pasa un archivoal ser creado, editado, aprobado y, si procede, retirado. Un autor crea un archivo parael Web y lo reenvía a un flujo de trabajo, que a su vez envía una tarea de revisión a uneditor. El editor sugiere cambios y envía el archivo de vuelta a su autor, que revisael archivo y reenvía la tarea, lo que inicia una tarea automática. La tarea automáticapromueve el archivo desde Trabajo en curso a En prueba y lo envía a un desarrollador,que lo comprueba en un servidor de Web en prueba. Si el desarrollador rechaza estearchivo, Digital Asset Manager hará que el archivo vuelva al estado Trabajo en curso ylo devolverá a su autor. Si el desarrollador aprueba el archivo, una tarea automática lopromoverá a Aprobado y el flujo de trabajo terminará.

Figura 20–1. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida

Bandeja de entrada

La Bandeja de entrada muestra las tareas y notificaciones recibidas.

• : indica una tarea sin archivos anexos. Las tareas son asignaciones electrónicasque forman parte de un flujo de trabajo o flujo rápido.

• : indica una notificación. Las notificaciones son mensajes que avisan de queha ocurrido un evento.


Realizar tareas

Una tarea puede tener un nivel de prioridad asignado a ella:

• indica prioridad alta

• indica prioridad bajaCuando se recibe una tarea, se abre para ver las instrucciones y archivos adjuntos. Puedeelegir si desea aceptarla o no. Si la acepta, puede trabajar con todos los archivos anexos,agregar o quitar archivos y agregar o editar comentarios. Cuando haya completado laactividad que le ha sido asignada, reenvíe la tarea a la siguiente actividad del flujo detrabajo. También se enviarán los cambios que haya realizado en los archivos anexos.

Si la opción está disponible, puede rechazar una tarea y enviarla a otro usuario.

Si es el último usuario de un flujo de trabajo, puede descartar una tarea cuando secomplete. Por ejemplo, si ha iniciado un flujo rápido y un usuario realiza la tarea y se ladevuelve, podrá descartar la tarea completada para quitarla de la bandeja de entrada.

En algunos casos, una tarea no está dirigida a un solo usuario sino a un grupo deusuarios, con la intención de que uno de ellos la lleve a cabo. Si acepta la tarea, seeliminará de la bandeja de entrada de los demás usuarios. Si rechaza la tarea, se quitarásólo de su bandeja de entrada y otro usuario del grupo deberá completarla.

Puede determinar si está disponible para recibir tareas de flujo de trabajo. En la partesuperior de la Bandeja de entrada se muestra su disponibilidad.

Archivos anexos

Cuando envíe una tarea o un flujo de trabajo, puede anexar los archivos con los quedesee que trabaje otro usuario. Los archivos deben estar disponibles para su anexión;por ejemplo, no deben estar anexos en otro lugar, bloqueados por otro usuario ni en unestado avanzado del ciclo de vida.

Cuando anexe archivos en varios idiomas, tenga en cuenta que los filtros del destinatariode la tarea podrían hacer que se muestren sólo los archivos cuyo idioma coincida con elde ese usuario. Si los filtros de un usuario impiden a éste ver archivos anexos de idiomasdistintos al propio, dicho usuario sólo podrá anexar archivos auxiliares a la tarea.

Nota: Si el software incluye una función para anexar archivos auxiliares, puede importararchivos desde fuera del repositorio para anexarlos como archivos auxiliares. Tienela opción de almacenar los archivos importados en el repositorio para poder usarlosposteriormente como anexos. Puede almacenarlos de forma pública, con el fin de queotros usuarios puedan acceder a ellos, o bien de forma privada para que nadie mástenga acceso a ellos.

Abrir tareas o notificacionesEste procedimiento describe cómo abrir una tarea o notificación en la bandeja de entrada.

Para abrir tareas y notificaciones:

1. Haga clic en la Bandeja de entrada.


Realizar tareas

2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en el nombre de la tarea o notificación.• Marque la casilla de verificación de una o más tareas o notificaciones. Seleccione

Archivo→Mostrar.3. Si Digital Asset Manager muestra varias fichas, seleccione la ficha correspondiente a

la información que desee ver.

4. Para realizar acciones, consulte el procedimiento apropiado en la lista que aparece acontinuación. Para cerrar la tarea o notificación, haga clic en Cerrar.• Aceptar tareas, página 215• Completar una tarea, página 217• Rechazar tareas, página 217• Delegar una tarea, página 218• Repetir una tarea, página 218

Aceptar tareasEn este procedimiento se describe cómo aceptar una tarea que le ha sido enviada. Si latarea también ha sido enviada a otros usuarios, el primer usuario que acepta la tarea es elprimero que la realiza. Una vez que la acepta un usuario, la tarea se quita de la bandejade entrada de los demás usuarios.

Para aceptar y realizar una tarea:

1. Abra una tarea. (Puede abrir una tarea si hace clic en su nombre.)

2. Si aparece el botón Aceptar, haga clic en Aceptar.

3. La ficha Información aparece y muestra información básica sobre la tarea, incluidoslos anexos. En los pasos siguientes se describen las operaciones que se puedenrealizar en la ficha Información.

4. Si la ficha Información muestra uno o más archivos anexos, puede procesar dichosarchivos. Por ejemplo, puede editar los archivos anexos. Para realizar una operaciónen concreto, siga el procedimiento estándar de Digital Asset Manager para dichaoperación. Por ejemplo, para retirar un archivo anexo, siga el procedimientoestándar de Digital Asset Manager para retirar un archivo.

5. Si desea anexar archivos adicionales a la tarea y la ficha Información permitehacerlo, siga este procedimiento:

a. Haga clic en una de las opciones siguientes, según las que aparezcan en la fichaInformación:

••• Agregar


Realizar tareas

b. En la página de selección, haga clic en la ficha correspondiente y desplácesehasta el archivo que desee anexar. Las distintas fichas corresponden a los nodosy las funciones estándar del repositorio.

c. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página.

d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podráelegir agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregarautomáticamente objetos vinculados.

e. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o Quitar.

f. Si la aplicación WDK incluye funcionalidad para archivos auxiliares, puedeanexar un archivo auxiliar haciendo clic en la ficha Archivos auxiliares yseleccionando los archivos que desee anexar. Puede anexar archivos auxiliaresmediante las fichas Archivos locales, Archivos públicos y Mis archivosprivados. La ficha Archivos locales permite utilizar un archivo del equipolocal o de la red de equipos. Puede elegir si desea almacenar el archivo en elrepositorio para acceder a él más adelante. Elija una de estas opciones:• Una vez. No se guarda el archivo en el repositorio.• Varias (privado). Se guarda el archivo, de forma privada, en el repositorio,

enMis archivos privados.• Varias (público). Almacena el archivo públicamente en el repositorio, en

Archivos públicos, para que otras personas puedan usarlo como archivoauxiliar.

6. Si la ficha Información muestra un formulario en el que introducir información,hágalo.

7. Si la ficha Información permite crear y anexar un nuevo formulario, siga esteprocedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en uno de los elementos siguientes, según losque aparezcan en la página:• Usar nombre de formulario• nombre de paquete

b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clicen Aceptar.Los campos del formulario aparecerán en la ficha Información.

c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar.

Nota: Si quita un formulario recién creado, éste se eliminará automáticamente.

8. En la ficha Comentarios, agregue comentarios haciendo lo siguiente:

a. Haga clic en Agregar o Editar.

b. En el campo Comentario, escriba el comentario.

c. Si aparecen las siguientes opciones, seleccione una de ellas:• Para los destinatarios posteriores: envía el comentario a todos los usuarios

que realizan todas las tareas futuras del flujo de trabajo.• Sólo para los destinatarios siguientes: envía el comentario únicamente a los

usuarios que realizan la siguiente tarea del flujo de trabajo.


Realizar tareas

d. Haga clic en Aceptar.

e. Repita estos pasos con tantos comentarios como desee agregar. Para quitar uncomentario, haga clic en Quitar.

9. En la ficha Progreso, puede ver el historial de la tarea.

10. Siga uno de estos procedimientos:• Para marcar la tarea como completada y reenviarla, consulte Completar una

tarea, página 217.• Para cerrar la tarea sin haberla reenviado, haga clic en Cerrar.

Completar una tareaUna vez que haya realizado una tarea, la debe reenviar al siguiente paso del flujo detrabajo. Antes de llevar a cabo este procedimiento, debe haber aceptado y realizado latarea (como se describe en Aceptar tareas, página 215).

Para completar una tarea:

1. Si todavía no lo ha hecho, abra la tarea. (Puede abrir una tarea si hace clic en ella enla Bandeja de entrada.)

2. Haga clic en Enviar, Reenviar o Terminar, dependiendo de qué botón se muestre.

3. Si se le solicita una contraseña, escríbala.


5. Si se le pide que seleccione los siguientes ejecutantes, siga este procedimiento:

a. Haga clic en haga clic para asignar junto a la tarea para la que desee elegira los ejecutantes.

b. En la página de selección, elija a los ejecutantes (si precisa información detalladasobre cómo usar una página de selección, consulte Elegir elementos en páginasde selección, página 46). Si está permitido, puede hacer varias selecciones.

c. Haga clic en Aceptar.

6. Si se le pide, seleccione la siguiente tarea para reenviar de la lista Seleccionarsiguientes tareas para reenviarmarcando las casillas de verificación apropiadas.


Rechazar tareasAl rechazar una tarea se devuelve al destinatario anterior. No todas las tareas ofrecenla opción Rechazar. El supervisor de flujos de trabajo decide qué destinatarios puedenrechazar la tarea.


Realizar tareas

Para rechazar una tarea:

1. Abra una tarea. (Puede abrir una tarea si hace clic en ella en la Bandeja de entrada.)

2. Haga clic en Rechazar.

3. Si se requiere, marque las casillas de verificación de los usuarios a los que deseeredistribuir la tarea.

4. Si se requiere, escriba un mensaje que explique la razón por la que rechaza la tarea.


6. Para seleccionar otras tareas que desee rechazar, elíjalas de la lista Seleccionar tareasde rechazo siguientesmarcando las casillas de verificación apropiadas.

7. Si se requiere, escriba la contraseña en el campo Es necesario cerrar la sesión paracerrar la sesión de la tarea.


Delegar una tareaSi lo permite el flujo de trabajo, podrá reasignar una tarea que le ha sido asignada. Puededelegar la tarea en otro usuario, dando a ese usuario la responsabilidad de completar latarea.

Para delegar una tarea:


2. Haga clic en Delegar.

3. Si se le pide que especifique el usuario en el que desea delegar la tarea, siga esteprocedimiento:

a. En la línea de la tarea que desee delegar, haga clic en haga clic para asignar.

b. En la página de selección, seleccione el usuario en el que desee delegar la tarea.(Si precisa información detallada sobre cómo utilizar la página de selección,consulte Elegir elementos en páginas de selección, página 46.)


Repetir una tareaCuando haya completado una tarea, es posible que tenga la opción de que otro grupo opersona repita la tarea.

Para repetir una tarea:


2. Haga clic en Repetir.


Realizar tareas

3. En la línea de la tarea, haga clic en haga clic para asignar.

4. En la página de selección, seleccione el usuario en el que desee delegar la tarea. (Siprecisa información detallada sobre cómo utilizar la página de selección, consulteElegir elementos en páginas de selección, página 46.)


Cambiar la disponibilidadPuede determinar si está disponible para recibir tareas de flujo de trabajo. Si se determinacomo no disponible para recibir tareas, debe designar otro usuario para que reciba lastareas en su lugar.

En la parte superior de la Bandeja de entrada se muestra su disponibilidad. Estoydisponible indica que está disponible para recibir tareas; No estoy disponible en estosmomentos indica que no está disponible para recibir tareas y que hay otro usuarioasignado para recibir las tareas que le han sido enviadas. Esta configuración es útil, porejemplo, si va a estar fuera de la oficina un período largo de tiempo.

Para cambiar la disponibilidad:

1. Haga clic en la Bandeja de entrada y, a continuación, haga clic en el estado dedisponibilidad, que es uno de los siguientes:• Estoy disponible• No estoy disponible en estos momentos

2. Siga uno de estos procedimientos:• Si desea estar disponible, quite la marca de la casilla de verificación No estoy

disponible en estos momentos. Asigne mis tareas a: casilla de verificación.• Si no desea estar disponible, seleccioneNo estoy disponible en estos momentos.

Asigne mis tareas a:. A continuación, haga clic en editar. En la página deselección, elija al usuario. (Si precisa información detallada sobre cómo utilizarla página de selección, consulte Elegir elementos en páginas de selección, página46.)

Iniciar un flujo de trabajoEste procedimiento describe cómo iniciar un flujo de trabajo. Es posible enviar el flujo detrabajo con o sin archivos anexos.

Para iniciar flujos de trabajo:

1. Siga uno de estos procedimientos:• Para iniciar un flujo de trabajo seleccionando en primer lugar el tipo de flujo

de trabajo, diríjase al Paso 2.• Para iniciar un flujo de trabajo seleccionando en primer lugar uno o más archivos,

diríjase al Paso 3.


Realizar tareas

2. Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección del tipo de flujo de trabajo enprimer lugar, siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Iniciar flujo de trabajo. Pasar a Paso 4.• En la vista estándar: seleccione Herramientas→Flujo de trabajo →Inicio. Pasar

a Paso 4.3. Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección de los archivos en primer lugar,

siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: desplácese hasta el archivo que desee enviar y seleccione

Más→Herramientas→Iniciar anexo.• En la vista estándar: desplácese hasta los archivos que desee enviar, marque sus

casillas de verificación y seleccione Herramientas→Flujo de trabajo→Iniciaranexos.

4. En la lista de plantillas de flujo de trabajo, busque la plantilla que desee y marque sucasilla de verificación.

5. Haga clic en el botón Aceptar (en la parte inferior de la página).

6. En la ficha Información, escriba un nombre para el flujo de trabajo en el campoDescripción de flujo de trabajo.

7. Para anexar un archivo existente, siga este procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en uno de los elementos siguientes, según losque aparezcan en la página:

••• Agregar

b. Para buscar los archivos que desee anexar, haga clic en la ficha apropiaday, a continuación, desplácese hasta los archivos dentro de esa ficha. Eldesplazamiento por las fichas que corresponden a nodos del repositorio (comoMis archivos o Categorías) se lleva a cabo del mismo modo que por los nodosdel repositorio.La ficha Buscar permite elegir una búsqueda simple o avanzada.

c. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página.

d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podráelegir agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregarautomáticamente objetos vinculados.

e. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o en Quitar.

8. Para crear y anexar un nuevo formulario basado en una plantilla de formularioexistente, siga este procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en uno de los elementos siguientes, según losque aparezcan en la página:• Usar nombre de formulario• nombre de paquete

b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clicen Aceptar.


Realizar tareas

Los campos del formulario aparecerán en la ficha Información.

c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar.

Nota: Si quita un formulario recién creado o cancela el flujo de trabajo, el formulariose eliminará automáticamente.

9. Si la aplicación WDK incluye funcionalidad para archivos auxiliares, puede anexarun archivo auxiliar haciendo clic en la ficha Archivos auxiliares y seleccionandolos archivos que desee anexar.Puede anexar archivos auxiliares mediante las fichas Archivos locales, Archivospúblicos yMis archivos privados. La ficha Archivos locales permite utilizar unarchivo del equipo local o de la red de equipos. Puede elegir si desea almacenar elarchivo en el repositorio para acceder a él más adelante. Elija una de estas opciones:• Una vez. No se guarda el archivo en el repositorio.• Varias (privado). Se guarda el archivo, de forma privada, en el repositorio, en

Mis archivos privados.• Varias (público). Almacena el archivo públicamente en el repositorio, en

Archivos públicos, para que otras personas puedan usarlo como archivoauxiliar.

10. Si el flujo de trabajo incluye una ficha Ejecutantes, puede especificar usuarioso grupos de usuarios para una o más tareas. En la ficha Ejecutantes, siga esteprocedimiento:

a. Haga clic en Seleccionar junto a una tarea que se deba realizar.

b. En la página de selección, seleccione el usuario o grupo de usuarios querealizarán la tarea. Consulte Elegir elementos en páginas de selección, página 46.

11. En la ficha Comentarios, siga este procedimiento:

a. Haga clic en Agregar.

b. En la páginaAgregar comentario, escriba el comentario en el campoComentario.

c. Seleccione a qué usuarios desea enviar el comentario:• Para los destinatarios posteriores. Así se envía el comentario a todos los

demás usuarios del flujo de trabajo.• Sólo para los destinatarios siguientes. Así se envía el comentario

únicamente a los usuarios que reciban la siguiente tarea asignada del flujode trabajo.



Enviar flujos rápidosUn flujo rápido es una instrucción de proceso de un solo paso que se envía a los usuariosseleccionados. Los flujos rápidos no están formados por varias tareas ordenadas, sinopor una sola. Si envía un flujo rápido a varios usuarios, podrá elegir si éstos recibirán latarea a la vez o secuencialmente.


Realizar tareas

Para enviar un flujo rápido:

1. Desplácese hasta el archivo que desee anexar al flujo rápido.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Herramientas→Flujo rápido.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más elementos.

Seleccione Herramientas → Flujo de trabajo → Flujo rápido.3. Para seleccionar los usuarios o grupos a los que enviar el flujo de trabajo, haga clic en

Seleccionar usuario/grupo. En la página de selección, elija los usuarios o grupos.(Si precisa información detallada sobre el uso de una página de selección, consulteElegir elementos en páginas de selección, página 46.)

4. En la lista desplegable Prioridad, seleccione la prioridad.

5. En el campo Instrucciones, escriba mensajes para los usuarios.

6. Para recibir una notificación cuando un usuario termine la revisión, marque la casillade verificación Devolver a usuario.

7. Para exigir a cada usuario que introduzca una firma electrónica al terminar larevisión, marque la casilla de verificación Exigir firma.



Capítulo 21Gestionar flujos de trabajo

En esta sección se describen los siguientes temas:• Ver flujos de trabajo, página 223• Modificar la visualización de Workflow Reporting, página 224• Ver detalles de flujos de trabajo, página 225• Ver eventos de auditoría, página 226• Ver flujos de trabajo a través de Workflow Manager, página 226• Guardar información de flujos de trabajo, página 226• Pausar un flujo de trabajo, página 227• Reanudar un flujo de trabajo pausado, página 227• Terminar un flujo de trabajo, página 228• Procesar tareas fallidas, página 229• Crear plantillas de flujo de trabajo, página 229• Editar conjuntos de alias en flujos de trabajo, página 230• Cambiar Workflow Supervisor, página 230

Ver flujos de trabajoPuede ver los flujos de trabajo activos mediante las opcionesMis flujos de trabajo oWorkflow Reporting, ambas disponibles en la vista estándar:• Mis flujos de trabajo se abre a través deHerramientas→Flujo de trabajo→Mis flujos

de trabajo. De esta forma puede ver los flujos de trabajo de los que es supervisor.• Workflow Reporting se abre seleccionando Herramientas→Flujo de

trabajo→Workflow Reporting y luego haciendo clic en Editar informe de flujo detrabajo.

De forma predeterminada, esta opción muestra los flujos de trabajo de los que essupervisor. Si lo prefiere, puede generar una lista diferente cambiando el filtro en elparámetro Editar informe de flujo de trabajo.

Puede filtrar u ordenar esta lista para aislar algunos flujos de trabajo que deseever. Por ejemplo, para agrupar sus flujos de trabajo, puede ordenar esta lista porla columna Supervisor.


Gestionar flujos de trabajo

La listaMis flujos de trabajo muestra los flujos de trabajo que le pertenecen, es decir,aquellos de los que es supervisor.

Para ver sus flujos de trabajo:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en la ficha Bandeja de entrada. Haga clic en

Mis flujos de trabajo.• En la vista estándar: seleccione Herramientas→Flujo de trabajo→Mis flujos de

trabajo.La utilidadWorkflow Reporting muestra todos los flujos de trabajo del repositorio.Puede filtrar u ordenar esta lista para aislar algunos flujos de trabajo que desee ver. Porejemplo, para agrupar sus flujos de trabajo, puede ordenar esta lista por la columnaSupervisor.

Para ver todos los flujos de trabajo del repositorio:

1. En la vista estándar, seleccione Herramientas→Flujo de trabajo→WorkflowReporting.

2. Para elegir qué datos se muestran, elija filtros de las listas desplegables.En la lista desplegable situada en la parte derecha de la página, elija de entre lossiguientes filtros de estado:• Mostrar sólo flujos de trabajo en ejecución

Esta es la configuración predeterminada. Este filtro muestra sólo los flujos detrabajo que se encuentran actualmente activos y en ejecución en el repositorio.

• Mostrar flujos de trabajo en ejecución y completados

Este filtro muestra todos los flujos de trabajo del repositorio completados y enejecución.

• Mostrar sólo flujos de trabajo completados

Este filtro muestra sólo los flujos de trabajo que se hayan terminado ocompletado.

Modificar la visualización de WorkflowReporting

Mediante este procedimiento se determina cómo las columnas muestran la informaciónen Workflow Reporting.

Para modificar la configuración de visualización de Workflow Reporting:


2. Seleccione Editar informe de flujo de trabajo.

3. Para agregar una columna a la lista Orden de visualización, seleccione un título decolumna en la lista Propiedad y haga clic en Agregar.



4. Para quitar una columna de la lista Orden de visualización, seleccione la columna yhaga clic en Quitar.

5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una columna yhaga clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo.

6. Para establecer el ancho de las columnas, seleccione el título de una columna y sigauno de estos procedimientos:• Para definir el ancho de la columna de forma manual, marque el botón de opción

Caracteres e indique el número de caracteres de ancho que desea que tengala columna.

• Para que el ancho de las columnas se ajuste automáticamente al título de cadacolumna, marque el botón de opción Ajustar automáticamente tamaño alcontenido.

7. Para ver las opciones de ordenación, haga clic enMás.

8. Para ordenar por columnas, seleccione una primera, segunda y tercera columna enlas listas desplegables de ordenación. Las propiedades de las listas desplegables deordenación coinciden con las propiedades de la lista Propiedad.Para ordenar por columnas determinadas o bien para no ordenar por ningunacolumna, elija los campos vacíos de las listas de ordenación. De formapredeterminada, se ordena por Versión actual.

9. Para cada lista desplegable de ordenación, seleccione las opciones Ascendente oDescendente situadas junto a dichas listas.


Nota: Para restablecer la configuración de visualización original, haga clic enRestablecer.

Ver detalles de flujos de trabajoEn la vista Detalles se muestra la información sobre las tareas de flujo de trabajo yarchivos anexos. Proporciona filtros de visualización que permiten refinar la informacióny obtener niveles de detalle más amplios o específicos.

Para consultar los detalles del flujo de trabajo:


2. Seleccione un flujo de trabajo.

3. SeleccioneMostrar→Detalles.

4. Para elegir qué información mostrar, seleccione un filtro en la lista desplegable dela parte derecha de la página.



Ver eventos de auditoríaEn la vista Audit Events se muestran detalles de auditoría de los flujos de trabajo cuyosindicadores de eventos de auditoría se estaban diseñando en Workflow Manager y de losdocumentos cuyos indicadores de auditoría estaban en Documentum Administrator.Puede establecer indicadores de auditoría en los flujos de trabajo y documentos pararealizar el seguimiento de eventos de flujos de trabajo. Para obtener una lista completade todos los eventos de auditoría disponibles e información sobre la configuración deindicadores de auditoría, consulte la documentación de Workflow Manager (para flujosde trabajo) y Documentum Administrator (para documentos).

Para ver detalles de eventos de auditoría:


2. Seleccione un flujo de trabajo.

3. Seleccione Ver→Audit Events (Eventos de comprobación).

Ver flujos de trabajo a través de WorkflowManager

Este procedimiento explica cómo mostrar un flujo de trabajo a través de WorkflowManager.

Para ver un flujo de trabajo a través de Workflow Manager:

1. En la vista estándar, seleccione Herramientas→Flujo de trabajo→Mis flujos detrabajo.

2. Seleccione el flujo de trabajo.

3. Seleccione Archivo→Mostrar.Se abriráWorkflow Manager y mostrará el flujo de trabajo.

Guardar información de flujos de trabajoPuede guardar información de un flujo de trabajo como una hoja de Microsoft Excelen el sistema de archivos local.

Para guardar la información de flujo de trabajo:


2. Haga clic en Guardar informe.



3. En el campo Nombre de archivo, escriba un nombre para la información que estáguardando.

4. Elija una ubicación para guardar el archivo.

5. Haga clic en Guardar.Excel se inicia y la información de flujo de trabajo se guarda en una hoja de cálculode Excel.

Pausar un flujo de trabajoAl pausar un flujo de trabajo, éste se detendrá temporalmente pero a la espera de serreanudado. Podría, por ejemplo, pausar un flujo de trabajo para modificar la plantilla.Una vez que los cambios se completen, podrá reanudar el flujo de trabajo, que continuarádesde el punto exacto en el que se pausó.

Para pausar flujos de trabajo mediante la lista Mis flujos de trabajo:



trabajo.2. Siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic en Pausar junto al flujo de trabajo que desee pausar.• En la vista estándar: seleccione los flujos de trabajo que desee pausar. A

continuación, seleccione Herramientas →Flujo de trabajo→Pausar.3. Se le pedirá que confirme que desea detener el flujo de trabajo. Haga clic en Aceptar.

Para pausar un flujo de trabajo mediante Workflow Reporting:



3. Seleccione Herramientas→Flujo de trabajo→Pausar.

Reanudar un flujo de trabajo pausadoAl reanudar un flujo de trabajo pausado, éste se inicia desde donde se dejó.

Nota: Los flujos de trabajo pausados pueden reanudarse, pero no los terminados.

Para reanudar un flujo de trabajo pausado mediante la lista Mis flujos de trabajo:


Mis flujos de trabajo.



• En la vista estándar: seleccione Herramientas→Flujo de trabajo→Mis flujos detrabajo.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Reanudar.• En la vista estándar: marque las casillas de verificación correspondientes

a los flujos de trabajo que desee reanudar. A continuación, seleccioneHerramientas→Flujo de trabajo→Reanudar.

3. Cuando se le pida que confirme la reanudación, haga clic en Aceptar.

Para reanudar un flujo de trabajo pausado mediante Workflow Reporting:



3. Seleccione Herramientas→Flujo de trabajo→Reanudar.

Terminar un flujo de trabajoPuede terminar un flujo de trabajo en cualquier punto de su progreso. Un flujo de trabajoterminado no puede reiniciarse.

Para terminar un flujo de trabajo mediante la lista Mis flujos de trabajo:



trabajo.2. Siga uno de estos procedimientos:

• En la vista optimizada: haga clic en Anular.• En la vista estándar: marque las casillas de verificación correspondientes a los

flujos de trabajo que desee terminar. A continuación, seleccione Herramientas→Flujo de trabajo→Detener.

3. En la página Anular flujo de trabajo, asegúrese de que la casilla El flujo de trabajoanulado se eliminará esté marcada. Esto asegura que el flujo de trabajo terminado seelimina automáticamente de la lista de flujos de trabajo.


Para terminar un flujo de trabajo mediante Workflow Reporting:



3. Seleccione Herramientas→Flujo de trabajo→Finalizar.



Procesar tareas fallidasSi una tarea automática falla, el supervisor del flujo de trabajo recibe un aviso en suBandeja de entrada. El supervisor puede seguir uno de estos procedimientos:• Volver a intentar ejecutar tareas fallidas, página 229• Completar tareas fallidas, página 229

Volver a intentar ejecutar tareas fallidas

Este procedimiento describe cómo se reintenta una tarea automática que ha fallado.

Para reintentar una tarea automática fallida:

1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida.

2. Haga clic en Volver a ejecutar.


Completar tareas fallidas

Este procedimiento describe cómo completar una tarea automática fallida.

Para completar una tarea automática fallida:

1. Si aún no lo ha hecho, acceda a la página Task Manager correspondiente a la tareaautomática fallida que desee completar.

2. Haga clic en Completar.


Crear plantillas de flujo de trabajoEste procedimiento explica cómo se abre Workflow Manager desde Digital AssetManager. Una vez que abra Workflow Manager, use los archivos de ayuda de esaaplicación para obtener instrucciones más detalladas sobre la creación de plantillasde flujo de trabajo.

Para crear una plantilla de flujo de trabajo:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Nueva plantilla de flujo de trabajo.• En la vista estándar: seleccione Archivo→Nuevo→Plantilla de flujo de trabajo.

2. Se abriráWorkflow Manager. Si precisa más información sobre la creación deplantillas de flujo de trabajo, abra la ayuda de Workflow Manager.



Editar conjuntos de alias en flujos de trabajoPuede cambiar los valores y descripciones de alias de los flujos de trabajo. Para efectuarcambios, debe ser el propietario del conjunto de alias o bien tener privilegios deadministrador o superusuario. Alias Set Editor sólo está disponible para flujos de trabajoque utilicen conjuntos de alias y que tengan los estados En ejecución o Pausado.

No es posible cambiar el nombre ni el tipo de un conjunto de alias. Estas propiedadesno se pueden modificar.

Para mostrar y editar un conjunto de alias:


2. SeleccioneMostrar→Detalles.

3. SeleccioneMostrar→Conjunto de alias.

4. Seleccione un alias y haga clic en Editar.

5. En la lista desplegable Valor, seleccione un usuario o grupo como valor del alias.

6. En el campo Descripción, introduzca una descripción del alias.


Cambiar Workflow SupervisorPara cambiar el supervisor del flujo de trabajo:



3. Seleccione Cambiar supervisor.

4. Elija Todos los usuarios o seleccione el grupo al que pertenece el nuevo supervisor.

5. Seleccione el usuario que será el nuevo supervisor del flujo de trabajo.



Capítulo 22Gestionar colas de trabajos

En esta sección se describen los siguientes temas:• Información general sobre las colas de trabajos, página 231• Crear categorías de colas, página 232• Crear o modificar políticas de colas, página 233• Crear colas de trabajos, página 234• Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 234• Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos, página 235• Actualizar perfiles de usuarios en colas de trabajos, página 235• Ver colas de trabajos, página 235• Ver tareas asignadas en colas de trabajos, página 236• Reasignar tareas a otros usuarios, página 236• Suspender tareas de colas de trabajos, página 236• Quitar la suspensión de tareas, página 237• Visualización de la carga de trabajo de un usuario, página 237

Información general sobre las colas de trabajosUna cola de trabajo guarda las tareas que van a realizar los usuarios disponibles de undeterminado grupo de usuarios. Cuando un usuario está listo para una tarea nueva,el usuario solicita la tarea. Digital Asset Manager asigna al usuario la siguiente tareacompleta de mayor prioridad entre todas las colas de trabajo a las que pertenece elusuario.

Digital Asset Manager asigna las tareas a los usuarios basándose en criterios deprioridad. Los supervisores de colas controlan las colas y reciben notificaciones si elnúmero de tareas de la cola alcanza el límite máximo establecido para la cola.

Si el usuario es un supervisor, puede crear distintas colas de trabajo con fines diversos,organizar colas de trabajo utilizando categorías de colas de trabajo y gestionar las cargasde trabajo de los usuarios reasignando y suspendiendo tareas.

El acceso a las colas se realiza desde la vista estándar. La supervisión se realiza desde elnodo Supervisión de colas de trabajos y la gestión, desde el nodo Administración decolas de trabajos.


Gestionar colas de trabajos

Figura 22–1. Acceso a las colas de trabajo

El nodo de gestión de colas de trabajo incluye lo siguiente:• Colas de trabajos: contiene las colas de trabajos organizadas por categorías.• políticas de colas de trabajo: Contiene la lógica de gestión que utiliza una cola de

trabajo, incluyendo la configuración de los umbrales.• Perfiles de documentos de colas de trabajo: Define una única política de cola de

trabajo para una combinación de cola de trabajo y tipo de objeto.Para acceder a las colas, debe pertenecer a uno de los roles siguientes:• queue_admin: crea y gestiona colas de trabajos y sus políticas.• queue_manager: supervisa las colas de trabajos y asigna los usuarios que trabajarán

en elementos de la cola.• queue_processor: trabaja en elementos de una o más colas de trabajos.• process_report_admin: ejecuta informes históricos de flujos de trabajos.

Crear categorías de colasSi su rol es el de queue_admin., puede crear categorías en las que organizar sus colasde trabajo.

Para crear una categoría de colas:

1. En la vista estándar, desplácese hasta Administración / Administración de colasde trabajos / Colas de trabajos.

2. Si desea que la nueva categoría se anide en una categoría existente, desplácese hastadicha categoría.

3. Seleccione Archivo→Nuevo→Categoría de trabajo.

4. Escriba el nombre de la nueva categoría.

5. Si lo desea, introduzca una descripción para la nueva categoría.




Crear o modificar políticas de colasSi su rol es el de queue_admin., puede crear o modificar políticas de colas.

Para crear o modificar una política de cola de trabajos:

1. En el panel izquierdo de la vista estándar, desplácese hasta Administración /Administración de colas de trabajos / Políticas de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la categoría en la que desea ubicar una nueva política o editaruna política existente.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear una nueva política, seleccione Archivo→Nuevo→Política de la cola

de trabajos.• Para editar una política existente, selecciónela y, a continuación, seleccione

Archivo→Editar.4. Introduzca la siguiente información:

• Umbral:

Al alcanzar este número de tareas se envían notificaciones al grupo de gestoresde colas, lo cual permite a éstos saber que el número de tareas en cola es alto. Elgrupo de gestores de colas se especifica en la definición de cola.

• Prioridad máxima:

Cuando una tarea de la cola de trabajo alcanza este nivel, se envían notificacionesal grupo de gestores de colas, lo cual permite a éstos saber que hay una tareaimportante de la que nadie se está ocupando.

• Prioridad inicial:

Se trata del nivel de importancia que se le asigna a una nueva tarea creadacuando la cola de trabajo utiliza esta política.

• Prioridad de incremento:

Se trata de un valor mediante el cual se incrementa el nivel de prioridadde las tareas que todavía están en cola cada vez que se ejecuta el trabajodm_QmPriorityAging.

• Comprobación del porcentaje de calidad:

El porcentaje utilizado para decidir de forma aleatoria si el elemento de trabajodebe ser probado o verificado.




Crear colas de trabajosPara crear una cola de trabajos:


2. Desplácese hasta la categoría en la que desea ubicar la nueva cola de trabajos.

3. Seleccione Archivo→Nuevo→Cola de trabajos.

4. Escriba el nombre de la nueva cola de trabajos.

5. Si lo desea, introduzca una descripción para la nueva cola de trabajos.

6. De forma predeterminada, se le designará gestor de cola. Para cambiar el gestor dela cola, haga clic en la opción Editar situada junto a Queue Manager, seleccione otrousuario y haga clic en Aceptar.


8. De forma predeterminada, la nueva cola de trabajos se colocará en la categoría actual.Para colocar la cola de trabajo en otra categoría, deberá utilizar el portapapeles. Paracolocar la cola de trabajo en otra categoría, siga este procedimiento:

a. Seleccione la cola de trabajo.

b. Seleccione Editar → Agregar al Portapapeles.

c. Desplácese hasta la categoría en la que desea colocar la cola de trabajo (y lacategoría de cola de trabajo).

d. Seleccione Editar→Mover aquí.

Agregar usuarios o grupos a colas de trabajosSi su rol es el de queue_admin. o el de queue_manager, puede asignar usuarios ygrupos a una cola.

Para agregar un usuario o grupo a una cola de trabajos:

1. Desplácese hasta la cola de trabajos (consulte Ver colas de trabajos, página 235).

2. Haga clic en la cola de trabajos.

3. Seleccione Archivo→Agregar miembro a la cola de trabajos.

4. En la página de selección, elija el usuario y haga clic en Aceptar.

5. Escriba la información del usuario y haga clic en Terminar.



Quitar usuarios o grupos de colas de trabajosSi su rol es el de queue_admin. o el de queue_manager, puede quitar a un usuarioo grupo de una cola de trabajo.

Para eliminar un usuario o grupo de una cola de trabajos:



3. Seleccione el usuario o grupo que desea eliminar de la cola de trabajos.

4. Seleccione Archivo→Quitar de la cola de trabajos.

5. Haga clic en Continuar.


Actualizar perfiles de usuarios en colas detrabajos

Si su rol es el de queue_admin. o el de queue_manager, puede actualizar un perfil deusuario.

Para actualizar el perfil de un usuario:



3. Seleccione un usuario o grupo.

4. SeleccioneMostrar→Propiedades→Perfil.

5. Para cambiar el nivel de habilidad de un usuario en una determinada categoría decolas de trabajos, seleccione el nivel de habilidad en la lista desplegable que aparecejunto a la categoría de colas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Ver colas de trabajosSi su rol es el de queue_admin. o el de queue_manager, puede visualizar colas de trabajo.Las colas de trabajo se organizan en categorías en el nodo Colas de trabajo. Una vezlocalizada la cola de trabajos, puede ver los usuarios, el umbral, el nivel de prioridad ycualquier otra información relacionada con ella.

Para ver una cola de trabajos:


2. Desplácese por las categorías hasta encontrar la cola de trabajos que desea.



3. Para seleccionar si desea ver todas las colas o únicamente las colas de las que esgestor, utilice el menú desplegable situado en la esquina superior derecha de lapágina.

4. Para ver las cargas de trabajo o las tareas que están a la espera de ser procesadas,seleccione una cola de trabajo y, a continuación, seleccione Herramientas→Gestiónde colas de trabajo→Carga de trabajo.

5. Para ver el número de usuarios de una cola, haga clic en Usuarios activos.

Ver tareas asignadas en colas de trabajosSi su rol es el de queue_admin. o el de queue_manager, puede visualizar las tareasasignadas a un usuario o a un grupo.

Para ver la carga de trabajo de un usuario o grupo:


2. Haga clic en Usuarios activos.

3. Para ver la carga de trabajo, seleccione el usuario o grupo y haga clic en Carga detrabajo situado sobre la barra de menús.

Reasignar tareas a otros usuariosSi su rol es el de queue_admin. o el de queue_manager, puede reasignar una tarea deuna cola de trabajo de un usuario a otro.

Para delegar trabajos:



3. Seleccione la tarea.

4. Seleccione Herramientas→Gestión de colas de trabajo→Reasignar.Nota: Esta acción está disponible también como botón en elAdministrador de tareas.

5. En la página de selección, elija el usuario al que desea reasignar la tarea.


Suspender tareas de colas de trabajosSi su rol es el de queue_admin o el de queue_manager, puede suspender una tarea yespecificar la forma en la que debe permanecer suspendida. Digital Asset Managerreanuda la tarea de forma automática una vez transcurrido el tiempo especificado.



Para suspender una tarea de una cola de trabajos:

1. En la vista estándar, desplácese hasta Administración / Supervisión de colas detrabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos.


4. Marque las casillas de verificación de las tareas que desee seleccionar.

5. Seleccione Herramientas→Gestión de colas de trabajo→Suspender.Nota: Esta acción está disponible también como botón en elAdministrador de tareas.

6. Introduzca la fecha y hora a la que desee que Digital Asset Manager reanude latarea automáticamente.

Quitar la suspensión de tareasSi su rol es el de queue_admin. o el de queue_manager, puede quitar la suspensión deuna tarea suspendida de la cola de trabajo.

Para quitar la suspensión de una tarea:

1. En la vista estándar, desplácese hasta Administración / Supervisión de colas detrabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos.


4. Seleccione una o más tareas suspendidas marcando sus casillas de verificacióncorrespondientes.

5. Seleccione Herramientas→Gestión de colas de trabajo→Quitar suspensión.Nota: Esta acción está disponible también como botón en elAdministrador de tareas.

Visualización de la carga de trabajo de unusuario

Si su rol es el de queue_admin. o el de queue_manager, puede hacer que un usuario estéo no disponible para tareas de colas de trabajo.

Para ver la carga de trabajo de un usuario o grupo:

1. Desplácese hasta la cola de trabajos en la que esté incluido el usuario (consulte Vercolas de trabajos, página 235).


3. Seleccione el usuario o grupo.



4. Seleccione Herramientas→Gestión de colas de trabajo→Mostrar carga de trabajo.


Capítulo 23Gestionar ciclos de vida

En este capítulo se describe lo siguiente:• Información general sobre los ciclos de vida, página 239• Promover elementos, página 240• Devolver elementos al estado anterior, página 241• Asignar ciclos de vida, página 241• Quitar ciclos de vida, página 242• Suspender elementos, página 242• Reanudar elementos suspendidos, página 243

Información general sobre los ciclos de vidaLos ciclos de vida determinan las distintas fases por las que pasa un archivo al sercreado, editado, aprobado y, si procede, retirado. Por ejemplo, un empleado podría crearun formulario de recursos humanos, otro podría repasarlo y enviarlo para revisión y untercero podría dar la aprobación necesaria para que el archivo estuviera disponible paratodos los empleados. El ciclo de vida determina en qué fase se encuentra el archivo encada punto del proceso. Todos los archivos del repositorio tienen un ciclo de vida.

Digital Asset Manager asigna automáticamente un ciclo de vida cuando se crea elarchivo y, a continuación, le asigna el primer estado de dicho ciclo de vida. Es posiblepromover archivos o devolverlos al estado anterior manualmente, o bien Digital AssetManager puede hacerlo automáticamente. El ciclo de vida determina qué condicionesdeben cumplirse para que se produzca el avance automático. Según la aplicación WDK,también es posible devolver los elementos a un estado anterior del ciclo de vida.

Un ciclo de vida básico de Digital Asset Manager consta de los siguientes estados:• Inicio

Por motivos de inicialización, Digital Asset Manager sitúa en el estado Iniciar elcontenido que se haya creado por primera vez o del que se haya creado una nuevaversión y, a continuación, lo promueve automáticamente al estado Trabajo en curso.

• Trabajo en curso

El estado Trabajo en curso se utiliza para el contenido que se considera borradoro que está en fase de revisión.


Gestionar ciclos de vida

• En prueba

Cuando el contenido está completo y listo para ser probado, un usuario o un flujo detrabajo lo promueven al estado En prueba. De forma predeterminada, Digital AssetManager no permite cambiar un elemento si su estado del ciclo de vida es En pruebao posterior. Por ejemplo, no puede editar el contenido del elemento, cambiar suubicación ni modificar sus propiedades. Sin embargo, los administradores puedendefinir una opción del sistema para que esta limitación no afecte a los usuarios condeterminados niveles de permiso.

Ejemplo 23–1. Funcionamiento de los ciclos de vidaEn este ejemplo, una compañía de seguros está creando un formulario de reclamación.Este formulario de reclamación se desarrolla en las siguientes fases:• Un abogado lo redacta.• Los adaptadores de reclamaciones y los representantes del servicio al consumidor lo

revisan.• Un director lo aprueba para su uso.• El formulario entra en vigor.• Un abogado lo corrige para ajustarlo a posibles cambios en la ley o en los

procedimientos internos.• Un director vuelve a aprobar su uso.• En caso de quedar obsoleto, se retira.Los administradores diseñan los ciclos de vida. En un ciclo de vida, el primer estadose denomina estado original. El ciclo de vida se mueve paso a paso a través de lasfases, llamadas fases por pasos, hacia adelante o hacia atrás, hasta completar el ciclo. Elúltimo estado se denomina estado terminal. El formulario de reclamación podría estarcompuesto por los siguientes estados: Borrador, Revisado, Aprobado, En uso, Corregido,Aprobación definitiva y Retirado. De este modo, movería el archivo a través de losdistintos estados a medida que éste fuera cambiando de estado.

Promover elementosLa acción de promover un elemento consiste en hacer que éste avance hasta el siguienteestado del ciclo de vida. Al promover un elemento, Digital Asset Manager comprueba siéste está enlazado con otros elementos que sean candidatos a promoción. En función desu aplicación WDK, se le pedirá que promueva también esos elementos, o los elementosse promoverán automáticamente si hay un tipo de relación que lo especifique.

Si es el propietario del elemento o un superusuario, sólo necesitará tener permisoEscribir sobre el elemento para poder promoverlo. Si no es el propietario del elementoni un superusuario, deberá tener los permisos Escribir y Cambiar estado para poderpromoverlo.

Nota: Esta operación no está disponible para objetos de referencia o externos.

Para promover elementos al siguiente estado del ciclo de vida:

1. Desplácese hasta los elementos en el repositorio.



2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Documento→Promover.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A

continuación, seleccione Herramientas→Ciclo de vida→Promover.

Nota: Si la aplicación WDK admite documentos controlados, el documentocontrolado debe ser la última versión de su rama en promoverse.

Devolver elementos al estado anteriorEsta acción devuelve un elemento al estado anterior del ciclo de vida. Para devolver unelemento al estado anterior, debe tener el permiso Cambiar estado sobre dicho elemento.


Para devolver un elemento al estado anterior:

1. Desplácese hasta el elemento en el repositorio.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Documento→Volver al estado

anterior.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación del archivo. A continuación,

seleccione Herramientas→Ciclo de vida→Volver al estado anterior.3. Haga clic en Volver al estado anterior.

Asignar ciclos de vidaSi la aplicación WDK admite la asignación manual, puede asignar manualmente unciclo de vida si dispone de permisos de nivel de administrador o programador. Tal vezdesee asignar un ciclo de vida manualmente para admitir estados nuevos o diferentes.Por ejemplo, supongamos que tiene un ciclo de vida con cuatro estados: Iniciar, Trabajoen curso, En prueba y Aprobado. Supongamos también que un usuario registra unanota de prensa con ese ciclo de vida. No obstante, esta nota de prensa en concretodebe ser revisada por la dirección antes de enviarla al estado En prueba, por lo que sele debe aplicar un ciclo de vida distinto. Un administrador puede aplicar un ciclo devida diferente.

Para asignar un ciclo de vida a un objeto, debe tener al menos permiso Escribir sobre elobjeto. Si va a anexar el elemento a un ciclo de vida o sustituir un ciclo de vida, debetener al menos permiso Relacionar sobre el ciclo de vida.

Al asignar un ciclo de vida a un archivo, también puede elegir un conjunto de aliaspara asociarlo al archivo y al ciclo de vida. El conjunto de alias puede identificar a losindividuos que revisan y promueven los archivos o, dependiendo de la aplicaciónWDK, a los que los devuelven a un estado anterior. Los conjuntos de alias tambiénpueden especificar conjuntos de permisos y ubicaciones del repositorio. Consulte con el



administrador del repositorio si desea obtener información específica sobre los conjuntosde alias disponibles en su instalación.

Al definir el ciclo de vida de una plantilla, tenga en cuenta que éste se asignará a todoslos archivos que se creen a partir de dicha plantilla. El nuevo ciclo de vida no afectará alos archivos que ya se hayan creado.


Para asignar un ciclo de vida:

1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Documento→Aplicar ciclo de vida.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A

continuación, seleccione Herramientas→Ciclo de vida→Aplicar.3. Seleccione un ciclo de vida.


Quitar ciclos de vidaDebe tener al menos permiso Escribir sobre un elemento para poder quitarle un ciclo devida. Si va a sustituir un ciclo de vida, debe tener al menos permiso Relacionar sobre elnuevo ciclo de vida.


Nota: Esta operación no está disponible en algunas aplicaciones WDK.

Para quitar un ciclo de vida:


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Documento→Separar ciclo de vida.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación del archivo. A

continuación, seleccione Herramientas→Ciclo de vida→Quitar.

Suspender elementosAl suspender un elemento temporalmente, se detiene el progreso del ciclo de vida. Porejemplo, los cambios en la política de una compañía podrían suponer que un archivoaprobado tuviera que ser retirado temporalmente.

Para suspender un elemento, debe tener el permiso Cambiar estado sobre dichoelemento. No es posible suspender un elemento cuyo tipo de estado sea normal, sinningún estado de excepción, o si el elemento está ya suspendido.




Para suspender un elemento del estado actual del ciclo de vida:


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Documento→Suspender ciclo de

vida.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación del archivo. A

continuación, seleccione Herramientas→Ciclo de vida→Suspender.3. Haga clic en Suspender.

Reanudar elementos suspendidosLa reanudación permite que continúe el progreso de un ciclo de vida suspendido.

Sólo el supervisor del flujo de trabajo o un usuario con privilegios de administrador delsistema o superusuario pueden reanudar un flujo de trabajo detenido, una actividadpausada o un elemento de trabajo. Para reanudar un elemento, debe tener el permisoCambiar estado sobre dicho elemento.


Para reanudar un elemento suspendido:


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Documento→Reanudar ciclo de vida.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación del archivo. A

continuación, seleccione Herramientas→Ciclo de vida→Reanudar.3. Haga clic en Reanudar.


Capítulo 24Gestión de plantillas de documentos

En este capítulo se describe la forma de trabajar con plantillas de documentos. Asimismo, se incluyenlos siguientes temas:• Plantillas, página 245• Crear plantillas, página 246

PlantillasLas plantillas son modelos de documentos que el administrador configura en elrepositorio. Las plantillas facilitan la creación de documentos que se ajustan a undiseño o estilo particular o que tienen unas propiedades de documento específicas.Todos los documentos creados directamente en un repositorio deben originarse a partirde plantillas.

Si la nueva plantilla se crea a partir de otra existente, inicialmente tendrá el mismocontenido que ésta, además del mismo título, autor y palabras clave. La nueva plantillatambién heredará el ciclo de vida y el estado del documento de la primera plantilla. Laspropiedades y los permisos de la plantilla serán, de manera predeterminada, los mismosque los de la plantilla copiada, a menos que ésta tenga un permiso de usuario del quecarezca el usuario actual.

Si el nuevo documento se crea a partir de una plantilla, inicialmente tendrá el mismocontenido que ésta, además del mismo título, autor y palabras clave. El documentotambién hereda el ciclo de vida y el estado del documento de la plantilla. Las propiedadesy los permisos del documento serán, de manera predeterminada, los mismos que los dela plantilla, a menos que la plantilla tenga un permiso de usuario del que no disponga elusuario actual o que el repositorio tenga activada la seguridad de carpeta. Si la seguridadde carpeta está activada, el documento heredará los permisos de la carpeta.

Para cambiar el propietario del documento, haga clic en el campo Propietario y escribaun nuevo nombre de propietario. Sólo los superusuarios o los usuarios con permisosextendidos de Cambiar propietario podrán cambiar el propietario de un archivador, unacarpeta o un documento. Sólo los superusuarios o los usuarios con permisos extendidosde Cambiar propietario podrán cambiar el propietario de los archivadores, carpetas,documentos o plantillas.


Gestión de plantillas de documentos

Crear plantillasEn este tema se describe la forma de crear plantillas de documentos.

Para crear una plantilla:

1. En el panel izquierdo de la vista estándar, desplácese hasta Administración /Plantillas.

2. En el menú Archivo, seleccione Nuevo→Documento y, a continuación, seleccione eltipo de plantilla. Si no se ofrece ningún tipo de plantilla, seleccione Otros.

3. En el campo Nombre, escriba un nombre para la plantilla.

4. En la lista desplegable Tipo, seleccione un tipo de documento.

5. En la lista desplegable Formato, seleccione un formato de documento. Si desea crearuna plantilla sin contenido, seleccione Ninguno.

6. En la lista desplegable Plantilla, seleccione la plantilla en la que desee basarse.

7. Haga clic en Nuevo.

8. Use la aplicación de modificación para introducir o modificar el contenido de laplantilla. Guarde el contenido y salga de la aplicación de modificación.

9. Registre la plantilla en un repositorio.


Capítulo 25Gestionar conjuntos de permisos

En este apartado se describen procedimientos comunes utilizados para gestionar conjuntos depermisos. En esta sección se describen los siguientes temas:• Información general de permisos, página 247• Localizar conjuntos de permisos, página 253• Ver dónde se utilizan los conjuntos de permisos, página 253• Ver o editar conjuntos de permisos, página 254• Crear conjuntos de permisos, página 256• Establecer permisos para un objeto, página 258• Agregar o eliminar usuarios de conjuntos de permisos, página 259• Eliminar conjuntos de permisos, página 262

Información general de permisosEsta sección consta de los siguientes temas:• Permisos, página 247• Seguridad de carpeta, página 250• Permisos extendidos, página 251• Entradas adicionales de control de acceso, página 251• Conjuntos de alias predeterminados, página 253

Permisos

Los conjuntos de permisos (también conocidos como LCA o listas de control de acceso)especifican el acceso que tiene cada usuario a un elemento determinado del repositorio,como un archivo o carpeta. El propietario de los elementos del repositorio asigna a cadauno de ellos un conjunto de permisos. El conjunto de permisos define los permisos delámbito de los objetos que se aplican a un objeto.

En el conjunto de permisos, los permisos se definen en un conjunto de entradas de controlde acceso. Cada entrada define el permiso del ámbito de los objetos proporcionado aun usuario o grupo. Los permisos determinan las operaciones (como leer, editar, crear


Gestionar conjuntos de permisos

una nueva versión o eliminar) que los usuarios pueden realizar en un documento u otroobjeto del repositorio asociado a un conjunto de permisos. Hay siete niveles de accesoposibles. Cada nivel de acceso incluye las capacidades de los niveles precedentes. Losniveles de acceso se enumeran en la Tabla 25–1, página 249.

Además de los siete niveles de acceso básicos, hay cinco niveles de permisos extendidos(Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación, Cambiar estado, Cambiar permiso yCambiar propiedad). Si precisa más información sobre los permisos extendidos, consultePermisos extendidos, página 251.

A cada usuario se le asigna un conjunto de permisos predeterminado. Cuando unusuario crea un elemento, el repositorio asigna el conjunto de permisos predeterminadodel usuario al elemento. Por ejemplo, si el conjunto de permisos predeterminado delusuario concede a todos los miembros del departamento el permiso Escribir y al resto deusuarios el permiso Leer, éstos serán los niveles de acceso que se asignen al elemento.

Puede cambiar los niveles de acceso de un elemento cambiando el conjunto de permisosde dicho elemento. Para ello, debe ser el propietario del elemento (normalmente, elpropietario es el usuario que lo creó) o tener privilegios de superusuario sobre elrepositorio del elemento.

Al modificar un conjunto de permisos, éste se guardará como un conjunto de permisosasignado al usuario. Dicho usuario podrá entonces aplicar el conjunto de permisos aotros elementos del repositorio.

En repositorios de las versiones 5.3 y posteriores en los que Trusted Content Services estáhabilitado, hay disponibles otras entradas de control de acceso, incluidas las restriccionesde acceso y las restricciones extendidas, los grupos requeridos y los conjuntos de gruposrequeridos, los permisos de aplicación y las restricciones de aplicación.

Si precisa más información sobre conjuntos de permisos, consulte la sección sobreseguridad de la guía Content Server Administrator’s Guide (Guía del administrador deContent Server).

La capacidad para editar conjuntos de permisos depende de los privilegios de usuario enel repositorio:• Si dispone del privilegio Superusuario, puede modificar cualquier conjunto de

permisos del repositorio. Podrá designar a cualquier usuario del repositorio comoel propietario de un conjunto de permisos, así como cambiar el propietario de unconjunto de permisos. Este permiso se suele asignar al administrador del repositorio.

• Si dispone del privilegio Sysadmin (Administrador del sistema), puede modificarcualquier conjunto de permisos del que sea propietario o que pertenezca alpropietario del repositorio. Podrá designarse a sí mismo o al propietario delrepositorio como el propietario del conjunto de permisos que haya creado, asícomo cambiar la propiedad del conjunto de permisos a favor del propio usuario odel propietario del repositorio. Este permiso se suele asignar al administrador delrepositorio.

• Si sus privilegios son menores que los indicados, será el propietario del conjunto depermisos que cree. Podrá modificar cualquier conjunto de permisos de su propiedad,pero no podrá cambiar al propietario del conjunto de permisos.

Si designa al propietario del repositorio como propietario de un conjunto de permisos,dicho conjunto se convertirá en un conjunto de permisos del sistema.



Tabla 25–1. Niveles de acceso

Nivel de acceso Qué permite

Ninguno No se permite acceder al elemento.

Examinar Ver las propiedades pero no el contenido del elemento.

Leer Ver el contenido y las propiedades del elemento.

Relacionar Todo lo anterior y agregar anotaciones al elemento.

Versión Todo lo anterior y modificar el contenido del elemento,además de registrar una nueva versión de éste (conun nuevo número de versión). Sin embargo, no sepueden sobrescribir versiones existentes del elemento nimodificar sus propiedades.

Escribir Todo lo anterior y modificar las propiedades delelemento, además de registrar éste como la mismaversión.

Eliminar Todo lo anterior y eliminar elementos.

El acceso a las carpetas y documentos de un repositorio está sujeto a las restricciones deseguridad establecidas en su organización. Los permisos de repositorio determinan elacceso que tiene a cada elemento del repositorio (como archivos, carpetas o archivadores)y controlan su capacidad para realizar determinadas acciones.

Los permisos están determinados por conjuntos de permisos, en los que se enumeranusuarios y grupos de usuarios, así como las acciones que pueden llevar a cabo. Cadaelemento de un repositorio tiene un conjunto de permisos asociado, el cual determinalos usuarios que pueden acceder a dicho elemento. En función de los permisos quetenga, podrá crear nuevos elementos, ejecutar acciones de gestión de archivos (comoimportar, copiar o enlazar archivos) e iniciar procesos (como el envío de archivos aflujos de trabajo).

La seguridad protege la información de cada repositorio mediante permisos de objeto,que controlan el acceso a los archivadores, carpetas, documentos y otros objetos. Lospermisos de objeto determinan qué acciones puede realizar un usuario concreto sobreun objeto específico. Los permisos se pueden agregar, quitar, modificar o reemplazar, eincluso definirse de formas diferentes según los usuarios.

Si un usuario no identifica ningún permiso para un objeto o no elige explícitamente queel objeto no debe tener un permiso predeterminado, Content Server intentará asignaral nuevo objeto un permiso predeterminado. Para determinar el permiso que se ha deasignar como predeterminado, Content Server utiliza el valor del atributo default_acl,en el objeto de configuración del servidor. Este atributo contiene un valor entero querepresenta uno de los tres posibles permisos (LCA): 1, que se corresponde con el conjuntode permisos de la carpeta; 2, con el conjunto de permisos del tipo; o 3, con el conjunto depermisos del usuario. El valor 4 indica que no hay ningún permiso predeterminado. Alinstalar Content Server, el atributo default_acl se define en 3 para el conjunto de permisosdel usuario. Esto significa que, cuando un usuario cree un objeto y no le conceda o asigneexplícitamente permisos, el servidor asignará al nuevo objeto el permiso predeterminadoasociado al objeto dm_user del usuario. Web Publisher DocApp parte de que el valor delatributo default_acl de Content Server está definido como 3.



Puede cambiar el atributo default_acl mediante Documentum Administrator o la IAPI.Si cambia el permiso a 1, el objeto tomará para la seguridad de carpeta los permisosde la carpeta en la que resida, no del ciclo de vida predeterminado. Si precisa másinformación sobre los conjuntos de permisos, consulte la guía Documentum Content ServerAdministrator’s Guide (Guía del administrador de Documentum Content Server).

Seguridad de carpeta

La seguridad de carpeta es un nivel adicional de seguridad que refuerza la seguridadexistente de un repositorio. La implementación de esta opción de seguridad restringeaún más el número de operaciones permitidas en un repositorio. Cuando se hayaactivado la seguridad de carpeta, operaciones tales como copiar o mover documentospueden requerir que tenga permiso de escritura o superior sobre la carpeta parapoder acceder a un objeto. Si precisa información sobre cómo asignar la seguridad decarpeta a un repositorio, consulte la guía Content Server Administrator’s Guide (Guía deladministrador de Content Server).

Si está utilizando Web Publisher y utiliza la seguridad de carpeta en un repositorio, losarchivos de contenido con el estado de trabajo en curso deberán tener el mismo permisoque la carpeta. Para utilizar el mismo permiso que la carpeta, el administrador deberáasegurarse de que el ciclo de vida con el estado Trabajo en curso no aplique ningunaacción LCA definida. Por ejemplo:WIP - lca de carpetaStaging - WP "LCA En prueba predeterminado"Approved - WP "LCA Aprobado predeterminado"

En la tabla siguiente figuran las acciones a las que afecta la seguridad de carpeta.

Tabla 25–2. Permisos exigidos cuando Seguridad de carpeta está activa

Acción Requiere al menos permiso de escritura sobre

Crear un objeto Archivador o carpeta en donde vaya a crear el objeto

Importar archivos o carpeta Archivador o carpeta al que vaya a importar los archivoso carpetas

Mover un objeto El archivador y la carpeta de los que procede el objetoy la carpeta o archivador de destino

Copiar un objeto El archivador o carpeta de destino

Enlazar un objeto El archivador o carpeta de destino

Desenlazar un objeto Archivador o carpeta de los que se desenlaza el objeto

Eliminar una versión de undocumento

La carpeta principal del documento

Eliminar todas las versionesde un documento


Eliminar las versiones noutilizadas de un documento




Pregunte al administrador del repositorio si la seguridad de carpeta está activada enel repositorio.

Permisos extendidos

Los permisos extendidos se utilizan para conceder a usuarios o grupos el permisonecesario para llevar a cabo acciones adicionales, aparte de las permitidas por el nivel deacceso que tengan asignado. Sólo los administradores del sistema y los superusuariospueden otorgar o modificar permisos extendidos.

Tabla 25–3. Permisos extendidos

Permiso extendido Qué permite

Ejecutar procedimiento Los superusuarios pueden cambiar el propietario de unelemento y utilizar la opción Ejecutar procedimientopara ejecutar procedimientos externos sobre ciertos tiposde elemento.

Cambiar ubicación Los usuarios con permiso Cambiar ubicación puedenmover los elementos en el repositorio.

Cambiar estado Los usuarios con permisos Cambiar estado puedencambiar el estado de un elemento que tenga aplicadoun ciclo de vida.

Cambiar permiso Los usuarios con permisos Cambiar permiso puedenmodificar los permisos básicos de un elemento.

Cambiar propiedad Los usuarios con permisos Cambiar propiedad puedencambiar el propietario del elemento.

Entradas adicionales de control de acceso

En Content Server 5.3 y posteriores hay disponibles otras entradas de control de acceso,siempre que Trusted Content Services esté habilitado en el repositorio.

Tabla 25–4. Entradas adicionales de control de acceso

Entrada de control de acceso Efecto de la entrada

Restricción de acceso Una entrada de restricción de acceso quitael derecho al permiso básico del ámbito delos objetos especificado en la entrada. Porejemplo, si un usuario tuviera permisoEliminar como miembro de un grupoconcreto, una restricción de acceso podríalimitar el permiso del usuario al nivelVersión.



Entrada de control de acceso Efecto de la entrada

Restricción extendida Una entrada de restricción extendidaimpide a los usuarios o miembros de ungrupo especificado ejercer los permisosextendidos del ámbito de los objetos quese hayan especificado. Por ejemplo, siun usuario tuviera derechos de Cambiarpermiso como miembro de un grupoconcreto, una restricción extendidaquitaría tal derecho.

Grupo requerido Una entrada de grupo requerido exigeque el usuario que solicite acceso a unobjeto regido por el conjunto de permisossea miembro del grupo identificado enla entrada. Si hay entradas para variosgrupos, el usuario debe ser miembro detodos los grupos para que Content Serverpermita el acceso al objeto.

Conjuntos de grupos requeridos Una entrada de conjunto de gruposrequeridos exige que el usuario quesolicite acceso a un objeto regido por elconjunto de permisos sea miembro almenos de uno de los grupos del conjunto.

Permiso de aplicación Una entrada de permiso de aplicaciónespecifica un nivel de permiso definidopor el usuario que es reconocido por unao más aplicaciones escritas por el usuario.Content Server no reconoce los nivelesde permisos identificados en entradasde permisos de aplicación. La aplicaciónescrita por el usuario debe reconocer yaplicar los permisos de aplicación.

Restricción de aplicación Una entrada de restricción de aplicaciónidentifica a un usuario o grupo que notiene permiso para ejercer los privilegiosasociados con un nivel de permisos deaplicación definido por el usuario. Aligual que ocurría con los permisos deaplicación, Content Server no reconoce lasentradas de restricción de aplicación, quedeben ser controladas por las aplicacionesdefinidas por el usuario que aplican lospermisos de aplicación.



Conjuntos de alias predeterminados

Content Server agrega los siguientes alias predeterminados a un conjunto de permisos:• dm_owner: representa al propietario del conjunto de permisos.• dm_world: representa a todos los usuarios del repositorio.

Localizar conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para localizar conjuntos de permisos.

Para localizar un conjunto de permisos:

1. En el panel izquierdo de la vista estándar, desplácese hasta Administración /Seguridad.

2. Para ver los conjuntos de permisos, seleccione Conjuntos de permisos del usuarioactual en la lista desplegable.

3. Para ver los conjuntos de permisos del sistema, seleccione System Permission Setsen la lista desplegable.

4. Para ver los conjuntos de permisos creados manualmente, seleccione Generadosmanualmente en la lista desplegable.

5. Para ver los conjuntos de permisos creados automáticamente, seleccione Generadosautomáticamente en la lista desplegable.

Ver dónde se utilizan los conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para localizar los objetos que utilizan un conjunto de permisosdeterminado.

Para ver dónde se utiliza un conjunto de permisos:


2. Localice el conjunto de permisos correcto.

3. Seleccione el conjunto de permisos.

4. ElijaMostrar→Pertenencia.Aparecerá una lista de documentos que utilizan el conjunto de permisos.

5. Para ver objetos del sistema o usuarios que utilizan el conjunto de permisos,seleccione ese tipo de objeto en la lista desplegable.



Ver o editar conjuntos de permisosPara ver o editar un conjunto de permisos:


2. Localice el conjunto de permisos que desee ver o editar y, a continuación, siga unode estos procedimientos:

• Haga clic en junto al conjunto de permisos.• Marque la casilla de verificación del conjunto de permisos y, a continuación,

seleccioneMostrar→Propiedades.3. En la ficha Información, edite las propiedades como desee.

4. Haga clic en la ficha Permisos.Digital Asset Manager mostrará la lista de usuarios y grupos a los que el conjuntode permisos ha dado permisos. Por cada usuario o grupo, Digital Asset Managermuestra los permisos y permisos extendidos dados.

5. Para agregar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con TrustedContent Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Grupos requeridos.

b. Seleccione todos los grupos a los que debe pertenecer el usuario.

c. Haga clic en la flecha derecha.


6. Para quitar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con TrustedContent Services habilitado:

a. En la sección Grupos requeridos, seleccione los grupos.

b. Haga clic en Quitar.

7. Para agregar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Conjuntos de grupos requeridos.

b. Seleccione los grupos.



8. Para quitar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. En la sección Conjuntos de grupos requeridos, seleccione los grupos.


9. Para agregar usuarios o grupos (descriptotes de acceso) al conjunto de permisosseleccionado, siga este procedimiento. Tenga en cuenta que debe disponer delos niveles de permiso adecuados para agregar usuarios o grupos al conjunto depermisos:



a. Para agregar usuarios o grupos, haga clic en .

b. Para elegir de entre todos los usuarios o grupos, haga clic en la ficha Todos. Paraelegir de entre los usuarios y grupos utilizados recientemente, haga clic en laficha Utilizados recientemente.

c. Marque las casillas de verificación adyacentes a los grupos o usuarios que deseeagregar y haga clic en Agregar. Tenga en cuenta que para quitar un elementode la lista de elementos seleccionados, debe marcar la casilla de verificacióndel elemento y hacer clic en Quitar.


e. En el área Permisos básicos, seleccione el nivel de acceso.

f. En el área Permisos extendidos, marque las casillas de verificación de lospermisos extendidos que desee agregar.

g. Si ha agregado varios usuarios o grupos, puede hacer clic en Siguiente paraaplicar distintos permisos a cada uno. Cuando haya terminado, haga clic enAceptar.

10. Para editar los niveles de permiso de un usuario o grupo, siga este procedimiento:

a. Marque las casillas de verificación de los usuarios o grupos cuyos permisosdesee editar.

b. Haga clic en .

c. En el área Permiso, seleccione el nivel de acceso.

d. En el área Permisos extendidos, marque las casillas de verificación de lospermisos extendidos que desee agregar.

e. Haga clic en Aceptar.

11. Para agregar restricciones de acceso en un repositorio de la versión 5.3 con la opciónTrusted Content Services activada:


b. Seleccione los usuarios y grupos cuyos derechos se deben restringir.


d. Haga clic en Aceptar.Si hay conflictos de validación, se mostrarán en pantalla junto con las razonesque originan dichos conflictos.• Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar.• Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos

usuarios o grupos.e. Elija el nivel de permiso que se denegará al descriptor de acceso.

f. Elija el nivel de permiso extendido que se denegará al descriptor de acceso.

g. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente descriptor de acceso o en Terminarpara aplicar las mismas restricciones a todos los descriptores de acceso.

12. Para eliminar o editar las restricciones de acceso, seleccione los descriptores deacceso y haga clic en Quitar o en Editar, respectivamente.



13. Para quitar usuarios o grupos, marque las casillas de verificación de dichos usuarioso grupos. Haga clic en


Crear conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para crear conjuntos de permisos.

Para crear conjuntos de permisos:

1. En el panel izquierdo de la vista estándar, desplácese hasta Administración /Seguridad.Se mostrará el primer grupo de conjuntos de permisos.

2. Haga clic en Archivo→Nuevo→Conjunto de permisos.

3. Escriba el nombre del conjunto de permisos.

4. Escriba una descripción del conjunto de permisos.

5. Indique a quién pertenece el conjunto de permisos.• Si está conectado como superusuario o como propietario del repositorio, podrá

cambiar a quién pertenece el conjunto de permisos.• Si está conectado con privilegios de usuario que no sean de superusuario o

propietario del repositorio, será el propietario.6. Seleccione una clase para el conjunto de permisos en la lista desplegable.

• Normal

Conjunto de permisos propiedad de un usuario o grupo del repositorio.Cualquier usuario o grupo del repositorio puede crear un conjunto de permisosNormal.

• Público

Conjunto de permisos propiedad del propietario del repositorio. Sólo unsuperusuario, un administrador del sistema o el propietario del repositoriopueden crear, modificar y eliminar conjuntos de permisos públicos.

7. Haga clic en Siguiente.Se mostrará la página de permisos. Aparecen las entradas de control de accesopredeterminadas:• dm_owner

El propietario del conjunto de permisos.• dm_world

Todos los usuarios del repositorio.8. Para agregar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con Trusted

Content Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Grupos requeridos.

b. Seleccione todos los grupos a los que debe pertenecer el usuario.





9. Para quitar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con TrustedContent Services habilitado:

a. En la sección Grupos requeridos, seleccione los grupos.


10. Para agregar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Conjuntos de grupos requeridos.

b. Seleccione los grupos.



11. Para quitar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. En la sección Conjuntos de grupos requeridos, seleccione los grupos.


12. Para agregar descriptores de acceso (usuarios o grupos) al conjunto de permisos:

a. Haga clic en .


c. Marque las casillas de verificación adyacentes a los grupos o usuarios que deseeagregar y, a continuación, haga clic en Agregar.Tenga en cuenta que para quitar un elemento de la lista de elementosseleccionados, debe marcar la casilla de verificación del elemento y hacer clic enQuitar.




g. Si ha agregado varios usuarios, puede hacer clic en Siguiente para aplicardistintos permisos a cada usuario. En caso contrario,Haga clic en Aceptar.

13. Para editar los niveles de permisos de un usuario o grupo:


b. Haga clic en .

c. En el área Permisos básicos, seleccione el nivel de acceso.






15. Para agregar restricciones de acceso en un repositorio de la versión 5.3 con la opciónTrusted Content Services activada:


b. Seleccione los usuarios y grupos cuyos derechos se deben restringir.


d. Haga clic en Aceptar.Si hay conflictos de validación, se mostrarán en pantalla junto con las razonesque originan dichos conflictos.• Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar.• Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos

usuarios o grupos.e. Elija el nivel de permiso que se denegará al descriptor de acceso.

f. Elija el nivel de permiso extendido que se denegará al descriptor de acceso.

g. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente descriptor de acceso o en Terminarpara aplicar las mismas restricciones a todos los descriptores de acceso.

16. Para eliminar o editar las restricciones de acceso, seleccione los descriptores deacceso y haga clic en Quitar o en Editar, respectivamente.


Establecer permisos para un objetoPara definir los permisos de un objeto:

1. Si todavía no lo ha hecho, desplácese hasta el elemento y abra las propiedades deéste. (Puede abrir las propiedades de varias formas, incluido el hacer clic en .

2. En las propiedades del elemento, seleccione la ficha Permisos.En la parte superior de la página se muestran los permisos del elemento. Lospermisos básicos aparecen en mayúsculas y los extendidos, en minúsculas.En la parte superior de la página también se muestra el conjunto de permisosasignado al elemento. El conjunto de permisos determina los distintos permisosque los usuarios tienen para ese elemento. Si dispone de permiso para ello, puedecambiar el conjunto de permisos que se haya asignado a este elemento. ConsultePaso 3.En la parte inferior de la página se muestran los usuarios y grupos incluidos en elconjunto de permisos, así como los niveles de permiso de cada uno. Si dispone de



permiso para ello, puede editar los usuarios y grupos y sus niveles de permiso.Consulte Paso 4, Paso 5 y Paso 6.

3. Para cambiar el conjunto de permisos asignado a este elemento, haga clic enSeleccionar. En la página de selección, elija un nuevo conjunto de permisos y, acontinuación, haga clic en Aceptar. Si precisa información sobre cómo utilizar lapágina de selección, consulte Elegir elementos en páginas de selección, página 46.

4. Para agregar un usuario o grupo al conjunto de permisos, siga este procedimiento:

a. Haga clic en .


c. Marque las casillas de verificación adyacentes a los grupos o usuarios que deseeagregar y, a continuación, haga clic en Agregar. Tenga en cuenta que para quitarun elemento de la lista de elementos seleccionados, debe marcar la casilla deverificación del elemento y hacer clic en Quitar.




g. Si ha agregado varios usuarios, puede hacer clic en Siguiente para aplicardistintos permisos a cada usuario. En caso contrario,Haga clic en Aceptar.

5. Para editar los niveles de permiso de un usuario o grupo, siga este procedimiento:


b. Haga clic en .

c. En el área Permiso, seleccione el nivel de acceso.




Agregar o eliminar usuarios de conjuntos depermisos

En X de la versión 5.2.5, la misma página permite agregar un usuario a un conjunto depermisos, quitarlo o cambiar los permisos existentes de un usuario. Si precisa ayudasobre los temas siguientes, haga clic en estos enlaces:



• Agregar usuarios a conjuntos de permisos, página 260• Eliminar usuarios de conjuntos de permisos, página 260• Cambiar los permisos asignados a un usuario, página 261

Agregar usuarios a conjuntos de permisos

Siga estas instrucciones para agregar un usuario a un conjunto de permisos.

Para agregar usuarios a un conjunto de permisos existente:


2. Busque el conjunto de permisos que desee modificar.

3. Haga clic en junto al conjunto de permisos.

4. Cambie la descripción o la clase del conjunto de permisos.

5. Haga clic en Permisos.

6. En la sección Descriptotes de acceso, haga clic en el icono Agregar.Se mostrará el primer conjunto de usuarios y grupos del repositorio.

7. Para ver más usuarios, haga clic en las flechas de desplazamiento.

8. Para ver sólo los usuarios o grupos, seleccione respectivamenteMostrar usuarios oMostrar grupos en la lista desplegable.

9. Marque la casilla de verificación situada junto a los nombres de los usuarios o gruposque desee agregar al conjunto de permisos.

10. Haga clic en Agregar.Los nombres se desplazan a la columna Seleccionados.

11. Haga clic en Aceptar para agregar los usuarios y grupos al conjunto de permisos, obien en Cancelar para cancelar la operación.

12. Indique los niveles correctos de permisos básicos y extendidos del primer usuarioque vaya a agregar.

13. Haga clic en Aceptar para aplicar los niveles indicados a todos los usuarios que vayaa agregar, o bien en Siguiente para asignar individualmente los permisos correctos acada usuario.

Eliminar usuarios de conjuntos de permisos

Siga estas instrucciones para eliminar un usuario de un conjunto de permisos.



Para eliminar usuarios de un conjunto de permisos:



3. Haga clic en el icono Información correspondiente al conjunto de permisos.



6. En la sección Descriptores de acceso, marque la casilla de verificación situada junto acada uno de los usuarios que desee eliminar.

7. Haga clic en el icono Quitar.

8. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios o en Cancelar para cancelarlos.

Cambiar los permisos asignados a un usuario

Siga estas instrucciones para cambiar los permisos de un usuario en un conjunto depermisos.

Para cambiar los permisos de un usuario:



3. Haga clic en el icono Información correspondiente al conjunto de permisos.



6. En la sección Descriptotes de acceso, marque la casilla de verificación situada junto alnombre de los usuarios cuyos permisos desee cambiar y haga clic en el icono Editar.

7. Cambie los permisos del primer usuario.

8. Para asignar los mismos permisos a todos los usuarios seleccionados, haga clic enAceptar.

9. Para asignar distintos permisos a cada usuario, haga clic en Siguiente.

10. Cuando haya asignado permisos nuevos al último usuario, haga clic en Aceptar.

11. Haga clic en Aceptar.El conjunto de permisos se guardará.



Eliminar conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para eliminar conjuntos de permisos. No puede eliminarplantillas de conjuntos de permisos con esta aplicación. Para eliminar una plantilla deconjunto de permisos, utilice Application Builder. Si precisa más información, consultela documentación de Application Builder.

Para eliminar conjuntos de permisos:


2. Marque las casillas de verificación de los conjuntos de permisos que desea eliminar.

3. Haga clic en Archivo→Eliminar.Se mostrará una página de confirmación.

4. Haga clic en Aceptar.El conjunto de permisos se eliminará.


Capítulo 26Gestionar usuarios, grupos y roles

En esta sección se describe la gestión de los siguientes elementos:• Usuarios, página 263• Grupos, página 285• Roles, página 294

UsuariosEsta sección contiene información sobre la creación, modificación y eliminación deusuarios de un repositorio.

Para obtener acceso a un repositorio, es necesario que la persona esté definida comousuario en ese repositorio. Si se agrega a alguien como usuario a un repositorio nofederado, no se le concederá acceso a todos los repositorios de la empresa. Es necesarioagregar explícitamente a esa persona a cada repositorio.

En la página Administración/User Management/Usuarios se muestra una lista deusuarios del repositorio actual. Cuando se desplace por primera vez hasta la página, éstaestará en modo de búsqueda. Puede buscar usuarios utilizando el nombre de usuarioen el repositorio, el nombre de SO del usuario (nombre en el sistema operativo) o elgrupo predeterminado.

Haga clic enMostrar todos los usuarios para ver todos los usuarios del repositorio. Losusuarios del repositorio se muestran en el orden en el que se agregaron al repositorio.

Puede ordenar los usuarios si hace clic en cualquiera de los encabezados de columna:• Nombre, el nombre del usuario en el repositorio• Grupo, el grupo predeterminado del usuario• Estado, que indica si el usuario está activo, inactivo, bloqueado o bloqueado e

inactivo• Correo electrónico, la dirección de correo electrónico del usuarioTambién puede pasar a un usuario si escribe las primeras letras del nombre del usuarioen el repositorio en el cuadro Nombre de usuario o si hace clic en la letra por la queempiece el nombre de repositorio del usuario. El nombre de repositorio del usuario noes su nombre de inicio de sesión. Por ejemplo, un usuario que se conecta al repositoriocomo smorena tiene el nombre de repositorio Silvia Morena. Así pues, busque Silvia,no smorena. De forma similar, en repositorios de las versiones 5.3 y posteriores, puede


Gestionar usuarios, grupos y roles

realizar búsquedas escribiendo parte del Nombre de inicio de sesión del usuario, elGrupo predeterminado del usuario o el Dominio de inicio de sesión del usuario. Enrepositorios de las versiones 5.2.x, los cuadros de búsqueda son Nombre de usuario,Nombre de SO de usuario, Grupo predeterminado y Dominio de usuario.

Para buscar usuarios en el repositorio, haga clic en Buscar. En la página de lista deusuarios, también puede hacer clic en Avanzada para utilizar funciones de búsquedaavanzadas.

Para ver más de los diez usuarios predeterminados a la vez, seleccione un númerodistinto en la lista desplegableMostrar elementos.

Para ver la página siguiente de usuarios, haga clic en el botón >. Para ver la páginaanterior de usuarios, haga clic en el botón <. Para pasar a la primera página, haga clic enel botón <<. Para pasar a la última página, haga clic en >>.

Desde esta página, podrá buscar instrucciones para realizar las siguientes tareas:• Localizar usuarios, página 264• Establecer los permisos predeterminados del archivador de un nuevo usuario,

página 265• Crear usuarios, página 266• Crear usuarios globales, página 271• Propiedades de usuario, página 271• Importar usuarios, página 277• Importar propiedades de usuario, página 279• Eliminar usuarios, página 282• Reasignar objetos a otro usuario, página 282• Cambiar el repositorio inicial de un usuario, página 283• Activar o desactivar usuarios, página 283• Modificar usuarios, página 283• Ver grupos, flujos de trabajo, conjuntos de alias, conjuntos de permisos y documentos

de usuarios, página 284• Ver o eliminar registros de cambio de repositorio inicial, página 284• Ver registros de reasignación de usuarios, página 285

Localizar usuarios

Siga estas instrucciones para localizar usuarios en el repositorio. Puede buscar pornombre de usuario, nombre de SO del usuario o grupo predeterminado.

Para localizar usuarios:

1. Conéctese al repositorio en el que desee localizar un usuario en concreto.

2. En el panel izquierdo de la vista estándar, desplácese hasta Administración / UserManagement.

3. Haga clic en Usuarios.



4. Introduzca la información correcta en uno de los cuadros de búsqueda siguientes:• En repositorios de las versiones 5.3 y posteriores, escriba parte del Nombre de

usuario, Nombre de inicio de sesión del usuario, Grupo predeterminado delusuario o Dominio de inicio de sesión del usuario.

• En repositorios de las versiones 5.2.x, escriba parte del Nombre de usuario,Nombre de SO de usuario, Grupo predeterminado o Dominio de usuario.

5. Haga clic en Buscar.

6. Para ver todos los usuarios, seleccioneMostrar todos los usuarios en la listadesplegable.Se mostrarán los 10 primeros usuarios del repositorio.• Para ver más usuarios, seleccione un número mayor en la lista desplegable

Mostrar elementos.• Para ir a un usuario, escriba el nombre de repositorio del usuario en el cuadro

Empieza por y haga clic en Buscar.• Para ver los usuarios ordenados alfabéticamente por el nombre de usuario de

repositorio, haga clic en la letra por la que empiece el nombre del usuario.

Por ejemplo, para ver los usuarios cuyos nombres de usuario empiezan porB, haga clic en B.

• Para ir al final de la lista de usuarios, haga clic en el botón >>.• Para ir al principio de la lista de usuarios, haga clic en el botón <<.• Para desplazarse por los usuarios, haga clic en los botones Siguiente o en

Anterior.7. Para ver las propiedades de un usuario, haga clic en el icono Información de ese

usuario o marque la casilla de verificación que hay junto al nombre del usuario yhaga clic enMostrar→Propiedades→Información.

Establecer los permisos predeterminados delarchivador de un nuevo usuario

Cuando crea un nuevo usuario, debe asignarle una carpeta predeterminada.Documentum Administrator le permite elegir entre asignar una carpeta existente comola predeterminada del usuario o crear una nueva carpeta con el nombre del usuario.Si hace que Documentum Administrator cree las carpetas para los nuevos usuarios ydesea controlar los permisos asignados a las carpetas de los nuevos usuarios, siga estasinstrucciones.

1. Cree un nuevo conjunto de alias llamado ConfiguraciónPropiedadesUsuario.

2. Asigne la pertenencia del conjunto de alias ConfiguraciónPropiedadesUsuarioal propietario del repositorio.Éste es el usuario cuya cuenta se utiliza para acceder a la base de datos (dm_dbo).

3. Cree dos alias en ConfiguraciónPropiedadesUsuario.• LcaCarpetaPredeterminada



Asigne este alias al conjunto de permisos que se vaya a aplicar a la nueva carpetacreada para nuevos usuarios.

• DominioLcaCarpetaPredeterminada

Asígnelo al usuario propietario del conjunto de permisos que utilizó paraLcaCarpetaPredeterminada.

Cuando se cree la nueva carpeta durante la creación de un nuevo usuario, DocumentumAdministrator aplicará el conjunto de permisos que designe. Si no hay presente unnuevo usuario como descriptor de acceso en el conjunto de permisos, al usuario se leotorga permiso de escritura para la carpeta. El conjunto de permisos del archivadorse modifica a un conjunto de permisos generado por el sistema, pero dispone de lospermisos del conjunto de permisos que haya creado.

Puede utilizar DocumentumAdministrator para crear una nueva carpeta predeterminadapara un usuario existente cuya carpeta predeterminada no sea el nombre del usuario.Los permisos del conjunto se aplican como se describe anteriormente si ha creado losalias y conjuntos de alias necesarios.

Si el conjunto de alias ConfiguraciónPropiedadesUsuario no existe y un superusuariocrea el nuevo usuario, el nuevo usuario será propietario de la carpeta y tendrá permisode eliminación. Si un administrador del sistema crea el nuevo usuario, el usuario no serápropietario de la carpeta predeterminada; si embargo, tendrá permiso para cambiar elpropietario y permiso de escritura.

Crear usuarios

Siga estas instrucciones para crear usuarios de repositorio.

Antes de crear usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el servidor. Si elservidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener unacuenta en el host del servidor.

Si el servidor utiliza un servidor de directorio LDAP para la autenticación de usuarios,los usuarios no necesitarán tener cuentas del sistema operativo.

Si el repositorio es el miembro controlador de una federación, un nuevo usuario puedeser un usuario global. Los usuarios globales se gestionan mediante el repositoriocontrolador de una federación y tienen los mismos valores de atributos en cadarepositorio de la federación. Si agrega un usuario global al repositorio controlador, dichousuario se agregará a todos los repositorios miembros mediante un trabajo de federaciónque sincronizará los repositorios.

Debe tener los privilegios Sysadmin (Administrador del sistema) o Superusuario paracrear usuarios. Los superusuarios y administradores del sistema no pueden modificarsus propios privilegios extendidos, que se aplican a auditorías en repositorios de lasversiones 5.2 y posteriores.

Si precisa información sobre cada atributo, consulte Propiedades de usuario, página 271.Si precisa más información sobre usuarios, consulte la sección “Usuarios y grupos” de laContent Server Administrator’s Guide (Guía del administrador de Content Server).



Para crear usuarios:

1. Conéctese al repositorio en el que desee crear usuarios.

2. Haga clic en Administración.

3. Haga clic en User Management.

4. Haga clic en Archivo →Nuevo → Usuario.

5. Elija un estado para el usuario.• Activo

El usuario es actualmente un usuario de repositorio activo. Los usuarios activospueden conectarse al repositorio.

• Inactivo

El usuario no es actualmente un usuario de repositorio activo. Los usuariosinactivos no pueden conectarse al repositorio. Los usuarios pueden quedaren estado inactivo por haber tenido varios fallos de autenticación o porhaber restablecido el estado manualmente. Los repositorios de la versión5.3 y posteriores se pueden configurar de modo que los usuarios se activenautomáticamente tras estar inactivos. Si precisa información sobre la forma deconfigurar los repositorios, consulte el capítulo sobre usuarios en Content ServerAdministration Guide (Guía de administración de Content Server).

• Bloqueado

Sólo para repositorios de las versiones 5.3 y posteriores. El usuario no puedeconectarse al repositorio. Los administradores del sistema o los superusuariosson quienes deben definir y quitar manualmente este estado de usuario.

• Bloqueado e inactivo

Sólo para repositorios de las versiones 5.3 y posteriores. El usuario está inactivoy no puede conectarse al repositorio. Los administradores del sistema o lossuperusuarios son los que deben definir este estado de usuario.

Si el usuario es un superusuario, sólo otro superusuario puede restablecer su estado.

6. Escriba el nombre del usuario en el campo Nombre.

7. En repositorios de las versiones 5.3 y posteriores, escriba el Nombre de inicio desesión del usuario.Este nombre de inicio de sesión es el que se utiliza para la autenticación del usuario.Si el usuario es un usuario de sistema operativo, su nombre de inicio de sesión debecoincidir con el nombre de su sistema operativo. Si el usuario es un usuario deLDAP, su nombre de inicio de sesión debe coincidir con el nombre de autenticaciónde LDAP.

8. En repositorios de las versiones 5.3 y posteriores, escriba el Dominio de inicio desesión del usuario.En este campo se identifica el dominio en el que el usuario se autentica. Suele ser undominio de Windows o el nombre del servidor LDAP utilizado para la autenticación.

9. Seleccione un Origen de autenticación del usuario en la lista desplegable.En Windows, puede elegir entre:• Ninguno



• LDAP

El usuario se autentica mediante un servidor LDAP.• En repositorios de las versiones 5.3 y posteriores, Contraseña

El usuario debe proporcionar una contraseña que sólo se almacena en elrepositorio. No hay autenticación externa.

En UNIX, puede elegir entre:• Ninguno• LDAP

El usuario se autentica mediante un servidor LDAP.• Sólo UNIX

Seleccione esta opción para elegir la autenticación de usuarios predeterminadade UNIX.

• Sólo dominio

Seleccione esta opción si el repositorio tiene habilitada la autenticación dedominios de Windows y el usuario debe ser autenticado con un dominio.

• Primero UNIX

Seleccione esta opción si el repositorio tiene habilitada la autenticación dedominios de Windows y el usuario debe ser autenticado primero con UNIX yluego con un dominio.

• Primero dominio

Seleccione esta opción si el repositorio tiene habilitada la autenticación dedominios de Windows y el usuario debe ser autenticado primero con un dominioy luego con UNIX.

• En repositorios de las versiones 5.3 y posteriores, Contraseña

El usuario debe proporcionar una contraseña que sólo se almacena en elrepositorio. No hay autenticación externa.

10. En repositorios de las versiones 5.3 y posteriores, si seleccionó la opción Contraseña,introduzca la contraseña del usuario.La contraseña se cifra y almacena en el repositorio. Se debe proporcionarmanualmente para los usuarios que se hayan agregado con un archivo LDIFimportado.

11. En el campo Dirección de correo electrónico, escriba la dirección de correoelectrónico del usuario.Ésta es la dirección a la que se enviarán las notificaciones correspondientes a tareasde flujo de trabajo y eventos registrados.

12. En el campo Nombre de SO de usuario, escriba el nombre de usuario del sistemaoperativo del usuario.Éste es el nombre de usuario del repositorio del usuario. Es necesario en repositoriosde las versiones 5.2.5.x, pero no en las versiones 5.3 y posteriores.

13. En el campo Dominio de Windows, escriba el dominio de Windows del usuario.• Si el repositorio está en un host de Windows, escriba el dominio.



• Si el repositorio está en un host de UNIX y dispone de una asignación dedominios configurada para utilizar la autenticación de dominios de Windows,examine hasta encontrar el dominio correcto.

14. Seleccione el repositorio inicial del usuario.

15. En el caso de que el usuario se vaya a crear en el repositorio que controla unafederación, marque la opción El usuario es global si desea que el usuario y suspropiedades se propaguen a todos los miembros de la federación.

16. Para utilizar una carpeta de repositorio existente como la carpeta predeterminadadel usuario:

a. Haga clic en Elegir carpeta existente.

b. Haga clic en Seleccionar carpeta.

c. Localice la carpeta apropiada.

d. Seleccione la carpeta.


17. Para crear una carpeta con el nombre del usuario, haga clic en Elegir/Crear carpetacon el nombre de usuario.

18. Para restringir el acceso del usuario únicamente a algunas carpetas o archivadoresdel repositorio:Si no elige ninguna carpeta, el usuario tiene acceso a todas las carpetas y archivadoresdel repositorio, aunque estará sujeto a los permisos establecidos en dichas carpetas yarchivadores y a la seguridad de carpeta.

a. Haga clic en Seleccionar.

b. Localice las carpetas o archivadores a los que tendrá acceso el usuario.

c. Seleccione las carpetas o los archivadores.

d. Haga clic en Aceptar.Debe realizar los pasos c y d en todas las páginas en las que haya una carpeta oun archivador al que tenga acceso el usuario. Las carpetas y los archivadoresseleccionados no se conservarán si simplemente abandona la página en la quefueron seleccionados.

19. Haga clic en Seleccionar grupo y seleccione un grupo predeterminado para elusuario.

20. Haga clic en Seleccionar conjunto de permisos y seleccione un conjunto de permisospredeterminado para el usuario.

21. Para proporcionar al usuario un nombre de Docbase, escriba dicho nombre en elcampo Nombre de base de datos.El nombre de Docbase sólo es necesario si el usuario va a ser el propietario delrepositorio o un usuario que registra tablas de RDBMS.

22. Seleccione los privilegios de usuario en la lista desplegable.Los privilegios de usuario autorizan a determinados usuarios a realizar actividadesnecesarias para administrar y mantener el sistema. Los niveles de privilegio sonlos siguientes:



• Ninguno• Crear tipo• Crear archivador• Crear archivador y tipo• Crear grupo• Crear grupo y tipo• Crear grupo y archivador• Crear grupo, archivador y tipo• Administrador del sistema• Superusuario

Si otorga privilegios de superusuario a un usuario después de instalar oactualizar un repositorio, o bien tras ejecutar manualmente la secuenciade comandos toolset.ebs, agregue dicho usuario manualmente al grupodenominado admingroup. Si revoca los privilegios de superusuario de unusuario, quítelo del grupo admingroup.

23. En repositorios de las versiones 5.2 o posteriores, seleccione los privilegiosextendidos del usuario en la lista desplegable.Los privilegios extendidos sirven para determinar si el usuario puede configurarauditorías y ver y purgar seguimientos de comprobación en un repositorio 5.2. Lossuperusuarios y administradores del sistema no pueden modificar sus propiosprivilegios extendidos. Seleccione uno de los siguientes procedimientos:• Ninguno

El usuario no puede configurar auditorías ni ver o purgar seguimientos decomprobación.

• Configurar auditoría

El usuario puede configurar auditorías.• Purgar auditoría

El usuario puede purgar seguimientos de comprobación existentes.• Configurar y purgar auditoría

El usuario puede configurar auditorías y purgar seguimientos de comprobaciónexistentes.

• Ver auditoría

El usuario puede ver seguimientos de comprobación.• Configurar y ver auditoría

El usuario puede configurar auditorías y ver seguimientos de comprobaciónexistentes.

• Ver y purgar auditoría

El usuario puede ver seguimientos de comprobación existentes y purgarlos.• Configurar, ver y purgar auditoría

El usuario puede configurar auditorías y ver y purgar seguimientos decomprobación existentes.



24. Seleccione la capacidad de cliente del usuario en la lista desplegable.Elija el tipo de cliente en la lista desplegable. Hay cuatro tipos de usuario:• Consumidor• Colaborador• Coordinador• Administrador del sistemaContent Server no reconoce ni aplica esta configuración. Si precisa informaciónacerca de los niveles de capacidad, consulte la documentación de cada productocliente.

25. Haga clic en Seleccionar conjunto de alias y seleccione un conjunto de aliaspredeterminado para el usuario.

26. Para indicar que el usuario no está disponible para recibir tareas de flujo de trabajo,marque la opción Flujo de trabajo desactivado.

27. En repositorios de las versiones 5.1 y posteriores, para que el usuario disponga demás intentos de inicio de sesión que los definidos en el objeto de configuración derepositorio, marque la opción Desactivar comprobación de fallo de autenticación.

28. Haga clic en Aceptar.El usuario se creará.

Crear usuarios globales

Un usuario global es un usuario del repositorio que se encuentra en todos los miembrosde una federación de repositorios y cuyos valores de atributo son los mismos en todoslos repositorios. Los usuarios globales se gestionan a través del repositorio controlador.Si agrega un usuario global al repositorio controlador, dicho usuario se agregará atodos los repositorios miembro mediante un trabajo de federación que sincronizarálos repositorios.

Para crear un usuario global, conéctese al repositorio que controla una federación y creeallí el usuario. Marque la opción El usuario es global para convertir el usuario en global.Siga las instrucciones descritas en Crear usuarios, página 266 para crear el usuario.

Para modificar las propiedades de un usuario global, conéctese al repositorio controlador.

Los usuarios globales también pueden tener atributos locales, que pueden modificarseen un repositorio local.

Propiedades de usuario

En la siguiente tabla se describen los campos que deben completarse para crear unnuevo usuario. Si precisa más información sobre usuarios, consulte Content ServerAdministrator’s Guide (Guía del administrador de Content Server).



Tabla 26–1. Propiedades de un usuario

Etiqueta de campo Valor

User State (Estado del usuario) Indica el estado del usuario en elrepositorio. Elija uno de estos valores:• Activo El usuario es actualmente un usuario

de repositorio activo. Los usuarios activospueden conectarse al repositorio.

• Inactivo El usuario no es actualmenteun usuario de repositorio activo. Losusuarios inactivos no pueden conectarseal repositorio. Los usuarios puedenquedar en estado inactivo por haber tenidovarios fallos de autenticación o por haberrestablecido el estado manualmente.

• Bloqueado Sólo para repositorios de lasversiones 5.3 y posteriores. El usuariono puede conectarse al repositorio.Los administradores del sistema o lossuperusuarios son los que deben definireste estado de usuario.

• Bloqueado e inactivo Sólo para repositoriosde las versiones 5.3 y posteriores. Elusuario está inactivo y no puede conectarseal repositorio. Los administradores delsistema o los superusuarios son los quedeben definir este estado de usuario.

Si el usuario es un superusuario, sólo otrosuperusuario puede restablecer su estado.

Nombre El nombre de usuario para el nuevousuario.

Nombre de inicio de sesión del usuario Para repositorios de las versiones 5.3 yposteriores. Es el nombre de inicio desesión que se utiliza para la autenticacióndel usuario. Si el usuario es un usuariode sistema operativo, su nombre de iniciode sesión debe coincidir con el nombre desu sistema operativo. Si el usuario es unusuario de LDAP, su nombre de inicio desesión debe coincidir con el nombre deautenticación de LDAP.

Si un repositorio se actualizó a la versión5.3 desde una versión anterior, este campose rellena durante la actualización con elvalor del atributo de nombre de SO delusuario.



Dominio de inicio de sesión del usuario Para repositorios de las versiones 5.3 yposteriores. Identifica el dominio en elque el usuario se autentica. Suele serun dominio de Windows o el nombredel servidor LDAP utilizado para laautenticación.

Origen de autenticación del usuario Especifica el modo de autenticar elnombre de usuario y la contraseña deun determinado usuario del repositorio.Los valores válidos dependen de laplataforma, UNIX o Windows, en la quese ejecute el repositorio. En UNIX, losvalores válidos son:• null

• LDAP El usuario se autentica a través de unservidor de directorio LDAP.

• ContraseñaSólo para repositorios de lasversiones 5.3 y posteriores. El usuario seautentica según la contraseña almacenadaen el repositorio. Elija Contraseña paralos usuarios del repositorio que no esténautenticados en un servidor LDAP odominio Windows.

• Sólo UNIX El usuario se autentica medianteel mecanismo UNIX predeterminado,dm_check_password u otro programa decomprobación de contraseñas externo.

• Sólo dominio El usuario se autentica con undominio de Windows.

• Primero UNIX Se utiliza para repositoriosde UNIX en los que se esté usando laautenticación de dominios de Windows.Primero se autentica el usuario mediante elmecanismo UNIX predeterminado; si estofalla, el usuario se autentica con un dominiode Windows.

• P rim e ro dom in io Se u tiliza p ararepositorios de UN IX en los q ue se estéusando la autenticación de dominios deWindows. Primero se autentica el usuariocon un dominio de Windows; si esto falla, elusuario se autentica mediante el mecanismoUNIX predeterminado.

En Windows, los valores válidos son:• null




• Contr aseña Sólo para repositorios d e lasversiones 5.3 y posteriores. El usuario seautentica según la contraseña almacenadaen el repositorio. Elija Contraseña paralos usuarios del repositorio que no esténautenticados en un servidor LDAP odominio Windows.

Contraseña Sólo para repositorios de las versiones5.3 y posteriores. Si el valor Contraseñaestá seleccionado como Origen deautenticación del usuario, se mostraráeste campo. Introduzca la contraseña delusuario, que se cifrará y almacenará en elrepositorio.

Descripción Una descripción del usuario.

Dirección de correo electrónico La dirección de correo electrónicodel usuario utilizada para recibirnotificaciones del repositorio.

Nombre de SO de usuario El nombre de usuario del sistemaoperativo del nuevo usuario. Es necesarioen repositorios de las versiones 5.2.5.x.No es necesario para repositorios de lasversiones 5.3 y posteriores.

Dominio de Windows En Windows, el nombre de dominioasociado a la cuenta de Windows delnuevo usuario. En UNIX, el dominio conel que el usuario se autentica si se estáutilizando la autenticación de dominiosde Windows.

Repositorio inicial El repositorio donde el usuario recibenotificaciones y tareas.

Carpeta predeterminada La ubicación de almacenamientopredeterminada para cualquier objeto quecree el usuario. Normalmente, se tratade un archivador donde el nombre delusuario es el nombre de objeto.• Seleccione Elegir carpeta existente para

asignar una carpeta existente como lacarpeta predeterminada del usuario.

• Seleccione Elegir/Crear carpeta conel nombre de usuario para crearautomáticamente una carpeta con elnombre del usuario como nombre de objeto.



Carpetas accesibles Sólo para repositorios de las versiones 5.3y posteriores. Tiene la opción de utilizareste campo para restringir el acceso delusuario al repositorio:• Si hay carpetas seleccionadas, el usuario sólo

tiene acceso a dichas carpetas y los objetosque contienen. El usuario tiene accesoautomático a su carpeta predeterminada.

• Si no hay carpetas seleccionadas, el usuariotiene acceso a todo el repositorio, aunqueestará sujeto a los permisos establecidos enlas carpetas y los objetos del repositorio.

Grupo predeterminado Cuando el usuario crea un objeto en elrepositorio, éste pertenece al nombre degrupo asociado al conjunto de permisospredeterminado del usuario.

Conjunto de permisos predeterminado Un conjunto de permisos que seutiliza para asignar los permisospredeterminados a los objetos creados porel usuario.

Nombre de base de datos El nombre de usuario del nuevo usuarioen el RDBMS subyacente. El nombre deDocbase sólo es necesario si el usuario vaa ser el propietario del repositorio o unusuario que registra tablas de RDBMS.

Privilegios Elija un privilegio de usuario de la listadesplegable. Los privilegios de usuarioautorizan a determinados usuarios arealizar actividades necesarias paraadministrar y mantener el sistema. Losniveles de privilegio son los siguientes:• Ninguno

• Crear tipo

• Crear archivador

• Crear archivador y tipo

• Crear grupo

• Crear grupo y tipo

• Crear grupo y archivador

• Crear grupo, archivador y tipo

• Administrador del sistema

• SuperusuarioSi otorga privilegios desuperusuario a un usuario, agréguelomanualmente al grupo denominadoadmingroup. Si revoca los privilegios de



superusuario de un usuario, quítelo delgrupo admingroup.

Privilegios extendidos Para repositorios de las versiones5.2 y posteriores. Define el nivel deprivilegios extendidos para auditorías.Los superusuarios y administradores delsistema no pueden modificar sus propiosprivilegios extendidos.• Ninguno El usuario no puede configurar

auditorías ni ver o purgar seguimientos decomprobación.

• Configurar auditoría El usuario puedeconfigurar auditorías.

• Purgar auditoría El usuario puede purgarseguimientos de comprobación existentes.

• Configurar y purgar auditoría El usuariopuede configurar auditorías y purgarseguimientos de comprobación existentes.

• Ver auditoría El usuario puede verseguimientos de comprobación.

• Configurar y ver auditoría El usuario puedeconfigurar auditorías y ver seguimientos decomprobación existentes.

• Ver y purgar auditoría El usuario puede verseguimientos de comprobación existentesy purgarlos.

• Configurar, ver y purgar auditoría Elusuario puede configurar auditorías y very purgar seguimientos de comprobaciónexistentes.

Capacidad de cliente Indica el nivel de uso que se espera delusuario. Elija el tipo de cliente en la listadesplegable. Hay cuatro tipos de usuario:• Consumidor

• Colaborador

• Coordinador


Content Server no reconoce ni aplica estaconfiguración.

Conjunto de alias El conjunto de alias predeterminado parael usuario.

Flujo de trabajo desactivado Indica si un usuario puede recibir tareasde flujo de trabajo.



Propagar cambio a los miembros Se muestra sólo cuando se edita unusuario global. Cuando esta opción estámarcada, los cambios realizados en elmiembro se propagan a los miembros deuna federación de repositorios.

Desactivar comprobación de fallo deautenticación

Para repositorios de las versiones 5.1 yposteriores. Si esta opción está marcada,el usuario puede sobrepasar el númerode inicios de sesión fallidos especificadoen el campo Máximo de intentos deautenticación del objeto de configuracióndel repositorio.

Importar usuarios

Puede crear usuarios de repositorio a partir de la información contenida en un archivode entrada.

Antes de crear los usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si elservidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener unacuenta en el host del servidor.

Si el servidor utiliza un servidor de directorio LDAP para la autenticación de usuarios,los usuarios no necesitarán tener cuentas del sistema operativo.

Si especifica los atributos user_group (el grupo predeterminado del usuario) y acl_name(el conjunto de permisos predeterminado del usuario), los grupos y conjuntos depermisos deben existir antes de que importe los usuarios.

En repositorios de la versión 5.3, si va a crear un usuario que se autentica medianteuna contraseña almacenada en el repositorio, la contraseña no se podrá asignar en elarchivo de entrada. Tendrá que asignar la contraseña manualmente. Una vez creado elusuario, siga las instrucciones descritas en Modificar usuarios, página 283 para asignar lacontraseña del usuario.

Todos los usuarios reciben el mismo estado al ser importados. Si hay que asignar unestado diferente a algún usuario, siga las instrucciones descritas en Modificar usuarios,página 283 tras importar a los usuarios para asignar los estados correctos.

Para importar nuevos usuarios:

1. Cree un archivo de texto con formato LDIF en el sistema de archivos del host dondese ejecute el navegador.Cada usuario que vaya a importarse comienza con el encabezadoobject_type:dm_user. A continuación del encabezado, introduzca una lista decombinaciones attribute_name:attribute_value. El atributo user_name es obligatorio.Puede especificar tantos atributos adicionales como desee, pero los nombres deatributo (attribute_names) deben coincidir con los atributos reales del tipo.Cada combinación de valor attribute_name:attribute debe estar en una nueva línea.Por ejemplo:



object_type:dm_user

user_name:Silvia Morena

user_group:contabilidad

acl_domain:morena

acl_name:LCA predeterminada de usuario global

object_type:dm_user

user_name:Juan Santos

Si el archivo ldif contiene diéresis, tildes u otros caracteres extendidos, almacénelocomo un archivo UTF-8; de lo contrario, los usuarios cuyos nombres contengancaracteres extendidos no se importarán.

2. Guarde el archivo de texto.

3. Conéctese al repositorio en el que desee crear usuarios.



6. Haga clic en Archivo → Importar → LDIF.Aparecerá la página Import Users from LDIF file.

7. Indique el estado de los usuarios que esté importando.• Activo

El usuario es actualmente un usuario de repositorio activo. Los usuarios activospueden conectarse al repositorio.

• Inactivo

El usuario no es actualmente un usuario de repositorio activo. Los usuariosinactivos no pueden conectarse al repositorio. Los usuarios pueden quedaren estado inactivo por haber tenido varios fallos de autenticación o porhaber restablecido el estado manualmente. Los repositorios de la versión5.3 y posteriores se pueden configurar de modo que los usuarios se activenautomáticamente tras estar inactivos. Si precisa información sobre la forma deconfigurar los repositorios, consulte el capítulo sobre usuarios en Content ServerAdministration Guide (Guía de administración de Content Server).

• Bloqueado

Sólo para repositorios de las versiones 5.3 y posteriores. El usuario no puedeconectarse al repositorio. Los administradores del sistema o los superusuariosson quienes deben definir y quitar manualmente este estado de usuario.

• Bloqueado e inactivo

Sólo para repositorios de las versiones 5.3 y posteriores. El usuario está inactivoy no puede conectarse al repositorio. Los administradores del sistema o lossuperusuarios son los que deben definir este estado de usuario.

8. Haga clic en Seleccionar origen y desplácese hasta la ubicación del archivo LDIF quecontenga la información necesaria para crear los usuarios.

9. Seleccione el origen en la lista desplegable Origen de usuario.



10. En los demás campos de la página, especifique los valores de propiedad que seapliquen a todos los usuarios que esté importando.Los valores especificados en el archivo de entrada anulan los valores especificadosen esta página.

11. Indique si desea sobrescribir u omitir información de usuario con respecto a losusuarios que ya existan.


Importar propiedades de usuario

La siguiente tabla contiene información sobre cada una de las propiedades de la páginaImportar usuario.

Tabla 26–2. Propiedades de la página Importar usuario


User State (Estado del usuario) Indica si el usuario está Activo, Inactivo,Bloqueado o Bloqueado e Inactivo.• Activo El usuario es actualmente un usuario

de repositorio activo. Los usuarios activospueden conectarse al repositorio.

• Inactivo El usuario no es actualmenteun usuario de repositorio activo. Losusuarios inactivos no pueden conectarseal repositorio. Los usuarios puedenquedar en estado inactivo por haber tenidovarios fallos de autenticación o por haberrestablecido el estado manualmente. Losrepositorios de la versión 5.3 y posterioresse pueden configurar de modo que losusuarios se activen automáticamente trasestar inactivos. Si precisa información sobrela forma de configurar los repositorios,consulte el capítulo sobre usuarios enContent Server Administration Guide(Guía de administración de Content Server).

• Bloqueado Sólo para repositorios de lasversiones 5.3 y posteriores. El usuariono puede conectarse al repositorio.Los administradores del sistema o lossuperusuarios son quienes deben definir yquitar manualmente este estado de usuario.

• Bloqueado e inactivo Sólo para repositoriosde las versiones 5.3 y posteriores. Elusuario está inactivo y no puede conectarseal repositorio. Los administradores del



sistema o los superusuarios son los quedeben definir este estado de usuario.

Si el usuario es un superusuario, sólo otrosuperusuario puede restablecer su estado.

Ruta de archivo de entrada El nombre de un archivo de entrada.

Origen de usuario Especifica el modo de autenticar elnombre de usuario y la contraseña de undeterminado usuario del repositorio. Losvalores válidos son:• null


• En repositorios de las versiones 5.3 yposteriores, Contraseña interna.El usuariodebe proporcionar una contraseña quesólo se almacena en el repositorio. No hayautenticación externa. Debe introducirla contraseña manualmente para cadausuario autenticado con una contraseña;las contraseñas no se pueden importar enel archivo LDIF.

• Sólo UNIX El usuario se autentica medianteel mecanismo UNIX predeterminado,dm_check_password u otro programa decomprobación de contraseñas externo.

• Sólo dominio El usuario se autentica con undominio de Windows.

• Primero UNIX Se utiliza para repositoriosde UNIX en los que se esté usando laautenticación de dominios de Windows.Primero se autentica el usuario mediante elmecanismo UNIX predeterminado; si estofalla, el usuario se autentica con un dominiode Windows.

• Primero dominio Se utiliza pararepositorios de UNIX en los que se estéusando la autenticación de dominios deWindows. Primero se autentica el usuariocon un dominio de Windows; si esto falla, elusuario se autentica mediante el mecanismoUNIX predeterminado.

Descripción Una descripción del usuario.

Dominio de Windows (Sólo en Windows) El nombre de dominioasociado a la cuenta de Windows delnuevo usuario.



Repositorio inicial El repositorio donde el usuario recibetareas y notificaciones.

Carpeta predeterminada ****La ubicación de almacenamientopredeterminada para cualquier objeto quecree el usuario. Haga clic en Examinarpara elegir la ubicación.

Según cómo haya configurado el sitio,puede que necesite crear una carpetapara el usuario. Puede optar porproporcionar a cada usuario una carpetapredeterminada personal. En este caso, esprobable que tenga que crear la carpeta.O quizás varios usuarios comparten unacarpeta. En este caso, puede que la carpetaya exista.

Grupo predeterminado Elija un nombre de grupo de la listadesplegable.

Cuando el usuario crea un objeto en elrepositorio, éste pertenece al nombre degrupo asociado al conjunto de permisospredeterminado del usuario.

Conjunto de permisos predeterminado Un conjunto de permisos que seutiliza para asignar los permisospredeterminados a los objetos creados porel nuevo usuario.

Nombre de base de datos El nombre de usuario del nuevo usuarioen el RDBMS subyacente.

Privilegios Elija uno de los siguientes privilegiosde usuario en la lista desplegable:Ninguno; Grupo; Archivador; Tipo;Grupo y archivador; Archivador y tipo;Grupo y tipo; Grupo, archivador y tipo;Administrador del sistema; Superusuario.

Capacidad de cliente Indica el nivel de uso que se espera delusuario. Elija el tipo de usuario en la listadesplegable:• Predeterminado

• Consumidor

• Colaborador

• Coordinador




Conjunto de alias Seleccione un conjunto de aliaspredeterminado.

Overwrite or ignore information whenuser exists (Sobrescribir u omitirinformación cuando el usuario existe)

Eliminar usuarios

Es posible quitar usuarios del repositorio, pero Documentum recomienda convertir losusuarios en inactivos o reasignarlos en lugar de eliminarlos del repositorio.

Al eliminar un usuario, el servidor no quita el nombre de éste de los objetos delrepositorio, como los grupos y las LCA. Por tanto, cuando elimine un usuario, tambiéndeberá quitar o cambiar todas las referencias a dicho usuario en los objetos delrepositorio. Para reasignar los objetos de un usuario a otro usuario, siga las instruccionesdescritas en Reasignar objetos a otro usuario, página 282.

Puede eliminar un usuario y, a continuación, crear un usuario con el mismo nombre.Si agrega un nuevo usuario con el mismo nombre que un usuario eliminado y no haquitado las referencias al usuario eliminado, el nuevo usuario heredará los permisos deobjeto y pertenecerá a los mismos grupos que el usuario eliminado.

No puede eliminar el propietario del repositorio, el propietario de la instalación oeliminarse a sí mismo.

Para eliminar usuarios:

1. En la página Usuarios, seleccione los usuarios que desee eliminar marcando la casillade verificación situada junto a sus nombres.

2. Haga clic en Archivo→Eliminar.Aparecerá la página Eliminar.

3. Haga clic en Terminar.Los usuarios se eliminarán del repositorio.

Reasignar objetos a otro usuario

Si va a eliminar un usuario del repositorio o desactivar un usuario y desea que los objetosque posee dicho usuario se asignen a otro distinto, siga estas instrucciones.

Para reasignar objetos a otro usuario:

1. En la página Usuarios, seleccione el usuario cuyos objetos se vayan a reasignar.

2. Haga clic en Herramientas → Reasignar usuario.

3. Escriba el nombre del usuario al que se vayan a reasignar los objetos del usuarioactual, o bien haga clic en Seleccionar usuario.



4. Indique cuándo se ha de ejecutar el trabajo de reasignación.

5. Indique si desea desbloquear u omitir los objetos retirados.

6. Indique si desea guardar los cambios y comunicar los resultados o únicamentecomunicar los resultados.


Cambiar el repositorio inicial de un usuario

El repositorio inicial es el lugar donde los usuarios reciben tareas y notificaciones en susrespectivas bandejas de entrada.

Para cambiar un repositorio inicial:

1. En la página Usuarios, seleccione el usuario cuyo repositorio inicial se vaya acambiar.

2. Haga clic en Herramientas→Cambiar repositorio inicial.

3. En la lista desplegable, seleccione el nuevo repositorio inicial del usuario.

4. Indique si prefiere que el cambio de repositorio inicial se ejecute la próxima vez parala que esté programado o inmediatamente.


Activar o desactivar usuarios

En lugar de eliminar un usuario del repositorio, puede cambiar su estado de activo ainactivo. Si el usuario es un superusuario, sólo otro superusuario puede restablecersu estado.

Para cambiar un usuario de activo a inactivo o viceversa:

1. En la página Usuarios, seleccione el usuario cuyo estado se vaya a cambiar.

2. Haga clic en .

3. Para desactivar un usuario activo, haga clic en Inactivo.

4. Para activar un usuario inactivo, haga clic en Activo.


Modificar usuarios

Siga estas instrucciones para modificar las propiedades de un usuario existente.



Para modificar un usuario:

1. En la página Usuarios, seleccione el usuario cuyas propiedades se vayan a modificar.

2. Haga clic en el icono Información o enMostrar → Propiedades → Información.

3. Modifique las propiedades que desee cambiar.


Ver grupos, flujos de trabajo, conjuntos de alias,conjuntos de permisos y documentos de usuarios

Siga estas instrucciones para determinar los grupos a los que pertenece un usuario.

Para ver los grupos, flujos de trabajo, conjuntos de alias, conjuntos de permisos odocumentos de un usuario:

1. En la página Usuarios, seleccione el usuario cuyos grupos, flujos de trabajo,conjuntos de permisos o documentos desee ver.

2. Haga clic enMostrar→Pertenencia.

3. En la lista desplegable, seleccione Todos, Grupos, LCA (conjuntos de permisos),Flujos de trabajo, Conjuntos de alias o Documentos.

4. Para salir de la página de lista, haga clic enUsuarios en la parte superior de la página.

Ver o eliminar registros de cambio de repositorio inicial

Siga estas instrucciones para ver o eliminar los registros generados al cambiar elrepositorio inicial de un usuario.

1. En la página de lista Usuarios, haga clic enMostrar→Registros de cambios delrepositorio inicial.Se mostrará la página de lista Registros de cambios del repositorio inicial.

2. Para ver un registro, haga clic en el ID de solicitud de trabajo del trabajo.El registro contiene la siguiente información:• El nombre del usuario• El repositorio inicial antiguo y el nuevo• Los objetos actualizados por la operación de reasignación

3. Para eliminar un registro, marque la casilla de verificación situada junto al registro yhaga clic en Archivo→Eliminar.

4. Para salir de la visualización del registro, haga clic en Aceptar.

5. Para salir de la página de lista de registros, haga clic en la miga de pan Usuariossituada en la parte superior del panel de la derecha.



Ver registros de reasignación de usuarios

Siga estas instrucciones para ver o eliminar los registros generados al reasignar losobjetos de un usuario a otro usuario.

1. En la página de lista Usuarios, haga clic enMostrar→Registros de reasignación.Se mostrará la página de lista Registros de reasignación. La página de lista indica:• El ID de solicitud de trabajo• El nombre antiguo del usuario y el nuevo• Si el trabajo ha generado sólo un informe o ha continuado con la operación de

reasignación• Si los objetos bloqueados se han desbloqueado• Si la solicitud se ha completadoPuede ordenar en función de cada una de las columnas.

2. Para ver un registro, haga clic en el ID de solicitud de trabajo correspondiente altrabajo de cambio de nombre.Si el ID de solicitud de trabajo no es un enlace en el que se pueda hacer clic, significaque no se ha generado ningún registro del trabajo.



5. Para salir de la página de lista de registros, haga clic en la miga de pan Usuariossituada en la parte superior del panel de la derecha.

Cambiar el nombre de los informes

En esta página se muestran registros de cambio de nombre, incluidos los registros decambio de nombre de grupos y usuarios.

GruposUn grupo representa a varios usuarios del repositorio y puede contener grupos, usuarioso roles. De forma predeterminada, el propietario del grupo es el usuario que lo creó. Losgrupos pueden ser públicos o privados. De forma predeterminada, los grupos creadospor un usuario con privilegios Crear grupo son privados, mientras que los creados porun usuario con privilegios de administrador del sistema o superusuario son públicos.

Los grupos pueden ser dinámicos. Un grupo dinámico es un grupo de cualquier clasecuya lista de miembros se considera una lista de miembros potenciales. Si precisa másinformación sobre los grupos dinámicos, consulte Acerca de los grupos dinámicos,página 287.

Para crear o modificar grupos, debe disponer de privilegios de la siguiente forma:



Tabla 26–3. Privilegios para crear o modificar grupos

Privilegio Crear Modificar Eliminar

Crear grupo Puede crear ungrupo o asignarla pertenenciaa un grupo alque pertenezcael usuario

Puede agregar oeliminar miembrosy asignar lapertenencia aun grupo al quepertenezca elusuario

Puede eliminargrupos propiedaddel usuario,incluidos los gruposen los que un gruposea propietario yel usuario sea unmiembro del grupo

Sysadmin(Administradordel sistema)

Puede crear ungrupo o asignarla pertenenciaa un grupo alque pertenezcael usuario

Puede actualizarel administradorde grupo, elpropietario omiembros de ungrupo

Puede eliminargrupos propiedaddel usuario,incluidos los gruposen los que un gruposea propietario yel usuario sea unmiembro del grupo

Superusuario Puede crear ungrupo y asignar lapertenencia a unusuario o grupodiferente

Puede actualizarel administradorde grupo, elpropietario omiembros de ungrupo

Puede eliminarcualquier grupo

En un repositorio de la versión 5.x, un grupo puede ser propietario de objetos delsistema y conjuntos de permisos.

El nombre que se asigne a un grupo debe estar formado por caracteres que seancompatibles con la página de códigos del SO del servidor de Content Server.

Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la página de lista Grupos, no en Roles.

Para ir a un determinado grupo, escriba las primeras letras del nombre de objeto en elcuadro Empieza por y haga clic en Buscar. Para ver una lista de todos los grupos queempiecen por una determinada letra, haga clic en esa letra. Para ver un número degrupos diferente del que se muestra actualmente, seleccione otro número en la listadesplegableMostrar elementos.

Para ver los miembros de un grupo, haga clic en el nombre del grupo.

En esta página, puede encontrar instrucciones para:• Acerca de los grupos dinámicos, página 287• Localizar grupos, página 287• Ver dónde se usa un grupo, página 288• Crear grupos, página 288• Modificar o ver grupos, página 289• Agregar usuarios, grupos o roles a grupos, página 289• Quitar usuarios de un grupo, página 290



• Eliminar grupos, página 291• Reasignar objetos propiedad de un grupo, página 291• Ver registros de reasignación de grupos, página 292• Propiedades de grupo, página 292

Acerca de los grupos dinámicos

Un grupo dinámico es un grupo de cualquier clase cuya lista de miembros se considerauna lista de miembros potenciales. Los grupos dinámicos se crean y rellenan conmiembros como ocurre con cualquier otro grupo. El que un grupo sea o no dinámicoforma parte de la definición del grupo. Se registra en el atributo is_dynamic y se puedecambiar una vez creado el grupo. En esta aplicación, is_dynamic es el campo con laetiqueta Es grupo dinámico.

Al iniciar una sesión, el que Content Server trate a un usuario de un grupo dinámicocomo un miembro real depende de dos factores:• La configuración de pertenencia predeterminada del objeto de grupo.• Si la aplicación desde la que el usuario accede al repositorio solicita que el usuario

sea agregado o quitado del grupo.El atributo is_dynamic_default de un objeto de grupo determina si Content Server trata aun usuario de la lista de miembros de un grupo dinámico como un miembro del grupo ono. De forma predeterminada, la configuración del grupo hace que Content Server trateal usuario como no miembro del grupo.

Puede utilizar los grupos dinámicos para modificar la seguridad basada en roles.Por ejemplo, supongamos que define un grupo dinámico denominado AdmIngen.El comportamiento predeterminado de pertenencia es asumir que los usuarios noson miembros del grupo. El grupo tiene privilegios para cambiar la pertenencia ylos permisos. Si un usuario del grupo accede al repositorio desde una aplicaciónsegura, dicha aplicación puede emitir una llamada de sesión para agregarlo al grupo.Si el usuario accede al repositorio desde fuera del servidor de seguridad o desde unaaplicación no aprobada, no se emite ninguna llamada de sesión y Content Server notrata al usuario como un miembro del grupo. El usuario no puede ejercer los permisospara cambiar la pertenencia o los permisos del grupo. Si precisa más información sobregrupos dinámicos, consulte Content Server Administrator’s Guide (Guía del administradorde Content Server).

Localizar grupos

Siga estas instrucciones para localizar grupos en un repositorio de la página de lista.

Para localizar grupos:

1. Conéctese a un repositorio.





4. Haga clic en Grupos.Se mostrarán los diez primeros grupos del repositorio.

5. Para ir a un determinado grupo o a grupos que empiecen por una determinadacadena, escriba la cadena en el campo Empieza por y haga clic en Buscar.

6. Para ver más grupos, haga clic en los botones Adelante o Atrás, o bien haga clic enuna letra que corresponda a la primera letra de un grupo.

7. Para cambiar el número de grupos que se muestran, seleccione un número diferenteen la lista desplegableMostrar elementos.

Ver dónde se usa un grupo

Siga estas instrucciones para ver dónde se usa un grupo.

Para ver dónde se usa un grupo:

1. Localice el grupo apropiado.

2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del grupo.

3. Haga clic enMostrar→Pertenencia.Documentum Administrator mostrará dónde se usa el grupo. La página de listapuede ordenarse por Nombre o Propietario y puede filtrarse mediante la listadesplegable para ver los documentos que pertenecen al grupo, así como losconjuntos de permisos (LCA) de los que el grupo es miembro y los flujos de trabajoque hacen referencia al grupo.

4. Para salir de la página de lista, haga clic enGrupos, en la parte superior de la página.

Crear grupos

Siga estas instrucciones para crear nuevos grupos.

Para crear grupos:

1. En User Management, haga clic en Grupos.

2. Haga clic en Archivo → Nuevo → Grupo.

3. Escriba el nombre del nuevo grupo.

4. En repositorios de las versiones 5.3 y posteriores, si está habilitada la función decolaboración con salas, seleccione la sala inicial del grupo.Si hay una sala seleccionada, el grupo se considera un grupo privado de la sala. Siprecisa más información sobre la forma de trabajar con salas, consulte Capítulo 19,Trabajo con servicios de colaboración.

5. Escriba una dirección de correo electrónico para el grupo.



Ésta es normalmente la dirección de correo electrónico del propietario del grupo.

6. Haga clic en Seleccionar propietario para seleccionar el propietario del grupo.

7. Haga clic en Seleccionar administrador para seleccionar el administrador del grupo.

8. Haga clic en Seleccionar conjunto de alias para seleccionar el conjunto de aliasdel grupo.

9. Si se está conectado al repositorio que controla una federación y el grupo debe serglobal, marque la opción El grupo es global.

10. Si lo desea, proporcione una descripción del grupo.

11. Para convertir el grupo en privado, marque la opción Es privado.

12. En repositorios de las versiones 5.3 y posteriores, indique si el grupo es un grupodinámico.Un grupo dinámico es un grupo de cualquier clase cuya lista de miembros seconsidera una lista de miembros potenciales. Si precisa más información sobre losgrupos dinámicos, consulte Acerca de los grupos dinámicos, página 287.

13. En repositorios de las versiones 5.3 y posteriores, si el grupo es dinámico, indique silos usuarios deben ser tratados como miembros de forma predeterminada.

14. Para guardar el grupo y volver a la página Grupos, haga clic en Terminar.

Modificar o ver grupos

Para modificar un grupo, debe ser su propietario, un superusuario o un miembro delgrupo propietario del grupo que se va a modificar, o bien estar identificado en el atributogroup_admin del grupo, bien como individuo o como miembro de un grupo especificadoen dicho atributo. Siga estas instrucciones para modificar grupos.

Para modificar o ver un grupo:

1. En la página User Management, haga clic en Grupos.

2. Localice el grupo apropiado.

3. Haga clic en el botón Información.

4. Modifique los atributos del grupo, si dispone de los permisos necesarios para ello.


Agregar usuarios, grupos o roles a grupos

Un grupo puede contener usuarios, otros grupos o roles. (Los roles sólo se encuentranen repositorios de las versiones 5.x y posteriores.) Siga estas instrucciones para agregarusuarios, grupos o roles a un grupo.



Para agregar usuarios a un grupo:


2. Haga clic en el nombre del grupo al que desee agregar usuarios.Se mostrará la página de lista, con los miembros del grupo.

3. Para filtrar la lista, seleccione Sólo grupos, Sólo usuarios o Sólo roles en la listadesplegable.

4. Haga clic en Archivo → Agregar miembros.

5. Para filtrar la página de modo que sólo se muestren usuarios, grupos o roles,seleccioneMostrar usuarios,Mostrar grupos oMostrar roles en la lista desplegablesituada en la parte inferior de la página.

6. Marque las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuarios,grupos o roles que vaya a agregar al grupo.

7. Haga clic en Agregar.

8. Para ver más usuarios, grupos o roles y agregarlos, haga clic en los botones >(adelante) o < (atrás) en el selector.


10. Para modificar un usuario determinado, haga clic en el icono de Información dedicho usuario.Debe tener al menos privilegios de administrador del sistema o superusuario parapoder modificar un usuario.


Quitar usuarios de un grupo

Siga estas instrucciones cuando deba quitar usuarios de un grupo.

Para eliminar usuarios de un grupo:


2. Haga clic en el nombre del grupo del que desee eliminar usuarios.


4. Marque las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuariosque vaya a eliminar del grupo.

5. Haga clic en Archivo → Quitar miembros.




Eliminar grupos

Puede eliminar un grupo si es su propietario, un superusuario, un miembro delgrupo propietario del grupo que se va a eliminar, o bien si está identificado en elatributo group_admin del grupo, ya sea como individuo o como miembro de un grupoespecificado en dicho atributo. Sin embargo, para mantener la coherencia del repositorio,no quite grupos del repositorio. En su lugar, quite todos los miembros del grupo y déjeloen el repositorio, o bien reasigne todos los objetos propiedad del grupo a otro grupo ousuario y, a continuación, elimine el grupo.

Para eliminar un grupo:


2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del grupo que vaya aeliminar.


4. Haga clic en Aceptar para confirmar que desea eliminar el grupo.El grupo se eliminará y se mostrará la página de lista Grupos.

Reasignar objetos propiedad de un grupo

Siga estas instrucciones para reasignar los objetos propiedad de un grupo a otro grupo.

Para reasignar un grupo:


2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del grupo que vaya areasignar.

3. Haga clic en Herramientas → Reasignar grupo.

4. Escriba el nombre del grupo al que se vayan a reasignar los usuarios y objetos de estegrupo, o bien haga clic en Seleccionar grupo para elegir un grupo.

5. Indique si desea que el trabajo de reasignación se ejecute la próxima vez que estéprevisto o en este momento.



8. Haga clic en Aceptar.Se mostrará la página de lista Grupos.



Ver registros de reasignación de grupos

Siga estas instrucciones para ver o eliminar los registros generados al reasignar losmiembros de un grupo a otro grupo.

1. En la página de lista Grupos, haga clic enMostrar→Registros de reasignación.Se mostrará la página de lista Registros de reasignación. La página de lista indica:• El ID de solicitud de trabajo• El nombre antiguo del usuario y el nuevo• Si el trabajo ha generado sólo un informe o ha continuado con la operación de

reasignación• Si los objetos bloqueados se han desbloqueado• Si la solicitud se ha completadoPuede ordenar en función de cada una de las columnas.

2. Para ver un registro, haga clic en el ID de solicitud de trabajo.Si el ID de solicitud de trabajo no es un enlace en el que se pueda hacer clic, significaque no se ha generado ningún registro del trabajo.



5. Para salir de la página de lista de registros, haga clic en la miga de pan Grupossituada en la parte superior del panel de la derecha.

Propiedades de grupo

En la siguiente tabla se enumeran los campos que deben completarse cuando se creeo modifique un grupo:

Tabla 26–4. Propiedades de un grupo


Nombre El nombre del nuevo grupo delrepositorio.

Nombre para mostrar del grupo El nombre que se visualiza para el grupo.



Clase El tipo de grupo. El valor predeterminadoes Grupo. El otro valor válido es Rol.

Utilice este atributo para que lasaplicaciones puedan distinguir entregrupos y roles. El servidor no aplica elvalor de este atributo ni define dichoatributo con otro valor que no sea el degrupo. Sólo en el servidor de la versión5.x.

Si define este atributo como Rol, el grupono aparecerá en la página de lista Grupos.

Dirección de correo electrónico La dirección de correo electrónico para elnuevo grupo.

Si no se introduce ningún valor eneste campo, se utilizará de formapredeterminada el nombre del grupocomo su dirección de correo electrónico.

Propietario El nombre de un usuario del repositorioque dispone del privilegio Crear grupo yque es propietario de este grupo.

Si es un superusuario, podrá seleccionarel propietario. De lo contrario, podrádefinir este campo como un grupo del quees miembro.

Para cambiar el nombre de propietariopredeterminado, haga clic en Examinar.

Administrador Especifica un usuario o grupo, ademásde un superusuario o el propietario delgrupo, que puede modificar el grupo.Haga clic en Examinar para seleccionarel usuario o grupo. Si el valor es nulo,sólo un superusuario y el propietario delgrupo podrán modificar el grupo. Sólo enel servidor de la versión 5.x.

Conjunto de alias El conjunto de alias predeterminado parael grupo.

El grupo es global Sólo se muestra en el repositorio quecontrola una federación.

Descripción Una descripción del grupo. Por ejemplo,“Nuevo comité de aprobaciones delproyecto”.



Es privado Define si el grupo es privado. Si estacasilla de verificación no está marcada, elgrupo se creará como un grupo público.

De forma predeterminada, los gruposcreados por usuarios con privilegios deadministrador del sistema o superusuarioson públicos, mientras que los creadospor usuarios con un nivel de privilegiosinferior son privados.

Es grupo dinámico Para repositorios de las versiones 5.3 yposteriores. Si está marcado, el grupo esun grupo dinámico.

Un grupo dinámico es un grupo decualquier clase en el que la pertenenciase considera una lista de miembrospotenciales. La configuración de Tratarusuarios como miembros/Tratar usuarioscomo no miembros y el comportamientode la aplicación utilizada para acceder alrepositorio determinan si el usuario serátratado o no como miembro del grupo. Siprecisa más información sobre los gruposdinámicos, consulte Acerca de los gruposdinámicos, página 287.

Tratar usuarios como miembros/Tratarusuarios como no miembros

Para repositorios de las versiones 5.3 yposteriores. Este campo sólo se puededefinir si está marcada la casilla deverificación Es grupo dinámico. Losmiembros de un grupo dinámico seconsideran miembros potenciales delgrupo. En tiempo de ejecución, laconfiguración de este campo determinasi se considerará o no miembros alos miembros del grupo. Si la casillaTratar usuarios como miembros estámarcada, los usuarios se consideranmiembros del grupo dinámico. La opciónpredeterminada es Tratar usuarios comono miembros.

RolesUn rol es un tipo de grupo que contiene un conjunto de usuarios u otros grupos queestán asignados a un rol determinado dentro del dominio de una aplicación cliente. Siprecisa información detallada sobre roles y dominios, consulte la sección relativa a los



servicios de seguridad en la guía Content Server Fundamentals (Fundamentos de ContentServer). Los roles sólo se encuentran en repositorios de las versiones 5.1 y posteriores.

Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la página de lista Grupos, no en Roles.

Para ir a un determinado rol, escriba las primeras letras del nombre de objeto en elcuadro Empieza por y haga clic en Buscar. Para ver una lista de todos los roles queempiecen por una determinada letra, haga clic en esa letra. Para ver un número de rolesdiferente del que se muestra actualmente, seleccione otro número en la lista desplegableMostrar elementos.

Esta sección consta de los siguientes temas:• Crear roles, página 295• Agregar usuarios, grupos o roles a roles, página 296• Modificar roles, página 296• Reasignar roles, página 297• Eliminar roles, página 297• Propiedades de rol, página 298

Crear roles

Siga estas instrucciones para crear nuevos roles.

Para crear roles:

1. En User Management, haga clic en Roles.

2. Haga clic en Archivo → Nuevo → Rol.

3. Escriba el nombre del nuevo rol.

4. Escriba una dirección de correo electrónico para el rol.Ésta es normalmente la dirección de correo electrónico del propietario del rol.

5. Escriba el propietario del rol.

6. Haga clic en Seleccionar conjunto de alias para seleccionar el conjunto de aliasdel rol.

7. Si lo desea, proporcione una descripción del rol.

8. Para que el rol sea privado, marque la opción Es privado.

9. Para crear el rol como dominio, marque la opción Crear rol como dominio.Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la página de lista Grupos, noen Roles.

10. Para guardar el rol y volver a la página Roles, haga clic en Aceptar.



Agregar usuarios, grupos o roles a roles

Siga estas instrucciones para agregar usuarios, grupos o roles a un rol.

Para agregar usuarios, grupos o roles a un rol:

1. En la página User Management, haga clic en Roles.

2. Haga clic en el nombre del rol al que desee agregar usuarios.Se mostrará la página de lista, con los miembros del rol.


4. Haga clic en Archivo → Agregar miembros.

5. Para filtrar la página de modo que sólo se muestren usuarios, grupos o roles,seleccioneMostrar usuarios,Mostrar grupos oMostrar roles en la lista desplegablesituada en la parte inferior de la página.

6. Marque las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuarios,grupos o roles que vaya a agregar al rol.

7. Haga clic en Agregar.

8. Para ver más usuarios, grupos o roles y agregarlos, haga clic en los botones >(adelante) o < (atrás) en el selector.


10. Para modificar un usuario determinado, haga clic en el icono de Información dedicho usuario.Debe tener al menos privilegios de administrador del sistema o superusuario parapoder modificar un usuario.

11. Para salir de la página de lista, haga clic en Roles, en las migas de pan situadas enla parte superior de la página.

Modificar roles

Siga estas instrucciones para modificar las propiedades de un rol existente.

Si usa Documentum Web Publisher, puede modificar los roles de Web Publisherutilizando archivos XML para cambiar las funciones disponibles de dichos roles ysustituir o agregar roles a la aplicación de Web Publisher. Si precisa informacióndetallada sobre cómo configurar roles de Web Publisher, consulte Web DevelopmentKit Applications Configuration Guide (Guía de configuración de aplicaciones de WebDevelopment Kit).

Para modificar un rol:


2. Localice el rol apropiado.



3. Haga clic en el botón Información o enMostrar → Propiedades → Información.

4. Modifique los atributos del rol.


Reasignar roles

Si pretende eliminar un rol, tal vez desee reasignar los usuarios y otros objetospertenecientes a dicho rol. Siga estas instrucciones para reasignar los usuarios y otrosobjetos.

Para reasignar un rol:


2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del rol que vaya a reasignar.

3. Haga clic en Herramientas → Reasignar grupo.

4. Escriba el nombre del rol o grupo al que se vayan a reasignar los usuarios y objetosde este rol, o bien haga clic en Seleccionar grupo para elegir un grupo.

5. Indique si desea que el trabajo de reasignación se ejecute la próxima vez que estéprevisto o en este momento.




Eliminar roles

Los roles son un tipo de grupo. Por tanto, se recomienda que no elimine un rol. En sulugar, quite todos los miembros del rol y manténgalo en el repositorio. También puedereasignar los miembros del rol a otro rol.

Para eliminar un rol:


2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del rol que vaya a eliminar.





Propiedades de rol

En la siguiente tabla se enumeran los campos que deben completarse para crear omodificar un grupo:

Tabla 26–5. Propiedades de un rol


Nombre El nombre del nuevo rol del repositorio.

Clase El tipo de rol. El valor predeterminado esRol. Otro valor disponible es Grupo.

Utilice este atributo para que lasaplicaciones puedan distinguir entregrupos y roles. El servidor no aplica elvalor de este atributo ni define dichoatributo con otro valor que no sea el degrupo. Sólo en el servidor de la versión5.x.

Dirección de correo electrónico La dirección de correo electrónico para elnuevo rol.

Si no se introduce ningún valor eneste campo, se utilizará de formapredeterminada el nombre del rol comosu dirección de correo electrónico.

Propietario El nombre de un usuario del repositorioque dispone del privilegio Crear grupo yque es propietario de este grupo.

Para cambiar el nombre de propietariopredeterminado, haga clic en Examinar.

Administrador Especifica un usuario o grupo, ademásde un superusuario o el propietario delrol, que puede modificar el rol. Hagaclic en Examinar para seleccionar elusuario o grupo. Si el valor es nulo, sóloun superusuario y el propietario delrol podrán modificar el rol. Sólo en elservidor de la versión 5.x.

Conjunto de alias El conjunto de alias predeterminado parael rol.



Descripción Una descripción del rol. Por ejemplo,“Nuevo comité de aprobaciones delproyecto”.

Es privado Define si el rol es privado. Si esta casillade verificación no está marcada, el rol secreará como un rol público.

De forma predeterminada, los rolescreados por usuarios con privilegios deadministrador del sistema o superusuarioson públicos, mientras que los creadospor usuarios con un nivel de privilegiosinferior son privados.


Apéndice A

Nodos del Digital Asset Manager

Webtop utiliza los siguientes nodos:• Archivador inicial

El archivador inicial es el lugar en el que se almacenan los documentos y carpetas personales.Todos los usuarios disponen de un archivador inicial de forma predeterminada. Ningún otrousuario podrá ver este archivador inicial ni acceder a él.

• bandeja de entrada

En la Bandeja de entrada se muestran las tareas y notificaciones recibidas.• Suscripciones

Se trata de archivos y carpetas a los que se desea acceder rápidamente. Constituyen sus“Favoritos”.

• Colecciones favoritas

Colecciones que ha identificado como sus “Favoritas.” Este nodo se expande para ofrecerle accesodirecto a sus colecciones favoritas.

• Mis archivos

Esta ficha proporciona un acceso rápido a archivos creados, editados o retirados recientemente.• Categorías

Consiste en un modo alternativo de agrupar archivos distinto a como están organizados en losarchivadores del repositorio. Por ejemplo, un archivador permite organizar archivos según suestructura en un sitio Web, pero puede que ésta no sea la forma más lógica de organizar losarchivos cuando los autores Web desean acceder a ellos internamente. Las categorías permiten alas organizaciones agrupar archivos en función del modo en que los autores accederán a ellos; porejemplo, según el departamento responsable de determinado contenido.

• Cabinets

Constituyen el nivel superior de organización dentro de los repositorios. Los archivadorescontienen carpetas y archivos. El nodo Archivadores permite ver todos los archivadoresdisponibles de un repositorio.

• Administración (sólo en la vista estándar)

Este nodo proporciona acceso a la configuración del sistema y a funciones administrativas.Incluye los siguientes nodos:

— User Management

Este nodo proporciona acceso a los perfiles de usuario y a los grupos de usuarios.


Nodos del Digital Asset Manager

— Seguridad

Este nodo proporciona acceso a los conjuntos de permisos.


Apéndice B

Iconos

En esta sección se muestran los iconos disponibles en Digital Asset Manager:• Iconos comunes en aplicaciones WDK, página 303• Iconos específicos de Digital Asset Manager, página 304

Iconos comunes en aplicaciones WDKLos siguientes elementos son de uso frecuente en aplicaciones Web de EMC |Documentum:

• : un repositorio.

• : un archivador.• : el archivador inicial.• : una carpeta.

• : una taxonomía.• : una categoría.

• : muestra las propiedades de un elemento al hacer clic.

• : muestra las copias de archivo adicionales al hacer clic. (Este icono no aparecerási la única copia existente de un archivo es la copia en miniatura.)

• : retira los archivos seleccionados al hacer clic.• : edita los archivos seleccionados al hacer clic. Si el archivo no está retirado y hace

clic en este icono, también se retira el archivo.• : registra los archivos seleccionados al hacer clic.• : cancela la retirada de los archivos seleccionados al hacer clic.• : agrega los archivos seleccionados al portapapeles al hacer clic.• : indica que el objeto está retirado y que el propietario del bloqueo es el usuario.

• : indica que el objeto está retirado y que el propietario del bloqueo es otro usuario.• : si arrastra este icono hasta el equipo local, se creará un enlace al elemento del

repositorio.

• : un documento virtual.• : una instantánea.


Iconos

• : una instantánea inmovilizada.

• : una notificación.

• : una tarea.• : un elemento de prioridad alta.

• : un elemento de prioridad baja.

• : un flujo de trabajo.

• : una plantilla de flujo de trabajo.

• : indica que el flujo de trabajo que está enviando no tiene archivos anexos. Hayque hacer clic en este icono para anexar archivos. El texto contiguo al icono le indicasi los archivos anexos son obligatorios u opcionales.

• : un flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente.• : un flujo de trabajo pausado.• : un flujo de trabajo detenido.• : al hacer clic, se agrega un elemento.• : al hacer clic, se quita un elemento.• : al hacer clic en este icono podrá editar un elemento.

• : abre la documentación de ayuda.

• : un servidor.• : una federación.

• : un usuario.• : un grupo de usuarios.

• : un rol.• : una plantilla para un tipo de usuario.

• : una sesión de usuario.• : un trabajo.

• : un método.• : un conjunto de alias.

• : un formato.• : un tipo.

• : almacenamiento.• : publicación de sitios.

• : administración de Content Intelligence Services.

Iconos específicos de Digital Asset ManagerLos siguientes iconos son específicos de Digital Asset Manager:

• : abre PowerPoint Assembly para ver su contenido.


Iconos

• : agrega una diapositiva a PowerPoint Assembly.

• : en la vista de zoom, acerca la sección seleccionada del guión gráfico de un vídeo.

• : en la vista de zoom, aleja un nivel en un guión gráfico de un vídeo.

• : en la vista de zoom, aleja hasta el máximo nivel en un guión gráfico de un vídeo.

• : en la vista de zoom de un guión de gráfico de vídeo,indica la posición de la sección visualizada en esos momentos dentro del contextodel archivo de vídeo completo.

• : indica una colección o una colección favorita.• : indica que el formato de una copia seleccionada está disponible en el repositorio

Aparece en colecciones.• : indica que el formato de una copia seleccionada no existe en el repositorio, pero

que hay en cola una solicitud de transformación y que será procesada. Apareceen colecciones.

• : indica que el formato de una copia seleccionada no existe en el repositorio, peroque es posible una transformación del formato seleccionado. Aparece en colecciones.

• : indica que el formato de una copia seleccionada no existe en el repositorio yque no es posible realizar transformaciones del formato seleccionado. Aparece encolecciones.

• : abre la copia del objeto que se ha definido como la copia predeterminada (o devista previa).

• : abre y reproduce la copia de vista previa del objeto si éste se encuentra en unalmacén de archivos de transmisión (archivos de vídeo y audio).

• : icono predeterminado que se muestra para las miniaturas que no se puedenmostrar. Este icono se puede configurar y mostrarse de forma diferente en lainstalación de su organización.

• : indica un objeto de curso. (Este icono sólo se aplica en instalaciones queincluyen el componente Learning Services para la gestión de cursos.)

• : indica un objeto de lección. (Este icono sólo se aplica en instalaciones queincluyen el componente Learning Services para la gestión de cursos.)


Iconos


Índice

[+]Mostrar más (enlace), 36Mostrar opciones (enlace), 36

[-]Ocultar más (enlace), 36Ocultar opciones (enlace), 36

Aabrir

ventana nueva, 47accesos directos

a utilizados recientemente, 73archivos, 83carpetas, 83enlaces Web, 83 a 84enviar a otros usuarios, 83enviar por correo electrónico, 83icono, 303mediante suscripciones, 84

acción de copia en control de textoenriquecido, 191

acción de corte en control de textoenriquecido, 191

acción de pegado en control de textoenriquecido, 191

accionesenlaces, 33realizar, 33

Acciones globales (enlace), 33actualizar

referencia, 114réplicas, 113

Administración (nodo), 301agentes, 18, 35agentes de conexión

definición, 18Véase también agentes

Agregado, véase PowerPoint Assemblyagregados, véase instantáneasagregar

agregar elemento (icono), 304al Portapapeles, 79archivos a flujos de trabajo, 214

Véase también archivos anexoscopias, 105descendientes, 146diapositivas a PowerPoint

Assembly, 132grupo a conjunto de permisos, 254,

256, 258usuario a conjunto de permisos, 254,

256, 258alertas

notificaciones de Bandeja deentrada, 214Véase también notificaciones

aliasmostrar y editar, 230

alineación de texto en control de textoenriquecido, 191

anexararchivos, 214

aplicaciones de edición externa, 66aplicaciones de edición interna, 66Archivador inicial (nodo), 301archivadores

crear, 63historiales, 88icono, 303iniciales, 303propiedades, 87proteger, 63

Archivadores (nodo), 301archivadores iniciales, 18

icono, 303archivos, 245

Véase también plantillasanexar, 214arrastrar y soltar, 45asignar ciclos de vida, 241cancelar retiradas, 73


Índice

copiar, 77, 81copias, 99 a 100crear, 65devolver al estado anterior, 241documentos virtuales, 139

Véase también documentosvirtuales

editar, 70eliminar, 78enlaces virtuales, 74enlazar a varias ubicaciones, 82enviar a flujos de trabajo, 219enviar para revisar, 211, 223exportar, 77gestionar, 65historiales, 88importar, 76locales, 19promover, 239 a 240propiedades, 87proteger al importar, 76quitar, 216, 220quitar ciclos de vida, 242registrar o retirar, 69 a 71ver, 75ver en modo de sólo lectura, 74versiones, 95 a 96

archivos anexosen flujos de trabajo, 211quitar, 216, 220

archivos bloqueados, 66, 69 a 71, 73 a 74,214icono, 303ordenar por, 42

archivos locales, 19Archivos públicos, 216, 221arrastrar y soltar, 45, 140asíncronas

miniaturas, 44tareas, 37transformaciones, 103

asíncronosestados, 37trabajos, 37

audiotransmisión, 305

BBandeja de entrada

disponibilidad para tareas, 213, 219gestionar, 214información general, 213mostrar al iniciar, 57no disponible, 213, 219ver, 214

bandejas de entradacolas de trabajo, 235

barra de encabezado, 32barra de estado, 36barra de menús, 35borrar

PowerPoint Assembly, 137Borrar agregado (botón), 137botones

en Digital Asset Manager, 303 a 304buscar, 51

búsquedas avanzadas, 52búsquedas guardadas, 55 a 56búsquedas simples, 51ejecutar búsquedas guardadas, 55opciones, 61presentaciones y diapositivas de

PowerPoint, 134Buscar objetos ocultos (opción), 52Buscar todas las versiones (opción), 52búsquedas avanzadas, 52búsquedas de texto completo, 135búsquedas simples, 51

CCaja de luz, véase miniaturasCambiar estado, 251Cambiar permiso, 251Cambiar propiedad, 251Cambiar ubicación, 251campos

mostrar, 36ocultar, 36visualizar, 36

cancelar retiradas, 73cancelar suscripción, 84carga de trabajo

colas de trabajo, 235, 237colas de trabajos, 236usuarios en colas de trabajo, 235usuarios en colas de trabajos, 236

carpetasarrastrar y soltar, 45


Índice

copiar, 81crear, 64eliminar, 78enlazar a varias ubicaciones, 82enviar para revisar, 211, 223historiales, 88icono, 303mostrar al iniciar, 57promover, 239 a 240propiedades, 87ubicaciones, 75

Carpetascontextuales, 207

Carpetas contextuales, 207buscar, 208crear, 207

categorías, 92buscar, 52colas de trabajo, 232, 235copiar, 81eliminar, 78enlazar a varias ubicaciones, 82enviar elementos, 92explorar, 93icono, 303información general, 91, 301nodo, 93relaciones, 111 a 113trabajar con, 91

Categorías (nodo)usar, 91

Véase también categoríascerrar sesión, 25checkin

courses, 159, 161checkout

courses, 158ciclos de vida

asignar, 241filtrar por, 41información general, 20

Véase también ciclos de vida dedocumentos

quitar, 242ciclos de vida de documentos

información general, 20Véase también ciclos de vida

colastareas, 231

Véase también colas de trabajo

colas de trabajocarga de trabajo, 235, 237categorías, 232, 235crear, 234detalles, 235grupos, 235información general, 231localizar, 235nodo de gestión, 232Perfiles de documentos, 232políticas, 232 a 233reasignar tareas, 236tareas, 235usuarios, 235 a 236ver, 235

colas de trabajoscarga de trabajo, 236grupos, 234 a 236usuarios, 234 a 236

coleccionesagregar a colecciones favoritas, 180agregar contenido, 176buscar, 179copia disponible, 305copia no disponible todavía, 305copiar copias en otras colecciones, 178crear, 176descargar, 184descargar con transformaciones, 185es posible una transformación, 305icono, 305información general, 175no es posible una transformación, 305quitar de colecciones favoritas, 180seleccionar copias alternativas, 181seleccionar copias alternativas para

varios elementos, 183ver colecciones favoritas, 179ver contenido, 178ver descargas activas, 187ver en otros productos de

Documentum, 187colecciones temporales, véase descargas

activascolor de fondo en control de texto

enriquecido, 191color de primer plano en control de texto

enriquecido, 191columnas

en listas, 42 a 43


Índice

comandos, 33Comentarios

agregar a discusiones, 204buscar, 205editar en discusiones, 204eliminar de discusiones, 205responder a discusiones internas, 204

complemento WdkPluginCab, 45completar

tareas, 217tareas fallidas, 229

Comprobación del porcentaje decalidad, 233

conectar, 23, 26, 60configuración

búsquedas, 61configuración de visualización, 58documentos virtuales, 59generales, 57preferencias, 57, 59 a 60

configuración de visualizaciónmodificar, 224

configurarexploradores para reproductores de

medios, 47configuration

PENS, 169configuring

LMS Server, 167conjuntos de alias, 253

de un usuario, 284conjuntos de permisos

agregar usuarios, 259 a 260crear, 247, 256descripción, 247eliminar, 247eliminar usuarios, 259gestionar, 247

Véase también permisoslocalizar, 253privilegios de usuario, 247sistema, 248superusuarios, 248Sysadmin (Administrador del

sistema), 248ver dónde se utilizan, 253

Conjuntos de permisos del usuarioactual, 253

contenidodocumentos virtuales, 141, 145

en repositorio, 18contenidos

gestionar, 63Véase también archivos

Content Rendition Services, 99Content Server

roles, 294Content Transfer Applets, 68contraseñas, 25copia

descripción, 103ver vista previa, 305

copia predeterminadavista previa (icono), 305

copiararchivos, 81carpetas, 81categorías, 81elementos en repositorios, 81en ubicaciones fuera de los

repositorios, 77copias, 99

asociadas a una versión, 99crear, 105definir vistas previas, 101icono, 303importar, 101información general, 99primarias, 75principales, 99restablecer, 102ver, 100ver vista previa, 102

copias de vista previadefinir, 101icono, 305ver, 102

copias primarias, 75copias principales, 99copying

to locations outside Docbases, 157course

exporting, 157importing, 154properties, 164viewing information, 164

Coursewhat is, 153

coursesadding SCOs and resources to, 159


Índice

checking in, 159, 161checking out, 158copying, 157deleting, 166editing, 158publishing, 166searching for, 161versioning, 161viewing, 162viewing publish history, 165

crearconjuntos de permisos, 256elementos de repositorio, 63

Véase también la entrada de índicecorrespondiente al elemento quese desee crear

grupos, 288nuevos objetos mediante

transformaciones, 107roles, 295subclips de vídeo, 127usuarios, 266, 277, 279usuarios globales, 271

Crear, 136credenciales

eliminar, 24guardar, 24, 60

credenciales guardadas, 24, 60configuración, 24eliminar, 24

cursosicono, 305icono de lección, 305

DDefinir como vista previa (opción), 101delegar tareas, 218deleting

courses, 166descargas activas

ver, 187descendientes, 139

desplazarse hasta, 141, 144ver, 141, 144

desconectar, 25deshacer en control de texto

enriquecido, 191detalles

flujos de trabajo, 225

detalles de vídeoacercar (icono), 305alejar (icono), 305alejar al máximo (icono), 305posición del zoom (icono), 305

Detalles de vídeodesmarcar, 125eliminar fotogramas del guión

gráfico, 129información general, 121marcar, 125reproducir vídeos, 126ver, 122

devolver al estado anterior, 241diapositivas

agregar a PowerPoint Assembly, 132ordenar, 133quitar de PowerPoint Assembly, 134,

137ver desde guión gráfico, 118

diapositivas de PowerPoint, véasediapositivabuscar en PowerPoint Assembly, 134

directoriosretirada, 68

Discusiones, 203agregar comentarios, 204buscar comentarios, 205editar comentarios, 204eliminar comentarios, 205responder a comentarios, 204

disponiblepara tareas de flujo de trabajo, 213,

219dm_QmPriorityAging, 233documentos

gestionar, 63Véase también archivos

locales, 19transformar en HTML, 104transformar en PDF, 104

documentos hijo, 139Véase también descendientesen relaciones, 111

documentos padreen relaciones, 111

documentos simples, 148documentos virtuales

agregar descendientes, 146contenido, 141, 145


Índice

convertir en documentos simples, 148crear, 146estructura, 141etiquetas de versión, 151gestionar, 139icono, 303información general, 139instantáneas, 150 a 151preferencias, 59quitar descendientes, 147reglas de enlace, 148

Véase también fijar en versionesreordenar descendientes, 148ver contenido, 141, 145ver estructura, 141

Documentum Applets, 68dominios, 23

Eeditar

alias, 230aplicaciones de edición externa, 66aplicaciones de edición interna, 66archivos, 70editar elemento (icono), 304información general, 66retirar, 70subclips de vídeo, 128

editingcourses, 158

Editor de texto enriquecido (RTE), 208Ejecutar procedimiento (permisos), 251El rol de colaborador, 199El rol de propietario, 199elegir elementos, 46elementos enlazados, 78, 82elementos relacionados, 75, 78eliminar

archivos, 78carpetas, 78categorías, 78credenciales guardadas, 24elementos en repositorios, 78elementos enlazados, 78elementos relacionados, 78fotogramas del guión gráfico con

Detalles de vídeo, 129grupos, 291objetos, 250

permisos requeridos, 250roles, 297usuarios, 282usuarios del grupo, 290versiones, 78

Eliminar (permisos), 247Empieza por (campo), 40encabezado, 32encabezado en control de texto

enriquecido, 191enlaces, 59enlaces en control de texto

enriquecido, 191enlaces virtuales

ver, 74enlaces Web

abrir, 83 a 84enviar, 83enviar por correo electrónico, 83recibir, 84

enlazara varias ubicaciones, 82accesos directos, 83 a 84enlaces Web, 83hipervínculos, 33mediante suscripciones, 84ver ubicaciones de enlaces, 75

enviaraccesos directos, 83archivo a flujos de trabajo, 219elementos a categorías, 92enlaces Web, 83flujos rápidos, 221tareas, 217

enviar por correo electrónicoenlaces Web, 83 a 84

Error Transferencia de contenido: nulo, 69Escribir (permisos), 247establecer

tiempo de marca final de vídeo, 125tiempo de marca inicial de vídeo, 125

establecer seguridad de carpetapermisos, 250

Estado de tareas (botón)descripción, 37

Véase también trabajosEstoy disponible, 219estructura

documentos virtuales, 141, 146 a 148etiquetas de versión, 18, 151


Índice

eventos de auditoríaflujos de trabajo, 226

examinar, 46Examinar (permisos), 247exploradores

configuración, 47exploradores Web

configuración para medios detransmisión, 47

explorarcategorías, 93interfaz, 23listas, 39repositorios, 38

exportararchivos, 77

exportingcourses, 157

Ffamilia de fuentes en control de texto

enriquecido, 191favoritos

repositorios, 60suscribirse a elementos, 84

fechas de caducidadconfigurar, 87

fechas de retenciónefecto en políticas de

almacenamiento, 89fechas efectivas

configurar, 87federaciones

usuarios, 266, 271fijar en versiones, 148filtrar, 41Filtro (enlace), 41Filtro (menú), 41flujos de trabajo, 19, 211, 223

anexar archivos, 214completar tareas, 217completar tareas fallidas, 229crear plantillas, 229crear plantillas de flujo de trabajo, 229de un usuario, 284detalles, 225disponibilidad para tareas, 213, 219eventos de auditoría, 226icono, 304

información general, 211información, guardar e imprimir, 226iniciar, 219Mis flujos de trabajo, 223 a 224mostrar y editar alias, 230no disponible, 213, 219pausar, 227realizar tareas, 211reanudar, 227rechazar tareas, 217reintentar tareas fallidas, 229supervisor, 230tareas fallidas, 229terminar, 228terminar tareas, 217ver, 223 a 224, 226

flujos rápidos, 221formatos

preferencias, 62formatos de archivo

preferencias, 62Véase también formatos

formatos de archivo LDIF, 277, 279formularios, 189forzar promoción, 239fuente HTML en control de texto

enriquecido, 191full text search, 161

GGenerados automáticamente, 253Generados manualmente, 253Gestión de colas de trabajo, 232gestión de usuarios, 263grupos

agregar usuarios, 289crear, 288de un usuario, 284descripción, 285eliminar, 291en colas de trabajo, 235en colas de trabajos, 234 a 236gestión de usuarios, 263icono, 304localizar, 287modificar, 289propiedades, 292quitar usuarios, 290reasignar, 291


Índice

ver dónde se utilizan, 288guardar

archivos, 71archivos anexos, 216, 221búsquedas, 55 a 56en Archivos públicos, 216, 221en Mis archivos privados, 216, 221información de flujo de trabajo, 226información general, 66versiones nuevas, 71

guión gráficoacercar (icono), 305alejar (icono), 305alejar al máximo (icono), 305eliminar fotogramas, 129posición del zoom (icono), 305usar para establecer miniatura

predeterminada para vídeo, 128guiones gráficos

agregar diapositivas a PowerPointAssembly, 132

información general, 117ver diapositivas de PowerPoint, 118ver para objetos de vídeo, 122ver para PDF, 119ver para vídeo, 119vista de página, 118vista de zoom, 118vista previa de vídeos, 126

Hhistorial

ver, 88

Iiconos, 303

en Digital Asset Manager, 303 a 304idiomas

filtrar por, 41imágenes en control de texto

enriquecido, 191importar

archivos, 76copias, 101plantillas, 76usuarios, 277, 279

importingcourses, 154

imprimirinformación de flujo de trabajo, 226

indexingfull-text, 161

iniciarflujos de trabajo, 219

iniciar sesión, 23, 26, 60instantáneas, 150 a 151

etiquetas de versión, 151integración del conector Comentario en

Adobe, 173interfaz, 23, 29

JJava, 68JVM, 68

Llápiz (icono), 304LCA

información general, 247Véase también conjuntos de

permisosLeer (permisos), 247Lightweight Applets, 68Lista de miembros de una sala, 200listas

clic en nombres de archivos, 74columnas, 42 a 43Empieza por (campo), 40explorar, 39filtrar, 41información mostrada, 40 a 43los elementos no aparecen, 39mostrar, 39mostrar información, 40 a 43mostrar páginas, 40nombres de archivo, 74ordenar, 41varias páginas, 40ver, 39

listas de control de accesoinformación general, 247

Véase también conjuntos depermisos

listas desordenadas en control de textoenriquecido, 191


Índice

listas ordenadas en control de textoenriquecido, 191

LMS Serverconfiguration, 167

localizarcolas de trabajo, 235conjuntos de permisos, 253elementos en categorías, 93elementos en listas, 40elementos en repositorios, 38, 51grupos, 287Suscripciones, 84usuarios, 264utilizados recientemente, 73

MMás (enlace), 33Media Transformation Services

extraer detalles de vídeo, 121generar guiones gráficos, 117

medios de transmisiónconfigurar exploradores para

reproducir, 47mensajes

de advertencia, 36de error, 36

menúsen modo de accesibilidad, 26Filtro (menú), 41Mostrar (menú), 75usar menús, 33

Message Viewer, 36migas de pan, 33

Véase también ruta de exploraciónminiatura

establecer predeterminada paravídeo, 128

rota (icono), 305miniatura predeterminada

establecer para vídeo, 128miniatura rota (icono), 305miniaturas

en caja de luz, 45ver, 44

Mis archivosarchivos retirados, 74mostrar al iniciar, 57ver, 73

Mis archivos privados, 216, 221

Mis flujos de trabajo, 223 a 224modificar

configuración de visualización, 224grupos, 289roles, 296usuarios, 283

modo de accesibilidad, 33elegir, 23en aplicaciones basadas en WDK, 26filtrar, 41seleccionar, 26

Mostrar (menú), 75mostrar al inicio, 57Mostrar elementos (campo), 40Mostrar más (enlace), 36Mostrar opciones (enlace), 36Mostrar todas las propiedades

(casillas), 36mostrar todo, 96mostrar todos, 36, 52, 263 a 264mover

archivos, 80carpetas, 80elementos en repositorios, 80

NNinguno (permisos), 247niveles de acceso, 247, 251niveles de prioridad

icono, 304no disponible

para tareas de flujo de trabajo, 213,219

No estoy disponible en estosmomentos, 219

nodos, 31, 301Notas, 205

buscar, 206crear, 205editar, 206

notificaciones, 214icono, 304

Oobjetos, 18 a 19

permisos, 247tipo, 19

Objetos controlados, 202


Índice

objetos ocultos, 52objetos relacionados, 103

crear mediante transformaciones, 107Ocultar opciones (enlace), 36ordenar, 41

Ppaginación, 40páginas de selección, 46palabras clave, 87paquetes, 212pausar

flujos de trabajo, 227PDF

ver guión gráfico, 119PENS

configuration, 169management, 169

período de retencióndefinición, 89establecer para objetos, 89

permisos, 20, 247crear conjunto de permisos, 256de un usuario, 284eliminar objetos, 250establecer, 258extendidos, 251gestionar, 247información general, 247localizar, 253modificar, 254nivel de objeto, 247niveles de acceso, 247, 251objeto, 247propietario de objeto, 247seguridad de carpeta, 250ver, 75ver dónde se utilizan, 253

permisos extendidos, 251información general, 258

Véase también permisospersonalizar

preferencias, 57pertenencia a una sala

gestionar, 200Pertenencia a una sala

acerca de, 199agregar miembros, 200

agregar miembros a un grupolocal, 201

cambiar roles locales, 201crear un grupo local, 201editar propiedades del grupo

local, 201quitar miembros, 200quitar miembros de un grupo

local, 202pistas de texto

ver para vídeo, 124plantillas, 245

agregar plantillas para utilizar enPowerPoint Assembly, 137

aplicar a presentaciones dePowerPoint, 136

asignar ciclos de vida, 241crear, 246quitar ciclos de vida, 242

plantillas de flujo de trabajo, 19plantillas de PowerPoint

agregar al sistema para utilizar enagregado, 137

políticas de almacenamientoy fechas de retención, 89

Portapapelesagregar, 79quitar de, 79ver, 79

PowerPoint Assemblyagregar (icono), 305agregar diapositivas, 132agregar plantillas para utilizar, 137aplicar plantilla, 136borrar, 137buscar presentaciones y

diapositivas, 134crear presentaciones, 136información general, 131mostrar (icono), 304ordenar diapositivas, 133quitar diapositivas, 134, 137ver, 131, 133

preferencias, 57 a 62presentaciones de PowerPoint

buscar en PowerPoint Assembly, 134crear, 136

Prioridad de incremento, 233Prioridad inicial, 233Prioridad máxima, 233


Índice

privilegiosinformación general, 247

Véase también permisosprivilegios de usuario

conjuntos de permisos, 247procesar archivos, 211, 223promover, 239 a 240properties

for courses, 164setting for courses, 164

propiedadesarchivadores, 87archivos, 87carpetas, 87configurar, 87en repositorio, 18fichas, 87icono, 303sitios, 87ver, 75, 87, 89ver para transformaciones, 108

propietario del repositorio, 248protegidos

archivadores, 63archivos, designar al importar, 76

publicarcon flujos de trabajo, 211mediante promoción, 239 a 240

publishviewing history, 165

publishingcourses, 166

Qquitar

archivos anexos, 216, 220ciclos de vida, 242descendientes, 147diapositivas de PowerPoint

Assembly, 134, 137elementos del Portapapeles, 79quitar elemento (icono), 304

Rrealizar

acciones, 33tareas, 215

reanudar

flujos de trabajo, 227reasignar

grupos, 291roles, 297tarea de la cola de trabajo, 236tareas, 218

rechazar tareas, 217reenviar

tareas, 217Véase también completar tareas

referencias, 114registrar, 71

Véase también registrosgenerar versiones, 95

registrosgenerar copias, 99información general, 66reasignación de usuarios, 285registrar, 71

reglas de enlacefijar en versiones, 148

Véase también documentosvirtuales

reintentartareas fallidas, 229

Relacionar (permisos), 247relaciones, 111

Véase también archivos adjuntos;relacionesinformación general, 111quitar, 113ver, 112

reordenar documentos virtuales, 148repetir tareas, 218réplicas, 113repositorios

agregar, 35cambiar, 35cerrar sesión, 25explorar, 38favoritos, 60federados, 18grupos, 285icono, 303icono de archivador, 303información general, 18iniciar sesión, 23, 60iniciar sesión en modo de

accesibilidad, 26modo de accesibilidad, 26


Índice

nodos, 31, 301nombres, 35usuarios, 263varios, 24, 35, 52, 60, 73

repositorios federados, 18reproducir

vídeos desde Detalles de vídeo, 126reproducir medios

configurar exploradores para, 47retirada

directorio de retirada, 68información general, 68ubicación, 19, 68

retiradascancelar, 73información general, 66mostrar retiradas recientes, 301retirar, 69 a 70ver retiradas recientes, 73

retiradosver archivos retirados, 74

retirar, 69Véase también retiradas

revisar, 211flujos rápidos, 221información general, 211, 223revisión informal, 221

revisión ortográfica en control de textoenriquecido, 191

revisiones informales, 221roles

crear, 295descripción, 294eliminar, 297gestión de usuarios, 263icono, 304modificar, 296propiedades, 296, 298reasignar, 297

ruta de exploración, 33

SSalas, 197

crear, 197editar propiedades de, 199grupos locales, 199objetos controlados, 202pertenencia, 199roles locales, 199

visitar, 197SCO

about, 153adding to checked out course, 159

SCORMabout, 153

searchingfor course objects, 161

seguridad, 247información general, 247

Véase también permisosservicios de colaboración, 195sesiones

cerrar sesión, 25iniciar sesión, 23, 60modo de accesibilidad, 26

sitioshistoriales, 88propiedades, 87

software (versiones), 47sólo lectura, 74subclips

crear, 127editar, 128ver para vídeo, 123

subprogramas, 68supervisores

cambiar, 230Suscripciones

acceder, 84cancelar suscripción, 84información general, 84mostrar al iniciar, 57suscribirse, 84

System Permission Sets, 248, 253

Ttablas en control de texto enriquecido, 191tamaño de fuente en control de texto

enriquecido, 191tareas, 211

abrir, 214aceptar, 215anexar archivos, 214automáticas, 229colas de trabajo, 235completar, 217delegar, 218fallidas, 229


Índice

icono, 304información general, 213reasignar, 218rechazar, 217repetir, 218ver, 213

tareas automáticas, 211completar, 229errores, 229reintentar, 229

taxonomías, 92icono, 303información general, 91

terminarflujos de trabajo, 228tareas, 217

Véase también completar tareastexto con sangría anulada en control de

texto enriquecido, 191texto con sangría en control de texto

enriquecido, 191texto en cursiva en control de texto

enriquecido, 191texto en negrita en control de texto

enriquecido, 191texto subíndice en control de texto

enriquecido, 191texto subrayado en control de texto

enriquecido, 191texto superíndice en control de texto

enriquecido, 191tipos de relación

información general, 111Todos los mensajes (botón)

descripción, 36Véase también Ver todos los

mensajes (botón)trabajo dm_DistOperations, 74trabajos

dm_DistOperations, 74estado de tareas, 37ver estado de los trabajos, 37

traduccionesfiltrar por, 41

transformacionescrear nuevas copias, 105crear nuevos objetos, 107información general, 103perfiles, 103propiedades, 108

quitar, 109resultados, 103, 107ver propiedades, 108

transformardocumentos en HTML, 104documentos en PDF, 104

transmisión (icono), 305

Uubicaciones

ver, 75umbral, 233usuarios

agregar a conjunto de permisos, 254,256, 258, 260

agregar a conjuntos de permisos, 259agregar a un grupo, 289cambiar estado, 283carga de trabajo, 235 a 236crear, 266, 277, 279descripción, 263eliminar, 282eliminar de conjuntos de

permisos, 259 a 260en colas de trabajo, 235 a 236en colas de trabajos, 234 a 236formato de archivo LDFI, 277formatos de archivo LDFI, 279gestión de usuarios, 263globales, 266, 271icono, 304importar, 277localizar, 263 a 264modificar, 283propiedades, 279reasignar, 282registros de reasignación, 285ver conjuntos de alias, 284ver conjuntos de permisos, 284ver documentos, 284ver flujos de trabajo, 284ver grupos, 284

usuarios globalescrear, 271

Vvarios repositorios (funcionalidad), 35,

52, 60, 73


Índice

VDM, 59fijar en versiones, 148preferencias, 59reordenar descendientes, 148ver documentos en, 141, 144

ventanaabrir nueva, 47

ventana nueva, 47ver

conjuntos de permisos, dónde seutilizan, 253

Detalles de vídeo, 122diapositivas de PowerPoint, 118guiones gráficos de PDF, 119guiones gráficos de vídeo, 119, 122listas, 39

Véase también la entrada de índicecorrespondiente al elemento quese desee ver

pistas de texto de vídeo, 124PowerPoint Assembly, 131, 133subclips de vídeo, 123

Ver todos los mensajes (botón), 36Ver trabajos (botón)

descripción, 37Véase también trabajos

Versión (permisos), 247versión de software, 47versiones, 18

copiar, 99eliminar, 78, 250guardar nueva, 71información general, 95números, 95quitar transformaciones, 109ver, 96

versioningcourses, 161

vídeocrear subclips, 127

editar subclips, 128eliminar fotogramas del guión gráfico

con Detalles de vídeo, 129establecer miniatura

predeterminada, 128establecer tiempo de marca final, 125establecer tiempodemarca inicial, 125reproducir desde Detalles de

vídeo, 126transmisión, 305ver Detalles de vídeo, 122ver guión gráfico, 118, 122ver guiones gráficos, 119ver pistas de texto, 124ver subclips, 123vista previa del guión gráfico, 126

viewingcourse publish history, 165courses, 162

Virtual Document Manager, véase VDMvista de página, 118vista de zoom, 118vista estándar, 29, 57vista optimizada, 29, 57vista previa

vídeos de un guión gráfico, 126vista previa (icono), 305

WWCE Rooms, 197WDK, 26

aplicación, 17información de compilación, 47

Web Development Kitmodo de accesibilidad, 26

Véase tambiénWDKWebtop Collaborative Edition (WCE), 195Workflow Manager, 226, 229Workflow Reporting, 223 a 224


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