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DematerializzazioneLa proposta IBM

Gianfranco CesareoIBM Software GroupPublic Sector Industry [email protected]

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FORUMPA 2007: "PROGETTOPA“Ripensare i processi per migliorare i servizi

Le parole del Ministro Nicolais:"E' mia intenzione mettere al centro del FORUM PA la necessità di un cambiamento profondo delle amministrazioni pubbliche e di una reingegnerizzazione dei processi di servizio, fondata sul pieno utilizzo dell'innovazione organizzativa e tecnologica, quali fattori di sviluppo e garanzia dei diritti. FORUM PA '07 dovrà mostrare: – una pubblica amministrazione leggera, amica, capace di accompagnare

cittadini ed imprese nella realizzazione dei propri obiettivi. – una pubblica amministrazione che non usi le risorse pubbliche per la propria

sopravvivenza, ma per restituire valore ai contribuenti.– un'amministrazione che garantisca la qualità dei servizi pubblici, che

elimini sprechi e inefficienze, dia certezze ai diritti dei cittadini e alla competitività delle imprese e sia lo strumento di più forti ed efficaci politiche pubbliche."

Fonte:


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Aspetto fondamentale per l’innovazione nella PA è la Dematerializzazione

Fonte CNIPA: www.cnipa.gov.it


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Dematerializzare vuol dire gestire informazioni non su carta, ma informatizzate: documenti informatici

Due modalità per dematerializzare:– Informatizzare / eliminare la carta:

• Scannerizzazione• Riconoscimento caratteri (OCR / ICR) • Conservazione sostitutiva

– Evitare di produrre carta:• Form intelligenti su web (eForms)• Firma digitale• Posta Elettronica Certificata (PEC)• Gestione documentale (classificazione, titolario, …)• Enterprise content management• Conservazione digitale• Gestione tempi di conservazione, massimari di scarto,

Record Management


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La reingegnerizzazione dei processi unita alla dematerializzazione porta a eliminare “sprechi e inefficienze”

La reingegnerizzazione dei processi deve basarsi sulla dematerializzazione: evitare di produrre carta

La dematerializzazione dei processi non può prescindere da una efficiente gestione documentale: documento informatico

Si deve ripensare l’intero procedimento semplificandolo e sfruttando al meglio le caratteristiche delle nuove tecnologie in particolare collaborazione e portali


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Le funzionalità di gestione documentale costituiscono la base di una gran parte dei processi nella PA

funzionalità minime o “nucleo minimo”, per la tenuta dei sistemi di gestione informatica dei documenti

funzionalità aggiuntive necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti e alla loro accessibilità

funzionalità interoperative, che devono essere soddisfatte perché i sistemi di gestione informatica dei documenti rispondano ai requisiti di interconnessione

Fonte: http://protocollo.gov.it


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Per l’obiettivo di reingegnerizzare e dematerializzare i processi, si può partire gradualmente dalle funzionalità applicative principali

Gestione documentale Gestione delibere, determine

Protocollo informatico Gestione dei procedimenti amministrativi

Gestione Documento Informatico per front end eGovernment

Gestione dei procedimenti giudiziari

Gestione Documento Informatico per procedimenti interni

Gestione reati valutari

Archiviazione Posta elettronica Gestione cartelle del personale

PEC CRM/URP

Moduli Intelligenti (XFORMS) con firma digitale XML

Gestione ciclo passivo ed attivo fatture

Conservazione (sostitutiva, digitale)

Gestione tempi di conservazione, massimari di scarto


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Documenti di cassa (modulistica, stampe , ,.)

Tabulati

Gestione Sanitaria Locale

Corrispondenza cartacea, elettronica

interna , esterna

Gestione Fondi

Ordini e Fatture (ciclo Passivo)

Normativa Circolari

Delibere, disposizioni,

relazioni

Tasse, Contributi

Documenti interni e HR

Punto di Produzione

Freq

uenz

a di

Util

izzo

Amministrazione Centrale Amministrazione Locale

H

Flussi documentali elettronici

DocumentiEsterni

(Società e Privati Cittadini)

L’approccio proposto IBM è quello di Business ProcessManagement

People IntensiveDocument Intensive

Decision Intensive


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IBM possiede la suite più completa di componenti per la gestione dei contenuti …

REPOSITORIES

CLIENTS

Federation/IntegrationIBM Information Integration Content Edition (IICE)

Content Services

Search & DiscoveryIBM OmniFind

BPMIBM WebSphere Process ServerIBM FileNet BPM

CollaborationIBM Lotus WorkplaceIBM FileNet Team Collaboration Mgr

IBM CMRepositories

IBM DominoRepositories

FileNetRepositories

SharePointRepositories

OtherRepositories

SERVICES

Document ManagementIBM Document ManagerIBM FileNet Content Manager

Records ManagementIBM Records ManagerIBM FileNet Records Manager

Image ManagementIBM Content ManagerIBM FileNet Image Manager

Archival and RetentionIBM CommonStoreIBM FileNet Email Manager

CaptureIBM FileNet Capture

Report ManagementIBM Content Manager OnDemand

Web Content ManagementIBM Workplace WCMIBM FileNet Web Publisher

Forms ManagementIBM Workplace FormsIBM FileNet Forms Manager

Portals & Web Apps LOB & ISV Solutions Desktop ApplicationsWeb Components App Components Desktop Plug-Ins


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… e per la definizione e la gestione di processi di servizio


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Il Business Process Manager è la componente centrale per la gestione dei processi

Catatteristiche della gestione processi:– Progettazione dei flussi – facilità d’uso– Automazione dei processi– Gestione integrata dei contenuti e delle transazioni– Integrazione trasparente con il mondo applicativo– Tracciatura e notifica dei processi– Analisi delle prestazioni– Servizi di simulazione e ottimizzazione


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Business Process Manager comprende Disegno, Ottimizzazione e SimulazioneBusiness Process Manager comprende Disegno, Ottimizzazione e Simulazione

DisegnoDisegno

SimulazioneSimulazione

0

200

400

600

800

1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr

Analisi datiAnalisi dati

Analisi del Analisi del procedimentoprocedimento

Passaggio in Passaggio in produzioneproduzione


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Benefici

Risparmio economico con ritorno di investimento attraverso:– Facilità di mappatura dei processi esistenti e velocità di

reazione ai cambiamenti;– Disponibilità delle informazioni;– Unica Piattaforma tecnologica-funzionale;– Sicurezza dei dati;– Leader di mercato: Know how e Manutenzione;– Pronta reattività ai cambiamenti (Time to Market);– Riduzione dei tempi di integrazione con servizi ed

applicazioni interni ed esterni;– Espandibilità funzionale es. Web Content Managment,

eMail.


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Referenze in Italia (pubblica amministrazione)

In Italia oltre 50 clienti nella Pubblica Amministrazione tra cui:– Ministero dell’Economia e delle Finanze (Consip)– Ministero della Giustizia– Ministero della Difesa– INPS– INAIL– FAO– ASL del Veneto– Comune di Genova

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