dfi-bbf octobre 2009

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Gestion des OI l 19-20 octobre 2009 Version V2 DFI - projet BFC DFI-BBF

Octobre 2009

Gestion des opérations immobilières

Déconcentration de la saisie des pré-budgets

« Formation métier »

19 - 20 Octobre 2009

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Gestion des OI l 19-20 octobre 2009 Version V2 DFI - projet BFC

SOMMAIRE

1. Les motifs de l’évolution

2. Les réponses apportées

2.1 La qualité de l’information

Focus sur la nouvelle structure de l’OTP

2.2 Fiabiliser les documents budgétaires et la prévision de dépense

Contrôle des pré-budgets

Etat pluri-annuel des pré-budgets

Contrôle des pré-budgets par rapport aux crédits répartis et délégués

3. Le nouveau circuit de gestion des opérations immobilières

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SOMMAIRE










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SOMMAIRE










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1. Motifs de l’évolution (1)

Description de l’existant

La DFI • Construit les Organigrammes Techniques de Projet (OTP)

avec un découpage par phase (études / travaux / aléas et frais financiers)

• Recueille les informations budgétaires auprès des DR par le biais des enquêtes

• Inscrit dans BFC après enquêtes des DR les pré-budgets en AE

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Critique de l’existant

Ce circuit de gestion présente des faiblesses• 1 une sous-exploitation du caractère intégré de l’outil BFC

Les enquêtes peuvent être évitées. • 2 une qualité et une fiabilité partielles des informations

Un décalage de l’information par rapport au terrain ;Les pré-budgets crédits de paiement ne sont pas renseignés ;Les recettes ne sont pas enregistrées.

Ces faiblesses ont rendu nécessaire une évolution du système qui poursuit plusieurs objectifs.

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Objectifs poursuivis par l’évolution

2.1 Faire évoluer la qualité de l’information en fonction de la réalité du terrain.

2.2 Fiabiliser la réalisation des documents budgétaires et la prévision de dépense.

2.3 Limiter les reports de crédits en nature C en fin d’exercice


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SOMMAIRE










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Une information exhaustive qui implique:• l’abandon du phasage (études / travaux / aléas) • la mise en place d’une nouvelle structure des

OTP qui intègre le suivi des AE, des CP et des recettes.

• la transformation des anciennes structures pour permettre de suivre tout comme les nouvelles les AE, les CP et les recettes.

Un recueil de l’information sur le terrain en fonction de l’évolution des opérations qui implique:

• Transfert de compétence en DR de saisie des pré-budgets.

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Mise en place de la nouvelle structure de l’OTP

1 EOTP recette par financeur

o il permet de suivre les recettes par partenaire. Un des partenaires étant le CNRS.

1 EOTP dépense unique par fonds

o il permet d’analyser les dépenses en fonction de l’origine des fonds

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Cette nouvelle structure est impérative pour toute opération nouvelle

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Transformation des anciennes structures (I)

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2.1 Faire évoluer la qualité de l’information en fonction de la réalité du terrain

Transformation des anciennes structures (II)

Le but poursuivi est la transformation des structures existantes pour atteindre la nouvelle structure souhaitée à partir de 2010.

Contraintes à respecter:

Ajouter à la structure existante une nouvelle branche qui comprend un EOTP par financeur et un EOTP dépense unique par fonds. Interdire sur l’ancienne branche la création de nouvelles commandes tout en autorisant l’enregistrement des services faits et des factures sur les commandes existantes. Imputer les nouveaux flux de dépenses sur les EOTP de la nouvelle branche.

La création des nouvelles structures des OTP et la transformation des anciennes structures rendent possible le suivi des CP et des recettes, en plus de celui des AE.

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RAPPEL sur les libellés d’opérations

Chaque libellé d’opération doit comporter les informations suivantes :

a) la ville où a lieu l’opération,

b) le nom de l’opération en sigle si possible,

c) la nature de l’opération sur 5 caractères : - Const : pour construction - Réhab : pour réhabilitation - Exten : pour extension

Cette harmonisation de libellés concerne la définition de projet, l’OTP et les éOTP.

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SOMMAIRE










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2.2 Fiabiliser la réalisation des documents budgétaires et la prévision de dépense.

Par la production des documents de contrôle de cohérence :

A) entre les trois expressions des prévisions budgétaires (Dépenses AE et CP et recettes)

L’égalité total dépenses AE =Total dépenses CP = total recettes

doit être constamment vérifiée toutes années confondues.

Contrôle des pré-budgets pour les opérations immobilières État pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes des OI

B) des pré-budgets par rapport aux crédits répartis et délégués

État de contrôle de cohérence pré-budgets / répartis des OI État de contrôle de cohérence pré-budgets / délégués

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Contrôle de cohérence entre les trois expressions des prévisions budgétaires (I)

Contrôle des pré-budgets pour les opérations immobilières

L’égalité total dépenses AE = total dépenses CP = total recettes doit être constamment vérifiée toutes années confondues.

Cette vérification sera réalisée par fonds, SE et RP.

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Contrôle de cohérence entre les trois expressions des prévisions budgétaires (II)

État pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes pour les OI

Cet état permet de visualiser :

par OTP et par année, les dépenses AE et CP et les recettes ;

avec un sous-total par OTP ;

et un total par DR.

Le total SE+RP en AE, CP et Recettes, par OTP, est en lecture directe.

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Contrôle de cohérence des pré-budgets par rapport aux crédits répartis et délégués (I)

État de contrôle de cohérence pré-budgets / répartis des OI

Contrôler la cohérence par exercice entre les pré-budgets saisis par les DR et les crédits AE répartis par la DFI. En cas de différence, procéder aux ajustements pour l’exercice en cours et pour les exercices suivants. Cet état offre une visualisation par OTP et par année, avec un sous-total par OTP et un total DR. L’écart par fonds (SE et RP) est en lecture directe

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Contrôle de cohérence des pré-budgets par rapport aux crédits répartis et délégués (II)

État de contrôle de cohérence pré-budgets / délégués des OI

Contrôler la cohérence par exercice entre les pré-budgets saisis par les DR et les crédits CP délégués par la DFI.

En cas de différence, procéder aux ajustements pour l’exercice en cours et pour les exercices suivants.

Cet état offre une visualisation par OTP et par année, avec un sous-total par OTP et un total DR.

L’écart par fonds (SE et RP) est en lecture directe.

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SOMMAIRE










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3. Le nouveau circuit de gestion des O.I.

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ACTEURS ACTIONS

Comité des infrastructures 1) Prise de décision

2) Communication des résultats

Délégation Régionale 3) Créer ou modifier la structure OTP de l’opération immobilière

4) Créer ou modifier les programmes CB et les adresses budgétaires

5) Gérer des pré-budgets en AE, en CP et en recette

6) Créer le document contractuel de suivi logistique (contrat SD)

7) Contrôle de cohérence des pré-budgets

Direction des Finances 8) Constitution du BP et Vote

9) Répartition des AE et délégation des CP

Délégation Régionale 10) Ajustement des pré-budgets

11) Contrôle de cohérence pré-budgets – crédits répartis et délégués

12) Mise en place des crédits

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Calendrier

Toute l’année DR

Saisie dans BFC des pré-budgets dépenses et recettes, pour les opérations nouvelles, en AE et CP par année en fonction des besoins. Actualisation dans BFC des pré-budgets dépenses et recettes, pour les opérations en cours, en AE et CP par année en fonction de l’évolution des besoins et des crédits répartis/délegués (contrôles de cohérence).

Juin – septembre DR

La phase d’actualisation en fonction de l’évolution des besoins, décrite ci-dessus, est impérative pour la préparation de la DM2 et du BP N+1.

Octobre

DFI DR

Arbitrages des crédits inscrits en DM2, puis répartitions/délégations de crédits aux DR. Actualisation dans BFC des pré-budgets en conséquence.

Fin novembre

DFI

Vote du budget primitif.

DFI

Arbitrage par opération et communication aux DR des AE et CP inscrits au budget. Affectation des AE et délégation des CP

Décembre - janvier

DR Ajustements des pré-budgets en AE et CP en fonction des crédits réalisés sur l’exercice antérieur.

Le transfert du réalisé d’un exercice clôturé sur le pré-budget en CP de ce même exercice sera automatisé. En revanche, pour les AE, la procédure est manuelle.

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Type d’opération

Qui saisie

Type de budget

(stade budgétaire)

CF CB DF Fonds Pcb Type d’opération

Qui saisie

Type de budget

(stade budgétaire)

CF CB DF Fonds Pcb

VOTE : transaction FMCYLOAD pour intégrer les données du BP, des DM et des DMU dans la version 0 VOTE : transaction FMCYLOAD pour intégrer les données du BP, des DM et des DMU dans la version 0

Saisie

DFI

VOTE (VOTE)

9000

(CNRS)

NC

A2TGIR ou A3SI

ou A3IMMOOP ou A3OPEFIN

0/1

Toutes-OIP

Saisie

DFI

VOTE

(VOTE)

9000

(CNRS)

NC

A2TGIR ou A3SI


0/1

Toutes-

OIP

AFFECTATION : transaction FMBBC ou FMBB


Emetteur :

VOTE (VOTE)

9000

(CNRS)

NC

A2TGIR ou A3SI


0/1

Toutes-OIP

DFI

Emetteur :

VOTE (VOTE)

9000

(CNRS)

NC

A2TGIR ou A3SI


0/1

Toutes-

OIP

Transfert

DFI

Destinataire :

AFF (AFFECTE)

9000

(CNRS)

NC

A2TGIR ou A3SI


0/1

Toutes-OIP

Transfert

Destinataire :

AFF (AFFECTE)

9000

(CNRS)

NC

A2+A3

0/1

Toutes-

OIP



Emetteur :

AFF (VOTE)

9000

(CNRS)

NC

A2TGIR ou A3SI


0/1

Toutes-OIP

Transfert

DFI

Destinataire :

AFF (AFFECTE)

0348 (DFI)

NC

A2TGIR ou A3SI


0/1

Toutes-OIP

REPARTITION : transaction FMBBC ou FMBB

REPARTITION : transaction FMBBC ou FMBB

Emetteur :

AFF (AFFECTE)

0348 (DFI)

NC

A2TGIR ou A3SI


0/1

Toutes-OIP

DFI

Emetteur :

AFF (AFFECTE)

9000

(CNRS)

NC

A2+A3

0/1

Toutes-

OIP

Transfert

DFI

Destinataire :

REP (REPARTI)

XXXX (Unité)

NC

A2TGIR ou A3SI


0/1

N° de OIP XXXXXX/

ou XXXXXX/ XXXXXXX

Transfert

Destinataire :

REP (REPARTI)

XXXX (Unité)

NC

A2TGIR ou A3SI


0/1

N° de OIP XXXXXX/

ou XXXXXX/XXXXXXX

MISE EN PLACE : transaction FMBBC ou FMBB

DELEGATION DE CP : transaction FMBBC ou FMBB

Emetteur :

REP (REPARTI)

XXXX (Unité)

NC

A2TGIR ou A3SI


0/1

N° de OIP XXXXXX/

ou XXXXXX/ XXXXXXX

DFI

Emetteur :

REP (REPARTI)

XXXX (Unité)

NC

A2TGIR ou A3SI


0/1

N° de OIP XXXXXX/

ou XXXXXX/XXXXXXX

Transfert

DR

Destinataire :

MEP (MIS EN PLACE)

XXXX (Unité)

NC

A2TGIR ou A3SI


0/1

N° de OIP XXXXXX/

ou XXXXXX/ XXXXXXX

Transfert

Destinataire :

DEL (DELEGATION CP)

XXXX (DR)

NC

A2+A3

Tous- Fonds

Toutes-

OIP

Schéma de mise en œuvre du budget sur OIP en NC

Mise en œuvre du budget d’AE Catégorie de budget : 9G

Version de budget : 0 (exécution)

Mise en œuvre du budget de CP Catégorie de budget : 9F

Version de budget : 0 (exécution)

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La délégation régionale enregistre dans sa base XLAB les origines de crédits correspondant aux EOTP de dépense, afin de permettre le dialogue entre XLAB et BFC dans le cadre des opérations de mise en place des crédits et de dépense (commandes, services faits…).

La délégation régionale créée dans BFC un contrat de vente SD dont chaque poste fait référence à l’EOTP de recette associé au partenaire, afin de permettre la facturation client dans le module Recettes ainsi qu’un suivi analytique des recettes réalisées pour l’OIP.

Impacts XLAB


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RAPPEL :

La réussite de ce nouveau circuit dépend aussi d’une bonne relation entre le service financier et le service technique logistique (STL) pour l’actualisation des données et la bonne conduite budgétaire de l’opération.

Une information régulière du STL de l’évolution des pré-budgets est nécessaire : elle peut se faire notamment par la transmission des reporting fournis par cette évolution.

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