Gestion électronique de documents

Système d'archivage électronique

Sandra Giguet

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GEDGestion électronique de documents

procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.

Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.

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Le but de la GED estd'améliorer l'accès à l'information

La GED permet de :

● Dématérialiser● Structurer l'information● Centraliser, capitaliser et échanger● Rechercher et consulter● Gérer le cycle de vie des documents● Sécuriser l'accès à l'information

= Gain de temps / place, travail collaboratif

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SAESystème d'archivage électronique

Ensemble d'actions visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d’information.

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Le but du SAE estde garantir la conservation normée et

l’intégrité d’une information Le SAE permet de :

● Recueillir, classer et conserver l'information● Intégrer les règles de gestion● Respecter les contraintes légales d'archivage● Respecter l'intégrité des documents publics

= Conservation optimale des informations

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Numérisation des documents papiers :courrier, facture, bon de livraison...

Enregistrement de documents de travail :bureautique, image, vidéo...

Courriels, pièce jointe

Dépôt

Centralisation

Archivage

Crédits icônes : http://icones.pro

GED

ArchivageCourant

SAE

Archivageintermédiaire

etdéfinitif

Consulter

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Rechercher

Articulation GED / SAE

Inde

xatio

npa

r mét

adon

nées

Enregistrement de documents logiciel métier :Cosoluce...

Enregist

rement

Flux dématérialisés : ACTES, HELIOS, Marchés publics, Parapheur

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Cycle de vie d'une donnée

Archives courantes Archivesintermédiaires Archives historiques

Production du document

Validation du document

Fin d'usagecourant

Échéance légale ou interne

DUA = Durée d'utilité administrative

Record management

Document modifiable

Enregistrement● Attribution référence● Droit d'accès● Workflow de validation

Classement● Plan de classementIndexation● Métadonnées / mots clés

Tableau de Gestion● Fin de la DUA ● Sort finalSignature électronique

Sécurisation● Restriction d'accèsSEDA

L'archive appartient au service producteurL'archive est versée

aux Archives départementales

GED

Crédits icônes : http://icones.pro

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Mise au point

● La GED stocke les archivages courants, le SAE intègre les archives intermédiaires et définitives.

● La GED autorise la modification des documents électroniques, pas le SAE.

● Le SAE n'est pas qu'une sauvegarde, c'est un procédé de conservation des données fiable et fidèle dans le temps.

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Les solutions de GED / SAE

GED SAE

Open Source Propriétaire

Maarch EzgedEzDev

Locarchives

Alfresco IsoflexNovaxel

ArchilandALPI

Nuxeo Xpert ECMAzur technology

AGO

Jahia EliseAchimed

Flora ArchivesEVER Team

KnowledgeTree MultigestEric Archivage

AsalaeAdullact

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Conduite du changement

cette démarche doit être accompagnée d'une méthodologie de travail collaboratif

Informer > Former > Assister

● Impact organisationnel sur la collectivité● Volume croissant des informations

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Les bénéfices● Accès facilité à l'information● Méthode de classement unique● Circulation de l'information● Réduction du volume d'encombrements● Amélioration des droits accès● Diminution des risques de perte● Gain de temps● Réactivité

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L'intérêt pour les collectivités

La GED et le SAE permettent de répondre aux besoins des collectivités en matière de :

● Modernisation de l'administration● Maîtrise des coûts de gestion de l'information● Accès des citoyens à l'information● Réduction des risques juridiques● Respect de la loi sur l'archivage électronique.

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L'intérêt de travailler ensemble

C'est mutualiser nos expériences pour :

● Partager nos connaissances et améliorer l'offre● Réduire les coûts ● Bénéficier de l'expertise et de l'infrastructure des

Inforoutes● Être accompagné sur la formation et l'assistance.

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Sources

● archivage_electronique.pdf / Auteurs R. ABBASSI, C.ABOMO AKONO, S. BOUZIDI, L. DINOMAIS, S. LONGUET, V. RAKIPI, D. SARENAC

● http://www.journaldunet.com/encyclopedie/definition/209/51/20/gestion_electronique_de_documents.shtml● http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_%C3%A9lectronique_des_documents● http://www.aproged.org/index.php/Publications/● http://www.observatoire-du-numerique.fr/● http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/

● Référentiel général de gestion des Archives / Comité interministériel aux Archives de France

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