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Dirección General de Administración de Bienes

Y Contratación Administrativa

Instructivo para el Servicio en el Manejo de la Gestión Integral de Residuos

Electrónicos 2011LN-000003-CMBYC

1. Propósito

Definir el procedimiento para que los usuarios institucionales identifiquen la funcionalidad del

nuevo Convenio Marco para el Servicio en el Manejo de la Gestión Integral de Residuos

2011LN-000003-CMBYC que se encuentra en ejecución en el Sistema de Compras

Gubernamentales – Compr@RED.

2. Alcance

El Procedimiento realizado es para que los usuarios institucionales conozcan cómo realizar

una compra utilizando el convenio marco para el manejo de residuos electrónicos

accediendo a las diferentes pantallas de acuerdo con el detalle que se explica más

adelante. Las particularidades del convenio marco para el manejo de residuos se

establecieron dentro del pliego de condiciones, así como en la directriz de uso.

3. Documentos Relacionados

Nº Nombre del Documento Código

1. No Aplica No Aplica

4. Definiciones

Compr@RED: Sistema de Compras Gubernamentales.

5. Responsabilidades

Proveedor Institucional. [PI].

Analista Contrataciones. [AC].

Ingresador de Solicitudes de Pedido. [IS].

Jefe de Programa. [JP].

Oficial Presupuestal. [OP].

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De acuerdo a la Directriz DGABCA-008-2012 emitida el 09 de julio del presente año, en la

cual se establecen las condiciones de uso para el Convenio Marco de Gestión Integral de

Residuos Electrónicos para las Instituciones Públicas que utilizan el sistema Compr@RED:

Las empresas adjudicadas son:

Fundación Tecnológica de Costa Rica (FUNDATEC).

Bodeguita Luna Llena, S.A.

Recresco Costa Rica, Ltda.

Tratamiento de Residuos Electrónicos de Canarias, S.L.

Asociación Centroamericana para la Economía, La Salud y El Ambiente.

Fortech Química, S.A.

Estas empresas ofrecen sus productos en distintas opciones de negocio, las cuales suman en

total 7; el listado detallado se les ha entregado en formato de Excel para un mejor manejo y

de igual forma se puede revisar en el catálogo electrónico de Compr@RED para obtener

mayor información.

El plazo para realizar la entrega de los servicios en el lugar indicado por la Entidad posterior a

la emisión del pedido está determinado por la propuesta presentada por el oferente, el cual

no podrá superar lo establecido a continuación:

REGIONES PLAZO DE

ENTREGA

OPCIONES

DE NEGOCIO

EMPRESA ADJUDICADA

1,2,3,4,5,6 y 7 5 días hábiles 1, 2, 5, 6 y 7 Tratamiento de Residuos Electrónicos

de Canarias, S.L.

1 5 días hábiles 1, 4 y 7 Fundación Tecnológica de Costa Rica,

FUNDATEC

1 5 días hábiles 2 y 3 Bodeguita Luna Llena, S.A.

1 15 días hábiles 1 y 5 Recresco Costa Rica, Ltda.

1,2,3,4,5,6 y 7 5 días hábiles 1, 2, 3, 4, 5 y 7 Fortech Química, S.A.

1,2,3,4,5,6 y 7 Cursos de

capacitación,

previa

coordinación con

las Empresas.

6 Asociación Centroamericana para la

Economía, La Salud y El Ambiente.

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Duración: 20

horas.

Los encargados del convenio marco por parte de cada una de las empresas adjudicadas son los

siguientes:

6. Procedimiento para crear una SOLICITUD DE PEDIDO.

Aplica para las Instituciones que utilizan el sistema SIGAF- Compr@RED, o para aquellas

instituciones que han parametrizado a nivel del sistema Compr@RED la solicitud de pedido.

En caso de que no se utilice la solicitud de pedido o si la opción de negocio que se va a

utilizar no requiere de un pago se debe pasar al punto 7 creación del trámite, página 13 de

este documento.

Encargados del Convenio Marco

Tratamiento de Residuos Electrónicos de Canarias, S.L.

Marco Borges [email protected]

Hellen Corrales Tel: 8718-0800

Fundación Tecnológica de Costa Rica, FUNDATEC

Juan Carlos Salas Jiménez [email protected]

Tel: 2573-7851

Bodeguita Luna Llena, S.A.

Hermis Quesada Ruiz [email protected]

Tel: 2290-0050

Recresco Costa Rica, Ltda.

Alvaro Chinchilla Madrigal Alex Bonilla

[email protected] [email protected]

Tel: 2430-6969

Fortech Química, S.A.

Mauricio Blandino

[email protected] 2573-8634

Asociación Centroamericana para la Economía, La Salud y El Ambiente.

Ronald Arias [email protected] 2280-6291

mailto:[email protected]





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6.1. Se ingresa a la dirección de Compr@RED, www.hacienda.go.cr/comprared. [IS]

6.2 Se selecciona entrada autenticada por cualquiera de las dos rutas que se muestran a

continuación:

6.3 Se da clic en Ingresar:

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6.4 Digita el código de seguridad del certificado digital (smart card) – da clic en

aceptar:

6.5 Seguidamente ingresamos al catálogo electrónico para buscar la información de la

opción de negocio que deseamos comprar o contratar:

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6.6 Seleccionamos el convenio marco para el Servicio en el Manejo de la Gestión Integral

de Residuos (servicios de reciclaje):

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6.7 Buscamos el artículo, tomando la información más importante del artículo

(descripción del artículo, código, proveedor y precio):

Ejemplo:

a. Servicio de reciclaje para la recolección de papel y cartón, código 10299-005-000030,

con un precio de $0.10.

b. Servicio de reciclaje para la recolección de residuos electrónicos, código 10299-005-

000030, con un precio de ¢1.00.

Para seleccionar el producto a adquirir, uno de los criterios importantes es el costo del

producto, no así el único. El catálogo electrónico le da al usuario institucional la posibilidad

de ver el detalle de cada una de las opciones de negocio y diferenciarlas de las otras, no

solo por el factor precio, sino por variables adicionales tales como plazo de entrega y

garantía. Para adquirir un producto que no sea el de menor precio la Institución debe hacer

una justificación técnica y remitirla a la Proveeduría Institucional para su aprobación.

Con lo descrito anteriormente finalizamos con la consulta de los artículos incluidos en el

catálogo electrónico, es importante que al momento de hacer las solicitudes de compra

revisen la información del catálogo, la cual a su vez se remite en un archivo de Excel para

mayor facilidad de uso.

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Creación de la Solicitud de pedido

6.8 Después de autenticarse y haber identificado las opciones de negocio que se van a

adquirir, se ingresa a “contrataciones”, “solicitud de pedido” y “crear solicitudes de pedido”

[IS]:

6.9 Se indica el tipo de solicitud y el número de oficio [IS]:

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6.10 Seguidamente se ingresa la información correspondiente a fondo, grupo de compras

y organización de compras, asimismo se ingresa una descripción de la compra que se va a

realizar, se da clic en “siguiente” [IS]:

6.11 Se corrobora que la información ingresada sea la correcta y se da clic en “finalizar”

[IS]:

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6.12 Se asocian incluyen las líneas que se desean comprar en la solicitud de pedido,

indicando la siguiente información: “programa, subprograma, fondo, plan de compras,

mercancía, cantidad, precio unitario, unidad de medida, descripción de la línea y por último

lugar de entrega”, seguidamente se da clic en “Insertar” [IS]:

6.13 Se realiza el mismo proceso para cada una de las líneas de la solicitud de pedido.

Cuando ya se han incluido todas líneas se da clic en “solicitar”; esto para que se reserve el

dinero para la compra [IS]:

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6.14 Luego se realiza el proceso de aprobación de la solicitud de pedido [IS]:

6.15 Seguidamente se ingresa a “contrataciones, solicitudes de pedido, consulta de

solicitudes” [IS]:

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6.16 Se indica el número de solicitud de pedido, se da clic en “buscar” y en el estado de

“aprobación” [IS]. En este apartado se realiza todo el proceso de aprobación y firma

de la solicitud de pedido por parte de las personas encargadas, como se muestra en

las imágenes [IS] [PI]:

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7. Creación del trámite:

7.1. Se ingresa a la dirección de Compr@RED, www.hacienda.go.cr/comprared [IS]:

7.2 Ingresando a entrada autenticada por cualquiera de las dos rutas que se muestran a

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continuación:

7.3 Se da clic en Ingresar:

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7.4 Digita el código de seguridad del certificado digital (smart card) – da clic en

aceptar:

7.5 Se da clic en “crear trámite”:

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7.6 Seguidamente se incluye la información correspondiente a: “Dependencia,

Responsable, visto bueno, se asocia al convenio marco correspondiente, seleccionar

solicitud de pedido (si esta se utiliza, de lo contrario omitir esta selección de la solicitud de

pedido) y se da clic en “siguiente” [AC]:

7.7 Seguidamente se selecciona la solicitud de pedido aprobada y se asocia al trámite

de compra, se da clic en “aceptar” [AC]:

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7.8 Se ingresa toda la información que corresponda (Tipo de contratación, fecha y hora

de apertura, descripción completa de la compra) y se da clic en “siguiente” [AC]:

7.9 Se incluye la información correspondiente a la autorización de compra, se da clic en

“siguiente” [AC]:

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7.10 En este apartado de garantía de participación, cumplimiento y timbres, no se incluye

ninguna información, se da clic en “siguiente” [AC]:

7.11 Esta es la pantalla principal del trámite, en parte derecha se muestran todos los

accesos directos, todos deben quedar con un check, en este caso debemos ingresar a la

pestaña de “Rangos por pronto pago”, dar clic en “se acepta o no” y nos devolvemos

dando clic en el número de trámite, seguidamente se debe dar clic en “catálogo

electrónico” [AC]:

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7.11.1 Si el trámite no se asocia a una solicitud de pedido, como se indica en el punto 7.7, se

deberá incluir cada una de las líneas en el acceso directo “incluir líneas”; una vez realizado

la inclusión de las líneas, se debe regresar al trámite e ingresar al “catálogo electrónico”:

7.12 Nos lleva al catálogo electrónico, se da clic en “crear nuevo carrito” [AC]:

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7.13 Al carrito de compras se le puede realizar cambio de nombre, para esto se da clic en

“ver carrito actual”, se ingresa el nuevo nombre del carrito y se da clic en “cambiar nombre

del carrito” y volvemos al catálogo electrónico [AC]:

7.14 Seguidamente se ingresa a cada una de las opciones de negocio para ingresarlas al

carrito de compras, hasta que aparezca la indicación “Agregada al carrito”; éste mismo

proceso se realiza para todas las opciones de negocio [AC]:

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7.15 Después de agregadas las opciones de negocio al carrito de compras, se da clic en

“Ver carrito de compras”, nos guía al carrito de compras donde se debe indicar la región

para la cual se va a comprar, la cantidad; seguidamente se da clic en “actualizar”, luego se

debe desplegar la línea y dar clic en “asociar” [AC]:

7.16 Cuando ya se han asociado todas las opciones de negocio, el sistema nos da la

opción de “enviar notificación de pre-orden de compra”; es en este momento donde

podemos “incluir textos a la orden de compra” se da clic en el apartado [AC]:

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7.17 Seguidamente se presentan las opciones de negocio a las cuales se les puede incluir

algún texto; en este caso se le va a incluir a la línea 1, se debe dar clic en el radio de la línea

y se despliega la información de edición de los textos, se escoge la opción “tipo”, se incluye

la información y se da clic “insertar” (ver imagen 1 y 2), después de ingresada dicha

información se da clic en la “X” para cerrar la ventana [AC]:

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7.18 Se devuelve a la pantalla del carrito de compras, donde nos muestra el link para

“enviar notificación de preorden de compra”, se le da clic en ese apartado y al final nos

indica que el estado del carrito está en “Orden de compra en estado: Preorden pendiente

de aprobación” [AC]:

Después de enviar la preorden de compra al Proveedor Comercial; éste último tiene un

plazo de 24 horas para poder aprobar dicha preorden de compra.

7.19 Seguidamente, el analista debe ingresar nuevamente al sistema de Compr@RED, en

la pestaña de “convenio marco, convenios marco, se marca la Licitación madre, se marca

la contratación directa que se creó y luego se ingresa a “ver carrito actual”; cuando

estamos en el carrito nos vamos hasta el final (abajo) donde se nos va a indicar 3 opciones:

“generar órdenes de compra, rechazar todas las subordenes ó editar todas las órdenes”, en

este caso debemos dar clic en “Generar órdenes de compra” [AC]:

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7.20 Se genera una orden de compra para el proveedor comercial, seguidamente se da

clic en “Continuar orden de compra” para poder culminar con el proceso de compra [AC]:

7.21 Seguidamente se ingresa a contrataciones, órdenes de compra y consulta. Se indica

el número del trámite y se da clic en “buscar”, aparece la orden de compra en estado

“confección”, se da clic en ese apartado. [AC]:

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7.22 Según el monto de la orden de compra se le debe de indicar el monto de

retención por impuesto de ventas y dar clic en “actualizar” y luego en “finalizar”. Es

en este momento donde inicia el proceso de aprobación de la orden de compra

[AC]:

7.23 Seguidamente el analista realiza el proceso de aprobación de la orden de

compra dando clic en “aprobar” y “aceptar” [AC]:

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7.24 Luego se descarga el documento de la orden de compra dando clic “aquí”,

se guarda el documento, se firma digitalmente y por último se sube al sistema dando

clic “finalizar” [AC]. Este mismo proceso lo debe realizar el Proveedor Institucional [PI].

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7.26 Por culminado este proceso, se da por terminada la compra. El sistema debe

realizar la notificación de la orden de compra para que el proveedor comercial

pueda realizar la entrega de producto o brindar el servicio solicitado.

8. Anexos

Este documento no incluye anexos.

9. Control de Cambios

Fecha de revisión Persona que realiza

el cambio Cambio realizado

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