documentaciÓn del sistema de gestion s&so segÚn la ntc
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DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION S&SO SEGÚN LA NTC OHSAS 18001: 2007, EN LA EMPRESA Y&N INGENIEROS CONTRATISTAS
S.A.S.
ALBERTO PASCUAS GARCIA SERGIO DANIEL TORO MARTINEZ
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIA
PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL NEIVA - HUILA
2015
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DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION S&SO SEGÚN LA NTC OHSAS 18001: 2007, EN LA EMPRESA Y&N INGENIEROS CONTRATISTAS
S.A.S.
ALBERTO PASCUAS GARCIA SERGIO DANIEL TORO MARTINEZ
Informe final de Práctica Profesional presentado como requisito
para optar el título de INGENIERO INDUSTRIAL
Asesor Ing. CARLOS MARIO GAITAN GIRON
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIA
PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL NEIVA - HUILA
2015
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NOTA DE ACEPTACIÓN
Presidente del Jurado
Jurado
Jurado
Neiva, Febrero del 2015
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DEDICATORIA
Este trabajo se lo dedicamos a nuestros padres quienes fueron el apoyo y esfuerzo incondicional durante todo nuestro tiempo de estudios pues son nuestro motor principal para salir adelante.
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AGRADECIMIENTOS
Queremos honrar con este trabajo, que representa la culminación de nuestro ciclo Universitario con esfuerzo y mucha dedicación, a nuestros padres, a Dios quien hace que todo sea posible. A todos los profesores porque con su orientación han aportado y contribuido significativamente en nuestra formación académica y profesional.
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CONTENIDO
Pág. INTRODUCCION 16 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 17 1.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA 17 1.2 LÍMITE O ALCANCE 17 1.3 FORMULACION DEL PROBLEMA 17 2. OBJETIVOS 19 2.1. OBJETIVO GENERAL 19 2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 19 3. JUSTIFICACION 21 4. MARCO DE REFERENCIA 22 4.1 ANTECEDENTES 22 4.2 MARCO TEÓRICO 23 4.3 MARCO CONCEPTUAL 24 4.4 MARCO LEGAL 26 5. DESARROLLO DEL TRABAJO 30 5.1 DISEÑO METODOLÓGICO 30 5.2. PRESENTACIÓN ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN 32
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5.2.1 Alcance y Política del Sistema de Gestión S&SO 32 5.2.2 Matriz de Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos y Determinación de controles 32 5.2.3. Matriz de Requisitos Legales y Otros 33 5.2.4 Política S&SO 34 5.2.5 Objetivos S&SO 35 5.2.6 Sistema de gestión de Riesgos Laborales 37 5.2.7 Preparación y respuesta ante emergencia 37 5.3 PROCEDIMIENTOS DEL SYSO 37 5.3.1 Control de Documentos 37 5.3.2 Control de Registros 37 5.3.4 Requisitos legales 38 5.3.5 Auditorías internas 38 5.3.6 Acciones Correctivas y Acciones Preventivas 38 6. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 39 6.1 MISIÓN 39 6.2 VISIÓN 39 6.3 NUESTROS VALORES 39 7. OPORTUNIDADES DE MEJORA PARA LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS POR LA NTC-OSHAS 18001:2007 40 8. CONCLUSIONES 45 9. RECOMENDACIONES 47
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BIBLIOGRAFIA 48 ANEXOS 49
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LISTA DE TABLAS
Pág. Tabla 1. Operalización de Variable 31 Tabla 2. Despliegue de Política y Objetivos 36
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LISTA DE ANEXOS
Pág. Anexo A. Encuesta para la identificación de peligros valoración de riesgos y determinación de controles 32 Anexo B. HS PR 03 Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y determinación de Controles. 32 Anexo C. HS FR 04 Matriz de Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y determinación de Controles. 33 Anexo D. HS FR 06 Matriz de Requisitos Legales SISO 34 Anexo E. HS PG 01 Sistema de Gestión de Riesgos Laborales 37 Anexo F. Subprograma Reglamento de Higiene y Seguridad 37 Anexo G. HS PL O1 Plan de Emergencias 37 Anexo H. Plano de Evacuación 37 Anexo I. HS PR 01 Control de Documentos 37 Anexo J. HS PR 02 Control de Registros 37 Anexo K. HS PR 04 Identificación y Evaluación de Requisitos Legales 37 Anexo L. HS PR 10 Auditorías Internas 38 Anexo M. HS PR 08 No Conformidades Acciones Correctivas y Preventivas 38 Anexo N. Manual de Funciones 42 Anexo Ñ. HS PR 07 Comunicaciones Internas y Externas 42 Anexo O. HS PR 11 Reporte de Incidentes y Accidentes 43 Anexo P. HS PR 09 Revisión por la Gerencia 44 Anexo Q. HS PR 05 Competencias y Formación de Personal 44
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Anexo R. IC PR 01 Control Operacional Informe Interventoría 44 Anexo S. HS PR 06 Evaluaciones Medicas Ocupacionales 44 Anexo T. HS PL 02 MEDEVAC 44 Anexo U. HS PR 12 Oportunidades de Mejora 44
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GLOSARIO
Acción correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción preventiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Auditoría. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener "evidencias de la auditoría" y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los "criterios de auditoría". Desempeño de S y SO. Resultados medibles de la gestión de una organización en relación con sus riesgos de S y SO. Documento. Información y su medio de soporte. Enfermedad. Condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas, a causa de una actividad laboral, una situación relacionada con el trabajo o ambas. Identificación del peligro. Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus características. Incidente. Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión o enfermedad (independiente de su severidad), o víctima mortal. Lugar de trabajo. Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización. Mejora continua. Proceso recurrente de optimización del sistema de gestión en S y SO para lograr mejoras en el desempeño en S y SO, de forma coherente con la política en S y SO de la organización. No conformidad. Incumplimiento de un requisito. Objetivo de S y SO. Propósito en S y SO en términos del desempeño de S y SO, que una organización se fija. Organización. Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración.
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Parte interesada. Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o afectado por el desempeño en seguridad y salud ocupacional (3.15) de una organización. Peligro. Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las personas, o una combinación de estos. Política de S y SO: Intenciones y dirección generales de una organización relacionados con su desempeño de S y SO, expresadas formalmente por la alta dirección. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Registro. Documento. Que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. Riesgo. Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposición(es) peligroso(s), y la severidad de la lesión o enfermedad (3.8) que puede ser causada por el(los) evento(s) o exposición(es). Riesgo aceptable. Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia política en S y SO. Seguridad y salud ocupacional (S y SO). Condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluidos los trabajadores temporales y personal por contrato), visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo. Sistema de gestión de S y SO. Parte del sistema de gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política de S y SO y gestionar sus riesgos de S y SO. Valoración del riesgo. Proceso de evaluar el(los) riesgo(s) (3.21) que surgen de un(os) peligro(s), teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, y de decidir si el (los) riesgo(s) es (son) aceptable(s) o no.
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RESUMEN
Este documento se basa en lo estipulado en la NTC-Ohsas 18001:2007, aquí se presenta un diagnóstico del Sistema de Gestión de S y SO en la empresa Y&N INGENIEROS Y CONTRATISTAS S.A.S., el cual nos determina el estado actual de conocimiento de los funcionarios respecto al tema de seguridad y Salud Ocupacional. Se establecen procedimientos exigidos por la norma para la empresa, al igual que se realizan algunas conclusiones y recomendaciones que aportan ideas para la futura implementación del Sistema de Gestión S y SO. Se resalta que la documentación realizada se estableció con la ayuda de la gerencia ya que fue importante la información suministrada con referencia a las actividades de interventoría y el desarrollo de cada una de las mismas, Con la información recolectada se logro realizar cada uno de los procedimientos exigidos por la NTC OHSAS 18001:2007, y se espera que dicha documentación sirva para su respectiva implementación en la organización nombrada.
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ABSTRAC This document is based on what is stipulated in the NTC-Ohsas 18001:2007, here is presented a diagnosis of the management sistem of Security and Occupational Health in the company Y&N INGENIEROS Y CONTRATISTAS S.A.S., which determine for us the current knowledge level of the workers related to security and occupational health. Procedures are established, according to the normativity of the company, at the same time that conclusions and recomendations are held to provide ideas for the implementation of the management sistem of security and occupational health in the future. It is important that the documentation was established with the help of the manager office, due to the importance of the information provited about the auditing activities and their development. With the information gathered, it was possible to accomplish each one of the procedures requested by the NTC OHSAS 18001:2007, and it is expected that the documentation help to its implementation inside the organization.
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INTRODUCCION
Una de las principales dificultades para que las empresas puedan asumir un mayor compromiso con la seguridad laboral, es debido a que no perciben con suficiente claridad, que ella, más allá de una exigencia legal, es una vía de contribución a la tranquilidad de la empresa. Por esto, este trabajo se centra en desarrollar un sistema documentado con el fin de generar un compromiso por la prevención y permitir alcanzar resultados que se puedan demostrar, tales como un lugar de trabajo seguro, saludable y en buenas condiciones de trabajo. Como ya se tiene conocimiento, un punto importante en el S&SO es lograr la seguridad en el puesto de trabajo porque es allí donde se presentan los peligros y condiciones inseguras provocando posibles accidentes e incidentes que conllevan a la lesión de los empleados y a posibles sanciones a la empresa si se comprueba que ésta no cumple con la legislación vigente con respecto a la seguridad laboral. Por ende este trabajo tiene el objetivo de documentar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional que se basa en la NTC-Ohsas 18001:2007.
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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA Teniendo en cuenta que existe todo tipo de riesgos para las actividades que realiza la empresa Y&N INGENIEROS Y CONTRATISTAS S.A.S., y sabiendo que la principal Meta de los Sistemas de Gestión es mejorar la eficiencia en todos los procesos de la organización aportando al logro de su misión, la organización está interesada en la Documentación del Sistema de gestión en Seguridad y Salud Ocupacional ya que genera bases para minimizar los riesgos relevantes a la salud , incidentes (con lesión o sin lesión) y otros por seguridad e higiene, inclusive reducir litigación por efectos sobre personal externo a la organización asociados a la operación de la compañía, además proporciona un mejor desempeño de las actividades y procesos reflejándose en beneficios a las utilidades y reducción de costos la cual favorece la imagen de la organización ante la comunidad y a las empresas a las que les presta servicio. 1.2 LÍMITE O ALCANCE
La documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional abarcara los siguientes tres aspectos:
El trabajo se realizara en Calle 12 No 2 -10, en donde se encuentran las instalaciones administrativas de Y&N Ingenieros y Contratistas S.A.S
Su cobertura se basara en la aplicación de los conocimientos referentes a los sistemas de gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y áreas afines.
Este trabajo pretende mostrar una estructura eficiente de los procesos de la empresa en cuanto a Seguridad y Salud Ocupacional, buscando su normalización, coherencia, organización y satisfacción de quienes están relacionados la empresa.
1.3 FORMULACION DEL PROBLEMA Y&N INGENIEROS CONTRATISTAS S.A.S. actualmente no cuenta con un Sistema Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional razón por la cual no tiene mayores oportunidades para el otorgamiento de licitaciones de contratos con el municipio y con las demás empresas del estado y privadas,
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Por medio de este trabajo se pretende apoyar el proceso de documentación de la empresa, ya que actualmente no cuenta con el mismo y de esta forma darse a conocer en el sector de la construcción, Obras e interventorías y lograr un mejor desempeño en cuanto a Seguridad y Salud Ocupacional. Este Sistema le permitirá alcanzar y demostrar un eficiente desempeño en cuanto a Seguridad y Salud Ocupacional mediante el control de los impactos de sus actividades sobre quienes guardan relación con esta Compañía. Al generar un Sistema de gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, además de tener en cuenta la Política y los objetivos de S y SO de la empresa, se hará mayor énfasis en:
Los procesos que generan peligros de alto riesgo que puedan afectar el buen desempeño de los trabajadores directos e indirectos.
Identificación de Marco Jurídico de Sistema.
El manejo de la información dentro de la empresa.
El ambiente laboral.
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2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL Documentar el sistema de gestión S&SO según la NTC OHSAS 18001;2007, en la empresa Y&N Ingenieros y Contratistas S.A.S 2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar un diagnóstico inicial de la empresa Y&N Ingenieros y Contratistas S.A.S, pertinente en el área de consultoría e interventoría de diseño y estudio en la ingeniería civil con el fin de conocer los riesgos existentes según NTC OHSAS 18001:2007.
Realizar la Planeación estratégica del Sistema de gestión S&SO en la empresa Y&N Ingenieros y Contratistas S.A.S. para tener una visión clara de las actividades a ejecutar.
Establecer un alcance para la aplicación de la NTC OHSAS 18001: 2007, para determinar la actividad económica de la organización que la gerencia desea fortalecer.
Elaborar una matriz de riesgos para identificar los peligros y evaluación de riesgos al que están expuestos los empleados según la GTC 45 2012.
Elaborar una matriz de requisitos legales para poder identificar aquellos aplicables a la organización y su debido cumplimiento.
Establecer indicadores de gestión para evaluar el cumplimiento de los objetivos S&SO.
Elaborar un plan de emergencia para mitigar los efectos causados por efectos esperados e inesperados ocasionados por el hombre o la naturaleza.
Establecer los controles operacionales para disminuir el riesgo, reducirlo o tratar de adoptar equipos de protección individual.
Llevar a cabo los procedimientos obligatorios según la norma NTC OHSAS 18001:2007.
Documentar el SG-SST en la empresa Y&N Ingenieros y Contratistas S.A.S.
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Establecer funciones y responsabilidades para adquirir un compromiso con el cumplimiento de los requisitos que haya suscrito la organización en seguridad y salud ocupacional.
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3. JUSTIFICACION
La norma OHSAS 18001:2007 fue desarrollada por British Standard institute (BSI), en respuesta a la urgente necesidad de generar un sistema mundialmente reconocido por todas las partes que determine la Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional en las Empresas y que pueda ser certificado, siguiendo el mismo esquema por las Normas ISO 9001 e ISO 14001. OHSAS 18001 ha sido organizada para facilitar su integración con los Sistemas de Gestión ISO 9001 e ISO 14001, de modo que su operación y mantenimiento no requiera existencia de otros sistemas de gestión para ser implantado. Actualmente la organización Y&N Ingenieros y Contratistas S.A.S, no ha realizado ningún tipo de documentación con referencia a S&SO y son conscientes de que sus actividades generan un alto grado de Riesgos y exposición de sus trabajadores, lo que conlleva a la generación de incidentes, Accidentes y enfermedades laborales en actividades durante la revisión de los contratos a los cuales se les está haciendo interventoría. Y&N Ingenieros y Contratistas S.A.S, están interesados en dicha documentación, pues esta traerá beneficios como ventajas competitivas y comparativas, reconocimiento en el medio, generación de confianza tanto de clientes como proveedores además de rendimientos económicos y/o financieros. Dichos beneficios se obtienen mediante la optimización de cada uno de los procesos en cuanto a seguridad y salud ocupacional, ya que se enfoca en aquellos puntos que generan mayor riesgo para sus colaboradores y que debe mejorar generando valor agregado a la compañía conllevando a que el cumplimiento de sus metas y objetivos sea más fácil. No se debe olvidar que mediante este Sistema de Gestión, Y&N Ingenieros y Contratistas S.A.S., respalda su compromiso de Responsabilidad Social ya que será enfrentada de una manera más sencilla y segura sin poner en riesgo a aquellos que estén relacionados con esta Compañía.
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4. MARCO DE REFERENCIA 4.1 ANTECEDENTES Basándonos en la Norma ISO 9000 podríamos definir los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo como aquellos sistemas que nos permiten dirigir y controlar una organización con respecto a la seguridad y la salud de los trabajadores. Este término, tan utilizado en la actualidad, no ha comenzado a usarse por parte de las organizaciones, legisladores, partes interesadas y por la sociedad en general hasta los últimos años de la década de los 90. La especificación OHSAS nació en su momento para dar respuesta a las diferentes iniciativas que estaban surgiendo en el mercado y que requerían un documento de reconocido prestigio mundial que permitiese a las organizaciones diseñar, evaluar y certificar sus sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. OHSAS establece los requisitos para un sistema que permita a una organización controlar sus riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) y mejorar su desempeño. Todos sus requisitos han sido previstos para su incorporación a cualquier sistema de gestión de la SST. La extensión de su aplicación depende de factores tales como la política de SST de la organización, la naturaleza de sus actividades, así como los riesgos y complejidad de sus operaciones. En Colombia, el consejo Colombiano de Seguridad y Salud Ocupacional (CCS), en la cual se establecen, en respuesta al interés del sector empresarial, así como del profesional y académico, promovió su elaboración y ratificación a fines del años 2000, por partes de los órganos directivos del CCS y del instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). La evolución histórica de los sistemas de seguridad y salud ocupacional, en la cual se establecen los requisitos para un sistema de administración de seguridad y salud ocupacional que permita a las organizaciones controlar sus riesgos y mejorar su desempeño ha sido:
Antecedentes de la seguridad industrial y salud ocupacional (normativa: Gran Bretaña (1974), Francia (1976), Dinamarca (1975), Suecia (1977), Colombia (1979), entre otros.
BS 8800:1996, Guide to Occupational health and safety management systems. Fue publicada para proporcionar guías para la implementación de un sistema de seguridad y salud ocupacional.
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BSI OHSAS 18001:1999 Occupational health and safety management system: specification. Fue creada para proporcionar una norma de especificaciones para un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional.
BSI OHSAS 18002, Fue creada para proporcionar directrices o guías para la implementación de la BSI OHSAS 18001.
NTC- OHSAS 18001:2007, Occupational health and safety management system: specification. Fue creada para proporcionar una norma de especificaciones para un sistema de gestionen seguridad y salud ocupacional.
OHSAS 18001 ha sido desarrollada para poder compatibilizarse con los sistemas de gestión ISO 9001:2000 e ISO 14001:2004, así como para facilitar la integración, por parte de las organizaciones, de los sistemas de gestión de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en trabajo, en el caso de que deseen hacerlo. Los principales cambios con respecto a la edición anterior (OHSAS 18001:1999) son:
Se le ha dado un mayor énfasis a la importancia de la “salud”.
Se han añadido nuevas definiciones, y las existentes en la versión anterior se han revisado, (por ejemplo: riesgo aceptable, auditoría, acción correctiva, documento, incidente, partes interesadas, desempeño, política, lugar de trabajo, acción preventiva, procedimiento, registro…..).
Se han incorporado mejoras significativas, para el alineamiento con ISO 14001:2004, así como mejoras para la compatibilidad con ISO 9001:2008.
El término “riesgo tolerable” ha sido reemplazado por el término “riesgo aceptable”
El término “accidente” ha sido incluido en el término “incidente” La definición del término “peligro” no hace referencia “a los daños a la propiedad y a los daños al entorno del lugar de trabajo” Los requisitos de objetivos y programa(s) de gestión de la SST, se han unificado en línea con ISO 14001:2004.
Se han introducido nuevos requisitos para la consideración en la planificación de las prioridades de los controles de los riesgos.
Se ha añadido un nuevo requisito para la “evaluación del cumplimiento legal”. Se han introducido nuevos requisitos para la participación y la consulta.
Se han introducido nuevos requisitos para la investigación de los incidentes.
4.2 MARCO TEÓRICO
En el sector de la Ingeniería Civil y Construcciones, empresas tales como la Constructora Santa Lucía, Mega Diseños y Construcciones S.A.S., entre otras,
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son quienes basicamente fijan las condiciones en las que los colaboradores deben realizar su trabajo y por tanto es su responsabilidad evitar que esto constituya un peligro para la seguridad y salud de ellos, teniendo en cuenta que “El derecho de los trabajadores a la seguridad y salud en le trabajo es universal”, “el trabajo decente, debe ser un trabajo seguro”, y que “El trabajo peligroso mata a millones y cuesta billones” (OIT). Sin embargo, en la generacion de los peligros pueden intervenir un sin numero de persona internas (trabajadores) y externas (clientes y proveedores y cualquiera que este relacionado con la empresa) que forman parte de la empresa. Por lo tanto, deben interactuar en un sistema dirigido a proteger, prevenir y controlar la salud de todos. El Sistema de gestion de Seguridad y Salud Oupacional es un conjunto de elementos mutuamente realcionados que actuan armonicamente para facilitar la administracion de la seguridad y la salud en el trabajo. Es necesario anotar que este Sistema de Gestion se basa en el ciclo PHVA. La Documentacion del Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional basado en la norma OHSAS 18001:2007 se asocia con los siguientes beneficios.
Reduccion potencial en el numero de incidentes (con lesion o sin lesion)
Reduccion potencial en tiempo improductivo y costos relacionados.
Demostracion de absoluta observancia de las leyes y reglamentos.
Demostracion a sus asociados de su compromiso con la salud y la seguridad de sus colaboradores.
Demostracion de un enfoque innovador y con vision al futuro.
Mayor acceso hacia nuevos clientes y socios comerciales.
Mejor administracion de riesgos de salud y seguridad, ahora y a futuro
Reduccion en costos de seguros contra potenciales responsabilidades civiles. En otras palabras la Documentacion del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud Ocupacional basado en las normas OHSAS 18001:2007 permitira demostrar el compromiso que la Organización se ha impuesto con respecto al desempeño de la Seguridad y Salud Ocupacional en todos los niveles: clientes, empleados y accionistas por igual y esto contribuye fuertemente a la mejora en la prevencion de los incidentes y en consecuencia en la rentabilidad de su Empresa. 4.3 MARCO CONCEPTUAL La Documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, son dirigidas bajo Directrices que tratan el sistema desde los niveles nacionales y el de la empresa, dichos niveles contemplan:
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El nivel nacional, trata la posibilidad de que los países pueden desarrollar directrices específicas, dirigidas a las necesidades y condiciones de empresas o grupos de empresas, de acuerdo con su tamaño y el tipo y el grado de riesgo. En el nivel de empresa, las Directrices promueven la integración del Sistema de Gestión de SYSO con otros sistemas de gestión existentes dentro de estas; poniendo especialmente de relieve que el cumplimiento de las leyes y reglamentos nacionales. Estas Directrices establecen cinco componentes principales del Sistema de Gestión de Seguridad Y salud Ocupacional: Planificación, implementación y Operación, Comprobación y Corrección y Revisión de la Gestión por la Dirección.
Política: Es la principal conductora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y establece la estrategia de comportamientos Y/o dirección que la empresa debe seguir, ha de ser apropiada a la naturaleza y escala de los riesgos laborales de la misma. El fijar política incluye la participación de los que están relacionados directamente con la organización.
Planificación: Debe considerarse dinámica y establece tanto la orientación a la gestión, como la gestión del cambio. Determina las áreas en las que la gestión debe concentrar sus esfuerzos en la identificación de peligros, valoración de riesgos y el control de aquellos evaluados con las necesidades de controles y gestión proactivos. También cubre requisitos legales y de otro tipo mediante la conducción de la Empresa a fijar sistemas capaces de identificar las condiciones legales aplicables a sus operaciones. La empresa también establecerán programas para la mejora mediante la fijación de objetivos y metas. Aquí se debe evaluar cambios en los riesgos y la gestión de la introducción de nuevas actividades, productos o servicios, o cambios en los mismos.
Implementación y Operación: La norma establece.
Las responsabilidades y autoridades de los individuos, así como las funciones dentro del sistema de gestión laboral.
Las necesidades de formación y adquisición de competencias de los individuos que llevan a cabo actividades de los procesos de control y toma de conciencia de los colaboradores de Empresa.
El modo en el que se gestionaran las comunicaciones internas y externas.
La documentación del sistema
El control de las operaciones de las actividades asociadas con los riesgos identificados como consecuencia de las actividades de la Empresa. Deben
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figurar también para situaciones de emergencia. los planes que han de ponerse en práctica para prevenir y mitigar las posibles enfermedades o lesiones que se puedan generar.
Comprobación y corrección: La norma define como se comprueba la actuación del Sistema de gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y como se corrigen las deficiencias, a través de:
El seguimiento y medición de la actuación del control del funcionamiento y el cumplimiento de los requisitos legales.
El establecimiento de procesos para identificar y comunicar fallos de la hora de cumplir los requisitos de control y prevenir su repetición.
Asegurar que los registros se generan y se mantienen para demostrar el control y la mejora.
Una auditoría interna capaz de informar sobre la disponibilidad, idoneidad y efectividad del Sistema de gestión de Seguridad y Salud Ocupacional a la hora de cumplir la política y objetivos de la organización. BASADO EN EL NTC OHSAS 18001:2007.
4.4 MARCO LEGAL A escala nacional, encontramos Leyes y Decretos que a continuación comentamos, pero es importante resaltar que en el ámbito municipal existe la posibilidad de legislar a través de acuerdos que impulsarían de mejor forma los programas desarrollados por la administración local y que permiten una mayor participación de la comunidad y a su vez un mejor control en el desarrollo de los mismos.
Decreto 1609 Art. 4, 12, 15 Equipo emergencia: mínimo 2 extintores de incendios, ropa protectora, linterna, botiquín de primeros auxilios, equipo para recolección y limpieza, material absorbente y demás equipos y dotaciones especiales de acuerdo a la Tarjeta de Emergencia (NTC 4532) y dispositivo sonoro de retroceso
Ley 769 Art. 18, 22, 25, 28, 34, 37, 42, 46, 52, 53 Contar con licencia de conducción, registro del vehículo, SOAT, certificado de gases (a partir de 2 años de uso, validez de 1 año en centros autorizados)
Ley 769 Art. 28, 50 La revisión técnico- mecánica y de operación debe garantizar el perfecto funcionamiento de frenos, sistema de dirección, sistema de suspensión, sistema de señales visuales y audibles permitidas y sistema de escape de gases; y demostrar un estado adecuado de llantas, del conjunto de vidrios de seguridad y de los espejos.
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Ley 769 Art. 30 Ningún vehículo podrá transitar por las vías del territorio nacional sin portar el equipo de carretera: gato, cruceta, dos señales de carretera en forma de triángulo en material reflectivo y provistas de soportes o lámparas de señal de luz amarilla intermitentes o de destello, botiquín de primeros auxilios, extintor, dos tacos para bloquear el vehículo, caja de herramienta básica (alicate, destornilladores, llave de expansión y llaves fijas), llanta de repuesto, linterna y salida de emergencia para transporte de personas.
Dec 919/1989 Art 12 Control emergencias. Elementos de planeación en caso de situaciones de emergencia. Planes de emergencia.
Dec 423/2006 Líneas de acción del Plan Distrital de Prevención y Atención de Emergencias.
Resolución 1016 Art. 11, 14 Realizar inspecciones periódicas a las áreas, frentes de trabajo, equipos operativos, de seguridad y control de los riesgos, redes e instalaciones eléctricas locativas, de maquinaria, equipos y herramientas. Mantener actualizados los registros.
Resolución 2400 Art. 131 Usar guantes de caucho con guantelete, cubrir con protectores los alambres o aparatos que estén alrededor de la zona de trabajo para trabajos hasta con 5.000 voltios. Usar varas de línea caliente, cubrir con aislantes o con tabiques protectores los aparatos o alambres para trabajos desde 5.000 hasta 15.000 voltios. Usar varas o herramientas para trabajos en caliente, más de 15.000 voltios. No sobrepasar los límites de seguridad marcados en las herramientas de línea caliente.
Resolución 2400 Art. 170, 171, 173, 174 Suministrar ropa de trabajo adecuada según los riesgos, deben ajustar bien; no deben tener partes flexibles que cuelguen, cordones sueltos, ni bolsillos demasiado grandes. No usar prendas sueltas, desgarradas o rotas, corbatas, cadenas de llaveros, o pulseras de relojes, etc., en proximidades a los elementos en movimiento de las máquinas. De preferencia camisas cortas. No llevar en los bolsillos objetos con puntas o afilados, ni materiales explosivos o inflamables.
Ley 9 Art. 122, 123 Proporcionar a cada trabajador, sin costo, EPP en cantidad y calidad de acuerdo con los riesgos, normas y regulaciones técnicas.
Resolución 2400 Art. 212 Las sustancias químicas que puedan reaccionar juntas y expeler emanaciones peligrosas o causar incendios o explosiones, serán almacenadas separadamente unas de otras.
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Resolución 2400 Art.220 Contar con extintores de incendio, de tipo adecuado a los materiales usados y a la clase de riesgo. El equipo que se disponga, debe mantenerse en perfecto estado de conservación y ser revisados como mínimo una vez al año.
Resolución 2400 Art. 383 Disponer gafas o viseras cuando se necesite protección contra partículas que vuelen y respiradores y capuchones o máscaras cuando se encuentre expuesto a polvos dañinos o perjudiciales que sea imposible eliminarlos en el punto de origen.
Resolución 2400 Art. 641 Las escaleras se conservarán siempre en buenas condiciones y serán inspeccionadas por personas competentes a intervalos regulares.
Acuerdo Distrital 23/06 (Junio 29) Uso de elementos de primeros auxilios en establecimientos de comercio y centros comerciales. Todo establecimiento comercial deberá contar con un botiquín de primeros auxilios, con el fin de atender las emergencias que se presenten en su interior. Los establecimientos o centros comerciales, además del botiquín de Primeros Auxilios, deben contar con un espacio físico dotado con implementos básicos de enfermería, el cual se define como “ÁREA DE PRIMEROS AUXILIOS” y tendrá las siguientes características: 1. Las dimensiones mínimas de este espacio deben ser de 3 mts. de largo x 2 mts. de ancho x 2.20 mts de altura, debe contar con una puerta de acceso con mínimo 85 cms de ancho y 2 mts de altura. Debe contar con una adecuada iluminación, ventilación y/o aireación. Los materiales utilizados para el piso y paredes deben ser lavables, por tal razón se recomienda la utilización de pintura lavable. Debe contar con el botiquín o los botiquines respectivos de acuerdo al artículo correspondiente de la presente Resolución. Contará con los implementos básicos de enfermería; para que, en condiciones de privacidad, seguridad y comodidad, permitan brindar un primer auxilio adecuado. Debe ser de fácil acceso al público y debidamente señalizado. 2. Para el manejo de residuos se deberá contar con recipientes con tapa y bolsas verdes y rojas de tamaño proporcional a los mismos, al igual que un procedimiento para la recolección y desecho de estos residuos por una empresa habilitada para estas actividades en concordancia con el Decreto 2676 de 2000 y la Resolución 1164 de 2002 expedida por el Ministerio de la Protección Social. El establecimiento o centro comercial debe proveer en el Área de Primeros Auxilios, un sistema de comunicaciones (teléfono fijo, móvil, radiofrecuencia), que le permita conectarse con la Línea de Emergencias. El establecimiento comercial deberá realizar un convenio con una empresa de ambulancias debidamente registrada y habilitada. La ficha dispone de anexo sobre contenido de botiquines y elementos del área de primeros auxilios.
29
Resolución 2400 Art. 86 Para labores nocturnas, instalar un sistema de iluminación de emergencia en las escaleras y salidas auxiliares.
Resolución 2400 Art. 37 Instalar puestos de trabajo de manera que el personal efectúe las tareas sentado, siempre que sea posible. Los asientos deben ser cómodos y adecuados.
Decreto 614 Art. 30 El subprograma de medicina del trabajo debe incluir la realización de exámenes médicos, clínicos y paraclínicos, actividades de vigilancia epidemiológica y ausentismo, actividades de prevención y educación en salud, asesoría en toxicología industrial, servicio de primeros auxilios, aspectos médicos laborales, espacios adecuados de descanso y recreación.
Decreto Ley 1295 Art. 21, Lit. g Pago de las cotizaciones
Procurar la salud integral de los trabajadores
Programar, ejecutar y controlar el desarrollo del PSO y procurar su financiación
Notificar los ATEP a la ARL
Registrar el COPASO ante el Min trabajo
Facilitar la capacitación de los trabajadores
Reportar las novedades a la ARL.
Establecer y ejecutar en forma permanente PSO.
Informar a los trabajadores los riesgos a los que pueden verse expuestos en la labor encomendada.
Resolución 1016 Art. 9 Desarrollar actividades de vigilancia epidemiológica de acuerdo a accidentes de trabajo, enfermedades profesionales y panorama de riesgos.
Resolución 1013 Art. 1 Adopta Guías de Atención Integral en salud ocupacional basada en la evidencia, con alcance a cinco enfermedades profesionales: asma ocupacional, trabajadores expuestos a benceno, cáncer ocupacional, dermatitis por contacto relacionada con el trabajo y, trabajadores expuestos a plaguicidas inhibidor de colinesterasa.
30
5. DESARROLLO DEL TRABAJO 5.1 DISEÑO METODOLÓGICO
El siguiente trabajo de Investigación corresponde a la documentación que se llevara a cabo en la Empresa Y&N INGENIEROS Y CONTRATISTAS S.A.S., referente a la norma OSHAS 18001:2007. Etapas de Investigación
Primera Etapa: En esta primera etapa, tendrá una introducción del proyecto, la cual se fundamenta el por qué, objetivos y la finalidad del proyecto, así:
I. Resumen. II. Objetivos III. Marcos conceptuales IV. Diagnóstico de información existente para el Sistema de Gestión
Segunda Etapa: para esta etapa se presenta toda la información requerida en la documentación del Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional, para el desarrollo del proyecto, así:
I. Definir el Alcance y la Política de S&SO II. Establecer la Matriz de identificación de Peligros, Valoración de Riesgo y
Determinación de Controles, además, como también la Matriz Jurídica del Sistema
Tercera Etapa: para esta etapa se realizara el estudio acerca de los hallazgos encontrados en la matrices anteriores, entonces, lo que se llevara a cabo es:
I. Definir objetivos de S&SO, alineados con la Política y la Matrices establecidas para el Sistema de Gestión.
II. Establecer el sistema de gestión de riesgos laborales con sus respectivos subprogramas de: medicina preventiva y del trabajo, vigilancia epidemiológica; higiene industrial; seguridad industrial.
III. Definir un plan de emergencia para mitigar los efectos causados por efectos esperados e inesperados ocasionados por el hombre o la naturaleza.
IV. Plantear una matriz de comunicaciones para dar a conocer al personal la identificación la identificación y valoración de riesgos y peligros presentes en la organización.
V. Documentar los procedimientos de la norma NTC OSHAS 18001 – 2007. VI. Proponer oportunidades de mejora de la documentación existente en los
demás Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
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Cuarta Etapa: esta última etapa integrara las conclusiones, recomendaciones y potenciales aportes del proyecto.
I. Conclusiones II. Recomendaciones Población, Muestra. La población correspondiente al total de los trabajadores de la empresa Y&N INGENIEROS Y CONTRATISTAS S.A.S., y la muestra se tomo en base a los siguientes parámetros:
Áreas que hacen parte de la empresa.
Cargos operativos y Administrativos de la Empresa. Variables de investigación Tabla 1. Operalización de Variable
VARIABLE DEFINICIÓN DIMENSIÓN INDICADOR ÍNDICE
Peligro
Fuente o situación o acto potencial de daño en
términos de enfermedad o lesión a las personas o combinación de estos.
Incidente
Número de incidentes (con lesión o sin lesión) que se presentan en el puesto de
trabajo causados por la misma condición y/o acto
inseguro
%
Daño
Alteración de la integridad de la persona, planta y/o
equipo que pude generarse por una fuente o darse como resultado de una
situación, acto o actividad.
Ausentismo
Número de incidentes con lesión o sin lesión que
generan días de incapacidad causados por la condición
y/o acto inseguro.
%
Riesgo
Combinación de la probabilidad de que ocurra
un evento o exposición peligroso y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el
evento o exposición
Aceptable/No aceptable/
Aceptable con control especifico
I, II, III, IV %
Matriz de identificación de
Peligros, Valoración de
riesgo y determinación de controles
Recopilar la información acerca de las actividades que se llevan a cabo en la Compañía y sus peligros asociados permitiendo el
control de estos oportuna y efectivamente.
Área de salud Ocupacional
Cargos entrevistados para la identificación de peligros y
valoración de riesgos corrección de las
condiciones y/o actos inseguros que se puedan presentar en el puesto de
trabajo.
%
Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud Ocupacional
Es un conjunto de elementos mutuamente relacionados que actúan
armónicamente para facilitar la administración de la seguridad en el trabajo
Gerencia de Y&N INGENIEROS Y CONTRATISTAS S.A.S personal
Operativo
Actas, Acciones Correctivas, preventivas y de Mejora
%
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Recolección de información. La recolección de la información se hace con el personal operativo y administrativo que hace parte de la empresa Y&N INGENIEROS Y CONTRATISTAS S.A.S. Lo que se corresponde a la Matriz de identificación de peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles se hace mediante una encuesta que se formulo para dicho fin, esta encuesta se aplica a aquellos cargos operativos y administrativos anteriormente nombrados. (Ver Anexo A). 5.2. PRESENTACIÓN ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Diagnóstico de información para la documentación del Sistema de Gestión de SYSO. (Ver tabla) El Diagnóstico del Sistema de gestión S&SO se realizó con base en la información recibida por la alta gerencia de la Empresa Y&N INGENIEROS Y CONTRATISTAS S.A.S., La calificación porcentual se determinó de acuerdo a los diferentes criterios señalados en la tabla de diagnóstico, siendo importante aclarar que los Conocimientos son mínimos ya que el sistema solo pretende Documentar y la empresa determinará su implementación. 5.2.1 Alcance y Política del Sistema de Gestión S&SO. Para la realización del alcance se tuvo en cuenta las actividades económicas de la empresa y se consulto con la gerencia cual es la actividad que quería que se documentara a lo cual respondieron Consultoría e interventoría de diseño y estudios en la ingeniería civil Por lo anterior se propone que el alcance de este Sistema de Gestión quede definido así: “El sistema de Gestión SYSO de Y&N INGENIEROS Y CONTRATISTAS S.A.S., cubrirá los servicios de Consultoría e interventoría de diseño y estudios en la ingeniería civil garantizando y mejorando las condiciones de trabajo de nuestros empleados, aportando al mejoramiento continuo de los procesos y al cumplimiento de los objetivos propuestos” 5.2.2 Matriz de Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos y Determinación de controles. En esta matriz se recopila la información acerca de las actividades de los procesos que se llevan a cabo en la compañía, esta debe ser clara y entendible a cualquier persona que desee consultarla y su propósito es conocer y controlar los peligros que están asociados a estas actividades y que
pueden afectar la integridad de los colaboradores. Ver Anexo B
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Para la documentación de la matriz de identificación de peligro se definió un formato que contiene todos los aspectos que debe contener la matriz como descripción de actividad, peligro asociado a la actividad, daños causados por estos peligros, valoración de riesgos de cada uno de estos peligros. Como se había mencionado anteriormente, la recolección de la información para la identificación de los Peligros y la Valoración de Riesgos se hace con ayuda del personal operativo de la empresa mediante la encuesta diseñada para tal fin, dado que no hay información actualizada acerca de la identificación de Peligro y el personal operativo es quien convive con los peligros y está directamente expuesto a estos y solo él conoce a ciencia cierta lo que pasa en realidad con su puesto de trabajo. Es importante aclarar que la persona o grupo de personas que recolectan la información deben tener conocimiento básico en seguridad y salud ocupacional se haga de la manera más objetiva posible. Dado que las estadísticas que se maneja dentro de las Compañía no arroja datos concisos que se pueden usar para la valoración de la probabilidad de ocurrencia de un incidente producto de los peligros identificados en cada puesto de trabajo, entonces, el mismo personal operativo es quien da información de la ocurrencia de cualquier incidente que pueda ocurrir dentro de la organización. En cuanto a la Determinación de Controles para la reducción de los riesgos, esta se debe realizar después de la valoración de los riesgos y de acuerdo a la siguiente jerarquía:
Eliminación
Sustitución
Controles de ingeniería
Señalización/advertencias o controles administrativos o ambos
Equipo de protección personal. 5.2.3. Matriz de Requisitos Legales y Otros. El buen desempeño de S&SO se refleja en el cumplimiento de los requisitos legales vigentes aplicables a la actividad y naturaleza de la Organización, esto genera la necesidad de una Matriz Jurídica que sirva para identificación de es tos requisitos. (Ver Anexo C). La Matriz Jurídica del Sistema de gestión de S&SO se construye de la siguiente manera:
Los requisitos de la Matriz Jurídica del Sistema de Gestión de S&SO se deben organizar de acuerdo a la Fuerza Vinculante de cada una de las normas.
Se deben incluir tratados firmados por Colombia con otros países del mundo, siempre y cuando se requiera o que la Compañía los quiera acoger.
Se deben incluir sentencias que tengan que ver con estas normas.
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Deben tener una breve descripción del como estas normas se aplican dentro de la Organización.
Dentro de los requisitos de la Matriz Jurídica del Sistema de Gestión de S&SO deben incluir el Reglamento interno de Trabajo, este reglamento debe estar debidamente actualizado y vigente.
En cuanto a Requisitos, lo mínimo que debe contener la Matriz Jurídica del Sistema de Gestión de SYSO es:
Ley 1562 de 2012
Decreto 1295
Ley 100 de 1993
Ley 797
Sentencias de inexiquibilidad
COPASO
Programa de Salud Ocupacional
Examen de Ingreso y Retiro
Trabajo en Alturas. Resolución 3676 de 2008
Tipos de responsabilidades: civil, penal, laboral, administrativa, disciplinaria.
Legislación sobre el alto riesgo Es importante resaltar que la Matriz Jurídica del Sistema de Gestión de S&SO debe ser actualizada mensualmente y que los requisitos que se identifiquen en esta matriz son compromisos adquiridos por la Compañía y son de obligatorio cumplimiento. El no cumplimiento de cualquier requisito jurídico trae consigo una No conformidad Mayor, multas correspondientes a altas sumas de dinero, incluso responsabilidades civiles y penales. Para construir la Matriz Jurídica del Sistema de Gestión de S&SO y para dar conformidad al numeral 4.3.2 de la NTC – Ohsas 18001:2007, se propone el siguiente formato. (Ver Anexo D). 5.2.4 Política S&SO. Dando conformidad al numeral 4.2, Política S&SO de la NTC – Ohsas 18001:2007, y teniendo en cuenta los Riesgos a los que están expuestos los empleados de la organización, se propone la siguiente política para el Sistema de Gestión de S&SO: Y&N INGENIEROS Y CONTRATISTAS S.A.S., presta servicios de construcción, consultoría e interventoría, diseño y estudios técnicos de obras civiles en general, relacionados con ingeniería civil, buscando siempre preservar la salud y seguridad.
35
La organización promueve la calidad de vida laboral, la intervención positiva en la salud individual y colectiva de trabajadores, proveedores, contratistas y demás grupos de interés. El mantenimiento y mejoramiento continuo de los estándares de seguridad y salud ocupacional, así como la prevención de incidentes, accidentes de trabajo, enfermedades del trabajo y enfermedades profesionales. La organización gestiona los recursos necesarios para mejorar el desempeño en SYSO, que contribuyan al control de los riesgos (Biológico, Físicos, Químicos, Psicosocial, Biomecánico, condiciones de seguridad, fenómenos naturales) incluyendo los relacionados con la actividad de conducción de vehículos presentes en nuestras actividades. La evidencia de la responsabilidad y compromiso de la alta dirección se ve reflejada en la asignación de recursos, en el cumplimiento de la legislación Colombiana vigente aplicable y otros requisitos que ha suscrito la organización en relación con la seguridad, salud ocupacional y en la revisión continua de la implementación y desempeño del sistema de gestión para alcanzar los objetivos y metas establecidas. 5.2.5 Objetivos S&SO. De acuerdo a la priorización del riesgo que se hace en la Matriz de identificación de Peligros, Valoración de Riesgo y Determinación de Controles correspondiente al numeral 4.3.1 de la NTC – OHSAS 18001:2007. Para establecer estos objetivos de deben tener en cuenta los requisitos legales, opciones tecnológicas, requisitos financieros, operacionales y comerciales y opiniones de las partes interesadas pertinentes. Por lo tanto, para dar conformidad al numeral 4.3.3 de la NTC – Ohsas 18001:2007, se propone los siguientes objetivos S&SO correspondientes al área operativa y administrativa:
Fortalecer los conocimientos de los trabajadores en la gestión de la S&SO.
Prevenir riesgos Laborales en la Organización.
Mejorar la percepción de la seguridad de los trabajadores.
Identificar las normas aplicables a la organización.
Reducir la ocurrencia de accidentes y enfermedades laborales.
Reducir la gravedad de los accidentes y enfermedades laborales.
Fortalecer el control de condiciones inseguras
Se deben establecer y documentar objetivos de S&SO, Éstos deben ser medibles cuando sea factible y consistente con la Política S&SO para ellos se presenta la tabla 2.
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Tabla 2. Despliegue de política y objetivos
INTENCIÓN
POLÍTICAOBJETIVO META INDICADOR ÍNDICE RESPONSABLE
FRENCUENCIA
DE MEDICION
Fortalecer los
conocimientos de los
trabajadores en la
gestión de la S&SO.
75%
Participación de los
trabajadores en
capacitaciones S&SO
No de Trabajadores
capacitados en
S&SO*100 / No Total
de Trabajadores
Coordinador HSE Anual
Prevenir riesgos
Laborales en la
Organización
80%
Riesgos a los que los
trabajadores están
expuestos
Actividades con nivel
de riesgo alto *100 /
total de actividades
identificadas
Coordinador HSE Anual
Mejorar la percepción
de la seguridad de
los trabajadores.
85%Índice de aprobación de
la gestión S&SO
No de Trabajadores
encuestados que
aprueban la gestión
S&SO*100 / No Total
de Trabajadores
Coordinador HSE Anual
Cumplimiento
de la
legislación
colombiana
vigente en
relación con
seguridad y
salud
Identificar las normas
aplicables a la
organización
85%
Establecimiento de la
identificación de la
legislación
No de Normas
relacionadas con
seguridad y salud
ocupacional que nos
afectan *100 / No. De
normas totales a utilizar
en la empresa
Coordinador HSE Anual
Reducir la ocurrencia
de accidentes y
enfermedades
laborales.
80%
No de lesiones
incapacitantes por cada
millón de horas-hombre
trabajadas
(No de lesiones
incapacitan tés x
1000000)/(No de horas-
hombres trabajadas
Coordinador HSE Cuatrimestral
Reducir la gravedad
de los accidentes y
enfermedades
laborales
75%
Tiempo estándar perdido
por muertes o
incapacidades
permanentes
(días totales cargados
1000000)/(No de horas-
hombres trabajadas)
Coordinador HSE Cuatrimestral
Fortalecer el control
de condiciones
inseguras
80%Propuesta de control de
condiciones inseguras
(No de propuestas
aprobadas
implementadas x
100)/(No Total de
propuestas aprobadas
Coordinador HSE Cuatrimestral
buscando
siempre
preservar la
salud y la
seguridad
Promovemos
la calidad de
vida laboral, La
intervención
positiva en la
salud individual
y colectiva de
trabajadores,
proveedores,
contratistas y
demás grupos
de interés.
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5.2.6 Sistema de gestión de Riesgos Laborales. En vista del cumplimiento de los objetivos y de la Resolución 1016 de 1989: “los patronos y empleadores del país deben desarrollar un programas de Salud Ocupacional” pero en vista de de la nueva ley 1562 del 11 de julio de 2012 se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional por tanto se debe hacer una modificación al programa de salud ocupacional existente en la organización y se propone El sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo con sus respectivos subprogramas. Dichos programas se relacionan a continuación: (Ver Anexo E, F, S, T). 5.2.7 Preparación y respuesta ante emergencia. Según el numeral 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencia de la NTC – OHSAS 18001:2007, la organización debe establecer, implementar y mantener procedimientos para identificar el potencial de situaciones de emergencia, responder a tales situaciones de emergencia para ello se hizo una modificación a el plan de emergencia existente en la organización ya que esta la exigía debido a que su personal ha ido aumentando considerablemente. Lo que exigía la integración de un comité paritario de salud ocupacional (COPASO) y la integración de una brigada de emergencia, para ellos se solicito la capacitación a la ARL sobre brigadas de emergencia y poder enviar a dicha capacitación a un integrante de cada área (operativa, administrativa) e integrar la brigada de emergencia. (Ver Anexo G y H). 5.3 PROCEDIMIENTOS DEL SYSO 5.3.1 Control de Documentos. Para dar cumplimiento al numeral 4.4.5 Control de Documentos de la NTC – OHSAS 18001:2007, se llevó a cabo un procedimiento cuyo objetivo es Establecer los parámetros procedimentales que se deben aplicar para elaborar, actualizar, aprobar, editar (emitir), eliminar, modificar y/o distribuir los documentos internos de la empresa y Y&N INGENIEROS Y CONTRATISTAS S.A.S., Adicionalmente, contempla los parámetros asociados a la edición (emisión) y distribución, según sea aplicable, de los documentos externos. (Ver Anexo I) 5.3.2 Control de Registros. Según el numeral 4.5.4 Control de Registros de la NTC – OHSAS 18001:2007, La organización debe establecer y mantener los registros necesarios para demostrar conformidad con los requisitos de su sistema de gestión SYSO, y los resultados logrados. Además los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables. (Ver Anexo J)
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5.3.4 Requisitos legales. Según el numeral 4.3.2 Requisitos legales y otros de la NTC – OHSAS 18001:2007, La organización debe establecer, implementar y mantener un(os) procedimientos para la identificación y acceso a requisitos legales y de S&SO que sean aplicables a ella es por ellos que se realizo el procedimiento identificación de requisitos legales cuyo objeto es Establecer la metodología para identificar, registrar, evaluar, aplicar y comunicar al personal los requisitos legales aplicables en materia de seguridad, salud ocupacional y legislación laboral. (Ver Anexo K). 5.3.5 Auditorías internas. La organización debe asegurar que las auditorías internas del sistema de gestión S&SO se lleven a cabo a intervalos planificados. Los procedimientos deben tener en cuenta las responsabilidades, competencias y requisitos para planificar y realizar las auditorias, reportar los resultados y conservar los registros asociados. Además de la determinación de los criterios de auditoría, su alcance, frecuencia y métodos como lo dice el numeral 4.5.5 Auditoría interna de la NTC – OHSAS 18001:2007. Por ende se llevó a cabo dicho procedimiento que establece en su objetivo los principios y parámetros que se deben seguir para realizar auditorías internas en Y&N INGENIEROS Y CONTRATISTAS S.A.S. (Ver Anexo L). 5.3.6 Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para las No conformidades reales y potenciales, y tomar acciones correctivas y preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos para: identificar y corregir la No conformidades y tomar las acciones para mitigar sus consecuencias de S&SO, investigar las No Conformidades, determinar sus causas y tomar acción con el fin de evitar que ocurran nuevamente, evaluar la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades e implementar las acciones apropiadas definidas para evitar su ocurrencia, registrar y comunicar los resultados de las acciones correctivas y las acciones preventivas tomadas, revisar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas tomadas. Por ende se llevó a cabo dicho procedimiento que establece en su objetivo los principios y parámetros que se deben seguir para dar trámite a las NC y AC Y&N INGENIEROS Y CONTRATISTAS S.A.S. (Ver Anexos M y U)
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6. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 6.1 MISIÓN Aportar con nuestro conocimiento y experiencia profesional, desarrollo a todas las regiones del país que soliciten nuestros servicios, ofreciéndoles mejor calidad de vida a través de la construcción de obras que superan sus expectativas haciendo uso de la mejor tecnología, materiales y personal con calidad humana y altamente calificado. 6.2 VISIÓN
Consolidarnos dentro de las 10 mejores empresas de la región para el año 2020 en la ramo del diseño, Construcción, Interventoría y consultaría de obras, manteniéndonos a la vanguardia en cuanto a las nuevas tecnologías y en la especialización y capacitación de nuestro personal; sintiéndonos parte de la comunidad fortaleciéndonos en ella y tomando sus prioridades y necesidades básicas como nuestras, para así sentirnos parte de sus soluciones.
6.3 NUESTROS VALORES
Honradez
Ética
Solidaridad
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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA PARA LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS POR LA NTC-OSHAS 18001:2007
Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad
Para el buen desempeño del Sistema de Gestión de S&SO y dar cumplimiento al numeral 4.4.1 de la NTC – OHSAS 18001-2007, se debe garantizar y demostrar el compromiso de la alta dirección con la seguridad y Salud Ocupacional de los colaboradores de la Organización.
De igual manera se debe garantizar y demostrar el compromiso de parte de los colaboradores de la Organización, por lo que se proponen las siguientes funciones S&SO para estos cargos:
Dar aviso a cualquier condición insegura que se presente tanto en el puesto de trabajo como en las demás áreas.
Participar activamente en la identificación de peligros y valoración de riesgos.
Contribuir a la investigación de incidentes que se presenten en el sitio de trabajo.
Realizar prácticas seguras que contribuyan a la prevención de los peligros y disminución de riesgos.
Estar informado de los Protocolos de Seguridad como Rutas de Evacuación, Puntos de encuentro, señales de alarma, etc.
Conocer y dar cumplimiento a la Política de S&SO.
Promover y participar la cultura de S&SO.
Cumplir con lo establecido en Plan de Seguridad y Salud Ocupacional
Cumplir con el Reglamento interno de trabajo.
Garantizar que los empleados se sientan autorizados para detener cualquier trabajo que se crea inseguro o que tenga inmerso condiciones inseguras que puedan afectar la integridad de los trabajadores, esta es responsabilidad de la alta gerencia.
Lo anterior aplica para todos los cargos existentes en la Organización independientemente de la posición jerárquica que tengan dentro de la estructura organizacional. La autoridad de S&SO deben esta definidas y reconocidas claramente de tal manera que aporten al cumplimiento de los objetivos y la política de S&SO, para lo cual se proponen las siguientes autoridades. Para los cargos operativos y/o mandos medios y altos:
Detener cualquier trabajo si creen que es inseguro de tal manera que se prevenga cualquier incidente.
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Para el cargo gerencial:
Autorizar capacitaciones de Seguridad y Salud Ocupacional.
Firmar permisos de trabajo
Apoyar constantemente iniciativas que promuevan la Seguridad y Salud Ocupacional.
Buscar y proporcionar los recursos necesarios para lo concerniente a Seguridad y Salud Ocupacional.
Vigilar el cumplimiento de los indicadores definidos para los objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional.
Estas son algunas responsabilidades y autoridades deben incluirse en los manuales de funciones de todos los cargos que existen en la Organización, para esto se puede contar con ayuda de la Dirección Administrativa llevar a cabo esta tarea queda a consideración de la Organización, definir responsabilidades y autoridades que crea conveniente para el buen desempeño S&SO. Es importante resaltar que es necesario elegir un representante de la alta dirección para que vigile el buen desempeño de S&SO, asegurando que el Sistema de Gestión se establece, implementa y mantiene. También debe asegurar que se presentan informes sobre el desempeño de Sistema de Gestión de S&SO a la alta dirección, para su revisión y que se usan como base para la mejora del Sistema de Gestión de S&SO. Competencia, formación y toma de conciencia Es fundamental que TODOS los empleados de la Organización adquieran una buena cultura en cuanto a seguridad y salud ocupacional que conlleve a la mejora continua del Sistema de gestión de S&SO, de tal manera que se vea reflejado en la disminución de actos y/o condiciones inseguras que puedan afectar la integridad de cualquier persona que se encuentre dentro de la Organización. Para dar conformidad al numeral 4.4.2 de la NTC – Ohsas 18001-2007, se propone
Que queda consignado dentro del Perfil de los cargos gerenciales y/o administrativos como Director HS, Director administrativo, etc., una formación en conocimientos básicos de seguridad y salud ocupacional, siendo este un requisito de estricto cumplimiento. Si estas personas no cumplen con este requisito se debe facilitar los recursos para la capacitación de tal manera que cada una de ellas tome conciencia de las consecuencias que se pueden presentar por una posible “falla” en las actividades que se llevan a cabo dentro de la Organización.
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De esta manera, se puede llegar a generar conciencia y una buena cultura en cada uno de los colaboradores de la Organización. Es oportuno mencionar que el incluir dentro del Perfil de cargo, conocimientos básicos de seguridad y salud ocupacional como requisito de formación es tarea del director administrativo. Ver (Ver Anexo N y Q). Comunicación, participación y consulta Es de importante que la comunicación de todo lo relacionado con el sistema S&SO sea oportuna, concisa y veraz. Por lo tanto para dar conformidad al numeral 4.4.3 de la NTC-Ohsas 18001:2007, se propone:
La comunicación para el Sistema de gestión S&SO debe ser a todo nivel de la Empresa.
Se debe publicar la matriz de comunicaciones con el objetivo de que todo el personal la observe y la analice.
Se debe mantener la comunicación mediante estrategias de participación de todos los colaboradores para información acerca de todo lo que sucede con el Sistema de Gestión S&SO.
La participación de todo el personal de la Compañía en: identificación de peligros, Valoración de Riesgo y Determinación de Controles, Investigación de Incidentes, Revisión y desarrollo de las Políticas y Objetivos de S&SO fomenta la comunicación entre todos los colaboradores de la Empresa. (Ver Anexo Ñ)
Investigación de incidentes. No conformidad y Acciones correctivas y preventivas Después de identificar los peligros a los que están expuestos los trabajadores, contratistas, visitantes y demás personas que pueden verse afectadas por la operación de la empresa, se debe definir el procedimiento para la investigación de incidentes, entonces para dar conformidad al numeral 4.5.3 de la NTC-Ohsas 18001-2007, se propone:
Definir el formato en el cual quedara consignado la información que será evidencia de la investigación de incidente.
Se debe normalizar de acuerdo a lo especificado en la norma de control de documentos.
Debe quedar claramente definido y/o identificado quien o quienes son los responsables de la investigación de cualquier incidente que se presente en las áreas de operación de la empresa.
El tiempo en el cual se debe empezar la investigación después del incidente y la duración de esta para tener resultados oportunos y corregir adecuadamente aquellas condiciones que están generando peligros.
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Reconocer el papel que juega el trabajador en la investigación de los incidentes porque son ellos quienes conviven diariamente con los peligros en el lugar de trabajo, de esta manera se puede dar conformidad al numeral 4.4.3 Comunicación, participación y consulta.
El tiempo prudente para la comunicación de los resultados de la investigación a las partes interesadas como también es importante, desde aquí también se puede dar conformidad la numeral 4.4.3 Comunicación, participación y consulta. NTC-Ohsas 18001:2007.
La información que arroja la investigación de incidentes es insumo para alimentar la Matriz de Peligros. Valoración del Riesgo y Determinación de controles. Correspondiente al numeral 4.3.1. ya que aquí es donde se identifican aquellos peligros que no son evidentes en las inspecciones periódicas que se realizan de tal manera que se pueda mantener actualizada y trazable, además sirve para determinar controles adecuados para los peligros que se presentan por operación de la compañía de tal manera que se puede dar conformidad al numeral 4.4.6 Control operacional. NTC- Ohsas 18001:2007. Es importante aclarar que si las acciones propuestas generan cambios significativos en algún proceso que afecte el Sistema de Gestión de S&SO se deben someter a un proceso de valoración de riesgo antes de su implementación (Numeral 4.5.3.2 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva) además cualquier cambio se debe documentar tal y como lo dice la norma. En cuanto el seguimiento de las acciones que se tomen para mitigar las No conformidades que se pueden presentar en el Sistema de gestión de S&SO debe ser muy riguroso dado que está en juego la seguridad de las personas que hacen parte de operación de la Empresa y se debe definir quién está a cargo para hacer dichos seguimientos, con esto se puede dar conformidad al numeral 4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño. NTC-Ohsas 18001:2007. (Ver Anexo O). Revisión por la Dirección La Revisión por la dirección es de vital importancia para asegurar la conveniencia y efectividad del Sistema de Gestión de S&SO, para la cual se debe definir los intervalos para revisión y debe quedar registro de la ejecución de revisión. La revisión por la Dirección debe incluir todo lo que concierne al Sistema de gestión de S&SO como la política, Resultados de las Auditorias internas y de la Participación y Consulta, Grado de Cumplimiento de los objetivos para medir el desempeño S&SO en la empresa, estado de la investigación de incidentes, acciones correctivas y preventivas, circunstancias cambiantes incluidos cambios en los requisitos legales.
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Las salidas de la revisión por la dirección deben ser coherentes con el compromiso de la organización y con la mejora continua, deben incluir las decisiones y acciones relacionadas con posibles cambios en cualquier elemento del sistema de Gestión de S&SO. Las salidas de la revisión por la dirección deben estar disponibles para su comunicación y consulta para dar conformidad al numeral 4.4.3 Comunicación, participación y consulta, NTC-Ohsas 18001:2007. Para dar conformidad al numeral 4.6 de la NTC Ohsas 18001:2007, se propone:
Realizar la revisión por la dirección, teniendo en cuenta los requerimientos de dicho numeral de la norma. (Ver Anexo P, Q, R, S, T, U).
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8. CONCLUSIONES
Se realizó un diagnóstico de la situación actual de la empresa en cuanto al manejo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, encontrándose que cumplía en un 2,7%, con el desarrollo de los requisitos establecidos por la norma OHSAS 18001:2007, de acuerdo con este diagnóstico se estableció una Política S&SO, Objetivos y Metas con miras a la minimización de los peligros generados en las actividades de la empresa.
Mediante la encuesta de Diagnostico realizada a los empleados de la organización, se encontró que no contaban con un lineamiento que le permitiera el logro de los objetivos institucionales para garantizar un mayor índice de rentabilidad, razón por la cual se elaboró la documentación estratégica en la empresa Y&N Ingenieros contratistas S.A.S.
Al construir la matriz de identificación y valoración de riesgos que generan las actividades en la Empresa Y&N Ingenieros Contratistas S.A.S., se evidenció que los peligros que más alto riesgo generan son los Físicos y Químicos, razón por la cual se documentaron los controles aplicables a las operaciones que ayudarán al aprovechamiento de los recursos y a la minimización de los mismos.
Mediante el Diagnóstico realizado a la empresa Y&N Ingenieros Contratistas S.A.S., se evidenció que la empresa no contaba con procedimientos que ayudaran al mejor desempeño de su sistema de Gestión S&SO, razón por la cual se diseñaron los diferentes procedimientos como la identificación de Peligros, Valoración de los Riesgos y determinación de Controles, Requisitos Legales y de Otra Índole, Control de Documento, Preparación y Respuesta ante Emergencia, No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas, Control de Registros, con el fin de aportar al mayor desempeño de la empresa y al cumplimiento de los objetivos.
Con los resultados obtenidos en el Diagnóstico inicial, se encontró que los colaboradores de la organización no presentaban un compromiso con el sistema de Gestión S&SO, motivo por el cual se estableció la política de Gestión S&SO en donde la Alta Dirección se compromete a realizar los esfuerzos y destinar los recursos necesarios para un mejor manejo de los peligros y riesgos prioritarios que generan sus actividades, dando como resultado un aumento en el prestigio y reconocimiento de las empresas del sector.
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Mediante las charlas impartidas en la empresa Y&N Ingenieros Contratistas S.A.S., se creó una cultura y sensibilización sobre la prevención y protección en la salud de los trabajadores, logrando mediante los procedimientos establecidos cambios de pensamientos sobre la importancia de la integridad física en relación a la organización.
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9. RECOMENDACIONES
Capacitar a todos los colaboradores que hacen parte de Y&N INGENIEROS Y CONTRATISTAS S.A.S., inculcando el compromiso a cada uno de ellos para que las bases sobre las que se implementará el Sistema de gestión S&SO se fortalezcan y mediante este puedan dar reportes importantes que incrementen la productividad de la Empresa y mejoren las condiciones de trabajo.
Realizar reuniones para analizar las causas de los riesgos de accidentes donde los colaboradores operativos participen de tal manera que puedan aportar las ideas para la solución de cualquier problema específico que se pueda presentar en el puesto de trabajo.
Implementar el sistema de gestión de S&SO, según la norma NTC OHSAS 18001:2007, el cual debe estar en continuo control y seguimiento para garantizar el cumplimiento de los requisitos de la norma y de esta forma mantener actualizado el sistema con respecto a la identificación de peligros, valoración de los riesgos y determinación de los controles.
Se recomienda a la Alta Gerencia de la Empresa Y&N Ingenieros Contratistas S.A.S. transmitir el compromiso de todos empleados de la organización con el sistema de gestión S&SO, ya que es de gran importancia para que se cumplan los objetivos establecidos por la empresa.
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BIBLIOGRAFIA
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 45. Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS. Normas Colombianas para la presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación. Quinta actualización. Bogotá D.C.: ICONTEC, 2002. 34p. NTC 1486.
NTC OHSAS 18001 – 2007, "Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional – Requisitos".
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ANEXOS