documentaire informatievernieuwing: documentaire … · 2012. 5. 22. · versies maken ze gebruik?...

1

25 juni digitaal archiefbeheer in de praktijk 1

Documentaire InformatieVernieuwing:

Wat betekent het voor de DIV-ver?Carolien Schönfeld


Documentaire Informatievoorziening(DIV )

‘het proces van comunicatie door middel van documenten heet documentaire informatievoorziening: dit begrip impliceert dus papieren en digitale documenten, zowel teksten als financiële, meet- en regelgegevens en afbeeldingen’

(Den Teuling, archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen)


Documentaire Informatievoorziening(DIV )

z het geheel van handelingen, samenhangendmet de inrichting en het beheer van informatiesystemen en informatie;

(besluit informatiebeheer Gemeente Amsterdam, 1997)


de afdeling Documentaire Informatievoorziening

(DIV)

z Centraal punt in de organisatie waar fysieke en digitale documenten worden ontvangen, gedistribueerd, verzonden en gearchiveerd

z Coördinatiepunt voor het gedecentraliseerd gebruik van het documentaire informatiesysteem

z Adviseren bij gebruik, schonen en afstoten naar de afdeling DIV van op locatie geplaatste archieven

z Belast met uitvoering en coördinatie in wettelijk kader


Digitale Ontwikkelingen en Documentaire Informatievoorziening

(DIV )

Van papier naar digitaalVan relatief tastbaar naar virtueelVan één ‘postbus’ naar…………..


Documentaire Informatievoorziening(DIV)

van…… ….naar

2



van….. ….naar



van….. ….naar



van….. ….naar



van….. ….naar


Voordelen digitale ontwikkelingenvoor DIV:

1. Documenten worden digitaal gecreëerd2. en we kunnen van de eigenschappen van

ICT gebruik maken voor verbetering van: • de omloopsnelheid en• de toegankelijkheid van de documenten

• de beheersing van de documenten en de –stroom


Verbetering van de Omloopsnelheid

Vroeger: • postkarretje• eindeloos

fotokopiëren

Nu: • e-mail• en opslag op de

server en/of intranet, toegankelijk voor alle geautoriseerden

3


Toegankelijkheidvan de documenten:

Vroeger:• volledig afhankelijk

van tabjes en metadata..

Nu: • voor digitale

documenten is full-text zoeken mogelijk, maar ook verfijnder zoeken! máár:

• Metadata blijven van cruciaal belang!


Beheersing van documenten en documentenstroom

Vroeger:• Het papieren document werd alleen gevolgd

in het registratiesysteem op basis van de informatie van de bewerker

Nu: • In ‘workflow’- systemen kan op basis van de

feitelijke stand van zaken vastgesteld worden waar het document (en de verwerking ervan) zich bevindt.


Uitdagingen digitale ontwikkelingenvoor DIV:

Documenten worden digitaal gecreëerd, dus:

• Hoe houden we overzicht wáár die documenten zich bevinden?

• Wat is het origineel: papier of digitaal?• en hoe gaan we duurzaam bewaren?


..en nu vanuit de DIV-afdeling gezien:de Toptien aan uitdagingen….

1. Wat komt wel/niet bij DIV? Overzicht?2. Bemensing van de afdeling DIV3. Wat te doen met E-mail? Archiveren? en 4. Wordt het e-mail-verkeer met burgers beheerst?5. Wat voor PRS, DIS/DMS of RMA te kiezen?6. Inkomende post scannen? Waarom en hoe?7. De schijven van de medewerkers..?8. Niet-tekstbestanden?9. Transparantie dossiers, digitaal en/of papier?10. Digitale bewaring: hoe doe je dat?


1 Positionering DIV: wat komt wel/niet bij DIV?

Wat is de positionering van de DIV-afdelingen?

Wat wordt er wel en niet van hen verwacht op het gebied van de informatievoorziening?

Welke partners heeft DIV als het om interne samenwerking gaat?


2 Formatie van DIV: nu en in de toekomst

Zijn de medewerkers van DIV-afdelingen goed uitgerust, ook wat betreft scholing en opleiding, om de digitale ontwikkelingen het hoofd te bieden?

Wat gaan de digitale ontwikkelingen betekenen voor het vak en voor de formatie van de afdeling?

4


3 E-mail-archiveren

Wat is de status van elektronische post? Protocol: formeel vs informeel, eventuele

disclaimer, waar mag elektronische post voor worden gebruikt?

Hoe zorg je dat medewerkers zichaan protocol houden?Hoe archiveer je e-mail?


4 PRS, DIS, DMS, RKS...

Wat zijn verschillen cq overeenkomsten PRS, DIS, DMS , RKS, en

In welke situatie past welk systeem het beste?Is er een groeipad mogelijk van het ene naar

het andere systeem?


5 Scannen??

Inleiding: wat is scannen, waarom doe je het, en wát scan je wel/niet?

Wat voor technieken zijn er? Beleg je het scanproces centraal of decentraal

in de organisatie?Archivering: archiveer je het origineel of het

digitale image?


6 Website: de achterkant

Wie maken er websites, wat is de betrokkenheid van DIV? Wie zit ‘erachter’ om de poststroom op te vangen en te routeren?

Wie moet zorgen voor bewaring? Hoe bewaar je?

Hoe bewaak je de afhandeling?Wat wordt er van DIV verwacht in het kader

van ‘E-Government’?


7 Domein van de medewerkers en van de organisatie

Wat doen de medewerkers eigenlijk op hun schijven cq deel van de schijf?

Moet je richtlijnen geven en zo ja,welke?Wat gebeurt er als een medewerker vertrekt?Archivering: hoe doe je dat?


8 Niet-tekst-bestanden

Wat voor niet-tekstbestanden (met name foto’s, CAD/CAM) zijn er in de organisatie, en welke kunnen we nog verwachten…: bijv. geluid?

Hoe doe je de dossiervorming? anders dan tekstbestanden?Archivering: hoe doe je dat?

5


9 ’Hybride’ dossiers

Hoe bereiken we transparantie tussen de verschillende opslagmedia (papier, digitaal)?

Wat zijn daarvan de gevolgen voor dossiervorming en archivering?


10 ’Korte’-termijn bewaring: 20 jr.Hoe krijg je een overzicht van archiefbescheiden

(papier en digitaal)?Hoe volg je de vigerende wet- en regelgeving (zgn.

Nieuwe Regelingen uit 2001), mawHoe zorg je ervoor dat de archiefbescheiden zo lang

toegankelijk blijven enHoe zorg je ervoor dat de permanent-te-bewaren bescheiden overgebracht worden conform wet- en regelgeving?


Toptien:1 Wat komt wel/niet bij DIV? Overzicht?2 Bemensing van de afdeling DIV3 Wat te doen met E-mail? Archiveren? en 4 Wordt het e-mail-verkeer met burgers beheerst?5 Wat voor PRS, DIS/DMS of RMA te kiezen?6 Inkomende post scannen? Waarom en hoe?7 De schijven van de medewerkers...8 Niet-tekstbestanden: 9 Transparantie dossiers, digitaal en/of papier?10 Digitale bewaring: hoe doe je dat?


www.digidiv.nl


www.digidiv.nl


Wat komt wel/niet bij DIV? Hoe hou je overzicht?

Rol van DIV is juist, overzicht te krijgen, te hebben en te houden…..

Hoe krijg je dat?Wat doe je als je het niet krijgt?

6


Bemensing van DIV in de toekomst:

Verschil tussen verwerking van:1. Routinematige documenten: in

Workflowmanagementsystemen (Werkstroombeheersing: WFM)

2. Niet-routinematige documenten: in mappenstructuur (belang van metadata!), gedeelde dossiers.


Bemensing DIV in de toekomst-1-Sommige routinematige handelingen van DIV

verdwijnen heel geleidelijk: postdistributie, maar ook ordenen, selecteren en vernietigen van documenten die gecreëerd worden uit routinematige processen: bv vergunningen…..

Die handelingen worden dus overgenomen door de geautomatiseerde informatiesystemen zelf, bijvoorbeeld door het ‘Vergunningensysteem’; op basis van door mensen aangemaakte metadata.


Bemensing DIV in de toekomst -2 -Wat echter NIET verdwijnt:Het aangeven van metadata voor de

dossier- en archiefvorming, zowel bij• routinematige processen, als bij• niet-routinematige processen, zoals

projecten en beleidsvorming…..



Document of Record Management Systeem

is de paraplu over:

‘Vergunningen’-systeem

Mappenstructuur tav beleid

Raads-, college en commissiestukken

Een ‘bak’ “later te sorteren”

Enz...

structuur conform Documentair StructuurPlan (DSP)25 juni digitaal archiefbeheer in de

praktijk 36

Bemensing DIV in de toekomst

• DIV heeft het supremaat op de ordening: moet dus overzicht hebben over alle processen en de archiefbescheiden die daaruit voortvloeien…….

• Vergt dus hoge kwaliteit DIV-vers…..of moet het een Informatiemanager zijn?

• DIV, Communicatie, I&A: een nauwluisterend samenspel……..!

7


Digitale Duurzaamheid & de (nieuwe) Regeling - Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (ex artikel 12 van het Archiefbesluit)


Mogelijke lange-termijn oplossingen voor de vervangingsproblematiek

z ‘Standaard’formats mbv een viewer (PDF/Adobe), mbv invoegen van XML-codes: soort ‘DNA’ voor computerbestanden…..

z Moet door de INDUSTRIE ontwikkeld worden; Amsterdam is in deze problematiek maar een soort Calimero…………..

z Maar voorlopig volgen we DAVID…..


Van belang in ieder geval:

z mbv EDDA inventariseren en beheersen:y welke bestanden zijn er?y Van welke apparatuur en programmatuur en -

versies maken ze gebruik?


Regeling geordende en toegankelijke staat

archiefbescheiden - 1 -

z ‘Ministeriële’ Regeling (van de Staatssecretaris), geldt dus voor alle overheden

z trad per 1 januari 2002 gefaseerd in werking



archiefbescheiden - 2 -

z Uitwerking van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 (‘duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden’)

z maar is wel erg toegespitst op digitale bestanden



archiefbescheiden- 3 -

z (art.2) : (van elk…..dient t.a.t. te worden vastgelegd)y inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan,

eea voor zover i., s. en v. kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het bepaalde werkproces;

y tijdstip, taak,y samenhang met andere archiefbescheiden

van het overheidsorgaan

8



archiefbescheiden – 4 -z (art.3) : de zorgdrager draagt zorg dat elk

onder hem ressorterend overheidsorgaan beschikt over (….) overzicht gebaseerd op het (….) geldende documentair structuurplan


z documentair structuurplan (dsp):‘het systematische overzicht van de onder een hoofd van dienst berustende archiefbestanden, de wijze waarop deze bestanden gestructureerd en toegankelijk zijn, de vernietigingstermijnen voor onderscheiden archiefbescheiden, alsmede de interne regels betreffende de aanverwante werkzaamheden’y bron: prof. Ketelaar, BZK


Doel van DSP..

z Overzicht van alle beschikbare informatie in de organisatie om taak DIV beter te kunnen uitvoeren.

z


Begrippen

z Alle informatie dwz: alle gestructureerde en ongestructureerde informatie.

z Gestructureerde informatie: informatie die vastgelegd is in systemen, zoals BWT+, GBA, et cetera

z Ongestructureerde informatie: documenten aangemaakt met het Office-pakket: Word, Excel of Powerpoint



archiefbescheiden – 5 -

z (art.6) : Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk (…..) , te worden opgeslagen volgens de volgende standaarden:




z (art.6) : Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk (…..) , te worden opgeslagen volgens de volgende standaarden:

9



archiefbescheiden – 6 -z (art.6) : (standaards voor:)

y character sets (bv: ASCII of Unicode)y tekstbestanden bv PDF, SGML, XML + stylesheet

y CAD/CAM (PDF, tiff of STEP)y images, bitmap (PDF, ev. met compressie)y databases (ASCII, documenatie liefst XML,

queries in SQL, incl compleet logisch datamodel met beschrijving van de entiteiten)




z (art. 7) De ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, zoals gerealiseerd door middel van toepassingsprogrammatuur, maken onverbrekelijk onderdeel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben.




z (art. 9) De zorgdrager draagt zorg voor het vastleggen en de bewaring van tenminste de volgende gegevens: (………….)

z HET OVERZICHT…


Overzicht volgens art. 2 en 9- 1 -

z ‘Effectieve Digitale Duurzaamheid Amsterdam’ (EDDA)y In belang van DIV eny In belang van archiefbewaarplaats


Overzicht volgens art. 2 en 9- 1 -

z gebaseerd op DSP…maar ook een beetje een aanloop naar een DSP

z omdat: informatiesystemen al heel veel archiefbescheiden ‘aanwijzen’!!

z ….maar eigenlijk is een ‘top/down’ benadering volgens ‘processen’ beter!!


EDDA is goed voor twee dingen:A Het ‘bijdragen aan een oplossing’

van de digitale BEWAARPROBLEMATIEK;

B Het ondersteunen van OVERZICHTover de archieven, digitaal en papier

10


Maar nu eerst: over wat voor soort bestanden en archieven praten we eigenlijk?

z Een stadsdeel als voorbeeld………personeelsinformatie, financieel, leerling-

registratie, bouw- en woningtoezicht…..In EDDA vast te leggen: 1 Naam, doelen/functies2 Gegevensomschrijving, classificatie en

waardering3 Output (als die er is) en waardering


Overzicht volgens art. 2 en 9 - 3 -

z Informatiesystemen (of: applicaties) y kan je zien….y staan al vaak in overzicht van de

systeembeheerder…..y hebben namen……

z Vandaar dat EDDA informatiesystemen en niet processen als ingang neemt!

25 juni digitaal archiefbeheer in de praktijk 57EDDA 25 juni digitaal archiefbeheer in de

praktijk 58EDDA

25 juni digitaal archiefbeheer in de praktijk 59EDDA


11

25 juni digitaal archiefbeheer in de praktijk 61EDDA 25 juni digitaal archiefbeheer in de

praktijk 62

Terug naar de archiefbewaarplaats….


Digitaal Depot van Gemeentearchief Amsterdam

Wat zit er al in?………tot nu toe vooral digitale reproducties van

archieven/collecties:- de al bestaande bestanden van de Doopboeken,

Huiszittenhuizen, de Gezinskaarten, de Marktkaarten, het kaartenboek, de eigen fotografen, de Beeldbank etc.

……..in de nabije toekomst: - Projectbureau 2000- Bestanden van O&S- Digitale kaart van Amsterdam- Amsterdam.nl en alle andere websites!!!

Digital archive of the Bureau Year 2000

Tasks of the Bureau Year 2000

• Keep intact the municipal services

• Guarantee the safe and orderly functioning of the municipalsociety

• Avert economic and social disruption in Amsterdam

Activities of the Bureau Year 2000

• Give a clear insight about how the problems are tackled by the municipal official organisations in Amsterdam

• Coördinate the activities of these organisations

• Stimulate and facilitate this activities

• Realise and stimulate communication

12

Documents in the paper archive

• Text (99 %)

• Schemes

• Sheets

Stored in:

Maps, sorted out per subject

Documents in the digital archive:

•Text•Word- + WP-files•E-mails•Scanned texts

•Spreadsheets•Databases

•Powerpoint-presentations•Pictures•Photo’s

•Ground-plans•Tools

•Graphics•Websites•E-zines


Digital documents stored:

Criss-cross in countless (sub) directories







13

Digital archive of the Bureau Year 2000 Digital archive of the Bureau Year 2000







Digital vs paper:

• Accessibility

• Preservation

• Recording data

•

• Category (database, spreadsheet, etc.)• Date/time of storage• Platform

- Computer: sort, name, version, processor, mhz,monitor

- Operating System• Software

- Name- Version- Date- Format

• Documentation

Data of digital files tobe recorded

14


Plan:

Text-files:

Already in the paper archive?

No: printed version added to the paper archiveelectronic versions not utilized


Other files:

CD’s copied to hard-disk

Documents transferred to new directoriesDirectory-structure based on inventory

Storage on CD-ROMS

Files added to inventory


Vragen?...................