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ALLI Consultoria
Professor: Marco Antônio Coghi, DoutorTrabalho de Project Oficce e Nível de Maturidade
Equipe ALLI Consultoria : Aline Mendes, Luciana Tavares, Laudicéa Braz e Igor Brim
Negócio da Empresa
A ALLI Consultoria é uma empresa com experiência internacional voltadapara o planejamento e implantação de PMO (Project ManagementOficce) em sua organização,definindo metodologias adequadas ao portedo seu negócio.A empresa foi criada em 2010 com o intuito de oferecersoluções para o gerenciamento de programas e portfólios de projetos ena implantação e desenvolvimento de ações para avaliar a maturidadedas organizações em gerenciamento de projetos de forma a atender àsexpectativas e anseios dos clientes
Objetivo do trabalho:
Analisar a Maturidade em Gerenciamento de Projetos e apresentarum portfólio de projetos para o desenvolvimento deLISARB,visando o crescimento sustentável do país
1. Nível de maturidade: a partir da pesquisa de maturidade em GPfornecida pela LISARB, identificou-se no trabalho qual o nível dematuridade que LISARB encontra-se.
Resultado: Após aplicação dos questionários o resultado encontrado foi
que a LISARB encontra-se no nível 2 de Maturidade em projetos tendo
alcançado 69 pontos.
Resumo do questionário de Maturidade:
• 14 questões no nível 1 (quase nunca ou aplicável até 10% dos projetos)
• 23 questões no nível 2 (às vezes ou aplicável a + de 10% e – de 50% dos projetos)
• Somente 3 questões no nível 3 (50% ou aplicável a 50% dos projetos)
Análise da Maturidade :
• Principais problemas encontrados:• Pouca utilização de uma Metodologia formal;• Falta de Grupo experiente em Gerenciamento de Projetos;• Falta de padronização no trabalho em projetos• Gerenciamento de ETC e Qualidade;• Declaração de escopo aprovado pelo cliente;• Aprovação formal do cliente e de Comitê de Mudanças quando da alteração da
linha de base;• Pouco Controle de performance;• Falta de planejamento;• Prática de registro de lições aprendidas;• Menos de 70 horas de treinamento em GP;• Descontrole na execução dos trabalhos dos projetos;• Desempenho dos projetos muito abaixo do esperado/desejado;• Baixo desempenho das equipes;• Presença marcante de improvisos;• Quebra das comunicações;
Situações Críticas Observadas no Questionário de Maturidade (Vulnerabilidades) :
• Desenvolvimento e disseminação de práticas / métodos de GP;• Antecipar problemas nos projetos – análise de riscos.• Melhorar a consolidação dos dados / transferência de conhecimento;• Gerenciar adequadamente as expectativas dos stakeholders / falta de critérios para
categorizar projetos, aprovar ou modificar suas prioridades;• Desenvolvimento da carreira dos gerentes de projeto;• Guardião do histórico dos projetos;• Suporte à tomada de decisão: melhor visibilidade da agenda de projetos;• Maior racionalidade na alocação de recursos estratégicos;• Incremento da Maturidade em Projetos.• Avaliação da maturidade atual e análise de Gap’s em gerenciamento de projetos da
organização• Desenho dos Modelos de Processo de Gerenciamento de Projetos• Desenvolvimento e adaptação de modelos de documentos• Dimensionamento da equipe a ser alocada no escritório de projetos• Análise da estrutura tecnológica necessária
2.Benefícios da Implantação de um PMO
Fatores de decisão baseado no questionário de maturidade (justificativas):
• Não tem declaração de escopo ou equivalente aprovado pelo cliente;
• Mais de 10% e menos de 50% dos projetos:
• São monitorados por um sistema integrado de controle;
• Têm uma WBS que é usada como base para a geração das estimativas do projeto
(tempo, custos, riscos, etc.);
• Controle de mudanças formalmente adotado
• Têm matriz de responsabilidades e processos de identificação de riscos.
Com base nestes fatores definimos o nível hierárquico H2 visando processos e otimização
de recursos em projetos diferentes.
3.Nível Hierárquico Adotado
A função escolhida para a implantação do PMO seria iniciada pela Gerência de Infra -
estrutura.
Justificativas:
• A empresa não tem sistema, aprovações, métricas e padrões estabelecidos.
• Neste método estabelecemos a conectividade com outros sistemas corporativos,
manutenção da base de conhecimento e suporte.
4.Função Adotada
Modelo Torre de Controle
Justificativas:
• GP como processo de negócio a ser nutrido e protegido;
• Concentra as lições aprendidas;
• Desempenha funções básicas de padrões para gerência de projetos, suporte de como
seguir estes padrões, reforçar padrões definidos, promover melhoria contínua destes
padrões.
5.Modelo Adotado
Modelo Torre de Controle
TC
EM
EM
EM
EM
PR
Legenda:
EM – Estação Meteorológica
TC – Torre de Controle
PR – Pool de Recursos
5.1 Arquitetura
As métricas de sucesso que seriam adotadas no primeiro PMO de
LISARB:
• Quantidade de projetos iniciados / concluídos no mês;
• Sustentabilidade financeira do projeto
• % do efetivo previsto em relação ao efetivo realmente alocado;
• Índice de cumprimento de prazo;
Justificativas:
As métricas foram adotadas conforme avaliação das vulnerabilidades
(nota 1 ou 2) detectadas na avaliação de Maturidade em Projetos de
LISARB.
6.Métricas de Sucesso
Analise de Maturidade
Definir Metas e Objetivos , Justificativa
Identificar Stakeholderes
Definir responsabilida
des
Criar plano de comunicação
Elaborar plano de qualidade
Definir Sponsor
Obter recursos necessários
Testar metodologia
Definir fatores críticos
Definir Indicadores ,Vulnerabilidades, Satisfação, Custo
Desenvolver o Modelo Torre de Controle
Diagnosticar Maturidade e Definir PrioridadesIniciar
Planejar
Executar
7.Etapas de Implementação do 1 PMO
Gestão de Portfólio
1.Processo de Identificação
Ponte da Informação
Educar para Vencer
Educar para Crescer
Valor Cidadão
Previ SocialSustenta LISARB
100% JustoPaz sem fronteira
DiversiculturalVida segura e
saudávelTeia de valores
Proteção à vida
Gestão de Portfólio
2.Processo de CategorizaçãoAs categorias foram definidas baseado nos objetivos do planejamento estratégico para Lisarb
CATEGORIAS JUSTIFICATIVA
InovaçãoGarantir o investimento em novas tecnologias e
gerar oportunidades para o crescimento do país
SustentabilidadePromover o desenvolvimento sustentável a fim de
garantir o futuro das gerações
Melhoria da Imagem
Promover ações que estimulem a melhoria da
satisfação pessoal,formação cultural, e qualidade de
vida, como também construir uma imagem positiva
do país.
Gestão de Portfólio
2.Processo de Categorização
Inovação Sustentabilidade Melhoria da Imagem
Ponte da Informação Valor cidadão Paz sem fronteira
Educar para vencer Previ Social Diversicultural
Educar para crescer Sustenta LISARBVida segura e
saudável
100% Justo Teia de valores
Proteção à vida
Gestão de Portfólio
3.Processo de AvaliaçãoCRITÉRIOS DE
AVALIAÇÃOJUSTIFICATIVA
DuraçãoOs projetos,em sua maioria, necessitam ser concretizados dentro
do mandato atual para atingir o benefício esperado
OrçamentoO Orçamento de projetos de Lisarb é limitado e,portanto,precisam
ser direcionados para projetos com melhor custo/benefício
Disponibilidade de Mão de
Obra da Região
Para auxiliar na geração de emprego da região,os projetos alocados
em cada local deverão priorizar a contratação de mão de obra da
região a ser beneficiada
Risco (SWOT)Em virtude da complexidade dos projetos,a priorização dos mesmos
deverão levar em consideração a probabilidade e impacto
Impacto Social
O modelo do Governo é voltado para o desenvolvimento da área
social do país.Dessa forma, é um item de importância para o
crescimento do mesmo
Gestão de Portfólio
3.Processo de Avaliação
Critérios Peso JUSTIFICATIVA
Duração 10%Projetos devem ser desenvolvidos dentro do
mandato
Orçamento (R$) 20%Projetos necessitam ter um baixo custo de
implantação
Disponibilidade de Mão
de obra (da região)30%
Garantir a geração de emprego em cada região do
projeto
Risco (SWOT) 25%Os projetos devem contemplar a probabilidade e
impacto associados à sua complexidade
Impacto Social 15%Necessidade de uma maior visibilidade de ações do
governo que gerem aceitação
Gestão de Portfólio
3.Processo de Avaliação
Critérios PesoLegenda para dar nota
0,0 5,0 10,0
Duração 10% > 1300 diasEntre 700 e
1300 dias< 700 dias
Orçamento (R$) 20%> 100
milhões
Entre 50 e 100
milhõesAté 50 milhões
Disponibilidade de Mão
de obra (da região)30%
< 20% da
mão de obra
local
Entre 20% e
60% da mão de
obra local
> 60% da mão de
obra local
Risco (SWOT) 25% vermelho amarelo Verde
Impacto Social 15%< 500 mil
pessoas
Entre 500 mil e
1 milhão de
pessoas
> 1 milhão de
pessoas
atendidas
Gestão de Portfólio
3.Processo de Avaliação
Critérios Peso
Projeto
Ponte da
Informaçã
o
Projeto
Educar
para
vencer
Projeto
Educar
para
crescer
Projeto
Valor
cidadão
Projet
o
Previ
Social
Projeto
Sustent
a
LISARB
Projet
o
100%
Justo
Projeto
Paz
sem
fronteir
a
Projeto
Diversic
ultural
Projeto
Vida
segura e
saudáve
l
Projet
o Teia
de
valore
s
Projeto
Proteçã
o à vida
Duração
(dias) 10% 1400 400 800 1500 1500 1500 1500 1500 1500 1500 1500 1500
Orçamento
(Milhões
de R$)
20% 60 60 60 120 120 30 120 90 30 80 120 80
Disponibili
dade de
M. obra da
região (%)
30% 40 40 40 90 90 15 90 40 15 80 90 90
Risco
(SWOT) 25% Verde Verde Verde Amarelo
Amarel
o Verde
Amarel
oAmarelo Verde
Vermelh
o
Amarel
o
Vermelh
o
Impacto
Social
(pessoas
atendidas)
15% > 1 milhão > 1
milhão
> 1
milhão 700 mil
700
mil < 500 mil700 mil
> 1
milhão
< 500
mil
> 1
milhão 700 mil
> 1
milhão
Gestão de Portfólio
3.Processo de Avaliação
Critérios Peso
PROJETOS
Ponte da
Informaçã
o
Educar
para
vencer
Educar para
crescer
Valor
cidadão
Previ
Social
Sustent
a
LISARB
100%
Justo
Paz
sem
fronteir
a
Diversic
ultural
Vida
segura
e
saudáv
el
Teia de
valores
Proteçã
o à vida
Nota Médi
a Nota
Médi
a Nota Média
Not
a
Med
ia
Not
a
Med
ia
Not
a
Med
ia
Not
a
Med
ia
Not
a
Med
ia
Not
a
Med
ia
Not
a
Med
ia
Not
a
Med
ia
Not
a
Med
ia
Duração 10% 0 0 10 1 5 0,5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Orçamento 20% 5 1 10 2 5 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Disponibili
dade
M. obra
da região
30% 10 3 10 3 10 3 5 1,5 5 1,5 10 3 5 1,5 10 3 10 3 5 1,5 5 1,5 5 1,5
Risco 25% 10 2,5 10 2,5 10 2,5 5 1,25 5 1,25 10 2,5 5 1,25 5 1,25 10 2,5 0 0 5 1,25 0 0
Impacto
Social 15% 10 1,5 10 1,5 10 1,5 5 0,75 5 0,75 0 0 5 0,75 10 1,5 0 0 10 1,5 5 0,75 10 1,5
Total 100% - 8 - 10 - 8,5 - 3,5 - 3,5 - 5,5 - 3,5 - 5,75 - 5,5 - 3 - 3,5 - 3
3º 1º 2º 6º 6º 5º 6º 4º 5º 7º 6º 7º
Gestão de Portfólio
4.Processo de Seleção
Projetos Média
Ponte da Informação 8
Educar para vencer 10
Educar para crescer 8,5
Valor cidadão 3,5
Previ Social 3,5
Sustenta LISARB 5,5
100% Justo 3,5
Paz sem fronteira 5,75
Diversicultural 5,5
Vida segura e saudável 3
Teia de valores 3,5
Proteção à vida 3
Após o processo de avaliação foram selecionados os projetos que
obtiveram média maior ou igual a 5,5.
Gestão de Portfólio
5.Processo de PriorizaçãoApós o processo de seleção, foram priorizados os projetos em ordem
decrescente de nota obtida no processo de avaliação.
Projetos Média Ranking
Educar para vencer 10 1°
Educar para crescer 8,5 2°
Ponte da Informação 8 3°
Paz sem fronteira 5,75 4°
Sustenta LISARB 5,5 5°
Diversicultural 5,5 5°
Gestão de Portfólio
6.Processo de Balanceamento