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ALLI Consultoria

Professor: Marco Antônio Coghi, DoutorTrabalho de Project Oficce e Nível de Maturidade

Equipe ALLI Consultoria : Aline Mendes, Luciana Tavares, Laudicéa Braz e Igor Brim

Negócio da Empresa

A ALLI Consultoria é uma empresa com experiência internacional voltadapara o planejamento e implantação de PMO (Project ManagementOficce) em sua organização,definindo metodologias adequadas ao portedo seu negócio.A empresa foi criada em 2010 com o intuito de oferecersoluções para o gerenciamento de programas e portfólios de projetos ena implantação e desenvolvimento de ações para avaliar a maturidadedas organizações em gerenciamento de projetos de forma a atender àsexpectativas e anseios dos clientes

Objetivo do trabalho:

Analisar a Maturidade em Gerenciamento de Projetos e apresentarum portfólio de projetos para o desenvolvimento deLISARB,visando o crescimento sustentável do país

1. Nível de maturidade: a partir da pesquisa de maturidade em GPfornecida pela LISARB, identificou-se no trabalho qual o nível dematuridade que LISARB encontra-se.

Resultado: Após aplicação dos questionários o resultado encontrado foi

que a LISARB encontra-se no nível 2 de Maturidade em projetos tendo

alcançado 69 pontos.

Resumo do questionário de Maturidade:

• 14 questões no nível 1 (quase nunca ou aplicável até 10% dos projetos)

• 23 questões no nível 2 (às vezes ou aplicável a + de 10% e – de 50% dos projetos)

• Somente 3 questões no nível 3 (50% ou aplicável a 50% dos projetos)

Análise da Maturidade :

• Principais problemas encontrados:• Pouca utilização de uma Metodologia formal;• Falta de Grupo experiente em Gerenciamento de Projetos;• Falta de padronização no trabalho em projetos• Gerenciamento de ETC e Qualidade;• Declaração de escopo aprovado pelo cliente;• Aprovação formal do cliente e de Comitê de Mudanças quando da alteração da

linha de base;• Pouco Controle de performance;• Falta de planejamento;• Prática de registro de lições aprendidas;• Menos de 70 horas de treinamento em GP;• Descontrole na execução dos trabalhos dos projetos;• Desempenho dos projetos muito abaixo do esperado/desejado;• Baixo desempenho das equipes;• Presença marcante de improvisos;• Quebra das comunicações;

Situações Críticas Observadas no Questionário de Maturidade (Vulnerabilidades) :

• Desenvolvimento e disseminação de práticas / métodos de GP;• Antecipar problemas nos projetos – análise de riscos.• Melhorar a consolidação dos dados / transferência de conhecimento;• Gerenciar adequadamente as expectativas dos stakeholders / falta de critérios para

categorizar projetos, aprovar ou modificar suas prioridades;• Desenvolvimento da carreira dos gerentes de projeto;• Guardião do histórico dos projetos;• Suporte à tomada de decisão: melhor visibilidade da agenda de projetos;• Maior racionalidade na alocação de recursos estratégicos;• Incremento da Maturidade em Projetos.• Avaliação da maturidade atual e análise de Gap’s em gerenciamento de projetos da

organização• Desenho dos Modelos de Processo de Gerenciamento de Projetos• Desenvolvimento e adaptação de modelos de documentos• Dimensionamento da equipe a ser alocada no escritório de projetos• Análise da estrutura tecnológica necessária

2.Benefícios da Implantação de um PMO

Fatores de decisão baseado no questionário de maturidade (justificativas):

• Não tem declaração de escopo ou equivalente aprovado pelo cliente;

• Mais de 10% e menos de 50% dos projetos:

• São monitorados por um sistema integrado de controle;

• Têm uma WBS que é usada como base para a geração das estimativas do projeto

(tempo, custos, riscos, etc.);

• Controle de mudanças formalmente adotado

• Têm matriz de responsabilidades e processos de identificação de riscos.

Com base nestes fatores definimos o nível hierárquico H2 visando processos e otimização

de recursos em projetos diferentes.

3.Nível Hierárquico Adotado

A função escolhida para a implantação do PMO seria iniciada pela Gerência de Infra -

estrutura.

Justificativas:

• A empresa não tem sistema, aprovações, métricas e padrões estabelecidos.

• Neste método estabelecemos a conectividade com outros sistemas corporativos,

manutenção da base de conhecimento e suporte.

4.Função Adotada

Modelo Torre de Controle

Justificativas:

• GP como processo de negócio a ser nutrido e protegido;

• Concentra as lições aprendidas;

• Desempenha funções básicas de padrões para gerência de projetos, suporte de como

seguir estes padrões, reforçar padrões definidos, promover melhoria contínua destes

padrões.

5.Modelo Adotado

Modelo Torre de Controle

TC

EM

EM

EM

EM

PR

Legenda:

EM – Estação Meteorológica

TC – Torre de Controle

PR – Pool de Recursos

5.1 Arquitetura

As métricas de sucesso que seriam adotadas no primeiro PMO de

LISARB:

• Quantidade de projetos iniciados / concluídos no mês;

• Sustentabilidade financeira do projeto

• % do efetivo previsto em relação ao efetivo realmente alocado;

• Índice de cumprimento de prazo;

Justificativas:

As métricas foram adotadas conforme avaliação das vulnerabilidades

(nota 1 ou 2) detectadas na avaliação de Maturidade em Projetos de

LISARB.

6.Métricas de Sucesso

Analise de Maturidade

Definir Metas e Objetivos , Justificativa

Identificar Stakeholderes

Definir responsabilida

des

Criar plano de comunicação

Elaborar plano de qualidade

Definir Sponsor

Obter recursos necessários

Testar metodologia

Definir fatores críticos

Definir Indicadores ,Vulnerabilidades, Satisfação, Custo

Desenvolver o Modelo Torre de Controle

Diagnosticar Maturidade e Definir PrioridadesIniciar

Planejar

Executar

7.Etapas de Implementação do 1 PMO

Gestão de Portfólio

1.Processo de Identificação

Ponte da Informação

Educar para Vencer

Educar para Crescer

Valor Cidadão

Previ SocialSustenta LISARB

100% JustoPaz sem fronteira

DiversiculturalVida segura e

saudávelTeia de valores

Proteção à vida


2.Processo de CategorizaçãoAs categorias foram definidas baseado nos objetivos do planejamento estratégico para Lisarb

CATEGORIAS JUSTIFICATIVA

InovaçãoGarantir o investimento em novas tecnologias e

gerar oportunidades para o crescimento do país

SustentabilidadePromover o desenvolvimento sustentável a fim de

garantir o futuro das gerações

Melhoria da Imagem

Promover ações que estimulem a melhoria da

satisfação pessoal,formação cultural, e qualidade de

vida, como também construir uma imagem positiva

do país.


2.Processo de Categorização

Inovação Sustentabilidade Melhoria da Imagem

Ponte da Informação Valor cidadão Paz sem fronteira

Educar para vencer Previ Social Diversicultural

Educar para crescer Sustenta LISARBVida segura e

saudável

100% Justo Teia de valores

Proteção à vida


3.Processo de AvaliaçãoCRITÉRIOS DE

AVALIAÇÃOJUSTIFICATIVA

DuraçãoOs projetos,em sua maioria, necessitam ser concretizados dentro

do mandato atual para atingir o benefício esperado

OrçamentoO Orçamento de projetos de Lisarb é limitado e,portanto,precisam

ser direcionados para projetos com melhor custo/benefício

Disponibilidade de Mão de

Obra da Região

Para auxiliar na geração de emprego da região,os projetos alocados

em cada local deverão priorizar a contratação de mão de obra da

região a ser beneficiada

Risco (SWOT)Em virtude da complexidade dos projetos,a priorização dos mesmos

deverão levar em consideração a probabilidade e impacto

Impacto Social

O modelo do Governo é voltado para o desenvolvimento da área

social do país.Dessa forma, é um item de importância para o

crescimento do mesmo


3.Processo de Avaliação

Critérios Peso JUSTIFICATIVA

Duração 10%Projetos devem ser desenvolvidos dentro do

mandato

Orçamento (R$) 20%Projetos necessitam ter um baixo custo de

implantação

Disponibilidade de Mão

de obra (da região)30%

Garantir a geração de emprego em cada região do

projeto

Risco (SWOT) 25%Os projetos devem contemplar a probabilidade e

impacto associados à sua complexidade

Impacto Social 15%Necessidade de uma maior visibilidade de ações do

governo que gerem aceitação



Critérios PesoLegenda para dar nota

0,0 5,0 10,0

Duração 10% > 1300 diasEntre 700 e

1300 dias< 700 dias

Orçamento (R$) 20%> 100

milhões

Entre 50 e 100

milhõesAté 50 milhões

Disponibilidade de Mão

de obra (da região)30%

< 20% da

mão de obra

local

Entre 20% e

60% da mão de

obra local

> 60% da mão de

obra local

Risco (SWOT) 25% vermelho amarelo Verde

Impacto Social 15%< 500 mil

pessoas

Entre 500 mil e

1 milhão de

pessoas

> 1 milhão de

pessoas

atendidas



Critérios Peso

Projeto

Ponte da

Informaçã

o

Projeto

Educar

para

vencer

Projeto

Educar

para

crescer

Projeto

Valor

cidadão

Projet

o

Previ

Social

Projeto

Sustent

a

LISARB

Projet

o

100%

Justo

Projeto

Paz

sem

fronteir

a

Projeto

Diversic

ultural

Projeto

Vida

segura e

saudáve

l

Projet

o Teia

de

valore

s

Projeto

Proteçã

o à vida

Duração

(dias) 10% 1400 400 800 1500 1500 1500 1500 1500 1500 1500 1500 1500

Orçamento

(Milhões

de R$)

20% 60 60 60 120 120 30 120 90 30 80 120 80

Disponibili

dade de

M. obra da

região (%)

30% 40 40 40 90 90 15 90 40 15 80 90 90

Risco

(SWOT) 25% Verde Verde Verde Amarelo

Amarel

o Verde

Amarel

oAmarelo Verde

Vermelh

o

Amarel

o

Vermelh

o

Impacto

Social

(pessoas

atendidas)

15% > 1 milhão > 1

milhão

> 1

milhão 700 mil

700

mil < 500 mil700 mil

> 1

milhão

< 500

mil

> 1

milhão 700 mil

> 1

milhão



Critérios Peso

PROJETOS

Ponte da

Informaçã

o

Educar

para

vencer

Educar para

crescer

Valor

cidadão

Previ

Social

Sustent

a

LISARB

100%

Justo

Paz

sem

fronteir

a

Diversic

ultural

Vida

segura

e

saudáv

el

Teia de

valores

Proteçã

o à vida

Nota Médi

a Nota

Médi

a Nota Média

Not

a

Med

ia

Not

a

Med

ia

Not

a

Med

ia

Not

a

Med

ia

Not

a

Med

ia

Not

a

Med

ia

Not

a

Med

ia

Not

a

Med

ia

Not

a

Med

ia

Duração 10% 0 0 10 1 5 0,5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Orçamento 20% 5 1 10 2 5 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Disponibili

dade

M. obra

da região

30% 10 3 10 3 10 3 5 1,5 5 1,5 10 3 5 1,5 10 3 10 3 5 1,5 5 1,5 5 1,5

Risco 25% 10 2,5 10 2,5 10 2,5 5 1,25 5 1,25 10 2,5 5 1,25 5 1,25 10 2,5 0 0 5 1,25 0 0

Impacto

Social 15% 10 1,5 10 1,5 10 1,5 5 0,75 5 0,75 0 0 5 0,75 10 1,5 0 0 10 1,5 5 0,75 10 1,5

Total 100% - 8 - 10 - 8,5 - 3,5 - 3,5 - 5,5 - 3,5 - 5,75 - 5,5 - 3 - 3,5 - 3

3º 1º 2º 6º 6º 5º 6º 4º 5º 7º 6º 7º


4.Processo de Seleção

Projetos Média

Ponte da Informação 8

Educar para vencer 10

Educar para crescer 8,5

Valor cidadão 3,5

Previ Social 3,5

Sustenta LISARB 5,5

100% Justo 3,5

Paz sem fronteira 5,75

Diversicultural 5,5

Vida segura e saudável 3

Teia de valores 3,5

Proteção à vida 3

Após o processo de avaliação foram selecionados os projetos que

obtiveram média maior ou igual a 5,5.


5.Processo de PriorizaçãoApós o processo de seleção, foram priorizados os projetos em ordem

decrescente de nota obtida no processo de avaliação.

Projetos Média Ranking

Educar para vencer 10 1°

Educar para crescer 8,5 2°

Ponte da Informação 8 3°

Paz sem fronteira 5,75 4°

Sustenta LISARB 5,5 5°

Diversicultural 5,5 5°


6.Processo de Balanceamento

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