Auditoría continua
Auditoría está cansada de llegar y “contar
muertos” Es tiempo de “comenzar a salvarlos”.
Carlos Fernando Rozen, Presidente de la Asociación
Argentina de Ética y Compilance
Como mejorar la
productividad mediante el
uso de controles
continuos. El analista de datos llega a su
puesto de trabajo en la
mañana y tiene unos 10 mails
con notificaciones de
excepciones las cuales debe
analizar.
Éstas excepciones fueron enviadas
por una herramienta de Software (ej.
ACL) por medio de una rutina que se
ejecuta a diario creada por el propio
analista
Se ejecutan en la noche 5
rutinas con diferentes
controles para identificar
fraudes, errores e
ineficiencias.
Éstas excepciones son enviadas
además a los responsables de
negocio para que tomen medidas y
las documenten en el sistema. Por
otro lado se llevan indicadores para
medir datos de importancia para la
organización mediante un cuadro de
mando integral
Ciencia ficción o realidad?
Y todo esto con una mínima intervención del área de sistemas…
Como mejorar la
productividad mediante el
uso de controles
continuos.
Tendencia
Altos riesgos → alertas oportunas , comprobaciones más frecuentes
Alto nivel de informatización → detectar deficiencias de control y fraudes
analizando datos
Mayor número de transacciones → dificultades a la hora de definir muestras
Mayor complejidad en los proceso de negocio → el costo de resolver
problemas es mucho mayor si lo detectamos tardíamente
Dependencia con la tecnología → necesidad de analistas de información de
independizarse cada vez más del área de TI
ORIGEN
• Las pruebas se realizaban en forma cíclica y
retrospectiva:
• Se asume que los controles son más
efectivos luego de los resultados y
recomendaciones de cada auditoría pero
generalmente hay una brecha de tiempo muy
extensa.
• Los controles son mas eficientes dado que se
prueban de manera continua reportando los
resultados con la ocurrencia de un evento
dado, no hay que esperar al año siguiente
cuando se vuelva a realizar la auditoria para
verificar que los procedimientos se estén
aplicando.
• La revisión y las excepciones se hacen en el
momento
ENFOQUE TRADICIONAL ENFOQUE CONTÍNUO
Auditoria Continua (AC)
•Metodología
•Utilizada por los auditores
•Tiene la finalidad de realizar actividades relacionadas con revisiones en tiempo
real
Monitoreo Continuo (MC) •Proceso gerencial
• Permite a los gerentes y supervisores cumplir sus objetivos.
AC y CM
Diferencia con Monitoreo Continuo (CM)
CA y CM se retroalimentan pero no son lo mismo.
Aseguramiento continuo = CA + CM
Auditoría continua MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA
Características:
•Consta de cinco niveles
•Consiste en un proceso organizado
•Permite implantar un enfoque de Aseguramiento Continuo
de forma progresiva, y simultáneamente, aumentar su
complejidad y uso
•Incrementa la productividad de los controles
•Permite extender sus beneficios a toda la organización Tecnología y Data Analytics:
Se trata de herramientas que permiten a la organización
analizar datos y automatizar los controles
MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA
NIVEL 1 BÁSICO – ANALISIS DE DATOS
El auditor:
•Realiza clasificaciones de datos (sumar montos por tipos), compara totales.
• Identifica facturas o códigos de inventario duplicados, salto de secuencia de
cheques, facturas entre otros.
• Utiliza el software de forma ad hoc y poco planificada.
• Cubre en las pruebas el 100% de la población de datos.
• Identifican indicadores en forma más ágil que si lo hicieran manual
MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA
NIVEL 1 BÁSICO – ANALISIS DE DATOS
BENEFICIOS
• Conocimiento rápido de grandes poblaciones de datos
• Mayor capacidad para detectar fraude, errores
•Incremento en la calidad y precisión de los resultados de auditoria
Auditoría continua MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA
NIVEL 2 APLICADO
•El proceso de análisis de datos está integrado dentro de todo el proceso de
auditoría.
• La planeación de auditoría y el diseño del programa de auditoría se apoya en
análisis de datos.
• Un paso u objetivo de auditoría se alcanza con la ayuda de rutinas
automáticas de análisis de datos.
• El auditor realiza pruebas de análisis de datos repetitivas, para soportar toda
un área a ser auditada.
• A través del tiempo, el auditor progresivamente, adiciona más rutinas
automáticas para soportar más objetivos de auditoría.
Auditoría continua MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA
NIVEL 2 APLICADO
Beneficios
•Aumenta el conocimiento en las áreas
•Mejora la capacidad para detectar fraude, errores e ineficiencias, para ello
debe ser diseñado con procedimientos automáticos repetitivos
Auditoría continua MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA
NIVEL 3 ADMINISTRADO
•Las rutinas automáticas se encuentran almacenadas y son centralizadas en
un servidor.
• Se incrementa la eficiencia debido a que las rutinas automáticas, al ser
centralizadas, se ejecutan en menos tiempo.
• Se reduce el riesgo de que el “conocimiento” que el auditor tenga sobre las
rutinas se pierda si el auditor cambia de trabajo.
MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA
NIVEL 4 AUTOMATIZADO – AUDITORÍA
CONTINUA
• Un alto grado de automatización está presente
en todo el proceso de las rutinas automáticas,
desde el acceso a los datos hasta la distribución
de los resultados a los auditores.
• Auditoria, concurrentemente, puede estar
auditando cuatro o cinco áreas del negocio.
• Auditoría advierte fallas de control y riesgos,
oportunamente y no mucho tiempo después.
• El alto grado de automatización de la auditoría
permite a los auditores disponer de más tiempo
para enfocarse en otras áreas de riesgo.
MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA
NIVEL 4 AUTOMATIZADO – AUDITORÍA
CONTINUA
QUE NECESITO PARA MAXIMIZAR BENEFICIOS
Procesos
• Cambios en los procedimientos tradicionales de
auditoria
• Decisiones en áreas bajo auditoria continua
• Revisión y respuesta a los resultados y excepciones
Personas
• Definición de Roles
• Gerente del programa/leader
• Capacitación
Tecnología
• Software especializado en análisis electrónico de
datos para auditoria
• Scripts y disparadores
MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA
NIVEL 5 MONITORERO CONTINUO
•Los dueños de los procesos de negocios son
informados, vía correo electrónico, de
excepciones sobre fraudes y errores, tan pronto
como ocurren.
•Auditoría Interna demuestra el valor del análisis
de datos para detectar fallas de control.
MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA
NIVEL 5 MONITORERO CONTINUO
BENEFICIOS
•Se desarrolla un mayor trabajo en equipo con
los dueños de los procesos
•Permite a la organización obtener información
precisa y oportuna para la toma de decisiones,
actuar sobre tendencias no deseadas, convertir
el monitoreo continuo en una ventaja
competitiva.
MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA
PASOS PARA IMPLEMENTAR EL MODELO
Paso 1 Niveles 1 y 2:
• Validar la integridad de los datos de los
procesos seleccionados. Esto es previo a iniciar
la elaboración de las rutinas automáticas.
• Determinar las pruebas para los procesos
seleccionados, la validez y su frecuencia.
• Elaborar las rutinas automáticas en la
herramienta de software.
• Validar los resultados obtenidos y hacer los
ajustes del caso.
• Incluir nuevos procesos a los originales y
hacer las rutinas respectivas.
MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA
PASOS PARA IMPLEMENTAR EL MODELO
•Paso 2 Niveles 3 al 5:
•Adquirir la herramienta de software que permita
implantar los tres niveles restantes (ej. ACL
Audit Exchange).
•En caso de que no se tenga un servidor de
datos del DAI donde se centralicen y
administren las rutinas automáticas creadas
previamente, adquirirlo.
• Capacitar al personal del DAI en el uso de la
herramienta.
• Implantar esquemas de auditoría continua.
•Implantar esquemas de monitoreo continuo.
MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA
CONCLUSIONES
El análisis electrónico de datos ofrece beneficios en la calidad,
cantidad y alcance de las pruebas de auditoria.
El modelo que vimos identifica los niveles necesarios para
optimizar los beneficios en su acercamiento al
monitoreo continuo.
Cada nivel ofrece la base para moverse a la siguiente.
Ahora contamos con un mapa que permite que auditoria interna
evalúe y planifique su uso del análisis electrónico de datos en el
camino hacia el monitoreo continuo
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