Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 1 dari 47
Kawan Lama Group
Table of Contents
I. Aktivasi Vendor sebagai User pada Integrated Vendor Portal 2
II. Login pada Integrated Vendor Portal 4
III. Information Center & FAQ 6
IV. Manage Profile 7
V. Forgot Password 10
VI. Create Confirmation 12
VII. Manage Confirmation 19
VIII. Submit E-Invoice Type Confirmation (C) 21
IX. Submit E-Invoice Type Direct (D) 30
X. Submit E-Invoice Type DP (A) 37
XI. Manage E-Invoice 43
XII. Status E-Invoice 46
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 2 dari 47
❖ Integrated Vendor Portal merupakan aplikasi berbasis web yang digunakan oleh Vendor untuk
melakukan konfirmasi dan penagihan ke Kawan Lama Group (KLG).
❖ Syarat minimum yang diperlukan untuk dapat mengakses Integrated Vendor Portal, yaitu:
Operating system Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10, IOS
Web Browser Mozilla Firefox 90.0.2 (Recommended), Google Chrome 91.0.0, Ms.Edge
Bandwith Connection to Internet 256 Kbps modem
Software For View PDF Adobe Acrobat Reader
❖ Langkah-langkah penggunaan aplikasi ini adalah sebagai berikut:
I. Aktivasi Vendor sebagai User pada Integrated Vendor Portal
1. Vendor yang sudah didaftarkan oleh Admin Web pada Master Vendor Data akan menerima
notifikasi email dengan contoh tampilan sebagai berikut:
Pada notifikasi email tersebut terdapat informasi mengenai User Name yang digunakan oleh
Vendor untuk mengakses Integrated Vendor Portal. User name merupakan User ID Vendor sesuai
dengan kode vendor yang terdaftar di Vendor Master Data KLG.
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 3 dari 47
2. Klik link AKTIVASI AKUN yang terdapat pada email tersebut untuk melakukan aktivasi
password yang akan digunakan untuk mengakses Integrated Vendor Portal, maka akan muncul
tampilan sebagai berikut pada web browser:
a) Isi kolom Password dengan password yang akan digunakan untuk mengakses Integrated
Vendor Portal Create New Password
b) Isi kolom Repeat Password dengan password yang sama yang diisi pada kolom Password.
3. Klik Activate Account untuk mengaktifkan password yang sudah dibuat, maka akan muncul
notifikasi sebagai berikut:
4. Klik CLOSE, maka proses aktivasi username di Integrated Vendor Portal KLG berhasil dilakukan.
Notes:
Kriteria Password yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:
- Terdiri minimum dari 6 karakter
- Kombinasi karakter terdiri dari: huruf besar, huruf kecil, angka dan/atau simbol
- Password wajib diganti setiap 90 hari.
- Akses akan terkunci jika terjadi kesalahan memasukan password sebanyak 5 kali berturut-turut.
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 4 dari 47
II. Login pada Integrated Vendor Portal
1. Ketik alamat website https://vendorportal.klgsys.com pada web browser yang digunakan, maka
akan muncul tampilan login sebagai berikut:
2. Isi kolom Username dengan User ID Vendor sesuai dengan yang terdapat pada notifikasi email
yang telah diterima dari Admin Web. username dibatasi 10 digit
3. Isi kolom Password dengan password yang sudah dibuat pada saat aktivasi vendor (Point I).
4. Lalu klik Log In.
5. Pada tampilan awal, klik Guidance untuk melihat panduan menggunakan Integrated Vendor
Portal.
3
2
4 5
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 5 dari 47
6. Setelah berhasil Login, maka akan disajikan list company code milik Kawan Lama Group di mana
vendor terdaftar.
7. Pilih company code yang ingin diinput tagihannya.
Adapun list company yang ada di Kawan Lama Group:
Company Name
PT Ace Hardware Indonesia Tbk
PT Alpha Graha Indonesia
PT Andalan Solusi Kreatif
PT Anumana Graha Cantika
PT Dana Kini Indonesia
PT Emaro Online Indonesia
PT Everlight Indonesia
PT Foods Beverages Indonesia
PT Golden Dacron
PT Golden Living Indonesia
PT Graha Makmur Lestari
PT Graha Satwa Paramita
PT Graha Sewa Indonesia
PT Home Center Indonesia
PT Kawan Lama Inovasi
PT Kawan Lama Sejahtera
PT Krisbow Indonesia
PT Krisna Graha Internusa
PT Miller Weldindo
PT Multi Rentalindo
PT Omni Digitama Internusa
PT Permata Griya Bumi
PT Sensor Indonesia
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 6 dari 47
PT Solusi Layanan Terpadu
PT Tiga Dua Delapan
PT Toys Games Indonesia
III. Information Center & FAQ
1. Information Center merupakan menu awal setelah berhasil Login ke sistem IVP dan telah
memilih Company Code. Beberapa informasi yang disampaikan dapat berupa:
- Informasi mengenai peraturan dari Kawan Lama Group
- Kebijakan-kebijakan terkait Vendor dengan Kawan Lama Group
- Tata cara dalam proses penagihan sampai pembayaran
- Pemberitahuan mengenai hari libur, dsb.
2. Frequently Asked Questions (FAQ) atau daftar pertanyaan yang sering diajukan beserta
jawabannya dapat dilihat pada menu FAQ (pojok kanan atas).
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 7 dari 47
IV. Manage Profile
1. Manage Profile merupakan menu untuk mengatur profile picture, melihat role yang digunakan
oleh akun tersebut, dan juga mengganti password. Untuk mengaksesnya pilih tanda panah (▼) di
sebelah kanan deskripsi Company Code, lalu pilih Manage Profile.
Maka akan muncul tampilan Manage Profile adalah sebagai berikut:
2
1
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 8 dari 47
2. Personal Information berisi nama vendor, username yang digunakan login, dan role yang
digunakan.
3. Contact Information berisi email yang terdaftar atas username tersebut. Segala informasi yang
dikirim melalui email akan dikirimkan ke email di sini.
4. Change Password merupakan menu untuk mengganti password. Lakukan langkah berikut
untuk mengganti password:
a. Isi kolom Password dengan password yang sekarang digunakan untuk mengakses
Integrated Vendor Portal.
b. Isi kolom New Password dengan password baru yang akan digunakan untuk
mengakses Invoce Vendor Portal.
c. Isi kolom Confirm New Password dengan password yang sama yang sudah diisi pada
kolom New Password.
d. Lalu klik Change Password, maka akan muncul informasi bahwa perubahan password
telah berhasil dilakukan.
2
3
4
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 9 dari 47
e. Klik Close, proses perubahan password berhasil dilakukan.
Notes:
Kriteria Password yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:
- Terdiri minimum dari 6 karakter
- Kombinasi karakter terdiri dari: huruf besar, huruf kecil, angka dan/atau simbol
- Password wajib diganti setiap 90 hari.
- Akses akan terkunci jika terjadi kesalahan memasukan password sebanyak 5 kali berturut-turut.
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 10 dari 47
V. Forgot Password
1. Forgot Password merupakan menu yang digunakan vendor untuk melakukan reset password
yang sudah pernah dibuat sebelumnya apabila vendor lupa dengan password tersebut.
2. Pada halaman Login Integrated Vendor Portal, klik Forgot Password
3. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
a) Isi kolom Username dengan username yang telah tedaftar.
b) Isi kolom Email dengan alamat email yang didaftarkan di Vendor Master Data KLG.
c) Klik Submit, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 11 dari 47
4. Klik Close. Vendor akan menerima notifikasi email dengan contoh tampilan sebagai berikut.
Pada email tersebut terdapat informasi link untuk SET ULANG KATA SANDI.
5. Klik link pada email tersebut, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
a) Isi kolom Password dengan password yang akan digunakan untuk mengakses Integrated
Vendor Portal.
b) Isi kolom Repeat Password dengan password yang sama yang sudah diisi pada kolom
Password.
6. Klik Reset Password, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:
7. Klik OK, proses perubahan password berhasil dilakukan.
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 12 dari 47
VI. Create Confirmation
Create Confirmation merupakan menu yang digunakan vendor untuk melakukan konfirmasi atas
kesesuaian quantity dan amount PO yang sudah diterima (received) oleh pihak Kawan Lama Group
dengan quantity dan amount yang akan ditagihkan (invoicing) ke Kawan Lama Group.
Langkah-langkah untuk melakukan Create Confirmation:
1. Setelah berhasil melakukan login pada Integrated Vendor Portal KLG, klik menu Confirmation
Create Confirmation
2. Maka akan muncul list transaksi yang akan dibuat confirmation-nya seperti contoh di bawah ini:
a) Pilih pada - All - jika ingin menampilkan list transaksi Goods Receive, Goods Return, atau
Cancellation. Transaksi pengembalian barang (retur) akan di-confirm secara otomatis.
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 13 dari 47
b) Klik Refresh untuk menampilkan semua list transaksi yang akan dibuat Confirmation Form
nya.
c) Untuk melakukan export, pilih data yg diinginkan lalu klik Export. Klik Save File untuk
menyimpan file dalam format excel tersebut.
d) Header
● Select all rows : untuk memilih seluruh baris pada list transaksi yang muncul.
● Clear selection : untuk membatalkan/menghapus seluruh baris pada list
transaksi yang sudah dipilih.
e) Table Notes
Header Field Name Description
PurchDoc Nomor Purchase Order (PO) yang diterbitkan oleh Kawan Lama
Group
Reference Nomor referensi, yaitu nomor delivery note sesuai dengan
transaksi goods receipt/ goods return yang sudah dilakukan oleh
Store atau Distribution Center di Kawan Lama Group
PO_Item Line item pada PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group
Article Kode article yang terdaftar di Article Master Data Kawan Lama
Group
Article Short_Text Deskripsi article yang terdaftar di Article Master Data Kawan Lama
Group
Tax Code Kode pengenaan tarif pajak (V0 = PPN 0% atau V1 = PPN 10%)
Article_Doc_Year Tahun dokumen goods receipt, goods return atau cancellation di
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 14 dari 47
sistem KLG.
Art.doc Nomor dokumen goods receipt, goods return atau cancellation di
sistem KLG.
Item Line Item dokumen goods receipt, goods return atau cancellation
di sistem KLG.
Posting_Date Tanggal dilakukannya posting transaksi goods receipt/ goods
return
Mv.Type Kode Movement Type atau jenis pergerakan barang di sistem KLG.
Tran.Desc Jenis transaksi yang dilakukan, yaitu Goods Receipt (penerimaan
barang), Goods Return (pengembalian barang), atau cancellation.
Quantity Jumlah sesuai dengan transaksi goods receipt atau goods return
yang telah dilakukan
Qty Inv Confirm Jumlah yang akan dibuat confirmation.
Qty Inv Outstanding Sisa jumlah barang/jasa yang belum dilakukan confirmation.
Order_Unit Order unit (satuan pengukuran untuk setiap article), contohnya:
EA (each), Pax (paket), KG (kilogram), dsb.
Quan.In.OPUn Jumlah barang/jasa dalam order unit.
Net_Order_Price Harga per unit sesuai dengan PO yang diterbitkan oleh Kawan
Lama Group
Currency Currency (mata uang).
Amount Jika OUn = UOM For Net Price, maka total nilai (Qty GR x Net
Price)
Jika OUn ≠ UOM For Net Price, maka total nilai (Qty GR x
Conversion Factors x Net Price)
Tax_Amount Total nilai pengenaan pajak (Tarif Pajak x Amount)
Vendor Kode vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama
Group
Comp_Code_Description Deskripsi company di Kawan Lama Group yang menerbitkan PO
(Contoh: PT Ace Hardware Indonesia)
PO_Qty Jumlah sesuai PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group
PO_Amount Total nilai (PO Qty x Net Price) sesuai dengan PO yang diterbitkan
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 15 dari 47
oleh Kawan Lama Group
Site_Desc Deskripsi site di Kawan Lama Group tempat dilakukannya Goods
Receipt atau Goods Return
Po_Date Tanggal PO diterbitkan
Net_Price_Unit Satuan pengukuran article untuk setiap harga per unit (net price)
Conv_Net_Price_Unit Faktor pengali untuk setiap satuan pengukuran article.
TOP Days Jumlah hari term of payment sesuai dengan TOP di PO
Return_OD Nomor delivery order untuk pengiriman goods return
(pengembalian barang) yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group
Reason for Movement Kode internal di Sistem KLG
Additional_Cost_1 Additional Cost 1 (ZB01)
Additional_Cost_2 Additional Cost 2 (ZB02)
f) Contoh untuk OUn, UOM For Net Price dan Conversion Factors:
● 1 Set = 10 EA (Each), maka
✔ OUn = Set
✔ UOM For Net Price = EA
✔ Conversion Factors = 10
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 16 dari 47
3. Klik checkbox pada line item yang akan dibuat confirmation form-nya.
Notes:
a) Jika dalam satu PO terdiri dari beberapa PO Item dengan nomor referensi (Reference) yang
sama, maka saat melakukan ceklis pada salah satu line item, line item yang lainnya akan
otomatis terpilih.
b) Satu confirmation form hanya untuk 1( satu) nomor invoice, namun dapat terdiri dari
beberapa PO.
c) Pada kolom Total GR akan muncul total nilai barang/jasa sesuai dengan PO yang telah
dipilih, kemudian juga ada Total Add. Cost yaitu biaya-biaya tambahan di luar nilai
barang/jasa.
Total GR + Total Add. Cost = Total Confirmation
d) Jika ada pengembalian barang (goods return), maka akan muncul Credit Memo. Credit memo
diselesaikan bersamaan dengan membuat confirmation form untuk transaksi penerimaan
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 17 dari 47
barang (goods receipt). Jika PO yang telah dipilih berhasil create confirmation, maka Credit
Memo akan otomatis ter-submit.
e) Jika terjadi perbedaan quantity (goods receipt atau goods return) antara quantity yang
terdapat pada Integrated Vendor Portal dengan quantity pada data vendor, maka vendor
dapat menghubungi PIC terkait di Kawan Lama Group melalui email atau telepon untuk
melakukan follow up. Follow up akan dilakukan secara manual di luar Integrated Vendor
Portal dan akan dikonfirmasikan kembali ke vendor jika quantity sudah sesuai.
4. Klik tombol Create Confirmation atas PO line item yang telah dipilih maka akan terbentuk
Confirmation Number. Line PO yang telah terbentuk confirmation number tidak akan muncul
lagi pada menu Create Confirmation.
Maka akan muncul pop-up seperti, di bawah ini:
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 18 dari 47
Pilih CONFIRM
Maka create confirmation telah berhasil.
Notes:
a) Nomor Confirmation yang terbentuk terdiri dari 16 (enam belas) digit dengan format seperti
contoh berikut ini R110202108290001, di mana:
● R110 = Kode company code di Sistem KLG
● 2021 = Tahun create confirmation
● 08 = Bulan create confirmation
● 29 = Tanggal create confirmation
● 0001 = Nomor urut 0001 s.d. 9999 (direset setiap hari)
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 19 dari 47
VII. Manage Confirmation
Manage Confirmation merupakan menu yang digunakan vendor untuk memastikan kembali
confirmation yang sudah dibuat pada menu create confirmation. Pada menu manage confirmation
vendor dapat menghapus Confirmation dengan memilih nomor Confirmation yang akan dihapus dan
menekan tombol Delete Confirmation apabila confirmation number tersebut masih berstatus
“confirmed” dan “Sendback”.
Langkah-langkah untuk melakukan Delete Confirmation:
1. Setelah berhasil melakukan login pada Integrated Vendor Portal KLG, klik menu Confirmation
Manage Confirmation
2. Maka akan muncul list confirmation number seperti contoh di bawah ini:
3. Pilih confirmation number yang ingin dihapus.
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 20 dari 47
4. Klik Delete Confirmation, sebuah pop-up message akan muncul, pilih CONFIRM.
5. Confirmation number berhasil dihapus.
Notes:
- Data outstanding goods receipt (GR) yang telah terpilih sebelumnya atas Confirmation Number yang
dihapus akan kembali ke menu Create Confirmation dan dapat dipilih kembali untuk membentuk
nomor Confirmation yang baru.
- Nomor Confirmation yang telah dihapus tidak dapat digunakan kembali ataupun dikembalikan ke
status Confirmed seperti sebelumnya.
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 21 dari 47
VIII. Submit E-Invoice Type Confirmation (C)
Vendor dapat melakukan submit E-Invoice (PO) setelah berhasil melakukan Confirmation atas data
outstanding goods receipt (GR) di menu Create Confirmation. Setelah memilih salah satu
Confirmation Number di menu Manage Confirmation, vendor akan diarahkan masuk ke Form E-
Invoice Type Confirmation (C) di mana vendor mengisi beberapa informasi yang dibutuhkan sebelum
dapat melakukan Submit E-Invoice ke Kawan Lama Group.
Langkah-langkah untuk melakukan Submit E-Invoice:
1. Dari menu Manage Confirmation, klik confirmation number yang ingin disubmit:
Maka akan muncul tampilan seperti berikut ini:
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 22 dari 47
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 23 dari 47
2. Lampirkan dokumen yang berkaitan dengan penagihan tersebut sesuai dengan kolom nya
masing-masing:
Jenis file yang dapat di-upload berupa PDF dengan kapasitas maksimal 4 MB per file attachment.
- Tax : melampirkan faktur pajak (wajib jika Tax Code V1)
- Invoice : melampirkan invoice (wajib)
- PO : melampirkan PO dari Kawan Lama Group (wajib)
- Kwitansi : melampirkan kwitansi (wajib jika ada Kwitansi & Kwitansi Value diisi)
- Others : melampirkan dokumen pendukung lainnya (opsional diperlukan, cth : Surat
Jalan, BAST, dan Sertifikat Pembayaran)
a. Klik pada tombol , kemudian pilih file yang akan dilampirkan
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 24 dari 47
b. Klik tombol untuk membuka preview tiap lampiran.
c. Klik tombol untuk membuka lampiran di tab baru di browser.
d. Klik tombol untuk menampilkan pilihan Download, Delete dan Detail tiap lampiran.
Notes:
Khusus untuk Confirmation dengan informasi Tax Code = “V1”, maka Attachment Tax wajib
dilampirkan dokumen faktur pajak. Faktur pajak yang di upload ke sistem IVP akan di cek
informasinya ke website Dirjen Pajak yang didapat dari hasil QR scan code didalam faktur pajak dan
akan meng-update informasi di kolom Invoice Value dan Invoice Tax Value. Jika website Dirjen Pajak
sedang bermasalah (setelah dicoba 2x), maka sistem IVP akan tetap melanjutkan proses tanpa
proses validasi dan vendor diwajibkan isi kolom Tax No, Invoice Value, Invoice Tax Value dan Tax
URL Link secara manual. Contoh URL Link:
http://svc.efaktur.pajak.go.id/validasi/faktur/760425314416000/0062005825506/3031300D
060960864801650304020105000420A86EC3FE4113E063199C40E50AA1AB9877914560C7FE
649E04712A2434AC11F0
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 25 dari 47
3. Melengkapi data berikut ini:
Setelah melengkapi dokumen-dokumen lampiran, maka selanjutnya klik tombol tanda panah seperti
ditunjukkan gambar di bawah ini:
Maka Anda dapat melengkapi data-data yang dibutuhkan, yaitu:
a. Invoice No.: diisi dengan no Invoice (wajib ada)
b. Invoice Date: diisi dengan tanggal Invoice diterbitkan.
Note: Tanggal Invoice harus sama dengan tanggal Faktur Pajak (jika ada Faktur Pajak).
Klik tombol tanda panah untuk melihat detail E-
Invoice Form setelah melakukan upload lampiran
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 26 dari 47
c. Invoice Value: diisi dengan nilai yang tertera di invoice dengan ketentuan sebagai berikut:
- Apabila Tax Code = V0, maka Invoice Value harus diisi dengan nominal yang tertera
pada Invoice.
- Apabila Tax Code bukan V0, maka Invoice Value akan otomatis terisi ketika dokumen
Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan berhasil dipindai (scan) oleh sistem.
- Jika Faktur Pajak dianggap Expired sesuai dengan ketentuan tata cara penagihan
Kawan Lama Group maka Faktur Pajak harus di attach, namun status V1 berubah
menjadi V0 secara otomatis saat dilakukan submit.
d. Tax No.: akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan berhasil
dipindai (scan) oleh sistem.
- Apabila Tax Code = V0, maka Tax No. = kosong.
e. Tax Code: Otomatis terisi sesuai dengan Tax code yang tertera pada PO.
f. Invoice Tax Value: akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan
dan berhasil dipindai (scan) oleh sistem.
- Apabila Tax Code = V0, maka Invoice Tax Value = 0.
g. Kwitansi No.: diisi dengan no kwitansi (jika ada)
h. Kwitansi Value: diisi dengan nilai yang tertera di kwitansi/total beberapa invoice (jika ada)
i. Total Payment: akan otomatis terisi dengan formula = Invoice Value + Invoice Tax Value
4. Pilih Account Bank yang akan ditransfer untuk pembayaran.
Note: Pastikan vendor memilih Account Bank yang benar sesuai dengan yang tertera di document
penagihan untuk menghindari kesalahan dalam proses pembayaran.
5. Tombol action untuk e-invoice yang sudah diedit meliputi:
a. Klik tombol jika akan menyimpan sebagai draft.
Note: e-invoice Status akan tetap “Confirmed”
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 27 dari 47
b. Klik tombol untuk melihat e-Invoice Summary, seperti contoh:
i. Klik tombol untuk kembali, atau
ii. Klik tombol jika sudah sesuai, maka akan muncul pop-up Vendor Notes untuk
menambahkan catatan dari vendor (jika ada).
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 28 dari 47
Setelah memasukkan vendor notes, klik maka akan muncul pop-up confirmation:
Klik maka akan muncul pop-up berhasil submit e-Invoice.
Setelah berhasil di-submit, maka e-Invoice tersebut akan otomatis terbentuk Nomor
Rekap dan diteruskan ke Pihak Kawan Lama Group serta due date otomatis
muncul. Due date dihitung dari H+1 tanggal submit ditambah TOP (term of payment)
dan disesuaikan dengan hari pembayaran.
c. Klik tombol untuk melihat workflow history
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 29 dari 47
Notes :
Untuk invoice yang menggunakan kwitansi, setelah klik Submit:
● Jika Total Payment tidak/belum sama dengan nilai kwitansi maka e-invoice Status menjadi
“Hold” ketika disubmit.
Contoh:
Ketika dalam 1 kwitansi ada 2 invoice maka ketika baru 1 invoice yang disubmit, status
invoice tersebut akan menjadi “Hold”
Kwitansi No. Kwitansi
Value Invoice No.
Invoice
Value
Status Before
Submit
Action Status After
Submit
KW0001 2.000.000 INV0001 1.500.000 Confirmed Submit Hold
INV0002 500.000 Confirmed - -
● Jika Total Payment sudah sama dengan nilai kwitansi maka e-invoice Status menjadi
“Submitted” ketika disubmit.
Kwitansi
No.
Kwitansi
Value Invoice No.
Invoice
Value
Status
Before Submit
Action
Status
After Submit
KW0001 2.000.000 INV0001 1.500.000 Hold - Submitted
INV0002 500.000 Confirmed Submit Submitted
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 30 dari 47
IX. Submit E-Invoice Type Direct (D)
Vendor dapat melakukan submit E-Invoice dengan cara memilih menu di bagian Confirmation,
setelah menekan menu Confirmation di sebelah kiri atas maka menu Confirmation akan menampilkan
(4) submenu, dimana satu bagian tipe yaitu Create Direct (D). Setelah vendor memilih submenu
Create Direct maka akan muncul form E-Invoice dimana Vendor dapat mengisi data yang telah
disediakan dibagian form E-Invoice.
Langkah-langkah untuk membuat Submit E-Invoice Type Direct (D)
1. Tampilan pertama menu confirmation yang memunculkan 4 submenu utama
Setelah pihak vendor menekan submenu Create Direct maka system akan memunculkan pop-up
pilihan Invoice Type dan Tax Code
Berikut tampilan dari Invoice and Tax Code beserta isinya
Menu Confirmation
4 Submenu Confirmation
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 31 dari 47
(i) Pilih Invoice Type:
(ii) Isi Tax Code untuk Vendor
Form E-Invoice untuk submenu E-Invoice Type Direct (D)
2. Setelah vendor memilih submenu dari Tax Code maka vendor diperbolehkan untuk mengupload
file-file yang dibutuhkan di sisi kiri page, sebelah kanan dari menu IVP. Maksimal file yang dapat diupload di tiap attachment adalah 4 MB.
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 32 dari 47
3. Setelah vendor mengupload data yang diperlukan dari form E-Invoice maka system akan
menampilkan bahwa data telah terupload sedangkan dibagian value maka akan terisi secara
otomatis oleh system dan akan menampilkan hasil dari value yang telah diupload disisi kiri.
4. Setelah vendor berhasil mengupload attachment yang diperlukan, maka Vendor diminta mengisi
Invoice No, Invoice date, Proof of Delivery (tanggal barang/jasa diterima oleh pihak KLG),
Kwitansi No dan Kwitansi Value. Apabila Total Value ≠ Kwitansi Value maka sistem akan
menangguhkan menjadi HOLD.
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 33 dari 47
5. Kolom yang terblok merah diwajibkan untuk vendor mengisi kolom tersebut, setelah vendor
mengisi semua kolom yang diminta maka vendor melanjutkan proses yang telah disediakan dengan
memilih tombol jika ingin menginput hal yang lain maka vendor dapat memilih menu
, ketika vendor menekan menu save maka system menampilkan pop up
Jika cancel maka system tidak jadi menyimpan form yang vendor ingin simpan, namun jika vendor
menekan tombol save maka system akan menampilkan pop up.
Setelah itu jika vendor telah menekan tombol close maka system akan me-generate secara otomatis
Confirmation Number, serta status form E-Invoice berubah menjadi Draft.
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 34 dari 47
6. Jika vendor sudah yakin dengan data yang telah diinput, maka vendor dapat mengklik tombol
simulate , maka system akan menampilkan invoice summary sebagai berikut:
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 35 dari 47
(i) Klik tombol untuk kembali, atau
(ii) Klik tombol jika sudah sesuai, maka akan muncul pop-up Vendor Notes untuk
menambahkan catatan dari vendor (jika ada).
(iii) Jika sudah maka pihak vendor dapat melanjutkan dengan menekan submit dan system akan
memunculkan pop up sebagai berikut
(iv) Jika sudah memasukkan vendor notes, klik submit maka akan muncul pop-up
confirmation
Klik maka akan muncul pop-up berhasil submit e-Invoice.
Setelah berhasil di-submit, maka e-Invoice tersebut akan otomatis terbentuk Nomor
Rekap dan diteruskan ke Pihak Kawan Lama Group serta due date otomatis
muncul. Due date dihitung dari H+1 tanggal submit ditambah TOP (term of payment)
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 36 dari 47
dan disesuaikan dengan hari pembayaran.
7. Berikut tampilan dari form E-Invoice setelah menjadi submitted
8. Jika status sudah berubah menjadi submitted maka dokumen sudah diterima oleh pihak Account
Payable Kawan Lama
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 37 dari 47
X. Submit E-Invoice Type DP (A)
Pada menu Vendor dapat melakukan submit E-Invoice Type DP dengan cara memilih menu di
bagian Confirmation, setelah memilih menu Confirmation di sebelah kiri atas maka menu
Confirmation akan menampilkan (4) submenu, dimana satu bagian tipe yaitu Create DP (A). Setelah
vendor memilih submenu Create DP maka akan muncul form E-Invoice dimana Vendor dapat
mengisi data yang telah disediakan dibagian form E-Invoice.
Langkah-langkah untuk membuat Submit E-Invoice Type DP (A)
1. Tampilan pertama menu confirmation yang memunculkan 4 submenu utama
Setelah itu vendor dapat memilih Create DP, maka system akan menampilkan form seperti
berikut:
Menu utama
4 Submenu utama
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 38 dari 47
2. Vendor wajib mengisi/mengupload attachment dengan max 4MB. Untuk lokasi upload file
attachment terdapat disisi kiri dari form E-Invoice Create DP
Jika vendor sudah melakukan upload dari yang diminta, maka sistem akan mengirimkan pop up.
Berikut merupakan tampilan dari system ketika vendor sudah mengupload attachment yang
telah diminta
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 39 dari 47
3. Jika sudah terupload maka jika pihak vendor maka system akan memunculkan form E-Invoice
DP Type (A) yang dapat diisi sebagai berikut:
4. Ketika vendor sudah mengisi semua form E-Invoice Create DP seperti berikut:
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 40 dari 47
Maka vendor dapat melanjutkan ke tahapan selanjutnya, pihak vendor dapat menyimpan form
Invoice dengan menekan tombol
(i) Save jika pihak vendor memilih tombol save maka form E-Invoice akan memunculkan pop up
Ketika itu maka nomor formulir E-Invoice create DP muncul seperti berikut
(ii) Jika vendor memilih untuk menekan tombol maka system akan menampilkan form
E-Invoice sebagai berikut Invoice Summary. Diharapkan untuk pihak vendor memeriksa ulang
data yang sudah disubmit.
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 41 dari 47
(iii) Klik tombol untuk kembali, atau
(iv) Klik tombol jika sudah sesuai, maka akan muncul pop-up Vendor Notes untuk
menambahkan catatan dari vendor (jika ada).
(v) Jika sudah maka pihak vendor dapat melanjutkan dengan menekan submit dan system akan
memunculkan pop up sebagai berikut
(vi) Jika sudah memasukkan vendor notes, klik submit maka akan muncul pop-up
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 42 dari 47
confirmation
Klik maka akan muncul pop-up berhasil submit e-Invoice.
Setelah berhasil di-submit, maka e-Invoice tersebut akan otomatis terbentuk Nomor
Rekap dan diteruskan ke Pihak Kawan Lama Group serta due date otomatis
muncul. Due date dihitung dari H+1 tanggal submit ditambah TOP (term of payment)
dan disesuaikan dengan hari pembayaran.
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 43 dari 47
XI. Manage E-Invoice
Pada menu Manage E-Invoice vendor dapat mengatur e-invoice yang sudah dibuat berdasarkan
statusnya. Berikut ini tampilan dari menu Manage E-Invoice Confirmation:
Fungsi-fungsi yang ada di Menu Manage E-Invoice:
1. Klik tombol jika ingin memperbaharui data yang ditampilkan pada tabel.
2. Klik tombol jika ingin mendownload list e-invoice
3. Range tanggal vendor melakukan konfirmasi, di-set default sampai dengan 1 (satu) bulan
ke belakang.
1 2 3 4
5
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 44 dari 47
4. Pilih data yang ingin ditampilkan menggunakan Status terakhir dari Confirmation Number:
5. Adapun data-data yang ditampilkan di Manage E-Invoice adalah sebagai berikut:
Header Field
Name Description
Confirm No Confirmation Number yang terbentuk setelah user vendor
melakukan proses create confirmation. Confirm No dapat
diklik untuk masuk ke E-Invoice Form.
Status Status terakhir dari confirmation number
Comp_Code Kode perusahaan di sistem SAP KLG
Rekap No Nomor Rekap yang terbentuk setelah Vendor berhasil
melakukan proses Submit. Nomor Rekap akan terbentuk
berdasarkan Kwitansi No. yang diinput oleh Vendor. Jika
kolom Kwitansi No. tidak diinput, maka sistem IVP akan
membentuk 1 (satu) nomor Rekap atas Confirmation
tersebut.
Format nomor Rekap terdiri dari R-YYYYMMDD9999
● R-: statis R-
● YYYY: tahun berjalan
● MM: bulan berjalan
● DD: tanggal berjalan
● 9999: nomor urut
Kwitansi No. Nomor kwitansi vendor
Kwitansi Amount Nilai kwitansi vendor
Inv./CN Tipe confirmation, ada 2 tipe yaitu:
- Invoice
- Credit Note
Type Type Submit document yaitu :
- C
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 45 dari 47
Invoice Date Tanggal invoice sesuai tanggal dokumen tagihan
Submit Date Tanggal dokumen tagihan di-submit di sistem IVP
Received Date Tanggal confirmation di-receive di sistem IVP
Tax Code Kode pengenaan tarif pajak (V0 = PPN 0% atau V1 = PPN
10%)
Currency Currency (mata uang).
Amount Nilai tagihan sebelum kena pajak.
Tax Amount Total nilai pengenaan pajak (Tarif Pajak x Amount)
Vendor Kode vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan
Lama Group
PO Attachment Klik pada tombol untuk melihat dokumen
purchase order yang di lampirkan oleh vendor.
Invoice
Attachment Klik pada tombol untuk melihat dokumen
invoice yang di lampirkan oleh vendor.
Tax Attachment Klik pada tombol untuk melihat dokumen
faktur pajak yang di lampirkan oleh vendor.
Kwitansi
Attachment Klik pada tombol untuk melihat dokumen
kwitansi yang di lampirkan oleh vendor.
Other
Attachement Klik pada tombol untuk melihat dokumen
lainnya yang di lampirkan oleh vendor.
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 46 dari 47
XII. Status E-Invoice
Untuk mempermudah vendor untuk melacak tagihannya, IVP menyediakan beberapa status,
diantaranya:
STATUS DESKRIPSI
CONFIRMED Status setelah vendor melakukan Create Confirmation pada menu
Create Confirmation.
SUBMITTED Status setelah vendor melakukan Submit pada E-Invoice Form dengan
ketentuan:
- Dalam 1 nomor konfirmasi tsb hanya memiliki 1 nomor rekap atau
- jika kwitansi value = total invoice value dalam 1 kwitansi, atau
- konfirmasi tersebut tidak menggunakan kwitansi
HOLD Status setelah vendor melakukan Submit pada E-Invoice Form tapi
Kwitansi value ≠ total invoice value dalam 1 kwitansi
(lebih lengkapnya lihat bagian akhir dari Submit E-Invoice Type
Confirmation (C))
SENDBACK Status ketika dari pihak KLG mengembalikan no confirmation yang
belum lengkap /tidak sesuai dengan ketentuan. Vendor harus segera
melengkapi E-Invoice tersebut sesuai dengan note yang diberikan.
Notes tertera di bagian lampiran dan juga di workflow history ( )
Jika status confirmation tersebut “ sendback” , maka due date akan
otomatis ter-reset, dan akan dihitung lagi saat confirmation tersebut
disubmit kembali
POSTPONED Jika dalam 1 (satu) no rekap/kwitansi ada 1 atau lebih no confirmation
yang masih belum lengkap, No confirmation yang sudah lengkap akan
bertatus “Postpone”, dan no confirmation yang belum lengkap akan
berstatus “Sendback”.
No Confirmation dengan status “Postpone” dianggap sudah lengkap
dan siap dibayar, sehingga vendor hanya perlu mengganti nilai dan
attachment kwitansi sesuai dengan total dari no rekap dengan status
“Postpone” tersebut.
Kawan Lama Group GUIDANCE
INTEGRATED VENDOR PORTAL
Tanggal efektif: 13 September 2021
Halaman PAGE 47 dari 47
RECEIVED Status ketika semua confirmation number dalam 1 nomor rekap telah
dianggap lengkap dan di verifikasi oleh AP KLG.
INVOICED Status ketika tagihan sudah terposting di system KLG.
PAID Status ketika tagihan sudah dibayarkan oleh KLG.