kawan lama group guidance integrated vendor portal …

Kawan Lama Group GUIDANCE

INTEGRATED VENDOR PORTAL

Tanggal efektif: 13 September 2021

Halaman PAGE 1 dari 47

Kawan Lama Group

Table of Contents

I. Aktivasi Vendor sebagai User pada Integrated Vendor Portal 2

II. Login pada Integrated Vendor Portal 4

III. Information Center & FAQ 6

IV. Manage Profile 7

V. Forgot Password 10

VI. Create Confirmation 12

VII. Manage Confirmation 19

VIII. Submit E-Invoice Type Confirmation (C) 21

IX. Submit E-Invoice Type Direct (D) 30

X. Submit E-Invoice Type DP (A) 37

XI. Manage E-Invoice 43

XII. Status E-Invoice 46





❖ Integrated Vendor Portal merupakan aplikasi berbasis web yang digunakan oleh Vendor untuk

melakukan konfirmasi dan penagihan ke Kawan Lama Group (KLG).

❖ Syarat minimum yang diperlukan untuk dapat mengakses Integrated Vendor Portal, yaitu:

Operating system Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10, IOS

Web Browser Mozilla Firefox 90.0.2 (Recommended), Google Chrome 91.0.0, Ms.Edge

Bandwith Connection to Internet 256 Kbps modem

Software For View PDF Adobe Acrobat Reader

❖ Langkah-langkah penggunaan aplikasi ini adalah sebagai berikut:

I. Aktivasi Vendor sebagai User pada Integrated Vendor Portal

1. Vendor yang sudah didaftarkan oleh Admin Web pada Master Vendor Data akan menerima

notifikasi email dengan contoh tampilan sebagai berikut:

Pada notifikasi email tersebut terdapat informasi mengenai User Name yang digunakan oleh

Vendor untuk mengakses Integrated Vendor Portal. User name merupakan User ID Vendor sesuai

dengan kode vendor yang terdaftar di Vendor Master Data KLG.





2. Klik link AKTIVASI AKUN yang terdapat pada email tersebut untuk melakukan aktivasi

password yang akan digunakan untuk mengakses Integrated Vendor Portal, maka akan muncul

tampilan sebagai berikut pada web browser:

a) Isi kolom Password dengan password yang akan digunakan untuk mengakses Integrated

Vendor Portal Create New Password

b) Isi kolom Repeat Password dengan password yang sama yang diisi pada kolom Password.

3. Klik Activate Account untuk mengaktifkan password yang sudah dibuat, maka akan muncul

notifikasi sebagai berikut:

4. Klik CLOSE, maka proses aktivasi username di Integrated Vendor Portal KLG berhasil dilakukan.

Notes:

Kriteria Password yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:

- Terdiri minimum dari 6 karakter

- Kombinasi karakter terdiri dari: huruf besar, huruf kecil, angka dan/atau simbol

- Password wajib diganti setiap 90 hari.

- Akses akan terkunci jika terjadi kesalahan memasukan password sebanyak 5 kali berturut-turut.





II. Login pada Integrated Vendor Portal

1. Ketik alamat website https://vendorportal.klgsys.com pada web browser yang digunakan, maka

akan muncul tampilan login sebagai berikut:

2. Isi kolom Username dengan User ID Vendor sesuai dengan yang terdapat pada notifikasi email

yang telah diterima dari Admin Web. username dibatasi 10 digit

3. Isi kolom Password dengan password yang sudah dibuat pada saat aktivasi vendor (Point I).

4. Lalu klik Log In.

5. Pada tampilan awal, klik Guidance untuk melihat panduan menggunakan Integrated Vendor

Portal.

3

2

4 5

https://vendorportal.klgsys.com/





6. Setelah berhasil Login, maka akan disajikan list company code milik Kawan Lama Group di mana

vendor terdaftar.

7. Pilih company code yang ingin diinput tagihannya.

Adapun list company yang ada di Kawan Lama Group:

Company Name

PT Ace Hardware Indonesia Tbk

PT Alpha Graha Indonesia

PT Andalan Solusi Kreatif

PT Anumana Graha Cantika

PT Dana Kini Indonesia

PT Emaro Online Indonesia

PT Everlight Indonesia

PT Foods Beverages Indonesia

PT Golden Dacron

PT Golden Living Indonesia

PT Graha Makmur Lestari

PT Graha Satwa Paramita

PT Graha Sewa Indonesia

PT Home Center Indonesia

PT Kawan Lama Inovasi

PT Kawan Lama Sejahtera

PT Krisbow Indonesia

PT Krisna Graha Internusa

PT Miller Weldindo

PT Multi Rentalindo

PT Omni Digitama Internusa

PT Permata Griya Bumi

PT Sensor Indonesia





PT Solusi Layanan Terpadu

PT Tiga Dua Delapan

PT Toys Games Indonesia

III. Information Center & FAQ

1. Information Center merupakan menu awal setelah berhasil Login ke sistem IVP dan telah

memilih Company Code. Beberapa informasi yang disampaikan dapat berupa:

- Informasi mengenai peraturan dari Kawan Lama Group

- Kebijakan-kebijakan terkait Vendor dengan Kawan Lama Group

- Tata cara dalam proses penagihan sampai pembayaran

- Pemberitahuan mengenai hari libur, dsb.

2. Frequently Asked Questions (FAQ) atau daftar pertanyaan yang sering diajukan beserta

jawabannya dapat dilihat pada menu FAQ (pojok kanan atas).





IV. Manage Profile

1. Manage Profile merupakan menu untuk mengatur profile picture, melihat role yang digunakan

oleh akun tersebut, dan juga mengganti password. Untuk mengaksesnya pilih tanda panah (▼) di

sebelah kanan deskripsi Company Code, lalu pilih Manage Profile.

Maka akan muncul tampilan Manage Profile adalah sebagai berikut:

2

1





2. Personal Information berisi nama vendor, username yang digunakan login, dan role yang

digunakan.

3. Contact Information berisi email yang terdaftar atas username tersebut. Segala informasi yang

dikirim melalui email akan dikirimkan ke email di sini.

4. Change Password merupakan menu untuk mengganti password. Lakukan langkah berikut

untuk mengganti password:

a. Isi kolom Password dengan password yang sekarang digunakan untuk mengakses

Integrated Vendor Portal.

b. Isi kolom New Password dengan password baru yang akan digunakan untuk

mengakses Invoce Vendor Portal.

c. Isi kolom Confirm New Password dengan password yang sama yang sudah diisi pada

kolom New Password.

d. Lalu klik Change Password, maka akan muncul informasi bahwa perubahan password

telah berhasil dilakukan.

2

3

4





e. Klik Close, proses perubahan password berhasil dilakukan.

Notes:

Kriteria Password yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:

- Terdiri minimum dari 6 karakter

- Kombinasi karakter terdiri dari: huruf besar, huruf kecil, angka dan/atau simbol

- Password wajib diganti setiap 90 hari.

- Akses akan terkunci jika terjadi kesalahan memasukan password sebanyak 5 kali berturut-turut.





V. Forgot Password

1. Forgot Password merupakan menu yang digunakan vendor untuk melakukan reset password

yang sudah pernah dibuat sebelumnya apabila vendor lupa dengan password tersebut.

2. Pada halaman Login Integrated Vendor Portal, klik Forgot Password

3. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

a) Isi kolom Username dengan username yang telah tedaftar.

b) Isi kolom Email dengan alamat email yang didaftarkan di Vendor Master Data KLG.

c) Klik Submit, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:





4. Klik Close. Vendor akan menerima notifikasi email dengan contoh tampilan sebagai berikut.

Pada email tersebut terdapat informasi link untuk SET ULANG KATA SANDI.

5. Klik link pada email tersebut, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

a) Isi kolom Password dengan password yang akan digunakan untuk mengakses Integrated

Vendor Portal.

b) Isi kolom Repeat Password dengan password yang sama yang sudah diisi pada kolom

Password.

6. Klik Reset Password, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:

7. Klik OK, proses perubahan password berhasil dilakukan.





VI. Create Confirmation

Create Confirmation merupakan menu yang digunakan vendor untuk melakukan konfirmasi atas

kesesuaian quantity dan amount PO yang sudah diterima (received) oleh pihak Kawan Lama Group

dengan quantity dan amount yang akan ditagihkan (invoicing) ke Kawan Lama Group.

Langkah-langkah untuk melakukan Create Confirmation:

1. Setelah berhasil melakukan login pada Integrated Vendor Portal KLG, klik menu Confirmation

Create Confirmation

2. Maka akan muncul list transaksi yang akan dibuat confirmation-nya seperti contoh di bawah ini:

a) Pilih pada - All - jika ingin menampilkan list transaksi Goods Receive, Goods Return, atau

Cancellation. Transaksi pengembalian barang (retur) akan di-confirm secara otomatis.





b) Klik Refresh untuk menampilkan semua list transaksi yang akan dibuat Confirmation Form

nya.

c) Untuk melakukan export, pilih data yg diinginkan lalu klik Export. Klik Save File untuk

menyimpan file dalam format excel tersebut.

d) Header

● Select all rows : untuk memilih seluruh baris pada list transaksi yang muncul.

● Clear selection : untuk membatalkan/menghapus seluruh baris pada list

transaksi yang sudah dipilih.

e) Table Notes

Header Field Name Description

PurchDoc Nomor Purchase Order (PO) yang diterbitkan oleh Kawan Lama

Group

Reference Nomor referensi, yaitu nomor delivery note sesuai dengan

transaksi goods receipt/ goods return yang sudah dilakukan oleh

Store atau Distribution Center di Kawan Lama Group

PO_Item Line item pada PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group

Article Kode article yang terdaftar di Article Master Data Kawan Lama

Group

Article Short_Text Deskripsi article yang terdaftar di Article Master Data Kawan Lama

Group

Tax Code Kode pengenaan tarif pajak (V0 = PPN 0% atau V1 = PPN 10%)

Article_Doc_Year Tahun dokumen goods receipt, goods return atau cancellation di





sistem KLG.

Art.doc Nomor dokumen goods receipt, goods return atau cancellation di

sistem KLG.

Item Line Item dokumen goods receipt, goods return atau cancellation

di sistem KLG.

Posting_Date Tanggal dilakukannya posting transaksi goods receipt/ goods

return

Mv.Type Kode Movement Type atau jenis pergerakan barang di sistem KLG.

Tran.Desc Jenis transaksi yang dilakukan, yaitu Goods Receipt (penerimaan

barang), Goods Return (pengembalian barang), atau cancellation.

Quantity Jumlah sesuai dengan transaksi goods receipt atau goods return

yang telah dilakukan

Qty Inv Confirm Jumlah yang akan dibuat confirmation.

Qty Inv Outstanding Sisa jumlah barang/jasa yang belum dilakukan confirmation.

Order_Unit Order unit (satuan pengukuran untuk setiap article), contohnya:

EA (each), Pax (paket), KG (kilogram), dsb.

Quan.In.OPUn Jumlah barang/jasa dalam order unit.

Net_Order_Price Harga per unit sesuai dengan PO yang diterbitkan oleh Kawan

Lama Group

Currency Currency (mata uang).

Amount Jika OUn = UOM For Net Price, maka total nilai (Qty GR x Net

Price)

Jika OUn ≠ UOM For Net Price, maka total nilai (Qty GR x

Conversion Factors x Net Price)

Tax_Amount Total nilai pengenaan pajak (Tarif Pajak x Amount)

Vendor Kode vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama

Group

Comp_Code_Description Deskripsi company di Kawan Lama Group yang menerbitkan PO

(Contoh: PT Ace Hardware Indonesia)

PO_Qty Jumlah sesuai PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group

PO_Amount Total nilai (PO Qty x Net Price) sesuai dengan PO yang diterbitkan





oleh Kawan Lama Group

Site_Desc Deskripsi site di Kawan Lama Group tempat dilakukannya Goods

Receipt atau Goods Return

Po_Date Tanggal PO diterbitkan

Net_Price_Unit Satuan pengukuran article untuk setiap harga per unit (net price)

Conv_Net_Price_Unit Faktor pengali untuk setiap satuan pengukuran article.

TOP Days Jumlah hari term of payment sesuai dengan TOP di PO

Return_OD Nomor delivery order untuk pengiriman goods return

(pengembalian barang) yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group

Reason for Movement Kode internal di Sistem KLG

Additional_Cost_1 Additional Cost 1 (ZB01)

Additional_Cost_2 Additional Cost 2 (ZB02)

f) Contoh untuk OUn, UOM For Net Price dan Conversion Factors:

● 1 Set = 10 EA (Each), maka

✔ OUn = Set

✔ UOM For Net Price = EA

✔ Conversion Factors = 10





3. Klik checkbox pada line item yang akan dibuat confirmation form-nya.

Notes:

a) Jika dalam satu PO terdiri dari beberapa PO Item dengan nomor referensi (Reference) yang

sama, maka saat melakukan ceklis pada salah satu line item, line item yang lainnya akan

otomatis terpilih.

b) Satu confirmation form hanya untuk 1( satu) nomor invoice, namun dapat terdiri dari

beberapa PO.

c) Pada kolom Total GR akan muncul total nilai barang/jasa sesuai dengan PO yang telah

dipilih, kemudian juga ada Total Add. Cost yaitu biaya-biaya tambahan di luar nilai

barang/jasa.

Total GR + Total Add. Cost = Total Confirmation

d) Jika ada pengembalian barang (goods return), maka akan muncul Credit Memo. Credit memo

diselesaikan bersamaan dengan membuat confirmation form untuk transaksi penerimaan





barang (goods receipt). Jika PO yang telah dipilih berhasil create confirmation, maka Credit

Memo akan otomatis ter-submit.

e) Jika terjadi perbedaan quantity (goods receipt atau goods return) antara quantity yang

terdapat pada Integrated Vendor Portal dengan quantity pada data vendor, maka vendor

dapat menghubungi PIC terkait di Kawan Lama Group melalui email atau telepon untuk

melakukan follow up. Follow up akan dilakukan secara manual di luar Integrated Vendor

Portal dan akan dikonfirmasikan kembali ke vendor jika quantity sudah sesuai.

4. Klik tombol Create Confirmation atas PO line item yang telah dipilih maka akan terbentuk

Confirmation Number. Line PO yang telah terbentuk confirmation number tidak akan muncul

lagi pada menu Create Confirmation.

Maka akan muncul pop-up seperti, di bawah ini:





Pilih CONFIRM

Maka create confirmation telah berhasil.

Notes:

a) Nomor Confirmation yang terbentuk terdiri dari 16 (enam belas) digit dengan format seperti

contoh berikut ini R110202108290001, di mana:

● R110 = Kode company code di Sistem KLG

● 2021 = Tahun create confirmation

● 08 = Bulan create confirmation

● 29 = Tanggal create confirmation

● 0001 = Nomor urut 0001 s.d. 9999 (direset setiap hari)





VII. Manage Confirmation

Manage Confirmation merupakan menu yang digunakan vendor untuk memastikan kembali

confirmation yang sudah dibuat pada menu create confirmation. Pada menu manage confirmation

vendor dapat menghapus Confirmation dengan memilih nomor Confirmation yang akan dihapus dan

menekan tombol Delete Confirmation apabila confirmation number tersebut masih berstatus

“confirmed” dan “Sendback”.

Langkah-langkah untuk melakukan Delete Confirmation:

1. Setelah berhasil melakukan login pada Integrated Vendor Portal KLG, klik menu Confirmation

Manage Confirmation

2. Maka akan muncul list confirmation number seperti contoh di bawah ini:

3. Pilih confirmation number yang ingin dihapus.





4. Klik Delete Confirmation, sebuah pop-up message akan muncul, pilih CONFIRM.

5. Confirmation number berhasil dihapus.

Notes:

- Data outstanding goods receipt (GR) yang telah terpilih sebelumnya atas Confirmation Number yang

dihapus akan kembali ke menu Create Confirmation dan dapat dipilih kembali untuk membentuk

nomor Confirmation yang baru.

- Nomor Confirmation yang telah dihapus tidak dapat digunakan kembali ataupun dikembalikan ke

status Confirmed seperti sebelumnya.





VIII. Submit E-Invoice Type Confirmation (C)

Vendor dapat melakukan submit E-Invoice (PO) setelah berhasil melakukan Confirmation atas data

outstanding goods receipt (GR) di menu Create Confirmation. Setelah memilih salah satu

Confirmation Number di menu Manage Confirmation, vendor akan diarahkan masuk ke Form E-

Invoice Type Confirmation (C) di mana vendor mengisi beberapa informasi yang dibutuhkan sebelum

dapat melakukan Submit E-Invoice ke Kawan Lama Group.

Langkah-langkah untuk melakukan Submit E-Invoice:

1. Dari menu Manage Confirmation, klik confirmation number yang ingin disubmit:

Maka akan muncul tampilan seperti berikut ini:





2. Lampirkan dokumen yang berkaitan dengan penagihan tersebut sesuai dengan kolom nya

masing-masing:

Jenis file yang dapat di-upload berupa PDF dengan kapasitas maksimal 4 MB per file attachment.

- Tax : melampirkan faktur pajak (wajib jika Tax Code V1)

- Invoice : melampirkan invoice (wajib)

- PO : melampirkan PO dari Kawan Lama Group (wajib)

- Kwitansi : melampirkan kwitansi (wajib jika ada Kwitansi & Kwitansi Value diisi)

- Others : melampirkan dokumen pendukung lainnya (opsional diperlukan, cth : Surat

Jalan, BAST, dan Sertifikat Pembayaran)

a. Klik pada tombol , kemudian pilih file yang akan dilampirkan





b. Klik tombol untuk membuka preview tiap lampiran.

c. Klik tombol untuk membuka lampiran di tab baru di browser.

d. Klik tombol untuk menampilkan pilihan Download, Delete dan Detail tiap lampiran.

Notes:

Khusus untuk Confirmation dengan informasi Tax Code = “V1”, maka Attachment Tax wajib

dilampirkan dokumen faktur pajak. Faktur pajak yang di upload ke sistem IVP akan di cek

informasinya ke website Dirjen Pajak yang didapat dari hasil QR scan code didalam faktur pajak dan

akan meng-update informasi di kolom Invoice Value dan Invoice Tax Value. Jika website Dirjen Pajak

sedang bermasalah (setelah dicoba 2x), maka sistem IVP akan tetap melanjutkan proses tanpa

proses validasi dan vendor diwajibkan isi kolom Tax No, Invoice Value, Invoice Tax Value dan Tax

URL Link secara manual. Contoh URL Link:

http://svc.efaktur.pajak.go.id/validasi/faktur/760425314416000/0062005825506/3031300D

060960864801650304020105000420A86EC3FE4113E063199C40E50AA1AB9877914560C7FE

649E04712A2434AC11F0

http://svc.efaktur.pajak.go.id/validasi/faktur/760425314416000/0062005825506/3031300D060960864801650304020105000420A86EC3FE4113E063199C40E50AA1AB9877914560C7FE649E04712A2434AC11F0







3. Melengkapi data berikut ini:

Setelah melengkapi dokumen-dokumen lampiran, maka selanjutnya klik tombol tanda panah seperti

ditunjukkan gambar di bawah ini:

Maka Anda dapat melengkapi data-data yang dibutuhkan, yaitu:

a. Invoice No.: diisi dengan no Invoice (wajib ada)

b. Invoice Date: diisi dengan tanggal Invoice diterbitkan.

Note: Tanggal Invoice harus sama dengan tanggal Faktur Pajak (jika ada Faktur Pajak).

Klik tombol tanda panah untuk melihat detail E-

Invoice Form setelah melakukan upload lampiran





c. Invoice Value: diisi dengan nilai yang tertera di invoice dengan ketentuan sebagai berikut:

- Apabila Tax Code = V0, maka Invoice Value harus diisi dengan nominal yang tertera

pada Invoice.

- Apabila Tax Code bukan V0, maka Invoice Value akan otomatis terisi ketika dokumen

Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan berhasil dipindai (scan) oleh sistem.

- Jika Faktur Pajak dianggap Expired sesuai dengan ketentuan tata cara penagihan

Kawan Lama Group maka Faktur Pajak harus di attach, namun status V1 berubah

menjadi V0 secara otomatis saat dilakukan submit.

d. Tax No.: akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan berhasil

dipindai (scan) oleh sistem.

- Apabila Tax Code = V0, maka Tax No. = kosong.

e. Tax Code: Otomatis terisi sesuai dengan Tax code yang tertera pada PO.

f. Invoice Tax Value: akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan

dan berhasil dipindai (scan) oleh sistem.

- Apabila Tax Code = V0, maka Invoice Tax Value = 0.

g. Kwitansi No.: diisi dengan no kwitansi (jika ada)

h. Kwitansi Value: diisi dengan nilai yang tertera di kwitansi/total beberapa invoice (jika ada)

i. Total Payment: akan otomatis terisi dengan formula = Invoice Value + Invoice Tax Value

4. Pilih Account Bank yang akan ditransfer untuk pembayaran.

Note: Pastikan vendor memilih Account Bank yang benar sesuai dengan yang tertera di document

penagihan untuk menghindari kesalahan dalam proses pembayaran.

5. Tombol action untuk e-invoice yang sudah diedit meliputi:

a. Klik tombol jika akan menyimpan sebagai draft.

Note: e-invoice Status akan tetap “Confirmed”





b. Klik tombol untuk melihat e-Invoice Summary, seperti contoh:

i. Klik tombol untuk kembali, atau

ii. Klik tombol jika sudah sesuai, maka akan muncul pop-up Vendor Notes untuk

menambahkan catatan dari vendor (jika ada).





Setelah memasukkan vendor notes, klik maka akan muncul pop-up confirmation:

Klik maka akan muncul pop-up berhasil submit e-Invoice.

Setelah berhasil di-submit, maka e-Invoice tersebut akan otomatis terbentuk Nomor

Rekap dan diteruskan ke Pihak Kawan Lama Group serta due date otomatis

muncul. Due date dihitung dari H+1 tanggal submit ditambah TOP (term of payment)

dan disesuaikan dengan hari pembayaran.

c. Klik tombol untuk melihat workflow history





Notes :

Untuk invoice yang menggunakan kwitansi, setelah klik Submit:

● Jika Total Payment tidak/belum sama dengan nilai kwitansi maka e-invoice Status menjadi

“Hold” ketika disubmit.

Contoh:

Ketika dalam 1 kwitansi ada 2 invoice maka ketika baru 1 invoice yang disubmit, status

invoice tersebut akan menjadi “Hold”

Kwitansi No. Kwitansi

Value Invoice No.

Invoice

Value

Status Before

Submit

Action Status After

Submit

KW0001 2.000.000 INV0001 1.500.000 Confirmed Submit Hold

INV0002 500.000 Confirmed - -

● Jika Total Payment sudah sama dengan nilai kwitansi maka e-invoice Status menjadi

“Submitted” ketika disubmit.

Kwitansi

No.

Kwitansi

Value Invoice No.

Invoice

Value

Status

Before Submit

Action

Status

After Submit

KW0001 2.000.000 INV0001 1.500.000 Hold - Submitted

INV0002 500.000 Confirmed Submit Submitted





IX. Submit E-Invoice Type Direct (D)

Vendor dapat melakukan submit E-Invoice dengan cara memilih menu di bagian Confirmation,

setelah menekan menu Confirmation di sebelah kiri atas maka menu Confirmation akan menampilkan

(4) submenu, dimana satu bagian tipe yaitu Create Direct (D). Setelah vendor memilih submenu

Create Direct maka akan muncul form E-Invoice dimana Vendor dapat mengisi data yang telah

disediakan dibagian form E-Invoice.

Langkah-langkah untuk membuat Submit E-Invoice Type Direct (D)

1. Tampilan pertama menu confirmation yang memunculkan 4 submenu utama

Setelah pihak vendor menekan submenu Create Direct maka system akan memunculkan pop-up

pilihan Invoice Type dan Tax Code

Berikut tampilan dari Invoice and Tax Code beserta isinya

Menu Confirmation

4 Submenu Confirmation





(i) Pilih Invoice Type:

(ii) Isi Tax Code untuk Vendor

Form E-Invoice untuk submenu E-Invoice Type Direct (D)

2. Setelah vendor memilih submenu dari Tax Code maka vendor diperbolehkan untuk mengupload

file-file yang dibutuhkan di sisi kiri page, sebelah kanan dari menu IVP. Maksimal file yang dapat diupload di tiap attachment adalah 4 MB.





3. Setelah vendor mengupload data yang diperlukan dari form E-Invoice maka system akan

menampilkan bahwa data telah terupload sedangkan dibagian value maka akan terisi secara

otomatis oleh system dan akan menampilkan hasil dari value yang telah diupload disisi kiri.

4. Setelah vendor berhasil mengupload attachment yang diperlukan, maka Vendor diminta mengisi

Invoice No, Invoice date, Proof of Delivery (tanggal barang/jasa diterima oleh pihak KLG),

Kwitansi No dan Kwitansi Value. Apabila Total Value ≠ Kwitansi Value maka sistem akan

menangguhkan menjadi HOLD.





5. Kolom yang terblok merah diwajibkan untuk vendor mengisi kolom tersebut, setelah vendor

mengisi semua kolom yang diminta maka vendor melanjutkan proses yang telah disediakan dengan

memilih tombol jika ingin menginput hal yang lain maka vendor dapat memilih menu

, ketika vendor menekan menu save maka system menampilkan pop up

Jika cancel maka system tidak jadi menyimpan form yang vendor ingin simpan, namun jika vendor

menekan tombol save maka system akan menampilkan pop up.

Setelah itu jika vendor telah menekan tombol close maka system akan me-generate secara otomatis

Confirmation Number, serta status form E-Invoice berubah menjadi Draft.





6. Jika vendor sudah yakin dengan data yang telah diinput, maka vendor dapat mengklik tombol

simulate , maka system akan menampilkan invoice summary sebagai berikut:





(i) Klik tombol untuk kembali, atau

(ii) Klik tombol jika sudah sesuai, maka akan muncul pop-up Vendor Notes untuk


(iii) Jika sudah maka pihak vendor dapat melanjutkan dengan menekan submit dan system akan

memunculkan pop up sebagai berikut

(iv) Jika sudah memasukkan vendor notes, klik submit maka akan muncul pop-up

confirmation










7. Berikut tampilan dari form E-Invoice setelah menjadi submitted

8. Jika status sudah berubah menjadi submitted maka dokumen sudah diterima oleh pihak Account

Payable Kawan Lama





X. Submit E-Invoice Type DP (A)

Pada menu Vendor dapat melakukan submit E-Invoice Type DP dengan cara memilih menu di

bagian Confirmation, setelah memilih menu Confirmation di sebelah kiri atas maka menu

Confirmation akan menampilkan (4) submenu, dimana satu bagian tipe yaitu Create DP (A). Setelah

vendor memilih submenu Create DP maka akan muncul form E-Invoice dimana Vendor dapat

mengisi data yang telah disediakan dibagian form E-Invoice.

Langkah-langkah untuk membuat Submit E-Invoice Type DP (A)

1. Tampilan pertama menu confirmation yang memunculkan 4 submenu utama

Setelah itu vendor dapat memilih Create DP, maka system akan menampilkan form seperti

berikut:

Menu utama

4 Submenu utama





2. Vendor wajib mengisi/mengupload attachment dengan max 4MB. Untuk lokasi upload file

attachment terdapat disisi kiri dari form E-Invoice Create DP

Jika vendor sudah melakukan upload dari yang diminta, maka sistem akan mengirimkan pop up.

Berikut merupakan tampilan dari system ketika vendor sudah mengupload attachment yang

telah diminta





3. Jika sudah terupload maka jika pihak vendor maka system akan memunculkan form E-Invoice

DP Type (A) yang dapat diisi sebagai berikut:

4. Ketika vendor sudah mengisi semua form E-Invoice Create DP seperti berikut:





Maka vendor dapat melanjutkan ke tahapan selanjutnya, pihak vendor dapat menyimpan form

Invoice dengan menekan tombol

(i) Save jika pihak vendor memilih tombol save maka form E-Invoice akan memunculkan pop up

Ketika itu maka nomor formulir E-Invoice create DP muncul seperti berikut

(ii) Jika vendor memilih untuk menekan tombol maka system akan menampilkan form

E-Invoice sebagai berikut Invoice Summary. Diharapkan untuk pihak vendor memeriksa ulang

data yang sudah disubmit.





(iii) Klik tombol untuk kembali, atau

(iv) Klik tombol jika sudah sesuai, maka akan muncul pop-up Vendor Notes untuk


(v) Jika sudah maka pihak vendor dapat melanjutkan dengan menekan submit dan system akan

memunculkan pop up sebagai berikut

(vi) Jika sudah memasukkan vendor notes, klik submit maka akan muncul pop-up





confirmation










XI. Manage E-Invoice

Pada menu Manage E-Invoice vendor dapat mengatur e-invoice yang sudah dibuat berdasarkan

statusnya. Berikut ini tampilan dari menu Manage E-Invoice Confirmation:

Fungsi-fungsi yang ada di Menu Manage E-Invoice:

1. Klik tombol jika ingin memperbaharui data yang ditampilkan pada tabel.

2. Klik tombol jika ingin mendownload list e-invoice

3. Range tanggal vendor melakukan konfirmasi, di-set default sampai dengan 1 (satu) bulan

ke belakang.

1 2 3 4

5





4. Pilih data yang ingin ditampilkan menggunakan Status terakhir dari Confirmation Number:

5. Adapun data-data yang ditampilkan di Manage E-Invoice adalah sebagai berikut:

Header Field

Name Description

Confirm No Confirmation Number yang terbentuk setelah user vendor

melakukan proses create confirmation. Confirm No dapat

diklik untuk masuk ke E-Invoice Form.

Status Status terakhir dari confirmation number

Comp_Code Kode perusahaan di sistem SAP KLG

Rekap No Nomor Rekap yang terbentuk setelah Vendor berhasil

melakukan proses Submit. Nomor Rekap akan terbentuk

berdasarkan Kwitansi No. yang diinput oleh Vendor. Jika

kolom Kwitansi No. tidak diinput, maka sistem IVP akan

membentuk 1 (satu) nomor Rekap atas Confirmation

tersebut.

Format nomor Rekap terdiri dari R-YYYYMMDD9999

● R-: statis R-

● YYYY: tahun berjalan

● MM: bulan berjalan

● DD: tanggal berjalan

● 9999: nomor urut

Kwitansi No. Nomor kwitansi vendor

Kwitansi Amount Nilai kwitansi vendor

Inv./CN Tipe confirmation, ada 2 tipe yaitu:

- Invoice

- Credit Note

Type Type Submit document yaitu :

- C





Invoice Date Tanggal invoice sesuai tanggal dokumen tagihan

Submit Date Tanggal dokumen tagihan di-submit di sistem IVP

Received Date Tanggal confirmation di-receive di sistem IVP

Tax Code Kode pengenaan tarif pajak (V0 = PPN 0% atau V1 = PPN

10%)

Currency Currency (mata uang).

Amount Nilai tagihan sebelum kena pajak.

Tax Amount Total nilai pengenaan pajak (Tarif Pajak x Amount)

Vendor Kode vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan

Lama Group

PO Attachment Klik pada tombol untuk melihat dokumen

purchase order yang di lampirkan oleh vendor.

Invoice

Attachment Klik pada tombol untuk melihat dokumen

invoice yang di lampirkan oleh vendor.

Tax Attachment Klik pada tombol untuk melihat dokumen

faktur pajak yang di lampirkan oleh vendor.

Kwitansi

Attachment Klik pada tombol untuk melihat dokumen

kwitansi yang di lampirkan oleh vendor.

Other

Attachement Klik pada tombol untuk melihat dokumen

lainnya yang di lampirkan oleh vendor.





XII. Status E-Invoice

Untuk mempermudah vendor untuk melacak tagihannya, IVP menyediakan beberapa status,

diantaranya:

STATUS DESKRIPSI

CONFIRMED Status setelah vendor melakukan Create Confirmation pada menu

Create Confirmation.

SUBMITTED Status setelah vendor melakukan Submit pada E-Invoice Form dengan

ketentuan:

- Dalam 1 nomor konfirmasi tsb hanya memiliki 1 nomor rekap atau

- jika kwitansi value = total invoice value dalam 1 kwitansi, atau

- konfirmasi tersebut tidak menggunakan kwitansi

HOLD Status setelah vendor melakukan Submit pada E-Invoice Form tapi

Kwitansi value ≠ total invoice value dalam 1 kwitansi

(lebih lengkapnya lihat bagian akhir dari Submit E-Invoice Type

Confirmation (C))

SENDBACK Status ketika dari pihak KLG mengembalikan no confirmation yang

belum lengkap /tidak sesuai dengan ketentuan. Vendor harus segera

melengkapi E-Invoice tersebut sesuai dengan note yang diberikan.

Notes tertera di bagian lampiran dan juga di workflow history ( )

Jika status confirmation tersebut “ sendback” , maka due date akan

otomatis ter-reset, dan akan dihitung lagi saat confirmation tersebut

disubmit kembali

POSTPONED Jika dalam 1 (satu) no rekap/kwitansi ada 1 atau lebih no confirmation

yang masih belum lengkap, No confirmation yang sudah lengkap akan

bertatus “Postpone”, dan no confirmation yang belum lengkap akan

berstatus “Sendback”.

No Confirmation dengan status “Postpone” dianggap sudah lengkap

dan siap dibayar, sehingga vendor hanya perlu mengganti nilai dan

attachment kwitansi sesuai dengan total dari no rekap dengan status

“Postpone” tersebut.





RECEIVED Status ketika semua confirmation number dalam 1 nomor rekap telah

dianggap lengkap dan di verifikasi oleh AP KLG.

INVOICED Status ketika tagihan sudah terposting di system KLG.

PAID Status ketika tagihan sudah dibayarkan oleh KLG.

kawan lama group guidance integrated vendor portal …

Documents