kawan lama group guidance invoice vendor portal … · 2 days ago · halaman 8 dari 40 iv. forgot...

Kawan Lama Group

GUIDANCE INVOICE VENDOR PORTAL

Tanggal efektif: 27 Juli 2020 Halaman 1 dari 40

Kawan Lama Group

Kli Klik Link Berikut untuk menonton Video Tutorial Aplikasi Invoice Vndor Portal

Klik Link Berikut untuk Video Tutorial Aplikasi Invoice Vendor Portal

https://drive.google.com/drive/folders/1t4ObwSpUGG2zJKHswp5lWLFji7ApXZOK

https://drive.google.com/drive/folders/1t4ObwSpUGG2zJKHswp5lWLFji7ApXZOK

Kawan Lama Group



Table of Contents I. Aktivasi Vendor sebagai User pada Invoice Vendor Portal .................................................. 3

II. Login pada Invoice Vendor Portal ................................................................................. 5

III. Change Password ....................................................................................................... 7

IV. Forgot Password ......................................................................................................... 8

V. Create Confirmation Form ..............................................................................................10

VI. Create E-Invoice Confirmation ....................................................................................16

A. Create by Input E-Invoice Confirmation .......................................................................16

B. Create by Upload E-Invoice Confirmation .....................................................................20

VII. Create E-Invoice Direct ..............................................................................................24

A. Create by Input E-Invoice Direct .................................................................................24

B. Create by Upload E-Invoice Direct ...............................................................................29

VIII. E-Invoice Expedition ...............................................................................................33

A. Input E-Invoice Expedition .........................................................................................33

IX. Create Rekap E-Invoice ..............................................................................................39

Kawan Lama Group



Invoice Vendor Portal merupakan aplikasi berbasis web yang digunakan oleh Vendor untuk melakukan

konfirmasi dan penagihan ke Kawan Lama Group.

Syarat minimum yang diperlukan untuk dapat mengakses Invoice Vendor Portal, yaitu:

Operating system Minimum Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8,

Windows Server 2003/2008/2012

Web Browser Mozilla Firefox 74.0

Bandwith Connection to Internet 256 Kbps modem

Software For View PDF Adobe Acrobat Reader

Langkah-langkah penggunaan aplikasi ini adalah sebagai berikut:

I. Aktivasi Vendor sebagai User pada Invoice Vendor Portal

1. Vendor yang sudah didaftarkan oleh Admin Web pada Master Vendor Data akan menerima

notifikasi email dengan contoh tampilan sebagai berikut:

Pada notifikasi email tersebut terdapat informasi mengenai User Name yang digunakan oleh

Vendor untuk mengakses Invoice Vendor Portal. User Name merupakan User ID Vendor sesuai

dengan kode vendor yang terdaftar di Vendor Master Data KLG.

2. Klik Link yang terdapat pada email tersebut untuk melakukan aktivasi password yang akan

digunakan untuk mengakses Invoice Vendor Portal, maka akan muncul tampilan sebagai berikut

pada web browser:

2

a

b

3

1

Kawan Lama Group



a) Isi kolom Password dengan password yang akan digunakan untuk mengakses Invoice Vendor

Portal.

b) Isi kolom Confirm Password dengan password yang sama yang diisi pada kolom Password.

3. Klik Confirm untuk mengaktifkan password yang sudah dibuat, maka akan muncul notifikasi

sebagai berikut:

4. Klik Ok, maka proses aktivasi Vendor sebagai User di Invoice Vendor Portal KLG berhasil dilakukan.

4

Kawan Lama Group



II. Login pada Invoice Vendor Portal

1. Ketik: https://klgvendorportal.klgsys.com/Login pada web browser yang digunakan, maka akan

muncul tampilan sebagai berikut:

2. Isi kolom User Name dengan User ID Vendor sesuai dengan yang terdapat pada notifikasi email

yang telah diterima dari Admin Web. Pastikan untuk menggunakan username sesuai company

code dan produk/ jasa yang di-supply. Berikut list company code yang ada di Kawan Lama Group :

Comp Code Comp Name

A100 PT Permata Griya Bumi

F100 PT Foods Beverages Indonesia

F110 PT Cupbop Indonesia Abadi

I100 PT Kawan Lama Sejahtera

I110 PT Krisbow Indonesia

I150 PT Emaro Online Indonesia

I180 PT Kawan Lama Inovasi

I190 PT Sensor Indonesia

I210 PT Miller Weldindo

M100 PT Golden Dacron

M110 PT Everlight Indonesia

M120 PT Golden Living Indonesia

P100 PT Tiga Dua Delapan

P110 PT Graha Makmur Lestari

P120 PT Krisna Graha Internusa

P130 PT Anumana Graha Cantika

P140 PT Alpha Graha Indonesia

R100 PT Ace Hardware Indonesia

R110 PT Home Center Indonesia

R120 PT Toys Games Indonesia

R130 PT Omni Digitama Internus

1

2

3

4

https://klgvendorportal.klgsys.com/Login

Kawan Lama Group



R140 PT Graha Satwa Paramita

S100 PT Multi Rentalindo

S110 PT Solusi Layanan Terpadu

T100 PT Dana Kini Indonesia

Note :

Kode username untuk Jenis Produk/Jasa yang di-supply :

1001*: Vendor yang me-supply produk Merchandise Beli Putus

1002*: Vendor yang me-supply produk Non-Merchandise Beli Putus

1003*: Vendor yang me-supply produk konsinyasi

4700*: Vendor Expedition

3. Isi kolom Password dengan password yang sudah dibuat pada point I.

4. Lalu klik Login.

5. Pada tampilan awal, klik Guidance untuk melihat panduan menggunakan Invoice Vendor Portal.

6. Klik menu FAQ, untuk melihat ketentuan dan syarat penagihan di Kawan Lama Group.

5

Kawan Lama Group



III. Change Password

1. Untuk mengganti password, klik pada menu Change Password:

2. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

3. Isi kolom Password dengan new password yang akan digunakan untuk mengakses Invoice

Vendor Portal.

4. Isi kolom Confirm Password dengan password yang sama yang sudah diisi pada kolom

Password.

5. Lalu klik Confirm, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

6. Klik Ok, proses perubahan password berhasil dilakukan.

3

4

5

6

Kawan Lama Group



IV. Forgot Password

Digunakan untuk me-reset password yang sudah pernah dibuat sebelumnya (jika Vendor lupa

dengan password-nya)

1. Klik Forgot Password pada saat login di Invoice Vendor Portal.

2. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

a) Isi kolom Email dengan alamat email yang didaftarkan di Vendor Master Data KLG.

b) Klik Confirm, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:

3. Klik Ok. Vendor akan menerima notifikasi email dengan contoh tampilan sebagai berikut:

1

a

b

3

4

Kawan Lama Group



Pada email tersebut terdapat informasi mengenai User Name dan link untuk me-reset password.

4. Klik link pada email tersebut, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

a) Isi kolom Password dengan password yang akan digunakan untuk mengakses Invoice Vendor

Portal.

b) Isi kolom Confirm Password dengan password yang sama yang sudah diisi pada kolom

Password.

5. Klik Confirm, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:

6. Klik Ok, proses perubahan password berhasil dilakukan.

a

b

5

6

Kawan Lama Group



V. Create Confirmation Form

Confirmation Form merupakan form yang dibuat oleh Vendor untuk melakukan konfirmasi atas

kesesuaian quantity dan amount yang sudah diterima (received) oleh pihak Kawan Lama Group

dengan quantity dan amount yang akan ditagihkan (invoicing) ke Kawan Lama Group.




yang telah diterima dari Admin Web.

3. Isi kolom Password.

4. Lalu klik Login.

5. Setelah melakukan login pada Invoice Vendor Portal KLG, klik menu Confirmation Create

Confirmation Form

6. Maka akan muncul list transaksi yang akan dibuat confirmation form-nya:

2

3

4


Kawan Lama Group



a) Tick pada View Credit jika hanya ingin menampilkan list transaksi goods return/ pengembalian

barang yang akan di-confirm secara otomatis.

b) Klik Refresh untuk menampilkan semua list transaksi yang akan dibuat Confirmation Form nya.

c) Klik Export jika ingin export list transaksi yang akan di-confirm. Klik Save File untuk

menyimpan file dalam format excel tersebut.

d) Header

Select all rows : untuk memilih seluruh baris pada list transaksi yang muncul.

Clear selection : untuk membatalkan/menghapus seluruh baris pada list transaksi yang

sudah dipilih.

e) Table Notes

Purch Doc : nomor purchase order yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group.

Amount : jumlah seluruh amount dalam satu PO.

Reference : nomor referensi, yaitu nomor delivery note sesuai dengan transaksi

goods receipt/ goods return yang sudah dilakukan oleh Store atau

Kawan Lama Group



Distribution Center di Kawan Lama Group.

PO Item : line item pada PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group.

Article : kode article yang terdaftar di Article Master Data Kawan Lama

Group.

Article Descr : deskripsi article yang terdaftar di Article Master Data Kawan Lama

Group.

Qty GR : jumlah sesuai dengan transaksi goods receipt atau goods return

yang telah dilakukan.

OUn : order unit (satuan pengukuran untuk setiap article).

Net Price : harga per unit sesuai dengan PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama

Group.

Curr : currency (mata uang).

Amount : jika OUn = UOM For Net Price, maka total nilai (Qty GR x Net Price)

Jika OUn ≠ UOM For Net Price, maka total nilai (Qty GR x

Conversion Factors x Net Price)

Tax Code : kode pengenaan tarif pajak (V0 = PPN 0% atau V1 = PPN 10%).

Tax Amount : total nilai pengenaan pajak (Tarif Pajak x Amount).

Post Date : tanggal dilakukannya posting transaksi goods receipt/ goods return.

Trans Type jenis transaksi yang dilakukan, yaitu Goods Receipt (penerimaan

barang) atau Goods Return (pengembalian barang)

Comp Code : kode company di Kawan Lama Group yang menerbitkan PO

(Contoh: R100)

Comp Code Desc : deskripsi company di Kawan Lama Group yang menerbitkan PO

(Contoh: PT Ace Hardware Indonesia).

PO Qty : jumlah sesuai PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group.

PO Amount : total nilai (PO Qty x Net Price) sesuai dengan PO yang diterbitkan

oleh Kawan Lama Group.

PO Date : tanggal PO diterbitkan.

UOM For Net Price : satuan pengukuran article untuk setiap harga per unit (net price).

Conversion Factors : faktor pengali untuk setiap satuan pengukuran article.

Site : kode site di Kawan Lama Group tempat dilakukannya Goods Receipt

atau Goods Return.

Site Desc : deskripsi site di Kawan Lama Group tempat dilakukannya Goods

Receipt atau Goods Return.

Vendor : kode vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama

Group.

Vendor Name : nama vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama

Kawan Lama Group



Group.

TOP Code : kode term of payment sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan

Lama Group.

TOP Days : jumlah hari term of payment sesuai dengan Vendor Master Data di

Kawan Lama Group.

Return OD : nomor delivery order untuk pengiriman goods return (pengembalian

barang) yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group.

LPPBPO : Nomor Laporan Penyimpangan Penerimaan Barang Purchase Order

yang berisi detail informasi jika terjadi penyimpangan (qty PO tidak

sama dengan qty goods receipt).

f) Contoh untuk OUn, UOM For Net Price dan Conversion Factors:

1 Set = 10 EA (Each), maka

OUn = Set

UOM For Net Price = EA

Conversion Factors = 10

7. Klik pada line item yang akan dibuat confirmation form-nya.

Notes :

a) Jika dalam satu PO terdiri dari beberapa line item dengan nomor referensi (Reference) yang

sama, maka saat di klik pada salah satu line item, line item yang lainnya akan otomatis ter-klik.

Kawan Lama Group



b) Satu confirmation form hanya untuk satu nomor invoice, namun dapat terdiri dari

beberapa PO. Contoh :

c) Pada kolom Total akan muncul total nilai sesuai dengan PO yang telah dipilih.

d) Jika ada pengembalian barang (goods return), maka akan muncul Credit Memo. Credit memo

diselesaikan bersamaan saat membuat confirmation form untuk transaksi penerimaan barang

(goods receipt). Jika PO yang telah dipilih sudah tick/ tanda centang, Credit Memo berhasil

disubmit.

e) Jika terjadi perbedaan quantity (goods receipt atau goods return) antara quantity yang

terdapat pada Invoice Vendor Portal dengan quantity pada data vendor, maka vendor dapat

menghubungi PIC terkait di Kawan Lama Group melalui email atau telepon untuk melakukan

follow up. Follow up akan dilakukan secara manual di luar Invoice Vendor Portal dan akan

dikonfirmasikan kembali ke vendor jika quantity sudah sesuai.

8. Klik Confirm, maka line item yang telah dipilih untuk dibuat confirmation form-nya tidak tampil

lagi pada list yang terdapat di menu Create Confirmation Form.

Kawan Lama Group



Kawan Lama Group



VI. Create E-Invoice Confirmation

E-invoice Confirmation adalah menu untuk vendor melengkapi data dan soft copy dokumen penagihan

yang transaksinya menggunakan Purchasing Order (PO) dan sudah dikonfirmasi di menu Create

Confirmation Form.

Note : Dokumen yang perlu disiapkan sebelum create E- Invoice yaitu Invoice, Faktur Pajak, PO,

surat jalan, dan dokumen kelengkapan lainnya.

A. Create by Input E-Invoice Confirmation

Pembuatan e-invoice confirmation dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Pilih menu e-invoice , kemudian pilih e-invoice Confirmation.

Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

2. Pilih/tick Confirmation No. data yang akan dilakukan penagihan, maka akan muncul tampilan

sebagai berikut:

Data yang perlu dilengkapi adalah:

a. Tax No: akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan berhasil

dipindai (scan) oleh sistem.

Kawan Lama Group



Apabila Tax Code = V0, maka Tax No = kosong.

Tax Code : Otomatis terisi sesuai dengan Tax code yang tertera pada PO.

b. Kwitansi No : diisi dengan no kwitansi.

c. Kwitansi Value : diisi dengan nilai yang tertera di kwitansi/total invoice.

d. Invoice Date : diisi dengan tanggal Invoice diterbitkan.

Note : Tanggal Invoice harus sama dengan tanggal Faktur Pajak (jika ada).

e. Invoice No : diisi dengan no Invoice.

f. Invoice Value:

- Apabila Tax Code = V0, maka Invoice Value harus diisi dengan nominal yang tertera pada

Invoice.

- Apabila Tax Code bukan V0, maka Invoice Value akan otomatis terisi ketika dokumen Tax

(Faktur Pajak) dilampirkan dan berhasil dipindai (scan) oleh sistem.

g. Invoice Tax Value: akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan

berhasil dipindai (scan) oleh sistem.

Apabila Tax Code = V0, maka Invoice Tax Value = 0.

h. Total Payment: akan otomatis terisi dengan formula = Invoice Value + Invoice Tax Value.

3. Pilih Account Bank yang akan ditransfer untuk pembayaran.

Note : Pastikan vendor memilih Account Bank yang benar untuk menghindari kesalahan dalam proses

pembayaran.

4. Vendor Notes diisi dengan keterangan tambahan oleh Vendor (jika ada).

5. Lampirkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penagihan tersebut. Jenis file yang dapat di-

upload adalah PDF dengan kapasitas maksimal 4 MB per file attachment.

Kawan Lama Group



Kwitansi : melampirkan kwitansi (wajib jika No Kwitansi & Kwitansi Value diisi)

Invoice : melampirkan invoice (wajib)

PO : melampirkan PO dari Kawan Lama Group (wajib)

Tax : melampirkan faktur pajak

Notes :

1. Jika Tax code V1 maka dokumen Tax (Faktur Pajak) wajib dilampirkan, ketika dokumen

Tax (Faktur Pajak) tersebut berhasil dipindai (scan) saat dilampirkan, maka data Tax No

(point 2a), Invoice Value (point 2f), Invoice Tax Value (point 2g), dan URL Faktur Pajak

(point 5a) akan otomatis terisi. Jika tax code V0 maka dokumen Tax (Faktur Pajak) tidak

perlu dilampirkan.

2. Jika ada dokumen Tax (Faktur Pajak) yang wajib dilampirkan, ketika dokumen Tax (Faktur

Pajak) tersebut gagal dilampirkan, maka akan muncul pesan error sebagai berikut :

Jika muncul pesan error tersebut, maka ada 2 pilihan yang dapat dilakukan :

- Hapus ( ) dan lampirkan ulang dokumen Tax (Faktur Pajak) yang lebih jelas.

(disarankan softcopy Faktur Pajak yang dilampirkan adalah hasil unduhan langsung dari

web DJP (Dirjen Pajak).

- Vendor melakukan input Data Tax No (point 2a), Invoice Value (point 2f), Invoice Tax

Value (point 2g), dan URL Faktur Pajak (point 5a) secara manual.

Other : melampirkan kelengkapan lainnya. Contoh Surat Jalan, Berita Acara, dll (jika ada)

5

Kawan Lama Group



5a. URL Faktur Pajak (Tax URL Link), vendor harus scan QR Code dari dokumen Tax (Faktur Pajak)

dan copy Tax URL Link.

Contoh URL Link:

http://svc.efaktur.pajak.go.id/validasi/faktur/015662711041000/0012097825584/3031300D060960

864801650304020105000420421FCEF55F636CA01ACC4C8CC54740CF0F241761D7A7A5A529B233F

5D9

6. Lakukan action untuk e-invoice yang sudah dibuat.

a. Klik tombol Cancel jika pembuatan e-invoice dibatalkan.

b. Klik tombol Save jika akan menyimpan sebagai draft.

Note: e-invoice Status akan tetap “Confirm”.

c. Klik tombol Submit jika sudah sesuai dan diteruskan ke Pihak Kawan Lama Group dan

Due date otomatis sudah berjalan. Due date dihitung dari H+1 tanggal submit ditambah TOP

(term of payment) dan disesuaikan dengan hari pembayaran.

Notes :

Untuk invoice yang menggunakan kwitansi, setelah klik Submit:

Jika Total Payment tidak/belum sama dengan nilai kwitansi maka e-invoice Status menjadi

“Hold”.

Jika Total Payment sudah sama dengan nilai kwitansi maka e-invoice Status menjadi “Submit”.

7. Tick pada list e-invoice di kiri atas untuk melihat semua e-invoice confirmation yang

sudah dibuat.

http://svc.efaktur.pajak.go.id/validasi/faktur/015662711041000/0012097825584/3031300D060960864801650304020105000420421FCEF55F636CA01ACC4C8CC54740CF0F241761D7A7A5A529B233F5D9



Kawan Lama Group



B. Create by Upload E-Invoice Confirmation

Jika diperlukan maka dapat menggunakan menu upload e-invoice confirmation. Menu ini digunakan

untuk pengajuan e-invoice confirmation dengan template yang sudah tersedia dan dapat membuat

beberapa e-invoice confirmation di waktu yang bersamaan. Adapun berikut langkah-langkahnya:

1. Pilih menu Report , kemudian pilih e-invoice Report.

2. Pilih Download Template, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

3. Pilih template Confirmation.

maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

4. Lakukan pengisian template dengan data yang akan disubmit ke pihak Kawan Lama Group.

Contoh:

Kawan Lama Group



Note : Data yang wajib diisi yaitu Invoice Value, Invoice Tax Value, dan Kwit Value wajib apabila

memang tidak ada nilainya, harus diisi dengan angka 0.

5. Setelah template diisi, Pilih Upload Template

6. Pilih Confirmation, kemudian pilih file yang akan di-upload.


7. Pada setiap draft e-invoice, lengkapi lampiran dokumen yang berkaitan dengan penagihan

tersebut. Jenis file yang dapat di-upload adalah PDF dengan kapasitas maksimal 4 MB per file

attachment.

Kawan Lama Group



Kwitansi : melampirkan kwitansi (wajib jika No Kwitansi & kwitansi value diisi)


PO : melampirkan PO dari Kawan Lama Group (wajib)


Notes :

1. Jika Tax code V1 maka dokumen Tax (Faktur Pajak) wajib dilampirkan, ketika dokumen Tax

(Faktur Pajak) tersebut berhasil dipindai (scan) saat dilampirkan, maka data Tax No (point 2a),

Invoice Value (point 2f), Invoice Tax Value (point 2g), dan URL Faktur Pajak (point 7a) akan

otomatis terisi. Jika tax code V0 maka dokumen Tax (Faktur Pajak) tidak perlu dilampirkan.

2. Jika ada dokumen Tax (Faktur Pajak) yang perlu dilampirkan, ketika dokumen Tax (Faktur



- Hapus ( ) dan lampirkan ulang dokumen Tax (Faktur Pajak) yang lebih jelas.


web DJP (Dirjen Pajak)

- Vendor melakukan input ulang Data Tax No (point 2a), Invoice Value (point 2f), Invoice

Tax Value (point 2g), dan URL Faktur Pajak (point 7a).

Other : melampirkan kelengkapan lainnya. Contoh Surat Jalan, Berita Acara, dll (jika

ada).



Contoh URL Link:



5D9





Kawan Lama Group









Notes :



“Hold”.


9. Tick pada list e-invoice di kiri atas untuk melihat semua e-invoice confirmation yang

sudah dibuat.

Kawan Lama Group



VII. Create E-Invoice Direct

E-invoice Direct adalah menu untuk vendor melengkapi data dan soft copy dokumen penagihan yang

transaksinya tidak menggunakan Purchasing Order (PO) dan PO tertentu/khusus.

A. Create by Input E-Invoice Direct






4. Lalu klik Login.

5. Pilih menu e-invoice , kemudian pilih e-invoice Direct.


2

3

4

5


Kawan Lama Group



6. Data yang perlu dilengkapi adalah:

a. Invoice Type : diisi dengan Invoice/Credit Memo.

b. Currency : diisi dengan nilai mata uang.

c. Tax Code : diisi dengan kode pajak .

Note : Jika yang dipilih adalah selain V0, maka Tax No wajib diisi dan melampirkan Faktur Pajak.

Jika Tax Code = V0, maka no faktur pajak tidak perlu di-isi dan tidak perlu melampirkan Faktur

Pajak.

d. Tax No : akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan

berhasil dipindai (scan) oleh sistem.

Apabila Tax Code yang dipilih = V0, maka Tax No = kosong.

e. Kwitansi No : diisi dengan no kwitansi.

f. Kwitansi Value : diisi dengan total nilai dari invoice yang ada di kwitansi tersebut.

g. Proof of Delivery Date : diisi dengan tanggal pengiriman barang atau pengerjaan jasa

(jika ada).

h. Invoice Date : diisi dengan tanggal Invoice diterbitkan.


i. Invoice No : diisi dengan no Invoice.

j. Invoice Value :

Apabila Tax Code yang dipilih = V0, maka Invoice Value harus diisi dengan nominal yang

tertera pada Invoice.

Apabila Tax Code yang dipilih bukan V0, maka Invoice Value akan otomatis terisi ketika

dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan berhasil dipindai (scan).

Kawan Lama Group



k. Invoice Tax Value : akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan

berhasil dipindai (scan). Apabila Tax Code yang dipilih = V0, maka Invoice Tax Value = 0.

l. Total Payment : akan otomatis terisi dengan formula = Invoice Value + Invoice Tax

Value.

7. Pilih Account Bank yang akan dilakukan pembayaran.

Note : Pastikan vendor memilih Account Bank yang benar untuk menghindari kesalahan dalam proses

pembayaran.

8. Vendor Notes diisi dengan keterangan tambahan oleh Vendor (jika ada).






Notes :


Tax (Faktur Pajak) tersebut berhasil dipindai (scan) saat dilampirkan, data Tax No (point

6d), Invoice Value (point 6j), Invoice Tax Value (point 6k) dan URL Faktur Pajak (point

Kawan Lama Group



10a) akan otomatis terisi. Jika tax code V0 maka dokumen Tax (Faktur Pajak) tidak perlu

dilampirkan.

2. Jika ada dokumen Tax (Faktur Pajak) yang wajib dilampirkan, ketika dokumen Tax (Faktur



a. Hapus ( ) dan lampirkan ulang dokumen Tax (Faktur Pajak) yang lebih jelas.



b. Vendor melakukan input Data Tax No (point 6d), Invoice Value (point 6j), Invoice Tax

Value (point 6k), dan URL Faktur Pajak (point 10a) secara manual.

Other : melampirkan kelengkapan lainnya. Contoh Surat Jalan, Berita Acara, dll (jika ada)



Contoh URL Link:


0864801650304020105000420421FCEF55F636CA01ACC4C8CC54740CF0F241761D7A7A5A529B23

3F5D9




Note: e-invoice Status akan tetap “Draft”.

c. Klik tombol Submit jika sudah sesuai dan diteruskan ke Pihak Kawan Lama Group dan Due

date otomatis sudah berjalan. Due date dihitung dari H+1 tanggal submit ditambah TOP (term of

payment) dan disesuaikan dengan hari pembayaran.

Notes :





Kawan Lama Group




“Hold”.


Kawan Lama Group



B. Create by Upload E-Invoice Direct

Jika diperlukan maka dapat menggunakan menu upload e-invoice direct. Menu ini digunakan untuk

pengajuan e-invoice Non PO dengan template yang sudah tersedia dan dapat membuat beberapa e-

invoice Non PO di waktu yang bersamaan. Adapun berikut langkah-langkahnya:

1. Pilih menu Report , kemudian pilih e-invoice Report.

2. Pilih Download Template, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

3. Pilih template Direct

maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

4. Lakukan pengisian template dengan data yang akan disubmit ke pihak Kawan Lama Group.

Contoh:

Kawan Lama Group



5. Pilih Upload Template, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

6. Pilih Direct, kemudian pilih file yang akan di-upload.


Note : Untuk menampilkan semua list e-invoice Confirmation yang sudah dibuat/di-upload, tick

di kiri atas pada list e-invoice.

7. Pada setiap draft e-invoice, lengkapi lampiran dokumen yang berkaitan dengan penagihan

tersebut. Jenis file yang dapat di-upload adalah PDF dengan kapasitas maksimal 4 MB per file

attachment.

Kawan Lama Group






Notes :

a. Jika Tax code V1 maka dokumen Tax (Faktur Pajak) wajib dilampirkan, ketika dokumen Tax

(Faktur Pajak) tersebut berhasil dipindai (scan) saat dilampirkan, maka data Tax No, Invoice

Value, Invoice Tax Value dan URL Faktur Pajak akan otomatis terisi. Jika tax code V0 maka

dokumen Tax (Faktur Pajak) tidak perlu dilampirkan.

b. Jika ada dokumen Tax (Faktur Pajak) yang perlu dilampirkan, ketika dokumen Tax (Faktur






b. Vendor melakukan input Data Tax No Invoice Value, Invoice Tax Value, dan URL Faktur

Pajak secara manual.

Other : melampirkan kelengkapan lainnya. Contoh Surat Jalan, Berita Acara, dll (jika

ada).

7a

Kawan Lama Group





Contoh URL Link:



5D9








Notes :



“Hold”.





Kawan Lama Group



VIII. E-Invoice Expedition

Menu ini digunakan untuk pembuatan e-invoice oleh Vendor Ekspedisi yang sudah didaftarkan pada

aplikasi Invoice Vendor Portal.

A. Input E-Invoice Expedition



2. Isi kolom User Name dengan User ID vendor sesuai dengan yang terdapat pada notifikasi email



4. Lalu klik Login.

5. Pada menu utama, klik „View Details‟ di menu Pending E-Invoice.

Maka, akan muncul tampilan sebagai berikut:

2

3

1


Kawan Lama Group



6. Pilih/tick Confirmation No. yang akan dilakukan penagihan.

Maka, akan muncul tampilan sebagai berikut:

Data yang perlu dilengkapi adalah:

a. Tax Code: sudah otomatis terisi berdasarkan mapping Tax Code masing-masing vendor.

b. Tax No: akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan.

Apabila Tax Code = V0, maka Tax No = kosong.

c. Kwit No: diisi dengan nomor kwitansi.

d. Kwit Value: diisi dengan total nilai dari invoice yang ada di kwitansi tersebut.

e. Invoice Date: diisi dengan tanggal Invoice diterbitkan


f. Invoice No: diisi dengan no. Invoice.

g. Invoice Value:

- Apabila Tax Code = V0, maka Invoice Value harus diisi dengan nominal yang tertera pada

Invoice.

- Apabila Tax Code bukan V0, maka Invoice Value akan otomatis terisi ketika dokumen Tax

(Faktur Pajak) dilampirkan.

h. Invoice Tax Value: akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan.

- Apabila Tax Code = V0, maka Invoice Tax Value = 0.

i. Total Payment: akan otomatis terisi dengan formula = Invoice Value + Invoice Tax Value.

j. Pilih Account Bank yang akan dilakukan pembayaran.

Kawan Lama Group



k. Vendor Notes: diisi dengan keterangan tambahan oleh vendor (jika ada).



Tanda (*) wajib untuk dilampirkan

Kwitansi : melampirkan kwitansi (wajib jika No Kwitansi & Kwitansi Value diisi)


LC : melampirkan LC dari Kawan Lama Group (wajib)


Notes :


Tax (Faktur Pajak) tersebut berhasil dilampirkan, maka data Tax No (point 6b), Invoice

Value (point 6g), Invoice Tax Value (point 6h), dan URL Faktur Pajak (point 7a) akan

otomatis terisi.

2. Jika ada dokumen Tax (Faktur Pajak) yang perlu dilampirkan, ketika dokumen Tax (Faktur


Kawan Lama Group





disarankan softcopy Faktur Pajak yang dilampirkan adalah hasil unduhan langsung dari


b. Vendor melakukan input data Tax No (point 6b), Invoice Value (point 6g), Invoice Tax

Value (point 6h), dan URL Faktur Pajak (point 7a) secara manual.

Other : melampirkan dokumen kelengkapan lainnya (jika ada). Contoh Surat Jalan, Berita

Acara, dll.

Additional Cost : melampirkan dokumen kelengkapan lainnya yang menjadi tambahan biaya

(jika ada)



Contoh URL Link:



5D9

8. Lakukan action untuk e-invoice form yang sudah dibuat.





c. Klik tombol Submit jika sudah sesuai dan diteruskan ke Pihak Kawan Lama Group dan Due

date otomatis sudah berjalan. Due date dihitung dari H+1 tanggal submit ditambah TOP (term of

payment) dan disesuaikan dengan hari pembayaran.

Notes :





Kawan Lama Group



Jika Total Payment tidak/belum sama dengan nilai kwitansi, maka e-invoice Status menjadi

“Hold”.

Jika Total Payment sama dengan nilai kwitansi, maka e-invoice Status menjadi “Submit”.

9. Pada list e-Invoice, pilih Search untuk memunculkan seluruh Confirmation No. yang sudah dibuat,

termasuk yang sudah di-submit ke Pihak Kawan Lama Group.

Tick „Show All‟, lalu klik button Search.

Maka akan muncul list seluruh Confirmation No. yang sudah dibuat:

10. Apabila ada informasi LC yang perlu diubah (contoh: ada perubahan harga), untuk e-invoice form

yang sudah di-submit ke Pihak Kawan Lama Group dan status e-invoice sudah submit, maka vendor

harus menginformasikan Confirmation No. dari e-invoice form tersebut ke pihak Kawan Lama Group

agar dilakukan Delete Confirmation. Setelah dilakukan delete confirmation seluruh LC yang

terdapat di e-invoice form yang bersangkutan akan muncul kembali di menu pending submit.

Kawan Lama Group



11. Lalu pilih/tick LC yang akan diubah, lalu klik button Correction untuk dapat meng-update informasi

LC.

12. Klik Yes, pada pesan confirmation berikut :

Kawan Lama Group



IX. Create Rekap E-Invoice

Untuk mempercepat proses penagihan, vendor dapat membuat rekap e-invoice yang terdiri dari

beberapa e-invoice secara bersama-sama. Adapun berikut langkah-langkahnya:

1. 1a. Pilih menu Report , kemudian pilih e-invoice Report.

Note : Untuk Vendor dengan no vendor 1001* (Vendor Merchandise Beli Putus), 1002*

(Vendor Non Merchandise Beli Putus), dan 1003* (Vendor Konsinyasi).

1b. Pilih menu Confirmation , kemudian pilih confirmation E-invoice.

Note : Untuk vendor dengan no vendor 4700* ( Vendor Expedition).

2. Pilih Action


3. Buat rekap e-invoice:

a) Jika ingin memilih beberapa E-Invoice yang akan dibuat menjadi Rekap Confirmation,

maka tick pada pilihan e-invoice, maka klik Create Rekap E-Invoice.

b) Klik Create Rekap E-Invoice All untuk membuat rekap confirmation dari seluruh

confirmation invoice.


3a

3b

Kawan Lama Group



4. Klik Yes, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

kawan lama group guidance invoice vendor portal … · 2 days ago · halaman 8 dari 40 iv. forgot...

Documents