SharePoint en Storage
'Onbeperkt archiveren en opslaan van documenten en informatie' Ricoh Nederland ‘s-Hertogenbosch,
januari 2010
Ard van Someren – Business Development Manager Ricoh Nederland
Agenda
• DM en de uitdaging van samenwerken
• Document management in SharePoint
• Aandachtspunten en Best Practices
• Ricoh Document Store als framework
Opbouw functies DMS
Operating System
Database Services Storage Device Services
Basic Application Services
DocumentImaging
Doc / LibServices
Routing / Workflow
Formsprocessing
Rec MgmtApplication(s)
BRON AIIM ARP1 2009
Ontwikkelingen Document Management
• Toename informatie in ongestructureerde vorm
• Beheer van het document naar beheersing van het proces
• De medewerker bepaalt zelf hoe hij (samen) werkt
• Van silo naar netwerk
Karakteristieken Collaborative Spaces
• Ontwikkeld om de productiviteit van de medewerker te ondersteunen
• De medewerker bepaalt zelf hoe hij (samen) werkt
• De meeste informatie maakt geen onderdeel uit van een record
5 aandachtspunten
• Integratie van fysieke documenten
• Ondersteuning van bedrijfsproces en medewerker
• Samenwerken met documenten en informatie
• Flexibiliteit en functionele mogelijkheden
• Schaalbaarheid, wet –en regelgeving
Document Management in SharePoint
• Basis voorziet in volledige set DMS tooling
• Basis instap met lage kosten
• Document management governance goed in te richten
• Sterke set document centrische collaboration tools
• Volledige integratie met desktop tooling
• Hoge gebruikers acceptatiegraad
• Doorgroeien van groep, naar afdeling of oplossing voor het volledige bedrijf als intra- extra- internet
• Combineren of integreren met bestaande informatiebronnen
Cases
• Arcelor Mittal – Repository logistieke documenten en certificaten vereenvoudigen vinden en verstrekken van informatie
• Loonservice – Klantdossiers ondersteunen kwalitatief HR advies
• Ziekenhuis – snel en volledig overzicht met patientdossier
• HGT – Verbetering inzicht in transport
• Durabrik – Collaboration met een bouwdossier
Lessons learned
• Gebruiken en hergebruiken
• Houd het eenvoudig
• Start klein
• Beperk de impact van veranderingen
• Breng informatie naar de juiste plek
5 aandachtspunten
• Integratie van fysieke documenten
• Ondersteuning van bedrijfsproces en medewerker
• Samenwerken met documenten en informatie
• Flexibiliteit en functionele mogelijkheden
• Schaalbaarheid, wet –en regelgeving
Ricoh Document Store
• Basis platform
• Vaste set aan minimaal benodigde DM functionaliteiten
• Geïntegreerd met Ricoh MFP, Scan en Routering software
• Voldoet aan de regels van een DMS
Ontwikkelmodel 2009-2010: Roadmap globaal
Ricoh Document Store
Leer
lingd
ossi
er(2
009)
Solu
tion
FBI
tbd
Solu
tion
Zorg
tbd
PostkamerPostkamer
TBD
(201
0)TB
D (2
010)
TBD
(201
0)TB
D (2
010)
FactuurdistributieFactuurdistributieHR Dossier (2009 / 2010)HR Dossier (2009 / 2010)
TBD
(201
0)TB
D (2
010)
TBD
(201
0)TB
D (2
010)
Dossier Management FrameworkDossier Management Framework
Waarom Ricoh Document Store?
• Eenvoud- In implementatie (ook op bestaande infra)- In beheer
• Goedkoper dan zelf bouwen- Fixed Price Fixed Functionality dus voorspelbare
kosten
• Snelle doorontwikkeling- Met de templates zet Ricoh een basis neer waar
je (samen met ons en andere klanten) op door kunt bouwen
5 aandachtspunten
• Integratie van fysieke documenten
• Ondersteuning van bedrijfsproces en medewerker
• Samenwerken met documenten en informatie
• Flexibiliteit en functionele mogelijkheden
• Schaalbaarheid, wet –en regelgeving
• De kracht van eenvoud
Ricoh Document Store Appliance
Wat is een Appliance?
Hardware +
Software +
Gemakkelijke installatie +
Herstel mogelijkheden +
Eenvoudig beheer
______________________ =
APPLIANCE
Snelle Installatie–Hardware en software onderdelen zijn voorgeconfigureerd;–Wizard voor eerste installatie.
Hoge Performance–Bewezen hardware platform, aditioneel getest voor specifieke functies;
Lage TCO kosten–Minimum in beheervereisten;–Lage energiekosten.
Eenvoudig beheer–Self-managing features;–24x7 Pro Active Monitoring;–Remote Management voor System Fixes, Patch Management en Software Updates;
Gewaarborgde Continuïteit –Recovery & restore via Remote Configuration Services (RCS);
Tot slot
• SharePoint biedt een uitstekend platform voor DM +
• Begin eenvoudig en iteratief
• Bekijk het vanuit het perspectief van de medewerker
