SharePoint en Storage

'Onbeperkt archiveren en opslaan van documenten en informatie' Ricoh Nederland ‘s-Hertogenbosch,

januari 2010

Ard van Someren – Business Development Manager Ricoh Nederland

Agenda

• DM en de uitdaging van samenwerken

• Document management in SharePoint

• Aandachtspunten en Best Practices

• Ricoh Document Store als framework

Opbouw functies DMS

Operating System

Database Services Storage Device Services

Basic Application Services

DocumentImaging

Doc / LibServices

Routing / Workflow

Formsprocessing

Rec MgmtApplication(s)

BRON AIIM ARP1 2009

Ontwikkelingen Document Management

• Toename informatie in ongestructureerde vorm

• Beheer van het document naar beheersing van het proces

• De medewerker bepaalt zelf hoe hij (samen) werkt

• Van silo naar netwerk

Karakteristieken Collaborative Spaces

• Ontwikkeld om de productiviteit van de medewerker te ondersteunen

• De medewerker bepaalt zelf hoe hij (samen) werkt

• De meeste informatie maakt geen onderdeel uit van een record

5 aandachtspunten

• Integratie van fysieke documenten

• Ondersteuning van bedrijfsproces en medewerker

• Samenwerken met documenten en informatie

• Flexibiliteit en functionele mogelijkheden

• Schaalbaarheid, wet –en regelgeving

Document Management in SharePoint

• Basis voorziet in volledige set DMS tooling

• Basis instap met lage kosten

• Document management governance goed in te richten

• Sterke set document centrische collaboration tools

• Volledige integratie met desktop tooling

• Hoge gebruikers acceptatiegraad

• Doorgroeien van groep, naar afdeling of oplossing voor het volledige bedrijf als intra- extra- internet

• Combineren of integreren met bestaande informatiebronnen

Cases

• Arcelor Mittal – Repository logistieke documenten en certificaten vereenvoudigen vinden en verstrekken van informatie

• Loonservice – Klantdossiers ondersteunen kwalitatief HR advies

• Ziekenhuis – snel en volledig overzicht met patientdossier

• HGT – Verbetering inzicht in transport

• Durabrik – Collaboration met een bouwdossier

Lessons learned

• Gebruiken en hergebruiken

• Houd het eenvoudig

• Start klein

• Beperk de impact van veranderingen

• Breng informatie naar de juiste plek

5 aandachtspunten

• Integratie van fysieke documenten

• Ondersteuning van bedrijfsproces en medewerker

• Samenwerken met documenten en informatie

• Flexibiliteit en functionele mogelijkheden

• Schaalbaarheid, wet –en regelgeving

Ricoh Document Store

• Basis platform

• Vaste set aan minimaal benodigde DM functionaliteiten

• Geïntegreerd met Ricoh MFP, Scan en Routering software

• Voldoet aan de regels van een DMS

Ontwikkelmodel 2009-2010: Roadmap globaal

Ricoh Document Store

Leer

lingd

ossi

er(2

009)

Solu

tion

FBI

tbd

Solu

tion

Zorg

tbd

PostkamerPostkamer

TBD

(201

0)TB

D (2

010)

TBD

(201

0)TB

D (2

010)

FactuurdistributieFactuurdistributieHR Dossier (2009 / 2010)HR Dossier (2009 / 2010)

TBD

(201

0)TB

D (2

010)

TBD

(201

0)TB

D (2

010)

Dossier Management FrameworkDossier Management Framework

Waarom Ricoh Document Store?

• Eenvoud- In implementatie (ook op bestaande infra)- In beheer

• Goedkoper dan zelf bouwen- Fixed Price Fixed Functionality dus voorspelbare

kosten

• Snelle doorontwikkeling- Met de templates zet Ricoh een basis neer waar

je (samen met ons en andere klanten) op door kunt bouwen

5 aandachtspunten

• Integratie van fysieke documenten

• Ondersteuning van bedrijfsproces en medewerker

• Samenwerken met documenten en informatie

• Flexibiliteit en functionele mogelijkheden

• Schaalbaarheid, wet –en regelgeving

• De kracht van eenvoud

Ricoh Document Store Appliance

Wat is een Appliance?

Hardware +

Software +

Gemakkelijke installatie +

Herstel mogelijkheden +

Eenvoudig beheer

______________________ =

APPLIANCE

Snelle Installatie–Hardware en software onderdelen zijn voorgeconfigureerd;–Wizard voor eerste installatie.

Hoge Performance–Bewezen hardware platform, aditioneel getest voor specifieke functies;

Lage TCO kosten–Minimum in beheervereisten;–Lage energiekosten.

Eenvoudig beheer–Self-managing features;–24x7 Pro Active Monitoring;–Remote Management voor System Fixes, Patch Management en Software Updates;

Gewaarborgde Continuïteit –Recovery & restore via Remote Configuration Services (RCS);

Tot slot

• SharePoint biedt een uitstekend platform voor DM +

• Begin eenvoudig en iteratief

• Bekijk het vanuit het perspectief van de medewerker