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Claves de la organizacin civil exitos
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La sociedad civil est compuesta
por la diversidad de
organizaciones que actan de
manera colectiva para tomar
decisiones en el mbito pblico
de su sociedad fuera de las
estructuras gubernamentales.
INTRODUCCINLA SOCIEDAD CIVIL
La sociedad civil es un elemento fundamental para el desarrollo de un pas. Existen un sinnmero de ejemplos de
la historia moderna donde la sociedad civil ha logrado cambios positivos y duraderos para sus ciudadanos. La
existencia de una sociedad civil diversa, activa y
creciente sirve como la va mediante la cual los
individuos pueden organizar y canalizar sus ideas,
pensamientos, deseos y energas para lograr
resultados tangibles.
No existe un modelo nico para su creacin y
expansin. Es algo que se adapta a las realidades
de cada pas. Pero a pesar de esta variedad que
caracteriza a la sociedad civil entre distintos pases,
todas estn compuestas de instituciones u
organizaciones civiles. Una definicin aceptada de
lo que es una sociedad civil es precisamente el conjunto de organizaciones e instituciones cvicas voluntarias y
sociales que sirven como mediacin entre los individuos y el estado.
EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES QUE FORMAN PARTE DE LA SOCIEDAD CIVIL
Organizaciones no gubernamentales (ONGs) Organizaciones sin fines de lucro Periodistas independientes Bibliotecas independientes Clubes deportivos
Clubes sociales Grupos religiosos Sindicatos Colegios profesionales
Para tener una sociedad civil activa se requieren organizaciones civiles exitosas. El objetivo de esta gua es
presentar los fundamentos necesarios para crear y administrar una organizacin civil exitosa para el bien de todos
los cubanos.
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LECCIN 1FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACIN CIVIL EXITOSA
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1.1 QU ES UNA ORGANIZACIN CIVIL EXITOSA?Una organizacin civil exitosa puede tener un impacto muy importante en las vidas de sus miembros, en su
comunidad y en su pas. Lamentablemente, muchas organizaciones nunca llegan a tener este impacto porque los
individuos que lanzan la organizacin cometen ciertos errores que les impiden triunfar. Muchos de estos errores
se pueden evitar si los organizadores estn al tanto de ellos y tienen a su disposicin tcticas para corregirlos.
El objetivo de esta gua es ayudar a los miembros de la sociedad civil cubana a crear organizaciones civiles exitosas.
CMO SE DEFINE EL XITO?
Una organizacin civil exitosa se caracteriza por las siguientes 5 cualidades:
1. CRECIMIENTO CONTINUO EN L A MEMBRESALas organizaciones civiles tienen que crecer continuamente. Este crecimiento se mide comparando el nmero de
nuevos miembros que se van sumando cada mes a la organizacin. Cuando una organizacin tiene una membresa
creciente, esto indica que las ideas que promueve la organizacin estn siendo bien recibidas por la comunidad. Es
una buena forma de medir el impacto que est teniendo la organizacin. Este crecimiento tambin le da mayores
recursos a la organizacin, es decir, voluntarios dispuestos a trabajar, conocimiento especializado de los miembros
con formacin educativa y profesional, y recursos econmicos. Otro beneficio de tener una membresa crecientees el flujo de nuevas ideas que llegan con estos nuevos miembros.
En el caso de una organizacin que no crece, tener xito es muy difcil. Los organizadores originales eventualmente
terminarn usando sus recursos limitados, y la energa y motivacin que tuvieron al inicio puede desaparecer. Y si
la organizacin no crece, es seal de que las ideas que promueve o no estn siendo bien recibidas, no estn siendo
comunicadas de una forma correcta o la organizacin no tiene el conocimiento necesario para convencer a otros
de que se junten y colaboren.
xitoCrecimiento
continuo en la
membresia
Participacinactiva por lamembresia
Influencia yreconocimiento
entre la
sociedadCultura abierta
y expresiva
Habilidad deadaptarse
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2. PARTICIPACIN ACTIVA POR LA MEMBRESAEn una organizacin civil exitosa, los miembros juegan un papel muy activo en la toma de decisiones importantes,
en la elaboracin de las tareas cotidianas y en la ejecucin de proyectos grandes. Se sienten orgullosos de ser
miembros. Cuando la organizacin tiene este tipo de relacin con su membresa, puede contar con el apoyo de
sus miembros durante momentos difciles y de sacrificio. Comenzar una organizacin no es fcil y requiere
sacrificio. Si la membresa no participa activamente en la formacin y esto se queda en manos de algunas pocas
personas, entonces la meta a la cual aspira la organizacin se limita, y como ocurre con una organizacin que no
crece, se estanca y fracasa.
3. INFLUENCIA Y RECONOCIMIENTO ENTRE LA SOCIEDADLa meta de una organizacin civil es cambiar aspectos de su comunidad que contrastan con los valores de la
organizacin y sus miembros. Para que esto ocurra, la organizacin tiene que ser reconocida por la comunidad
como una autoridad en los temas que desea cambiar. Esto le da legitimidad a la organizacin. Tambin tiene que
tener cierto nivel de influencia sobre aquellas personas que tienen en sus manos el poder para efectuar los
cambios. Muchas veces las personas que tienen el poder de efectuar los cambios no forman parte de la sociedad
civil por formar parte de instituciones gubernamentales. Si la organizacin logra tener influencia en la comunidady en aquellos que estn en el poder, entonces es una seal de xito.
4. CULTURA ABIERTA Y EXPRESIVACada organizacin tiene su propia cultura. Esto se refiere a los valores, creencias y comportamiento aceptado que
los miembros de la organizacin comparten. Una organizacin exitosa establece y mantiene una cultura que
valora y protege la libre expresin de los miembros. Sin esto, nadie se sentir cmodo aportando nuevas ideas. Sin
nuevas ideas, se estanca la organizacin. Tambin debe mantener una cultura abierta a nuevas formas de pensar y
a ideas diferentes. A pesar de que todos los miembros compartan el deseo de efectuar ciertos cambios en la
sociedad, hay un sinnmero de formas de lograr el cambio y no siempre todos estarn de acuerdo. Pero para
poder elegir las mejores ideas, es importante estar dispuesto a escucharlas todas. Tambin hay que estar abierto a
las crticas y las sugerencias. Mediante este proceso es como se van puliendo las mejores ideas antes de ponerlas
en prctica.
5. HABILIDAD DE ADAPTARSELas organizaciones civiles ms duraderas son aquellas que reconocen que hay que adaptarse con el transcurso del
tiempo. Nuevas tecnologas, nuevas formas de pensar, nuevos procesos, nuevas tcticas, nuevos miembros y
nuevas ideas pueden ser muy positivos para el crecimiento de la organizacin. Mantenerse aferrado al pasado o
mantener una disposicin monoltica donde slo se hacen las cosas de una forma es una falla sera en cualquier
organizacin civil. Muchas de las organizaciones civiles ms exitosas se mantienen fieles a sus metas originales
mientras que cambian todo lo dems de la organizacin. El desafo est en poder adaptarse sin abandonar los
principios y la meta de la organizacin.
EL XITO ES ALGO ALCANZABLE POR CUALQUIER ORGANIZACIN
Estas cinco caractersticas de una organizacin exitosa son alcanzables por cualquier organizacin civil. Pero para
lograr este potencial, la organizacin tiene que tomar las decisiones correctas y seguir las recomendaciones y
sugerencias presentadas en este manual. Ms que nada la perseverancia al inicio y durante etapas difciles es
esencial.
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1.2 QU OPINAS T?Piensa en los puntos presentados en esta leccin. Contesta las siguientes
preguntas en grupo.
Cules son las caractersticas clave de una organizacin civil exitosa?
Ests de acuerdo con estas caractersticas? Cules agregaras t?
Conoces alguna organizacin dentro de la sociedad civi l? Cmo
demuestra algunas de estas cualidades? Cmo no las demuestra?
Qu compromisos tiene la organizacin civil con la sociedad?
Qu impacto te gustara que una organizacin civil tuviera en tu
comunidad?
Cmo puede una organizacin civil cumplir con responsabilidades que
actualmente estn en manos de otras entidades, como las empresas
estatales o el gobierno?
1.3 REFLEXIONES Y NOTAS
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Ideas y
pensamientos
La existencia de una
sociedad civil
diferenciada de la
sociedad poltica es un
requisito para la
democracia.
-Alain Touraine
Cuando nadie tiene el
privilegio y la influencia
para lograr metas a
solas, las personas
deben juntarse por el
bienestar comn.
-Alexis de Tocqueville
"En la confrontacin
entre el arroyo y la
piedra, el arroyo siempre
gana, no por fuerza, sino
por perseverancia.
-H. Jackson Brown
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LECCIN 2CMO INICIAR UNA ORGANIZACIN CIVIL EXITOSA
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2.1 INICIOS DE UNA ORGANIZACIN CIVIL EXITOSA
Una vez que se toma la decisin de establecer una organizacin civil, hay que contestar tres preguntas. Las
respuestas a estas preguntas pueden llevar la organizacin al fracaso o al triunfo.
Es importante dedicar suficiente tiempo a las respuestas y no apurar el proceso de contestarlas porque estas
respuestas forman la base de la nueva organizacin. Una vez que se llega a un acuerdo entre las personas que
formanla organizacin sobre cmo contestarlas, se deben respetar las respuestas y las futuras decisiones que se
basan en ellas.
2.2 CUL ES EL OBJECTIVO DE LA ORGANIZACIN CIVIL?
Decidir cul ser el objetivo de la organizacin es el primer paso. Sin un objetivo, la existencia de la organizacin
no tiene sentido. El objetivo es sencillamente la meta que la organizacin desea cumplir. Pero no todas las metas
son iguales. Un buen objetivo tiene 3 caractersticas importantes.
DEBE SER CLARO Y BIEN DEFINIDO
A veces las organizaciones civiles abarcan mucho al inicio o no estn seguras de qu exactamente quieren lograr.
Sin una meta clara y bien definida, es difcil tener xito. Las personas que te ayudan no van a saber exactamente
qu hacer y ser difcil conseguir miembros. Tambin ser difcil saber si a la organizacin le va bien o le va mal
porque no tiene una meta clara para usar como punto de referencia. Una meta clara y bien definida puede ser
entendida por una persona comn y corriente aunque no forme parte de la organizacin.
DEBE SER FACTIBLE Y ALCANZABLE
Factible significa que puede ser hecho, que es posible llevarlo a cabo. Alcanzable quiere decir que la organizacin
tiene la habilidad de llevarlo a cabo. Quizs no hoy porque justo estn comenzado, pero s dentro de un perodo
de tiempo razonable. Una meta puede ser factible (que alguien en algn lado puede llevarla a cabo) pero no
alcanzable para tu organizacin. Esa no es una buena meta. Ambas cualidades (ser factible y ser alcanzable) tienen
que estar presentes para que se considere una buena meta.
Preguntas
Cul es elpropsito de la
organizacincivil?
Quines van asumarse al
equipo inicial?
Cul es el plande accin quese va a seguir?
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DEBE SER RELEVANTE PARA LA COMUNIDAD
La organizacin civil depende del apoyo de su comunidad. Para poder contar con esa ayuda, le meta de la
organizacin tiene que ser importante y significativa para los miembros de la comunidad. Imponer una meta que
quizs sea importante slo para el fundador de la organizacin, pero que no tenga apoyo o inters de la
comunidad porque no tiene un impacto en la vida cotidiana de los miembros de la comunidad complicar la tarea
de iniciar una organizacin civil. En caso de que exista una diferencia amplia entre los intereses de la comunidad y
los fundadores, se puede modificar la meta o se puede ubicar la organizacin en una comunidad que tenga mayor
inters en el tema.
EJEMPLOS DE MALAS METAS
Para tener una idea concreta, aqu hay 3 ejemplos de malas metas.
EJEMPLO 1
El objetivo de nuestraorganizacin es mejorar lacondicin de vida del pueblotal
Prueba S? NO?
Est claro? XEst bien definido? X
Es factible? XEs alcanzable? XEs relevante? X
EJEMPLO 2
El objetivo de nuestraorganizacin es construir unnuevo hospital en el pueblotal antes de diciembre deeste ao
Prueba S? NO?
Est claro? XEst bien definido? X
Es factible? XEs alcanzable? XEs relevante? X
EJEMPLO 3
El objetivo de nuestraorganizacin es establecer yadministrar una pgina websobre los ltimos modelos detelfonos en Japn
Prueba S? NO?
Est claro? XEst bien definido? X
Es factible? XEs alcanzable? XEs relevante? X
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EJEMPLOS DE BUENAS METAS
Para tener una idea concreta, aqu hay 3 ejemplos de buenas metas.
EJEMPLO 1
El objetivo de nuestraorganizacin es estableceruna biblioteca independienteen el barrio tal antes de
junio de 2010
Prueba S? NO?Est claro? X
Est bien definido? XEs factible? X
Es alcanzable? XEs relevante? X
EJEMPLO 2
El objetivo de nuestraorganizacin es educar a lapoblacin del barrio tal
sobre la importancia de labuena nutricin en la saludde los nios
Prueba S? NO?Est claro? X
Est bien definido? XEs factible? X
Es alcanzable? XEs relevante? X
EJEMPLO 3
El objetivo de nuestraorganizacin es publicar unboletn semanal sobre losacontecimientos en el barriotal
Prueba S? NO?Est claro? X
Est bien definido? XEs factible? X
Es alcanzable? XEs relevante? X
2.3 QUINES VAN A SUMARSE AL EQUIPO INICIAL?
Lanzar una organizacin civil es algo que requiere mucha energa, sacrificio y perseverancia. Intentar hacerlo solo
no es imposible, pero s dificulta mucho el proceso. Corres el riesgo de desanimarte y abandonar el proyecto. La
mejor forma de evitar esto es trabajar en equipo. Colaborar con un grupo de personas afines al objetivo de la
organizacin civil permite dividir las tareas y agrupar las energas, recursos y talentos del equipo por el bien de la
organizacin.
Pero simplemente buscar a otras personas que te ayuden no es suficiente. Tienen que ser las personas indicadas.
Hay 4 cualidades importantes que indican que alguien es realmente la persona indicada para ayudarte:
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HABILIDAD
A muchas personas les gusta la idea de formar una organizacin civil pero no tienen la habilidad para hacerlo.
Tener la habilidad quiere decir tener el tiempo para dedicarle a la formacin de la organizacin y tambin tener
alguna formacin o experiencia que sea til al inicio. Si la persona no cumple con esto, entonces es mejor que
participe como miembro en vez de como organizador.
DISPOSICIN
Otros te dicen que estn interesados, pero no estn dispuestos a sacrificarse y dedicarle todo el tiempo que
realmente requiere. Aunque una persona tenga el tiempo disponible y tenga experiencia relevante, si no est
dispuesta a ayudarte, entonces no es una buena idea incluirla como parte del equipo organizador; es muy
probable que no cumpla con sus responsabilidades.
QUMICA PERSONAL
Esta cualidad es muy personal: la qumica entre el equipo. Las personas del equipo se tienen que llevar bien. Si
no, se desperdiciara mucha energa resolviendo asuntos personales. Tampoco existira el nivel de confianza
necesario. Esto no quiere decir que siempre estarn de acuerdo con todo, si no simplemente que cuando se
presenten puntos de desacuerdo podrn superarlos sin daar la relacin o poner en peligro al grupo.
DIVERSIDAD
La diversidad se refiere a la variedad en los miembros del equipo. Si todos tienen la misma formacin, la misma
experiencia y piensan de la misma forma, entonces no ser tan eficaz como un equipo diverso. Un equipo diverso
consiste en personas con diferentes puntos de vista, ideologas, experiencias y niveles de educacin. Cada persona
que forma parte de un equipo diverso puede aportar algo desde su punto de vista y abrirles los ojos a los otros
miembros sobre temas que quizs no se hubiesen tratado de otra forma.
CMO CONSEGUIR PERSONAS PARA FORMAR PARTE DEL EQUIPO
Primero tienes que identificar a posibles candidatos para tu equipo. Pueden ser personas de confianza de tu vida
personal, personas que conoces en el trabajo o miembros de tu comunidad. Si no conoces personalmente a
personas indicadas, puedes hablar con personas de confianza para que ellos te recomienden a potenciales
miembros del equipo.
Cuando hablas con candidatos, debes presentar de la manera ms clara posible el objetivo de la organizacin, la
etapa de desarrollo en la cual se encuentra y el papel que esperas que el candidato cumpla. Tambin un buen
candidato debe hacerte muchas preguntas a ti para asegurarse de entender bien qu se espera de l o ella. No
todos los candidatos calificados tendrn inters en participar, pero por lo menos pueden participar como
miembros en el futuro o te pueden presentar a otro candidato calificado que quizs s est interesado.
2.4 CUL ES EL PLAN DE ACCIN QUE SE VA A SEGUIR?
Una vez que est claro el objetivo de la organizacin y tambin est definido el equipo de organizadores, se debe
preparar un plan de accin. Un plan de accin es el documento que explica paso por paso las tareas que hay que
cumplir para establecer la organizacin civil y cumplir sus metas. Mientras ms detallado sea el documento,
mejor. Este documento es de suma importancia porque cumple lo siguiente:
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LE DA CONSTANCIA AL EQUIPO Y A LOS FUTUROS MIEMBROS DE LA SERIEDAD DE LA ORGANIZACIN
Slo por el hecho de ver que el equipo de la organizacin civil ha elaborado un plan de accin detallado queda
claro que se han dedicado tiempo y recursos por el bien de la organizacin. Da la impresin de que es una
organizacin seria.
SIRVE COMO PUNTO DE REFERENCIA
Durante el proceso de lanzar la organizacin, es fcil desorientarse dadas todas las tareas que hay que cumplir.
Tener un plan de accin por escrito te permite volver las veces que sea necesario a un punto de referencia para
entender qu han logrado y qu queda por lograr.
Un buen plan de accin debe organizarse de la siguiente manera para que sea til:
PRESENTAR LA META DE LA ORGANIZACIN
Esto se debe hacer para no perder el objetivo del esfuerzo. Cuando uno est trabajando con mucha informacin y
muchos detalles, es fcil perderse y enfocarse en esos detalles tanto que uno pierde nocin del verdadero
objetivo del proyecto. Tener siempre a mano el objetivola meta de la organizacin ayuda a mantener al equipoenfocado.
PRESENTAR UNA LISTA DE LAS TAREAS QUE HAY QUE CUMPLIR PARA FORMAR LA ORGANIZACIN
Las tareas deben ser especficas y organizadas de forma cronolgica. Especfico quiere decir que al leerlo, la
persona encargada de hacer la tarea sabe lo que tiene que hacer. Un ejemplo de una buena tarea sera encontrar
un lugar para la primera reunin programada para el 10 de octubre que quede en el pueblo tal y que tenga
capacidad suficiente para 25 personas. Esta tarea se entiende. Un ejemplo de una mala tarea sera buscar un
lugar porque no queda claro exactamente lo que hay que hacer.
ASIGNAR LA RESPONSABILIDAD DE CUMPLIR CADA TAREA A UNA PERSONA ESPECFICA
As se sabe exactamente quin tiene la responsabilidad de cumplir la tarea. Tambin, es una forma ms eficiente
de llevar a cabo la tarea. As todos los que tengan algo que ver con la tarea por cumplir saben que deben
coordinar con la misma persona. As no se duplican esfuerzos o se traspapelan ciertas partes de la tarea.
INDICAR LA FECHA LMITE PARA CUMPLIR CADA TAREA
Debe tomarse en cuenta qu tareas hay que cumplir primero para establecer una fecha lmite realista. Por
ejemplo, la tarea de imprimir folletos acerca de la organizacin no se puede hacer hasta antes escribir el texto del
folleto y hacer el diseo. As que esto debe tomarse en cuenta al momento de fijar fechas para las tareas.
INDICAR LOS RECURSOS NECESARIOS PARA CUMPLIR CADA TAREA
Recursos se refiere a tiempo, dinero, equipos o cualquier otra cosa que sea necesaria para cumplir la tarea. Se
debe consultar con la persona en la organizacin encargada de administrar los recursos para saber de antemano
que est disponible para usar como parte de los recursos.
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LA LISTA DE TAREAS PUEDE PRESENTARSE EN FORMA DE TABLA
N Tarea Responsable Fecha lmite Recursos necesarios
1 Preparar registro de los nuevos miembros Juan Antonio 31 de agosto cuaderno, lpiz
2 Conseguir 20 libros variados donados Mara Eugenia 17 de septiembre bicicleta, bolsas
2.5 QU OPINAS T?
Piensa en los puntos presentados en esta leccin. Contesta las siguientes preguntas en grupo.
Qu metas seran relevantes para tu comunidad? Por qu?
Existe alguna meta para tu comunidad que es relevante pero no alcanzable? Por qu no es alcanzable?
Cul sera un ejemplo de una buena meta? Compralo contra las 3 cualidades de una buena meta.
Qu pasa si no seleccionas un buen equipo para ayudarte?
Por qu es tan difcil encontrar personas dispuestas a ayudar?
Por qu es tan importante elaborar un plan de accin? Alguna vez has participado en una organizacin que no
tena un buen plan de accin? Qu pas?
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2.6 REFLEXIONES Y NOTAS
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Ideas y
pensamientos
"Gobierna mejor quien
gobierna menos".
-Lao Tse
La fuerza no viene de la
capacidad corporal, sino
de una voluntad frrea".
-Mahatma Gandhi
"Slo dos cosas
contribuyen a avanzar; ir
ms aprisa que los dems
y seguir el buen camino".
-Ren Descartes
"La confianza en uno
mismo y la rpida
decisin son el preludio
del xito".
-Jos Mart
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LECCIN 3EN MARCHA: CMO ADMINISTRAR LA ORGANIZACIN EXITOSA
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3.1 NORMAS COMPROBADAS PARA ADMINISTRAR UNA ORGANIZACIN CIVIL EXITOSA
Una vez que los pasos preparativos presentados en la Leccin 2 se lleven a cabo, le toca al equipo de la
organizacin civil administrar las tareas cotidianas de la organizacin. Es cierto que distintos tipos de
organizaciones se manejan de distintas formas, pero s existen ciertas normas que cualquier organizacin civil debe
establecer.
Estas normas recomendadas se basan en las experiencias de administradores de organizaciones civiles en muchos
pases. Es cierto que el entorno cubano tiene caractersticas nicas, pero eso no impide poner en marcha estas
normas. Al contrario, los beneficios de usarlas en Cuba sern de mayor utilidad para las organizaciones civiles.
3.2. ESTABLECER UN SISTEMA DE METAS
QU ES UN SISTEMA DE METAS?
En la leccin 2 se habl mucho sobre cmo establecer el objetivo de la organizacin. Y el objetivo de la
organizacin se poda expresar en forma de una meta para lograr. Los proyectos y tareas cotidianas de la
organizacin tambin se pueden expresar en forma de metas por cumplir.
Metas en este caso son fines especficos, expresados en forma cuantitativa, que sirven como gua para las
decisiones, las actividades y acciones que realiza la organizacin civil. Al expresar tareas en forma de metas, es
ms sencillo administrarlas y saber si se han cumplido o no.
Por ejemplo, una organizacin tiene que incrementar el nmero de miembros. Esta tarea de incrementar
miembros es ms fcil de administrar si se expresa en forma de meta: Conseguir 25 miembros antes del 15 de
septiembre.
Expresado as, se sabeal instante si la tarea se ha cumplido o no porque est expresada en forma de meta con el
nmero de miembros y la fecha para la cual se deben conseguir.
ESTAS METAS PARA TAREAS COTIDIANAS SE DEBEN REVISAR CON FRECUENCIA
Esto se hace para ver si siguen siendo relevantes. Un ejemplo sencillousando la meta previa sera revisar la
meta el 15 de septiembre porque despus de ese da ya no es relevante la meta. Habra que actualizar la fecha de
la meta (ahora ser para el 15 de octubre) y tambin determinar si el nmero de miembros a conseguir fue
realista.
Si slo pudieron conseguir 4 miembros, entonces quizs se deba actualizar la meta y poner algo ms factible como
reclutar 6 miembros. O al contrario, si se inscribieron 150 miembros, entonces 25 fue muy poco y la nueva meta
debe ser aumentada.
LA RESPONSABILIDAD DE REALIZAR CADA META DEBE SER ASIGNADA A UNA PERSONA ESPECFICA
Esta persona asignada sera responsable de entender la meta que tienen que lograr, conseguir la ayuda necesaria
para lograrla, resolver los recursos necesarios, mantener a la organizacin informada sobre el progreso hacia la
meta y finalmente explicar por qu (o por qu no) se alcanz la meta.
Al momento de asignar la meta, el equipo debe tomar en cuenta las habilidades de la persona para que sea algo
que realsticamente pueda lograr. Si es la primera vez que la persona est asumiendo la responsabilidad de una
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tarea, se debe asignar otra persona para que sirva de apoyo. Si se cumple bien la tarea, el apoyo no es necesario
para la prxima vez.
3.3 ESTRUCTURA
EQUIPO ORGANIZADOR
La estructura ptima de una organizacin civil comienza con el equipo organizador. Estas son las personas que se
dedican a formar la organizacin y administrarla al inicio. Son los responsables de todas las decisiones importantes
y tpicamente siguen a cargo por un tiempo limitado.
Despus de vencerse el plazo de su liderazgo (segn los estatutos de la organizacin), un nuevo equipo debe ser
elegido por los miembros para tomar el papel de equipo organizador.
COMISIONES
El prximo nivel dentro de la organizacin consiste en las comisiones. Una comisin es un grupo de miembros que
estn encargados de un asunto en particular. Algunos ejemplos incluyen: comisin de membresa, comisin de
publicidad, comisin de administracin de recursos y comisin de eventos, entre otras.
MIEMBROS
Luego tenemos a todos los miembros: los que participan en el grupo organizador, los que participan en las
comisiones y aquellos que son solamente miembros. A menos que sea muy pequea la organizacin, la mayora de
los miembros no participan en comisiones.
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OBSERVADORES
Finalmente tenemos a los observadores. Son personas que no son parte de la organizacin pero estn
interesados en vincularse. Tpicamente son invitados a reuniones de la organizacin para ver cmo funciona pero
no pueden participar activamente como hara un miembro.
3.4 DOCUMENTOS CLAVE
Una organizacin civil tiene que elaborar ciertos documentos clave y mantenerlos actualizados. Todos los
miembros deben tener acceso a estos documentos para mantener la transparencia. Ocultar documentos u otra
informacin clave a los miembros no es una prctica recomendada.
PLAN DE ACCIN
Ya presentado en la Leccin 2.
REGISTRO DE MIEMBROS
Esto representa la lista oficial de los miembros de la organizacin civil. Una persona debe estar a cargo de
actualizarla, agregando nuevos miembros y borrando los nombres de personas que ya no forman parte de laorganizacin.
LISTA DE ACTIVOS
La lista de activos es el conjunto de bienes que posee la organizacin. Ejemplos de bienes seran bicicletas,
muebles, un vehculo, cuadernos, etc. . En el entorno cubano tambin se pueden incluir bienes que estn a
disposicin de la organizacin aunque el titular sea otro. Por ejemplo si Juan tiene acceso a un auto los sbados y
Plan deaccin
Registro demiembros
Lista deactivos
Presupuesto
Estatutos
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domingos y lo ha puesto a disposicin de la organizacin, entonces esto se puede considerar un bien y se debe
incluir en la lista de activos.
PRESUPUESTO
Un presupuesto es una herramienta de planificacin que permite hacer un clculo anticipado de los ingresos y los
egresos, para que una organizacin lleve a cabo sus funciones y planes. Los ingresos representan el dinero que leentra a la organizacin, por ejemplo, si cobran una membresa por vincularse a la organizacin o si organizan un
evento benfico y los invitados donan dinero. Esto es dinero que le entra a la organizacin y se considera como
parte de los ingresos.
Los gastos son los pagos que la organizacin hace por servicios tales como: telfono, transporte y otros ms. Al
momento de gastar el dinero es cuando debe tomarse nota de cunto se gast, en qu se gast, quin lo gast y
por qu se gast.
ESTATUTOS
Documento fundamental de una organizacin civil. Los estatutos presentan en forma escrita los derechos y
deberes de la organizacin, del equipo organizador y de los miembros. Tambin explica cmo se deben tomar las
decisiones en la organizacin y qu hacer en caso de que haya un descuerdo serio entre el equipo organizador.
3.7 QU OPINAS T?
Piensa en los puntos presentados en esta leccin. Contesta las siguientes preguntas en grupo.
Existen normas reconocidas sobre cmo administrar una organizacin civil? Cules son?
Cules seran algunas metas para tu organizacin civil?
Por qu se deben asignar las metas a personas especficas?
Cul es la forma ideal de estructurar una organizacin civil?
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3.8 REFLEXIONES Y NOTAS
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Ideas y
pensamientos
El xito debe medirse no
por la posicin a que una
persona ha llegado, sino
por su esfuerzo por
triunfar.
-Booker T. Washington
Las ideas no son
responsables de lo que los
hombres hacen de ellas.
-Werner Heisenberg
Lo que conduce y
arrastra al mundo no son
las mquinas sino lasideas.
-Vctor Hugo
El hombre razonable se
adapta al mundo; el
irrazonable intenta adaptar el
mundo a s mismo. As pues, el
progreso depende del hombre
irrazonable.
-George Bernard Shaw
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LECCIN 4SUPERANDO LOS DESAFOS GRANDES Y PEQUEOS
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4.1 ENFRENTANDO LOS DESAFOS
Toda organizacin civil enfrenta desafos grandes y pequeos. No se puede evitar. Lo que distingue una
organizacin civil exitosa de una fracasada es la forma en la cual enfrenta los desafos. Toma en cuenta algunos de
los desafos ms comunes y las tcticas para enfrentarlos. Una tctica es, en trminos generales, el conjunto de
mtodos empleados con el fin de alcanzar un objetivo. En este caso, el objetivo es superar el desafo por el bien dela organizacin civil.
4.2. DESAFO: FALTA DE CONFIANZA ENTRE LOS MIEMBROS
Esto es algo muy comn, especialmente cuando no todos se conocen bien. La falta de confianza inhibe la
comunicacin abierta y perjudica seriamente a la organizacin.
TCTICAS PARA ENFRENTARLO
La mejor forma de establecer un ambiente de confianza es mediante la comunicacin abierta y transparente.
Abierta quiere decir que todos pueden opinar y expresar su punto de vista. Las reuniones de la organizacin debenfomentar este tipo de participacin de los miembros.
Transparente quiere decir que el equipo organizador no oculta informacin importante a los miembros. Cuando se
toman decisiones, es importante que antes de tomarlas, los lderes de la organizacin comuniquen por qu es
necesario tomarlas. Una vez que se toma una decisin determinada, deben dar actualizaciones regulares sobre la
condicin de la organizacin.
Finalmente, se deben explicar los resultados de decisiones importantes que se han tomado. La informacin es
clave y mientras ms informacin se brinda ms transparente es la organizacin.
4.3 DESAFO 2: NO SABER EVALUAR DIFERENTES OPCIONES QUE ENFRENTA LAORGANIZACIN
Tomar decisiones para una organizacin civil es una responsabilidad importante. Para algunas decisiones la opcin
correcta es obvia, pero para otras no lo es. En estos casos, si el equipo organizador no est preparado para evaluar
las distintas opciones para tomar la mejor decisin, pueden cometer un grave error.
Cada opcin conlleva el riesgo de que algo malo pueda pasar. A cambio, ests apostando por que las cosas vayan
bien y ganes el beneficio indicado. Mientras ms beneficio puedes ganar, ms riesgo corres de que las cosas no
vayan bien. Esta es la naturaleza de la relacin entre el riesgo y el beneficio.
TCTICAS PARA ENFRENTARLO
Para tomar buenas decisiones, es importante evaluar cada opcin en trminos del riesgo que se corre de que las
cosas vayan mal y el beneficio que la organizacin percibir si las cosas van bien. Si el beneficio que se puede
lograr es alto y el riesgo de que las cosas vayan mal es bajo, entonces elegir esa opcin es una buena idea.
Pero en caso de que el beneficio sea alto y el riesgo tambin, entonces no es tan obvio. En ese caso, hay que
decidir si el beneficio es lo suficientemente valioso como para justificar el alto riesgo de que algo vaya mal.
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4.4 CALCULANDO RIESGO
A continuacin demostramos cmo calcular el riesgo de emprender una accin. Por ejemplo si quieres organizar
una campaa para promover la resolucin de un problema de la comunidad o el pas tendrs que realizar muchas
acciones. Los problemas abordados pueden ser simples como la falta de agua o electricidad en ciertos horarios, o
complejos, como la falta de libertades individuales. En un contexto como el cubano, emprender este tipo deacciones conlleva riesgos que varan con respecto a la gravedad de los mismos. Como parte de la campaa se
pueden realizar acciones como las siguientes:
1. Debatir con amigos y vecinos sobre el tema2. Hacer proselitismo en torno a una problemtica3. Recolectar las firmas de aquellos que se sumen a la campaa4. Realizar una campaa de promocin (repartir panfletos)5. Organizar manifestaciones pblicas para promover la campaa
No obstante, siempre existe la posibilidad de que algunas cosas salgan mal. Por ejemplo, cada vez que se lanza un
cohete al espacio se prevn todas las cosas que pueden salir mal. An as es conocido que algunos cohetes
espaciales han explotado con toda su tripulacin adentro. Es decir, no siempre es posible evitar un resultado
negativo, pero s se puede calcular cunto riesgo conlleva una accin.
Al organizar una campaa las cosas tambin pueden salir mal. Por ejemplo entre las consecuencias negativas de
promover una iniciativa no impulsada desde la esfera oficial encontramos:
1. Acoso2. Multa3. Golpes4. Detencin5. Prisin
A simple vista pudiera parecer que una multa es tan grave como la encarcelacin. Pero no es lo mismo pagar una
suma monetaria a pasar varios aos en una prisin. Tampoco es lo mismo debatir con alguien sobre un tema que
organizar una manifestacin pblica de promocin de campaa.
Para determinar el nivel de riesgo de una accin se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Considera aquellas cosas que pueden salir mal2. Determina qu tan malas son las consecuencias y ordnalas en cuanto a su gravedad3. Determina la probabilidad de que las consecuencias ocurran4. Calcula el nivel de riesgo
Para calcular el riesgo de una accin podemos utilizar la siguiente matriz. El riesgo se divide en bajo, moderado,alto y extremo. Para saber si el riesgo es alto o bajo o extremo o medio necesitamos determinar la gravedad de
una consecuencia y la probabilidad de que sta ocurra. Luego asignamos nmeros a los distintos tipos de
gravedad y las distintas probabilidades y establecemos rangos que nos permitan clasificar los riesgos.
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ACCIONES PROBABILIDAD
CONSECUENCIAS
1
(insignificante)
2
(menor)
3
(moderada)
4
(grave)
5
(catstrofe)
ACOSO MULTA GOLPES DETENCIN PRISIN
DEBATE
PROSELITISMO
FIRMAS
PROMOCIN
MANIFESTACIN
1 (espordico) 2 3 4 5 6
2 (improbable) 3 4 5 6 7
3 (posible) 4 5 6 7 8
4 (probable) 5 6 7 8 9
5 (casi seguro) 6 7 8 9 10
Para calcular el riesgo pues sumamos los valores numricos de las consecuencias y las probabilidades. As, si una
consecuencia se puede clasificar como insignificante y la probabilidad de que ocurra es espordica tenemos que la
suma de sus respectivos valores numricos (1 y 1) dar como resultado un 2. De igual modo, si la consecuencia es
catastrfica (5) y la probabilidad de que ocurra es posible (3) tenemos que la suma de ambos nos entrega un 8.
Una vez que tenemos la suma podemos acudir a la siguiente tabla para determinar el nivel de riesgo.
Valor Riesgo
9-10 Extremo
7-8 Alto
5-6 Moderado
2-4 Bajo
Si aplicamos este mtodo puedes calcular el riesgo de las acciones de tu campaa. Por ejemplo podemos decir
que es casi seguro(5) que si organizamos una manifestacin pblica existir acoso por parte de las autoridades. El
acoso podemos clasificarlo como insignificante (1) al lado de una multa o los golpes. La suma pues de la
probabilidad y de la consecuencia nos da un 6, lo que ubica el riesgo de llevar a cabo una accin de esta ndole en
moderado. Ahora tambin es casi seguro (5) que si organizamos una manifestacin existan consecuencias graves
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(4) , lo que ubica el riesgo en extremo. El mismo procedimiento se puede realizar para el resto de las acciones de
la campaa.
Aunque el riesgo nunca puede ser eliminado por completo, existen formas para minimizarlo. Algunas preguntas
que pueden ayudar son las siguientes:
Vale la pena correr este riesgo para alcanzar el fin que me he propuesto? Qu informacin me hace falta antes de asumir el riesgo? Con qu recursos humanos y de otra ndole sera posible reducir el riesgo y alcanzar el objetivo? Cules son mis temores ante este riesgo? Estoy verdaderamente dispuesto a no escatimar esfuerzos para alcanzar el objetivo? Qu es lo que conseguir si corro este riesgo? Qu preparativos tengo que hacer antes de asumir el riesgo? Cmo podr determinar en trminos cuantitativos si he alcanzado mi objetivo? Cules son los obstculos principales para conseguir mis fines?
En este caso, por ejemplo, los promotores de la campaa podran reducir los riesgos al abordar temas que cuenten
con el apoyo de la comunidad. Es decir, si un problema afecta a la comunidad es probable que la misma decida
apoyar la iniciativa a travs de firmas. Si la campaa se conoce a nivel internacional, los medios de prensa
extranjeros pueden atraer la atencin de actores internacionales que a su vez pueden ejercer presin sobre los
que buscan suprimir cualquier cambio.
4.5 QU OPINAS T?
Piensa en los puntos presentados en esta leccin. Contesta las siguientes preguntas en grupo.
Por qu es tan importante comunicar informacin de manera abierta y transparente? Cul sera una forma
abierta y transparente de comunicar una mala noticia? Cul sera una forma oculta de comunicar la misma
noticia?
Supn que tu organizacin civil tiene solamente $50 a su disposicin y tiene que elegir entre usar el dinero para
imprimir afiches de captacin de nuevos miembros o comprar libros para que usen los miembros actuales.
Cules seran los beneficios de cada opcin?
Cules seran las desventajas?
Qu pesan ms, los beneficios o las desventajas de cada opcin?
Qu decisin tomaras?
Por qu?
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4.6 REFLEXIONES Y NOTAS
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Ideas y
pensamientos
El progreso consiste en el
cambio.
-Miguel de Unamuno
Sin duda no hay
progreso.
-Charles Darwin
El secreto de mi felicidad
est en no esforzarme por
el placer, sino en
encontrar el placer en el
esfuerzo.
-Andr Gid
A veces en la vida hay
que saber luchar no slo
sin miedo, sino tambin
sin esperanza.
-Sandro Pertini
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LECCIN 5TU PLAN DE ACCIN PERSONAL
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POR QU CONSIDERAS QUE ESTA META ES ALCANZABLE?
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POR QU CONSIDERAS QUE ESTA META ES RELEVANTE PARA LA COMUNIDAD?
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NOMBRA 10 PERSONAS QUE SERAN POSIBLES MIEMBROS DEL EQUIPO PARA AYUDARTE
N NOMBRE POR QU SERA UN BUENMIEMBRO DEL EQUIPO?
FECHA LMITE PARACONTACTARLO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
CUL ES EL PRIMER PASO QUE PIENSAS TOMAR PARA ESTABLECER LA ORGANIZACIN?
Paso: _______________________________________________________________________________________
Fecha lmite: ________________________
Responsable: _____________________________________________
Recursos: ____________________________________________________________________________________
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CUL ES EL SEGUNDO PASO QUE PIENSAS TOMAR PARA ESTABLECER LA ORGANIZACIN?
Paso: _______________________________________________________________________________________
Fecha lmite: ________________________
Responsable: _____________________________________________
Recursos: ____________________________________________________________________________________
CUL ES EL TERCER PASO QUE PIENSAS TOMAR PARA ESTABLECER LA ORGANIZACIN?
Paso: _______________________________________________________________________________________
Fecha lmite: ________________________
Responsable: _____________________________________________
Recursos: ____________________________________________________________________________________
CUL ES EL CUARTO PASO QUE PIENSAS TOMAR PARA ESTABLECER LA ORGANIZACIN?
Paso: _______________________________________________________________________________________
Fecha lmite: ________________________
Responsable: _____________________________________________
Recursos: ____________________________________________________________________________________
CUL ES EL QUINTO PASO QUE PIENSAS TOMAR PARA ESTABLECER LA ORGANIZACIN?
Paso: _______________________________________________________________________________________
Fecha lmite: ________________________
Responsable: _____________________________________________
Recursos: ____________________________________________________________________________________
CUL ES EL PRIMER DESAFO QUE TIENES QUE ENFRENTAR PARA ESTABLECER TU ORGANIZACIN?
_____________________________________________________________________________________________
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LISTAR 3 IDEAS PARA ENFRENTARLO
1.___________________________________________________________________________________________
2.___________________________________________________________________________________________
3.___________________________________________________________________________________________
CUAL ES EL SEGUNDO DESAFO QUE TIENES QUE ENFRENTAR PARA ESTABLECER TU ORGANIZACIN?
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
LISTAR 3 IDEAS PARA ENFRENTARLO
1.___________________________________________________________________________________________
2.___________________________________________________________________________________________
3.___________________________________________________________________________________________
CUL ES EL TERCER DESAFO QUE TIENES QUE ENFRENTAR PARA ESTABLECER TU ORGANIZACIN?
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
LISTAR 3 IDEAS PARA ENFRENTARLO
1.___________________________________________________________________________________________
2.___________________________________________________________________________________________
3.___________________________________________________________________________________________
PONTE EN CONTACTO CON LOS LDERES DE UNA ORGANIZACIN YA ESTABLECIDA Y HAZLES LAS
SIGUIENTES PREGUNTAS:
Cunto tiempo les tom establecer su organizacin? Cuntas personas participaron? De esas personas, cuntas se quedaron trabajando y cuntas se fueron? Cules creen que fueron los principales errores que cometieron? Qu haran diferente? Qu cosas consideran que hicieron bien? Qu metas han logrado? Son las mismas metas a las cuales aspiraron? Cul fue el principal desafo al inicio? Cul es el principal desafo ahora?
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AHORA REVISA TU PLAN DE ACCIN PERSONAL. DESPUS DE HABER HABLADO CON LOS LDERES DE
OTRAS ORGANIZACIONES, CAMBIARAS ALGO? POR QU?
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UNA VEZ QUE TENGAS ELEGIDO TU EQUIPO, PON EN MARCHA LOS PRIMEROS 5 PASOS QUE
INDICASTE. YA ESTS BIEN ENCAMINADO PARA TENER UNA ORGANIZACIN CIVIL EXITOSA.
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5.3 REFLEXIONES Y NOTAS
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Ideas y
pensamientos
Estar preparado es
importante, saber
esperar lo es an ms,
pero aprovechar el
momento adecuado es
la clave de la vida.
-Arthur Schnitzler
Si he hecho
descubrimientos
invaluables ha sido ms
por tener paciencia que
cualquier otro talento.
-Isaac Newton
Solamente aquel queconstruye el futuro
tiene derecho a juzgar
el pasado.
-Friedrich Nietzsche
El futuro pertenece a
quienes creen en la belleza
de sus sueos.
-Eleanor Roosevelt
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Elaborado por:
Development Research Center