Download - Taklimat Wakil Pengurusan di PSZ ICKL
Program Kefahaman ISOProgram Kefahaman ISOProgram Kefahaman ISOProgram Kefahaman ISOOlehOlehOlehOleh
Noraziah SharuddinNoraziah SharuddinWakil Pengurusan, PSZWakil Pengurusan, PSZ
26 Januari 200726 Januari 2007PSZ, Kuala LumpurPSZ, Kuala Lumpur
Apa Itu ISO?INTERNATIONAL ORGANISATION FOR INTERNATIONAL ORGANISATION FOR INTERNATIONAL ORGANISATION FOR INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDISATIONSTANDARDISATION.Badan bersekutu mengabungkanBadan bersekutu mengabungkanorganisasi dari seluruh dunia B t j b j dkBertanggungjawab mewujudkan standard di negeri masing-masing.Dit b hkan pada 27 Febr ari 1947 danDitubuhkan pada 27 Februari 1947 dan beribu pejabat di Geneva Switzerland.I SO 9000 kini digunakan dilebih 150I SO 9000 kini digunakan dilebih 150 buah negara di dunia.
Apa Itu ISO 9000Apa Itu ISO 9000 samb..samb..ISO 9000 - Standard bertulis yang menetapkan dan menerangkanmenetapkan dan menerangkan elemen-elemen asas yang perlu ada dalam sistem kualiti bagiada dalam sistem kualiti bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan oleh sesebuahdiberikan oleh sesebuah organisasi dapat memenuhi k h d k l d d k fkehendak pelanggan dan diiktirafdiperingkat antarabangsa.p g g
Apa Itu ISO 9000..sambApa Itu ISO 9000..samb
Piawai ISO diperlukan untukPiawai ISO diperlukan untuk menghasilkan keseragamandan kesetaraan keluarandan kesetaraan keluarandan perkhidmatan yang lebih
k b k l tcekap, berkesan, selamat, bersih dan berkualiti.
Penekanan ISOPenekanan ISOPencegahan Dan Bukan Mengatasi Masalah Setelah Ia BerlakuSetelah Ia BerlakuKajian Semula Yang Berterusan Keatas Proses-proses Yang Kritikal Dan Membuat Tindakan PembetulanMewujudkan Cara Bekerja Yang KonsistenDan Menepati Prinsip Betul Pertama KaliDan Menepati Prinsip Betul Pertama Kali Dan Setiap Kali Perlaksaan Tugas Berdasarkan KepadaPerlaksaan Tugas Berdasarkan Kepada Prosedur Yang DidokumenkanMementingkan Penyimpanan Rekod KualitiUntuk Membuktikan Tindakah Yang Telah Dilaksanakan.
PRINSIP ASAS ISOPRINSIP ASAS ISOISO 9000 adalah standard bagi
k l b k d dsistem kualiti. Ia bukan standard untuk produk atau perkhidmatan
dih ilkyang dihasilkan.ISO 9000 berasaskan dokumentasi. - Dokumen apa yang dibuat, buat apa yang didokumenkan dan buktikan.
P i i A ISO bP i i A ISO bPrinsip Asas ISO…sambPrinsip Asas ISO…samb
ISO 9000 adalah satu standard universal Ia hanya menerangkanuniversal. Ia hanya menerangkanapa yang diperlukan tetapi tidak menjelaskan bagaimana hendakmenjelaskan bagaimana hendakmembuatnya
F d hF d h F d h ISO 9000F d h ISO 9000FaedahFaedah--Faedah ISO 9000Faedah ISO 9000
Mengurangkan tindakan pembetulan yang diambilpembetulan yang diambil selepas berlakunya sesuatu masalah kerana staf dibekalkanmasalah kerana staf dibekalkan dengan prosedur-prosedur dan
h k j l karahan kerja yang lengkap
FaedahFaedah--Faedah ISO 9000Faedah ISO 9000 ..samb..sambo Membolehkan organisasi mengenal
pasti tugas-tugas yang patut dijalankan serta memperincikan langkah-langkah yang perlu di g g y g pambil.
o Memberi kaedah bagio Memberi kaedah bagi mendokumenkan secara tersusunamalan pengurusan dan caraamalan pengurusan dan cara bekerja
FaedahFaedah--Faedah ISO 9000Faedah ISO 9000FaedahFaedah Faedah ISO 9000Faedah ISO 9000..samb..samb
Membolehkan staf menjalankan tugas mereka dengan betul pada kali
dpertama dan seterusnyaMembolehkan pihak pengurusan
b k d l bihmembuat keputusan dengan lebih baik melalui maklumat penting hasil daripada audit dalaman semakandaripada audit dalaman, semakan pengurusan dan kawalan dokumen.
Keperluan Piawai dalam ISO Keperluan Piawai dalam ISO 900 2000900 20009001:20009001:2000
Penambahbaikan berterusan. Penekanan terhadap peranan pengurusan atasan.Pertimbangan kepada keperluan perundangan dan peraturan.
b k b k f b l h d kPembentukan objektif yang boleh diukur pada fungsi dan label yang berkaitan.
Keperluan Piawai dalam ISO Keperluan Piawai dalam ISO 9001:2000 samb9001:2000 samb9001:2000 samb…9001:2000 samb…
Pemantauan maklumat kepuasan pengguna sebagai pengukurpengguna sebagai pengukur prestasi sistem.
Perhatian yang lebih terhadap sumber.
Penentuan keberkesanan latihan.
Keperluan Piawai dalam ISO Keperluan Piawai dalam ISO 9001:2000 samb9001:2000 samb9001:2000 samb…9001:2000 samb…
Pengukuran terhadap sistem, proses e gu u a te adap s ste , p osesdan keluaran.
Analisis data terhadap prestasi sistem pengurusan kualiti.
Kawalan terhadap proses-proses yang dikontrakkan
KeperluanKeperluan Dokumen dalam ISO Dokumen dalam ISO 9001:20009001:2000
Manual KualitiMenerangkan dasar kualiti, objektifMenerangkan dasar kualiti, objektif kualiti dan sistem pengurusan kualiti
Dokumen KualitiMenerangkan proses-proses yangMenerangkan proses proses yang dijalankan dalam sistem pengurusan kualitikualiti
KeperluanKeperluan Dokumen dalam ISODokumen dalam ISOKeperluanKeperluan Dokumen dalam ISO Dokumen dalam ISO 9001:2000..samb9001:2000..samb
Arahan KerjaMenerangkan bagaimana sesuatu tugasMenerangkan bagaimana sesuatu tugas dijalankan Dokumen SokonganDokumen SokonganLain-lain dokumen yang digunakan untuk
k ti b dmenyokong proses seperti borang dan pekeliling pentadbiran.
R k d K litiR k d K litiRekod KualitiRekod Kualiti
Maklumat Yang Membuktikan Sesuatu Aktiviti Telah Dijalankan. jWujud Selepas Sesuatu Aktiviti Atau Tugas dilaksanakanTugas dilaksanakan
Contoh: Data Statistik MinitContoh: Data, Statistik, MinitMesyuarat, Surat Perlantikan
AuditAuditAudit Kesempurnaan (Adequacy Audit)
Audit bagi menentukan dokumen yang disediakan (Manual kualiti,yang disediakan (Manual kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Dokumen Sokongan) memenuhiDokumen Sokongan) memenuhi piawai keperluan ISO 9001:2000.
d l ( l d )Audit Dalam (Internal Audit)A di dil k k l hAudit yang dilaksanakan olehauditor dalaman organisasi yangb j k b hb ikbertujuan untuk penambahbaikandi dalam keberkesanan dank fi i b lkeefisyenan sistem sebelumAudit Pematuhan dijalankan.
AuditAudit Pematuhan Pematuhan (Compliance Audit(Compliance Audit))(Compliance Audit(Compliance Audit))
Audit AWAL terhadap ke semua aktiviti atau proses yang didokumenproses yang didokumen.
Memastikan perlaksanaan SistemMemastikan perlaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti memenuhi sepenuhnya keperluan yang ditetapkan di dalam Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja serta keperluan perundangan.
Dari audit ini, organisasi boleh dicadangkan untuk didaftar sebagai organisasi yang g g y gmemenuhi keperluan ISO 9001.
AuditAudit Pengawasan Pengawasan (S ill A dit)(S ill A dit)(Surveillance Audit)(Surveillance Audit)
Audit terhadap sebahagian atauAudit terhadap sebahagian atau ke semua proses dalam Sistem Pengurusan Kualiti bagiPengurusan Kualiti bagi memantau perlaksanaan berterusan dan penyelenggaraanberterusan dan penyelenggaraan sistem selepas mendapat pensijilanpensijilan.
KLAUSA ISO
KlausaKlausa 4.2 : Keperluan Dokumentasi4.2 : Keperluan Dokumentasi(Doc. Requirements)(Doc. Requirements)
Organisasi hendaklah mendokumenkan sistem kualiti yang mengandungi 1 Dasar dan objektif kualiti;1. Dasar dan objektif kualiti; 2. Manual kualiti; 3. Prosedur yang didokumenkan bagi y g g
memenuhi standard ISO 9001:2000; 4. Dokumen yang diperlukan oleh organisasi
bagi memastikan perancangan operasi danbagi memastikan perancangan, operasi dan pengawalan proses yang berkesan; dan
5. Rekod-rekod kualiti sebagaimana yang diperlukan oleh standard ISO 9001:2000
KlausaKlausa 5: Tanggungjawab Pengurusan 5: Tanggungjawab Pengurusan ausaausa 5 a ggu gja ab e gu usa5 a ggu gja ab e gu usa(Management Responsibility(Management Responsibility))5.1 Komitment Pengurusan 5.2 Fokus kepada pelanggan 5.2 Fokus kepada pelanggan 5.3 Dasar Kualiti 5 4 P 5.4 Perancangan
- Objektif Kualiti- Pelan Kualiti
Klausa 5.5 TanggungjawabKlausa 5.5 Tanggungjawab Pengurusan5.5.1 Tanggungjawab, kuasa
dan komunikasidan komunikasi5 5 2 Wakil Pengurusan5.5.2 Wakil Pengurusan5.5.3 Komunikasi Dalaman
KlausaKlausa 5.6 Kajian Semula 5.6 Kajian Semula Peng r san(Mgmt Re ie )Peng r san(Mgmt Re ie )Pengurusan(Mgmt. Review)Pengurusan(Mgmt. Review)Menyemak keberkesanan SPK pada jangkamasa yang dirancang (Mesyjangkamasa yang dirancang. (Mesy. Semakan pengurusan PSZ – 2 Kali setahun)setahun)INPUT1 Aktiviti Audit;1. Aktiviti Audit; 2. Maklumbalas Pelanggan; 3. Prestasi Proses Dan Pematuhan; 4. Status Tindakan Pembetulan Dan
Pencegahan; 5 NCR Dari Kajian Sebelumnya Dan5. NCR Dari Kajian Sebelumnya Dan 6. Perubahan Yang Memberi Kesan
Kepada SPK.
OUTPUT O t t t k ji l Output mesyuarat kajian semula pengurusanhendaklah mengambilkira:1 P b hb ik SPK d 1. Penambahbaikan SPK dan proses; 2. Penambahbaikan produk /
khid t hi perkhidmatan yang memenuhi kehendak pelanggan;
3 K l b3. Keperluan sumber.
KlausaKlausa 6: Pengurusan 6: Pengurusan Sumber(Resource management)Sumber(Resource management)S b M iSumber Manusia(Kelayakan, Latihan, Kemahiran dll)Infrastruktur(Bangunan, Hardware/Software, Kemudahan dll)Persekitaran Kerja(Rujukan kepada Keselamatan, kaedah kerja dan etika kerja dll)
KlausaKlausa 7 : Realisasi Produk7 : Realisasi ProdukKlausaKlausa 7 : Realisasi Produk 7 : Realisasi Produk (Product Realization)(Product Realization)
7.1 Perancangan Realisasi ProdukOrganisasi perlu merancang dan g p gmewujudkan proses realisasi produk
7.2 Proses Berkaitan Pelanggangg(Customer-related processes)
7.3 Rekabentuk dan Pembangunang(excluded)
7.4 Perolehan7.4 Perolehan7.4.1 Proses Perolehan
Kawlan Proses Penilaian- Kawlan Proses, Penilaian Pembekal
7 4 2 M kl t P l h7.4.2 Maklumat Perolehan - Butiran produk lengkap,
kelulusan, staf dll)7.4.3 Verifikasi Produk Yang Dibeli
- Kawalan pembelian bahan adalah mengikut speksifikasi g pyang ditetapkan
7.5 Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan (P d ti d S i P i i )(Production and Service Provision)
7.5.1 Kawalan keatas Pengeluaran dan Perkhidmatan melibatkan :Perkhidmatan melibatkan :- Maklumat yg jelas ttg ciri-ciri produk
Mewujudkan arahan kerja- Mewujudkan arahan kerja- Menggunakan peralatan yg sesuai- Menggunakan peralatan kawalan- Menggunakan peralatan kawalan
dan pengukuran- Memantau dan menjelaskan j
mengenai aktiviti pengeluaran, penghantaran dan selepas penghantaranpenghantaran
7 5 2 Validasi Proses Pengeluaran dan7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran dan Perkhidmatan (Validation of processes for production andprocesses for production and service provision)- Pengesahan proses persediaanPengesahan proses persediaan
produk7 5 3 Identifikasi dan Kemudahkesanan7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan
- Status Produk boleh dikenalpasti7 5 4 Hakmilik Pelanggan7.5.4 Hakmilik Pelanggan
- Dikenalpasti, dilindungi dan disenggaradisenggara
7.5.5 Pemeliharaan Produk (Preservation of Product)- Memastikan produk di pelihara p p
dari segi identifikasi,’handling’, penyimpanan, pembungkusan, dan kawalan
7.5.6 Kawalan Alat Pengukuran dan Penilaian (Control of Monitoring and Measuring Devices)- Peralatan dikawal secara
konsisten
KlausaKlausa 8 : PENGUKURAN ANALISIS8 : PENGUKURAN ANALISISKlausaKlausa 8 : PENGUKURAN, ANALISIS 8 : PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKANDAN PENAMBAHBAIKAN
8.2 Pengukuran dan Pemantauan8 2 1 Kepuasan pelanggan8.2.1 Kepuasan pelanggan
- Pemantauan perlu dilakukan8 2 2 A dit d l8.2.2 Audit dalaman
- Berjadual8.2.3 dan 8.2.4 Pengukuran dan
pemantauan Proses dan pProduk
8.3 KAWALAN TERHADAP KETIDAKPATUHAN (CONTROL OFKETIDAKPATUHAN (CONTROL OF NONCONFORMING PRODUCT)- Memastikan produk yang tidak
menepati spesifikasi dari sampai ketangan pengguna
8.4 ANALISA DATA- Kesesuaian dan keberkesanan
Sistem Pengurusan KualitiSistem Pengurusan Kualiti
8.5 PENAMBAHBAIKAN8 5 1 P b hb ik B t8.5.1 Penambahbaikan Berterusan
Dasar Kualiti, Obj. Kualiti, Audit, Analisa Data, Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
8.5.2 Tindakan Pembetulan8 5 3 Tindakan pencegahan8.5.3 Tindakan pencegahan
ISO di PSZISO di PSZKetua Pengarah Kualiti – Ketua Pustakawan
Wakil Pengurusan - KKM
Jawatankuasa Kualiti
Pemilik Proses
DOKUMENTASI ISO PSZDOKUMENTASI ISO PSZ
Bercetak - KP, WP dan P ilik P h jPemilik Proses sahajaOnline - Rujukan UmumOnline - Rujukan Umum http://ekspress.psz.utm.my/ kualiti/
Dokumentasi Dokumentasi
Manual Kualiti
JENIS DOKUMENJENIS DOKUMEN KETERANGANKETERANGAN PEMILIKPEMILIKDokumen asasBagi SPK PSZ KP
Prosedur Mendiri
Bagi SPK PSZ KP dan WPProsedur umum WPProsedur Mendiri
(6 Mandatori) yang Digunapakai bagi aktiviti terbabit
WP
Prosedur Aktiviti Prosedur bagi Proses kerja Jabatan
Pemilik Proses
Arahan Kerja Perincian proses kerja
Pemilik Proses
Dokumen Sokongan
Bahan/Dokumen yang Dirujuk
Pemilik Proses
P d M d t iProsedur Mandatori
Enam prosedur mandotori yang ditetapkan oleh standard ialah:
• Kawalan dokumen (klausa 4.2.3) K l k d k liti (kl 4 2 4)• Kawalan rekod kualiti (klausa 4.2.4)
• Audit Dalaman (klausa 8.2.2) • Kawalan ke atas produk tidak menepati• Kawalan ke atas produk tidak menepati
spesifikasi (klausa 8.3) • Tindakan pembetulam (klausa 8.5.2)
RECORDS
p ( )• Tindakan pencegahan (klausa 8.5.3)
PROSEDUR AKTIVITIPROSEDUR AKTIVITI
Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal dan Media Elektronik - AKT(JME)/PSZ/74
Prosedur Pengendalian Maklumbalas PerkhidmatanPerkhidmatan Perpustakaan - AKT(MP)/PSZ/72.3
ARAHAN KERJAARAHAN KERJA
Prosedur Mengindeks dan Memproses Bahan - AKT(MB)/PSZ/75.3
Arahan Kerja Mengindeks dan Memproses JurnalMemproses Jurnal- AK(MB)/PSZ/75.3.5
Dokumen SokonganDokumen Sokongan
Dasar JabatanPanduan TugasBuku PanduanBuku Panduan Perpustakaanp
OBJEKTIF KUALITI PSZOBJEKTIF KUALITI PSZ1. Mempertingkatkan
pengurusan sumber ilmupengurusan sumber ilmu dengan secara beransur melengkapkan Koleksi Khas sehingga tahun kinisehingga tahun kini.
2. Mengindeks semua penulisan UTM, berperingkat-peringkat sehingga tunggakan sifarsehingga tunggakan sifar.
Samb…
3. Mengimbas dokumen berperingkat peringkatberperingkat-peringkat sehingga tahun kini.
4. Memantau dan menganalisis penggunaan sumberpenggunaan sumber elektronik dua (2) kali setahun.
Samb….
5. Mengaudit pembekal sekali setahunsetahun.
6. Memantau dan menganalisis6. Memantau dan menganalisis pelaksanaan komponen-komponen perpustakaankomponen perpustakaan digital, dan
7. Mengganda aktiviti sebaran, dan perkongsian ilmudan perkongsian ilmu.
Program Audit Program Audit Program Audit Program Audit ggDalam PSZDalam PSZ
ggDalam PSZDalam PSZ
TiapTiap TahunTahun
DuaDua kalikali ((20052005)) atasatas arahanarahanKetuaKetua PustakawanPustakawanKetuaKetua PustakawanPustakawan..
AuditAudit berfungsiberfungsi menyemakmenyemakgg yykepatuhankepatuhan prosesproses sepertisepertididokumenkandidokumenkan..
Perkembangan Perkembangan Perkembangan Perkembangan ISO PSZISO PSZISO PSZISO PSZ
Penambahan Prosedur Bagi Kelas KemahiranKelas Kemahiran Perpustakaan Objektif Kualiti
Mengaudit pelaksanaan St d d P l P tiStandard People Practice sekurang-kurangnya satu kali setahun
Program Kualiti Program Kualiti Program Kualiti Program Kualiti TerkiniTerkiniTerkiniTerkini
Kumpulan ICC (InnovativeKumpulan ICC (InnovativeCreative Circle))5 S (Kekemasan Pejabat)Standards People PracticeCSI ( 2 kali setahun)CSI ( 2 kali setahun)
Penglibatan PSZ dalamPenglibatan PSZ dalamPenglibatan PSZ dalam Penglibatan PSZ dalam Minggu Kualiti UTMMinggu Kualiti UTM
Mulai 2 – 21 Disember 2006PSZ terlibat:PSZ terlibat:1. Program Kesedaran Amalan
SPP- 19 Disember 2006- 19 Disember 2006
1. Anugerah Perkhidmatan K C lKaunter Cemerlang
Peranan KitaPeranan KitaPeranan KitaPeranan KitaPeranan KitaPeranan KitaPeranan KitaPeranan Kita1 Memahami aspirasi ISO di PSZ1. Memahami aspirasi ISO di PSZ
2. Memberi komitmen bagi mencapai 2. Memberi komitmen bagi mencapai objektif kualiti yang ditetapkan
3. Mematuhi Prosedur Kerja yang ditetapkanp
4. Bersedia memberi input terhadap p plangkah pembaharuan berterusan
CARTA ORGANISASIPERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH
PEJABAT KETUA PUSTAKAWAN
Unit Pembangunan Sumber Manusia
Unit Kewangan, Penyenggaraan & Keselamatan Bangunan
Jabatan Perkhidmatan Maklumat
Jabatan Pembangunan Sumber
Jabatan Pembangunan Automasi
Jabatan Pengurusan Koleksi
Perpustakaan Sultanah Zanariah, UTM C ity C a m p u s
er n
Jabatan Sokongan Penyelidikan
n
usan
Dok
umen
Dig
ital
erol
ehan
(Bu
ku)
& M
edia
Ele
ktro
nik
guru
san
Tekn
ikal
ndin
g M
aklu
mat
nit Pr
omos
i
guru
san
Mak
lum
at
& R
angk
aian
Kom
pute
r
kasi &
Mul
timed
ia
mat
an P
angk
alan
Dat
a
tuan
Pen
yelid
ikan
ber Pe
rpus
taka
an S
PACE
it G
aler
ium
Pent
adbi
ran
dan
Run
ding
Mak
lum
at
ngur
usan
Per
pust
akaa
n
Peny
engg
araa
n Ko
mpu
t e
stak
aan
Faku
lti
nit Si
rkul
asi
Kole
ksi K
has
an P
usat
-Pus
at S
PS
sat-
Pusa
t Ke
cem
erla
ngan
elih
araa
n & P
emul
ihar
aan
Uni
t Pen
guru
Uni
t Pe
Uni
t Ju
rnal
Uni
t Pe
n
Uni
t Ru Un
Uni
t Pe
ng
Uni
t Se
rver
&
Uni
t Ap
lik
Uni
t Pe
rkhi
dm
Uni
t Ba
nt
Uni
t Pe
mb.
SumUn
i
Uni
t
Uni
t Si
rkul
asi d
Uni
t Si
stem
Pen
Uni
t Pe
role
han
&
Perp
us Un
Uni
t
Perp
usta
ka
Perp
usta
kaan
Pu
Uni
t M
edia
, Pem
e
24 Januari 2007