Zamboanga City  

Inter‐Agency Rapid Needs Assessment ‐ Initial Report  

 

 

 

  

 

 

 

18 September 2013 

Sports Complex: Zamboanga City, 18 September 2013 © IOM 2013 

 

2  

Zamboanga City Inter‐Agency Rapid Needs Assessment Initial Report 

(18 September 2013) 

 

1. Background 

On 9 September 2013 armed conflict started between  the   Armed Forces of  the Philippines  (AFP) and  the Moro 

National Liberation Front  (MNLF)  in Sitio Bugok, Barangay Santa Catalina escalating  to Barangays Santa Barbara, 

Rio‐Hondo, Mampang and Mariki, all in Zomboanga City. 

On 16 September, a  joint needs assessment mission was organized by  the Office of Civil Defense  (OCD) and  the 

Philippines Humanitarian Country Team/Mindanao Humanitarian Team (HCT/MHT) in response to the Office of Civil 

Defense’s  invitation  to  conduct a  rapid needs assessment  in  the evacuation  centers  (See Annex 1 – Assessment 

request). In an effort to obtain a better understanding of the humanitarian needs and gaps of the affected people 

brought by the ongoing armed conflict in Zamboanga City the specific objectives of the assessment were to: 

a. Conduct a rapid needs assessment of 10 pre‐identified evacuation centers. 

b. Support the government with specific  information on cluster’s needs and gaps. 

The following evacuation centers and surrounds were assessed: Don Joaquin Enriquez Memorial Sports Complex, 

Cawa‐Cawa Shoreline, Tumaga Barangay Hall, Lunzuran Barangay Hall, Immaculate Concepcion Elementary School 

(ICES) and  Don Pablo High School  (See Annex 2 – Assessment Location Map). 

 

2. Roles and Responsibilities 

1. OCD ARMM  to provide security while the team was travelling from Cotabato to Zamboanga City.  

2. OCD Region 9 director  to  provide a situation  and security briefing particularly on the areas where the 

evacuation centers are  located.   This  is to provide the Team  information on the underlying risk to the 

team in going to the evacuation centers. 

3. UNFPA and  OCD Region 9 to the health and protection issues including GBV and child protection. 

4. IOM and CFSI to cover CCCM, Shelter, Food Security and NFI issues. 

5. Fit  for  School  of  Zamboanga  (NGO)  and  OCD  BASULTA  to  cover  the WASH  and  Education  cluster 

concerns. 

6. OCHA and OCD 9 to provide for the  overall coordination and cover demographic information  

7. UNDSS to advise the Team on security issues that may be the basis to adjust its POA. 

 

3. Mission Itinerary 

16 September: Draft the plan of action (POA), noting that it is subject to change pending the security situation.  

17 September: Travel to Zamboanga City 

I. Road assessment conducted while enroute to Zamaboanga City (Annex 3 – Road Assessment). 

II. OCD ARMM/BASULTA and HCT/MHT assessment  team members  (UNDSS‐2; UNOCHA‐3, UNFPA‐1;  IOM‐1 

and CFSI‐1), from Cotabatro proceeded to Zamboanga City.   

III. The team from Cotabato was joined in later with the OCD 9 assessment team members  

 

3  

IV. Final composition of the Zamboanga City Joint Rapid Needs Assessment team:   OCD ARMM/BASULTA  ‐ 3; 

OCD 9  ‐   3; UNDSS  ‐ 2; UNOCHA  ‐ 3, UNFPA    ‐1;  IOM  ‐ 1 and CFSI  ‐ 1; Fit for School (NGO, UNICEF WASH 

partner) ‐ 1, total: 15 people. 

V. Upon arrival in Zamboanga City, the assessment team, was briefed by the Police on the security situation in 

Zamboanga  City, highlighting the curfew hours, 8 PM to 5 AM.   

 

18 September: Evacuation centre assessment 

I. Briefing with ASec Gudmalin, and  received  further briefing and guidance  from  the Department of Social 

Welfare and Developmewnt (DSWD).   

II. Courtesy call to Sec Soliman, DSWD. 

III. After the assessment in Don Joaquin Enriquez Memorial Complex, UNDSS advised to withdraw evacuation 

centres in Tetuan from the proposed assessment list, due to security concerns.   

IV. Based on advice, the following evacuation centers were assessed: 

 

1. Joacquin Enriquez Memorial Sports Complex 

2. Cawa Cawa Shoreline Evacuation Centre 

3. Immaculate Conception Academy School 

4. Immaculate Conception Elementary School 

5. Tumaga Barangay Hall 

6. Lunzuran Barangay Hall 

7. Don Pablo High School 

 

V. Preliminary report drafting  

 

19 September: Debrief and travel 

I. Debrief to OCD 9  II. Debrief to Sec Soliman, DSWD  III. Travel to Pagadian/overnight in Pagadian 

 

20 September: End of mission 

I. Travel to Cotabato 

II. Brief MHT III. End of Mission 

 

4. Assessment Methodology 

The methodology employed by the team was a mix of key interviews and direct observation. Since the assessment 

covers evacuation centers and surrounding areas, the Displacement Tracking Matrix (DTM) was the tool used by 

the Team (See Annex 4 – DTM Background Note and Annex 5 – DTM questionnaire). Orientation on the use of the 

tool was provided by IOM.  Prime consideration was given on the timing to fill‐up the form and gather information.  

The team allotted 15 to 30 minutes to conduct the assessment in every evacuation center.   

The scope of the mission was to assess the immediate needs of people in areas with a high concentration of 

displaced people; the scope of the mission was not to assess a comprehensive range of topics. The assessment 

teams followed strict security advisories to select the areas to be visited, as a result the team could not visit all 

evacuation centers and surrounding areas.  To the extent possible, the team, constrained by security advisories and 

 

4  

small composition, collected and observed thematic cluster data and information. As a result, this report is an 

interim and very preliminary assessment of the humanitarian conditions prevailing in the areas visited by the 

assessment team.   

 

5. Areas Visited  

The following evacuation centers had the most number of  IDPs:  

  

1. Joaquin  Enriquez  Memorial  Sports  Complex  :    more  than  10,500  families  (or  more  than  64,000 

individuals), managed by DSWD national. 

DSWD camp managers overstretched.  

IDP of mixed ethnic, cultural and religious background. 

Need strengthened “organized”   relief distribution, since IDPs   have  inherent perception of “mistrust” 

or “uneven distribution of relief goods” and this concern may result in “riot” in the evacuation center.  

To  address  this  concern, DSWD ensures distribution  to  all  families of  relief  items, especially NFIs.  If 

there is an insufficient amount of a particular item then DSWD withholds the distribution of the item. 

 

2. Cawa‐Cawa Shoreline: more  than 300  families  (extension EC of  the  Joaquin Enriquez Memorial Sports 

Complex). 

Receives daily food assistance from Joaquin Enriquez Memorial Complex. 

Mostly Badjao, Muslims. 

The IDPS settle along the shoreline during the day  in makeshift shelters. Some sleep in boats at night. 

 

3. Immaculate  Concepcion  Archdiocesan  School  (ICAS);  more  than  270  families  (more  than  1,000 

individuals). 

Managed by the Church. 

Adequate food supply from local donors. 

Mostly from Tetuan barangay; Tetuan is 1.5 kilometers away from the conflict site.  

A six year old girl was killed by a stray bullet  (injured on the 17th; died in hospital on the 18th). 

Physical security provided by police, military and local officials; access gate pass put in place. 

 

4. Immaculate Concepcion Elementary School (ICES) more than 350 families (more than 1300 individuals) 

Managed by the Church. 

Physical security provided by the police; access gate pass in place 

Congested EC (gymnasium); other families are staying along the covered path walk of the school. 

 

6. Mission Findings 

6.1 Demographics 

San  Joaquin Memorial  Sports  Complex  and  Cawa‐Cawa  have  75%  of  the  total  evacuation  centre  population  in 

Zamboanga City. Combined  there  is 10,724  families  (65,218  individuals)  from 11 Barangays. The majority of  the 

IDPs came from Sta. Catalina, Rio Hondo, Mampang, Sta. Barbara, and Mariki.   

The San Joaquin Memorial Sports Complex and Cawa‐Cawa is 15‐20 minutes away from the conflict areas either by  

sea and by road.   According to Asec. Gudmalin of DSWD, IDP registration was conducted but the magnitude of the 

 

5  

evacuees overwhelmed  the DSWD  staff  in processing all  the  registration and data encoding. As of  the moment, 

data on age, sex‐disaggregated, number of pregnant women, breastfeeding mothers, and single mothers are not 

available.  

Two evacuation centers assessed are managed by the church.  All of the IDPs are registered and all of the data was 

processed accordingly.  These EC’s are Immaculate Conception Academy School (ICAS) that has 273 families/ 1,311 

individuals.  Other information as follows: 

0‐ 12 months :  34 

2‐6 y.o  :  156 

7‐12 y.o  :  187 

13‐17 y.o  :  122 

Number of pregnant women: 16 

Number of breastfeeding mothers: 23 

PWD:    4 

Person with mental illness: 122 

 

Immaculate Conception Elementary School (ICES) has 357/ 1189 families.  Other information as follows: 

0‐2 y.o  59‐60 

3‐5 y.o  115 

6‐14 y.o  150 

15‐18 y.o  120 

19‐59 y.o  50‐70 

 

Barangay Lanzuran has 485 families.  Evacuation centers mentioned above has data on age, sex‐disaggregated, data 

on pregnant women and breast feeding women, and women single parents.  

Barangay Tumaga is hosting  600 families (home‐based IDPs).  

Gaps:  Data  encoders  for  the  San  Joaquin  Memorial  Sports  Complex  evacuation  center  to  support  DSWD  in 

processing the registration forms.  

 

6.2 Sectoral Needs and Gaps  

CCCM Of  the  six  assessed  evacuation  centers,  the  Joacquin  Enriquez  Memorial  Sport  Complex  is  the  largest  and considered as a “super camp” due to the large IDP population of 10,583 families or 64,450 as of 17 September.  The IDP population significantly  increased when the Government ordered forced evacuation  in 11 barangays affected by the fighting.  Secretary Dinky Soliman of DSWD  is  the head camp manager  since  the  first day,  the alternate camp manager  is Assistant Secretary Camilo Gudmalin.  They claimed that this is the first time that DSWD has handling an IDP camp of such magnitude.  The camp management team is supported by key personnel from the Central Office and other regional offices.  However, due to the overwhelming number of IDPs needing food assistance (breakfast, lunch and dinner),  their  efforts  have  been  focused  on  organizing  and  managing  continuous  mass  feeding  and  food packs/cooked food distribution, being the top priority.  In addition to food distribution, DSWD has also coordinated with police to ensure crowd control and to avoid riots.  

 

6  

 ASec.  Gudmalin  acknowledged  the  need  for  additional  trained  camp managers  to  relieve  the  current  team  of around  50  personnel who  now  needs  to  rest  for  stress  debriefing.   He  further  acknowledged  that  the  team  is overstreched and is overwhelmed by the experience.  During the on‐site assessment, the team noticed that there was no permanent over‐all CCCM command post, no camp management desk for each of the 11 baranagays, no  information boards containing  IDP population profiles and  lisitng of camp management committees.   There  seemed  to be no camp  site plan made due  to  the  sudden onset  of  the  evacuations.    There  was  no  signage, marking  each  barangay  groupings,  and  IDP  dwellings  were randomly strewn along the race tracks and open grounds.  ASec. Gudmalin  also  emphasized  the  need  to  register  all  of  the  10,583  IDP  families  on  the Disaster Assistance Family Access Card (DAFAC) database.    Gaps  for CCCM: Assistance  in  encoding  the DAFAC  forms  to  fast  track  the  registration  and profiling process  to facilitate clearer targeting of assistance particularly to the most vulnerable portion of the IDP population.  

 Shelter Both the Joacquin Enriquez Memorial Sports Complex and the ICES were very crowded and highly congested.   40% of  families were  staying  in makeshift  tents  while  60%  are  on  the  bleachers.    There  are  no  private  partitions separating each  family especially  those staying on  the bleachers and  inside  the school gymn.   Cooking areas are insufficient.  IDPs had no cooking utensils, as a result they could not cook their own food and had to rely on food rations.    In Cawa‐Cawa EC, which is moderately crowded, half of the IDP population are staying in boats while the other half 

are in random tent dwellings.  There is also no common cooking area.  Only some received tarpaulins for makeshift 

tents 

 At  Immaculate Concepcion Elementary School  (ICES) EC, evacuees are mostly  coming  from Mampang, 100%   of 

which are Christians.  The School Gymnasium where IDPs are accommodated is very crowded.  There are no private 

(family)partitions and people are huddled together  in one big basketball court.   There  is one safe on‐site cooking 

area. 

In  Lunzuran Barangay Hall,  the  IDP  hall  is  not  so  crowded  but  there  are  no  designated  cooking  counters.    200 

families are staying in rooms.  Only some received laminated sacks to use as partitions. 

 

ICAS  is  not  so  crowded.  The  camp manager  noted  that  they  don’t  feel  safe  because  their  area  is  a  potential 

escaping route of rebels (near barangay Catalina).  There are 73 IDP families in classrooms. 

  

Food In Joacquin Sports Complex, food packs and cooked food are distributed daily (breakfast, lunch, dinner).  Only 20% cook their own food since majority lack cooking utensils and cooking area is limited.  Pack size is sufficient for a few days only.  There is selected distribution of milk formula, sanctioned by DOH reportedly because most mothers are not producing breastmilk due to stress/trauma.  There is supplementary feeding for children.  There is malnutrition screening.    There  is  supplementary  feeding  for  pregnant/lactating mothers.    There  is  designated  breastfeeding areas. 

 

 

7  

Lunzuran  Barangay  Hall  has  daily  food  distribution  (good  for  1  day  only).    No  milk  formula  for  infants  was 

distributed.   There  is supplementary feeding for children.   No malnutrition screening.   No supplementary feeding 

for pregnant/lactating mothers.  No designated breastfeeding area. 

 

In  ICAS,  there  is daily distribution of  food packs  (good  for a  few days) and cooked  food.   No distribution of milk 

formula.   There  is supplementary  feeding  for children, malnutrition screening, but no supplementary  feeding  for 

pregnant/lactating mothers.  No designated breastfeeding area. 

 Immaculate Concepcion Elementary School EC: Food distribution  is provided daily,  three  times a day.   Pack  size 

given  is  sufficient  for  this week.    There  is  limited  distribution  of  infant  formula/milk  products/  feeding  bottles.  

There  is  supplementary  feeding  for  children but no  supplementary  feeding  for pregnant  and  lactating mothers.  

There is no malnutrition screening available and designated area for breastfeeding mothers. 

At Immaculate Concepcion Archdiocese School (ICAS): food distribution completed 3 times a day with snacks.  Food pack size  is sufficient for 1 week.   18th September  is the date of  last food distribution.   There  is no distribution of milk formula for infants.  There are supplementary feedings for children (arozcaldo) and pregnant/lactating women.     

Non‐Food Items (NFIs) NFIs distribution beganon day 2 but not all received hygiene kits, family kits and sanitation kits.  Out of 200 families, only 40 most needy families received NFIs such as hygiene kits and family kits.  Not all received NFIs such hygiene kits and family kits).  There is limited supply of hygiene kits, sanitation kits, family kits, kitchen utensils.  There is no supply of first aid kit.  Hygiene kits such as jerry can, soap, towel, toothbrush were distributed to some IDPs only.  Pails and basins were provided but limited.  No family kits were distributed so far 

 

 Water, Sanitation and Hygiene (WASH) EC: ICAS 

Deep well is a source of water with submersible pump stored in the tank but not safe for drinking 

Drinking water source is by ration in plastic bottles 

Some residents have water containers (pet bottles) 

2 permanent latrines with bathing areas, one for male and one for female 

No reports of denied access 

Toilets and bath have locks inside 

Hygiene promotion is present 

Mosquito bites are frequent 

Has drainage 

Solid waste management is in practice and garbage were being pick up Gaps for WASH: Drinking water and jerrycans; latrines and bathing areas; lights for latrines.  EC: ICES 

Water source for washing is from the city water system but not safe for drinking according to IDP but limited 

Water for drinking is by ration in pet bottles which is also limited 

Some IDP has water containers (pet bottles) Gaps for WASH: Drinking water; disaggregated latrines; bathing areas and water for bathing; lights for latrines. 

 

 

8  

EC: Sports complex 

40 poratlets installed Gaps for WASH: Drinking water. 

 

Health There is strong coordination between CHD‐9 and the Zamboanga City Health Office (CHO) with both offices making their presence felt in the 6 ECs covered. 5 of the 6 ECs covered had health teams from the CHO assigned the whole day with health teams from CHD‐9 visiting the ECs regularly.  Medicines  in  the  ECs  are  enough  to  cover  the needs of  evacuees  at  least until next week with  ECs  run by  the Archdiocese  receiving medicines  from  private  donors. Augmentation medicines  from DOH National Office  have already arrived in Zamboanga.  Emergency  referral  to  hospitals  is  in  place with  the  temporary  hospital  in Western Mindanao  State University (WMSU) Gym  as  the  primary  referral  facility  for most  of  the  ECs  followed  by  Pasobolong  Sanitarium  since  the Zamboanga City Medical Center (ZCMC) remain closed.   Emergency  transport  is  in  place with  6  ambulances  available  and  additional  transportation  from  barangays  as augmentation.  In the Joacquin Sports Complex, there are 20 doctors providing consultations the whole day with PRC health staff taking over beyond 6pm. Provision of psychosocial services for the general population in the sports complex has been started by CHD‐9 since 16 Sep. but psychosocial intervention for health service providers have yet to be done.  The  SPEED  has  been  activated  since  11  Sep.  Common  health  problems  are  cough,  colds,  fever,    diarrhea  and hypertension. Cases of chickenpox have been reported in the ECs but patients are immediately quarantined.  CHD  9,  10,  11  and  12  as well  as  the  LGUs  of  Zamboanga  Sibugay, Dapitan,  Lanao  and Davao  have  conducted medical missions particularly in the sports complex.  Emergency deliveries have been reported in 4 of the ECs covered with at least 4 deliveries reported as occurring in the ECs but all were later brought to referral hospitals.  Two of the six evacuation centres have lists of pregnant and lactating women (PLWs). Listing of PLWs in the sports complex is a huge task considering the overwhelming number of evacuees. The most that health staff could do was to inform visibly pregnant women (those in their 2nd and 3rd trimester) to report to the Health Post for check‐ups. No listing of lactating women (LWs) has been done in the sports complex.  While health staff have visited the Cawa‐Cawa EC, the evacuees who are mostly Badjaos have to go to the sports complex for their health needs. This  is quite problematic since most of them prefer to stay  in their small wooden boats (bancas) than stay on land.  The 6‐year old child hit by a stray bullet last Monday while inside the ICAS EC and was immediately brought to the hospital died this morning.  Needs and Gaps for Health Should the emergency continue for 2 more weeks, augmentation of medicines may be necessary.  With the ZCMC still closed, the temporary hospital in the WIMSU Gym may need additional equipment, medicines and staff especially since it has become the main referral health facility for most of the ECs. 

 

9  

 More service providers are needed for the provision of psychosocial services for the general population as well as for  vulnerable  groups  such  as women  and  children  in  the  sports  complex  and  in  the  various  ECs.  Psychosocial intervention for service providers remain a gap.  Reported cases of chickenpox in the various ECs covered could spread if not properly attended to immediately with 1 case of a pregnant woman afflicted with chickenpox.  A medical mission may be necessary  to address  the health needs of  the Badjaos  staying  in  their wooden boats specially  considering  that  their health‐seeking behavior  is quite  low  as acknowledged by DSWD Asec. Gudmalin aside from their peculiar living conditions at present.  Listing of all PLWs  in the various ECs especially  in the sports complex has to be done ASAP to ensure that timely referral of emergency deliveries among those in the 3rd trimester is done thus lowering the risks of maternal and neonatal mortality and morbidity. However, the DOH staff  in the sports complex would need at  least 20 support staff to conduct a listing of all PLWs.  Clean delivery kits need to be provided ASAP to PWs  in their 3rd trimester through the health staff  in the ECs to address emergency deliveries. Drugs as well as reusable and disposable equipment for clinical delivery assistance (RH  Kits  6A  and  6B)  need  to  be  provided  to  the  2 major  referral  health  facilities  (i.e.,  ZCMC  and  Pasobolong Sanitarium) as augmentation.  

 Protection and Security Assessment Security  is provided by  the police, military, barangay  tanods 24/7  in  all  the ECs  covered aside  from  the  regular school security personnel  in the case of  ICAS and  ICES ECs. However, according to the DSWD Camp Management Head there is a need to strengthen the security arrangements in the sports complex particularly in its entrance and exits as well as roving security inside. Some policewomen form part of the security in the sports complex but not in the other ECs except during the initial days of the emergency when most of the male police officers were deployed in the front lines.  A Women Friendly Space  (WFS) cum Child‐Friendly Space  (CFS) has been established  in the sports complex since Day 2 of  the  crisis as well as a Breastfeeding Area. However,  the existing  facilities are not enough  to  cover  the needs of the overwhelming number of evacuees. Psychosocial activities for children are being provided by DSWD in the CFS and confidential VAW/CP services are also available in the sports complex.  No incidents of GBV, child abuse and alcohol/drug‐related problems have been reported yet in all the ECs covered according  to both  the DSWD Camp Managers and  the DOH  staff  in  the ECs. However, a number of  incidents of friction among the evacuees have been reported in the sports complex.  A special line for women, elderly and people with disabilities (PWDs) has been established in the food distribution points in the sports complex.  Needs and Gaps for Protection and Security 

There  is an immediate need to strengthen the security arrangements in the sports complex particularly in its entrance and exits as well as roving security inside. 

More policewomen and women security staff should be involved in ensuring security in the sports complex and other ECs. 

More women should be involved in the food distribution. 

A referral system for GBV and CP cases has to be put in place covering not just the sports complex but all the ECs as well. 

More WFS and CFS are needed in the sports complex. 

 

10  

Other Needs 

Insufficient diapers for infants. 

Food supply/pipeline for this week. 

Sports items such as badminton, volleyball, pingpong, chess boards, etc. 

Socio‐cultural presentations. 

Bathing cubicles/private partitions. 

Blanket and medical supplies for children.  

 

7. Debrief meeting with the Department of Social Welfare and Development (DSWD) 

The assessment team met with representatives from DSWD in Zamboanga City to deliver the preliminary findings of the assessment mission.   Participants:  Government: Secretary Dinky Soliman, Under Secretary Parisya Taradji   Assessment Team: UNOCHA, UNFPA, IOM, UNDSS and CFSI  

Key observations delivered at the debrief 

Humanitarian response systems are in place but need to ‘level‐up’ to address the humanitarian needs 

of more than 100,000 individuals, especially those in the evacuation centers. 

Camp managers are needed to focus on organizing the IDPs per barangay of origin, tapping the elders 

as camp leaders, and establishing site plans. 

Permanent  CCCM  command  posts,  information  boards  and  kitchen  counters  are  needed.  Cooking 

utensils are needed to allow IDPs to cook their own food and not rely on cooked food rations. 

Private partitions should be installed to provide privacy and to mitigate protection concerns. 

DTM assessments should be continually prepared  to monitor and address  the needs and gaps  in  the 

evacuation centres. 

Additional  Women‐Friendly  Spaces  (WFS),  Child‐Friendly  Spaces  (CFS)  and  breastfeeding  areas 

particularly in the sports complex and in evacuation centres  that are accommodating large numbers of 

IDPs, such as the ICES. 

More security personnel particularly in the sports complex with more women involved in security and 

food distribution as a measure to prevent gender‐based violence (GBV). 

More health staff to cope with the significant demand for health services in the ECs particularly in the 

sports complex. 

More psychosocial service providers are needed to address the meltal health and psycho social needs 

especially of the vulnerable groups among the evacuees particularly women and children. 

More NFIs  ‐ hygiene kits,  school packs  for children  to support psychosocial debrief of children,  tents 

especially for those in the Sports Complex.   

Initial reports from actors on the ground  indicated more than 10,000 houses have been burned.   As a 

result, bunkhouses will need to be constructed as transition shelters to provide shelter for those who 

had  lost their houses.   Additional support will be needed to manage and sustaining the  IDPs while  in 

the bunkhouses. The  team  indicated  that  this will be one of  the challenges  that Government will be 

facing after  the  clearing operations by  the military,  since  this will entail a  corresponding number of 

families that will need support to rebuild their houses.  DSWD acknowledged this concern.  

 

11  

Government Response 

The Secretary found the debrief by the assessment team very helpful and useful and had requested for 

the copy of the written report. 

The  Government  has  developed  a  rehabilitation  plan  that  will  support  the  City  Government  in 

responding  to  the humanitarian  caseload  that was  affected by  the  conflict.    The plan,  that  includes 

continuing relief and reconstruction of communities that were razed to the ground resulting from the 

fighting.   

   

 

12  

Annex 1: Assessment Request 

 

13  

Annex 2: Assessment Location Map 

 

14  

Annex 3. Road assessment from Pagadian to Zamboanga City 

Road assessment from Pagadian to Zamboanga City conducted 17 Sept. 2013 with a distance of 260 kms. The trip took 4 hours drive with a short stop over at Ipil, Zamboanga Sibugay Province (ZCP). The road and bridges are in good condition with proper road markings. There are 23 check points established and maintained by the government military and police personnel.   Out of 23 check points, 14 of it has tight security protocol. Every passing vehicle were crossed checked including its passenger. Based on road marking such as kilometer stones and signs enroute from Pagadian City to Zamboanga City, the following are the location of  check points:  1. 5 kilometers to Municipality of Tigbao, ZCP 2. Barangay Lapaz, Municipality of Naga, ZCP 3.  Barangay Tenan, Muncipality of Ipil, ZCP 4. Ipil, ZCP proper (entrance) 5. Ipil, ZCP proper (exit) 6. 13 kilometers to R.T. Lim Municipality 7. 4 kilometers to R.T Lim Municipality 8. Brgy. Tigbawang, Tungawan 9. Brgy. Langon, Tungawan 10. Brgy. Upper Tungawan, Tungawan 11. Brgy. Maranga, Zamboanga City 12. Brgy. Muti, Zamboanga City 13. Brgy. Sangali, Zamboanga City  It was observed that on the boundary between Province of Zamboanga Sibugay and Zamboanga City specifically from Brgy. Upper Tungawan to Brgy. Manguso Zamboanga City, schools were closed. According to UNDSS LSA, this areas are MNLF communities.   At Brgy. Sangali, Zamboanga City, 27 kilometers to Zamboanga City proper, small shops were operating, Shell gasoline station and market is open. The same observation on the areas 4 kilometers before approaching the city center.  From the North East of Zamboanga City up to Garden Orchid Hotel, wet market is open including small shops, gasoline station, food chain such as Jollibee and Chowking. However, banks were still closed. Traffic was heavy to moderate. On patrol police as well as military personnel  has not been observed while the convoy was traversing the short cut access road going to the hotel.   All communications systems (data and voice) in Zamboanga City are working. On the way from Pagadian City to Zamboanga City, their is a presence of airstrip in Ipil, ZCP and a power sub station in Brgy. Sangali, Zamboanga City. Their is a presence of public utility bus operated by Rural Bus Transit on the road plying the Zamboanga  to Pagadian route.  19 Sept. 2013   In Zamboanga City, specifically on the north eastern part, shops and markets were open. Banks also resumed operation, including money wire facilities. Gasoline stations were fully operational. Traffic is moderate. Airport resumes operations with two special flights from Manila. The rest of the city is starting to resumes operation except  near the conflict areas which is still restricted and fire fights and military clearing  is ongoing.   On the way back to Pagadian City from Zamboanga City, only two (2) of the check points were active. This check point were  Brgy. Sangali, Zamboanga City and Brgy. Langon, Tungawan. 

 

15  

Annex 4: Displacement Tracking Matrix (DTM) 

The  Displacement  Tracking Matrix  or  DTM  is  an  Excel  based  tool  used  by  the  Camp  Coordination  and  Camp 

Management Cluster (CCCM) led by the Department of Social Welfare and Development (DSWD) and co‐led by the 

International Organization  for Migration  (IOM)  to  gather  data  on  the  conditions  of  displacement  in  evacuation 

centres to better inform humanitarian response. In the Philippines, this tool was first rolled‐out at the height of the 

Typhoon Ketsana response in 2009 and the floods in Central Mindanao in 2010.   

For the Zamboanga  Inter‐Agency Rapid Needs Assessment Mission, the DTM was selected as an assessment  tool 

because the target areas of concern are evacuation centers or displacement sites.  The DTM seeks to determine the 

key  needs/gaps  in  provision  of  humanitarian  assistance  to  the  conflict‐affected  IDP  population  and  inform  the 

concerned Clusters or service providers to plan for a targeted intervention addressing these needs. 

Description 

The DTM utilizes a modular approach to allow it to adapt to a variety of phases making it suitable for both response 

and recovery efforts. The DTM has proven to be a highly beneficial component of preparedness activities and has 

the  capability  to  identify  high  risk  areas  and  specific  sectoral  needs  to  inform  contingency  planning  and 

prepositioning of resources in line with key population needs.  

As an assessment tool, the DTM questionnaire has major sections or set of indicators grouped by cluster or sectoral 

needs/gaps,  including  the Site or  IDP profile, namely Camp Management, Emergency Shelter, Food & Nutrition, 

NFIs, WASH, Education, Protection, Health, Education. 

The DTM responds in both natural disaster and conflict settings, and is currently active in sixteen high‐risk countries 

including:  Afghanistan,  Bangladesh,  Colombia,  Democratic  Republic  of  the  Congo,  Ethiopia,  Haiti,  Iraq,  Mali, 

Mozambique,  Namibia,  Nepal,  Pakistan,  Philippines,  South  Sudan,  Sri  Lanka  and  Sudan.  It  has  been  positively 

received and effectively used both by governments and as an inter‐cluster resource by other actors on the ground. 

DTM tool could be found on page 8 of this document. 

 

 

   

A member of the Joint Needs Assessment Team interviewing the 

Camp Manager of Immaculate Concepcion Archdiocesan School 

Evacuation Center in Tetuan, Zamboanga City using the DTM form. 

 

16  

Annex 5. DTM Questionnaire 

 

 

 

SURVEY DETAILS 

Date of Current Survey:  Date of Previous Survey: 

Interviewer Name:  Position: 

Recording Agency:  

Phone:  Email: 

SITE DETAILS 

Site Name:  PCODE:  Lon:  Lat: 

Alternate Name:  Sitio/Purok/Zone: 

Barangay:  Municipality/City: 

Province:  Region: 

Site is accessible by:  Land   Water  AirMaximum Travel Time from Urban Center:  

Date Opened:  Existing  Closed  Date of Closure: 

Site Type:  Dwelling Type:  Property Used:  Public  Private 

Evacuation Center  Transitional Site  Spontaneous 

Settlement 

Classroom  Private Partition   Tent  Makeshift Shelter  Bunkhouse 

School  Covered 

Court  Open Lot 

Unused Building 

Others (Specify):  

Building In Use 

DISPLACEMENT DETAILS 

Displacement Causes  Armed Conflict  Natural Disaster  Specifics:  

Barangay/s of Origin: 

SITE MANAGEMENT 

Is there a site management committee (SMC)? 

YES  NO Are evacuees/IDPs part of the SMC? 

YES  NO 

Site Contact Name:  Position: 

Phone:  Email: 

DISASTER ASSISTANCE FAMILY ACCESS CARD 

DSWD DAFACs were assigned and handed to site residents (all/some/none) after the last survey: 

All  Some  None Date 

       

SITE CLOSURE 

Site closure timeframe? 

W/in a month 

More than a month 

No information 

Are the residents moving voluntarily? 

YES  NO 

Have the majority of residents been consulted on the closure? 

YES  NO 

Where are the majority of residents going? 

Place of Origin 

Other IDP site 

Permanent Relocation  Other (Specify): 

POPULATION DEMOGRAPHICS 

Number of Families: 

Gender Infants (0‐2 y) 

Toddlers (3‐5 y) 

Children (6‐14 y) 

Youth (15‐18 y) 

Adults (19‐59 y) 

Elderly (60y up) 

TOTAL 

 Combined               

Male               

 

17  

Female               

PERSONS WITH SPECIAL VULNERABILITIES 

Number of Pregnant Women 

Breastfeeding Mothers Persons w/ Physical 

Disabilities Persons w/ Mental 

Disabilities Psychosocial Cases 

         

Persons w/ Chronic Diseases/Serious Medical 

Conditions Unaccompanied Minors  Singe‐headed Households 

Members of Religious/Ethnic 

Minorities 

       

SHELTER 

Congested: 

Not So Crowded 

Moderately Crowded 

Very Crowded 

Safe on‐site cooking area  YES  NO 

Safe from Natural Hazards  YES  NO  On‐site electricity  YES  NO Specify hazard:  Safe from Protection Risks  YES  NO Number of Families in 

Tents Number of Families in Makeshift Shelters 

Number of Families in Classrooms 

Number of Families in Private Partition  

Number of Families in Transitional 

Shelters 

         

Shelter Kits (plywood, GI sheets, plastic sheet, tents, etc.) were distributed to (all/some/none of) the site residents after the last survey: 

All  Some  None  Date 

       

FOOD 

Food Distribution Frequency: 

Daily  Three times a week  Two times a week  Weekly 

  Every 2 weeks  Monthly  Never     No expected schedule 

Pack Size:   Good for 1 

day  For 1 week   

For 2 weeks 

For 1 month 

Date of last food distribution: 

Is there a distribution of milk formula for infants? 

YES  NO 

Please name groups that have distributed infant formula/milk products/feeding bottles. 

  Who?  What items? 

Supplementary feeding for children? 

YES  N

O Supplementary feeding for pregnant / lactating mothers? 

YES  NO 

Malnutrition screening?  YES  NO  Designated breastfeeding area?        YES  NO  

WATER, HYGIENE, SANITATION (WASH)   

Are there complaints about drinking water quality? 

YES  NO  Smell  Taste  Color 

Where is the site’s main water source?  On‐Site  Off‐Site 

Water Source  Existing  Functioning  Doubtful Primary Drinking Water Sources 

Existing  Functioning  Doubtful 

Tanks        Bottled Purified       

Shallow Wells        Mineral Water       

Hand Pumps        Water Pipelines       

Other (Specify)       

Water Trucks       

      

Others (Specify) 

     

TOTAL        TOTAL       

Do the residents have household drinking water containers?  All  Some  None Latrines at the Site  Total  Male  Female  PWD 

 

18  

Number of Permanent Latrines         

Number of Temporary Latrines         

Number of Toilets accessible to those w/ Special Needs         

Number of Bathing Areas with Privacy Partitions         

Are there reports of residents being denied access to sanitation facilities? 

YES  NO Are the toilets located a safe distance from the shelters? 

YES  NO  

Separate male & female toilets? 

YES  NO  Toilets and baths w/ locks inside? 

YES  NO 

Well lit toilets/bathrooms? 

YES  NO  Well lit paths to toilets/baths?  YES  NO 

Hygiene promotion programs?  YES  N

O Mosquito problems at the site?  YES  NO 

Conducted by (Specify):  Drainage problems at the sites?  YES  NO 

Is the site dirty?  YES  NO  Is segregation practiced at the site?  YES  NO 

Is there a solid waste problem at the site?  YES  NO 

Type of garbage disposal (Multiple selection):  Pick‐up  Garbage pit  Burning  Nearest body of water  No waste disposal system 

HEALTH 

DOH conducted Surveillance in Post Extreme Emergencies and Disasters (SPEED) at the site?  YES  NO 

Health problems at the site (Multiple selection):  Diarrhe

a  Amoebiasi

s  Coug

h  Colds  Fever 

Skin disease 

Injury  Wound 

Infection  Eye 

infection  Other (Specify) 

Groups providing health services at the site? 

YES  N

O Specify if YES. 

Psychosocial services provided at the site? 

YES  N

O Specify if YES. 

Health referral system? 

YES  N

O Emergency transport? 

YES  N

O Specify if YES. 

EDUCATION 

Are children going to school? 

YES 

NO 

Are there any informal education activities being conducted at the site? 

YES  N

O 

PROTECTION OF CHILDREN, WOMEN & OTHER VULNERABLE PERSONS 

24‐hour security provided on‐site?  YES  NO  Female tanod/police presence?  YES  N

O Protective services/ facilities available: 

Women friendly space 

Breast feeding area 

Child‐friendly space 

Psychosocial support for children 

Awareness‐raising on VAW/CP issues 

Confidential VAW/CP response services 

Vulnerable Groups Provided with Protective Services / Facilities 

For elderly 

For chronically ill persons 

For persons w/ disabilities 

For ethnic / religious minorities 

For single‐headed households 

Reported incidences of the ff: 

Sexual harassment/ molestation  Rape/ attempted rape 

Exchange of goods/food for sex 

Child physical abuse 

Child emotional abuse  Child sexual abuse 

Domestic violence 

Alcohol/ drug‐related problem 

Friction among site residents 

Friction w/ host community 

NON‐FOOD ITEMS 

The following were distributed to site residents (all/some/none) after the last survey: 

All  Some  None  Date 

 

19  

Hygiene Kits (jerry can, soap, towel, toothbrush, etc.)           

Cleaning/ Sanitation Kits (cleaning materials, walis, timba, tabo, etc)         

Family Kits (kitchen/eating utensils, blankets, mats, etc.)         

Other Kits         

ADDITIONAL COMMENTS (on residents’ needs and /or recommendations regarding them) 

       

 

SITE LOCATION MAP/WRITTEN DIRECTIONS 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20  

Annex 6: Needs/Gaps Snapshot 

Note: Non‐shaded areas represent the gaps/needs in the Evacuation Centers