e-document e-office 1....

การใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (e-Document)

.........................................................................................................................................................................

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส หรอเรยกวา e-Document นามาใชแทนระบบ e-Office ซงเปนระบบท ไ ดมการพฒนาระบบใหสามารถใชงานไดอยางมประสทธภาพย งขน เชน เอกสารเขา -ออก ตเอกสาร สราง-สง สารบรรณ ระบบงาน รายงาน และตงคาใชงาน เพอใหบคลากรสามารถใชระบบ สารบรรณอเลกทรอนกสภายในมหาวทยาลยราชภฏยะลา การเขาใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 1. แนะนาระบบพสจนตวตนการใชงานอนเทอรเนต (Authentication) : เปนระบบพสจนตวตนผใชงานเครอขายอนเทอรเนตของมหาวทยาลย สามารถระบบพสจนตวตนฯ เพอตรวจสอบขอมลของผใชงานได ดงน

- พมพชอเวบไซต URL http//:www.yru.ac.th - คลก “ระบบพสจนตวตนการใชงานอนเทอรเนต” ดงภาพท 1.1

ภาพท 1.1 ภาพแสดงระบบพสจนตวตนการใชงานเทอรเนต

- เวบไซตระบบพสจนตวตนการใชงานอนเทอรเนต URL http://202.29.32.145/ldap

เอกสารแจกฟรประกอบการอบรมระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ‐ 2 ‐

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

รวบรวมโดย: นางสาวฟาตน สะน งานบรการและฝกอบรม ศนยคอมพวเตอร มหาวทยาลยราชภฏยะลา

- ปอนชอผใชและรหส : พมพชอภาษาองกฤษ.นามสกลตวแรก ตวอยาง “fatin.s” - รหสผาน : พมพ “หมายเลขบตรประชาชน 13 หลก” หรอ รหสผานททานไดเปลยนไวแลว - คลกปม “เขาสระบบ” หรอกดปม Enter บนคยบอรดเพอเขาสระบบ

2. การตงคา Web Browser (IE)

- คลกโปรแกรม Microsoft Internet Explorer (IE) หรอคลกไอคอน - คลกเมน Tool > Internet Options ปรากฏดงภาพท 2.1 - คลกแทบ Security กาหนดรายละเอยดการใชงานดงน

ภาพท 2.1 ภาพแสดงการตงคา Web Browse

1. คลกแทบ Security

2. คลก Trusted sites

3. คลกปม Sites

4. พมพชอ URL 5. คลกปม Add

6. คลกปม Close

7. คลกแทบ Privacy

8. คลกปม Turn on Pop‐up Blocker

9. คลกปม OK


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


3. การเขาสระบบสานกงานอเลกทรอนกส ผใชสามารถเขาสโปรแกรมไดโดยใชเวบบราวเซอร Microsoft Internet Explorer (IE) โดยมขนตอนดงน

- คลกโปรแกรม Microsoft Internet Explorer (IE) หรอคลกไอคอน

- พมพชอเวบไซตหรอ URL http:www.yru.ac.th > คลกไอคอน จะปรากฏหนาตางการเขาสระบบสานกงานอเลกทรอนกส ดงภาพท 3.1

ภาพท 3.1 ภาพแสดงหนาจอ Login เขาสระบบ

- ปอนชอผใชและรหส : พมพชอภาษาองกฤษ.นามสกลตวแรก ตวอยาง “fatin.s” - รหสผาน : พมพ “หมายเลขบตรประชาชน 13 หลก” - คลกปม เขาสระบบ หรอกดปม Enter บนคยบอรดเพอเขาสระบบ

หมายเหต : ชอผใช และรหสผาน เปนชอเกยวกบระบบพสจนตวตนการใชงานอนเทอรเนต

เมอผใชงานทาการ Login และทาการเลอกเมน “เอกสารเขา-ออก” (เมนดานบน) ซงจะแสดง เมนยอย (เมนดานขาง) ของระบบสราง-สง/เวยน-ลงนามเอกสารอเลกทรอนกส ดงภาพท 3.2

เอกสารเขาระบบสราง-สง/เวยน-ลงนามเอกสารอเลกทรอนกส จะเปนเมนทแสดงเอกสารทเขามายงผใชงาน ซงเอกสารเขา จะแสดงสญลกษณตาง ๆ เชน ชนความลบ ชนความเรว สถานะของเอกสาร สทธการดาเนนการกบเอกสาร เปนตน


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ภาพท 3.2 ภาพแสดงระบบสราง-สง/เวยน-ลงนามเอกสารอเลกทรอนกส

ซงหนาตางเอกสารเขา จะประกอบดวยฟงกชนการใชงาน ดงน

- เมนเอกสารเขา-ออก (ดานซายมอ) ความหมายของภาพทใชเปนสญลกษณในเมนเอกสาร เพอเพมความเขาใจในการใชงานเมนเอกสาร

ซงมภาพทใชเปนสญลกษณ ดงน

1. หมายถง เอกสารใหมรอการเปดอาน

2. หมายถง เอกสารถกเปดอานแลว

3. หมายถง เอกสารถกสงตอตามเสนทางแลว (สงเอกสาร)

4. หมายถง เอกสารเขาใหม

5. หมายถง เอกสารเกนกาหนดเวลาแลวเสรจ

6. หมายถง เอกสารเรงรด

7. หมายถง ดาเนนการเรยบรอยแลว ผานระบบสารบรรณ

8. หมายถง อยระหวางดาเนนการ

เมนดานบน

แสดงเมนดานลาง แสดงรายการเอกสารเขา


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ความหมายของภาพสญลกษณทใชในหนาแสดงรายละเอยดเอกสาร

1. หมายถง ปมตดตามเอกสาร

2. หมายถง ปมกลบไปหนาแสดงรายการเอกสาร

3. หมายถง ปมตอบกลบเอกสาร

4. หมายถง ปมทาการตกลบเอกสาร

5. หมายถง ปมดงกลบเอกสาร

6. หมายถง ปมปดเอกสาร

7. หมายถง ปมเปดเอกสาร

8. หมายถง ปมสาเนาสงเอกสาร

9. หมายถง ปมยกเลกเอกสาร


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


- คลกทชอเรอง จะปรากฏหนาตางดงภาพท 3.2-1

ภาพท 3.2-1 ภาพแสดงเอกสารเขา-ออก

ฟงกชนการทางานยอย

เพมไฟลแนบ

สทธการดาเนนการกบเอกสาร

บนทกโนต

เลอกความเหนมาตรฐานหรอ กรอกความเหนเอง


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


- สทธตาง ๆ ทผรบเอกสารสามารถดาเนนการกบเอกสารมดงน 1. สทธอานอยางเดยว : เปนสทธทใหผรบเอกสารอานเอกสารเทานน ไมสามารถลงนามสงการ

หรอบนทกผลการปฏบตงาน เหมาะสาหรบเอกสารทตองการแจงเวยนโดยไมตองลงนามรบทราบ 2. สทธตรวจเอกสาร : เปนสทธทผรบเอกสารแกไขและตรวจสอบความถกตองของเอกสาร และ

สงกลบไปใหผสรางเอกสารแกไขได 3. สทธตรวจสอบและลงนาม : เปนสทธทผรบเอกสารสามารถแกไขและตรวจสอบความถกตอง

ของเอกสาร ลงนามเอกสาร และสามารถสงกลบไปใหผสรางเอกสารแกไข 4. สทธรบทราบ/ใหความเหน : เปนสทธทผรบเอกสาร สามารถลงนาม สงการ บนทกผลการ

ปฏบตงานและลงนาม ซงจะมปม “ลงนาม-สงการ/ใหความเหน”

- ฟงกชนการทางานยอย

1. สงเอกสาร เปนฟงกชนสาหรบสงเอกสารใหผรบลาดบถดไปในเสนทางโดยระบบจะหาผรบจากเสนทางทถกสรางมาจากการลงทะเบยน ฟงกชนนจะปรากฏเมอเอกสารผานการลงนาม หรอผานการตรวจสอบแลว

2. ลงนามใหม ใชสาหรบดาเนนการลงนามเอกสารอเลกทรอนกสใหมอกครง เมอผรบลงนามเอกสารแลวและตองการลงนามไปใหม (เฉพาะผรบลาดบสดทายเทานนทจะดาเนนการได)

3. สงตอ ใชสาหรบการสงเอกสารใหกบผรบทอยนอกเสนทางทถกกาหนด โดยผใชงานสามารถเลอกผรบไดเอง เชนเดยวกบฟงกชน สงเอกสาร ฟงกชนนจะปรากฏหลงการลงนามเอกสารแลวเชนกน

4. คมอการใชระบบงานเอกสารอเลกทรอนกส

คมอการใชงาน


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


5. วธการดาวโหลด 13 ฟอนตแหงชาต - ดาวโหลดฟอนต จากเมน “คมอ” เมนดานบน ดงภาพท 5.1

ภาพท 5.1 ภาพแสดงดาวโหลด 13 ฟอนตแหงชาต

- คลกทแฟม (Folder) “13 ฟอนตแหงชาต” > คลกทไฟลไอคอน “ดาวโหลด 13 ฟอนต > ปรากฏหนาตางเพอทาการบนทก > คลกปม “Save”

1

2


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


- คลกเลอกตาแหนงทตองการบนทก ตวอยาง “Desktop” > คลกทปม “Save”

- ขยายไฟล (Extract files) ไวในเครอง Computer ตวเอง - คลกขวาทโฟลเดอร “Fonts”> WinRAR > Extract files to fonts

3

4

5


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6. วธการตดตง 13 ฟอนตแหงชาต - คลกเมน Start > Setting > Control Panel ปรากฏหนาตางดงภาพท 6.1

ภาพท 6.1 ภาพแสดงวธการตดตง 13 ฟอนตแหงชาต

- ดบเบลคลกทแฟม “Fonts” > คลกเมน “File” เลอกคาสง “Install New Font….”

1

2

3

4

5


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


7. การเปลยนรหสผาน สาหรบการเปลยนรหสผานในการเขาใชงานระบบ และรหสผานสาหรบการลงนาม มขนตอนดงน

1. คลกทเมน “ตงคาใชงาน” (เมนดานบน) 2. คลกทเมน “ระบบและความปลอดภย” (ดานซายมอ) >> “เปลยนรหสผาน” ปรากฏ

หนาตางดงภาพท 8.1

ภาพท 8.1 ภาพแสดงการเปลยนรหสผาน

หมายเหต : จากภาพท 8.1 ผใชไมสามารถเปลยนรหสผานไดจากระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส หากผใชตองการแกไขรหสผานใหไปแกไขท ระบบพสจนตวตนการใชงานอนเทอรเนต (URL http://202.29.32.145/ldap 8. การกาหนดภาพลายมอชอ

สาหรบกาหนดภาพลายมอชอของตนเองเพอใชในการลงนามเอกสารอเลกทรอนกส มขนตอนดงน 1. คลกทเมน “ตงคาใชงาน” เมนดานบน 2. คลกทเมน “ระบบและความปลอดภย” (ดานซายมอ) >> “กาหนดภาพลายมอชอ”

จะแสดงหนาจอ ดงภาพท 9.1

ภาพท 9.1 ภาพแสดงการกาหนดภาพลายมอชอ


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


3. สามารถกาหนดภาพลายมอชอ โดยคลกปม “ ” จะปรากฏหนาจอเพออพโหลดไฟลภาพลายมอดงภาพท 9.3

ภาพท 9.3 ภาพแสดงการอพโหลดไฟล

4. คลกปม “ ” เพอเลอกภาพลายมอชอทตองการอพโหลด แลวคลกปม

เพออพโหลดภาพ (ควรสแกนภาพลายมอชอเปนภาพนามสกล .jpg หรอ .gif) 5. เมอทาการอพโหลดภาพลายมอชอเรยบรอยแลวจะปรากฏหนาตางดงภาพ

9. การคนหาและตดตามเอกสาร สามารถคนหาเอกสารทสงมายงผรบ และคนหาของหนวยงานทผรบไดสทธในการคนหา หาก

ตองการคนหาเอกสาร คลก “คนหา” ทแถบดานบน ระบบจะแสดงหนาจอเพอกรอกเงอนไข

การคนหา ดงภาพท 9.1


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ภาพท 9.1 ภาพแสดงการคนหาและตดตามเอกสาร เงอนไขในการคนหา

- เลขทเอกสาร (ภายในระบบ) คอ เลขททปรากฏบนสวนตวในเอกสาร ทสรางขนในระบบ - เลขทรบ คอ เลขทเปนตราแสตมปรบบนสวนหวในเอกสาร - เลขทหนงสอ (ภายนอก) คอ เลขทของเอกสารทสงมาจากหนวยงานภายนอก - ชอบคคลในเสนทาง คอ ชอบคคลทไดรบเอกสาร - ชอเรองเอกสาร - เนอหาเอกสาร คอ รายละเอยด หรอเนอเรองของเอกสาร - สถานะเอกสาร คอ สถานการณดาเนนการกบเอกสาร เชน อยระหวางการสรางเอกสาร

ผานการอนมต รอออกเลขทะเบยนสง เปนตน - สถานะการปด/เปดเรอง - ประเภทเอกสาร (ปกต/ลบ) คอ การคนหาเอกสารทมชนความลบ - เอกสารทมประวตการดงกลบ/ตกลบ คอ การคนหาเอกสารทมการดงกลบ ตกลบ

3. คลกเมนคนหา

1. คลกเมนคนหา

2. กรอกเงอนไขในการคนหา

4. คลกปมลางขอมล

5. คนหาเอกสารแบบพเศษ


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


- วนทในเอกสาร คอ คนหาจากวนททปรากฏอยบนเอกสาร - วนทลงรบ คอ คนหาจากวนทลงทะเบยนรบ - วนททไดรบเอกสาร คอ วนทเอกสารสงมาถง - จากหนวยงานเจาของเรอง คอ หนวยงานผสรางเอกสาร - คนหาเอกสารในหนวยงาน คอ การคนหาเอกสารของหนวยงานทไดรบสทธใหคนหา - หนวยงานภายนอก (เจาของเรอง) คอ คนหาจากชอหนวยงานภายนอกทสงเอกสารเขามา

ในองคกร เมอเลอกเงอนไขในการคนหาเสรจแลว คลกปม “คนหา” จะปรากฏหนาตางผลการคนหา

ดงภาพท 9.2

ภาพท 9.2 ภาพแสดงผลการคนหาเอกสาร

ผใชงานสามารถคลกทชอเรองเอกสารเพอตดตามดผลการดาเนนการของเอกสารได นอกจากนสามารถนาเอกสารทผานการดาเนนการเรยบรอยแลวเกบเขาตเอกสารได

คลกทชอเรองเพอตดตามเอกสาร


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


10. การตงคาลงนามเอกสาร : เปนการตงคาใชงานสาหรบการสงเอกสาร การลงนามเอกสาร ดงน - ตงคาการลงนามเอกสาร เปนการตงคาการแสดงหนาสาหรบตงคาการลงนามเอกสาร เชน วนทลงนาม ตาแหนงในการลง

นาม เปนตน หากผใชงานกาหนดการแสดงวนทลงนามใหแสดงเฉพาะหนารายละเอยดเอกสาร และกาหนดตาแหนงในการลงนาม, ตาแหนงในการลงนาม, ตาแหนงในการลงนามแบบอสระ, ความเหน/คาสงในการลงนามในหนาตงคาการลงนาม, เตรยมความเหนลวงหนาสาหรบคนในเสนทาง, หนวยงานตอทายตาแหนง, ตราประทบหนวยงาน, ไฟลแนบในหนาตงคาการลงนาม เปน “ไมแสดง” ระบบจะขามหนาจอ “ตงคาการลงนาม” ไป การตงคาการลงนามเอกสาร มขนตอน ดงน

1. คลกเมนหลก “ตงคาใชงาน” > หวขอ “ตงคาการลงนาม” > “ตงคาลงนามเอกสาร” จะแสดงหนาจอสาหรบตงคาการลงนามเอกสาร

2. เลอกประเภทฟอรม พรอมทงรายละเอยดตาง ๆ ทใชในการลงนาม จากนนคลกปม

เพอบนทกขอมลทมการเปลยนแปลง

อธบายการตงคาการลงนามเอกสาร ซงเปนการตงคาแบบสวนบคคล (Personalization)

1. วนทลงนาม (ระบบจะกาหนดคาเรมตน เปน เลอกเอง) 2. การแสดงวนทลงนาม (กรณเลอกเอง) (ระบบจะกาหนดคาเรมตน เปน แสดงหนา

รายละเอยดเอกสาร) 3. ตาแหนงในการลงนาม (ระบบจะกาหนดคาเรมตน เปน แสดง) 4. ตาแหนงในการลงนามแทน (ระบบจะกาหนดคาเรมตน เปน แสดง) 5. ตาแหนงในการลงนามแบบอสระ (ระบบจะกาหนดคาเรมตน เปน แสดง)


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6. ความเหน/คาสงในการลงนามในหนาตางการลงนาม (ระบบจะกาหนดคาเรมตน เปน ไมแสดง)

7. ความเหน/คาสงในการลงนามในหนารายละเอยดเอกสาร (ระบบจะกาหนดคาเรมตน เปน แสดง)

8. เตรยมความเหนลวงหนาสาหรบคนในเสนทาง (ระบบจะกาหนดคาเรมตน เปน ไมแสดง) 9. หนวยงานตอทายตาแหนง (ระบบจะกาหนดคาเรมตน เปน ไมแสดง) 10. ตราประทบหนวยงาน (ระบบจะกาหนดคาเรมตน เปน ไมแสดง) 11. ไฟลแนบในหนาตงคาการลงนาม (ระบบจะกาหนดคาเรมตน เปน แสดง) 12. ไฟลแนบในหนารายละเอยดเอกสาร (ระบบจะกาหนดคาเรมตน เปน แสดง)

- ตงคาการปฏบตงานแทน

เปนการสรางเสนทางเดนเอกสารสาเรจรปลวงหนาไวใชงานเฉพาะการปฏบตงานแทน ซงมขนตอนดงน 1. เลอกเมน “ตงคาการใชงาน” > เลอกหวขอ “ตงคาการลงนาม” > “ตงคาการปฏบตงานแทน” จะแสดงรายการเสนทไดสรางไว (ถาม)

2. คลกทปม “แกไขบคคล” เพอแกไขบคคลปฏบตงานแทน

คลกปมแกไขบคคล


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


11. ระบบสราง-สง/เวยน-ลงนามเอกสารอเลกทรอนกส

ระบบสราง-สง/เวยน-ลงนามเอกสารอเลกทรอนกส คอ ระบบงานทสนบสนนการทางานเกยวกบการจดการเอกสาร ขอมล การแลกเปลยนขอมลภายในองคกร และนอกองคกร มขนตอนการใชงาน ดงน

1. ขนตอนการสรางเอกสารดวยแบบฟอรมเอกสารอเลกทรอนกส เชน บนทกขอความ หนงสอสงภายนอก หนงสอประทบตราแทนการลงชอ ใบประกาศ ใบคาสง ระเบยบ เปนตน ขนตอนนจะเปนการสรางเอกสารโดยการเลอกขอมล เชน ชนความลบ ชนความเรว สมดทะเบยน วนท คาขนตน เอกสารแนบ รวมถงการกรอกรายละเอยดตาง ๆ เชน เรองรายละเอยดของเอกสาร เปนตน

2. ขนตอนการลงนามเอกสาร ในขนตอนนจะเปนการเลอกวธการลงนาม ซงหลงจากทผสรางเอกสาร สรางเอกสารเสรจแลวและพรอมทจะสง สามารถเลอกวธการลงนามได 2 วธ คอ การลงนามเอกสารเอง หรอสงไปลงนาม ซงเมอเลอกวธการอยางใดอยางหนงแลว จะเขาสขนตอนการเลอกผรบเอกสาร หลงจากเลอกผรบ กรณลงนามเอกสารเอง ผสรางสามารถคลกปมเพอลงนามเอกสาร หรอกรณสงไปลงนาม ผสรางคลกปมเพอสงเอกสารไปยงผรบทเลอกไดเลย

3. ขนตอนการสงเอกสารไปยงผรบในแตละหนวยงาน ในขนตอนนจะเปนการเลอกใชเสนทางในการสงเอกสาร การเลอกใชเสนทางทอย 3 วธ คอ 1. การเลอกผรบเอกสาร 2. เลอกใชเสนทางสวนบคคล 3. เลอกใชเสนทางหนวยงาน ซงจะอธบายในรายละเอยดตอไป

4. ขนตอนการคนหา เพอตดตามสถานะและดรายงาน ในขนตอนนจะเปนการสบคนขอมลของเอกสารทไดสรางและสงในระบบ จากเงอนไขของการคนหา เชน คนหาจากเลขทหนงสอ เลขทรบ เรอง วนทเอกสาร หนวยงานเจาของเรอง เปนตน ซงจะทาใหทราบสถานะรวมถงการตดตามผลการปฏบตงานของผรบเอกสารทเกยวของ สวนรายงานทไดสามารถพมพได

แผนผงแสดงภาพรวมการดาเนนการระบบสราง-สง/เวยน-ลงนามเอกสารอเลกทรอนกส

ระบบสราง-สง/เวยน-ลงนามเอกสาร

การสรางเอกสารอเลกทรอนกส

การลงนามเอกสาร

การสงเอกสารตามเสนทางท

การคนหาและตดตามเอกสาร


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


12. การสรางบนทกขอความ

ใชสาหรบสราง-สง-ลงนาม เอกสารภายในหนวยงาน มขนตอนดงน

1. คลกทคาสง “สราง-สง” (เมนดานบน) 2. คลกทคาสงจากเมนยอย “บนทกขอความ” (เมนดานซายมอ) หรอแบบฟอรมสรางเอกสาร

ระบบจะแสดงทะเบยนบนทกขอความทไดสรางไวแลวดงภาพท 12.1

ภาพท 12.1 ภาพแสดงระบบทะเบยนบนทกเอกสาร

3. คลกเลอกเครอง การคนหาเอกสารเพอดาเนนการ เรยงลาดบรายการเอกสารจาก

วนทและ ชวยเหลอ 4. เมอตองการสรางเอกสารใหมสามารถเหลอใชได 2 วธ ดงน

วธท 1 คลกท “เมนดานบน”

วธท 2 คลกท “เมนดานซายมอ”


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


5. จะปรากฏหนาตางสรางเอกสาร-บนทกขอความ (ไทย) ดงภาพท 12.2

ภาพท 12.2 ภาพแสดงหนาตางสรางเอกสาร-บนทกขอความ (ไทย)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 11

พนทสาหรบพมพรายละเอยดเนอหาทตองการ


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


1. คลกเลอกประเภทเอกสาร (หนงสอ) 2. คลกเลอกชนความลบ

3. คลกเลอกชนของเอกสาร (หนงสอ)

4. คลกเลอกเลขทสมดทะเบยน

5. กรอกชอเรอง …ตวอยาง ขออนญาตไปราชการ…และชอผเรยน… ตวอยาง อธการบดมหาวทยาลยราชภฏยะลา

6. พนทสาหรบพมพรายละเอยดเนอหาทตองการ 7. รายละ เอ ยด เน อหาสามารถ เพ มจ านวนหน า ไ ด โดยคล ก ปม “ เพ มจ านวนหน า

เอกสาร” 8. คลกเลอก “คาลงทายของเอกสารมาตรฐาน (ถาม)”

9. คลกปม เพอแนบเอกสาร (ถาม)


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


10. กรอกเนอความครบถวนใหคลกปม “บนทกเอกสาร” เพอบนทกขอมลทกรอก หรอขอมลท

ไดทาการแกไข โดยปม จะอยดานลางของแบบฟอรมบนทกขอความ และสามารถดเอกสาร

ตวอยางไดโดยคลกทปม จะปรากฏเอกสารบนทกขอความ ดงภาพท 12.3

ภาพท 12.3 ภาพแสดงดตวอยางเอกสาร

11. เมอกรอกขอมลตาง ๆ ครบถวนแลวและทาการบนทกเอกสารเรยบรอยแลวสามารถ

“ลงนามเอกสารอเลกทรอนกส” หรอ “สงไปลงนาม” โดยการเลอกผลงนามหรอสงไปตามเสนทางทสรางไว ซง การลงนามเอกสาร และการสงไปลงนาม ตากตางกน คอ

- กรณท ผ สร าง บนทกขอความเปนผ ลงนามเองในบนทกขอความ คลกท ป ม

เพอลงนามเอกสารอเลกทรอนกส โดยการเลอกผลงนามเองหรอสงไปตามเสนทางทสรางไว - กรณทผสรางบนทกขอความตองการสงเอกสารไปใหบคคลอนลงนามในบนทกขอความ

คลกทปม


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


หมายเหต : เอกสารบนทกขอความทถกบนทกเอกสารแลว สามารถนามาแกไขเพมเตมได โดยการคลกปม “บนทกขอความ” เมนดานซายมอ > คลกปม “แกไขเอกสาร” ดงภาพท 12.4

ภาพท 12.4 ภาพแสดงเอกสารบนทกขอความทถกบนทกเอกสาร


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ความหมายของภาพสญลกษณทใชในหนาสรางแบบฟอรม

หมายถง สรางขอความบนทกโนต

หมายถง ดตวอยางเอกสาร

หมายถง เลอกผลงนาม/ผรบ

หมายถง พมพเอกสาร

หมายถง ลงนามเอกสาร

หมายถง สงไปลงนาม

หมายถง บนทกเอกสาร

หมายถง กลบหนาแสดงรายการ

หมายถง ดขนตอนวธการใชงาน

การแนบไฟลเอกสาร (ถาม) สามารถแนบไฟลเอกสารได 3 ประเภท คอ

- อางถง : กรอกขอมลเอกสารอางถงฉบบอน เพอระบเอกสารทตองการอางถง

- สงทสงมาดวย : กรอกขอมลเอกสารทสงมาดวยเพอแนบเอกสาร เอกสารทแนบเปนสงทสงมาดวยน จกไมสามารถแยกลงนามตางหากจากเอกสารหลกได ดงภาพท 12.5

ภาพท 12.5 ภาพแสดงการแนบไฟลเอกสาร

- เอกสารเพอลงนาม : กรอกขอมลเอกสารทตองการแนบไปลงนาม เพอแนบเอกสาร กรณน เอกสารทเกยวของ จะสามารถแยกลงนามจากเอกสารหลกได


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


การลงนามเอกสาร 1. คลกปม ปรากฏดงภาพท 12.6

ภาพท 12.6 ภาพแสดงการลงนามเอกสาร

2. คลกปม “เลอกผรบเอกสารเอง” ปรากฏดงภาพท 12.7

1. คนหาผรบเอกสารจากหนวยงานหรอคนหาจากชอบคคลหรอเลอกจากกลมผรบ

2. คลกปมเลอกทงหนวยงานหรอเลอกบคคล

3. คลกปมยนยนเลอกผรบเอกสาร/ผปฏบตงาน

4. คลกปม “ปดหนาตาง” เพอออกจากหนาตาง


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


3. คลกทปม “ลงนาม และสงเอกสารตามผรบขางตน” ปรากฏดงภาพท 12.8

ภาพท 12.8 ภาพแสดงการลงนามและสงเอกสารตามผรบขางตน

4. คลกทปมชองเลอก เพอแสดง “ตาแหนง” ของผรบเอกสาร > คลกปม “ลงนามเอกสาร” ดงภาพท 12.9

ภาพท 12.9 ภาพแสดงลงนามเอกสาร

- การสรางเสนทางสวนบคคล เปนการสรางเสนทางเดนเอกสารสาเรจรปลวงหนาไวใชงานเฉพาะสวนบคคล ซงมขนตอนดงน

1. เลอกเมน “ตงคาการใชงาน” >> เลอกหวขอ “ตงเสนทางเดนเอกสาร” > “สรางเสนทางสวนบคคล” จะแสดงรายการเสนทางทไดสรางไว (ถาม)

2. คลกทปม “เพม” เพอสรางทางใหม ดงภาพท 12.10


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ภาพท 12.10 ภาพแสดงเสนทางสวนบคคล

3. ตงชอเสนทางโดยกรอกชอเสนทาง และเลอกประเภทเสนทาง ซงมใหเลอก 2 แบบ คอ

- แบบลาดบขน : สาหรบการเดนเอกสารแบบมขนตอน - แบบกระจาย : สาหรบการเดนเอกสารแบบสงถงผรบพรอมกนหลายคน

4. คลกทปม “เพม” เพอบนทกขอมล ดงภาพท 12.11

ภาพท 12.11 ภาพแสดงสรางเสนทางมาตรฐานสวนบคคล

5. คลกทปม “เพมผรบ” เพอเพมผรบในแตละลาดบขนการสงเอกสาร ดงภาพท 12.12

ภาพท 12.12 ภาพแสดงเพมผรบ

คลกเมอตองการเพมผรบ


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6. คลกทปม “แกไข” เพอแกไขชอเสนทางมาตรฐาน > คลกปม “แกไขชอ” ดงภาพท 12.13

ภาพท 12.13 ภาพแสดงสรางเสนทางมาตรฐานสวนบคคล

7. เลอกสทธของผรบเอกสาร - ตรวจเอกสาร - ตรวจสอบและลงนาม - ลงนามเอกสาร (เฉพาะเจาของเอกสาร/ผลงนามหลก/ผลงนามคนแรก) - อนมต/อนญาตงานและลงนาม - รบทราบ/ใหความเหน/เพอโปรดดาเนนการและลงนาม - อานอยางเดยว - หามอานเนอหาเอกสาร - ออกเลขทสงเอกสาร

ภาพท 12.14 ภาพแสดงสทธของผรบเอกสาร


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


8. การเลอกบคคลในเสนทาง โดยสามารถคนหาได 3 แบบ ดงน - เลอกตามหนวยงาน สามารถเลอกผรบไดแบบทงหนวยงาน และแบบรายบคคล โดยคลกทชอหนวยงานหรอ

ชอบคคลในกลองดานซาย จากนนคลกปม หรอปม เพอเลอกผรบไปยง

กลองดานขวา จากนนคลกปม เพอบนทกขอมล การเลอกผรบ ดงภาพท 12.15

ภาพท 12.15 ภาพแสดงเลอกตามหนวยงาน

- คนหาบคคล

กรอกชอผรบทตองการคนหา จากนนกดปม “Enter” ระบบจะแสดงรายชอของ

บคลากรทคนหาขนมาให คลกทชอบคลากรในกลองดานซาย จากนนคลกปม เพอเลอกผรบไป

ยงกลองดานขวา จากนนคลกปม เพอบนทกขอมลการเลอกผรบ ดงภาพท 12.16

ภาพท 12.16 แสดงภาพการคนหาบคคล


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


- เลอกกลมผใชงาน 1. คลกทชอกลมผใชงานในกลองดานซาย (โดยจะตองตงคากลมผใชงานไวกอน

2. ระบบจะแสดงผรบทเลอกมาอยในลาดบของผรบเอกสารในเสนทาง ถาตองการเพมผรบอกใหทาตามขนตอนเดม แตถาไมตองการเพมแลวให คลกปม “กลบ”

- การเลอกเสนทางสวนบคคล เปนการเลอกเสนทางสาเรจรปทสรางไวใหเปนเสนทาง default หรอ เสนทางหลกใหกบแตละแบบฟอรมเอกสาร ซงควรเปนเสนทางทตองใชกบแบบฟอรมนนบอย ๆ เพอจะไดไมตองเสยเวลาเวลาเสนทางเมอตองการสงเอกสาร ทสรางจากแบบฟอรมดงกลาว ซงมขนตอนดงน

1. คลกทเมน “ตงคาการใชงาน” > หวขอ “ตงเสนทางเดนเอกสาร” > “เสนทางสวนบคคล” จะแสดงหนาจอเลอกเสนทางมาตรฐานสวนบคคลใหเอกสาร

2. เลอกแบบฟอรมทตองการจบคเสนทาง

3. คลกทปม 4. เลอกเสนทางทตองการ โดยคลกเลอกทชองวงกลม ทายชอเสนทาง

5. คลกทปม ดงภาพท 12.17

ภาพท 12.17 ภาพแสดงหนาจอการเลอกเสนทางสวนบคคลใหแบบฟอรมทเลอก


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


การตกลบของเอกสาร ใชสาหรบการตกลบเอกสารทผไดรบเอกสารตกลบไปใหผสงเอกสาร การตกลบม 2 ประเภท ไดแก

1. ตกลบแบบลบเสนทาง คอ การสงเอกสารกลบไปยงผสงในกรณทเอกสารไมเกยวของกบตนเอง โดยเสนทางทสรางจะถกลบตงแตตวทานในฐานะผตกลบเอกสารจนถงคนสดทายในเสนทาง

2. ตกลบแบบไมลบเสนทาง คอ การสงเอกสารกลบไปยงผสงเพอแกไขบางสวนของเอกสาร โดยเสนทางทสรางไวจะยงคงอยเพอใหผสงแกไขขอความเพอสงกลบมายงทานอกครงหลงการแกไข ดงภาพท 12.18

ภาพท 12.18 ภาพแสดงหนาจอการเลอกผรบเอกสารตกลบ

เลอกบคคลทตองการใหตกลบ

1. เลอกประเภทตกลบ

2. เลอกเหตผลมาตรฐานหรอกรอกเหตผลเอง 3. คลกปมตกลง


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


การดงกลบของเอกสาร

ภาพท 12.19 ภาพแสดงหนาจอการดงกลบ

ประเภทการดงกลบเอกสารม ดงน

1. ดงกลบแบบลบเสนทาง คอ การดงเอกสารทสงไปยงผรบแลวกลบคนมาในกรณทสงไปยงผรบผดคน โดยเสนทางทใชสงจะถกลบตงแตผรบเอกสารคนทถดจากทานไปจนถงคนสดทายในเสนทาง

2. ดงกลบแบบไมลบเสนทาง คอ การดงเอกสารทสงไปยงผรบแลวกลบมาเพอแกไข โดยเสนทางทสรางจะยงคงอยเพอใหตวทานสามารถสงเอกสารกลบไปอกครงหลงการแกไข

3. ดงกลบแบบลบเลขทเอกสารเดม คอ การดงเอกสารทสงไปยงผรบแลวกลบคนมาในกรณทตองการแกไขเอกสาร โดยตองการลบเลขทเอกสารเดม ซงเลขทเอกสารทลบไปนนสามารถนากลบมาใชไดอกครง

4. ดงกลบแบบไมลบเลขทเอกสาร คอ การดงเอกสารทสงไปยงผรบแลวกลบมาเพอแกไข โดยยงคงรกษา เลขทและวนทลงนามของเอกสารเดมไว

- ปม เปนฟงกชนสาหรบปดเรองเอกสารทดาเนนการเรยบรอยแลว โดยเมอคลกปม “ปด

เรอง” ระบบจะแสดงขอความบนหวเอกสาร และแสดงปม “เปดเรอง” เพอใหผใชงานเปดเรองและดาเนนการกบเอกสารตอได

1. เลอกประเภทดงกลบ

2. เลอกประเภทเลขทเอกสารในการดงกลบ

3. เลอกเหตผลมาตรฐานหรอกรอกเหตผลเอง

4. คลกตกลง


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ภาพท 12.20 ภาพแสดงหนาจอการเปดเรอง

- ปม “ตดตามเอกสาร” เปนฟงกชนสาหรบใชในการตดตามสถานการณดาเนนการกบเอกสาร ดงภาพท 12.21

ภาพท 12.21 ภาพแสดงหนาจอการตดตามเอกสาร

- ปม ใชสาหรบกลบไปหนาแสดงจอการตดตามเอกสาร

แสดงเอกสารปดเรอง

ปมเปดเรอง


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


13. การสรางหนงสอสงภายนอก

ใชสาหรบสราง-สง-ลงนาม เอกสารทจะสงไปยงหนวยงานภายนอก มขนตอนดงน 1. คลกทเมนหลก “สราง-สง” (เมนดานบน) 2. คลกเมน “หนงสอสงภายนอก” (เมนดานซายมอ) จะแสดงทะเบยนเอกสารสงภายนอกทได

สรางไวแลว ดงภาพท 13.1

ภาพท 13.1 ภาพแสดงหนาจอเมอเลอกเมนหนงสอสงภายนอก

3. สามารถคนหาเอกสาร เรยงลาดบรายการเอกสารจากวนท และชวยเหลอ ไดดงน

4. เมอตองการลงทะเบยนเอกสารใหม ใหคลกท

5. หนาลงทะเบยนหนงสอสงภายนอกจะมรายการทตองกรอกขอมลในการลงทะเบยนเอกสารใหม มรายละเอยดดงน

- ชนความลบ (ดานบน) ใหเลอกระดบความลบตามตองการ ซงหากเลอกทจะจดทาเปนเอกสารลบ จะตองมนใจวาผรบไดรบสทธใหรบเอกสารได เพราะมฉะนนแลว ระบบจะไมใหสงเอกสารลบทสรางขนไปยงผรบทเลอก

- ชนความเรว สามารถเลอกไดตามความเรงดวนของเอกสารทจะสรางและสง - ชอสมดทะเบยน ใหเลอกสมดทะเบยนสาหรบสรางเลขทเอกสาร - หนวยงานเจาของหนงสอ (สวนบน) ใหเลอกขอมลหนวยงานทเจาของเรองสงกด - วนทในเอกสาร ใหคลกเลอก ใชวนทลงนามหรอใชวนทนในเอกสาร - เรอง ใหกรอกชอเรองเอกสาร และคาขนตน สามารถเลอกจากคาขนตนมาตรฐานทตงคาไวได - เลอกแนบไฟลเอกสาร ดขนตอนการแนบไฟลเอกสารท ภาคผนวก ค และภาคผนวก ง - กรอกรายละเอยด

คลกสรางเอกสารใหม คลกสรางเอกสารใหม

คลกสรางเอกสารใหม


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


- กรอกคาลงทาย โดยสามารถเลอกไดจากคาลงทายมาตรฐาน หรอกรอกเอง และหากเลอกทง 2 แบบระบบจะนาคาลงทายทงสองแบบมาตอกน

- กรอกหมายเหต (ถาม) - เลอกชนความลบ (ดานลาง) - หนวยงานเจาของเรอง (สวนลาง) ใหเลอกหนวยงานเจาของเรอง หรอเจาของหนงสอสรางน

ซงระบบจะดงขอมลหมายเลขโทรศพท หมายเลขโทรสาร ชออเมลของหนวยงานเจาของเรองขนมาใหอตโนมต - บนทกเอกสาร - ลงนามเอกสาร


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6. กรอกรายละเอยด / เนอหา ในเอกสารสงภายนอกใหครบถวน เชน ชอเรองเอกสาร เนอความของเอกสาร อางถงและสงทสงมาดวย ดงภาพท 13.2 ภาพแสดงสาหรบเอกสารในแบบฟอรมเอกสารสงภายนอก

1. เลอกชนความลบ

4. หนวยงาน

2. เลอกชนความเรว

3. เลอกสมดทะเบยน

5. กรอกชอเรองและชอผรบ

6. เลอกเอกสารแนบ

7. กรอกรายละเอยด

8. กรอกคาลงทาย

9. กรอกหมายเหต (ถาม)

10. ชอหนวยงาน

11. เลอกชนความลบ (ดานลาง)

12. บนทกเอกสาร 13. ลงนามเอกสาร


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


7. การแนบไฟลเอกสาร (ถาม)

8. กรอกเนอความครบถวนใหคลกทปม เพอบนทกขอมลทกรอก / ขอมลทไดทาการแกไข โดยปม “บนทกเอกสาร” จะอยดานลางของแบบฟอรมเอกสารสงภายนอก

9. กรอกขอมลตาง ๆ ครบถวนแลวทาการบนทกเอกสารเรยบรอยจงสามารถทาการ “ลงนามเอกสาร” หรอ “สงไปลงนาม” โดยการเลอกผลงนามเองหรอสงไปตามเสนทางทสรางไว ซงการลงนามเอกสาร และการสงไปลงนามแตกตาง คอ

- กรณทผสรางหนงสอสงภายนอกเปนผลงนามเองในหนงสอสงภายนอก คลกท ปม

เพอลงนามดวยวธการลงนามอเลกทรอนกส

- กรณทผสรางเอกสารตองการสงเอกสารไปใหบคคลอนลงนามในเอกสาร ใหคลกทปม


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


14. ระบบการลาอเลกทรอนกส

ระบบการลาอเลกทรอนกส คอ โปรแกรมระบบงานทสนบสนนการทางานเกยวกบการลา และการขอยกเลกการลา โดยมการลาประเภทตาง ๆ เชน ลาปวย ลากจสวนตว ลาพกผอน เปนตน ซงผลาสามารถดประวตการลาสวนบคคลได รวมถงการออกรายงานการลาตาง ๆ แบบ Real Time เพอทาใหผใชงานสามารถขอลาหรอขอยกเลกการลาไดสะดวก และรวดเรว

- ระบบการลาอเลกทรอนกส มขนตอนการใชงานหลก ๆ ม 3 ขนตอน คอ 1. ขนตอนในการสรางใบลา : กรอกรายละเอยดตาง ๆ เกยวกบการขอลา เชน ประเภทการลา

วนทขอลา เหตผลการลา เปนตน สามารถแนบเอกสารเพอเปนหลกฐานในการลาได การสรางใบลาขอยกเลกวนลาหลงจากไดรบการอนญาตจากผบงคบบญชาแลว และสงเอกสารไปยงผบงคบบญชาเพอทาการขออนญาตการลา ซงเสนทางการลาจะตางกนขนอยกบประเภทของการลา

2. ขนตอนการอนญาตและลงนามการลา : เปนขนตอนของผบรหารทตองอนญาตและลงนามการลา

3. ขนตอนการดรายงานการลา : เปนขนตอนการดรายงานการลาตาง ๆ ทงแบบรายวน รายเดอน หรอรายปงบประมาณ

- การสรางแบบใบลา เมอผใชงานทาการ Login และทาการเลอกเมน “สราง-สง” (เมนดานบน) ซงจะแสดงเมนยอย

(เมนดานขาง) เลอกเมน “แบบใบลา” ดงภาพท 14.1

ภาพท 14.1 ภาพแสดงเมนใบลา

1. คลก เมนแบบใบลา

แสดงรายการใบลาทเคยสรางไว

แสดงสถานะเอกสาร

2. คลกเมอตองการสรางใบลา


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


- ประวตการลาสวนบคคล

ผใชงานสามารถดประวตการลาของตนเองไดโดยคลก “ประวตการลาสวนบคคล” ระบบจะแสดงหนาจอดงภาพท 14.2

ภาพท 14.2 ภาพแสดงเมนประวตการลาสวนบคคล

- การสรางเอกสารใบลาอเลกทรอนกส

มขนตอนคอ

1. คลก สรางเอกสาร “ใบลาใหม” เพอทาการสรางใบลา จะไดหนาจอดงภาพท 2. ทาการกรอกรายละเอยดการลา ซงมรายละเอยด ดงนคอ

‐ เขยนท ระบบจะแสดงขอมลเขยนทใหโดยอตโนมต ซงสามารถแกไขขอมลได

‐ วนท ระบบจะแสดงวนทสรางใบลาใหโดยอตโนมต โดยจะไมสามารถแกไขวนทได

‐ ประเภทการลา เลอกประเภทการลาทตองการ

‐ เรยน / กราบเรยน กรอกตาแหนงของผอนญาตใบลา

‐ ชอ ตาแหนง และสงกด ระบบจะทาการแสดงชอ ตาแหนง และหนอยงานของผใชงานโดยอตโนมต

‐ วนทลา เลอกวนทเรมตน และวนทสนสดในการลา (หากตองการลาครงวนใหเลอกเปนชวงเชา หรอชวงบาย)

‐ รายละเอยดการลา กรอกรายละเอยดการลาตางๆ แลวแตประเภทการลาทเลอก

1.เลอกปงบประมาณ

ทตองการ

สถตการลาแตละประเภท

2. คลกเพอพมพรายงาน,ออก Word


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ดขอมลประวตการลาสวนบคคล 1. เลอกประเภทการ

2. กรอกรายละเอยดการลา

4. คลกเมอตองการแนบเอกสาร

3. คลกเมอตองการ

5. คลกเมอตองลงนามและสงเอกสาร

คลกดเงอนไขการลาแตละประเภท

ภาพท 14.3 ภาพแสดงการสรางเอกสารใบลา


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


3. เลอกวนทขอลาไดโดยคลกท จะไดหนาจอดงภาพ ซงสามารถเลอกเดอน/ป ทตองการดขอมลการลาได

4. คลกเลอกวนเรมตนและวนทสนสดทตองการลาไดจากปฏทน โดยระบบจะทาการคานวณจานวนวนลาทงหมดใหโดยอตโนมต

- เงอนไขการลา-ลาพกผอน 1. ในการลาทครอมวนหยด จะไมนบรวมวนหยดเปนวนลาดวย 2. การยนใบลาตองยนกอนวนลา 3 วน 3. ไมบงคบกรอกเหตผลในการลา 4. ลาไดเฉพาะแบบเตมวนเทานน 5. สามารถขอยกเลกหลงไดรบอนมตไดตลอดเวลา 6. จานวนเดอนการทางาน 0-5 เดอน สามารถลาได 0 วน 7. จานวนเดอนการทางาน 6-11 เดอน สามารถลาได 5 วน 8. จานวนเดอนการทางาน 12-120 เดอน สามารถลาได 10 วน สะสมไดไมเกน 20 วน 9. จานวนเดอนการทางาน 121-9999 เดอน สามารถลาได 10 วน สะสมไดไมเกน 30 วน

- การแนบเอกสาร

การแนบเอกสาร ทาไดโดยคลกปม จะไดหนาจอดงภาพท 14.4

ภาพท 14.4 ภาพแสดงการแนบไฟลเอกสาร

‐ คลกปม “Browse…” เพอเลอกไฟล เอกสารท ตองการแนบ จากนนใหคลก ปม “แนบไฟล” ซงจะเปนการนาไฟลเขาสระบบโดยอตโนมต


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


‐ คลก “Scan…” เมอตองการสแกนเอกสาร ซงจะตองบนทกไฟลภาพทสแกนไดไวเหมอนการสแกนปกต จากนนใหคลกปม “Browse…” เพอแนบไฟลดงกลาวเขาสระบบตามขนตอนขางตน การตดตามผลการอนญาตการลา สามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารใบลาไดทหนารายการเอกสารใบลา ซงจะแสดงสถานะเอกสาร ดงนคอ

หมายถง อยระหวางการสรางเอกสาร

หมายถง อยระหวางดาเนนการอนมต

หมายถง ผานการอนมต

หมายถง ผานการอนมตยกเลกทงฉบบ

หมายถง ไมผานการอนมต

- การอนมตการลา เมอผใชงาน Login เขาสระบบแลว ใหคลกเลอกเอกสารใบลา หรอ ใบยกเลกวนลา เพอทาการ

อนมต จะแสดงหนาจอใบลาดงภาพ จากนนใหเลอนมาทายเอกสารแลวคลกเลอก อนมต และกดปม “ลงนาม – สงการ/ใหความเหน” ดงภาพ ซงระบบจะเขารหสเอกสารและปรบสถตวนลาของผขอลาอตโนมต หลงจากนนจะแสดงใบลาทผานการลงนามอเลกทรอนกสดงภาพท 14.5

ภาพท 14.5 ภาพแสดงเอกสารใบลาทมารออนมต

- การสรางขอยกเลกวนลา หลงจากเอกสารใบลาไดรบแลวจงจะสามารถสรางเอกสารใบขอยกเลกวนลาได โดยเอกสาร

ใบลาทผานการอนมตแลวจะมสถานะดงภาพ ซงจะปรากฏปมสรางใบขอยกเลกวนลาททายเอกสารใบลาเพอใหคลกสรางใบขอยกเลกวนลาได


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


เมอคลกทปมสรางใบขอยกเลกวนลาแลวจะปรากฏหนาจอการสรางใบขอยกเลกวนลา ซงระบบจะดงขอมลของใบลาทตองการยกเลกมาใหโดยอตโนมต ดงภาพโดยท 14.6 มขนตอนดงน

1. ทาการกรอกรายละเอยดการขอยกเลกการลา ซงมรายละเอยดตางๆ ดงนคอ

‐ วนท ระบบจะแสดงวนทสรางใบขอยกเลกวนลาใหโดยอตโนมต โดยจะไมสามารถแกไขวนทลาได

‐ ชอ ตาแหนง และสงกด ระบบจะทาการแสดงชอ ตาแหนง และหนวยงานของผใชงานโดยอตโนมต

‐ เขยนท ระบบจะแสดงขอมลเขยนทใหโดยอตโนมต ซงสามารถแกไขขอมลได

‐ เรยน กรอกตาแหนงของผอนญาตใบขอยกเลกวนลา

‐ ประเภทการลา เลอกประเภทการลาทตองการยกเลก

‐ เอกสารทใบลาทตองการยกเลก เลอกวนทของเอกสารใบลาทตองการยกเลก

‐ วนทและเวลาทตองการยกเลก เลอกวนทและชวงเวลาทตองการขอยกเลก ซงสามารถยกเลกเฉพาะวนทตองการ หรอยกเลกวนลาทงหมดได

‐ เหตผลการขอยกเลก กรอกเหตผลทตองการขอยกเลกวนลา

1.กรอกรายละเอยดการขอยกเลก


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ภาพท 14.6 ภาพแสดงการสรางเอกสารใบขอยกเลกวนลา

1. เมอทาการกรอกขอมลขอยกเลกลาครบถวนแลวใหคลกปม ลงนามและสงเอกสาร ซงระบบจะแสดงเสนทางของการสงเอกสารการขอยกเลก หากเสนทางทตงคาไวถกตองแลวใหทาการคลกปม ลงนามและสงเอกสารตามเสนทางขางตน เพอทาการลงนามเอกสาร ระบบจะทาการเขารหสเอกสารและเอกสารจะถกสงใบตามเสนทางเพอดาเนนการตอไป

2. เมอผบงคบบญชาทาการอนญาตและลงนามเอกสารการขอยกเลกวนลาแลว ระบบจะทาการคนยอดจานวนวนลาใหโดยอตโนมต

เมอกรอกรายละเอยดของการสรางใบลา หรอ ใบขอยกเลกวนลาเรยบรอยแลว สามารถลงนามและสงเอกสารใบลา หรอ ใบขอยกเลกวนลา ไดโดยคลกปม “ลงนามและสงเอกสาร” จะไดหนาจอดงภาพเพอเลอกผรบเอกสารและสงเอกสารการลาคาไวถกตองแลวใหทาการตามเสนทางทไดเลอกไว ซงเสนทางการสงเอกสารจะแตกตางกนไปตามแตละประเภทการลา หากเสนทางทตงคลกปม “ลงนามและสงเอกสารตามเสนทางขางตน” เพอทาการลงนามเอกสารระบบจะทาการเขารหสเอกสาร และเอกสารจะถกสงไปตามเสนทาง เพอดาเนนการตอไป

2. คลกเมอตองการลงนามและสงเอกสาร


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ภาพท 14.7 ภาพแสดงเสนทางการลงนามเอกสารใบลา

15. ระบบตเอกสารอเลกทรอนกส

หลงจากเจาหนาทธรการจดเกบเอกสารทงจากนอกระบบและในระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเขาตเอกสารอเลกทรอนกสแลว ผใชงานทวไปสามารถคนหาและเรยกดเอกสารอเลกทรอนกสในแตละตได โดยมรายละเอยดดงน

- การเขาใชงานระบบตเอกสาร มขนตอนดงน 1. คลกทเมนหลก “ตเอกสาร” จะแสดงหนาจอดงภาพท 15.1

ภาพท 15.1 ภาพแสดงหนาจอการเขาใชงานระบบตเอกสารอเลกทรอนกส

1. คลกเมน “ตเอกสาร”

2. คลกประเภทตเอกสารอเลกทรอนกส

3. เลอกเงอนไขเพอคนหาเอกสารอเลกทรอนกส


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


2. คลกทเมน ประเภทตเอกสารทตองการ (ดานซายมอ) จะแสดงหนาจอสาหรบคนเอกสาร ตามตทเลอก

3. เมน “ตเอกสารสาธารณะ” เปนตเอกสารอเลกทรอนกสททกคนในองคกรสามารถเรยกดเอกสารภายในตได แตไมสามารถจดการเอกสารในตเอกสารสาธารณะได (ผทจะสามารถจดการเอกสารในตไดจะตองไดรบสทธการจดการตเอกสารจากผดแลระบบกอน)

4. เมน “ตเอกสารหนวยงาน” เปนตเอกสารททกคนภายในหนวยงานสามารถเลอกดเอกสารได แตไมสามารถจดการเอกสารในตเอกสารหนวยงานได (ผทจะสามารถจดการเอกสารในตไดจะตองไดรบสทธการจดการตเอกสารหนวยงานจากผดแลระบบ)

- การคนหาเอกสารอเลกทรอนกสในตเอกสารอเลกทรอนกส มขนตอนดงน 1. คลกทเมนหลก “ตเอกสาร” > “เลอกประเภทตเอกสารทตองการคนหาเอกสาร” จะแสดง

หนาจอสาหรบการคนหาเอกสารในตเอกสารขนมา ดงภาพท 15.2

ภาพท 15.2 ภาพแสดงหนาจอกาหนดเงอนไขการคนหาเอกสาร

2. เลอกเงอนไขในการคนหาเอกสารภายในต จากนนคลกทปม “คนหา” 3. ระบบจะแสดงผลการคนหาเอกสาร ตามเงอนไขทกาหนด ดงภาพท 15.3

ภาพท 15.3 ภาพทแสดงผลการคนหาเอกสาร


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


- การเรยกดเอกสารในตเอกสารอเลกทรอนกส จากหนาจอผลการคนหาเอกสาร สามารถเรยกดเอกสารในตเอกสารอเลกทรอนกส ไดดงน 1. คลกท “ชอเรอง” ของเอกสารเพอดรายละเอยดของเอกสารอเลกทรอนกส 2. แสดงรายละเอยดเอกสาร โดยแบงการแสดงเอกสารเปน 2 ประเภท คอ

2.1 เอกสารลงทะเบยน คอ เอกสารนอกระบบทลงทะเบยนเพอเกบไวในตเอกสาร 2.2 เอกสารในระบบ คอ เอกสารทสรางผานระบบสานกงานอเลกทรอนกส และมการ

นาเขามาจดเกบในตเอกสารอเลกทรอนกส ดงภาพท 15.4

ภาพท 15.4 ภาพแสดงเอกสารในระบบ


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


- การสรางตเอกสารอเลกทรอนกส

การสรางตเอกสาร ทาไดโดยคลกปม จะปรากฏหนาจอดงภาพท 15.5ระบชอตเอกสารทตองการสรางและเลอกประเภทตเอกสารแลวกดปม “บนทก” หากตองการยกเลกใหกดปม “ยกเลก”

ภาพท 15.5 ภาพแสดงการจดการตเอกสาร

-

ภาพท 15.6 ภาพแสดงทาการเพมตเอกสาร 16. การจดเกบเอกสารเขาตเอกสาร การจดเกบเอกสารเขาตเอกสารอเลกทรอนกส ทาได 2 วธ คอ ลงทะเบยนเพอจดเกบเอกสารเขาตเอกสาร และการนาเอกสารจากในระบบเขาตเอกสาร มขนตอนดงน

- การลงทะเบยนเอกสารเพอจดเกบเอกสารเขาตเอกสาร 1. เลอกตเอกสารทตองการจดเกบเอกสาร

2. จากนนคลกปม ดานมมขวาบน ดงภาพท 16.1


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ภาพท 16.1 ภาพแสดงรายการเอกสารในตเอกสาร

3. กรอกรายละเอยดเอกสาร ดงภาพท 16.2

ภาพท 16.2 ภาพแสดงแบบฟอรมสาหรบลงทะเบยนเอกสาร

4. หากมการแกไขเอกสารเมอระบรายละเอยดทตองการแลวใหคลกปม

ทกครง

- การนาเขาเอกสารจากในระบบเพอจดเกบเอกสารเขาตเอกสาร การนาเขาเอกสารนนเปนการนาเอกสารทสรางผานระบบเอกสารอเลกทรอนกสทดาเนนการ

เสรจแลวทาการจดเกบไวในตเอกสาร โดยมขนตอนดงน 1. เลอกตเอกสารทตองการจดเกบเอกสาร


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


2. จากนนคลกปม ดานมมขวาบน ดงภาพท 16.3

ภาพท 16.3 ภาพแสดงการคนหาเอกสารทตองการนาเขา

3. ระบเงอนไขทตองการ จากนนคลกปม “คนหา” จะปรากฏดงภาพท 16.4

ภาพท 16.3 ภาพแสดงผลการคนหาเอกสารทตองการเลอกนาเขาตเอกสาร

4. ทาเครองหมาย หลงรายการเอกสารทตองการนาเขา จากนนคลกปม ปรากฏดงภาพท 16.5

ภาพท 16.5 ภาพแสดงรายละเอยดเอกสารทตองการนาเขา


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ภาพท 16.6 ภาพแสดงผลการนาเขาเอกสาร

17. ระบบนดหมายอเลกทรอนกส ระบบนดหมายอเลกทรอนกส คอ ระบบงานทสนบสนนการทางานเกยวกบการนดหมาย ซงสามารถใชนดหมายบคคลอน หรอนดหมายตวเอง (บนทกสวนบคคล) ไดสะดวก รวดเรว และประหยดเวลาในการตรวจสอบ วน-เวลาวางของผทเราตองการนด ระบบนดหมาย มขนตอนการใชงานหลก ๆ อย 4 ขนตอน คอ

1. ขนตอนในตงคาระบบนดหมาย : เปนขนตอนในการกาหนดคาเรมตนใหกบระบบ 2. ขนตอนในการสรางนดหมาย : เปนขนตอนในการสรางหนงสอนดหมายสาหรบนดหมาย

บคคลอน หรอทาการนดหมายตวเอง (ทาบนทกสวนตว) 3. ขนตอนในการตอบรบนดหมาย : เปนขนตอนในการตอบรบการนด/ปฏเสธการนด เมอม

หนงสอนดหมายสงมา 4. ขนตอนในการดรายการนดหมายทตอบรบ : เปนขนตอนดรายการนดหมายททาการตอบรบ

นด

แผนผงแสดงภาพรวมการดาเนนการระบบนดหมายอเลกทรอนกส

ขนตอนการทางานระบบนดหมายอเลกทรอนกส

ระบบนดหมาย

ตงคาภารกจ จดทาบนทกสวนบคคล

จดทาหนงสอนดหมาย

ตอบรบการนดหมาย

ดปฏทนรายบคคล


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


- การสรางนดหมายและการตอบรบนดหมาย การสรางนดหมาย สามารถแบงไดเปน 2 แบบ คอ การนดหมายผอน (หนงสอนดหมาย) และ

การนดหมายตวเอง (บนทกสวนตว) ซงการสรางนดหมายทง 2 แบบนจะมวธการสรางคลาย ๆ กน ซงในสวนของการสรางหนงสอนดหมายจะมสวนของการตอบรบนดดวย โดยวธในการสรางนดหมายและการตอบรบนด มดงตอไปน

1. การสรางหนงสอนดหมาย เปนการสรางหนงสอนดหมายบคคลอน ใหคลกทเมน “ระบบงาน” > “นดหมายและการ

ประชม” > “หนงสอนดหมาย” จะปรากฏดงภาพท 17.1 ซงเปนหนาทะเบยนเอกสารของหนงสอนดหมาย

ภาพท 17.1 ภาพแสดงรายการทะเบยนหนงสอนดหมาย

- เมอตองการลงทะเบยนใหมใหคลกท

(มมบนซาย) หรอ

(มมลางขวา) จะเขาสหนาจอเรมตนของการระบขอมลนดหมาย ดงภาพท 17.2

เมนบน (ระบบงาน)

เมนยอย (หนงสอนดหมาย)

สรางหนงสอนดหมายใหม

สรางหนงสอนดหมายใหม

แสดงรายการหนงสอนดหมาย


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ภาพท 17.2 ภาพแสดงการกรอกขอมลการสรางหนงสอนดหมาย

- ระบขอมลเบองตนของการนดหมาย ไดแก

1. ผนด ใหทาการเลอกหรอระบผทตองการนด 2. ประเภทภารกจ ใหระบประเภทภารกจของการนด 3. เรอง ใหระบชอเรองของการวด 4. สถานท ใหระบสถานททใชในการนด 5. รายละเอยด ใหระบรายละเอยดของการนดวาการนดหมายครงนเปนการนดเพอ

ดาเนนการสงใด 6. การเปดเผยนดใหผอนทราบ เปนการกาหนดการเปดเผยนดใหบคคลอนทราบ


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


- คลกทปม “เพมวนเวลานดหมาย” เพอเพมวนและเวลาทตองการนด โดยจะแบงเปน 2 แบบคอ

1. การนดหมายแบบธรรมดา คอ เลอกวนและเวลา ดงภาพท 17.3

ภาพท 17.3 ภาพแสดงการเลอกวนเวลานดหมายแบบธรรมดา

2. การนดหมายแบบกลม คอ การเลอกกลมคนทตองการนดหมายจากนดจงคนหาเวลาททกคนวางตรงกน

- การเพมถกนดหมายทาไดโดยการคลกทปม และสามารถเพมผถกนดหมายไดทงบคคลภายนอกและภายในองคกร ดงภาพท 17.4

ภาพท 17.4 ภาพแสดงการเลอกผถกนดหมายเปนบคคลภายใน


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


- ตรวจสอบขอมลการนด เมอตรวจสอบขอมลเรยบรอยแลว ใหคลกปม

จะปรากฏเสนทางเฉพาะสาหรบสงหนงสอนดหมาย ดงภาพท 17.5

ภาพท 17.5 ภาพแสดงผรบหนงสอนดหมายทไดเลอกไว

- เมอคลกทปม ระบบจะสงเอกสารใหกบผถกนดหมาย และรายงานผลการสง > คลกปม “OK”

2. การตอบรบ/ปฏเสธการนดหมาย เมอผถกนดไดรบหนงสอนดหมาย ผถกนดหมายสามารถตอบรบ/ปฏเสธการนดไดโดยใหคลกทเมน “เอกสารเขา” และ “เอกสารออก” จะปรากฏหนาจอดงภาพท 17.6 ซงเปนหนารายการเอกสารเขา-ออกทงหมดทสงถงเขาใชงานระบบ ใหคลกเลอกหนงสอนดหมายทสงมาถง

ภาพท 17.6 ภาพแสดงรายการทะเบยนหนงสอนดหมาย

หนงสอนดหมายทสงมา

เมนบน (เอกสารเขา-ออก)


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ภาพท 17.7 ภาพแสดงรายละเอยดเอกสารนดหมายทสงมาถงผถกนด

จากภาพท 17.7 สามารถเลอกปฏเสธการนดหมายหรอตอบรบการนดหมาย โดยคลกเลอกในชองผลการตอบรบแลวคลกปม “ยนยน” เพอยนยนการตดสนใจและเมอยนยนการตดสนใจแลว ระบบจะรายงานผลการยนยนการตดสนใจ

3. รายการนดหมายทตอบรบ รายการนดหมายทไดตอบรบนดแลวหรอรายการนดหมายทผใชงาน ไดดาเนนการนดและม

ผตอบรบการนดแลว การใชงานใหคลกทปม “ระบบงาน” > “นดหมายและการประชม” > รายการนดหมายทตอบรบ จะปรากฏดงภาพ 17.8 โดยการเลอกดรายการนดหมายทตอบรบ ซงมการดาเนนการเกยวกบรายการนดหมายดงตอไปน

1. การยกเลกนดหมาย หากตองการยกเลกการนดใหคลกเลอกรายการนดหมายทตองการในชองเลอก พรอมทงระบผลการยกเลก แลวคลกทปม “ยกเลกนด” เพอยกเลกนดหมาย

ภาพท 17.8 ภาพแสดงรายการนดหมายทตอบรบ


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


2. การคนหารายการนดหมาย หากตองการดรายการนดหมายทตอบรบทไมอยในลสตรายการ สามารถดาเนนการไดโดยคลกทปม “คนหา” จะปรากฏหนาจอสาหรบคนหาดงภาพท 17.9 โดยระบชวงวนททนดหมายทตองการคนหา จากนนคลกทปม “คนหา” เพอคนหาขอมล ซงจะแสดงผลการคนหา หรอ คลกทปม “กลบ” เพอกลบหนารายการนดหมายทตอบรบ

ภาพท 17.9 ภาพแสดงหนาจอคนหารายการนดหมายทตอบรบ

ผใชงานสามารถคลกทชอเรองทสนใจเพอดรายละเอยดตาง ๆ ของการนดหมายไดดงภาพท 17.10 และสามารถคลกดรายละเอยดการเลอนนดแตละครง ไดโดยการคลกเลอกการเลอนนดทตองการด จะปรากฏรายละเอยดการเลอนนด ดงภาพท ตามลาดบ

ภาพท 17.10 ภาพแสดงรายละเอยดการนดหมายโดยคลกจากชอเรองทสนใจ


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


3. การเลอนนด หากตองการเลอนนดหมายทรายการใดใหคลกปม ในชองเลอนนดหมายหลงชอนดหมายทตองการเลอน จะปรากฏหนาจอสาหรบเลอนนดหมายดงภาพท 17.11 ซงวธการเลอนนด มขนตอนดงน

ภาพท 17.11 ภาพแสดงหนาจอสาหรบเลอนนดหมาย

เลอนชวงวนทและเวลาทตองการ จากนนคลกทปม เพอทาการคนหาเวลาวางทตรงกนสาหรบผถกนด เมอไดวนวางทตรงกนระบบจะแสดงผลดงภาพท 17.12

ภาพท 17.12 ภาพแสดงผลการคนหาเวลาวางทตรงกนของผถกนด

ระบผลของการขอเลอนนดพรอมทงเลอกวนทตองการ จากนนคลกทปม เพอ

ทาการแจงการเลอนนดไปยงผรบ และคลกทปม เพอกลบสหนารายการนดหมายทตอบรบ


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ภาพท 17.13 ภาพแสดงหนาจอหลงคลกปมเลอนนด

4. ปฏทนรายบคคล

ปฏทนสาหรบการดรายการนดหมายหรอภารกจตาง ๆ ของแตละบคคลทจะปรากฏบนปฏทนเพอใหตนเองและผอนทราบถงภารกจของบคคลทเราเลอกขนมาด การใชงานใหคลกทเมนบน “เอกสารเขา-ออก” > “ปฏทนรายบคคล” จะปรากฏหนาจอดงภาพท โดยสามารถเลอกชอของบคคลและเตอนทตองการดขอมล

ภาพท 17.13 ภาพแสดงปฏทนรายบคคล

เลอกชอของบคคลและเดอนทตองการด

คลกเพอทาบนทกสวนตว


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


5. บนทกสวนบคคล การทาบนทกสวนตวเพอใหทราบกาหนดการนดหมายตาง ๆ และปองกนการลม การสรางบนทกสวนบคคล จะปรากฏหนาจอดงภาพท 17.14 ซงเปนหนาจดทาบนทกสวนบคคล

ภาพท 17.14 ภาพแสดงการกรอกขอมลการสรางหนงสอนดหมาย

1. ระบขอมลเบองตนของการบนทกสวนบคคล ไดแก - บนทกสวนบคคล ใหทาการเลอกหรอระบวาตองการทาบนทกสวนบคคลของใคร - เรอง ใหระบชอเรองของการนด - สถานท ใหระบสถานททใชในการนด - รายละเอยด ใหระบรายละเอยดของการนดวาการนดหมายครงนเปนการนดเพอ

ดาเนนการสงใด - การเปดเผยนดใหผอนทราบ กาหนดการเขามาดรายละเอยดการนดหมายของบคคลท

อยนอกกลมการนดและเมอกรอกขอมลเรยบรอยแลวคลกทปม “บนทกขอมล” เพอบนทกขอมล 2. คลกทปม “เพมวนเวลานดหมาย” เพอเพมวนและเวลาทตองการทาการนดหมายตวเอง

หนาจอการเพมวนเวลานดจะปรากฏดงภาพท 17.15 เมอเลอกวนเวลาทนดหมายเรยบรอยแลวใหคลกปม “บนทกขอมลวน/เวลานดหมาย” เพอทาการบนทกขอมล

3. คลกปม “นาขนปฏทน” เพอแสดงขอมลในปฏทนรายบคคล

ภาพท 17.14 ภาพแสดงการเลอกวนเวลานดหมายแบบธรรมดา

e-document e-office 1....

Documents