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Einsatz von ARIS4SAP im Umfeld von SAP S/4HANA Projekten

Dr. Russell GomersallbpExperts GmbH

bpExperts - The Business Integrator

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Business Architect Design process & IT architectures

Translate business requirements into solutions

Documentation and terminology standards

Compliance

Business Coach Derive operating models from strategy

Design integrated business scenarios

Establish end-2-end thinking

Elaborate business rules

Provide predefined (standard) building blocks

Key facts Founded in 2012, as spin-off of

IDS Scheer consulting and product business

Long history in ERP implementations and Business Process Management projects

Approx. 25 full time staff

Headquarter in Dreieich (near FFM)

Partners Markus WolfDr. Jochen KönigDr. Russell Gomersall

We work with our customers and their stakeholders to embed the transformation into the fabric of the organization — helping them achieve and sustain future growth ambitions.

bpExperts, Sep 2019

Einleitung Motivation

SolMan 7.2• Erweiterte BPM Funktionalität - BPMN Modellierung

S/4HANA• Gut dokumentierte S/4HANA Model-Companies und ‚Best practices‘

Agil• Sprints und Scrum – Schnelllebigkeit der Artefakte fordert umdenken zum klassischen Vorgehen

API• Offenheit zu Integration von BPM Tools – API

bpExperts, Sep 2019 3

Behauptung 1: ‚Das BPM Tool können wir uns jetzt sparen!‘

Behauptung 2: ‚Die Designphase brauchen wir nicht, S/4HANA liefert schon alles!‘

Behauptung 3: ‚Wer braucht noch BPM, wir sind jetzt Agil!‘

Behauptung 4: ‚Schön, aber der Aufwand lohnt sich nicht!‘

Prozess-orientierte Business Transformation

Unterschiedliche Interessensvertreter haben diverse Fragen, die Prozessmodelle beantworten können:

• Management: Welche Geschäftsvorfälle und Betriebsmodelle werden zukünftig unterstützt?

• Management: Wie unterstützten die zukünftigen Prozesse und das System meine Geschäftsstrategie?

• IT: Welche Prozesse sind im Scope des Projekts und wie sieht der entsprechende Sollprozess (To-Be) aus?

• Roll-out Manager: Welche lokalen Anforderungen gibt es und Varianten brauche ich?

• Change Manager: Welche Veränderungen kommen auf die Organisation zu?

• Key User: Welche Arbeitsschritte muss ich durchführen und worauf muss ich achten?

• ISO/QM: Welche Prozesse sind nun aktuell tatsächlich implementiert (As-Is)?

• Risiko Manager: Mit welchen Risiken ist ein Prozess behaftet und welche Kontrollen gibt es?


SAP SolMan Funktionen und Life-Cycle Prozess

Rote Markierungen: Überlappungen mit Prozessmanagement


SAP S/4HANA Vorgehensweise und ‚Content‘


Teile und Herrsche - Koexistenz versus Integration

Koexistenz: Nach einer Designphase werden Dokumente (Business Blueprint) vom Prozessmanagement an Projektleitung übergeben. Keine weitere strukturelle InteraktionIntegration:Definierter, integrierter Prozess- und Applikationslebenszyklus unterstützt durch Systemschnittelle zwischen ARIS und SolMan

Risiken der Koexistenz• Keine Verantwortlichkeit für ein ganzheitliches Vorgehensmodell ‚Business Transformation‘

• Kein nachhaltiger Umgang mit Change Request, Scope Änderungen • Keine Verantwortlichkeit für übergreifende Strukturen, (Dokumentations-) Standards und Konventionen

• Inkonsistenzen, Redundanzen• Mangelnde Transparenz und Kontrolle


Bewährte Geschäftsprozessarchitektur

Diagramm Haupteigenschaften

Ebenen

End-to-end Szenarien

z.B. Verkauf Handelsware

Prozessez.B. Auftragserfassung

Aktivitätenz.B. Preisermittlung

Ebene 0

Ebene 1

Ebene 2

Ebene 3

Prozessbereichez.B. Vertrieb, Einkauf, Produktion

Prozessgruppenz.B. Auftragsmanagement

Prozessbereiche bestehen aus Prozessgruppen und End-to-end Geschäftsvorfälle (Szenarien) Szenarien sind end-to-end orientiert, d.h. sie stellen das

abteilungsübergreifende Zusammenwirken von Prozessen dar. Dabei adressieren sie einen spezifischen Geschäftsvorfall z.B. Verkauf von Handelsware, Einkauf von Verbrauchsgüter aus dem Katalog etc. Die Szenarien sollten alle Anwendungsfälle abdecken IT folgt den Prozessen: Prozessbeschreibungen und die

entsprechenden Anforderungen sind führend für die Definition der IT Systeme. Level 1-3 werden für den Business Blueprint eines ERP / CRM Systems verwendet

ERP / CRM


Strategische Vorgaben (Business Drivers) und E2E Szenarien


Zuordnung von Business Driver / Capability


Bewährte Geschäftsprozessarchitektur

Diagramm Haupteigenschaften

Ebenen

End-to-end Szenarien

z.B. Verkauf Handelsware

Prozessez.B. Auftragserfassung

Aktivitätenz.B. Preisermittlung

Ebene 0

Ebene 1

Ebene 2

Ebene 3

Prozessbereichez.B. Vertrieb, Einkauf, Produktion

Prozessgruppenz.B. Auftragsmanagement

Prozessbereiche bestehen aus Prozessgruppen und End-to-end Geschäftsvorfälle (Szenarien) Szenarien sind end-to-end orientiert, d.h. sie stellen das

abteilungsübergreifende Zusammenwirken von Prozessen dar. Dabei adressieren sie einen spezifischen Geschäftsvorfall z.B. Verkauf von Handelsware, Einkauf von Verbrauchsgüter aus dem Katalog etc. Die Szenarien sollten alle Anwendungsfälle abdecken IT folgt den Prozessen: Prozessbeschreibungen und die

entsprechenden Anforderungen sind führend für die Definition der IT Systeme. Level 1-3 werden für den Business Blueprint eines ERP / CRM Systems verwendet

ERP / CRM


BPL structure for O&G Model company

Process Group: PMS-10 Supplier management

Process Group: PMS-20 Direct Procurement

Process Scenario: PMS-20-10 Source & Contract

Process Area: PMS Procure materials & services

Process Scenario: PMS-20-20 Request & Buy

Process: PMS-20-20-10 (J45) –Procurement of Direct Materials

Modular Processes

Process Area name

Process Scenario name

Process name

Naming conventions

<PA> <name>

<Process area letter - ## - ## process scenario name>

<Process area letter - ## - ##-##- process name>

PMS Procure materials & services

PMS-20-10 Source & Contract

PMS-20-20-10 (J45) –Procurement of Direct

Materials

Example

Process Group name <PA>-<##> <Process groupname>

PMS-10 Supplier management

Model Company – Business processesBusiness process master list BPML

Process Step: Analyze material document

Transaction: Materials Document Overview (F1077)

Business Transformationsphasen und Artefakte


Planningand

ScopingDesign Build Test

Cut-Overand

Go-LiveHypercare

Training and Business Readiness

• Scope • Bus. Blueprint • Bus. Blueprint • Go-Live appr. • Final approval

• Targets • Func. Spec. • Func. Spec.

• Test script

• Tech. Spec. • Tech. Spec.

• Test protocol

• MD concept • Configuration

• Approval doc

• RICEF

• Training Docs• Info material• Info material

ARIS - SolMan Integration (Solution Documentation)

Solution Manager -> ARIS • Import von process steps als library• Import von scope items (best practices) als Prozesse• Import von Model Companies als E2E SzenarienARIS -> Solution Manager• Prozessbereiche als Ordner• Prozessgruppe als Szenarien• Prozesse als Prozesse• Modell (EPK) als link zum ARIS Connect• Tasks als Prozessschritte• spezifische Attribute• E2E Testcases mit Prozessschritten• Rollen als library in ARIS


Funktionale Sicht – Allgemeine Struktur


Level 0 –Functional Domain

Level 1 –Process Group

Level 2 –Processes with descriptions,

business requirements, and

business rules

Level 3 –SAP process step

specifying the transaction or

application used for execution

Lösungsdokumentation – Functional Specification


Level 1 – Process Group

Functional specification are documented on Level 1 process group and contain: • Reference to business requirements• SAP solution design• Integration points• Customizing settings

ARIS Import der SAP Process Steps

22March 2019 - bpExperts

• The original Process Steps are stored underSAP Best Practices Process Step Library

• Process Steps have direct assignment to SAP Transaction• SAP Transaction is stored in Executable Library

ARIS Import der Scope Items

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• The FAD contains an occurence copy of theProcess Step

• SAP properties point to the original ProcessStep which is stored in Executable Library

Scope Items im Kontext zu Szenarien und Prozessen


Fall 1: Scope item -> 1 E2E Fall 2: Scope item -> n Prozesse Fall 3: Scope item -> m E2E & n Prozesse

Scope Items & Building Blocks in Repository einbetten


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8

7

9

Um Scope Items und ihre Building Blocks zu verwenden, können Prozesse im Repository durch verschieben ersetzt werden (nicht kopieren)

27CUSTOMER© 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ

Explore end-to-end processes and scenario diagramsExample: E2E scenario of SAP Model Company for SAP Oil & Gas

Collaboration diagram

End-to-end processes

Access MC solution in

Design branch

Explore E2E processes and

scenario diagrams

Launch executables

Review configuration settings and

documentation

Explore preconfigured MC solution


Explore end-to-end processes and scenario diagramsExample: Scenario diagram/processes of SAP Model Company for SAP Oil & Gas


Design branch


scenario diagrams

Launch executables


documentation



Launch executables linked to process stepsExample: SAP Fiori app of SAP Model Company for SAP Oil & Gas

Navigate into Model Company system


Design branch


scenario diagrams

Launch executables


documentation


30 |

TESTING OF SAP® SOLUTIONS

© 2017 Software AG. All rights reserved.

MAKE SURE PROCESSES WORK THE WAY THEY SHOULD

Improves process quality in later project phases

Saves time by re-using existing data and

processesReduces risks of

incomplete testing

• Fast design of integration tests• Flexible end-to-end test scenario recording• Intuitive capturing of multiple test variants• Automatic creation of test documents• Transfer to SAP Solution Manager and export

to standard applications and test tools such as HP ALM

E2E Testcases und Testcasedokumente in ARIS erstellen


Rollen und Authorisierungskonzept


Agile Projekte brauchen (auch) einen Plan und Struktur

bpExperts, Sep 2019

Product backlog items =

Business features

Product =

To-be process design

Sprint backlogs =

Work packages

ARIS

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Behauptung 1: ‚Das BPM Tool können wir uns jetzt sparen!‘

Modellierung geht deutlich einfacher als im SolMan


Nein, BPM Tools sind überlegen in der Modellierung und decken deutlich mehr Use Cases ab:

ARIS Connect erreicht deutlich mehr Nutzer im Unternehmen

Zahlreiche Funktionen zur Governance eines konsistenten Prozessrepositories

Methodik deckt Use Cases wie Audits, RM, OE und PM ab

Behauptung 2: ‚Die Designphase brauchen wir nicht, S/4HANA liefert schon alles!‘

Domains definieren in einer frühen Phase Scope, Erwartungen des Managements (Business Driver & KPI) und Verantwortlichkeit


Nein, in der Umsetzung der Strategie, der Ableitung des Scope, und Definition der Geschäftsanforderungen bietet es sich an systemneutral zu arbeiten:

E2E Szenarien enthalten die zu implementierenden Geschäftsvorfälle und stellen damit die Basis der Integrationstests (SIT/UAT)

In agilen Projekten bietet der Umfang an E2E Szenarien und die BPML die Basis für Produkt Backlog und (integrativer) User Stories

Mapping von Scope Items und Model Company deckt Gaps auf. Verwendung der SAP Steps im Prozessmodell sichert konsistentes Solution Design

Behauptung 3: ‚Wer braucht noch BPM, wir sind jetzt agil!‘

Das Prozessrepository stellt ein unternehmensweites Business-Duden dar; dieses unterstützt die Kommunikation zwischen globalen Stakeholdern


Nein, BPM ist eine Schlüsselfähigkeit eines Unternehmens, unabhängig von einer agilen Vorgehensweise:

Multi-level Prozessarchitektur schlägt die Brücke zwischen Strategie, Management, Implementierung und Betrieb

Prozessverantwortlichkeit befähigt das Design und eine kontinuierliche (agile) Verbesserung innerhalb definierter Grenzen

End-to-end Prozessdesign schlägt die Brücke zwischen Abteilungen und hilft Schnittstellen abzustimmen und gemeinsame Ziele zu definieren

Behauptung 4: ‚Schön, aber der Aufwand lohnt sich nicht!‘

Verantwortlichkeit für Business Transformations Prozesseund nachhaltiger Umgang mit Change Request, Scope Änderungen


Nein, im Gegensatz zur Koexistenz bietet die Integration deutlich verbesserte Kontrolle und Qualität:

Verantwortlichkeit für übergreifende Strukturen, (Dokumentations-) Standards und Konventionen

Entzwei und gebiete! Tüchtig Wort;Verein und leite! Bessrer Hort.*

Referenzmodelle wie Business Flows erlauben mit wenig Aufwand ein Prozessrepository aufzubauen

*Johann Wolfgang von Goethe

Fragen

Alles Gescheite ist schon gedacht worden, man muß nur versuchen,es noch einmal zu denken.

Johann Wolfgang von Goethe


Kontakt


bpExperts GmbHRobert-Bosch-Str. 3263232 DreieichGermanywww.bpexperts.de

Dr. Russell [email protected]

http://www.bpexperts.de/

mailto:[email protected]

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