Excel 1 - Iniiere n Excel

Excel 1 - Iniiere n ExcelDiana Tanase - MCT Cursul se adreseaz utilizatorilor nceptori n utilizarea programului i are ca obiectiv nsuirea unor reguli de bune practici care s diminueze sau chiar s elimine erorile aprute n urma utilizrii necorespunztoare a programului Excel. Pentru nscrierea la acest curs sunt necesare abiliti de operare primare: Deschiderea-nchiderea aplicaiei, utilizarea perifericelor (tastatur, mouse), salvarea unui fiier, editarea documentelor.

Modulul 1 - Interfaa i obiectele ExcelRegistre i foi de calcul

V-ati intrebat, probabil, care este semnificatia fisierelor Excel de tip .xlsx, .xlsb, .xlsm pe care le puteti intalni in versiunile 2007-2013 si cand anume le folosim.

Care estediferenta intre un fisier .xls si un .xlsx, .xlsmsau .xlsb?

In primul rand, dimensiunea. In al doilea rand, modul in care se face compresia datelor si, in al treilea rand, ce anume stocam intr-un asemenea fisier.

Avem un fisier .xls de 5.08 MB (am completat cu valoarea 10 toate celulele din zona A1:H65536).

Il convertim in format .xlsx (fie cu save as, fie prin conversie cu comanda convert) si observam ca dimensiunea s-a redus la aproximativ o cincime (1.64 MB)

Daca il salvam in format xlsb (binary), dimensiunea fisierului se reduce la 223 KB. Si nu se pierde absolut nimic din functionalitatea fisierului. Binary este formatul binar al fisierului, foarte util in cazul fisierelor de dimensiune mare. Se deschid mai repede, iar prelucrarea datelor dureaza mai putin.

Care este diferenta? De ce se pune x la sfarsitul extensiei fisierelor Office 2007-2013? Acel x semnifica faptul ca fisierele sunt in format Open XML care contin tehnologia de comprimare ZIP, astfel ca la deschidere sunt dezarhivate si la inchidere se arhiveaza la loc.

Fisierele xlsm, se utilizeaza in cazul in care acestea contin coduri VBA.

Mai multe despre semnificatia si avantajele formatelor Open XML gasitila adresa http://office.microsoft.com/ro-ro/excel-help/formatele-open-xml-si-extensiile-de-nume-de-fisier-HA010354237.aspx?CTT=1

Manipularea foilor de calcul

Fisierele Excel sunt organizate sub forma unui registru cu file (foi de calcul) carora li se atribuie in mod automat denumirea generica Sheet( foaie, in functie de limba utilizata la afisare) si un numar de ordine (un index). De exemplu:Sheet 1, sheet2 etc.

Regula de baza este aceea ca intr-un registru(workbook), nu putem avea doua foi de calcul cu acelasi nume. E drept insa, ca in situatia in care avem mai multe foi de calcul, e greu sa identificam continutul dupa aceste denumiri generice, de aceea se recomanda redenumirea foii de calcul, folosind un nume cat mai sugestiv, in concordanta cu informatia continuta.

Pentru redenumire, dati un click drepta pe numele generic (sheet n) sau un dublu click pe acesta si scrieti numele pe care il doriti.

Mutarea foilor de calcul

De multe ori, dorim sa rearanjam foile de calcul, astfel incat acestea sa urmeze o ordine logica. Cum procedam? Sunt mai multe variante:

fie utilizam comanda Move or Copy (la click dreapta pe numele foii de calcul apare un meniu contextual din care alegeti comanda respectiva sau, din fila Home, grupul Cells, butonul Format si alegeti comanda Move or Copy Sheet)

fie, cu Drag and Drop, mentinem apasat butonul stanga al mouse-ului pe numele foii de calcul, si repozitionam foaia acolo unde ne dorim(pozitia va fi indicata de o sageata neagra cu varful in jos)

Diferenta intre cele doua metode este aceea ca la utilizarea comenzii Move or Copy putem muta foaia de calcul intr-un alt fisier, specificand si locatia exacta, pe cand a doua presupune utilizarea in prealabil a optiunii de aranjare a ferestrelor pe ecran (ambele necesita deschiderea registrului in care dorim sa mutam foaia)

Dar, sa vedem cum procedam in ambele situatii. Avem un fisier sursa.xlsx care contine o foaie umita Transfer pe care dorim sa o mutam in fisierul destinatie.xlsx intre sheet1 si sheet2

Deschidem ambele fisiere,deschidem fereastra Move or Copy si alegem registrul destinatie si locul in care dorim sa-l plasam, ca in imagine:

Copierea foilor de calcul

Daca dorim sa copiem foaia in noul registru sau in registrul sursa, bifam caseta Create a copy.

Copierea in acelasi registru se poate face la fel ca la operatia de mutare dar, mentinand apasata tasta CTRL.

Pentru copierea, sau mutarea cu Drag and drop (fara a deschide fereastra Move orCopy), intr-un alt registru, deschidem ambele registre de calcul (sursa si destinatia), le afisam simultan pe ecran cu optiunea Arange all din fila View, grupul Windows, si procedam ca la copierea sau mutarea intr-un singur registru.

Vizualizarea datelor

Pentru a afisa doua registre (workbooks) folosim comanda Arrange All din fila View, grupul Windows. Putem in acest mod sa vizualizam continutul celor doua fisiere simultan. Cum procedam insa, cand dorim sa afisam continutul a doua foi de calcul din acelasi registru?

Sa presupunem ca avem un fisiervanzari_anualecu 12 foi de calcul si dorim sa afisam fileleiansifeb. Pentru aceasta, deschidem o noua fereastra catre acelasi fisier (asigurati-va intai ca nu mai aveti deschis un alt fisier Excel). Din tab-ul View, in grupul Windows, actionati butonul New Window( o singura data, atentie!). In bara aplicatiei veti observa, langa denumirea fisierului, si numarul ferestrei(vanzari_anuale:2) ceea ce inseamna ca acum avem deschise doua ferestre catre fisierul nostru.

Actionati butonul Arrange All din grupul Windows al tab-ului View, ca si in cazul vizualizarii a doua fisiere, si aveti simultan pe ecran cele doua foi,iansifeb.

Pentru a reveni, inchideti una dintre ferestre si o maximizati pe cealalta!

Formatarea

Formatul unui numar se poate personaliza in functie de preferintele de afisare. Avem la dispozitie 4 sectiuni pentru formatul continutului unei celule, separate cu ; (punct si virgula)

Numar pozitiv; Numar negativ; 0(zero); text

Pentru fiecare sectiune (text sau numar) avem o serie desubstituenti (caractere de inlocuire) cu urmatoarea semnificatie:

Cod pentru numar

Descriere

General

Numar, in formatul general.

0 (zero)

Substituent pentru cifra. Acest cod introduce 0 in mod automat pentru a pastra dimensiunea codului(ex: codul 0000 afiseaza, cand introducem 1, 0001).

#

Substituent pentru cifra. Acest cod nu afiseaqza zerouri suplimentare.

?

Substituent pentru cifra. Acest cod pastreaza un spatiu pentru zerourile suplimentare, dar nu le afiseaza.

. (punct zecimal)

Numere cu zecimale.

%

Procent. Microsoft Excel inmulteste valoarea introdusa cu 100 si adauga semnul %.

, (virgula)

Separator pentru mii.

E+ E- e+ e-

Numerele sunt afisate ca o aproximare la puteri ale lui 10.

Pentru text vem urmatoarele caractere de inlocuire:

Cod pentru text

Descriere

$ + / ( ) : spatiu

Aceste caractere sunt afisate ca atare in numar. Pentru a afisa orice alt caracter, il scrieti intre ghilimele sau scrieti caracterul backslash (\) inaintea acestuia.

\caracter

Acest cod afiseaza caracterul specificat.

text

Acest cod afiseaza textul scris intre ghilimele.

*

Acest cod repeta ultimul caracter pana se umple celula.

_ (underscore)

Acest cod se foloseste, de obicei, in combinatie cu paranteza rotunda inchisa_) (fara ghilimele) pentru a lasa un spatiu dupa numarul pozitiv, corespunzator parantezei inchise utilizate in formatul monetar, pentru a alinia cifrele.

@

Substituent pentru text.

Pentru formatul de tip data:

Cod pentru data

Descriere

m

Luna, cu un singur caracter pentru valorile intre 1 si 9 (1-12)

mm

Luna, cu doua caractere (01-12)

mmm

Denumirea lunii in format prescurtat (Jan Dec)

mmmm

Denumirea lunii (January December)

d

Ziua, cu o cifra pentru valorile 1-9

dd

Ziua, cu doua cifre (01-31)

ddd

Numele zilei, abreviat (Sun Sat)

dddd

Numele zilei (Sunday Saturday)

yy

Anul, cu doua cifre( de exemplu, 98)

yyyy

Anul cu 4 cifre (de exemplu, 1998)

Pentru ora:

Cod pentru ora

Descriere

h

Ora, scrisa ca numar cu o cifra pentru valorile de la 0 la 9

hh

Ora cu doua cifre (00-23)

m

Minutele, scrise ca numar cu o cifra pentru valorile de la 0 la 9

mm

Minutele cu doua cifre (00-59)

s

Secundele, scrise ca numar cu o cifra pentru valorile de la 0 la 9

ss

Secundele cu doua cifre (00-59)

AM/PM am/pm

Specificatia pentru formatul american cu ore de la 0 la 12

Se poate aplica si o culoare sau o conditie:

Alte coduri

Descriere

[BLACK], [BLUE], [CYAN], [GREEN], [MAGENTA], [RED], [WHITE], [YELLOW], [COLORn]

Acest cod afiseaza numerele in culoarea specificata.Pentru ultimul cod, n reprezinta o valoare intre 1si 56.

[Conditievaloare]

Conditiapoate fi , =, >=, Options)

InExcel 2007, in categoria Popular, aveti butonulEdit Custom Lists.

InExcel 2010/2013regasiti acelasi buton in categoriaAdvanced,grupulGeneral(dati scroll in dreapta pana la finalul paginii Advanced)

La apasarea acestui buton se deschide fereastra Custom List., in care, alegem in sectiunea Custom Lists optiunea New si in sectiunea List Entryes scriem lista noastra, apasnd tasta Enter supa fiecare element.

Cand am terminat de editat elementele listei, dam click pe butonul Add si lista noastra va fi adaugata colectiei existente. Daca veti lista scrisa intr-o foaie de calcul ( pe un rand sau pe o coloana), selectati zona care contine lista si apasati butonul Import.

Odata creata, lista poate fi utilizata pentru completarea automata a unui range, folosind metoda Autofill ( scrieti un element al listei, exact asa cum l-ati definit si trageti de coltul din dreapta al celulei, in directia dorita) sau in sortare, pentru ordonarea personalizata.

Modulul 3 - FormuleOperaii i operatori

Formule

Copierea, mutarea formulelor

Referine relative i Referine absolute

Modulul 4 - Funcii de bazFuncii de agregare standard

Funcii de tip text

Funcii de tip Date&Time

Funcii matematice i statistice de baz

Modulul 5 - Sortare i filtrarea datelorSortarea datelor dintr-un tabel dup informaiile coninute de o coloan

Sortarea datelor dintr-un tabel dup informaiile coninute de dou sau mai multe coloane

Filtre de tip text

Filtre de tip Date&Time

Filtre pentru numere

Modulul 6- ImprimareaPregtirea foilor de calcul pentru imprimare

Printarea simultan a mai multor foi de calcul

Definirea zonelor de imprimat