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FORENSIK

veb.ch

Regionalgruppe Bern Espace Mittelland

7. Juni 2016

Einführung, Überblick

2© 2015 KPMG AG/SA, a Swiss corporation, is a subsidiary of KPMG Holding AG/SA, which is a member of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss legal entity. All rights reserved. The KPMG name, logo and “cutting through complexity” are registered trademarks.

Orientierung

Massnahmen zur Handhabung im Fall eines entdeckten möglichen Betrugs/ Fehlverhalten.Beispiele:■ Reaktions- und Kommunikationsplan

■ Untersuchungskompetenz

Massnahmen zur Aufdeckung von Betrug und Fehlverhalten.Beispiele:■ Hinweisgebersysteme (Whistleblowing)

■ Audit und Kontrollen

■ Proaktive (forensische) Datenanalysen

Vorbeugende Massnahmen zur Vermeidung von Betrug und Fehlverhalten.

Reaktion

Beispiele:■ Verhaltenskodex

■ Kommunikation und Training

■ Analyse der Betrugs- und Non-Compliancerisiken und Abgleich mit internen Kontrollen (IKS)

■ «Weiche Faktoren»: Ethische Kulturund Klima

■ Hintergrundabklärungen (z.B. Mitarbeitende, Drittparteien)

TEIL I:

Aufdeckung


Ihre Erfahrungen mit Vorfällen ?

Typische Warnsignale an einigen Beispielen aus der Praxis

Auf Vorfälle reagieren


Erste Lagebeurteilung

Frage Gedanken, Aspekte

Worauf stützt sich Verdacht ? Buchungsbelege, Jahresberichte, Gerüchte

Gegen wen richtet sich der Verdacht?

Mitarbeitende (aktuelle, ehemalige), Kunden, Konkurrenten, Lieferanten

Worauf begründet sich der Verdacht?

Nachvollziehbarkeit / Verlässlichkeit der Angaben? Existieren Belege?

Möglicher Schaden für die betroffene Organisation?

Finanzieller Schaden, Reputation, Ansprüche Dritter, Gerichtliche Auseinandersetzungen

Wer hat Verdacht geäussert? Controlling, Intern, Extern, Journalist, Behörden?

Wo befinden sich mögliche Beweismittel? Existenz, Zugang, Ausland

Rechtsverletzung? Zivilrecht, Aufsichtsrecht, Strafrecht


10 Fragen, die Sie sich stellen sollten!

1. Software für DTA-Zahlungen?

2. Fehlende Dokumente?

3. Unnötig komplizierte Verbuchungen?

4. Ungewöhnliche/unerwartete Ausschläge bei Kennzahlen?

5. Wann wurde der letzte Kassensturz durchgeführt?


10 Fragen, die Sie sich stellen sollten!

6. Enge Verknüpfungen Mitarbeitende mit Lieferanten?

7. Ungefaltete Belege/Kopien als Zahlungsnachweise?

8. Kontrolle von abgeschriebenen Warenbeständen?

9. Vollständigkeit der Erlöse aus der Entsorgung?

10. Rechnungen, die „sofort“ bezahlt werden?

TEIL II:

Prävention

Compliance, Compliance Management & Co.

Begriffsklärung


Gruppendiskussion

Was verstehen Sie unter dem Begriff Compliance?


Definitionen

Das Einhalten aller Compliance-Verpflichtungen der OrganisationCompliance

Anforderungen, an welche sich die Organisation halten muss und Anforderungen, deren Einhaltung die Organisation (freiwillig) versprochen hat

Compliance-Verpflichtungen

Die Gesamtheit der miteinander verbundenen oderzusammenwirkenden Elemente in einer Organisation um Richtlinien und Ziele sowie die Prozesse zur Zielerreichungfestzulegen

Management-System

Person oder Personen in der Organsiation, welcheVerantwortung für das Compliance-Management tragen

Compliance-Funktion

Quelle: ISO 19600 Compliance Managemenet Systems – Guidance, Kapitel 3 (eigene Übersetzung)


Unethisches Verhalten und Nicht-Erfüllen von

Erwartungen Dritter und/ oder der Öffentlichkeit

Verstösse gegen interne Prinzipien und

Richtlinien sowie Werte

Verstösse gegen weitere staatliche Normen und

regulatorische Vorgaben(KG, UWG, GKG, KMG,

MWSTG etc.)

Wirtschaftsdeliktenach StGB

Vermögensdelikte (Art. 137 ff.)Konkursdelikte (Art. 163 ff.)

Urkundendelikte (Art. 251 ff.)Bestechung (Art. 322 ff.)

Compliance-Verpflichtungen und Fehlverhalten

Fehlverhalten im zwischenmenschlichen

UmgangMobbing

Sexuelle BelästigungDiskriminierung

“Best Practice” und relevante Standards

Ein Überblick


Compliance Management Systeme (Korruptionsprävention)

Organisation Name

OECD OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen

UNO UN Global Compact

Interntional Chamber of Commerce (ICC) Rules of Conduct and Recommendations on Combating Extortion and Bribery

World Economic Forum (WEF): Partnering Against Corruption Initative (PACI) Principles for Countering Bribery

Transparency International & Social Accountability International Business Principles for Countering Bribery

Transparency International A-B-C der Korruptionsprävention und Checkliste für «Self-Audits» zur Korruptionsprävention in Unternehmen

World Bank, Department of Institutional Integrity Guidance in Revising and Improving the Compliance Program (Voluntary Disclosure Program, Protocol 7, II.)

European Bank for Reconstruction and Development (EBRD) Fraud and corrruption – definitions and guidelines for private sector operations


Compliance Management Systeme (übrige Standards)

Organisation Name

Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) IDW Prüfungsstandard (PS) 980

International Organization for Standardization (ISO) ISO 19600:2014

economiesuisse & Swiss holdings Fundamentals of Effective Compliance Management

United States Sentencing Commission United States Sentencing Guidelines for Organizations, §8B2.1 «Effective Compliance and Ethics Program»

Criminal Division of the U.S. Department of Justice and the Enforcement Division of the U.S. Securities and Exchange Commission

FCPA. A Resource Guide to the U.S. Foreign Corrupt Practices Act: «The hallmarks of an effective corporate compliance program»

UK government, Ministry of Justice UK Bribery Act 2010 Guidance

International Organization for Standardization (ISO) Anti-Bribery Management Systems Standard


«Best Practice» im Schweizer Kontext

«Die Fachgruppe «Compliance» von SwissHoldings hat die Grundelemente eines wirkungsvollen Compliance-Managements erarbeitet und diese im Rahmen eines dossierpolitik von economiesuisse publiziert. […]Die Schweizer Unternehmen sind überzeugt, dass sich mit einem systematischen, den Risiken des Unternehmens adäquatenCompliance-Management Rechtsverstösse nach Möglichkeit vermeiden und ein integres Geschäftsgebaren fördern lassen. Wirksames Compliance-Management ist deshalb unabdingbarerBestandteil sorgfältiger Unternehmensführung. Durch guteCompliance und integres Verhalten leisten die Unternehmen einen Beitrag an ihre gesellschaftliche Verantwortung.» (S. 2)


Compliance Management Systems

Compliance Culture

Compliance Objectives

Compliance Risks

Compliance Program

Compliance Organization

Compliance Communication

Monitoring & Improvement

CMS

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Herausforderungen und möglicheHerangehensweise im KMU

Augenmass und Risikoorientierung


KMU ?!

Laut BFS:„Die Grössenklasse der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) setzt sich aus Unternehmen zusammen, die weniger als 250 Personen beschäftigen und die entweder einen Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. EUR erzielen oder deren Jahresbilanzsumme sich auf höchstens 43 Mio. EUR beläuft.“


Gründe für Compliance-Management im KMU

Art. 716a OR

2. Unübertragbare Aufgaben

1 Der Verwaltungsrat hat folgende unübertragbare und unentziehbare Aufgaben:

1. die Oberleitung der Gesellschaft und die Erteilung der nötigen Weisungen;2. die Festlegung der Organisation;3. die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle sowie der Finanzplanung, sofern diese für die

Führung der Gesellschaft notwendig ist;4. die Ernennung und Abberufung der mit der Geschäftsführung und der Vertretung betrauten Personen;5. die Oberaufsicht über die mit der Geschäftsführung betrauten Personen, namentlich im Hinblick auf

die Befolgung der Gesetze, Statuten, Reglemente und Weisungen;6. die Erstellung des Geschäftsberichtes2 sowie die Vorbereitung der Generalversammlung und die Ausführung

ihrer Beschlüsse;7. die Benachrichtigung des Richters im Falle der Überschuldung.

http://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/19110009/index.html%23fn-%23a716a-2


Gründe für Compliance-Management im KMU

Grossunternehmen verlangen vermehrt Bestätigungen von ihren Zulieferern im Hinblick auf die Einhaltung von (bestimmten) Rechtsnormen. Damit kann Compliance auch für den Absatz der Produkte an Grossunternehmen relevant werden, und ein – auf die Unternehmensgrösse angepasstes – Compliance-Programm somit auch zum Wettbewerbsvorteil werden.

Die Verletzung von Rechtsvorschriften kann auch für KMU zu schmerzhaften finanziellen Einbussen, rechtlichen Konsequenzen und zur Schädigung des Rufs führen.


Ziel und spezifische Rahmenbedingungen

Schutz des Unternehmens vor

den Folgen von Rechtsverstössen mit vernünftigem

Aufwand

überschaubare Strukturen und

schlanke Prozesse

beschränkte zeitliche und finanzielle Ressourcen für Unterstützungs-prozesse

und -funktionen

beschränkte Anwendbarkeit des

klassischen «three lines ofdefense» Modell

zum Teil starker Einfluss eines

Patrons


• Bewusstsein im Unternehmen fördern, dass die Einhaltung von Rechtsvorschriften die Grundlage für alle Geschäftstätigkeit ist.

• «Unter Umständen genügen das gute Beispiel und die persönliche Durchsetzungsstärke des Inhabers zusammen mit einigen schriftlich festgehaltenen Botschaften zu den Grundwerten des Unternehmens.» (economiesuisse, «grundzüge…», S. 15)

• Grundwerte kommunizieren und vorleben

• Identifizierung derjenigen Rechtsvorschriften, die für das Kerngeschäft am relevantesten sind

• Unter diesen wiederum Priorisierung derjenigen Rechtsvorschriften, die das grösste Schadenspotenzial aufweisen

Mögliche Herangehensweise

Fokussierung

Kultur


• Verteilung bestimmter Compliance-Aufgaben auf bestehende Funktionen, wie z.B. Controlling, Risikomanagement, IKS-Verantwortliche, Rechtsdienst, Qualitäts- oder Prozessverantwortliche

• Verbesserung der Koordination unter den Kontrollfunktionen• Beachtung der Unabhängigkeit der Kontrollfunktionen in Bezug

auf Compliance-Angelegenheiten, und Schaffung einer Möglichkeit, bei Bedarf direkt an den Verwaltungsrat zu gelangen

• Gezielt Massnahmen in einzelnen operativen Prozessen einbauen

• Ergänzung bestehender Kontrollmassnahmen oder –prozesse(statt Einführung neuer Prozesse)

• Ausgewähltes Personal schulen und auf Compliance-Aspekte sensibilisieren

• Möglichkeit schaffen, (vermutete) Probleme ohne Angst anzusprechen und Mitarbeitende dazu auch ermutigen

Mögliche Herangehensweise

Gezielte Massnahmen

Aufgaben-verteilung

Ihre Fragen, Diskussion


Ihr Kontakt

Matthias KienerPartner ForensicKPMG AGHofgut3073 Gümligen-Bern

T: +41 58 249 21 35M: +41 79 667 36 94E: [email protected]

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