From Initiating to Planning: Building Your Project Management Plan

CCI Lessons Learned and PM ToolsFor

Project Management Efficiency

Initiating

For contracts, the PMP “Initiating” Process has two stages:

1. Proposal Development and Submission2. Post‐Submission/Pre‐Award Preparation

Proposal Development

Within Proposal Development, several key activities provide critical inputs for your tailored project management plan.

Project Integration Management:1. The Request for Proposal (RFP) serves as the Project Charter.

1. The Statement of Work (SOW) comprises the bulk of the charter

2. Other elements pulled from the specifics of the RFP provide key assumptions that offer context and clarification to the items in the SOW

2. Traceability Matrix – not all RFP’s require this, but developing one in the first few days after RFP release provides the PM with a tool for tracking all project deliverables and requirements.  

1. From this, helpful tools can be derived using MS Excel, Project and Visio:

1. A detailed Work Breakdown Structure (WBS) 

2. A detailed Master Schedule (for a required contract deliverable or a comprehensive detail for your personal project management schedule or both)

Human Resources Management:

1. Staffing Plan

Traceability Matrix

You may wish to give your program analyst this task as soon as you receive an RFP.  For a large RFP, this matrix may take a couple of days to build.  

This traceability and compliance matrix tracks requirements both within the technical proposal and project execution.  This differs from the compliance matrix the proposal team will develop, which only concerns compliance for the proposal submission.  Should a question arise two years down the road about execution of a PWS requirement, this provides an accurate track back to the paragraph in the PWS and proposal describing how this work was contracted to be handled.  Upon award, you may wish to ask your PA to add the proposal paragraph text to the matrix for side by side comparison (rather than just reference by paragraph number).

Traceability Matrix

STEP #1Begin by dumping the entire SOW or PWS into Excel and assigning a line to each paragraph (column G in the illustration).

Traceability Matrix

STEP #2Add Columns to the left for a line number; the SOW/PWS section or paragraph number; the PWS topic heading for that paragraph; the section L reference to that paragraph (the USG’s numbering will differ); the proposal outline reference (the proposal numbering will also differ as this must relate to RFP compliance requirements).

Traceability Matrix

STEP #3:Additional columns might assign other criteria, such as phases for organizing the work in a logical, chronological sequence.

Organizing Task Assignments

With your traceability matrix in Excel, pivot charts will then allow you to organize data for task assignment in both proposal development and project execution.  In this example, each of the lines in the traceability matrix was assigned to a team member for both writing and execution.  The pivot chart allowed the tasks then to be grouped quickly and accurately by their assigned companies rather than how the PWS organized the work.

With phase or chronological keys added to your base table, arranging the entire contract into an accurate, high‐level Master Schedule becomes much easier.

Depending upon how detailed you wish to make your tracking schedule, choose your level of header and begin to integrate this data into your project management schedule and staffing plan.

WBS in Visio from Project

From the pivot chart, one can also upload the data into MS Project and assign resources based upon your staffing plan.  

Then, using a free download for MS Visio from Microsoft called “WBS Modeler”, one can build a visual WBS.  While this is not required on all contracts, it may prove a useful tool for the PM when managing coverage for vacancies and other staff management activities.

It may also provide a more effective drawing to give to the proposal graphic artists, because it will detail your execution plan for this specific PWS.

Post‐Submission/Pre‐Award

Once the Proposal has been submitted, several Program Management Plan activities will ease the stress of stand‐up should you win the contract:

Project Integration Management:1. Prepping the build for a tailored Program Management Plan

1. Highlight areas where the RFP and the proposal lack total clarity1. Identify where ambiguities might create misunderstandings or lead to scope creep2. Work with Contracts on which of these should be clarified during kick‐off meeting 

with the USG 2. Build a PMP Project Task Management Schedule (PTMS)

Human Resources Management:1. Pre‐staffing Activities (see slide 14 below)

Communications:1. Plan and Execute Award Kick‐Off Meetings

1. With USG2. With PMO and Functional Area leads

Open the Excel Or MS Project  master file/template on Sharepoint, then  “Save As” a   new file to your server folder or to your Sharepoint site renaming it with your project name.  

Project Task Management Schedule

* This is not the same as the Master Schedule that the contract might require as a deliverable for client tracking on performance of SOW/PWS tasks.  This is the PM’s tool for managing all aspects of the project/contract – to include PMO activities, like invoicing.  If the MS Project version is posted in 

Sharepoint, report deliverables, regular meetings and invoice delivery dates can be plugged into this schedule and, via an RSS feed, tied to your Outlook calendar for reminders.

Use the PMP Template On Our Sharepoint Site To Begin Building Your Tailored PTMS*

Once you have created your own file, you can insert key lines from your Traceability Matrix Pivot Table into the “Execution” process group, then adjust dates and predecessors to fit the details of your contract.  If no procurement or subcontracts are needed, those sections (and others like that) from our template can be deleted from your tailored PTMS.

MS ExcelMS Excel

MS ProjectMS Project

Project Task Management Schedule

By using our PMP PTMS template as your starting point, then mixing in your project specific line items, you will be able to retain the links to the administrative process tools and diagrams built into our Sharepoint template.

In our example here, the process for developing a hiring matrix sheet is detailed in a PowerPoint presentation in the PMP Resources Library accessible through the hyperlink in our PMP PMS template.

Once you build your own hiring matrix, you can replace our hyperlink with one that takes you directly to your hiring matrix.

By repeating this process throughout the PTMS, you build step by step all the reference tools and documents you will need to manage your project from a single site.

Accessing Tools Via Your PMP PTMS

Pre‐Staffing1. Identify any SCA positions on the contract and discuss all the implications with 

HR, Finance and your PA/PMO support :1. Leave accrued and carried over if hiring incumbents from previous contract2. PLCs for special benefit pools3. Spend Plan accounting

2. Create Hiring Matrix (see PPT presentation discussed above)3. Create “contingency” PERSREQs in Résuméware for each of the positions in 

your staffing plan1. Record the PERSREQ numbers in the hiring matrix2. Forward all automated e‐mail notifications from Résuméware and On‐

boarding to your PA and others who need to be able to track your hiring actions

4. Begin to review résumés and conduct technical screenings for key leadership positions and hard to fill specialties; working toward contingency offers

Communications

1. Identify All Stakeholders

2. Plan and Execute Award Kick‐Off Meetings using standard agenda templates1. With USG2. With PMO and Functional Area leads

3. Begin Building Accounting and Document Management Tools1. Build tables and forms in stand alone or shared Access database2. Create document folders in shared drive3. Request or begin to build a Sharepoint site to support communications and 

coordination with the field4. Set Up Calendar Reminders for Regular CDRLs and Deliverables