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FSCTM CERTIFICATION SYSTEM

CHAIN OF CUSTODY CERTIFICATION

AUDIT REPORT

CFK SA Address: Avenue du Général de Gaulle - Bonanjo

Postal code: BP. 1616 - City: Douala - Country: Cameroon

Contact Person: Mr Camille SIMO ([email protected])

BUREAU VERITAS CERTIFICATION 67/71 Boulevard du Château – 92200 Neuilly-sur-Seine – FRANCE

www.certification.bureauveritas.com Contact Person for HUB EMEA ([email protected])

Contact Person for BV Local Office ([email protected])

Main audit

Surveillance audit (3)

Re-certification audit

Pre-audit

Complementary audit

Extension audit

Report finalization date: 27 04 2015 (Last Updated)

CoC Certificate code: BV-COC-070607

Certificate (re-)issue date: 01 03 2013

Report version: 1

Bureau Veritas Certification

www.certification.bureauveritas.com

FSC Chain of Custody Certification Audit Report

CFK SA

REF : SF03 FSC CoC AR

Template Version : 3-0

Updated on the 20/02/2015 Edited on the 01/10/2015

SF36_SV3+FSC_CoC_CFK_rev+RAL of 13

CONTENT 1 - Description of Certification Scope .................................................................................. 3

1.1 - General presentation .............................................................................................................. 4 1.2 - FSC Products Group ............................................................................................................... 5

2 - Scope of audit .................................................................................................................. 6 2.1 - Composition of audit team ...................................................................................................... 6 2.2 - Reference to the FSC normative documents used ................................................................. 6 2.3 - Summary of previous certification audits ................................................................................ 6

3 - Observations of the audit team ....................................................................................... 6 3.1 - Chain of custody control system implemented by the company ............................................. 6 3.2 - Other practical dispositions (identification of critical control points) ....................................... 8 3.3 - Systematic presentation of observations demonstrating conformity or nonconformity with

each element of all applicable FSC normative document(s) used for the evaluation are recorded in the checklist(s) provided by auditor(s) with this report. ....................................... 8

3.4 - Documents review................................................................................................................... 9 3.5 - Interviews of key personnel .................................................................................................. 10 3.6 - Description and review of complaints, disputes or allegations ............................................. 10

4 - Outsourcing ................................................................................................................... 10 4.1 - The Organization Control Process for high risk outsourcing ................................................ 11

5 - Proposals regarding the decision of certification ....................................................... 11 5.1 - Major Non Conformities ........................................................................................................ 11 5.2 - Minor Non Conformities ........................................................................................................ 11 5.3 - Observations & review of previous audit results ................................................................... 11 5.4 - Proposal of audit team conclusion ........................................................................................ 12

6 - Appendices .................................................................................................................... 12 7 - Certification decision (by the technical Reviewer ) ..................................................... 13




CFK SA





1 - Description of Certification Scope

Scope Item Check all that apply to the Certificate Scope

Change since

previous audit

(N/A for Main audit)

Certificate Type: Single Trader

System of Control :

Transfer Percentage Credit

Outsourcing:

Not Applicable

FSC-certified Subcontractors Non-certified Subcontractors

Trademark Use:

Not Used

FSC On-Product Label FSC Promotional Panel

Certification scope: Négoce de grumes sur liste FSC 100%. Production de débités sur liste FSC 100%, et FSC mixte.

Comments (where applicable):

Pas de changement depuis le dernier audit.




CFK SA





1.1 - General presentation

Company Name: CFK SA

Address: Avenue du Général de Gaulle - Bonanjo

City: Douala

Postal code: BP 1616

Country: Cameroon

Operation address (if different from registration address)

Bidou

Telephone: 00 237 23342 80 22 / 23343 07 11

Fax: 00 237 2342 33 69

Web site: www.wijmadouala.com

Contact person (Responsible for FSC certification):

M. Camille SIMO KAMDEM

E-mail: [email protected]

Company Activity:

L’activité de CFK SA s’inscrit dans la première et deuxième transformation.

Company description:

CFK SA est titulaire de l’UFA 09 022 installée dans la région du Sud Cameroun et une Scierie installée à Bidou 19 km sud-est de Kribi.

.

Employees number: 213

FSC turnover class*: Class 4

*For FSC turnover Class, Choose 1 of 4 following options:

1. Single COC class X (X=1 to 10, or 10++)

2. Trader Single class X (X=1 to 10, or 10+)

Bureau Veritas Certification www.certification.bureauveritas.com


CFK SA

REF : SF03 FSC CoC Audit Report




1.2 - FSC Products Group

Site Sub code

Input Material(s)

Product Type[1] & FSC Claim

Annual Input

Volume/Weight/ Unit

FSC Product(s)prod

uct Type[1]

Specie(s)

Scientific name

FSC claim(s)

COC control

system(s)

Annual Production

Volume/Weight/ Unit

Annual Sales

Volume/Weight/ Unit

A W1.1 FSC 100%

23082,235 M3

W5.2; W5.3; 5.4; W5.5; W.5.6; W6.1 W6.2 W11.12, W11.14; W13.4; W13.5;

Petersianthus macrocarpus, khaya anthotheca,Khaya Ivorensis , Canarium schweinfurthii, Desbordesia glaucescens, Gambeya beguei (=Chrysophyllum beguei), Gambeya lacourtiana (=Chrysophyllum lacourtanatum), Monopetalanthus microphyllus, monopetalanthus letestui, Antrocaryon klaineanum, Aningeria altissima, Aningeria robusta, Triplochiton scleroxylon, Lophira alata, Mitragina ciliata Lovoa trichilioides, Nauclea diderrichii, Guibourtia ehie, Fagara heitzii (=Fagara brieyi), Guarea cedrata, Guibourtia tessmannii, Piptadeniastrum africanum, Afzelia pachyloba , Afzelia bipindensis, Tetra berlinia bifoliolata, Didelotia africana, Didelotia unifoliolata, Alstonia boonei, Klainedoxa gabonensis, Eribroma oblongum (=Sterculia oblonga), Dialium bipendensis, Daniellia ogea, Terminalia superba, Terminalia ivorensis, Ceiba pentandra, Pycnanthus angolensis, Milicia excelsa, Entandrophragma candollei, Pterygota bequaertii (=Pterygota aubrevillei=Sterculia thompsonii),Gilbertiodendron dewevrei, Gambeya africana (=Chrysophyllum africanum), Detarium macrocarpum, Distemonanthus benthamianus, Brachystegia cynometrioides, Brachystegia mildbreadii, Staudtia kamerunensis, Mamea africana, Cylicodiscus gabunensis, Sacoglottis gabonensis, Zanthoxylum heitzii, Dacryodes buettneri, Guibourtia ehie, Pterocarpus mildbraedii, Pterocarpus soyauxil, Swartzia fistuloides, Entandrophrama cylindricum, Entandrophragma utile, Erythrophleum ivorense, Entandrophragma angolense, Millettia Laurentii, Berlinia bracteosa, Baillonella toxisperma, Amphimas ferrugineus, Berlinia grandiflora, Ongokea gore, Piptadeniastrum africanum, Gilbertiodendron dewevrei, Anopyxis klaineana, Tetraberlinia bifoliolata , Anthonotha fragrans, Julbernardia pellegriniana

FSC 100% FSC Mix

Transfert ; 18301,599M3 (01/01/2014-31/12/2014)

10953,266M3 (01/01/2014-31/12/2014)

Total

1] According to FSC-STD-40-004a: FSC Product Classification. [2] Options according to the FSC-Database are: Logging, primary processor, secondary processor, trader with physical possession, trader without physical possession, wholesaler, printer, publisher, and retailer.




CFK SA





2 - Scope of audit

Audit Date(s) From 06 to 07 Avril, 2015

Total on–site auditing time

2 Man day(s)

2.1 - Composition of audit team

Lead auditor: Joël LINKIO, Auditeur chaîne de contrôle qualifié pour Bureau Veritas Certification, salarié de Bureau Veritas.

Auditor: Yves KOKAM, Auditeur chaîne de contrôle qualifié pour Bureau Veritas Certification, salarié de Bureau Veritas.

Observer/Translator: NA

2.2 - Reference to the FSC normative documents used

For this audit, we referred to the checklist(s) below:

SF03 FSC CoC Checklist 40-004 version 2-1 DIR, extracted from FSC international standards: FSC-STD-40-004 V2-1 EN; FSC-DIR-40-004 EN (advices 8, 10 & 11) and FSC-STD-50-001 V1-2 EN (Clauses: 1.16 & 7.1).

2.3 - Summary of previous certification audits

NO [If this is main audit and the organization has not been an FSC certificate holder during last 12 months].

YES [If this is a re-certification audit, a transfer audit, a takeover audit or if the company has been an FSC certified holder during the last 12 months].

Preceding COC code: BV-COC-070607

La revue des résultats de l'audit précédent nous a permis de constater que des actions correctives appropriées ont été mises en œuvre pour répondre à la non-conformité majeure et aux deux non-conformités mineures qui avaient été relevées lors de l’audit de surveillance N°2.

3 - Observations of the audit team

3.1 - Chain of custody control system implemented by the company

Brief description of the system by which The Organization maintains control over the Chain of Custody for all products included on The Organization’s FSC product group list, covering:




CFK SA





3.1.1 - Quality management requirements (Procedures and documentation)

Responsabilité : Le responsable de la chaîne de contrôle est monsieur Camille SIMO qui est Responsable Audits et Certification au sein de la Direction de Gestion Durable et Certification basée à douala. Le personnel clé a été identifié dans les schémas de processus. Les procédures sont parfaitement maîtrisées.

Procédure : Les procédures sont adaptées à l'organisation, et couvrent l'ensemble des exigences du référentiel. Elles sont accompagnées de procédures opérationnelles pour la mise en œuvre de la séparation physique.

Formation : le personnel clé est soit habitué à la mise en œuvre de la procédure de chaîne de contrôle, soit formé à « la carte » en fonction de l’implication dans le processus.

Archives : les documents importants restent dans le service concerné : la liste des documents à archiver ainsi que le responsable sont définis dans le protocole de traçabilité.

L'archivage des documents est prévu pour 5 ans.

3.1.2 - Material sourcing

Les bois FSC proviennent de l’UFA 09 022 appartenant à CFK et des UFA 09 021, 09 024, 09 025 qui sont également certifiées FSC.

L’entreprise approvisionne aussi des grumes non certifiées de en provenance de MMG SA

CFK s’approvisionne également en bois débités provenant de SCIEB SARL. Les débités approvisionnées sont certifiées ou non et sont en général destinés au séchage ou au rabotage

3.1.3 - Material receipt and storage

A l'arrivée des grumes, elles sont vérifiées sur la base de la lettre de voiture (contrôle qualitatif et quantitatif), et un numéro interne de scierie est attribué (avec un marquage à la peinture de couleur du label d'origine, soit vert pour FSC). Chaque grume fait l'objet d'un enregistrement sur une "fiche grume". Le registre "entrée grumes" est renseigné.

Le stockage des grumes se fait sur le parc à grumes par essence.

3.1.4 - Volume control and applied FSC system of control

Avant une production FSC à l’usine principale, une purge de la ligne de sciage est effectuée (ou un changement d'essence est assuré entre deux productions).

Lors d'une production contrat FSC (sous la responsabilité du responsable de production), les grumes FSC sont tronçonnées, et le n° de bille et de billon est reporté avec la couleur Correspondant au FSC (verte). La fiche de tronçonnage est alors renseignée.

Les billons entrent sur la scie de tête et le n° du billon est relevé sur la feuille de sciage (carnet entrée sciage).

Les colis non complets sont identifiés par un marquage à la peinture (2 carrés verts) et stockés dans la zone des produits intermédiaires. Ces colis peuvent être utilisés lors d'une autre campagne de sciage FSC.

Les colis de récupération ou les produits intermédiaires sont cerclés, et marqués également à la peinture par 2 carrés verts, et stockés dans une zone identifiée "récupération FSC".




CFK SA





Les déchets à récupérer suivent la même procédure, mais sont marqués de 2 croix vertes.

Les produits finis sont coalisés et partent la zone de marquage.

Registre des quantités de matière :

L'entreprise utilise le logiciel GESFOR à cette fin. Chaque étape de production est renseignée, et toutes les données quantitatives sont saisies, et le logiciel permet d'éditer les états demandés par le référentiel, à tout moment.

Les données concernant les grumes, la production et l'expédition pour Douala sont saisies à Bidou. La base est transmise régulièrement à Douala ou peut être importée à tout moment pour la saisie des informations de facturation.

3.1.5 - Sales and delivery

La labélisation des produits est prévu dans la procédure de chaîne de contrôle. Il est également prévu une utilisation promotionnelle de la marque FSC sur divers supports (facture de vente, papier entête, calendrier, autres documents de promotion de l’entreprise..). L’utilisation du logo FSC ainsi que tous les textes d’accompagnement ont été validés par Bureau Veritas Certification.

Le marquage du label sur le produit est fait sur le parc colisage de l’usine. L’interview des travailleurs impliqués dans le marquage a montré que les procédures sont maîtrisées.

3.1.6 - Labelling Control

Afin de préparer la facturation, une spécification est établie. Les spécimens de facture et de spécification présentés sont conformes.

Lors de l'expédition pour le port, les colis sont chargés sur camion et sont accompagnés d'une lettre de voiture qui reprend les références de tous les colis.

Le dossier export est préparé, et les produits sont chargés sur bateau par le transitaire.

3.2 - Other practical dispositions (identification of critical control points)

L’entreprise a mis sur pied une procédure de monitoring qui assure un contrôle mensuel sur tous les points critiques identifiés. A la suite de ces contrôles, un rapport est établit et des actions correctives /corrections sont mises en œuvre.

Les approvisionnements sont pris en charge au niveau du parc de rupture de Bidou pour les grumes ou du parc débité de l’usine pour les débités.

Les produits destinés à l’export sont vendus FOB.

Les produits destinés à la vente locale sont selon le cas vendus plage (enlèvement par le client) ou transportés chez le client.

3.3 - Systematic presentation of observations demonstrating conformity or nonconformity with each element of all applicable FSC normative document(s) used for the evaluation are recorded in the checklist(s) provided by auditor(s) with this report.




CFK SA





3.4 - Documents review

List of documents reviewed during the

audit

-Protocole de surveillance de la qualité de l’eau de forage du site Bidou 2014

-Compte rendu CHST du 25 Mars 2015, 27/02/2015, 28/01/2015

-Rapport de traitement des déchets 25/03/2015

-Fiche récupération des déchets 23/03/2015

-Manifeste de traçabilité des déchets 21/03/2015

-Fiche de tronçonnage

-Fiche entrée grumes

-Spécification pour le transport des Grumes 03/04/2015

-Rapport d’analyse des statistiques liées aux maladies péri-fécales Mars 2015

-Rapport d’accident du travail 24/03/2015

-Rapport d’évaluation du fournisseur SOFOCAM 23/07/2014

-Rapport de l’accident de travail survenu le 15/05/2014

- Rapport de l’accident de travail survenu le 25/09/2014

- Rapport de l’accident de travail survenu le 12/03/2015

-Liste des fournisseurs de bois CFK usine de Bidou 23/03/2015

-Manuel de procédure marquage CE CFK 16/05/2014

-Rapport d’accident du 22 mars 2015

-Lettre de voiture N°0091327 06/04/2015

-Protocole opérationnel hygiène, sécurité et environnement dans les sites industriels CAFECO S.A, SCIEB S.A et CFK S.A Janvier 2015

-Courrier n°JA/YP/W/B/1178/2012 du 06/09/2012 de CFK au DDFOF relatif au ramassage des billes (04) appartenant à un tiers ;

-Note de service du 01/09/2012 portant instruction relative aux billes (04) ramassées sur l’axe AKOM-BIDOU et présent sur le parc Bidou ;

-Rapport de mission RM/02/MINFOF/DRS/DDOC/SF/BS du 31/10/2013 relatif à la constatation des billes (04) ramassées par CFK et déchargés dans le parc à bois de Bidou ;

-Décharge courrier de relance n°LM/YP/W/B/031/2015 du 26/03/2015 de CFK au DRFOF du Sud ;

-Rapport d’audit environnemental de la scierie de Wijma à Bidou II de janvier 2010 ;

-Rapport de sensibilisation du 10/09/2014 et liste de présence ;

-Contrat finalisé entre CFK et TFB (Tropical Foundation on biodiversity) du 08/09/2014 pour la collecte, le transport et la valorisation des déchets de CFK ;

-Protocole de monitoring CoC FSC/OLB/SW-VLC Version juillet 2014

-Autorisation d’ouverture d’un parc de rupture de bois 18/12/2014Others




CFK SA





3.5 - Interviews of key personnel

Personnel interviewed during

the audit

- M Laurent MONTANE, Directeur du site de Bidou

- M Louis-Martin NDEMBE, DGA

- M Camille SIMO, Responsable gestion durable et certification

- Mme Gladis NJEUTEU, Responsable Certification scierie.

- M Richard Désiré TIDI TITI, Responsable Environnement

- M Olivier MAVINA, Responsable grume

- Mme Marcelle MVONDO, Responsable monitoring

- M Nobert NARNA, Agent de sécurité G4S

- M Jean-paul KAIN, Agent de sécurité G4S

- M Jacques MILLMILL, Agent de sécurité G4S

- M Daniel EDOUNG, Agent de sécurité G4S

- M Pilate KUM, Agent de sécurité G4S

- Dr BOUGANG (Médecin)

- M Jules SIMO, Cubeur

- M NGWAJAIRUS, Mécanicien

- M Louis DONGO, Tronçonneur

- M Chamberlin CHATOUWE, Marqueur

- M Pierre BIKECK, Scieur 160

- M Louis DIFFO, Préparateur Dimensionneur

- M Angelbert KOUFANA, Scieur tête

- M Joseph EVENGUE, Coliseur

- M Gabriel TOMBO, Coliseur

- M Victor MJAKA (Responsable logistique)

- M Jacques NDEMA (Marqueur)

- Parfait KOUNA (Responsable ressources humaines)

Comments If applicable

3.6 - Description and review of complaints, disputes or allegations

NO

The company and/or Bureau Veritas Ceritication did not receive any complaint, disputes or allegations since previous audit.

YES

4 - Outsourcing

NO

The company does not use any contractor whose might have an impact on the traceability implemented and described in this report.

YES The contractors included in the chain of custody are listed below:




CFK SA





Contractor’s name Address Outsourcing

Process

COC code (if the

contractor is FSC

Certificate Holder)

Contractor’s agreement

signed

Risk level*

(Low / High)

Contractor audited

during this audit

YES

NO

YES

NO

YES

NO

YES

NO

YES

NO

YES

NO

* Provide a justification according to FSC-STD-20-011 V2-0, e.g. “8.2.a)-g) not apply” or “8.3.a) apply” etc.

4.1 - The Organization Control Process for high risk outsourcing

Not applicable

5 - Proposals regarding the decision of certification

5.1 - Major Non Conformities

NO No Major Non Conformities has been raised.

YES See the resume on the chart below and the completed information on the SF02 form(s) in annex to this report.

5.2 - Minor Non Conformities

NO No minor corrective action request has been raised.

YES See the resume on the chart below and the completed information on the SF02 form(s) in annex to this report.

N° Grade

Major/Minor Description of nonconformity

Timeline of conformance

Status Open/Closed

01 Minor La mention de certification FSC adoptée par le référentiel n’est pas toujours utilisée dans le protocole de traçabilité CFK, CAFECO S.A et SCIEB.

07/04/2016 Open

02 Minor Les conditions de stockage de l’acétylène ne sont pas

conformes aux prescriptions du fabricant. 07/04/2016 Open

03 Minor Le repos hebdomadaire n’est pas toujours respecté. 07/04/2016 Open

5.3 - Observations & review of previous audit results

Description of observation Auditor’s response

The management system documentation demonstrated conformity with the requirements of the audit standard and provided sufficient structure to support

YES NO




CFK SA





5.3 - Observations & review of previous audit results

implementation and maintenance of the management system.

The organization has demonstrated effective implementation and maintenance of its management system.

YES NO

Throughout the audit process, the management system demonstrated overall conformance with the requirements of the audit standard.

YES NO

Has the company taken possession of certified material YES NO

FSC Trademark use is accurate and in accordance with appropriate standard and guidance.

Not

Used

YES

NO

All nonconformities identified during previous audits have been corrected and the corrective actions implementations were effective.

N/A

YES

NO

The management system has not adequately addressed nonconformity identified during previous audit activities and the specific issue has been re-defined in the nonconformity section of this report.

N/A

YES

NO

5.4 - Proposal of audit team conclusion

CFK a mis en place un système simple du suivi de sa production, associé à un système d'enregistrement adapté à la taille des activités. L'ensemble du personnel rencontré a montré une réelle et forte implication dans cette organisation à travers une parfaite maîtrise des procédures ainsi que dans le suivi de la chaîne de contrôle. Les procédures sont adaptées à un suivi satisfaisant de la traçabilité. Les outils mis en place au sein de l’entreprise assurent la conformité de l’entreprise aux exigences du référentiel. L’auditeur recommande donc le maintien du certificat FSC CoC de l’entreprise.

Complementary audit request

NO No complementary audit is necessary

YES

6 - Appendices I.e.:

A. Checklist(s)

B. Copy of the form(s) of non-conformities

C. List of sites participating in the multisite

Issued the 27/04/2015, reviewed the 23/07/2015

FSC Technical Reviewer, Lead Auditor,

Rubia ALMEIDA Joel LINKIO




CFK SA





7 - Certification decision (by the technical Reviewer )

maintenance of the FSC certificate is recommended.